Informatiebehoeften zorgaanbieders nader geanalyseerd

Transcriptie

1 Informatiebehoeften zorgaanbieders nader geanalyseerd Ontwikkelingen in de AWBZsector stellen nieuwe eisen aan de informatievoorziening van zorgaanbieders

2 Informatiebehoeften zorgaanbieders nader geanalyseerd Ontwikkelingen in de AWBZ-sector stellen nieuwe eisen aan de informatievoorziening van zorgaanbieders MySupport-Zorginformatie op orde Utrecht, april 2004

3

4 Inhoud Voorwoord Inleiding MySupport geeft een gezamenlijk vervolg aan zelfstandige initiatieven Aanpak gericht op inbreng vanuit de praktijk MySupport kent een groot aantal praktische resultaten Informatievoorziening in de AWBZ verandert drastisch Informatie-uitwisseling in de zorgketen Informatie-uitwisseling over de zorgketen De processen van de zorgaanbieders veranderen Zorginformatiemodel toont samenhang tussen processen en informatiebehoefte Het primaire proces bestaat uit drie fasen Planning & Control evolueert naar een jaarcyclus en het permanent monitoren van resultaten. 18 Vraagsturing heeft effecten op het besturingsmodel van zorgaanbieders Bewaken doelstellingen zorgaanbieder vraagt specifieke stuurinformatie Maatschappelijke verantwoording beperken tot eenmalig verstrekken van gegevens De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt Hoofdfunctionaliteit zorg-en dienstverleningsproces bestaat uit acht onderdelen Samenhang benodigde functionaliteiten Ten slotte

5 Bijlagen A Deelnemers Projectorganisatie B Het specificeren van de eisen en wensen voor uw eigen organisatie Definitie van het te ontwikkelen informatiseringsgebied Opstellen van een programma van eisen en wensen Realisatie van de functionaliteit C Minimale eisen aan gegevensmodel zorgaanbieders Entiteiten in het zorgproces Entiteiten voor de bekostiging D Quick scan informatiehuishouding Referentiekader Werking van de quick scan Vragenlijst E Beschrijving doelstelling en dienstverlening van het Competence Center Missie Doelstellingen van MySupport De website 61

6 Voorwoord Voor u ligt het rapport van het project MySupport-Zorginformatie op orde. Deze rapportage is het resultaat van een initiatief van de Cortenberghgroep en de samenwerking met de brancheorganisaties Arcares en de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland. Een samenwerking gericht op een gemeenschappelijk doel: het ondersteunen van zorgaanbieders in de AWBZ bij het inrichten van hun informatiehuishouding. Informatievoorziening en de ondersteunende ICT-hulpmiddelen zouden naar onze mening ingezet moeten worden om een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van zorg- en dienstverlening en de arbeidsbeleving van de medewerkers in de zorg. Tegelijkertijd worden aan de zorgaanbieders nieuwe eisen gesteld ten aanzien van vraagsturing, informatieuitwisseling en verantwoording. Het project MySupport kan zorgaanbieders helpen bij het inrichten van hun informatiehuishouding, doordat alle ontwikkelingen in de AWBZ zijn vertaald naar concrete eisen en wensen voor de informatiehuishouding. Daarmee concretiseren de zorgaanbieders de vraag naar ICT-ondersteuning. Dit rapport maakt de verzamelde kennis voor u toegankelijk. Daarnaast is een aantal instrumenten zoals een quick scan ontwikkeld die u kunt benaderen via de website Het beheer van deze website wordt uitgevoerd door Arcares en de VGN. Ten slotte bedanken wij alle medewerkers van zorgaanbieders die een bijdrage hebben geleverd aan het project en PricewaterhouseCoopers voor de begeleiding van het project. Mariëlle Rompa Arthur Modderkolk Jopie Nooren directeur Arcares voorzitter Cortenberghgroep directeur VGN 5

7 6

8 Inleiding Het project MySupport-Zorginformatie op orde is een gezamenlijk initiatief van de Cortenberghgroep - een groep zorgaanbieders in de gehandicaptenzorg en in de verpleging en verzorging - en de brancheorganisaties Arcares en de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland. Het project heeft ten doel zorgaanbieders in de AWBZ te ondersteunen bij het inrichten van hun informatievoorziening. Dit rapport beschrijft de resultaten van het project en is bedoeld voor bestuurders en medewerkers van zorgaanbieders in de AWBZ die verantwoordelijk zijn voor de informatievoorziening in een instelling. De initiatiefnemers van MySupport constateren dat de vraag van zorgaanbieders naar ICT-ondersteuning sterk versnipperd is. De zorgaanbieders formuleren hun vragen naar nieuwe ICT-ondersteuning nauwelijks vanuit een gemeenschappelijke visie op de informatiehuishouding binnen hun organisaties. Het gevolg daarvan is dat het voor de ICT-leveranciers niet altijd duidelijk is in welke richting de vraag zich gaat ontwikkelen en dat investeringen in de ontwikkeling van zorginformatiesystemen als risicovol worden ervaren. De initiatiefnemers menen dat de bestaande zorginformatiesystemen niet altijd aansluiten bij de huidige wensen van de organisaties in de zorg. De zorg is een zeer informatie- en kennisintensieve sector. Deze kenmerken dragen er toe bij dat de sector zich leent voor ondersteuning door geautomatiseerde hulpmiddelen. Feitelijk blijkt dat de zorgaanbieders maar een zeer klein deel van hun budget inzetten voor automatisering (1 tot 1,5%; bron Arcares). De vele ontwikkelingen in de AWBZ hebben effecten op de informatiehuishouding van de zorgaanbieders. De initiatiefnemers achten het noodzakelijk dat de zorgaanbieders vanuit een gemeenschappelijke visie deze ontwikkelingen vertalen naar de eisen die gesteld moeten worden aan zorginformatiesystemen. MySupport geeft een gezamenlijk vervolg aan zelfstandige initiatieven Arcares heeft een strategienota genaamd Verzorgd met ICT opgesteld. In deze nota geeft Arcares voor de komende jaren de visie en ambitie weer op het gebied van de informatievoorziening en de inzet van ICT. Arcares heeft in dit verband een aantal projecten gedefinieerd gericht op het opsporen van verbetermogelijkheden in de informatiehuishouding van zorgaanbieders in de V&V. Het project MySupport geeft een concrete invulling aan deze doelstellingen. De Cortenberghgroep heeft een project uitgevoerd dat was gericht op het ontwikkelen van een zorginformatiemodel. Het zorginformatiemodel beschrijft op hoofdlijnen de gewenste informatievoorziening in de organisatie van een zorgaanbieder en de informatieuitwisseling met de omgeving. De Cortenberghgroep heeft een aantal vervolgstappen gedefinieerd. Ten eerste het verder verfijnen van het zorginformatiemodel zodanig dat het praktisch toepasbaar wordt voor de zorgaanbieders. Ten tweede het verder vergroten van het draagvlak voor het model en ten derde het inrichten van een (virtueel) competence center. Het competence center zou zorgaanbieders moeten ondersteunen bij het inrichten van hun 7

9 informatievoorziening en zou als ontmoetingsplaats moeten zijn voor ICT-leveranciers en zorgaanbieders. In het project MySupport zijn deze stappen uitgevoerd. De VGN heeft in haar businessplan onderkend dat het verbeteren van de informatievoorziening in de sector een van de speerpunten van beleid is. De VGN wil haar leden actief ondersteunen bij het inrichten van de zorginformatievoorziening. Met het project MySupport wordt invulling gegeven aan deze doelstellingen. Aanpak gericht op inbreng vanuit de praktijk De projectorganisatie voor MySupport bestond uit een stuurgroep en een projectgroep. Bijlage A bevat de namen van de deelnemers aan de stuurgroep en de projectgroep. De projectgroep was verantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden en heeft gerapporteerd aan de stuurgroep. De stuurgroep en de projectgroep zijn ondersteund door adviseurs van PricewaterhouseCoopers. Het project is in vier fasen uitgevoerd. In de eerste fase is de projectstructuur ingericht en is een plan van aanpak uitgewerkt. In de tweede fase stond het verzamelen van informatie centraal. Er is een groot aantal gesprekken gevoerd met zorgaanbieders, ICT-leveranciers, vertegenwoordigers van brancheorganisaties en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Daarnaast is documentatie verzameld en bestudeerd. De gesprekken en de deskstudie waren gericht op het verzamelen van gegevens en visies op de inrichting van de informatiehuishouding van zorgaanbieders. Daarbij speelden ook de ontwikkelingen in de omgeving van de zorgaanbieders een belangrijke rol, zoals de modernisering van de AWBZ en de introductie van de AWBZ-brede zorgregistratie. De derde fase was gericht op het analyseren van de verzamelde gegevens en het vastleggen van de resultaten. De resultaten zijn samengevat in het rapport en integraal beschikbaar via een daartoe ontwikkelde website ( In de volgende paragraaf geven wij een overzicht van de projectresultaten. In de vierde fase is ten slotte een communicatieplan opgezet en uitgevoerd, zijn een logo en huisstijl ontwikkeld, is een slotconferentie georganiseerd, zijn voorbereidingen getroffen voor een competence center en is een website ontwikkeld. Het doel van het competence center is het actualiseren van de projectresultaten in de komende jaren, het ondersteunen van zorgaanbieders bij het inrichten van hun informatievoorziening en het creëren van een ontmoetingsplaats voor zorgaanbieders en ICT-leveranciers. Het competence center, dat in eerste instantie met behulp van de website een virtueel karakter heeft, is overgedragen aan de brancheorganisaties Arcares en de VGN. MySupport kent een groot aantal praktische resultaten Het project MySupport heeft geresulteerd in het beschikbaar stellen van kennis en het aanbieden van hulpmiddelen voor de zorgaanbieders. Alle resultaten van het project zijn toegankelijk via het competence center, dat ondersteund wordt door de website In tabel I-1 geven wij een overzicht van de projectresultaten. 8 Inleiding

10 Tabel I-1: Projectresultaten en beschikbaarheid resultaten Mysupport Projectresultaten Analyse van de informatievoorziening en informatie-uitwisseling in de AWBZ Analyse van de veranderende processen bij de zorgaanbieders Beschrijving van de gewenste functionaliteiten van zorginformatiesystemen Instrument om de eigen gewenste functionaliteiten nader uit te werken Criteria te gebruiken bij de selectie van een softwareleverancier Gegevensmodel op hoofdlijnen Business plan Competence Center Competence Center met website waarop kennis en hulpmiddelen te vinden zijn en ontmoetingsplaats voor ICT leveranciers en Zorgaanbieders Inventarisatie ICT-leveranciers in de AWBZ Overzicht functionaliteiten aangeboden door leveranciers Quick scan informatievoorziening voor zorgaanbieders Praktijkbeschrijvingen informatiehuishouding zorgaanbieders Inventarisatie relevante documenten Waar beschikbaar? Hoofdstuk 1 van deze rapportage. Het rapport is in zijn geheel op de website opgenomen Hoofdstuk 2 van deze rapportage. Het rapport is in zijn geheel op de website opgenomen Hoofdstuk 3 van deze rapportage. Het rapport is in zijn geheel op de website opgenomen Instrument is beschikbaar op de website en in bijlage B van dit rapport Bijlage B en beschikbaar op de website Bijlage C van dit rapport en beschikbaar op de website Beschikbaar op de website; bijlage E van dit rapport bevat een korte beschrijving van de doelstellingen en de werking van het competence center Website is operationeel, gevuld met content vanuit het project en van de VGN en Arcares Inventarisatie ICT-leveranciers is beschikbaar op de website Beschikbaar op de website Bijlage D bevat de vragenlijst; de quick scan is via de website beschikbaar Beschikbaar op de website Beschikbaar op de website Uitgebreide kennis- en informatieuitwisseling met zorgaanbieders, brancheorganisaties, ICT-leveranciers en het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport heeft geleid tot een breed draagvlak voor de ontwikkelde concepten. De projectresultaten zijn op basis van de nu bekende kennis en inzichten opgesteld. De AWBZ blijft echter in ontwikkeling. De wijze waarop bijvoorbeeld de bekostiging en de productieregistratie ingevuld zullen worden, is nog niet in de volle breedte bekend. Ook de discussie over de vraag welke zorg- en dienstverlening in de toekomst wel en niet tot de AWBZ zal behoren en over het ontwerp van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning speelt daarbij een rol. De uitkomsten van die ontwikkelingen zijn van belang voor de inrichting van de informatiehuishouding van zorgaanbieders. Het competence center zal de projectresultaten in de toekomst actualiseren in aansluiting op deze ontwikkelingen. Inleiding 9

11 Leeswijzer Dit rapport is opgebouwd volgens het schema zoals dat op de volgende bladzijde is weergegeven. hoofdstuk 1 Omgevingsanalyse 3 Zorginformatiemodel Informatiemodel hoofdstuk 2 Functionaliteiten hoofdstuk 3 In de rechterbovenhoek van elke pagina van dit rapport is het schema afgebeeld dat op het betreffende hoofdstuk van toepassing is. Hoofdstuk 1 geeft een samenhangende beschrijving van de informatievoorziening in de gemoderniseerde AWBZ en de rol van de zorgaanbieder daarbinnen. In het tweede hoofdstuk gaan wij in op de veranderende processen binnen de organisatie van een zorgaanbieder. Daarin staat het proces van zorg-en dienstverlening centraal en is verder aandacht voor de besturing en de verantwoordingsprocessen. In het derde hoofdstuk geven wij een vertaling van de processen binnen de organisatie van een zorgaanbieder naar de benodigde functionaliteit van de ICT-systemen. 10 Inleiding

12 Informatievoorziening in de AWBZ verandert drastisch 101 In dit hoofdstuk geven wij een samenhangende beschrijving van de informatievoorziening in de AWBZ en de ontwikkelingen daarbinnen. Wij doen dat aan de hand van een overzichtsschema waarin de informatiestromen en de plaats van de zorgaanbieder daarin zijn opgenomen. De zorginformatievoorziening van zorgaanbieders moet passen binnen de informatievoorziening in de totale zorg- en verantwoordingsketen. 102 Het overzichtsschema is afgebeeld op de volgende bladzijde. 103 In het overzichtsschema liggen de aangrijpingspunten voor een optimale informatievoorziening. Het schema kan horizontaal in tweeën worden gedeeld. De onderste helft heeft betrekking op de informatie-uitwisseling in de zorgketen en de informatiehuishouding van zorgaanbieders; de bovenste helft heeft betrekking op informatie-uitwisseling over de zorgketen en de verantwoording daarover. Informatie-uitwisseling in de zorgketen 104 De beschrijving begint linksonder in het schema, bij de cliënten die een beroep doen op AWBZ-zorg. Het Nationaal ICT-Instituut in de Zorg (NICTIZ) werkt via het project AORTA (geen afkorting maar een symbolische naam) aan het toekennen van individuele cliëntnummers, waarmee de cliënt door de gehele zorgsector gevolgd kan worden. Verder is het NICTIZ bezig met unieke identificatienummers voor zorgverleners en zorgverzekeraars. 105 Op basis van de cliëntkenmerken en beperkingen van de cliënt wordt de vraag van de cliënt door het RIO omgezet in een indicatie. Daarbij kan het RIO gebruik maken van cliëntprofielen. In het kader van een optimale gegevensuitwisseling in de keten is het wenselijk dat bij de indicatiestelling dezelfde cliëntprofielen worden gebruikt als door de zorgaanbieders, als deze de indicatie vertalen in een aanbod voor de cliënt. 106 Bij een negatieve indicatie kan de cliënt indien hij dat wenst een beroep doen op particuliere zorg. Een positieve indicatie vormt de AWBZ-aanspraak van de cliënt, uitgedrukt in de zeven AWBZ-functies en AWBZ-klassen van de gemoderniseerde AWBZ. Het Indicatiebesluit is de eerste input voor de AWBZ-brede ZorgRegistratie (AZR) zoals die door de zorgkantoren gevoerd gaat worden. 107 De cliënt meldt zich vervolgens bij het zorgkantoor (of de verzekeraar), die onder meer tot taak heeft om de zorg toe te wijzen of om te bemiddelen ingeval van een wachtlijst. Om deze taken te kunnen uitvoeren is in de eerste plaats een adequate informatievoorziening binnen de zorgkantoren nodig. De gegevens die de zorgkantoren registreren dienen onderling goed vergelijkbaar te zijn, om regionaal en landelijk inzicht in zorggebruik en wachtlijsten te genereren. Hier wordt opnieuw aangehaakt bij het AZR-project. 11

