Adviesnotitie harmonisering en versterking CaCo

Transcriptie

1 Adviesnotitie harmonisering en versterking CaCo 1. Inleiding Aan de vorming van de LMO en daarbij behorende samenvoeging van bestaande meldkamers is de ambitie gekoppeld dat de nieuwe meldkamers in 2021 op dezelfde wijze werken. Eén van de rollen die op dit moment in de praktijk verschillend is ingevuld, is die van calamiteitencoördinator (CaCo). Om die reden is een project gestart met als doel te komen tot een (implementatie-gereed) voorstel voor de uniforme uitvoering van de CaCo-taak op de meldkamer, waarbij een versterking van de taak (24/7 uitvoering coördinatie- en informatierol) gewenst is. Uitgangspunt hierbij is dat de eisen aan de uitvoering van de taak (taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en kwalificaties) bepaald worden door het domein van de Veiligheidsregio s. Dit aangezien de calamiteitencoördinatie operationeel valt onder de gezagslijn bij opschaling. 2. Doel van dit document Het project kent volgende mijlpalen: 1) Inventarisatie huidige situatie (best practises, overall beeld) en knelpunten m.b.t. invulling en uitwerking rol CaCo, mede op basis gegevens nulmeting. 2) Voorstel geharmoniseerde (minimum) invulling CaCo-taak. 3) Voorstel gewenste versterking incl. kosten-/batenanalyse. 4) Definitief voorstel invulling CaCo-taak incl. geharmoniseerde werkinstructie en tooling. 5) Implementatieplan. Dit document bevat de invulling van de mijlpalen 1, 2 en Aanpak Er is een projectteam samengesteld die bestaat uit de volgende personen: Naam Rianon Zwiers (Portefeuillehouder TFMO) Ramon Mulder (Projectleider) Viola van Baardwijk Koen Gorter Jos Haemers Jildau Hendriks Marco Janssen Bert Kingma Remco Knook Ilse Mollet Hester Nijhof Erwin Opschoor Patrick Zantman Organisatie VR Noord-Holland Noord Politieacademie Politie Limburg MK Noord Nederland MK Noord Nederland GGD/GHOR Flevoland KLMO VR Gelderland Zuid VR Rotterdam-Rijnmond Politieacademie Om de huidige situatie te inventariseren, heeft de projectgroep een vragenlijst samengesteld. Deze vragenlijst is verspreid naar alle Hoofden Gemeenschappelijke Meldkamers (HGMK). Dit heeft een respons van 100% opgeleverd. Het overall beeld is dat zowel de taken en verantwoordelijkheden 1

2 van de CaCo als de mate van aanwezigheid en de wijze van invulling in de praktijk zeer divers zijn. De ingevulde vragenlijsten zijn door het projectteam geanalyseerd. Dat heeft geleid tot onderstaand overzicht van knelpunten op het gebied van capaciteit, informatiemanagement, vakbekwaamheid en bevoegdheden. 4. Knelpunten 1. Capaciteit Uit de ingevulde vragenlijsten 1 blijkt dat in de praktijk op dit moment de volgende zes varianten voor voorkomen: a. Tijdens een deel van de diensten soms in het geheel geen CaCo aanwezig (ook geen piket). b. CaCo is (geheel of voor een deel van de diensten) een piketfunctionaris (aanrijtijd 30 minuten). c. Dienstdoende CaCo is 24/7 aanwezig maar is tijdens de betreffende dienst tevens ook altijd centralist 2. d. Dienstdoende CaCo is 24/7 aanwezig maar is tijdens de betreffende dienst tevens altijd ook centralist 3. Bij opschaling neemt een andere CaCo (piketfunctionaris) zonder andere operationele taken de rol over na opkomst op de meldkamer. e. Dienstdoende CaCo is 24/7 aanwezig maar tijdens bepaalde diensten tevens ook centralist 4. f. CaCo is altijd 24/7 aanwezig zonder andere operationele taken als