Meer regie bij de cliënt? Verander vanuit bewustwording!

Transcriptie

1 Eindverantwoording In voor zorg! Meer regie bij de cliënt? Verander vanuit bewustwording!.en ineens realiseer je je het: gemiddeld ziet een cliënt elke dag tien verschillende gezichten. Tien hulpverleners dus die elk iets anders komen doen. Trots op Odion is trots op de bewustwording, de rekbaarheid en de veranderingsbereidheid van de medewerkers. Het uitgangspunt is altijd de werkelijke leefwereld van de cliënt en de werksituatie van de medewerker. Teams merken dat zij echt invloed kunnen uitoefenen. wij willen eerst met elkaar bespreken wat wij als team nodig hebben voordat de vacature teamleider gesteld wordt. De procedure is dus uitgesteld totdat het team dit helder heeft.we vertalen degeïntegreerde aanpak van de scan, de teamportaal en de strategiekaart vnaar teamvisie en teamplan. Oh nu begrijp ik dat de thema s waar Odion mee bezig is zoals vertrouwen geven, verantwoordelijkheid nemen allemaal met de strategie te maken hebben. De teams nemen meer regie en staf en management komen steeds meer in hun ondersteunende rol. Er vindt een snelle implementatie plaats doordat Odion binnen een paar maanden 5 coaches heeft vrijgemaakt om dit proces gedurende de komende 2 jaar breed in de organisatie te implementeren. Steeds houden we processen en procedures tegen het licht om te checken of ze nog wel kloppen in relatie tot de bedoeling. We focussen op wat we écht willen, waardoor we gericht en in meer samenhang onze doelstellingen realiseren. Ons doel is dat teams zelf de regie nemen om te komen tot een goede ondersteuning waarbij de eigen regie van de cliënt vooropstaat. Zij bepalen zelf wat zij nodig hebben en worden op vraag ondersteund door de ondersteunende diensten en het management. De kaders hiervoor zijn duidelijk. Dit betekent dat het dus niet op alle locaties hetzelfde opgepakt wordt. Profiel Met zorg het gewone leven ondersteunen. Ondersteuning bieden aan kinderen en volwassenen met een beperking, opdat zij in staat zijn hun eigen leven te leiden; dat is de missie van Odion. In de visie van Odion kunnen mensen met een handicap als volwaardige burgers aan de samenleving deelnemen en gebruik maken van de mogelijkheden die de samenleving biedt. Als je een beperking hebt, ben je ineens bijzonder. Terwijl je gewoon zo normaal mogelijk wilt leven, samen met de mensen die bij je horen. Odion helpt je daarbij. Wij zien jou als bijzonder gewoon. En daarom bepaal jij wat wij voor jou mogen betekenen. Want vaak red je het prima zelf. Andere keren kun je op je eigen netwerk leunen en soms wil je dat wij als professionele Postbus DD Utrecht Catharijnesingel GC Utrecht info@invoorzorg.nl 15 juli 2016

2 zorgverleners jou ondersteunen. Dat balanceren tussen jouw kracht en kwetsbaarheid is onze professie. Waarbij we je niet teveel uit handen zullen nemen. Want je kunt meer dan je denkt. Odion is een semimurale instelling met een regionale spreiding. Vanuit ongeveer 60 locaties bieden we wonen, dagbesteding en ambulante hulpverlening aan circa 1100 mensen met een beperking (lichamelijk, verstandelijk of auditief) in de regio Zaanstreek, Waterland en Kennemerland. Kleinschaligheid van de woon- en werkvoorzieningen is daarbij de kracht van de organisatie. Er werken 730 medewerkers (453fte). De oorsprong van Odion ligt in de oprichting van gezinsvervangende huizen in de jaren 80.In 1989 zijn diverse kleine stichtingen samengegaan in de stichting GGZW. De organisatie werd langzaam groter en in 1996 heeft dit geleid tot de oprichting van Stichting Odion (Ontmoeting in Dienstverlening en Ondersteuning). Doelstellingen Odion staat voor een grote verandering in de zorg. Er komt minder (voor langere tijd gegarandeerd) budget beschikbaar, niet alleen het zorgkantoor maar ook de diverse gemeenten zijn de opdrachtgevers van de zorg.uitgangspunten zijn: de cliënt als burger, zoveel mogelijk regie bij de cliënt, participatie, wijkgericht werken., Globaal kun je de veranderopgave in de vorm van vier met elkaar samenhangende thema s zien :