13 Samenhang informatievoorziening gemoderniseerde AWBZ Overheid Publieke belangen Beschikbaarheid Betaalbaarheid Kwaliteit Keuzevrijheid Overheidsbeleid Keuzevrijheid en eigen verantwoordelijkheid cliënten Terugdringen bureaucratie Bevorderen marktwerking Parlement Informatie RIO's Minimale Data Set AWBZ Informatie zorgkantoren CAK Informatie zorgaanbieders Informatievoorziening voor: Zorgkantoren CTG CvZ Inspectie Gezondheidszorg CBS Brancheorganisaties Prismant Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Maatschappij NICTIZ Informatie 'Claims' recht op zorg Verzekerde bevolking AORTA, ZIN Huishoudelijke verzorging Manifeste zorgbehoefte INDICATIESTELLING Zorgkantoor FUNCTIONELE AANSPRAKEN Zorgaanbieder Melding 1 aanvang zorg KLASSEN Zorgbemiddeling Mutaties Aan- Zorg- en dienstverleningsfase Melding meldings- Positief indicatiebesluit Zorgtoewijzing 3 einde zorg fase Aan- Opstellen Opstellen Opstellen Uitvoeren bieden persoon- (hoofd)doel werk- zorg en van een beeld/ plannen dienst- Zorgcontractering zorg- profiel en verlening aanbod perspectief en openen Voeren AWBZ-administratie zorgdossier Persoonlijke verzorging Ondersteunende begeleiding Activerende begeleiding Verpleging Behandeling Verblijf Informatievoorziening externe voorzieningen AWBZ-verzekerden AWBZ-brede ZorgRegistratie Kennisondersteuning Logistiek Personeel Financieel Facilitair Evalueren zorg- en dienstverlening 3 Afmeldingsfase Beëindigen zorg en afsluiten van het zorgdossier Latente vraag Besluit zorgaanspraken Aard Inhoud Doel AWBZ-aanspraken VWS tarievenonderzoek Extramurale beleidsregel CTG Intramurale zorgarrangementen Negatief indicatiebesluit Productieafspraken (pxq) Vraag naar particuliere zorg

14 Op enig moment zal de positief geïndiceerde cliënt zorg ontvangen. In enkele gevallen (via een PersoonsGebonden Budget) door een zelfstandig gevestigd hulpverlener, in de meeste gevallen door een zorginstelling of -organisatie. De melding van de zorgaanbieder aan het zorgkantoor dat de cliënt in zorg is genomen (Melding Aanvang Zorg) is een essentiële schakel in de AZR. Ditzelfde geldt overigens voor de melding van de mutatie van de geleverde zorg en de melding dat de cliënt geen zorg meer ontvangt. 109 De zorgaanbieder is in de structuurschets afgebeeld in een processchema, het Zorginformatiemodel genoemd. Het zorginformatiemodel zoals ontwikkeld door de Cortenberghgroep is het uitgangspunt van het project MySupport-Zorginformatie op orde. In het model worden drie fasen onderscheiden, de aanmelding, de zorg-en dienstverlening en de afmelding. 110 De informatiehuishouding in een instelling omvat onder meer een registratie van kosten en productie. Een adequate registratie van kosten en productie is van belang voor zowel de interne sturing als de externe verantwoording. Voor de kostprijsbepaling binnen instellingen zijn door de VGN en Arcares reeds enkele tools ontwikkeld. Voor de productieregistratie wordt door instellingen die deelnemen aan de benchmarks gebruik gemaakt van de Zorg- en BehandelRegistratie 1. In de gehandicaptenzorg wordt ook gebruik gemaakt van de productiemeting vraaggestuurde bekostiging. 111 In de sector verpleging en verzorging (V&V), de gehandicaptenzorg en de thuiszorg zijn onderzoeken uitgevoerd naar de kosten en productie van zorgaanbieders. Deze onderzoeken hebben geresulteerd in (indicatieve) kostprijzen per AWBZ-functie en per product die in de sectoren zijn gedefinieerd. Verder zijn er parameters geïdentificeerd die de kostprijzen beïnvloeden. De modellen voor de V&V en de gehandicaptenzorg zijn goed vergelijkbaar. Het model voor de gehandicaptenzorg is via een internetapplicatie beschikbaar voor individuele instellingen, die met behulp van het model hun eigen kostprijzen kunnen berekenen en vergelijken met landelijke gemiddelden. Informatie-uitwisseling over de zorgketen 112 Tot nu toe is in de beschrijving sprake geweest van informatiestromen binnen de zorgketen. In de bovenste helft van de structuurschets gaat het om de informatievoorziening op het niveau van branches, overheden en ZBO s. De AZR is een voorbeeld van een project dat op beide niveaus aangrijpingspunten heeft: het wordt zowel gebruikt voor de communicatie tussen RIO, zorgkantoor en zorgaanbieder als voor de informatievoorziening voor het College voor zorgverzekeringen en het ministerie van VWS. 113 In de V&V en de gehandicaptenzorg zijn en worden (test)benchmarkonderzoeken uitgevoerd. In deze onderzoeken worden gegevens van zorgaanbieders verzameld over productie, kwaliteit, arbeidsbeleving en kosten. De benchmarkonderzoeken bundelen, structureren en analyseren informatie van de instellingen (en van hun cliënten en medewerkers) en koppelen deze informatie terug. Naast de terugkoppeling aan de instellingen worden de gegevens gebruikt om sectorinformatie te genereren over onder meer doelmatigheid, kwaliteit van zorg, kostprijzen en medewerkertevredenheid. Daarmee vormen de benchmarks een onderdeel van de informatie over de zorgketen. 1 Ontwikkeld door Customers Choice 12 Informatievoorziening in de AWBZ verandert drastisch

15 De zorgaanbieders leveren op dit moment nog specifieke informatie aan ten behoeve van de benchmarkonderzoeken. In toekomstige benchmarks is het uit efficiencyoogpunt wenselijk dat de benodigde gegevens rechtstreeks afkomstig zijn uit de reguliere bedrijfsadministraties, zodat dubbele registratie door instellingen wordt voorkomen. Gegevens zouden dan eenmalig door instellingen elektronisch aangeleverd worden en gebruikt kunnen worden voor meerdere doelen, zoals benchmarking en jaarverantwoording. 115 Zorginstellingen dienen over hun prestaties extern verantwoording af te leggen. De brancheorganisaties Arcares en de Landelijke Vereniging voor Thuiszorg heeft enige tijd geleden het project Jaardocument Maatschappelijke verantwoording opgezet, dat beoogt de informatie die in de externe verantwoording wordt opgenomen, te harmoniseren. Het is de bedoeling om informatie die voor het Jaardocument nodig is, zoveel mogelijk rechtstreeks te genereren uit de instellingsregistraties. Het betreft zowel financiële en kwantitatieve informatie als informatie over kwaliteit van de zorg en de bedrijfsvoering, althans voor zover dit voor de externe verantwoording relevant is. Dat betekent dat de informatie een redelijk hoog abstractieniveau kent. In de V&V is met informatievragers een convenant gesloten over de implementatie van het Jaardocument. De implementatie moet leiden tot het terugdringen van de administratieve lasten. Naar verwachting zal de komende tijd een vergelijkbaar jaardocument voor de gehele AWBZ ontwikkeld worden. 116 Instellingsinformatie voor externe doeleinden bestaat niet alleen uit verantwoordingsinformatie, maar heeft ook als doel om cliënten te informeren over het aanbod. Op landelijk niveau wordt in de V&V gewerkt aan een portal, waar cliënten informatie over individuele zorgaanbieders kunnen opvragen. 117 Het ministerie van VWS is verantwoordelijk voor het bevorderen van beschikbaarheid, betaalbaarheid en kwaliteit van de zorg en keuzevrijheid voor de cliënt. In het kader van de modernisering en de ontschotting van de AWBZ ontwikkelt het ministerie van de VWS een set van stuurindicatoren voor de AWBZ, waarmee deze begrippen meer meetbaar gemaakt worden. De gegevens die hiervoor benodigd zijn vanuit de zorgaanbieders zouden afkomstig kunnen zijn uit het informatiesysteem dat door de zorgaanbieders wordt gevoed en dat ook gebruikt wordt voor benchmarking, jaarverantwoording enzovoorts (in de structuurschets aangegeven in het blokje Informatie zorgaanbieders). 118 Bewindslieden kunnen met behulp van een adequate informatievoorziening snel en adequaat verantwoording afleggen aan de Tweede Kamer. De Tweede Kamer op zijn beurt is via een adequate informatievoorziening beter in staat om te bewaken of politieke speerpunten als versterking van de positie van de consument, verhoging van de kwaliteit van de zorg en reductie van de bureaucratie en administratieve lasten voldoende worden gerealiseerd. Samenvattend 119 In dit hoofdstuk is een samenhangende beschrijving gegeven van de huidige informatievoorziening in de AWBZ en de ontwikkelingen daarin. Op dit moment wordt een groot aantal projecten uitgevoerd dat zich richt op een meer optimale informatievoorziening in de AWBZ. Informatievoorziening in de AWBZ verandert drastisch 13

16 De inrichting van de zorginformatievoorziening van een zorgaanbieder zal onder meer moeten aansluiten op de ontwikkelingen in de omgeving. De verantwoordelijkheid om de informatiehuishouding op orde te krijgen blijft vanzelfsprekend bij de zorgaanbieders liggen. Concluderend geldt dat vanuit de omgeving van de zorgaanbieders de volgende eisen gesteld worden aan de informatievoorziening van zorgaanbieders: (a) De zorgaanbieders zullen het voorgeschreven berichtenverkeer van de AWBZ- brede ZorgRegistratie moeten uitvoeren; (b) De zorgaanbieders zullen moeten kunnen werken met de beoogde unieke nummering van cliënten, zorgaanbieders, zorgverzekeraars en zorgaanbieders in de AWBZ; (c) De zorgaanbieders zullen moeten reageren op de vraag om eenmaal per jaar gegevens aan te leveren over hun kosten, productie, kwaliteit, personeel en bedrijfsvoering; die gegevens worden verwerkt in een branche-informatiesysteem; deze gegevens zullen gebruikt worden voor benchmarking, verantwoording van zorgaanbieders naar de zorgkantoren, de Inspectie voor de Gezondheidszorg, de Zorgautoriteit, de overheid en de maatschapij; (d) de keuzevrijheid van de cliënt zal er toe leiden dat cliënten tegelijkertijd zorg- en dienstverlening inkopen bij meer dan een zorgaanbieder; de zorgaanbieders zullen in staat moeten zijn om gegevens binnen de keten onderling uit te wisselen; (e) de cliëntgerichte financiering van prestaties vraagt erom dat deze prestaties ook per cliënt of per cliëntgroep geregistreerd worden zodat verantwoording, kwaliteitsbeoordeling en facturering op het niveau van de individuele cliënt kunnen plaats vinden; (f) de implementatie van de Eigen Bijdrage Regeling voor de extramurale zorg betekent dat de extramurale zorg op het niveau van de daadwerkelijk geleverde zorg per cliënt geregistreerd en aangeleverd moet worden aan het Centraal Administratie Kantoor Bijzondere zorgkosten (CAK). 121 In het vervolg van deze rapportage zullen wij een aantal voorziene ontwikkelingen verder beschrijven en deze vertalen naar benodigde functionaliteiten van een zorginformatiesysteem. Daarmee wordt zorgaanbieders een handreiking gedaan om hun zorginformatie op orde te krijgen. 14 Informatievoorziening in de AWBZ verandert drastisch

17 2 De processen van de zorgaanbieders veranderen 201 In het eerste hoofdstuk is ingegaan op de informatievoorziening in de AWBZ. In dit tweede hoofdstuk gaan wij in op de informatievoorziening binnen de organisatie van een zorgaanbieder. Dat doen wij allereerst door het procesmodel van een zorgaanbieder te beschrijven. In het tweede deel van het hoofdstuk wordt ingegaan op een aantal actuele ontwikkelingen die van belang zijn voor de registratie van de processen uit het procesmodel. Achtereenvolgens komen aan de orde de planning- en controlcyclus, de vraagsturing, de bewaking van doelstellingen en de maatschappelijke verantwoording. Zorginformatiemodel toont samenhang tussen processen en informatiebehoefte 202 De procesbeschrijving is enerzijds gebaseerd op de bestaande en anderzijds op een vertaling van de ontwikkelingen in de AWBZ naar de informatievoorziening van zorgaanbieders en de visie van de stuurgroep van MySupport daarop. 203 In onze procesbeschrijving richten wij ons op die aspecten die van belang zijn voor de informatievoorziening rondom de zorg. Ondersteunende processen zoals inkoop en personeelsbeheer komen hier niet aan de orde. 204 Wij onderscheiden drie hoofdprocessen: (a) het primaire proces van zorg- en dienstverlening; (b) het besturingsproces; (c) de externe verantwoording. 205 In het zorginformatiemodel vormen de informatiebehoeften in het primaire proces het uitgangspunt. Wij gaan er van uit dat gegevens die in het primaire proces gebruikt worden ook van belang zijn voor de besturing en de externe verantwoording. Gegevens die alleen voor de besturing en externe verantwoording vastgelegd worden zouden tot een minimum beperkt moeten worden. Het gezamenlijk gegevensgebruik is niet altijd eenvoudig te realiseren en zal tot aanvullende activiteiten leiden in het primaire proces en in de besturing en verantwoordingsprocessen. 206 In dit hoofdstuk geven wij het procesmodel, dat wij aanduiden met de term Zorginformatiemodel, schematisch weer. Bij het opstellen van een dergelijk model, waarin de zorgprocessen gestandaardiseerd worden weergegeven, geldt een aantal kanttekeningen. 207 Ten eerste geldt dat de werkelijkheid van een zorgproces moeilijk te vatten is in een standaardproces. Er is een spanningsveld tussen de mate waarin een zorgproces gestandaardiseerd kan worden en de behoefte van zorgverleners om pragmatisch en klantgericht te kunnen werken. In ons procesmodel hebben wij er voor gekozen om een zodanig abstractieniveau te kiezen dat het model AWBZ-breed herkenbaar en bruikbaar is. Op lokaal niveau, in de onderliggende deelsectoren en bij de zorgaanbieders kan een meer gedetailleerde invulling gegeven worden aan het informatiemodel voor het zorgproces. 15

