Raden van Bestuur. Tim Vannieuwenhuyse Algemeen Directeur Groep WAAK

Transcriptie

1 Dag van de Social profit 23/02/2017 Raden van Bestuur Heb je er het raden naar? Wat raad je je bestuur aan? Stuurt de raad? Met raad en daad? Tim Vannieuwenhuyse Algemeen Directeur Groep WAAK

2 Context Vorming Federaties Onderwijs Gehandicaptenzorg Innovatie Werkgeversorganisatie Ouderenzorg rode draad: VZW s

3 Context Soms als voorzitter, soms als bestuurder, soms als directeur/verantwoordelijke. Ik ervaar dingen zonder daarmee ervaringsdeskundige te zijn. Er bestaat geen perfect in praktijk toegepaste theorie.

4 Wat zegt de theorie? 1. RVB denkt en beslist de strategische opties. Uitvoering gebeurt door management. 2. RVB verantwoordelijk voor strategie, budgetten, audit/controlling en evaluatie management. 3. RVB is bij voorkeur compact (7?) 4. Geen operationelen in RVB, behalve de directeur (waarnemend) 5... Is toch klaar.?

5 Veel raden van bestuur werken zoals ze gisteren werkten, En omdat ze altijd al op die manier succesvol zijn geweest, op dezelfde manier, zelfde gewoonten, zelfde mensen Tot in de eeuwigheid amen. (en de VZW werkt meestal ook goed! Sense of Urgency?

6 Wat is er nodig om dit te veranderen? Een momentum, een helikopter en een wit blad! Zorg ervoor dat, als dat momentum passeert je dit wit blad al in de schuif hebt liggen en de helikopter al warm draait!

7 Opbouw van een vergadering Plaats, opstelling, uur, tijdsschema, food & drinks VISUALS Dashboard / Balanced Score Card Afkortingenwoordenboek Intern bedrijfsbezoek Filmmateriaal/gefilmde getuigenis/voorzet van discussie gefilmd 1/3: te beslissen 1/3: te bespreken/brainstormen, nog niets beslissen 1/3: ter info/operationeel

8 Algemene tips Een te grote RVB kan aangevuld worden met efficiënte adviserende comité s (Strategisch Comité, Benoemings- en RemuneratieComité, CommunicatieComité, Financieel Comité, ) VOORDEEL NADEEL Maak een RVB van 7 mensen. Pijnlijk, maar het werkt wel! & Geef uw AV een actievere rol (als compensatie )

9 Algemene tips Houd uw bestuurders warm tussen de RVB s: Nieuws, persberichten, intern nieuws, 1-op-1 s vragen of info of betrekken. UITERAARD krijgen bestuurders op voorhand hun voorbereiding. 1 A4 regel? Dubbel gebruik van informatie- en presentatievormen. VOORDEEL: transparantie en werkbesparing.

10 Algemene tips Andere operationelen betrekken. Misschien is er op elke vergadering wel een medewerker die 1 thema inleidt of bespreekt..? VOORDEEL: RVB wordt minder mysterieus Misschien is stemmen wél eens zinvol (is vandaag meestal taboe: wij stemmen nooit ) Herhalen herhalen herhalen Bestuurders komen maar maandelijks in uw realiteit warming up : reflectie.

11 Algemene tips De uittredende voorzitter kuist op Maak een themajaarkalender: elk jaar in april komt thema X aan bod. Schrijf het verslag vooraf (NOT!) Een voorzitter en een directeur moeten matchen. Zo niet is één van beiden teveel Nachtelijke vergaderingen? Tot wiens eer en glorie? 2 uren? + time after!

12 Algemene tips Naast beslisser is een RVB ook een klankbord van supporters : een daar gemaakt punt zal daarna intern ook makkelijker gemaakt worden. (soms ook gebruiksmiddel) Een fusie is een zegen als je het momentum proactief gebruikt =

13 CASES 1. SITUATIE: ZORGCENTRUM Raad van Bestuur met een priester-voorzitter, enkele ouder wordende kloosterzusters en drie lekenbestuurders Momentum: overlijden van de voorzitter 1. niet meteen nieuwe voorzitter gekozen: even on hold 2. Zusters kans geven uit Raad te stappen 3. Matrix benodigde en aanwezige competenties: Financieel, juridisch, HR, wetgeving, dementie, ethiek, commercieel, zorg, verpleging, (25-tal competenties)

14 CASES 4. gap analyse 5. shortlist van gewenste bestuurders 6. telefoon en gesprek van kandidaat bestuurders met bestuurder en directeur: Volgens onze gap-analyse en shortlist vult u perfect ons gat RESULTAAT: drie aangesproken, twee aanvaard, derde persoon half jaar later aanvaard.

15 SURPLUS: - Operationele info: alleen nog vraaggestuurd - Eén groot thema per vergadering (jaarkalender) - Compacte meetings (2uur), met +/- voltallige bezetting SURPLUS: - Financieringsvennootschap, formele contracten/afspraken lange termijn met de zusters,...

16 CASES 2. Groep VZW s die min of meer complementair zijn Momentum: wetgeving en BTW-problematiek -> Probleemstelling interne facturaties en nietrecupereerbaarheid van BTW -> Speurtocht en aftoetsing scenario s -> Keuze voor BTW-eenheid én afsplitsing -> Hersamenstelling van Raden van Bestuur -> Aschaffing van formele adviesraden wegens NU werkbare RVB s

17 Bestuurders: - 25 worden uitstappers (eervol in AV) - leeftijdsgrens formeel Geen extra workload, geen extra vergaderingen maar een grotere betrokkenheid en eigenaarschap

18 CASES 3. RVB van VZW met één medewerker -> Medewerker is manager, doch gezien de nauwe betrokkenheid van RVB vaak de secretaresse -> Hoever reikt het mandaat? -> Kans op grote operationele inmenging RVB is groot -> Talent (manager) loopt weg, wegens te weinig management vrijheid -> Gevolg: RVB neemt over, nog operationeler.

19 Boeiende materie! Vragen?