centralist 5. In een fors aantal meldkamers is de 24/7 aanwezigheid van de CaCo-rol niet structureel geborgd. In de meeste andere meldkamers is niet structureel geborgd dat de CaCo 24/7 voldoende is vrijgemaakt voor uitvoering van zijn/haar coördinatie- en informatierol (lees: zonder andere operationele taken, met name als centralist). In drie meldkamers is de rol van CaCo volledig vrijgemaakt 24/7 ingevuld. Het vergt geen uitgebreide uitleg dat de CaCo als piketfunctionaris onwenselijk is. Juist direct bij en na een opschaling, is de rol van de CaCo cruciaal. Uit zowel de respons op de vragenlijst, als uit diverse gesprekken met ervaren calamiteitencoördinatoren blijkt bovendien dat de combinatie van een rol als centralist (uitvoerende rol in een mono-proces) in de praktijk vaak zeer moeilijk verenigbaar is met de monitorende en coördinerende taken in het multi-proces die aan de CaCo zijn opgedragen. De rol van de CaCo kan alleen echt effectief en adequaat worden uitgevoerd als deze 24/7 de handen vrij heeft voor het proces Leiding & Coördinatie en sturing kan geven aan Informatiemanagement meldkamer. Dit geldt uiteraard bij een opschaling. Maar ook wanneer er (nog) geen sprake is van een opschaling, heeft de CaCo in de praktijk een belangrijke monitorende rol over de mono-processen om tijdig te kunnen signaleren en handelen. 1 Inventarisatie zomer En/of bekleed een andere operationele functie die niet direct kan worden gestaakt bij een GRIP-opschaling

3 2. Leiding & coördinatie versus Informatiemanagement De CaCo is verantwoordelijk voor uitvoering van zowel het proces Leiding & Coördinatie als het proces Informatiemanagement 6. Hierbij wordt de CaCo, algemeen gebruikelijk, gezien als de leidinggevende uit het Besluit veiligheidsregio s artikel lid 1 7. In vrijwel alle meldkamers beschikt de CaCo bij een GRIP-situatie niet over de ondersteuning van een informatiemanager of - coördinator. Dit in tegenstelling tot de Leiders CoPI en Operationeel Leiders. In de praktijk ervaren veel CaCo s de combinatie van coördinatie- en informatierol als moeilijk verenigbaar. Vanuit de verantwoordelijkheid voor leiding & coördinatie ligt hierop veelal de primaire focus, zeker in de eerste 30 minuten na een GRIP-afkondiging. Hierbij blijkt het maken en bijhouden van een volledig en actueel totaalbeeld in LCMS in de praktijk vaak niet volledig haalbaar. 3. Vakbekwaamheid De processen voor werving & selectie, vakbekwaam worden en vakbekwaam blijven, blijken in de praktijk zeer uiteenlopend ingevuld. Het Kwalificatiedossier calamiteitencoördinator meldkamer geeft (te) veel ruimte voor lokale invulling door het ontbreken van uitgewerkte specificaties. In een aantal regio s wordt bijvoorbeeld geen formele sollicitatieprocedure gevolgd, maar worden centralisten op basis van senioriteit geacht ook de rol van CaCo te moeten kunnen invullen ( automatische rolkoppeling ). Ook de omvang en frequentie van oefenactiviteiten zijn zeer uiteenlopend. In een aantal regio s is de geoefendheid van de CaCo structureel onderdeel van het OTO-beleid, maar in andere regio s is dit niet het geval. Dit alles leidt ertoe dat niet in alle regio s is geborgd dat de CaCo-rol wordt ingevuld door functionarissen met het voorgeschreven HBO werk- en denkniveau, de voorgeschreven competenties en voldoende (oefen)ervaring. 