18 208 Ten tweede merken wij op dat door uit te gaan van een zorginformatiemodel de indruk gewekt kan worden dat met behulp van ICT alleen een bijdrage geleverd kan worden aan het beter functioneren van het bestaande zorgproces. De implementatie van ICT in het zorgproces zou echter naar onze mening juist ook een bijdrage kunnen leveren aan het beter organiseren van het zorgproces. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een verschuiving van taken en verantwoordelijkheden en tot het introduceren van nieuwe werkwijzen. 209 Ten derde worden in het model de activiteiten los van elkaar weergegeven, alsof ze chronologisch in de tijd plaats vinden. In de praktijk is dat niet zo. Ook worden niet alle activiteiten altijd uitgevoerd en start het proces voor een cliënt niet altijd bij het beginpunt. 210 Het Zorginformatiemodel is afgebeeld op de volgende bladzijde. Het primaire proces bestaat uit drie fasen 211 Het proces binnen een zorgaanbieder bestaat uit drie fases, te weten de aanmelding, de zorg- en dienstverlening en de afmelding. Voordat een cliënt zich aanmeldt bij een zorgaanbieder vinden de indicatiestelling en zorgtoewijzing plaats. Het primaire proces start met een aanmeldingsfase 212 De aanmelding (in het model links afgebeeld) is de eerste fase in het proces. De cliënt meldt zich met de zorgtoewijzing van het zorgkantoor bij de zorgaanbieder. De zorgtoewijzing is gebaseerd op het indicatiebesluit van het RIO. De cliënt beschikt of over een PGB, een PersoonsVolgend Budget (PVB) of over een toewijzing van zorg in natura. De zorgaanbieder toetst of er voldoende capaciteit beschikbaar is om een cliënt in zorg te nemen. 213 Indien de zorgaanbieder capaciteit beschikbaar heeft, zal aan de cliënt een aanbod worden gedaan voor het leveren van zorg- en dienstverlening conform de zorgtoewijzing. Om tot een passend aanbod te komen, kunnen een aantal aanvullende testen en observaties worden uitgevoerd. Een zorgaanbieder beschikt over een productenboek waarin het aanbod van zorg- en dienstverlening en de bijbehorende prijzen van de zorgaanbieders zijn beschreven. Bij specifieke vragen zullen door de zorgaanbieders aanvullende kostencalculaties gemaakt worden. 214 De cliënt wordt een contract aangeboden waarin het aanbod van zorg- en dienstverlening en de kosten zijn opgenomen. Indien de cliënt akkoord gaat met het contract kan de zorg- en dienstverlening starten. De zorgaanbieder meldt aan het zorgkantoor het in zorg nemen van een cliënt via een MAZ bericht (Melding Aanvang Zorg). 215 Per cliënt wordt een zorgdossier geopend. Tot het zorgdossier behoort alle informatie die over de cliënt binnen een zorgaanbieder wordt verzameld. Zorg- en dienstverleningproces te onderscheiden in lange en kortere termijn 216 In het proces van zorg- en dienstverlening wordt een onderscheid gemaakt tussen een lange- en kortetermijncyclus. 16 De processen van de zorgaanbieders veranderen

19 Zorg Informatie Model CAK Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Informatie zorgaanbieders Zorgaanbieder Besturingsproces Kwaliteit van zorg Kwaliteit van werk Doelmatigheid Externe relaties Maatschappelijke verantwoording AWBZ-aanspraken Zorgbehoefte Cliënt Privaat 1 Melding aanvang zorg Mutaties Melding einde zorg 2 3 Aanmeldingsfase Contracteren van een cliënt uitvoeren voorcalculatie registreren van afspraken omtrent hoeveelheid te leveren zorg en bijbehorende prijzen Zorg- en dienstverleningsfase Rapporteren en factureren uitvoeren nacalculatie aanmaken van facturen opstellen verantwoordingsrapportages (intern/extern) Afmeldingsfase Functieclassificatie Functionele aanspraken Einde zorgcontract Indicatiestelling Zorgtoewijzing Aanbieden van een zorgaanbod en openen zorgdossier Opstellen persoonbeeld/profiel en perspectief Opstellen (hoofd)doel Opstellen werkplannen Uitvoeren zorg en dienstverlening Evalueren zorg- en dienstverlening Beëindigen zorg en afsluiten van het zorgdossier Huishoudelijke verzorging Persoonlijke verzorging Ondersteunende begeleiding Activerende begeleiding Verpleging Behandeling Verblijf Indicatiebesluit Zorgkantoor registreren van cliëntgegegevens registreren van de vraag samenstellen en registreren aanbod verzamelen en registreren van test- en observatiegegevens registreren van een profiel registreren van een perspectief registreren van de werkdoelen registreren van geplande activiteiten Beschikbaarheid van productenboek, protocollen, richtlijnen, procedures en kwaliteitssystemen registreren van uitgevoerde activiteiten opstellen dagelijkse rapportages opstellen doelrapportages opstellen overdrachtsrapportage registreren van de beoordeling Verzamelen en registreren van test- en observatieverslagen, vaststellen zorgzwaarte en bijwerken levensgeschiedenis registreren van afspraken b.v. over nazorg met cliënt overdragen van gegevens aan andere zorgaanbieder(s) archiveren en vernietigen zorgdossier Ondersteunende processen Logistiek Personeel Financieel Facilitair

20 217 In de langetermijncyclus wordt voor een cliënt een persoonsbeeld en een perspectief opgesteld en wordt het (hoofd)doel van de zorg- en dienstverlening geformuleerd. Het hoofddoel is vaak multidisciplinair van karakter en wordt afgeleid van het persoonsbeeld en het perspectief. Het hoofddoel heeft veelal een beschrijvend karakter en is daardoor niet altijd even goed meetbaar. Bij het opstellen van het persoonsbeeld, het perspectief en het hoofddoel wordt gebruik gemaakt van observatieverslagen en beslissingsondersteunende systemen zoals het RAI 2. Het bereiken van de hoofddoelstelling wordt periodiek geëvalueerd. De evaluatie kan leiden tot bijstelling van het persoonsbeeld en perspectief en het hoofddoel. De evaluatie kan ook aanleiding zijn tot het aanvragen van een herindicatie of het beëindigen van de zorg- en dienstverlening. 218 In de kortetermijncyclus wordt de hoofddoelstelling van de zorg- en dienstverlening vertaald naar doelstellingen per discipline en bijbehorende activiteitenplannen. De doelstellingen en de activiteitenplannen worden tezamen werkplannen genoemd. De doelstellingen dienen een SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Resultaatgericht, Tijdgebonden) karakter te hebben. Vervolgens wordt de geleverde zorg geregistreerd en worden diverse soorten rapportages opgesteld. Voorbeelden hiervan zijn de dagelijkse rapportages, waarin de aangeboden zorg en de cliëntkenmerken van die dag worden gerapporteerd, doelrapportages, waarin aangegeven wordt in welke mate de gestelde doelen gerealiseerd zijn en overdrachtsrapportages waarin de bijzonderheden van de dag opgenomen zijn. 219 Het bereiken van de doelstellingen wordt periodiek geëvalueerd. De evaluatie kan aanleiding zijn tot het bijstellen van de werkplannen, het beëindigen van onderdelen van de zorg- en dienstverlening of het aanvragen van een herindicatie. Indien de geleverde zorg aan een cliënt wordt aangepast dan wordt dit aan het zorgkantoor gemeld via een MUT (melding mutatie zorg). 220 De combinatie van het persoonsbeeld, het perspectief, het hoofddoel en de werkplannen wordt een Persoonlijk Ondersteuningplan (POP) of een Individueel Zorgplan (IZP)genoemd. 221 Het proces van zorg- en dienstverlening wordt ondersteund door de beschikbaarheid van beslissingsondersteunende systemen en hulpmiddelen zoals protocollen, richtlijnen, procedures en kwaliteitssystemen. 222 Tijdens het proces van zorg- en dienstverlening worden observaties van de cliënt vastgelegd in observatieverslagen en testverslagen. De zorgzwaarte van de cliënt wordt gevolgd. Ook de registratie van zijn levensgeschiedenis wordt bijgehouden. 223 De contractgegevens en de registratie van de geleverde zorg per cliënt of cliëntgroepen zijn de basis voor de facturering en verantwoording aan de cliënt en het zorgkantoor en het Centraal Administratie Kantoor AWBZ. 2 Het RAI (Resident Assessment Instrument) is een cliëntbeoordelingsinstrument dat ondersteunt bij het formuleren van een zorg- en behandelplan. RAI meet daarnaast ook de zorgzwaarte van de cliënt en de kwaliteit van zorg 17

21 Afmelding van een cliënt vereist afsluiting en overdracht gegevens 224 Het beëindigen van de zorg- en dienstverlening voor een cliënt kan verschillende achtergronden hebben. Zo is het mogelijk dat de doelstellingen van de zorg- en dienstverlening zijn bereikt en dat de cliënt geen zorgvraag meer heeft, of dat een zorgvraag beter door een andere zorgaanbieder ingevuld kan worden, of dat de cliënt is overleden. 225 Het contract en het zorgdossier worden afgesloten. Indien de cliënt naar een andere zorgaanbieder gaat, kunnen onderdelen van het zorgdossier overgedragen worden. De gegevens van de cliënt worden conform wettelijke voorschriften gearchiveerd en na verloop van tijd vernietigd. Planning & Control evolueert naar een jaarcyclus en het permanent monitoren van resultaten 226 Figuur 2-1 bevat een modelmatige beschrijving van de planning & control cyclus van een zorgaanbieder. Feitelijk zijn twee cycli zichtbaar, waarbij de binnenste cyclus informatie genereert en daarmee de buitenste cyclus voedt. 227 In de buitenste cyclus wordt een meerjarenbeleidsplan geformuleerd. In dit plan worden strategische keuzes gemaakt op basis van een analyse van de omgeving waarin de zorgaanbieder functioneert en een analyse van de eigen positie daarin. Het meerjarenplan wordt vertaald naar een jaarplan. In het jaarplan wordt een beschrijving gegeven van de productie en de specifieke projecten die uitgevoerd gaan worden. Op basis van het jaarplan wordt een begroting opgesteld. In de begroting worden de activiteiten uit het jaarplan vertaald naar benodigde mensen en middelen en daarmee naar kosten. Figuur 2-1: Planning- en controlcyclus zorgaanbieders Externe ontwikkelingen Definitieve instellingsbegroting QI Optioneel: Productieafspraken Concept instellingsbegroting QIV Tussentijds overleg zorgkantoor, zorgverzekeraars omvang productie (Q) okt sep nov dec feb Permanent monitoren van de realisatie: Kwaliteit Kosten en productie Arbeidsomstandigheden Relaties met de omgeving mei juni mrt QII Meerjaren Beleidsplan Jaarplan Strategisch overleg zorgkantoor zorgverzekeraars Q III Kader: Financiele ruimte Jaarplan Besturingsfilosofie 18 De processen van de zorgaanbieders veranderen

22 228 Met het zorgkantoor worden productieafspraken gemaakt waarin de omvang van de te leveren zorg en de prijzen worden overeengekomen. De verwachting is dat in de toekomst vergelijkbare afspraken gemaakt zullen worden met inkoopcombinaties van PGB-houders. Een deel van de productie zal ook minder goed planbaar worden omdat individuele cliënten deze gaan inkopen. 229 Het realiseren van een jaarplan en de begroting vraagt om permanente monitoring gedurende het jaar. Daartoe is de binnenste planning & control cyclus opgenomen. Deze cyclus geeft aan dat gedurende het jaar informatie beschikbaar moet zijn om het realiseren van de jaarplannen en de begroting te kunnen volgen. 230 Bovenstaand model laat zien dat de doelstellingen van de organisatie en de externe verplichtingen informatiebehoeften genereren op verschillende niveaus. Niet alle informatie hoeft permanent opvraagbaar te zijn. Het monitoren van prestaties vraagt een andere benadering van de informatie dan een strategische beslissing over het volume van een bepaald product. Vraagsturing heeft effecten op het besturingsmodel van zorgaanbieders 231 In de intramurale en de semimurale zorg gold tot voor kort dat de vergoedingen voornamelijk werden verkregen op basis van beschikbare capaciteiten (bedden en plaatsen) en de bezetting daarvan. Een hoge bezetting leidde tot maximalisering van de opbrengsten. In de afgelopen jaren is de vraag naar zorg groter geweest dan het beschikbare aanbod. Dat heeft er toe geleid dat de bezetting van bedden en plaatsen bij zorgaanbieders hoog is geweest. Daarmee waren de opbrengsten per jaar feitelijk een vast gegeven. 232 Op dit moment wordt een omslag gemaakt naar een meer prestatiegerichte financiering, waarbij de vergoedingen gebaseerd zullen worden op geleverde prestaties: geleverde uren zorg of dagdelen per functie per cliënt. Deze omslag heeft een groot effect op de inrichting van de besturing van zorgaanbieders. Op het moment dat uitsluitend de geleverde uren zorg vergoed zullen, worden vervalt de huidige opbrengstgarantie. De besturing zal dan gericht moeten zijn op het realiseren van een optimale hoeveelheid uren gegeven de beschikbare personele capaciteiten. Het gaat niet alleen meer om een optimale bezetting van bedden en plaatsen maar ook om een optimale bezetting van personeel. Daarmee worden stuurvariabelen als productiviteit (aandeel van de cliëntgebonden uren in de beschikbare uren) en ingezette deskundigheidsniveaus per functie of product steeds belangrijker. 233 In een transparante omgeving zullen vragers hun keuze voor een aanbieder mede baseren op de prijs-kwaliteitverhouding. De kwaliteit van zorg-en dienstverlening zal moeten passen bij de prijs die daarvoor betaald wordt. Daarbij is het goed denkbaar dat er een segmentatie van de markt zal plaatsvinden, waarbij er aanbieders ontstaan die zich richten op een lage prijs met een redelijke kwaliteit en aan de andere kant aanbieders die zich richten op een hogere prijs met een hoge kwaliteit. De zorgaanbieders zullen de ontwikkeling van kwaliteit in relatie tot de kosten moeten volgen. De processen van de zorgaanbieders veranderen 19