3 Odion stelt zich ten doel om met minder financiële middelen met zorg het gewone leven van de cliënt te ondersteunen. Het vergroten van de eigen verantwoordelijkheid bij de medewerkers in de teams maakt dat de overhead kan verminderen en er meer middelen voor het primaire proces beschikbaar blijven. Doordat de medewerker meer zelfstandig handelt handelen, kande cliënt ook meer regie voeren over zijn of haar leven. Dit alles vanuit een positionering van Odion in de markt en het netwerk van samenwerkingspartners. Samengevat: 1. Gewone leven: de cliënt heeft meer regie over zijn leven, waar nodig ondersteund met technologische middelen. 2. Eigen verantwoordelijkheid: de medewerker en haar team voeren regie over haar functioneren met een daarbij passend organisatie- en aansturingsmodel. 3. Financieel gezond: de organisatie is in staat om regie te voeren op haar financiële huishouding. 4. Strategische Positionering: de positie van de organisatie in de markt en het netwerk van samenwerkingspartners als ook de positie van de organisatie zelf (betreffende onderwerpen als omvang, schaal, zelfstandigheid). In het kader van de gewenste cultuuromslag valt op dat veel plannen van bovenaf worden geïnitieerd en uitgewerkt. Het lijkt nog geen cultuur om medewerkers hierin de regie te geven. Voor medewerkers is de boodschap niet altijd even duidelijk; wat wordt er precies verwacht, welke kant gaan we op en wat zijn de kaders, voorwaarden en condities voor meer verantwoordelijkheid in het primaire proces. Wat ontbrak was de vertaling naar concrete en expliciete keuzes die niet alleen richting bevatten maar ook ambitie en resultaat. Van daaruit kunnen we de teams richten op anders werken en meer verantwoordelijkheid met als doel ook meer ruimte te bieden voor de regie vanuit de cliënt. Van daaruit kunnen we de organisatievraagstukken omtrent inrichting en aansturing beantwoorden en hebben we duidelijk gekozen als het gaat om de positionering van Odion (in het netwerk) als hart van de strategie. Resultaten Strategie gericht op focus De strategische kaart en het verhaal erachter is de vertaling van de missie en visie van Odion naar concrete en expliciete keuzes die niet alleen richting bevatten maar ook ambitie en resultaat.

4 Van daaruit kunnen we de organisatievraagstukken omtrent inrichting en aansturing beantwoorden en kreeg het organisatie- en aansturingsmodel vorm. Realisatie is gepland op 1 januari De cijfers: Van 5 Clustermanagers naar 2 Regiomanagers die meer ruimte geven aan de teams. En een Manager Maatschappelijke Ondersteuning met een specifieke opdracht ten aanzien van de ontwikkeling van nieuwe diensten en samenwerking binnen de Wmo. Van ruim 40 centrale projecten die allen om aandacht vragen naar de focus op 10 centrale projecten die gericht zijn op het realiseren van onze ambitie. De financiële taakstelling van 9,3% is gerealiseerd. Het marktaandeel is behouden gebleven. Van de strategie is een vertaalslag gemaakt voor medewerkers dat hen een handvat biedt link naar filmpje. De bijbehorende knapzak die iedere locatie heeft, wordt een paar keer per jaar gevuld met kaarten ter inspiratie. Vanuit de organisatie richten we de teams op anders werken en meer verantwoordelijkheid. Teams ervaren meer eigen regie Op dit moment nemen 19 teams deel aan het project Team&Talent. Dit bestaat uit de scan op locatie door een onafhankelijke coach leidend tot het formuleren van een locatievisie en aansluitend op een verbeterplan van het team. Steeds vanuit de bedoeling van de strategie.