4. Bevoegdheden omtrent opschaling De bevoegdheid tot afkondiging van GRIP is niet in alle meldkamers eenduidig geregeld. In een aantal regio s mag de CaCo maximaal GRIP 1 afkondigen. In andere maximaal GRIP 2, GRIP 3 of GRIP 4. Het komt ook voor dat de CaCo de bevoegdheid tot het afkondigen van een GRIP deelt met andere meldkamerfunctionarissen (OVD-OC). Dit kan leiden tot onduidelijkheid en (onderhuidse) bevoegdheidsconflicten met alle negatieve effecten voor snelle en adequate afkondiging van GRIP. 5. Aanbevelingen De knelpunten zoals beschreven in paragraaf 4, leiden tot de volgende aanbevelingen voor harmonisatie en versterking van de CaCo-rol: 1. Draag op korte termijn maar tenminste bij het samenvoegen van meldkamers zorg voor een continue aanwezigheid van de CaCo in de meldkamer, zonder dat de CaCo-rol tegelijkertijd moet worden gecombineerd met de rol van centralist (of andere operationele taken op de meldkamer die niet direct kan worden afgebroken). Voeg daarbij het continue monitoren van het meldkamerbeeld ten behoeve van de crisisbeheersing toe aan de taakomschrijving van de CaCo. 6 Zie kwalificatieprofiel en functiebeschrijving calamiteitencoördinator meldkamer, 7 Zodra is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria voor grootschalige alarmering wordt de meldkamer door één leidinggevende aangestuurd 3

4 2. Draag ervoor zorg dat de CaCo binnen enkele minuten na een GRIP-opschaling wordt ondersteund bij het informatiemanagement (lees: het vullen van LCMS). Geef opdracht aan de kwartiermaker brandweer en multi-opschaling om de mogelijkheden hiervoor te onderzoeken. 3. Borg de eenduidige vakbekwaamheid van de CaCo s door zowel het vakbekwaam worden als het vakbekwaam blijven zoveel als mogelijk en logisch, gegeven de huidige werkgeversverantwoordelijkheid, te harmoniseren. Draag daarvoor onder meer zorg voor aanvulling van het bestaande kwalificatieprofiel (paragraaf 3.3, Specificatie vakbekwaam worden en blijven). Verzoek het samenwerkingsverband van IFV en Politieacademie Multi-Opleidingen Crisisbeheersing (MOC), waar naast de opleiding L-COPI en L-ROT ook de CaCo-opleiding sinds 2017 is belegd, om hier mede concrete uitwerking aan te geven. 4. Stem ermee in dat de CaCo de leidinggevende op de meldkamer is zoals beschreven in het Bvr art lid 1 en op de meldkamer zelfstandig en als enige functionaris op de meldkamer bevoegd is om GRIP af te kondigen. Hieronder volgt per aanbeveling een nadere toelichting en uitwerking. Ad 1 Capaciteit Geadviseerd wordt het werkgeverschap, roostering en daarmee zaken als inschaling, neventaken en de rol of functie discussie een verantwoordelijkheid te houden van de VR s, die hierover lokaal afspraken maken, zolang er onzekerheid is over de vorm en taak van de LMO en de governance hierop. Het belangrijkste is dat de capaciteit overal op hetzelfde niveau wordt ingericht en de CaCotaak niet wordt gecombineerd met de functie van centralist (of een andere taak die niet direct kan worden neergelegd). De vorm daarvan is (vooralsnog) vrij. Na de samenvoegingen, als helder is hoe de LMO eruit gaat zien, kan indien nodig of gewenst verder worden geharmoniseerd. Voor deze aanbeveling zijn 2 varianten mogelijk. De eerste gaat uit van de CaCo als functie. In dat geval is per meldkamer minimaal 7 FTE nodig om een 24/7 rooster te vullen. Hierbij is rekening gehouden met improductieve uren door o.a. ziekte, verlof en OTO-activiteiten. In deze variant zijn de CaCo s ook beschikbaar voor andere