23 Bewaken doelstellingen zorgaanbieder vraagt specifieke stuurinformatie 234 Wij onderscheiden vier doelstellingen voor instellingen die ieder een eigen specifieke invulling vragen voor wat betreft de benodigde stuurinformatie. De doelstellingen sluiten onder andere aan bij de benchmarkinstrumenten en de inrichting van kwaliteitsmodellen zoals het INK-model. De vier onderscheiden doelstellingen zijn: (a) het realiseren van een op de cliënt afgestemde kwaliteit van zorg- en dienstverlening; (b) het realiseren van een doelmatige zorg-en dienstverlening; (c) het realiseren van adequate werkomstandigheden voor de medewerkers; (d) het realiseren van een adequate samenwerking met de omgeving. 235 Hieronder wordt een uitwerking gegeven van deze doelstellingen naar de informatiebehoefte van het management en de bestuurders in de zorg. Wij merken hierbij op dat we ons hierbij richten op de formele informatiebehoefte. In de praktijk is er daarnaast een behoefte aan informele informatie over bijvoorbeeld bepaalde gebeurtenissen binnen de organisatie, ideeën van medewerkers of cliënten en nieuwe ontwikkelingen in de omgeving van de zorgaanbieder. Bewaken kwaliteit van zorg- en dienstverlening door implementatie kwaliteitssystemen en meten kwaliteit op cliëntniveau 236 Het bewaken van de kwaliteit van zorg- en dienstverlening kan op twee niveaus plaatsvinden. Ten eerste op het niveau van een kwaliteitssysteem en ten tweede op het niveau van het bewaken van de zorgkwaliteit op cliëntniveau. Kwaliteitborging van organisatieprocessen 237 Er zijn in de zorg verschillende kwaliteitssystemen ontwikkeld, zoals het Handboek kwaliteit van zorg (van de stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector, HKZ), het Model Kwaliteitszorg Gehandicaptenzorg (MKG) en het Model Intern Kwaliteitssysteem Verpleeghuizen MIK-V. Deze kwaliteitssystemen kunnen door de zorgaanbieders gebruikt worden bij het inrichten en monitoren van hun bedrijfsprocessen. Kwaliteitsmeting van de resultaten voor de cliënt 238 Voor het bewaken van de kwaliteit van zorg op cliëntniveau zijn er twee typen indicatoren. In de eerste plaats het oordeel van de cliënt over de kwaliteit van zorg- en dienstverlening en in de tweede plaatse de zogenoemde objectieve kwaliteitsindicatoren. 239 Cliëntoordelen kunnen verzameld worden door de cliënt of de omgeving van de cliënt te bevragen over de kwaliteit van zorg- en dienstverlening. Dergelijke cliëntenraadplegingen maken ook deel uit van de benchmarkonderzoeken in de AWBZ. De cliënten worden geraadpleegd over de verschillende onderdelen van de zorg- en dienstverlening zoals de opname en introductie, de begeleiding en verzorging bij het wonen, de dagbesteding, de maaltijden en de paramedische voorzieningen. Voor deze onderdelen wordt ingegaan op aspecten als autonomie van cliënten, bejegening door medewerkers, bereikbaarheid van de organisatie, informatievoorziening voor de cliënten en zijn omgeving, snelheid en flexibiliteit en betrouwbaarheid van de organisatie. 20 De processen van de zorgaanbieders veranderen

24 240 Ten tweede zijn er de zogeheten zorginhoudelijke kwaliteitsindicatoren. Voorbeelden daarvan zijn het vóórkomen van valpartijen of de mate van gebruik van psychofarmaca. De zorgaanbieders kunnen dergelijke indicatoren monitoren met behulp van daartoe ingerichte systemen zoals het RAI. Bewaken doelmatigheid door beheersen van het zorgvolume en kostprijzen 241 De doelmatigheid van de zorginstelling wordt bepaald door het volume van de zorg per cliënt en de kostprijzen voor de productie-eenheden. 242 Om het volume van de geleverde zorg te kunnen beoordelen, dienen zorgaanbieders inzicht te verkrijgen in de geïndiceerde, afgesproken en geleverde zorg- en dienstverlening aan cliënten. Daarbij kunnen zorgzwaarteprofielen worden gebruikt waarmee de omvang en de inhoud van de zorg- en dienstverlening aan een cliënt voorspeld en gemonitord kunnen worden. 243 Naast het het volume zijn ook de kostprijzen van de productie-eenheden van belang. Een voorbeeld van een productie-eenheid is een uur per AWBZ-functie of een dagdeel dagbesteding. In het kostprijsmodel voor deze productie-eenheden spelen de volgende parameters een rol: (a) de ingezette deskundigheidsniveaus per productie-eenheid (product, AWBZ-functie); (b) het aandeel van de cliëntgebonden uren in de totale beschikbare uren per deskundigheidsniveau (productiviteit); (c) de kosten per betaaluur (salaris en toeslagen daarop) per deskundigheidsniveau; (d) de opbouw van de kostenstructuur (het aandeel van de verschillende kostensoorten in de totale kosten van de organisatie). 244 De kosten per afdeling, cliënt of cliëntprofiel kunnen gevolgd worden door de omvang van de productie per cliënt(profiel) met de kostprijzen per productie-eenheid te vermenigvuldigen. Voor bewaken kwaliteit van werk kunnen verschillende instrumenten ingezet worden 245 Voor het bewaken van de kwaliteit van werk kunnen drie instrumenten ingezet worden. 246 Het eerste instrument is het bevragen van de medewerkers over de tevredenheid met het werk en de omstandigheden die het werk beïnvloeden, zoals de ontvangen coaching, de werkstress, de ruimte voor ontplooiing en de sociale steun van collega s. Een medewerkerraadpleging behoort ook tot de benchmarkonderzoeken in de V&V en de gehandicaptenzorg. 247 Een tweede instrument is het monitoren van een aantal indicatoren die een relatie hebben met de beleving van de arbeidsomstandigheden door de medewerkers. Voorbeelden van dergelijke indicatoren zijn het ziekteverzuim, het aantal beschikbare vacatures, het verloop en de instroom. De processen van de zorgaanbieders veranderen 21

25 248 Ten derde is voor de zorgsector een aantal specifieke instrumenten ontwikkeld zoals een BeleidsSpiegel, een TilThermometer (voor het verminderen van de fysieke belasting van medewerkers) en een Arboscan waarmee het Arbobeleid gevolgd kan worden. Bewaken adequate samenwerking met de omgeving vereist ontwikkeling instrumentarium 249 Voor het monitoren van de samenwerking met de omgeving van de zorgaanbieders staan bestuurders nauwelijks instrumenten ter beschikking. Van belang is dat inzicht verkregen wordt in de mate waarin samenwerking plaats vindt en het succes daarvan. Daartoe zullen specifieke evaluaties uitgevoerd moeten worden. Maatschappelijke verantwoording beperken tot eenmalig verstrekken van gegevens 250 De zorgaanbieders moeten zich op dit moment verantwoorden naar een groot aantal partijen die daarvoor elk hun eigen gegevensverzameling hebben opgezet. 251 De zorgaanbieders verantwoorden zich als maatschappelijk ondernemer in een jaarverslag en een jaarrekening volgens de richtlijnen van het de Regelgeving voor de Jaarverslaglegging Zorg (RJZ). 252 De zorgaanbieders moeten zich naar het CTG verantwoorden over de gemaakte productie en kosten ten behoeve van de budgetvaststelling. Hiertoe dienen nacalculaties en exploitatie-enquêtes ingevuld te worden. De productie- en exploitatieverantwoording wordt ook afgelegd aan het zorgkantoor, zodanig dat het zorgkantoor de productie en kosten gedurende het jaar kan volgen. Zorgkantoren vragen daarnaast aanvullende informatie van de zorgaanbieders over de kwaliteit van zorg. 253 Op het gebied van kwaliteit verantwoorden de zorgaanbieders zich door middel van een kwaliteitsjaarverslag voor de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Op het gebied van personeelsbeleid vindt verantwoording plaats door middel van een sociaal jaarverslag. 254 Ook voor de diverse gemeentelijke subsidies en subsidies van de sectorfondsen dient verantwoording afgelegd te worden over realisatie en kosten. 255 Naast deze verantwoordingsinformatie worden de zorgaanbieders geconfronteerd met een aantal terugkerende jaarlijkse informatievragen zoals de enquêtes die in opdracht van de brancheorganisaties door Prismant worden uitgezet en de enquêtes van het CBS. 256 Onder regie van de brancheorganisaties en het ministerie van VWS wordt op dit moment een project maatschappelijke verantwoording door zorgaanbieders in de AWBZ uitgevoerd. Het project heeft twee doelstellingen. De eerste doelstelling is te komen tot overeenstemming met de relevante partijen over een jaardocument maatschappelijke verantwoording dat transparant en doelmatig is en waaruit duidelijk wordt hoe een instelling zich als maatschappelijke onderneming kan verantwoorden. Het verstrekken van informatie door de zorgaanbieders zal zoveel mogelijk plaatsvinden door middel van de jaarlijkse maatschappelijke verantwoording. De tweede doelstelling van het project is het terugdringen van de administratieve lasten van het totale verantwoordingscircuit zoals dat nu bestaat. 22 De processen van de zorgaanbieders veranderen

26 257 De vereenvoudiging en uniformering van de jaarlijkse verantwoording die recht doet aan de ontwikkeling om cliënten en de samenleving te informeren kan bereikt worden door: (a) het vervangen van de bestaande verantwoordingsdocumenten door één jaardocument; (b) het harmoniseren van informatiestromen door het uniformeren van gevraagde gegevens en onderliggende definities en door deze vervolgens eenmalig op te vragen en in te lezen in een database met branchegegevens; (c) het maken van afspraken over het efficiënt vastleggen van gegevens en verwerven van gegevens; (d) het verbreden van de verantwoording met een maatschappelijke component; (e) het laten aansluiten van de jaarverantwoording op de jaarlijkse verantwoording van het kabinet aan het parlement, waardoor verantwoording een integraal onderdeel wordt van de jaarcyclus planning en control. 258 Het jaardocument bevat alle gegevens ten behoeve van de jaarverantwoording aan de organisaties die een rol spelen in de zorg. In de V&V is overeenstemming bereikt over het raamwerk waarbinnen de instellingen verantwoording afleggen. Voor de gehandicaptenzorg is een dergelijk raamwerk in ontwikkeling. De opbouw van het jaardocument is als volgt: (a) Hoofdstuk 1 bevat de algemene gegevens van de instelling, de strategie van de organisatie, de bedrijfsvoering en de toezichtstructuur; (b) Hoofdstuk 2 bevat een overzicht van de productie en de opbrengsten, daarbij worden het beleid en de realisatie daarvan beschreven; (c) Hoofdstuk 3 gaat in op kwaliteit (beleid en realisatie) en cliënttevredenheid; (d) Hoofdstuk 4 gaat in op het personeel (beleid en realisatie) en bevat kwantitatieve gegevens over het personeelsbestand; (e) Hoofdstuk 5 bevat de financiële gegevens van de organisatie (jaarrekening). De processen van de zorgaanbieders veranderen 23

27 24

28 3 De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt 301 Uit de voorgaande hoofdstukken blijkt dat de informatieuitwisseling in de AWBZ sterk aan het veranderen is, en dat dit een grote impact heeft op de werkprocessen van zorgaanbieders. Het zorginformatiemodel schetst in hoofdlijnen op welke wijze deze processen in onze visie gaan verlopen. 302 In dit hoofdstuk slaan wij een brug van de veranderende processen naar de eisen die deze processen stellen aan een zorginformatiesysteem. Deze functionaliteit (functies die door een zorginformatiesysteem uitgevoerd worden) hebben wij beschreven op het niveau waarop de analyse algemeen geldig is voor zorginstellingen. Voor zorgaanbieders die op basis hiervan een meer specifieke analyse wensen te maken voor hun eigen organisatie, zijn door MySupport diverse hulpmiddelen ontwikkeld: (a) een systematiek voor het verder specificeren van de eisen en wensen van de organisatie, op basis van het algemene niveau beschreven in dit hoofdstuk (zie bijlage B); (b) een quick scan, waarmee een zorgaanbieder kan toetsen in welke mate de huidige informatiehuishouding aansluit bij de eisen zoals beschreven in dit rapport (zie bijlage D en de website (c) een overzicht met informatie over leveranciers en pakketten, gekoppeld aan het zorginformatiemodel (zie de website Hoofdfunctionaliteit zorg-en dienstverleningsproces bestaat uit acht onderdelen 303 In afbeelding 3-1 is de benodigde functionaliteit schematisch weergegeven, geprojecteerd tegen de achtergrond van het Zorginformatiemodel. 25

29 Figuur 3-1: Functionaliteit bij het Zorginformatiemodel Managementinformatie Cliëntregistratie Zorgzwaartemeting en kwaliteitsmeting Elektronisch zorgdossier Contractadministratie Planning en roostering Facturering Productenboek en verkoopprijzen en kostprijscalculatie Productie-administratie Financiële administratie, kostprijzen en facturering Inkoop en voorraadbeheer Personeelsadministratie en salarisverwerking 304 Het schema laat zien dat in de verschillende processen gebruikgemaakt wordt van een gemeenschappelijke informatiehuishouding (in het midden weergegeven). Er is sprake van een gemeenschappelijk gegevensgebruik en functionaliteit. In bijlage C gaan wij nader in op een gegevensmodel dat de samenhang van de meest essentiële gegevens beschrijft. 305 Hieronder volgt een verdere uitwerking van de benodigde functionaliteiten per hoofdfunctionaliteit (of deelsysteem). Wij staan daarbij specifiek stil bij de functionaliteit waaraan nieuwe eisen gesteld worden en die betrekking hebben op de zorginformatievoorziening, te weten: (a) cliëntregistratie; (b) zorgzwaartemeting en kwaliteitsmeting; (c) elektronisch cliëntdossier; (d) contractadministratie; (e) planning en roostering; (f) facturering; (g) productenboek, verkoopprijzen en kostprijscalculaties; (h) productieadministratie. Het financieel systeem en de pakketten voor de personeelsadministratie, salarisverwerking, facilitair beheer en voorraadbeheer en inkoop worden derhalve buiten beschouwing gelaten. 306 Binnen bovenstaande functionaliteiten kan gebruikt gemaakt worden van mogelijkheden die niet specifiek aan één functionaliteit is toe te schrijven. Ter indicatie noemen we hier een aantal van deze mogelijkheden: (a) het genereren van rapporten; (b) het opbouwen van historische gegevens; (c) een exportfunctie voor documenten; 26 De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt

30 (d) (e) (f) integratie met Word, Excel en mail; een zoekfunctie; een helpfunctie. Cliëntregistratie staat centraal in de informatiehuishouding van zorgaanbieders 307 De cliëntregistratie heeft een centrale plaats in de informatiehuishouding van zorgaanbieders (zie ook bijlage C waarin het gegevensmodel is beschreven). Dit blijkt bijvoorbeeld uit het model in figuur 3-1 waarin alle hoofdprocessen gebruik maken van cliëntgegevens: (a) De vastlegging van cliëntgegevens start veelal in het indicatieproces, waarin de registratie dient aan te sluiten op de protocollen zoals beschreven in de AZR (AWBZ-brede Zorg Registratie). Soms vindt de registratie plaats voordat het indicatieproces is opgestart, bijvoorbeeld omdat de cliënt al bij de zorgaanbieder is opgenomen; (b) Indien de cliënt zorg heeft ontvangen van een andere zorgaanbieder zullen de gegevens in de toekomst overgenomen worden van deze andere partij in de keten; (c) Bij toenemende concurrentie tussen zorgaanbieders zullen cliëntgegevens bovendien nog eerder een rol gaan spelen dan nu het geval is. Voordat een persoon cliënt wordt zal deze wellicht reeds als potentiële cliënt (in marketingtermen: een prospect) vastgelegd worden ten behoeve van marketingactiviteiten van de zorgaanbieder; (d) Zorgaanbieders die streven naar een betrouwbare en efficiënte vastlegging van gegevens, leggen de basisgegevens van cliënten eenmalig vast en kunnen aan een cliënt in de loop van de tijd meerdere rollen toekennen. Een cliënt kan bijvoorbeeld te boek staan als: prospect, consument, debiteur en oud-cliënt; (e) In het zorgproces staat de cliënt uiteraard centraal, hetgeen ook tot uiting komt in de registratie van gegevens. Het elektronisch cliëntdossier (zie volgende paragraaf) bouwt voort op de basisregistratie van de cliënt en voegt hier een zorgplan en werkplan aan toe met daarin alle relevante gegevens voor de verschillende gebruikers binnen de zorginstelling (artsen, verpleegkundigen, therapeuten, cliënten en familie). De hoofdfunctionaliteit cliëntregistratie bestaat uit de volgende onderdelen: Beheer en vastlegging van cliënt gerelateerde gegevens zoals: NAW; uniek patiënt identificatienummer (in de toekomst) het hebben van; allergieën; beperkingen; specifieke eetpatronen; erfelijke ziektes; bepaalde geloofsovertuiging; verzekering (soort, naam verzekeraar, polisnummer); naam huisarts (met uniek zorgverleneridentificatienummer); naam apotheek; eerste en tweede contactpersoon; naam voogd/ vertegenwoordiger; historische gegevens zoals; eerdere opnames met jaartal, reden en verloop; Import- en exportfunctie ten behoeve van informatie-uitwisseling in het kader van de AZR en de uitwisseling in de keten. De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt 27

