Inhoudsopgave. Werkinstructie Exposanten Procedure (digitale) bestellingen

Transcriptie

1 Werkinstructie Exposanten Procedure (digitale) bestellingen Auteur: Shona Murray Datum: Inhoudsopgave 1. Invoer artikeldata en foto s Het bestelproces en begrippen Bestelling / Verkooporder en Fiattering Pashouder en inkooporder(s) Levering (aan Trends & Trade) Voorraad/Beschikbaarheid via FTP...5

2 1. Invoer artikeldata en foto s In Beeyond dient bij de artikelgegevens het volgende ingevoerd te worden: Bestelbaar Ja/Nee (Maximale) levertijd in dagen Bestelbaar tot datum Verpakkingseenheid/Bestelfactor Deze data kan in de importtemplate meegegeven worden als ook ingegeven worden bij de invoer in Beeyond. Graag ontvangen wij de foto s van uw artikelen. Foto s dienen aan de volgende specificaties te voldoen: Extensie: jpg Resolutie: groter of gelijk aan 72dpi Formaat: groter of gelijk aan 1000x1000 Bestandsnaam (mits uniek): barcode of beeyondnummer of uw artikelnummer Aanleveren foto s via WeTransfer naar beeyond@pwmarkets.nl De foto s worden bijgesneden en omgezet naar de juiste resolutie en formaat en vervolgens ingelezen in Beeyond. Daarna is foto beschikbaar in het bestelproces in de App en de Portal Tevens is de foto zichtbaar op de kassa s wanneer deze gescand wordt. Pagina 2 van 5

3 2. Het bestelproces en begrippen Het bestelproces van Trends & Trade verloopt voor de exposanten in drie stappen: 1. Binnenkomst van verkooporder + orderfiattering 2. orderfiattering door pashouder + genereren inkooporders voor exposanten 3. Levering goederen door exposant aan Trends & Trade + uitlevering goederen Trends & Trade aan pashouder Begrippen: Verkooporder: Pashouders maken door het plaatsen van een bestelling, verkooporders aan via de bestelfunctie in de klantenapp. Fiattering: Autoriseren. In stap 2 van het proces ontvangt u een fiatteringsbericht. Hier in kunt het verzoek van de pashouder accepteren of weigeren. Inkooporder: Voor de definitieve verkooporders word per exposant per verkooporder een inkoopbestelling (inkooporder) gegenereerd. Een inkooporder maakt onderdeel uit van de verkooporder en is dus niet hetzelfde. Pagina 3 van 5

4 3. Bestelling / Verkooporder en Fiattering U, de exposant, ontvangt een met een PDF-bijlage met daarin de door de pashouder bestelde artikelen In de zit een knop, deze brengt u naar een pagina waar u de bestelling kunt zien. Op deze pagina kan het volgende worden ingevoerd; - Welk aantal leverbaar is - Levertermijn - Eventuele opmerkingen Voorbeeld: de pashouder besteld 10 stuks. U kunt deze niet (tijdig) leveren en past daarom het aantal aan naar 0. Voorbeeld: de pashouder besteld 10 stuks. U kunt er echter maar 8 leveren en past daarom het aantal aan naar 8. Voorbeeld: u heeft in BEEYOND een levertermijn van 3 dagen ingevoerd. Echter kunt u deze artikelen niet binnen deze termijn leveren en verhoogt deze naar 7 dagen. Voorbeeld: de pashouder besteld 10 stuks en heeft verzocht om alleen een blauwe variant van het artikel. U kunt echter maar 8 blauwe leveren en vult de overige 2 aan in een andere kleur. U fiatteert 10 stuks en plaatst een opmerking in het daarvoor bestemde veld. Fiatteer de verkooporder door op OK / Verzenden / Approve te klilkken rechtsonderaan Belangrijk: Wanneer u niet reageert binnen de reactietermijn van 3 dagen, vervalt de bestelling/verkooporder. Pagina 4 van 5

5 4. Pashouder en inkooporder(s) Nadat alle exposanten (bij een bestelling bij meerdere exposanten) de order hebben geaccepteerd, ontvangt de pashouder bericht. De pashouder kan de bestelling accepteren of weigeren. Bij weigering door de pashouder word de bestelling geannuleerd, u word hierover automatisch geïnformeerd. Als de pashouder bevestigd wordt er per exposant per verkooporder per , een inkoopbestelling (inkooporder) verzonden. Op de inkooporder staat geen referentie naar de verkooporder. 5. Levering (aan Trends & Trade) U levert de volledige inkooporder binnen de door u gestelde levertermijn bij Trends & Trade. Bij het leveren van de goederen is het van belang om een print van de inkooporder mee te geven. Zonder deze kan de magazijnmedewerker de order niet verwerken. In uw transactieoverzicht wordt de betreffende levering gelabeld met bestelling en kunt u deze dus terugvinden 6. Voorraad/Beschikbaarheid via FTP Dagelijks (avond vóór uur) te plaatsen op FTP locatie Trends & Trade (dezelfde map als de artikel import). Bestandstype; CSV (puntkomma gescheiden) Naam bestand: TT_9999_voorraad.csv (9999 = viercijferige exposantnummer) Kolommen (zonder kolom/veldnaam): Exposantnummer; in jullie geval 308 Barcode; jullie eigen EAN13 barcode van het artikel Voorraad; <=0 is niet beschikbaar / >0 is beschikbaar Voorraad mag voorraadstand zijn maar 0 of 1 is ook voldoende. Bericht aan beeyond@pwmarkets.nl als deze feed is ingeregeld en bestand dus dagelijks wordt geplaatst. Gaat een artikel uit het assortiment, zorg dan s.v.p. eerst dat de voorraad/beschikbaarheid op nul komt te staan, alvorens het artikel uit het voorraadbestand te verwijderen. Anders blijft het artikel bestelbaar. Pagina 5 van 5