werkzaamheden. In de tweede variant is de CaCo een rol (neventaak). In dat geval is per meldkamer netto 8736 uur (=168*52) inzet per jaar nodig om een 24/7 rooster te vullen. Dit is exclusief de aanbevolen uren per CaCo per jaar voor OTO-activiteiten. Hierbij wordt algemeen meerwaarde gezien in de functie/rol voor de calamiteitencoördinator om bij 24/7 aanwezigheid op de meldkamer de monitoring van het meldkamerbeeld mede ten behoeve van de multidisciplinaire opschaling en crisisbeheersing als taak op te nemen. Dit past bij kerntaak 2 8. Ad 2 Informatiemanagement Vanaf het begin van een GRIP-afkondiging is ondersteuning bij het informatiemanagement van groot belang. Juist in de beginfase blijkt het combineren van Leiding & Coördinatie en Informatie- 8 De calamiteitencoördinator geeft doeltreffend en doelmatig sturing aan de afstemming en deling van informatie bij melding, communicatie en opschaling conform de GRIP structuur. 4

5 management in één persoon in de praktijk erg moeilijk, of zelfs onmogelijk (afhankelijk van de calamiteit). Om die reden is het van belang dat die ondersteuning direct na de GRIP-afkondiging wordt opgepakt. Dit kan bijvoorbeeld worden gerealiseerd door (bijvoorbeeld) de inzet van een informatie-coördinator, centralist, OVD-I (RTIC), tweede CaCo of een medewerker van een Veiligheidsregio Informatie Centrum (VIC). Een nader onderzoek naar de voor- en nadelen van de verschillende opties is gewenst, om tot een zo eenduidig mogelijke inrichting van de meldkamers te komen. Ad 3 Vakbekwaamheid Borging van het HBO werk- en denkniveau, in combinatie met ruime operationele leidinggevende ervaring, zoals dat omschreven is in Regeling Personeel Veiligheidsregio s, vergt een geformaliseerde sollicitatieprocedure, inclusief toetsing middels CV en/of een assessment. Senioriteit in de rol van centralist is daarbij niet per definitie genoeg (automatische rolkoppeling onwenselijk). Daarnaast wordt aanbevolen een inwerktraject voor te schrijven. Een CaCo die zijn opleiding heeft afgerond, is nog niet bekend met de werkwijzen en procedures in de eigen regio (en in de toekomst in meerdere Veiligheidsregio s die bediend moeten worden vanuit één meldkamer). Ten slotte moet in elke meldkamer c.q. VR de geoefendheid van de CaCo structureel onderdeel zijn van het OTO-beleid. Aanbevolen wordt om het MOC in samenspraak met het veld en de kwartiermaker MBMO de kaders voor de werving- en selectie, alsmede het vakbekwaam worden en vakbekwaam blijven te laten beschrijven. Ad 4 Bevoegdheden De bevoegdheid om GRIP af te kondigen verschilt in de huidige situatie per regio. Zodra een meldkamer gaat werken voor meerdere veiligheidsregio s, is het onwenselijk dat de CaCo voor verschillende veiligheidsregio s verschillende bevoegdheden heeft. Dit is niet praktisch en onnodig belastend voor de CaCo. Daarnaast is adequate Leiding & Coördinatie niet geborgd als meerdere functionarissen op de meldkamer bevoegd zijn om GRIP af te kondigen en is niet te verwachten dat er tijdsvertraging optreedt in de afkondiging van GRIP bij 24/7 aanwezigheid van de CaCo. Daarom wordt aanbevolen de bevoegdheid om GRIP af te kondigen op de meldkamer te harmoniseren 9 en op de meldkamer eenhoofdig en eenduidig te beleggen bij de CaCo. 9 De harmonisering van deze mandaten is beschreven in de adviesnotitie Harmonisatie alarmering hoofdstructuur die parallel aan dit stuk wordt voorgelegd aan de RDVR. 5