31 Zorgzwaartemeting en kwaliteitsmeting levert bijdrage aan kwaliteit van zorg 308 Om passende zorg- en dienstverlening aan cliënten aan te kunnen bieden dienen cliënten beoordeeld te worden. Daartoe zijn beoordelingssystemen noodzakelijk waarbij op basis van de cliëntkenmerken en de specifieke behoeften van cliënten zorgzwaartemetingen uitgevoerd worden. De resultaten van de cliëntbeoordelingen zijn input voor het ontwerp van het zorgplan voor een cliënt. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van zorgzwaartegroepen. 309 Naast de cliëntbeoordelingen zijn metingen van indicatoren over de kwaliteit van zorg- en dienstverlening van belang. Deze metingen worden op groepsniveau uitgevoerd. De hoofdfunctionaliteit zorgzwaarte en kwaliteitsmeting bestaat uit de volgende onderdelen: Ondersteunen van gerichte gegevensverzameling, beoordeling en analyse op clientniveau en deze vertalen naar zorgbehoefte gebruik makend van zorgzwaartegroepen Meten van gerealiseerde kwaliteitsniveaus aan de hand van een set van indicatoren op groepsniveau Het Elektronisch Cliëntdossier ondersteunt de zorgverleners 310 Omdat in de AWBZ-sector in het algemeen wordt gesproken over cliënten gebruiken wij in deze rapportage de term Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). 311 In de praktijk bestaan bij zorgaanbieders en ICT-leveranciers veel verschillende interpretaties van het begrip ECD. Vaak wordt gedoeld op een verzameling gegevens die door allerlei processen in de organisatie worden gevuld ter aanvulling op de cliëntregistratie. Deze gegevens zijn elektronisch beschikbaar in het zorgproces ter ondersteuning van de zorgverleners. Nadere definitie 312 Een ECD bestaat uit de volgende componenten: (a) het beheren van cliëntgegevens; (b) het onderhouden van een zorgplan; (c) het onderhouden van een werkplan; (d) het beheren en toegankelijk maken van protocollen; (e) het beheren en toegankelijk maken van een kwaliteitshandboek. 313 Het zorgdossier bevat een algemeen en multidisciplinair zorgplan waarin aansluiting wordt gezocht met de indicatiestelling, de toegewezen zorg en het afgesloten of af te sluiten contract. In het zorgplan is sprake van één of meerdere Problemen, bijbehorende Doelstelling en Acties. 314 Naast een zorgplan is het dossier gevuld met monodisciplinaire werkplannen waarin de afzonderlijke acties uit het zorgplan toegekend worden aan de verschillende werkzame disciplines. In detail wordt hierin beschreven welke handelingen wanneer plaats vinden en hoe lang deze handelingen duren. 28 De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt

32 315 Het feit dat een ECD elektronisch beschikbaar is, heeft als voordeel dat het dossier oproepbaar is onafhankelijk van tijd en plaats en gebruiker. Bijkomend voordeel van het digitaal vastleggen van zorgdossiers is de mogelijkheid om geaggregeerde data te verzamelen en te ontsluiten (denk hierbij aan verantwoordingsrapportage, stuurinformatie of zoekfuncties). 316 Naast de computers die in een organisatie aanwezig zijn kan men beschikken over diverse hulpmiddelen die op dit moment voor de sector ontwikkeld worden of zelfs beschikbaar zijn. Enkele voorbeelden zijn: (a) de personal digital assistant (PDA). Deze van oorsprong digitale zakagenda s krijgen steeds meer functionaliteit, waaronder de beschikbaarheid van gegevens uit het ECD en de mogelijkheid gegevens te registreren tijdens het zorgproces (medische gegevens als temperatuur, bloeddruk en bloedsuikergehalte en administratieve gegevens als tijdregistraties); (b) BAR-codes, waarmee eenvoudig en snel registraties kunnen plaatsvinden; (c) chipcards waarmee gegevens geregistreerd en ontsloten kunnen worden. 317 Tot slot zijn als onderdeel van het ECD de protocollen en kwaliteitshandboeken genoemd. Deze informatie, bij veel organisaties reeds beschikbaar als elektronisch document (opgesteld met tekstverwerkers), kan beheerd en beschikbaar gesteld worden met eenvoudige documentbeheerssystemen. In de praktijk maken instellingen gebruik van een intranet om deze documenten voor iedereen beschikbaar te stellen. 318 De documenten zijn binnen een ECD te koppelen aan bijvoorbeeld ziektebeelden, individuele cliënten, functieniveau van medewerkers of handelingen. Daarnaast kan een zoekfunctie gebruikers ondersteunen bij het eenvoudig terugvinden van de benodigde documenten. De hoofdfunctionaliteit ECD bestaat uit de volgende onderdelen: cliëntregistratie (zie vorige paragraaf); vastlegging van het (her-)indicatiebesluit; het bijhouden van een zorgplan, gebruik makend van gegevens uit de contractadministratie en de productieadministratie: naar discipline; naar activiteiten; per moment; frequentie; duur. Het bijhouden van een werkplan: verschillende werkplannen per discipline het beheren en beschikbaar stellen van protocollen; het beheren en beschikbaar stellen van een kwaliteitshandboek; de mogelijkheid om in de centrale database te selecteren, zoeken of rapporteren op verschillende variabelen uit het zorgdossier. De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt 29

33 Contractadministratie noodzakelijk voor het beheren van afspraken met cliënt 319 Het contract tussen zorgaanbieder en cliënt zal in de toekomst een belangrijke rol gaan vervullen. De zorgaanbieders willen zich in de toekomst mogelijk meer onderscheiden, bijvoorbeeld door het bieden van op maat gesneden zorgarrangementen. Deze arrangementen kunnen gedekt zijn uit AWBZ-middelen maar ook particulier gefinancierd worden. Het contract zal moeten bijdragen aan transparantie inzake de onderlinge afspraken. 320 Tegelijkertijd zal de zorgaanbieder verantwoording af moeten leggen over de daadwerkelijk geleverde diensten. Dit leidt overigens niet automatisch tot de veronderstelling dat daarmee alle details van de productie geregistreerd moeten worden. In de paragraaf tijdregistratie en verantwoording gaan wij nader in op dit onderwerp. 321 Voordat cliënt en zorgaanbieder een contract afsluiten, zal aan de cliënt duidelijk gemaakt moeten zijn welk zorgarrangement past bij zijn aanspraak. Daarnaast zal de cliënt op de hoogte gebracht dienen te worden van aanvullende mogelijkheden en de de financiële consequenties hiervan. Wellicht kunnen simulatieprogramma s in de toekomst een direct beeld geven van bijvoorbeeld de maandlasten. Vergelijkbare programma s zijn ontwikkeld voor de meerkeuzesystemen van arbeidsvoorwaarden (de zogenoemde cafetariamodellen). 322 Het contract is zodoende een sluitstuk van de afspraken gemaakt tussen cliënt en zorgaanbieder. Een contract kan gedurende de looptijd bijgesteld worden: in de loop van de tijd kunnen ontwikkelingen bij de cliënt (veranderende zorgzwaarte, behoeften en dergelijke) leiden tot nieuwe vragen, hetgeen ook het aanbod van de zorgaanbieder zal veranderen. Doordat dit contract een prominente plaats zal krijgen, zullen de actuele gegevens hiervan onafhankelijk van tijd en plaats inzichtelijk moeten zijn voor medewerkers en cliënten. Medewerkers dienen te beschikken over deze informatie in hun contact met de cliënt: "waar heeft iemand recht op", maar ook welke aanvullende dienstverlening kan van toegevoegde waarde zijn voor de cliënt en wat kan ik deze cliënt aanbieden?. 324 Indicatoren voor de kwaliteit- van zorgen dienstverlening krijgen geldingswaarde als ze betrekking hebben op groepen van cliënten. Over dergelijke indicatoren zoals bijvoorbeeld het voorkomen van decubitus of valincidenten kan in dergelijke contracten op cliëntniveau geen invulling aan gegeven worden. Wel kunnen in de contracten afspraken gemaakt worden over het bijhouden van registraties op cliëntniveau die inzicht geven in de kwaliteit van zorg op groepsniveau. De hoofdfunctionaliteit van contractadministraties bestaat uit de volgende onderdelen: het registreren en beheren van contractgegevens; het opstellen van offertes, gebruikmakend van indicatie en zorgtoewijzing gegevens, een productenboek en kostprijzen en tarieven; het inzicht geven in de financiële consequenties van de aanschaf van aanvullende producten/diensten; het beschikbaar stellen van te leveren zorg gegevens aan het opstellen van een zorgplan het leggen van een verbinding tussen de contractgegevens en de daadwerkelijk geleverde zorg uit de productieadministratie als basis voor de verantwoording en facturering op cliëntniveau; het vastleggen van zorgzwaartemetingen. 30 De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt

34 Plannen en roosteren van personeel gekoppeld aan te leveren zorg 325 In de praktijk worden de begrippen planning en roostering veel door elkaar gebruikt. Een aantal ICT-leveranciers biedt ook software aan ( planning- en roosterpakket ) die ondersteuning geven op beide gebieden. Wij hanteren de volgende definitie: (a) Planning heeft betrekking op de geplande activiteiten/acties vanuit het perspectief van de cliënt. De planning komt onder meer tot stand door het in de tijd uitzetten van acties die vastgelegd zijn in het zorg- en werkplan voor de cliënt. De leveranciers die beogen een ECD te bieden (zie voorgaande paragraaf) hebben deze planningsfunctionaliteit dan ook vaak geïntegreerd in de overige ECD-functionaliteit; (b) Roostering heeft betrekking op de het roosteren van de activiteiten van de medewerkers van de zorgaanbieder. Op dit moment geschiedt deze inroostering veelal handmatig. Vanaf het laagste niveau in het rooster (activiteit uit te voeren door een medewerker op een specifieke locatie) kunnen deze gegevens geaggregeerd worden tot op het niveau van een afdeling of een locatie. 326 Het elektronisch bijhouden van een rooster en een planning waarbij beiden op elkaar zijn afgestemd kan leiden tot een aanzienlijke reductie van administratieve lasten. 327 Behalve dit efficiencyargument kan de elektronische registratie van deze gegevens leiden tot een bijdrage aan de productieadministratie van de geleverde diensten aan cliënten. Dit komt naar voren indien de organisatie het principe van planning = realisatie hanteert, dat wil zeggen dat alleen afwijkingen ten opzichte van de planning worden geregistreerd. Ook de beschikbaarheid van planning- en roosteringgegevens ongeacht tijd en plaats voor medewerkers en cliënten is van belang. De hoofdfunctionaliteit van planning- en roostersystemen bestaat uit de volgende onderdelen: ondersteuning bij het inplannen van activiteiten/acties uit zorg- en werkplannen ( van Probleem-Doel-Actie naar planning voor de cliënt ). De systemen kunnen hiertoe initiële planningen genereren, die de medewerker vervolgens op maat maakt; ondersteuning bij het tot stand brengen van het rooster voor de individuele medewerker en het rooster per afdeling; koppelingen totstandbrengen tussen cliënt, medewerker/discipline en locatie; beschikbaar stellen van planningsgegevens voor de productieregistratie. Facturering aan cliënten en verantwoording aan het zorgkantoor zullen sterk veranderen 328 De financiële administratie zal in het kader van de gemoderniseerde AWBZ grondig veranderen. Niet alleen zal de opbouw van de boekhouding als gevolg van de functiegerichte indicering en behandeling er anders uit gaan zien, maar ook zal de vraaggestuurde zorgverlening ertoe leiden dat in de nabije toekomst gefactureerd dient te worden op het niveau van de individuele cliënt voor de gecontracteerde zorg. Financiering zal straks niet meer plaatsvinden op basis van gebudgetteerde capaciteit en gerealiseerde bezetting bij de zorgaanbieder, maar een individueel karakter kennen op basis van geïndiceerde en gerealiseerde zorg per cliënt. De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt 31

35 329 Om te kunnen factureren op cliëntniveau moet een aantal gegevens beschikbaar zijn over de cliënt. Allereerst de door het RIO geïndiceerde en door het zorgkantoor toegewezen hoeveelheid zorg en het op basis daarvan afgesloten individuele contract tussen de cliënt en de zorgaanbieder waarbij eventueel sprake is van aanvullende zorg. Vervolgens het zorgplan, dat moet aansluiten op het contract en de zorg die is vastgelegd in de verschillende werkplannen en moet aansluiten bij de afgesproken zorg in het contract. Naast deze koppeling is het van belang dat ook de zorg die daadwerkelijk wordt geleverd vastgelegd wordt, zodat er een vergelijking kan plaatsvinden tussen gerealiseerde en geplande zorg. Om ten slotte te kunnen factureren moet de gerealiseerde zorg gekoppeld worden aan de vanuit het CTG of zorgkantoren voorgeschreven producttyperingen en de binnen de zorginstelling gehanteerde tarieven. De hoofdfunctionaliteit facturering bestaat uit de volgende onderdelen: ondersteuning bij het koppelen van gerealiseerde zorg aan de binnen de zorginstelling vastgestelde tarieven; ondersteuning bij het vastleggen van gerealiseerde zorg aan het ECD van de individuele cliënt en de daarmee overeengekomen contracten; registreren en verwerken van facturen aan zorgkantoren voor geleverde AWBZ zorg; registreren en verwerken van facturen aan cliënten voor zogenaamde AWBZ-plus zorg; ondersteuning bij het beheren van een crediteuren en debiteurenadministratie. Productenboek, verkoopprijzen en kostprijscalculaties van essentieel belang bij outputfinanciering 330 De bekostiging van de zorg- en dienstverlening zal steeds meer plaats vinden op basis van de geleverde prestaties. De extramurale zorg is al volledig outputgefinancierd. In de CTG-beleidsregels zijn voor de extramurale zorg productdefinities opgenomen gebaseerd op de AWBZ-functies waaraan tarieven zijn gekoppeld. De zorgaanbieders ontvangen de opbrengsten voor de daadwerkelijk geleverde extramurale zorg. Voor de intramurale zorg worden op dit moment AWBZ-brede zorgarrangementen ontwikkeld gebaseerd op de AWBZ-functies. Beoogd wordt om in de periode voor de intramurale zorg een vergelijkbare bekostiging op te zetten als voor de extramurale zorg. 331 In verband met de beoogde outputfinanciering dienen de zorgaanbieders inzicht te hebben in de mate waarin hun dienstverlening kostendekkend is. Daartoe moet duidelijk zijn of de productdefinities van het CTG aansluiten op de eigen productdefinities in het productenboek en of tarieven (opbrengsten) aansluiten bij de kostprijzen. Productenboek 332 Iedere instelling beschikt idealiter over een assortiment of verzameling aan producten die zijn opgenomen in een productenboek. Een zorgaanbieder kan deze producten baseren op beschikbare referentiemodellen zoals de producten Vraaggestuurde Bekostiging van de VGN, de Dienstencatalogus van Arcares of Zorgprogrammering van de vereniging ProAct. 333 De producten uit het productenboek moeten vertaald kunnen worden naar de productieparameters uit de CTG-beleidsregels en de AWBZ-functies om de aansluiting van opbrengsten (tarieven per product) en kosten (kostprijzen per product) te bewaken. Het productenboek geeft inzicht in de zorg- en dienstverlening die de zorgaanbieder biedt en is 32 De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt

