Corporate Governance Charter

Transcriptie

1 Corporate Governance Charter

2 Brief van de Voorzitter en de Gedelegeerd Bestuurder met betrekking tot het bedrijfsbeheer Fost Plus neemt als erkend organisme de uitvoering van de terugnameplicht en informatieplichten op zich voor de verantwoordelijken voor huishoudelijke verpakkingen die bij Fost Plus zijn aangesloten. Omdat zij is begaan met het algemene belang neemt zij deze taak waar door oplossingen voor te stellen die duurzaam, efficiënt en economisch gerechtvaardigd zijn en rekening houden met het milieu. Fost Plus vzw is geen op de beurs genoteerd bedrijf en is dus niet onderworpen aan de wettelijke voorschriften die aan deze bedrijven worden opgelegd. Ook de aanbevelingen van de code Lippens hebben op haar geen betrekking. Niettemin hecht Fost Plus veel belang aan de toepassing van alle aanbevelingen voor goed beheer die bijdragen tot het voortdurend verbeteren van de kwaliteit van ons beheer. Deze aanbevelingen ondersteunen de waarden die wij voorstaan en die wij als een deel van onze cultuur beschouwen, met name de bijdrage tot een kwaliteitsvolle leefomgeving, dienstverlening aan de gemeenschap, expertise en competentie ten dienste van de partners, transparantie, samenwerking en een strikte controle van de uitgaven. Wij vonden het dan ook wenselijk een Corporate Governance Charter op te stellen waarin de beheersstructuur van onze Vereniging en haar wijze van functioneren worden beschreven. Met dit charter willen wij in de eerste plaats onze geassocieerde leden, maar ook alle stakeholders informeren over de organisatie, de structuur, de bevoegdheden en de werking van de diverse organen. Wij staan achter de negen grote principes van bedrijfsbeheer zoals die zijn opgesomd in de code Lippens en wij hebben talrijke aanbevelingen aangenomen die in deze code worden voorgesteld. Een van de doelstellingen van Corporate Governance is het stimuleren van de dialoog met de leden en de stakeholders. Wij staan dan ook volledig tot uw beschikking om op alle vragen te antwoorden die u ons zou willen stellen. Henri Meiresonne Gedelegeerd Bestuurder Baudouin Michiels Voorzitter Versie /5

3 Charter «CORPORATE GOVERNANCE» Deel I: Juridische structuur en organisatie Fost Plus is een vzw en heeft als voornaamste doel de organisatie van de terugnameplicht en informatieplichten voor de aangesloten leden overeenkomstig de bepalingen van het Samenwerkingsakkoord betreffende de preventie en het beheer van verpakkingsafval. Deze vzw werd opgericht in 1994 door een twintigtal stichtende leden die zich door middel van een collectief initiatief van producenten en distributeurs pro-actief van deze huidige en komende wettelijke verplichtingen wilden kwijten. De stichtende leden hebben beslist de deur open te zetten voor allen die met dezelfde terugnameplicht en informatieplichten werden geconfronteerd, waardoor de Vereniging zowel geassocieerde leden als aangesloten leden kent. De geassocieerde leden zijn zij die beantwoorden aan de voorwaarden vastgelegd in artikel 8 van onze statuten. Het gaat hier initieel om 55 rechtspersonen, federaties of verenigingen die na goedkeuring door de raad van bestuur op 8 december 1995 tot de Vereniging zijn toegetreden. De aangeslotenen zijn fysieke of rechtspersonen die met de vzw Fost Plus een toetredingsovereenkomst hebben afgesloten en die de financiële bijdrage «Groene Punt» betalen aan onze Vereniging. Deze laatste leden hebben geen beslissingsrecht binnen de Vereniging. Van bij het begin werd beslist erover te waken dat de Vereniging die uit een privéinitiatief voortkwam, functioneert volgens dezelfde principes en dezelfde regels als een privéonderneming. Daarom beschikt Fost Plus over beheersorganen en werkingsmethodes die dicht aanleunen bij die van haar leden. Fost Plus beschikt aldus over: een algemene vergadering; een raad van bestuur; een uitvoerend comité; een directiecomité; een organigram; werkingsprocedures gelijkaardig aan diegene die van toepassing zijn in elke privéonderneming. Versie /5