5 Ik werk hier nu 23 jaar, nog voordat deze locatie onder Odion viel. In al die jaren is er steeds van alles veranderd. Nu gaat dat weer gebeuren, maar niet eerder heb ik meegemaakt dat er zo n samenhangende visie achter zat. Dat is goed. Het werk wordt op deze manier weer meer van mezelf. Daarnaast wordt De Teamportaal ingezet. Een digitaal instrument dat teams ondersteunt bij het zicht krijgen op elkaars talenten, het geven van feedback en hiermee het effectief inzetten van elke medewerker mogelijk maakt. Het helpt teams om hun samenwerking te verbeteren en een efficiënter team te worden. Zij kunnen hier zelf mee aan de slag gaan en waar nodig de hulp van een coach inroepen. Teams worden zich bewust dat zij de regie kunnen nemen. Niet meer afwachten wat de teamleider bedenkt, maar zelf concreet ideeën inbrengen en dan ook de gelegenheid krijgen deze uit te voeren. Invloed op het budget en daardoor meer eigenaarschap voor het belang van goede indicaties en de verantwoording hiervan. En anderzijds invloed op de inzet van het budget. Er wordt bottum up georganiseerd en gewerkt. We hebben zicht gekregen op hoe begeleiders hun tijd gebruiken. Heel veel indirecte cliënttijd; daar waren we ons niet van bewust. Stuurinformatie is nu nog onvoldoende inzichtelijk voor teams, zodat zij niet in staat zijn eigen keuzes te maken en richting te geven. Er is onderzoek gedaan naar de behoeften van de teams en hoe dit op een overzichtelijk dashbord gepresenteerd kan worden. Leveranciers worden uitgenodigd om een presentatie te geven en begin 2017 moet dit dashbord operationeel en ingericht zijn. De cijfers: Een daling van de beleving van eigen regie van 7,7% naar 7,3% vanuit de nulmeting. Deze achteruitgang is een feit. Mogelijk beseffen teams zich nu pas wat eigen regie inhoudt en realiseren ze zich dat hier nog in verbeterd kan worden. Het management en de ondersteuning heeft nog een weg te gaan. We blijven het de komende jaren volgen: met de cijfers, als onderdeel van interne audits en door werkbezoeken van het management op locatie. Afgezet tegen Beleving van cliënten en medewerkers bereiken ons andere beelden. Is deze plek wel passend voor de cliënt? Of krijgen talenten op een andere plek meer kans? Nu we met kleine teams gaan werken is binnen de twee teams iedereen die met cliënten werkt voor de medicatie verantwoordelijk. Eigenlijk veel beter, we worden allrounders die zich betrokken voelen bij het hele zorgproces zeg maar. Steeds was onduidelijk: bieden we dagbesteding of zijn we ondernemer? We zijn eruit: We gaan voor het ondernemerschap En ineens realiseer je je het: gemiddeld ziet een cliënt elke dag tien verschillende gezichten. Tien hulpverleners dus die elk iets anders komen doen.

6 Wat merkt de medewerker nog meer: Inzicht in het feit dat ze zelf heel veel afspraken en procedures voor zoete koek aannemen. Een kritische houding wordt gewaardeerd en kan wat opleveren. Je mag zelf aangeven hoe jij denkt dat het anders kan. Inzicht in blinde vlekken. Zo doen we dat al jaren. Bijvoorbeeld brood in broodblikjes uitdelen Wat levert de inzet van het netwerk de cliënt op Naast het project Team&Talent pakte ook de Ondernemingsraad de handschoen op en zijn ze overgestapt op een nieuwe manier van medezeggenschap. In een convenant met de Bestuurder is vastgelegd dat de nieuwe OR na de verkiezingen in juni 16 zal bestaan uit acht leden en dat de uren die daardoor vrij komen beschikbaar zijn voor medewerkers die met de OR zullen gaan samenwerken. De OR wil op deze manier de invloed van de medewerkers vergroten en gebruik maken van de kennis in de organisatie. De OR gaat jou helpen om je invloed te vergroten. Want medezeggenschap is voor iedereen. Omdat je steeds meer verantwoordelijkheden krijgt, vinden wij het logisch dat je dan ook meer zeggenschap krijgt. Tot nu toe was je gewend dat de OR, uit naam van de achterban, de zaken behandelde die door de achterban of de bestuurder werden aangereikt. Dat gaat veranderen. In de nieuwe situatie laat de OR jouw stem tellen door een werkgroep te vormen van betrokken collega s die zich gaan buigen over een onderwerp. OR leden zullen hun deskundigheid gebruiken om dat advies aan de bestuurder over te brengen. Dat advies is dus het directe gevolg van jouw mening, niet die van de OR leden. En de tijd die je er aan besteedt wordt ook nog eens vergoed! Kennisforum Er is een intern kennisforum in gebruik waarop medewerkers hun specifieke ervaring en kennis kunnen delen ten behoeve van collega s. Hier is ook ruimte om de ervaringen vanuit Team en Talent op te zetten, met elkaar te delen en vragen te stellen. Cliënten ervaren meer eigen regie Ons gezamenlijke koffie-uur was afgeschaft zonder overleg met ons cliënten, dit vonden wij niet leuk. Nu wordt het weer georganiseerd omdat wij het willen. De bedoeling van de verandering is niet dat we een strategiekaart hebben of dat medewerkers meer regie ervaren; het uiteindelijke doel is dat cliënten meer eigen regie ervaren. Vanaf 2015 gaan we dit jaarlijks meten met het cliënttevredenheidsonderzoek: Zeg het maar! Waarbij elke cliënt bevraagd wordt op zijn tevredenheid op alle onderdelen, maar vooral ook op de beleving van het voeren van eigen regie. Er worden minimaal 2 wensen van de cliënt vertaald naar werkpunten in het ondersteuningsplan. Door de rapportage op werkpunten hieraan te koppelen, wordt zichtbaar hoe we hieraan werken. Nu heeft de 0- meting plaatsgevonden, maar over een half jaar kijken we aan de hand van de werkdoelenof de regie verbeterd is.