36 ook bedoeld als marketing- en communicatiemiddel met cliënten. Voor de producten uit het productenboek gelden verkoopprijzen die gebruikt kunnen worden bij het opstellen van offertes en het afsluiten van contracten. 334 Figuur 3-2 geeft een overzicht van de relatie tussen het productenboek van een zorgaanbieder en de productparameters uit de CTG beleidsregels. Figuur 3-2: Samenhang productenboek zorgaanbieder, CTG beleidsregels en AWBZ functie: AWBZ functies Vraaggestuurde bekostiging gehandicaptenzorg Dienstencatalogus verpleging en verzorging Productenboek zorgaanbieder Productieparameters CTG beleidsregel Zorgprogrammering ProAct Afspraken met cliënt Afspraken met zorgkantoor 335 Voor de extramurale producten, waarvoor al outputfinanciering bestaat, is de aansluiting tussen interne definities en CTG-definities nu al noodzakelijk. De instellingen moeten hier een keuze maken: de interne producten vertalen naar de verantwoording voor het CTG of intern de terminologie van het CTG hanteren. Kostprijzen 336 Om te bewaken of de geleverde productie kostendekkend is moeten de zorgaanbieders inzicht hebben in de eigen kostprijzen. Op basis van onderzoeken naar kostprijzen in de thuiszorg, gehandicaptenzorg en de verpleging en verzorging is een kostprijsmodel voor de AWBZ ontwikkeld dat door de betrokken brancheorganisaties wordt ondersteund 337 Bij de analyse van verschillen tussen begrote kosten en gerealiseerde kosten moet een onderscheid gemaakt worden naar volumes (hoeveelheid geleverde zorg) en kostprijzen (de kosten van de geleverde zorg). De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt 33

37 De hoofdfunctionaliteit productenboek, verkoopprijs en kostprijzen bestaat uit de volgende onderdelen: vastleggen van de verzameling aan zorgproducten die een zorginstelling kan leveren; koppeling met de productie parameters uit de CTG en de AWBZ functies; vastleggen van maximum CTG tarieven en de door de instelling gehanteerde afwijkingen daarop; vastleggen van instellingsgegevens aan parameters van het kostprijsmodel; koppeling van kostprijzen en gehanteerde tarieven aan de zorgproducten van de instelling. Productieadministratie moet praktisch uitvoerbaar zijn 338 De beoogde microregistratie van bestede tijd en gerealiseerde zorg is in de één-op-één relatie tussen zorgmedewerker en cliënt lastig te bewerkstelligen. Niet alleen is het voor zorgverleners tijdrovend om de bestede tijd nauwkeurig te noteren, maar de aard van de verleende zorg en het gerealiseerde kwaliteitsniveau laten zich nog moeilijker vastleggen. Dit maakt een werkelijk persoonsgebonden verantwoording richting cliënt en zorgkantoor met de middelen die nu binnen de meeste instellingen voor handen zijn niet alleen een tijdrovende maar ook een praktisch onuitvoerbare opgave. Om dit te illustreren volgen hier twee voorbeelden uit de praktijk op het gebied van extramurale en intramurale hulpverlening. 339 Voor het vinden van een minder arbeidsintensieve registratie van gerealiseerde zorg zal de dialoog met de zorgkantoren en de politiek gezocht moeten worden om na te gaan in hoeverre een meer pragmatische invulling gegeven kan worden aan de vereiste verantwoordingsinformatie. Veel zal afhangen van de bereidheid om te werken met geaggregeerde gegevens of inschattingen van geleverde zorg. Deze twee mogelijkheden worden hieronder kort toegelicht. Werken vanuit standpunt planning = realisatie 340 Door de roosterplanningen als uitgangspunt te nemen voor tijdregistratie en verantwoording van verleende zorg, wordt de administratieve druk om alle werkzaamheden achteraf in detail vast te leggen weggenomen. Wel zal er een methode gevonden moeten worden om de uitzonderingen op de planning (ziekmelding van medewerkers, overleden/ontslagen cliënten, meer uren besteed aan dagbehandeling etc.) mee te nemen in de tijdsverantwoording achteraf. Steeksproefsgewijs zal er dan controle moeten zijn op de mate waarin de gerealiseerde zorg aansluit op de planning. Verantwoording op groepsniveau (per afdeling of per instelling) 341 Zoals hierboven geschetst vinden veel activiteiten binnen de intramurale zorg in groepsverband plaats. Voor instellingen is het mogelijk om per afdeling de geleverde inspanning (tijd) en de verleende zorg te registreren met behulp van hun personeelssysteem, roosterplanningen en de indicatiestellingen van de cliënten. Bij zorgkantoren worden kwaliteitsnormen en kostprijzen gehanteerd die gebaseerd zijn op sectorspecifieke ervaringscijfers. Deze generieke normen en prijzen zouden gebruikt kunnen worden om een oordeel te vellen over de door een specifieke instelling opgegeven totale tijdsbesteding aan een met het RIO overeengekomen hoeveelheid geïndiceerde zorg. 34 De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt

38 342 Tot slot dient opgemerkt te worden dat de productieverantwoording van de instelling zich in de toekomst niet alleen zal beperken tot de zorgkantoren maar ook richting de cliënt. De onmogelijkheid van een exacte individuele verantwoording en de daaruit voortvloeiende pragmatischer invulling zal dan ook opgenomen moeten worden in de contracten met cliënten. De hoofdfunctionaliteit productieadministratie bestaat uit de volgende onderdelen: vastleggen van zorgactiviteiten op instellings-, afdelings-, medewerker- en cliëntniveau, dan wel directe invoer vanuit rooster & planningpakket met mogelijkheid tot achteraf invoeren van afwijkingen; koppeling met /registratie van geplande activiteiten op medewerker- en cliëntniveau; mogelijkheid om gerealiseerde zorg te verwerken en/of naar rato toe te kennen aan cliëntcontracten. Samenhang benodigde functionaliteiten 343 In de voorgaande paragrafen hebben wij een overzicht gegeven van de benodigde functionaliteit. Deels betreft het functionaliteit die reeds beschikbaar is, op onderdelen dient deze nog te worden ontwikkeld. In deze paragraaf tonen wij de samenhang tussen de benodigde functionaliteiten. 344 Uiteraard zijn het de bedrijfsprocessen zélf waarin doelstellingen van organisaties (zoals lastenverlichting, betere stuurinformatie en dergelijke) gerealiseerd worden. De informatiehuishouding is hierin ondersteunend. Voor een goede ondersteuning is een integrale visie op deze informatiehuishouding wel een voorwaarde. Enkele voorbeelden: (a) De eenmalige vastlegging van gegevens (aan de bron) is alleen mogelijk indien de organisatie inzicht heeft in de samenhang van deze gegevens en de uitwisseling hiervan tussen toepassingen geregeld heeft (technisch en procedureel). Is dit niet geregeld, bijvoorbeeld omdat applicaties zijn aangeschaft en ingevoerd zonder een visie op de inpassing in de totale architectuur, dan zullen systemen langs elkaar heen werken en is lastenverlichting nauwelijks te realiseren (in de praktijk zal door medewerkers zelfs een administratieve lastenverzwaring ervaren worden); (b) Stuurinformatie wordt veelal samengesteld op basis van verschillende gegevensbronnen (systemen). Duidelijke definities van gegevens, die afgestemd worden tussen de diverse toepassingen, vormen een voorwaarde voor betrouwbare stuurinformatie. 345 Ter ondersteuning van de visievorming op de architectuur van de informatiehuishouding is een algemene architectuur opgesteld die inzicht geeft in de samenhang tussen de hiervoor genoemde onderdelen. Hieronder volgen twee figuren die achtereenvolgens inzicht geven op onze visie op een mogelijke architectuur: (a) voor organisaties die op basis van reeds in gebruikzijnde modules tot een samenhangend geheel wensen te komen; (b) voor organisaties die, bijvoorbeeld omdat diverse pakketten aan vervanging toe zijn, een meer integrale vervanging willen plegen. Hierbij dient wel de kanttekening gemaakt te worden dat ICT leveranciers momenteel nog niet zo ver zijn dat ze compleet geïntegreerde oplossingen als modulaire totaalsystemen kunnen aanbieden. De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt 35

39 346 Bij de vraag welke architectuur het beste bij haar toekomstige informatiehuishouding past speelt voor de zorginstelling niet alleen de huidige maar ook de toekomstige behoefte aan uitwisselbaarheid van systemen en gegevens een rol. De huidige tendens naar ketenintegratie en netwerkvorming van zorgaanbieders legt een grotere druk op het digitaal (gaan) registreren van zorg- en cliëntgegevens en de mate van onderlinge koppelbaarheid van (deel-)systemen van verschillende leveranciers. Dit vraagt om het uitfaseren van oude stand-alone en handgemaakte oplossingen en zal de vraag naar standaardsoftware doen toenemen. 347 De gevraagde flexibiliteit bij de inrichting en koppeling van alle deelsystemen met gelijksoortige pakketten van zusterinstellingen, zorgkantoren en overige ketenpartners, gecombineerd met de veranderende omgevingsfactoren vanuit politiek en samenleving, maakt de keuze voor compleet geïntegreerde oplossingen (zie figuur 3.4) wellicht een te starre en daardoor lastige en dure opgave. 348 Voor instellingen die vanaf de basis gaan opbouwen, omdat grote delen van hun informatiehuishouding nog niet gedigitaliseerd zijn, kunnen geïntegreerde oplossingen wel een efficiënte en snelle stap voorwaarts betekenen. Staan zorginstellingen meer voor de taak hun reeds digitaal opgebouwde informatiehuishouding te moderniseren, dan kan het eerste scenario in figuur 3.3 wel eens een realistischer en goedkoper alternatief zijn. 349 De termijn waarop een architectuur daadwerkelijk gerealiseerd kan worden zal uiteraard variëren per organisatie en is onder meer afhankelijk van de huidige stand van zaken, de beschikbare middelen om in ICT te investeren en het huidige kennisniveau van medewerkers. Daarnaast is deze termijn ook afhankelijk van de snelheid waarmee de huidige modernisering van de AWBZ en de AZR vanuit de politiek, de zorgkantoren en de zorgsector zelf gerealiseerd wordt. Figuur 3-3: Applicatiearchitectuur op basis van losse (doch samenhangende) pakketten, aangevuld met een elektronisch cliëntdossier Rooster Productadministratie Facturering Electronisch Cliëntdossier Planning Zorgplan Zorgzwaarte- en kwaliteitsmeting Productenboek & verkoopprijzen Voorraadbeheer & Inkoop Personeelsadministratie Salarisverwerking Kostprijscalculatie Contractadministratie Cliëntregistratie Financieel Systeem Credit Debet Grootboek 36 De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt

40 Figuur 3-4: Applicatiearchitectuur op basis van volledig geïntegreerde oplossingen Personeelsadministratie Productadministratie Planning & Rooster Electronisch Cliëntdossier (ECD) Productenboek Zorgzwaarte en kwaliteitsmeting Zorgplan Facturering Verkoopprijzen Contractadministratie Cliëntregistratie Salarisverwerking Kostprijscalculatie Inkoop & Voorraadbeheer Financieel Systeem (ERP) Ten slotte In het eerste hoofdstuk heeft u kunnen lezen op welke wijze de informatiehuishouding in de AWBZ verandert en welke consequenties dat voor u als zorgaanbieder heeft. Vervolgens is in het tweede hoofdstuk het zorginformatiemodel beschreven en is in het derde hoofdstuk een overzicht gegeven van de benodigde functionaliteiten bij het model. Wat zijn nu de stappen die u als zorgaanbieders kunt zetten op weg naar een adequate informatiehuishouding? Vanzelfsprekend is dat afhankelijk van uw specifieke uitgangssituatie. MySupport biedt u wel een aantal instrumenten die u kunnen helpen bij de te nemen acties. Er is een Quick Scan informatievoorziening waarmee u op zoek kunt gaan naar de sterke en zwakke punten in uw informatiehuishouding. De vragenlijst uit de Quick Scan is opgenomen in bijlage D van dit rapport. U kunt de Quick Scan op een interactieve manier op de website doorlopen. Als u de zwakke punten wilt aanpakken bieden de beschreven modellen en functionaliteiten in dit rapport een goed vertrekpunt. Daarbij hebben we een instrument ontwikkeld waarmee u de eisen en wensen (zowel functioneel als niet functioneel) nader kunt specificeren. Dat instrument is aanwezig in bijlage B van dit rapport en op de genoemde website. Indien u zich vervolgens wilt oriënteren op een leverancier die een oplossing aanbiedt is op de website informatie beschikbaar van softwareleveranciers. Voor de belangrijkste leveranciers is een beschrijving opgenomen of zij oplossingen bieden die passen bij de functionaliteiten zoals beschreven in deze rapportage. Ten slotte is de website zodanig opgezet dat u optimaal kunt leren van collega zorgaanbieders. Er zijn nieuwsberichten met actualiteiten, er is een forum waar u ervaringen kunt uitwisselen en er is een aantal praktijkbeschrijvingen opgenomen. De functionaliteit binnen het Zorginformatiemodel nader uitgewerkt 37

41 38 Bijlagen

42 Bijlagen

43

44 A Deelnemers Projectorganisatie Stuurgroep Naam De heer S. ter Horst De heer M.J. Kibbeling De heer H. de Leeuw De heer T.H. van der Meulen - Voorzitter De heer F. Prins De heer H. Scholten Mevrouw M. Straks De heer J. Visscher De heer A. Wallinga De heer R. Zondervan De heer L. Dijkstra De heer A.F. Primavera De heer M. Bertens Organisatie Sherpa Arcares s Heeren Loo Zorggroep Zorgcombinatie Nieuwe Maas Philadelphia Bartiméus Arcares VGN LindeStede Arcares PricewaterhouseCoopers PricewaterhouseCoopers PricewaterhouseCoopers Projectgroep Naam De heer F. Booij De heer G.J. van den Bosch De heer A.A.B.D.M. van de Broek De heer F. van Dam De heer H. Scholten De heer V. Verrijp De heer S. Visser De heer R. Zondervan De heer A.F. Primavera De heer M. Bertens De heer M. Kardux Organisatie LindeStede het Zonnehuisgroep Beekbergen Vizier s Heeren Loo Zorggroep Bartiméus Arcares Arcares Arcares PricewaterhouseCoopers PricewaterhouseCoopers PricewaterhouseCoopers 41