4 Deel II: de algemene vergadering van geassocieerde leden De algemene vergadering is het hoogste orgaan binnen de Vereniging. Zij beschikt over de rechten die haar uitdrukkelijk zijn toegekend door de wet en onze statuten. Zij is samengesteld uit alle geassocieerde leden en wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur. De algemene vergadering komt van rechtswege elk jaar bijeen op de 2 de maandag van de maand mei. Een buitengewone vergadering wordt bijeengeroepen telkens de belangen van de Vereniging dit vereisen. De algemene vergadering beraadslaagt over volgende punten: goedkeuring van de jaarrekeningen; goedkeuring van het jaarlijkse budget; benoeming van de bestuurders en commissarissen; kwijting van de mandaten; bestemming van de resultaten. Gezien de verplichting om het budget voor het volgend jaar goed te keuren, houdt Fost Plus doorgaans een tweede algemene vergadering in november van elk jaar. Op elke gewone algemene vergadering is het de gewoonte dat de gedelegeerd bestuurder of de voorzitter uitleg geeft bij de activiteiten van Fost Plus en de actuele thema s. Deel III: De raad van bestuur De raad van bestuur is bekleed met de meest uitgebreide bevoegdheden om alle handelingen te stellen die noodzakelijk of nuttig zijn voor de verwezenlijking van het maatschappelijke doel, met uitzondering van de handelingen die door de wet en de statuten zijn voorbehouden aan de algemene vergadering. Gezien het centrale belang van de raad van bestuur beschouwt Fost Plus het als essentieel ervoor te zorgen dat deze is samengesteld uit hooggekwalificeerde personen, die over een goede kennis van de Vereniging en voldoende professionele ervaring beschikken. De algemene vergadering zal er bij de benoeming van een bestuurder dan ook over waken dat de verkiesbaarheidvoorwaarden degelijk zijn vervuld, met name dat de kandidaat-bestuurder op zijn minst deel uit maakt van het directiecomité, het uitvoerend comité of het management comité van de organisatie die hij of zij vertegenwoordigt. Met uitzondering van het mandaat van de gedelegeerd bestuurder, wiens vergoeding wordt bepaald bij het in functie treden, wordt het mandaat van bestuurder kosteloos uitgeoefend. De federaties en organismen vermeld in artikel 19 van de statuten, kunnen een persoon afvaardigen om als waarnemer de vergaderingen van de raad van bestuur bij te wonen. De raad van bestuur komt samen op bijeenroeping door de voorzitter telkens wanneer de belangen van de Vereniging dit vereisen. De raad komt op zijn minst 4 keer per jaar bijeen. In de uitnodiging staat de dagorde vermeld. Er wordt in de mate van het mogelijke voor gezorgd dat de documentatie met betrekking tot de punten op de dagorde 10 dagen vóór de vergadering aan de bestuurders wordt overgemaakt. De beraadslagingen en de beslissingen van de raad van bestuur worden in notulen opgetekend en ondertekend door de voorzitter, de secretaris en de leden die daarom verzoeken. Versie /5