7 In het weekend zijn de diensten zo aangepast dat we wat meer kunnen ondernemen met de cliënten buitenshuis. Of we organiseren een spelletjesmiddag op de zondag. De cliënten lieten weten dat ze hier meer behoefte aan hadden Begeleiders en cliënten vonden de software van het huidige ondersteuningsplan niet voldoende ondersteunend om een goed plan te maken. Na marktonderzoek is er een nieuw ondersteuningsplan ontwikkeld dat wel recht doet aan de wensen van begeleiders en cliënten: Ons Plan. Bij het formuleren van de vragen zijn ook de uitkomsten van het onderzoek van Odion in samenwerking met VUmc en Raad op Maat opgenomen met betrekking tot Bemoeizorg. Door de vraagstelling in Ons Plan krijgen begeleiders en cliënten veel eenvoudiger in beeld waar de talenten en wensen van de cliënt liggen in relatie tot het bieden van professionele ondersteuning. Op basis hiervan worden heldere werkpunten gemaakt en is de zeggenschap van de cliënt beter geborgd. Wat merkt de cliënt nog meer: Cliënt heeft met minder verschillende mensen te maken binnen één dienst, omdat team gesplitst is en taken verdeeld; Meer regie over medicatie, die staat nu op het appartement; Respectvollere bejegening, er wordt aangesloten bij wat de cliënt wil, hier wordt nadrukkelijker naar gevraagd; Er wordt samen met de bewoners gekookt; Cliënten doen mee in het buurtcomité, helpen mee in de organisatie van week van de zorg. Er worden trainingen met certificering voor begeleid werk georganiseerd. Met een job coach wordt cliënt getraind om door te stromen naar een betaalde baan binnen een bedrijf; Meer individuele cliënttijd gericht op wat de cliënt wil; Cliënt heeft stemrecht bij een sollicitatieprocedure voor begeleider; Cliënt kan voorkeur uitspreken voor zijn persoonlijke begeleider; Cliënt hoeft niet meer in de gang op de taxi te wachten, maar in haar appartement. Positionering van de organisatie Er zijn twee klantbeloftes uitgewerkt en in de nieuwe managementstructuur verankerd; naast twee Regiomanagers ook een Manager Maatschappelijke Ondersteuning. Er wordt nauwer samengewerkt binnen de wijk nu de organisatie meer wijkgericht is ingericht en wonen en ambulante zorg meer aan elkaar gekoppeld zijn. Samen met twee andere organisaties heeft Odion drie Sociale Wijkteams en werkt zij intensief samen met 10 andere organisaties in het project Handen ineen om een sluitend aanbod voor cliënten te maken. Wat staat ons nog te doen tot 2018