45 42

46 B Het specificeren van de eisen en wensen voor uw eigen organisatie Dit rapport beschrijft onder meer de functionaliteit (hoofdstuk 3) en gegevensverzamelingen (bijlage C) die van toepassing zijn voor zorgaanbieders actief in de AWBZ-sector. Omdat deze beschrijvingen zo breed van toepassing zijn, zijn ze uiteraard ook globaal. Voor het identificeren van blinde vlekken in de informatiehuishouding kunnen deze beschrijvingen direct gebruikt worden (de ontwikkelde quick scan is hierbij een handig instrument). Indien de organisatie besluit tot het realiseren van nieuwe ICT-toepassingen (bijvoorbeeld om belangrijke blinde vlekken op te vullen), moeten de beschrijvingen gezien worden als vertrekpunt voor verdere specificaties. In deze bijlage willen wij zorgaanbieders handvatten bieden om vanuit hun eigen situatie nader te specificeren aan welke eisen en wensen nieuwe ICT-toepassingen moeten voldoen. Het zorginformatiemodel, de beschreven functionaliteit en de architecturen beschreven in hoofdstuk 3 kan men als uitgangspunt nemen en gebruiken voor het afbakenen van het project. Wij zullen hieronder steeds een voorbeeld bij de hand nemen om duidelijk te maken op welke wijze de instrumenten gehanteerd kunnen worden. Deze voorbeelden zullen steeds ingekaderd zijn. Definitie van het te ontwikkelen informatiseringsgebied Er kan binnen uw zorgorganisatie de behoefte ontstaan om de informatievoorziening op bepaalde onderdelen te gaan ondersteunen met ICT-middelen. Bijvoorbeeld naar aanleiding van het uitvoeren van de quick scan voor uw organisatie. Uit de quick scan kan blijken dat u bepaalde diensten aan cliënten niet kunt leveren, onder meer doordat de juiste ICT-toepassingen daarvoor ontbreken. Voorbeeld: Zorgaanbieder X wil zich in de regio onderscheiden door het bieden van een breed arrangement van zorg- en aanvullende diensten. In haar missie heeft de directie geformuleerd dat de organisatie toe zal groeien naar een dienstenorganisatie die haar cliënten (die steeds meer eisen gaan stellen) op een breed vlak zal ondersteunen. Op dit moment heeft de organisatie al een productaanbod dat veel uitgebreider is dan enkele jaren geleden. Dit productaanbod is ook vastgelegd in een productenboek. Het proces van het doen van aanbiedingen aan cliënten is echter nog te weinig klantgericht: het is onoverzichtelijk wat de financiële consequenties zijn van de afname van bepaalde diensten (wat wordt gedekt door AWBZ-gelden en wat is aanvullend) en bovendien heeft de cliënt geen totaaloverzicht van alle diensten die hij/zij afneemt. Uit de quick scan komt naar voren dat de organisatie weliswaar beschikt over een productenboek, maar dat er geen systeem is dat het offertetraject ondersteunt, gebruikmakend van het productenboek. De organisatie wil de cliënt graag (op elk gewenst moment) inzicht geven in het productaanbod, het bestaande contract en offertes opstellen voor aangepaste dienstverlening aan de cliënt. De organisatie heeft besloten het offertetraject nader te beschrijven en een programma van eisen en wensen op te stellen voor een ondersteunend systeem. 43

47 Er is uiteraard geen algemeen antwoord te geven op de vraag of processen geautomatiseerd dienen te worden. Per organisatie dienen de voor- en nadelen tegen elkaar afgewogen te worden. Bovendien heeft men vaak ook meerdere automatiseringswensen, waardoor investeringsbeslissingen tegen elkaar afgewogen moeten worden. Voor ieder ICT-initiatief dient men dan ook een onderbouwing te maken, waarbij de volgende criteria een rol spelen: (a) Directe opbrengsten van het ICT-project (eventuele efficiencyverbeteringen, verbetering van de klantgerichtheid, kostenreductie, etc.); (b) Strategisch kader: in welke mate past het initiatief in de strategie en doelstellingen van de organisatie? (c) Risico s: met welke risico s gaat het project gepaard en zijn deze goed te beheersen? (d) Impact: de consequenties die het systeem heeft voor de organisatie (veranderingen van werkwijzen, aanvullende registraties, e.d.) (e) Architectuur: past de nieuwe toepassingen binnen de architectuur van applicaties? Op basis van deze criteria kan men een voorstel maken voor een nieuw initiatief. De beschrijvingen in hoofdstuk 3 kan men gebruiken voor het bepalen van de reikwijdte van het project (wat nemen we wel en niet mee?). Tot slot is het van belang duidelijke doelstellingen te omschrijven, zodat men tijdens de uitvoering van het project kan sturen op het behalen van deze doelstellingen. Opstellen van een programma van eisen en wensen De beschrijvingen in hoofdstuk 3 geven in hoofdlijnen aan welke functionaliteit men kan identificeren op een aantal deelgebieden. Omdat de gedetailleerde procesgang bij iedere organisatie verschillend is, zullen ook de specifieke eisen aan het systeem per organisatie variëren. Om als organisatie zelf leidend te blijven ten opzichte van ICT-leveranciers, is het van belang in de eerste plaats de eisen en wensen goed te omschrijven. Indien het een (voor de organisatie) geheel nieuw ICT gebied betreft, kan men zich eerst oriënteren door demonstraties van systemen te volgen of door werkbezoeken te brengen aan andere organisaties. Een programma van eisen en wensen (PvE) bestaat in hoofdlijnen uit twee typen eisen en wensen: (a) Functionele eisen (wat moet het systeem kunnen?); (b) Niet-functionele eisen (aan welke andere randvoorwaarden moeten het systeem en de leverancier voldoen?). Functionele eisen Ten aanzien van de functionele eisen is in hoofdstuk 3 een eerste aanzet gedaan door een beschrijving te geven welke hoofdfunctionaliteit een rol speelt op diverse deelgebieden. Hieronder geven wij een format voor het verder specificeren van de eisen en wensen van de eigen organisatie. 44 Het specificeren van de eisen en wensen voor uw eigen organisatie

48 Het format is gericht op het beschrijven van de volgende aspecten: (b) Benoeming van het deelsysteem waar de beschrijving betrekking op heeft (als uitgangspunt kan de in hoofdstuk 3 benoemde hoofdfunctionaliteit gebruikt worden); (c) Benoeming van de organisatieprocessen waar het systeem voor toegepast zal worden; (d) De beschrijving van de benodigde functies van het deelsysteem, bestaande uit: (i) het doel van het deelsysteem; (ii) benodigde input van gegevens; (iii) de functies van het systeem; (iv) benodigde output van gegevens. Hieronder volgt een voorbeeld van de uitwerking van een specificatie voor een deelsysteem ( productaanbod ): Voorbeeld: Organisatie X heeft ervoor gekozen een systeem te gaan invoeren dat zorgdraagt voor een grote transparantie van het productaanbod en de financiële consequenties voor de cliënt. Uitgangspunt is dat de cliënt toegang moet krijgen tot een systeem waarin het productaanbod van de organisatie is weergegeven. De cliënt kan producten/diensten selecteren en ziet direct de kosten op jaar- en op maandbasis. Ook ziet de cliënt het al bestaande contract met organisatie X. De cliënt kan meerdere producten/diensten selecteren en op deze wijze de financiële consequenties simuleren. Indien de cliënt uiteindelijk kiest voor een productpakket (of een aanvulling op een bestaand contract) kan deze een bevestiging doen (vergelijkbaar met het virtueel boeken van een reis) en een print aanmaken voor ondertekening. Organisatie X kiest er bewust voor om de formele afhandeling niet elektronisch te doen meer handmatig. De invulling van het format met de eisen van organisatie X is hierna weergegeven: Het specificeren van de eisen en wensen voor uw eigen organisatie 45

49 Informatiedeelsysteem Productaanbod Standaard Proces Contractering of maatwerk? Doel Het inzicht geven in het productaanbod en keuzemogelijkheden aan cliënten Input Functionaliteit Output Opmerkingen Indicatiestelling, PGB, (fictieve) zorgbehoefte, diensten, verkoopprijzen diensten Registreren: Gevraagde dienstverlening; Mogelijke aanbieding: diensten, zorgzwaarte/intensiteit Financiering Berekenen: kosten (pro forma) financiële consequenties voor cliënt ( wat wordt gedekt en wat en waarvoor moet ik zelf bijbetalen?) op jaar- en op maandbasis cliënt moet producten/diensten kunnen selecteren en simulaties kunnen maken van de financiële consequenties Printen: cliënt moet een definitieve keuze kunnen bevestigen en een uitdraai maken voor ondertekening Begrote kosten zorgarrangement, aanvraag dienstverlening Dit deelsysteem zal zoals aangegeven worden gebruikt in contractproces. Voor het opstellen van een definitief contract is het deelsysteem contractsysteem beschreven De indicatiestelling en de PGB worden gebruikt om de potentiële cliënt inzicht te geven in de aansluiting tussen het aanbod en de vastgestelde indicatie en daarmee de financiële consequenties voor de cliënt. (in te vullen door ICTleverancier) - Het hierboven beschreven format is tevens geschikt voor communicatie met de ICT-leveranciers. Met behulp van dit document kan de zorgaanbieder bekendmaken welke functionele eisen en wensen gesteld worden aan het systeem. Aan de ICT-leveranciers kan gevraagd worden in welke mate hun standaardsoftware aansluit op deze eisen en wensen. Dit kan gerealiseerd worden door de ICT-leveranciers in de rechterkolom (met de titel standaard of maatwerk? ) volgens een legenda antwoord te laten geven. In de communicatie naar de leverancier is het van belang aan te geven dat deze beantwoording, indien de uiteindelijk keuze op deze leverancier valt, zal worden meegenomen in het contract en dat een zorgvuldige beantwoording zodoende van groot belang is. 46 Het specificeren van de eisen en wensen voor uw eigen organisatie

50 De volgende legenda kan worden gehanteerd: S = Standaard (de programmatuur sluit aan op de gestelde eis); M = Maatwerk (er is geen programmatuur voor handen. Dit zal als maatwerk voor de organisatie gerealiseerd moeten worden); M/S = Maatwerk tot Standaard (er is geen standaardprogrammatuur voorhanden. Dit zal als maatwerk gerealiseerd worden, maar tot standaard worden verheven in de volgende versie van het pakket); N = Niet (leverancier kan in het geheel niet voorzien in de gestelde eis). Niet-functionele eisen Naast de hierboven genoemde functionele eisen is het van belang dat nieuwe toepassingen en de leverancierorganisaties voldoen aan additionele voorwaarden. Zo zal de zorgaanbieder eisen stellen aan de continuïteit van de ICT-leverancier, dient de technologie te passen binnen de standaarden en het beleid van de zorgaanbieder, etc. Hieronder volgt een overzicht van een aantal rubrieken van niet-functionele eisen. Per rubriek kan de organisatie specifieke eisen stellen en de ICT-leveranciers vragen om antwoord te geven. Per rubriek geven wij enkele voorbeeldeisen. Dit is echter niet uitputtend, omdat deze uitwerking per organisatie zal verschillen. De rubrieken: (a) Leverancierorganisatie (Hoe lang is uw organisatie werkzaam in de AWBZ-sector?, Hoeveel medewerkers telt uw organisatie, onderverdeeld naar verkoop, ontwikkeling, projectmanagement, implementatie, helpdesk, administratief?); (b) Eigendom en garanties (Is de broncode gedeponeerd?, welke responsetijden garandeert u?); (c) Levering van software en andere garanties (Levert u de broncodes mee? Hoe vaak komen er nieuwe releases uit?; (d) Ondersteuning (Wat voor soort cursussen levert u? Klassikaal, computer-based training, e.d. Hoe is de helpdesk georganiseerd en geeft u toegang tot de helpdesk aan klanten?); (e) Kwaliteit (Beschikt u over een erkend kwaliteitscertificaat, (ISO)?); (f) Performance (Wat bedraagt de responstijd van de interactieve schermen van uw systeem?); (g) Beschikbaarheid (Wat is de beschikbaarheid van het systeem op basis van ervaringscijfers?, Beschikt u over back-up en recovery procedures en werkwijzen?); (h) Integriteit (Is het pakket EDP-gecertificeerd?); (i) Conversie (In welke mate kunt u de historie overzetten?); (j) Gebruikersvriendelijkheid (Heeft uw hele systeem 1 uniforme gebruikersinterface?, Is de applicatie te benaderen met webbrowsers?); (k) Ontsluiting via Internet (Is uw applicatie web-based gebouwd en toegankelijk?); Het specificeren van de eisen en wensen voor uw eigen organisatie 47

51 (l) (m) (n) (o) (p) Het bewaren van historische gegevens (Over hoeveel jaren kan de historie worden bewaard?); Technieken (In welke programmeertaal is het pakket geschreven?, Is uw systeem databaseonafhankelijk en van welke databases kan gebruik worden gemaakt?; Beveiliging (Is het mogelijk om te loggen welke user wanneer welke systeemfuncties gebruikt heeft?, Is het mogelijk autorisaties per gebruiker vast te leggen?); Algemene functionaliteiten (Is het mogelijk flexibel rapporten te vervaardigen (zonder dat deze voorgeprogrammeerd zijn)?); Integratie (heeft u reeds koppelingen gerealiseerd met de volgende pakketten ( )?); Realisatie van de functionaliteit Met behulp van het PvE kan de zorgaanbieder een selectie uitvoeren van een geschikt pakket. Het is daarbij van belang om aandacht te schenken aan een zorgvuldig selectietraject, zodat er uiteindelijk een eenduidige keuze naar voren komt. Voordat met behulp van het PvE informatie wordt opgevraagd bij de leveranciers dient de organisatie vast te stellen welke criteria gelden en welke functionarissen een keuzevoorstel zullen doen. Belangrijke keuzecriteria zijn in het algemeen: (a) Functionaliteit; (b) Continuïteit leverancier; (c) Investering en kosten; (d) Ondersteuning van de leverancier; (e) Algemeen beeld over de leverancier. Het PvE en de beantwoording daarvan door de leverancier zijn uiteraard niet de enige informatiebronnen. Een belangrijke aanvulling is het houden van demonstraties en het simuleren met de softwarepakketten van door de zorgaanbieder opgestelde cases. Nadat de zorgaanbieder een keuze heeft gemaakt voor een ICT-leverancier volgt de contractonderhandeling en de implementatie van het pakket. Het gaat te ver om hierover uit te wijden, maar het is van belang te realiseren dat het PvE een belangrijk stuurmiddel is voor de implementatie (zowel voor de eigen projectorganisatie als van de leverancier). 48 Het specificeren van de eisen en wensen voor uw eigen organisatie