5 Deel IV: Het uitvoerend comité In artikel 17 is voorzien dat de raad van bestuur bepaalde bestuursbevoegdheden en de bijhorende vertegenwoordigingsbevoegdheden aan het uitvoerend comité kan overdragen. Het uitvoerend comité is een collegiaal orgaan dat bestaat uit 7 leden, fysieke personen, waarvan zes worden aangeduid door de raad van bestuur op voorstel van de betrokken sectoriële groepen. Hun mandaat loopt 3 jaar. De gedelegeerd bestuurder van Fost Plus maakt van rechtswege deel uit van dit comité en neemt het voorzitterschap ervan waar. Het uitvoerend comité komt samen telkens de belangen van de Vereniging dit vereisen. De beslissingen worden genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. De beraadslagingen en beslissingen van het uitvoerend comité worden opgetekend in notulen en ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Tijdens haar vergadering van 19 december 1995 heeft de raad van bestuur volgende overdracht van bevoegdheden voorzien: het interne functioneringskader binnen de Vereniging; het externe operationele beheer van de zaken van de Vereniging, rekening houdend met alle beleidsopties, de algemene strategische beslissingen en de budgettaire beslissingen die door de raad van bestuur zijn genomen; de uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur, de formulering van de aanbevelingen aan de raad van bestuur en de voorbereiding van de vergaderingen en het beslissingsproces van de raad van bestuur, evenals de uitvoering van de goedgekeurde budgetten. Deel V: Het directiecomité Het directiecomité is niet voorzien in de statuten. Het is samengesteld uit de directeurs van de Vereniging en wordt voorgezeten door de gedelegeerd bestuurder. Het staat deze laatste bij in de algemene leiding van de Vereniging die hem in artikel 17 van de statuten is toevertrouwd. Het Directiecomité bereidt de formulering van de aanbevelingen van het uitvoerend comité aan de raad van bestuur voor en voert de beslissingen van de raad van bestuur en de door deze goedgekeurde budgetten in de praktijk uit. Het directiecomité komt in principe eens per week samen. Deel VI: De comités van de raad van bestuur Deze comités zijn niet voorzien in de statuten, maar zij staan de voorzitter bij in specifieke domeinen. De comités bestaan uit de voorzitter, de gedelegeerd bestuurder, de financieel en administratieve directeur en uit minimum 3 externe personen. Deze externe personen zijn lid van de raad van bestuur van de Vereniging of zijn hoger kaderlid bij een geassocieerd lid. Ze worden aangesteld door het uitvoerend comité op voorstel van de voorzitter. Zij moeten over de vereiste kwalificaties beschikken om hun mandaat efficiënt te kunnen uitoefenen. Fost Plus vond het wenselijk over 2 specifieke comités te beschikken: het auditcomité het remuneratiecomité Versie /5

6 Rol van het auditcomité Wat het auditcomité betreft, belast de raad van bestuur de voorzitter, die wordt bijgestaan door het auditcomité, met de volgende taken: zich vergewissen van de betrouwbaarheid van de financiële gegevens; de interne audits en externe controles laten uitvoeren die het noodzakelijk acht voor de goede werking van de Vereniging; de diverse risico s evalueren waarmee de Vereniging wordt geconfronteerd. Rol van het remuneratiecomité Wat het remuneratiecomité betreft, delegeert de raad van bestuur aan de voorzitter, die wordt bijgestaan door het remuneratiecomité, volgende bevoegdheden : de verloningspolitiek binnen de Vereniging vastleggen en hierbij binnen de budgettaire normen blijven; de specifieke vergoedingen van de gedelegeerd bestuurder en de directeurs van de Vereniging bepalen. Deel VII: Remuneratiepolitiek Fost Plus wil de leden van haar management en de andere medewerkers op een passende manier vergoeden door te waken over het competitieve karakter en het motiverende en aantrekkelijke aspect van hun vergoedingen teneinde de goede krachten te kunnen behouden en de noodzakelijke medewerkers te kunnen aantrekken voor haar ontwikkeling. Fost Plus wijst erop dat de mandaten van alle bestuurders en meer in het algemeen de mandaten van alle niet-uitvoerende personen kosteloos worden uitgeoefend, met uitzondering van het mandaat van de gedelegeerd bestuurder. Deel VIII: Communicatiepolitiek «Transparantie» is één van de sleutelwaarden bij Fost Plus. FOST Flus zorgt ervoor haar geassocieerde leden, haar aangesloten leden en allen die op één of andere manier betrokken zijn bij de initiatieven van Fost Plus zo volledig mogelijk te informeren. Het jaarverslag wordt in die zin uitgewerkt als een belangrijke bron van informatie. Veelvuldige publicaties zorgen ervoor dat alle betrokkenen goed worden geïnformeerd over de doelstellingen, de prestaties en diverse verwezenlijkingen van Fost Plus. Een actieve aanwezigheid op internet zorgt voor een verhoogde verspreiding van deze informatie. Deel IX: Overheid Fost Plus wenst doelmatig en in de beste verstandhouding samen te werken met de federale, gewestelijke en lokale overheden. Dit houdt ook in dat Fost Plus van deze instanties loyaal partnerschap, een transparante wettelijke omkadering en een kostenbewuste gedragslijn verwacht, waarin de wettelijk opgelegde objectieven bepalend zijn voor de budgettaire inspanningen. Versie /5