8 - Het verder uitwerken en uitzetten van een bijbehorende marketingstrategie. Continuering van de de scans en t De Teamportaal in teams waar we nog niet geweest zijn. We maken een plan voor borging van het veranderproces. We zijn niet klaar als elk team geweest is. Steeds moet verfrissing en een update op onderdelen mogelijk zijn. - Vormgeven van de de betrokkenheid van het management bij de wijze waarop de teams hun regie gaan pakken. Het management moet meer vragen stellen dan oplossingen bedenken. En daardoor werkelijk ruimte bieden voor de ontwikkeling van het team. Ze moeten prikkelen en stimuleren in plaats van aansturen. Dit wordt uitgewerkt in: Hoe houden we zicht op kwaliteit? Waarbij een van de onderdelen is dat alle managers regelmatig op locatiebezoek gaan en hierover terugkoppelen in het MT. - Vormegeven van de rol die de ondersteunende diensten gaan leveren aan de teams. Het bewustzijn is er, maar het bijbehorende gedrag gaat nog niet vanzelf. Op 4 oktober is er een vervolg gepland op eerdere bijeenkomsten waarbij Terug naar de bedoeling het thema is. - Bij alles wat management en staf doet in relatie tot de teams, moeten zij zichzelf en elkaar afvragen is dit de bedoeling die wij beogen met eigen regie. - Een BI tool uitzoeken en inrichten zodanig dat informatie toegankelijk wordt voor teams, waarmee zij werkelijk invloed uitoefenen en verantwoordelijkheid kunnen nemen om eigen keuzes te maken en zelforganiserend te zijn. - Het kennisforum blijvend onder de aandacht brengen als instrument om kennis en ervaring met elkaar te delen. Werkende principes - Medewerkers bewust laten zijn van de verandering. en in lijn met de visie enerzijds en maatschappelijke ontwikkelingen anderzijds. - De tijd nemen voor een gedegen strategische analyse en goed gefundeerde keuzes. De strategiebeschrijven in een taal die medewerkers begrijpen. Geen total redesign, maar veranderen vanuit verbinding met bestaande kwaliteiten. Het maken van een locatiescan door een onafhankelijk coach. Het maken van een teamvisie en een doorlopend teamplan, waarin onderdelen worden afgesloten en worden toegevoegd. - Het starten met een locatiescan en aansluitend het instrument De Teamportaal inzetten - Eigen budget creëren om de door IvZ ingezette veranderingen ook voort te zetten en zo nodig op te schalen. - Inzicht geven aan medewerkers in het locatiebudget wat betreft productie en kosten. Omvang van de verandering Door een integrale aanpak van diverse trajecten betreft de verandering de hele organisatie. Het In voor zorg-traject heeft het proces van Odion om de regie bij cliënt en medewerker te vergroten versneld.

9 De coach van In voor zorg! startte met het afnemen van een scan bij 2 pilotlocaties. Tegelijkertijd is het instrument de Teamportaal ingezet op 5 andere locaties. Zowel de scan als De Teamportaal leverde veel inzicht en bewustwording op bij de medewerkers. Het vroeg iedereen om een andere manier van werken. Leidinggevenden moeten loslaten en teams moeten hun verantwoordelijkheid nemen door zelf de regie te voeren over de ondersteuning van hun cliënten. Staf moet op een andere manier de teams ondersteunen. Een cultuurverandering die je niet zomaar inzet door een themadag. Odion was zich bewust dat wanneer we echt willen zorgen dat de cliënt en medewerker hun regie gaan opeisen dit door de organisatie ondersteund moet worden. Dit is gelukt door oor beide instrumenten in te zetten; de scan voor beeldvorming en bewustwording en de Teamportaal als ondersteuning van het team om elkaars talenten te herkennen en optimaal in te zetten. Daarom besloot Odion beide instrumenten de komende jaren voor alle locaties beschikbaar te stellen. Ook de ondersteunende diensten zijn meegenomen in de strategie. Wat betekent meer zelforganisatie binnen de teams voor de ondersteuning? Hoe kunnen ondersteunende diensten meer uitgaan van de vraag vanuit teams en minder vanuit vaste afspraken en procedures gaan werken. Ook dit krijgt de komende tijd nog een vervolg. Daarnaast werken we aan de implementatie van het nieuwe ondersteuningsplan dat met de cliënt geschreven wordt. Er zijn geen medewerkers die niet op de een of andere manier betrokken zijn bij de verandering. Het tempo van verandering en waar een team mee start verschilt. Voor de verandering is een termijn van 3 jaar uitgetrokken; we zijn nu iets voor de helft. Voor de sector De Teamportaal Bemoeizorg