52 C Minimale eisen aan gegevensmodel zorgaanbieders Deze bijlage beschrijft de kerngegevens en die in dit rapport naar voren zijn gekomen. We gaan daarbij in op de samenhang tussen deze gegevens en beschrijven de (vastgestelde) standaarden waaraan de registraties dienen te voldoen ( eenheid van taal ). Uitgangspunt is dat de structuur van de informatievoorziening van zorgaanbieders zodanig wordt opgezet dat het een efficiënte bedrijfsvoering ondersteunt. Mede om deze reden is een gegevensmodel opgesteld dat ondersteuning geeft aan de eenmalige registratie van gegevens. Dit gegevensmodel kan helpen bij het realiseren van aansluitingen tussen diverse applicaties. In de applicatiearchitectuur van de zorgaanbieder kan worden aangegeven welke gegevens uit het model met behulp van welke applicaties worden vastgelegd en welke gegevensuitwisselingen plaatsvinden. Wij maken in het model een onderscheid tussen de entiteiten die van belang zijn voor het zorgproces aan de ene kant en entiteiten die meer gericht zijn op de bekostiging en de financiële verantwoording aan de andere kant. In beide groepen staat de cliënt centraal. Entiteiten in het zorgproces Achtereenvolgens komen hier aan de orde cliënt, personen, indicatie, indicatie-orgaan, zorgaanbieder, medewerker, handeling, protocol, zorgdossier, Persoonlijk Ondersteuningsplan, en werkplan. Cliënt en personen Een cliënt behoort tot een zorgaanbieder en heeft binnen een zorgaanbieder een zorgdossier. De cliënt heeft een of meer indicaties en aan de cliënt zijn personen gelieerd zoals een arts of een familielid. Voorbeelden van cliëntgegevens die geregistreerd worden zijn identificerende gegevens, observatiegegevens en sociaal-geografische gegevens. Voorbeelden van gegevens die behoren bij een persoon zijn identificerende gegevens, de relatie met de cliënt en de bijbehorende bevoegdheden. Indicatie en indicatie-orgaan Een indicatie wordt afgegeven door een indicatie-orgaan. Een indicatie-orgaan geeft meerdere indicaties. Een indicatie behoort bij een cliënt, een cliënt kan meerdere indicaties hebben. Voorbeelden van gegevens die tot een indicatie behoren zijn de data, de zorgvraag, de beperkingen, de woonsituatie en de geïndiceerde zorg. Voorbeelden van gegevens die van een indicatieorgaan vastgelegd worden zijn identificerende gegevens en aantallen indicaties. 49

53 Zorgaanbieder en medewerkers Een zorgaanbieder heeft meerdere cliënten en een cliënt kan bij meerdere zorgaanbieders zorg ontvangen. Een zorgaanbieder heeft meerdere medewerkers. Een medewerkers voert handelingen uit als onderdeel van het zorg- en dienstverleningsproces. Voorbeelden van gegevens die van de zorgaanbieder geregistreerd worden zijn identificerende gegevens en capaciteitsgegevens. Voorbeelden van gegevens die bij medewerkers horen zijn de identificerende gegevens, de beschikbare uren, de gewerkte uren en de uitgevoerde werkzaamheden (handelingen). Handeling en protocol Een handeling is de feitelijk uitgevoerde zorg en dienstverlening voor een cliënt. De handelingen worden volgens een protocol uitgevoerd. Voorbeelden van gegevens die van een handeling geregistreerd worden zijn een beschrijving van de inhoud, de tijdsbesteding en de situatie waarin de handeling uitgevoerd wordt. Voorbeelden van gegevens die van een protocol vastgelegd worden zijn een uniek kenmerk en een beschrijving van de inhoud. Zorgdossier, Persoonlijk Ondersteuningsplan en Werkplan Een cliënt heeft een zorgdossier. In het zorgdossier worden alle gegevens over de zorg- en dienstverlening voor een cliënt geregistreerd. Tot het dossier behoort een Persoonlijk Ondersteuningsplan (Individueel Zorg Plan lange termijn) en een Werkplan (Individueel Zorg Plan korte termijn). Figuur C-1 : Entiteiten in het zorgproces Personen Cliënt Indicatie Indicatie-orgaan Dossier Zorgaanbieder PoP Werkplan Medewerker Handeling Protocol 50 Minimale eisen aan gegevensmodel zorgaanbieders

54 Entiteiten voor de bekostiging Functie, activiteit en handeling Een functie is een van de functionele aanspraken zoals gedefinieerd in de modernisering AWBZ. Tot de functionele aanspraak behoren handelingen die onderdeel uitmaken van handelingsgroepen die door CVZ zijn gedefinieerd. Een product is een beschrijving van de zorg-en dienstverlening zoals die door een instelling gehanteerd wordt. Voor instellingen zijn hiervoor referentiemodellen beschikbaar zoal de dienstencatalogus van Arcares en de productbeschrijvingen vraaggestuurde bekostiging gehandicaptenzorg. Contracten en productieafspraken Een zorgaanbieder sluit een contract met een cliënt voor de te leveren zorg en dienstverlening. In het contract staat de te leveren zorg- en dienstverlening beschreven in termen van de eigen productdefinities van de instellingen met de daarbij behorende verkoopprijs. Een zorgaanbieder maakt productieafspraken met het zorgkantoor. In de productieafspraken wordt de te leveren productie beschreven in termen van de CTG productieparameters. Deze productieparameters zijn opgebouwd uit de AWBZ functies. Zowel voor de functies als voor de CTG productieparameters geldt een tarief. Figuur C-2: Entiteiten voor de bekostiging Verkoopprijs Handelingsgroepen Product Contract Cliënt Handelingen Productieparameters CTG Zorgkantoor Tarief Tarief Functie Minimale eisen aan gegevensmodel zorgaanbieders 51

55 52

56 D Quick scan informatiehuishouding De quick scan is een instrument dat bedoeld is als eenvoudig analysehulpmiddel voor zorgaanbieders. Met de quick scan kan in hoofdlijnen een check plaatsvinden op de mate waarin de informatiehuishouding aansluit op de eisen genoemd in dit rapport. De scan kan gezien worden als eerste stap in het moderniseren van de informatievoorziening; het wijst in hoofdlijnen de gebieden aan die zich lenen voor verdere ontwikkeling. Voor zorgaanbieders die zich reeds verdiept hebben in hun eigen informatievoorziening kan het als extra check dienen. Voor zorgaanbieders zich nog weinig verdiept hebben in deze materie, helpt de scan bij de bewustwording van het belang van de verschillende informatiseringsgebieden. De quick scan werkt op basis van een vraag en antwoord spel. De website legt de bezoeker van de pagina achtereenvolgens een aantal (gesloten) vragen voor die de bezoeker kan beantwoorden. Na beantwoording van alle vragen krijgt de bezoeker de resultaten van de scan gepresenteerd. Referentiekader Het zorginformatiemodel (en de beschreven functionaliteit) vormen het referentiekader voor de quick scan. Hieronder volgt een afbeelding waarin we een schematische koppeling leggen tussen enerzijds de processen uit het zorginformatiemodel en anderzijds de benodigde functionaliteit: Figuur D-1: Processen en ondersteuning van de informatiehuishouding Besturing & Verantwoording Zorgproces Persoonsbeeld en -perspectief Doel Werkplan Uitvoeren Evaluatie Planning Realisatie Administratief proces Cliëntregistratie Contractregistratie Tijdregistratie Cliëntproces: indicatie-contractering RIO Indicatie IB Verwijzing Contract Toewijzing Cliënt Zorgkantoor Zorgaanbieder Zorg Toelating MAZ Informatiehuishouding Hoofdfunctionaliteit Elektronisch Zorgdossier Cliëntregistratie Zorgplan Productboek en verkoopprijs Planning & Roostering Productie-administratie Contractadministratie Financiële afhandeling Zorgaanbieder AWBZ-plus AWBZ-zorg Cliënt Zorgkantoor Premie PGB, PVB, Zorg in natura 53

57 Het schema gaat uit van 4 operationele hoofdprocessen en een besturings- en verantwoordingsproces: (a) in het zorgproces vindt het primaire proces van de organisatie plaats: de zorg- en dienstverlening aan cliënten (en familie); (b) in het administratie- en registratieproces vinden de registraties plaats die ondersteunend zijn aan het zorgproces en aan de besturing en verantwoording; de belangrijke registraties zijn in het schema opgenomen; (c) het proces van indicatie en contractering heeft betrekking op de totstandkoming van enerzijds een indicatie afgegeven door het RIO en daarmee de financiering uit AWBZ-gelden en anderzijds het contract dat de cliënt afsluit met de zorgaanbieder. In dit proces vindt tevens de verplichte informatieuitwisseling plaats in het kader van de AZR, te weten de MAZ (Melding Aanvang Zorg) en het IB (IndicatieBesluit). (d) de financiële afhandeling bestaat enerzijds uit de facturering van de AWBZ-gefinancierde zorg aan het zorgkantoor en anderzijds uit de facturering aan de cliënt van de aanvullende zorg- en dienstverlening. Het schema laat zien dat de verschillende processen gebruik maken van een gemeenschappelijke informatiehuishouding (in het midden weergegeven). Er is sprake van een gemeenschappelijk gegevensgebruik en functionaliteit. Hierna volgt een verdere uitwerking van de functionaliteit, opgesomd onder Informatiehuishouding in figuur 4. In bijlage C gaan wij nader in op een gegevensmodel dat de samenhang van de meest essentiële gegevens beschrijft. Werking van de quick scan De quick scan wordt als hulpmiddel opgenomen in de website De werking van de quick scan op de website is als volgt: (a) De bezoeker van de website krijgt na keuze voor de quick scan een toelichting van het doel van de quick scan (i.e. een korte doorlichting van de informatievoorziening ten opzichte van de eisen gesteld vanuit het zorginformatiemodel); (b) De vragen in de quick scan zijn onderverdeel over twee hoofdonderdelen: (i) Stuurinformatie; (ii) Functionaliteit van de ICT; (c) Ieder hoofdonderdeel bestaat uit een aantal onderwerpen. Per onderwerp wordt een beperkt aantal vragen gesteld (in het algemeen drie vragen); (d) Na beantwoording van alle vragen krijgt de bezoeker de uitslag gepresenteerd; (e) De uitslag bestaat uit: (i) De score van de organisatie per onderwerp, gebaseerd op de beantwoording van de vragen. Omdat het gesloten vragen betreft die alleen met ja of nee beantwoord kunnen worden, is het mogelijk om door middel van een eenvoudig algoritme een uitslag te berekenen. Voorbeelden van drie mogelijke uitslagen zijn: - uw organisatie scoort uitstekend op dit onderdeel ; - uw informatievoorziening sluit nog niet aan bij de gestelde eisen ; - uw informatievoorziening voldoet deels, maar is op enkele onderdelen nog voor verbetering vatbaar ; (ii) de beschrijving van de ontbrekende onderdelen in de informatievoorziening en een toelichting daarop, indien de organisatie op het onderdeel niet maximaal scoort; (f) Bij het bepalen van de uitslag houdt het model rekening met de zwaarte van het onderwerp en de urgentie. 54 Quick scan informatiehuishouding

58 Vragenlijst Hieronder volgt een weergave van de vragenlijst. Hoofdonderdeel stuurinformatie Het hoofdonderdeel stuurinformatie bestaat uit de volgende onderwerpen: (a) Kwaliteit van zorg- en dienstverlening; (b) Doelmatigheid van de zorg- en dienstverlening; (c) Personeelsinformatie; (d) Marktpositie en ontwikkelingen. Kwaliteit van zorg- en dienstverlening 1- Past uw organisatie methodes toe voor het monitoren van zorginhoudelijke kwaliteitsindicatoren (zoals het voorkomen van valpartijen of decubitus per jaar)? 2- Inventariseert u (periodiek) bij uw cliënten hoe zij de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening van uw organisatie ervaren? 3- Maakt uw organisatie gebruik van een van de volgende kwaliteitssystemen? Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ); Model kwaliteitszorg Gehandicaptensector (MKG) MIK-V een ander kwaliteitssysteem 4- Zijn alle verschillende kwaliteitsgegevens binnen een werkdag te aggregeren tot stuurinformatie of andere verslaglegging (zoals verantwoording)? Doelmatigheid van de zorg- en dienstverlening 1- Beschikt uw organisatie periodiek (minimaal eens per kwartaal) over volumegegevens per zorgdiscipline inzake onderhanden werk (de geïndiceerde/afgesproken versus geleverde zorg- en dienstverlening)? 2- Worden binnen uw organisatie periodiek (minimaal eens per jaar) zorgzwaarte profielen vastgesteld en gehanteerd voor het inschatten van de omvang en inhoud van de zorgen dienstverlening? 3- Heeft u middels de volgende parameters voldoende inzicht in de kostprijzen van uw zorg- en dienstverlening? Indien u op minimaal 3 van de onderstaande parameters positief kunt antwoorden vult u dan ja in. Vul anders nee in. Ingezette deskundigheidsniveau per productie-eenheid (zoals product of AWBZ-functie); Aandeel van de cliëntgebonden uren in de totale beschikbare uren per deskundigheidsniveau (productiviteit); Kosten per betaaluur (salaris en toeslagen daarop) per deskundigheidsniveau; Opbouw van de kostenstructuur (aandeel van de verschillende kostensoorten in de totale kosten van de organisatie); Quick scan informatiehuishouding 55

59 De kostenopbouw, productiviteit en kostprijzen vormen een vast onderdeel van de managementrapportage. Personeelsinformatie 1- Houdt uw organisatie (periodiek) enquêtes onder medewerkers inzake de tevredenheid met het werk en de omstandigheden die dat beïnvloeden? 2- Beschikt uw organisatie over een personeelsinformatiesysteem wat eenvoudig inzage verschaft in het ziekteverzuim, de beschikbare vacatures en het verloop van medewerkers? 3- Beschikt uw organisatie over een methode of systeem waarmee u de ARBO-omstandigheden bewaakt (denk bijvoorbeeld aan het ARBO-management systeem, de BeleidsSpiegel, de TilThermometer, de Arboscan of een hulpmiddel rond RSI-preventie)? Marktpositie en -ontwikkelingen 1- Doet uw organisatie (periodiek) onderzoek naar de bekendheid en de marktpositie (zoals marktaandeel) van uw organisatie onder de bevolking in uw werkgebieden? 2- Beschikt uw organisatie over adequate informatie inzake demografische ontwikkelingen voor uw specifieke regio, zoals: ontwikkeling van de leeftijdsopbouw; etniciteit van de bevolking. 3- Maakt uw organisatie bewust gebruik van marketingkanalen die ondersteuning geven aan de bekendheid van de organisatie? Indien u op minimaal 3 van de onderstaande parameters positief kunt antwoorden vult u dan ja in. Vul anders nee is. Werkt uw organisatie met een: website; eigen folderlijn; een aparte PR en/of marketing functionaris (minimaal 0,5 fte); advertenties. 4- Brengt u de actuele vraag naar de door u geboden dienstverlening periodiek in kaart, oftewel maken de volumeontwikkelingen in wachtlijst- en AZR registratie onderdeel uit van uw managementinformatie? 56 Quick scan informatiehuishouding

60 Hoofdonderdeel Functionaliteit Het hoofdonderdeel functionaliteit bestaat uit de volgende onderwerpen: (a) Cliëntregistratie; (b) Elektronisch cliëntdossier (ECD); (c) Contractadministratie en facturering; (d) Planning en roostering; (e) Bedrijfseconomische calculaties; (f) Productieadministratie. Cliëntregistratie 1- Biedt uw systeem de mogelijkheid om algemene cliëntgerelateerde gegevens vast te leggen zoals NAW, het hebben van allergieën/beperkingen/specifieke eetpatronen/erfelijke ziektes/geloofsovertuigingen, verzekering, naam huisarts e.d.? 2- Is het in uw systeem mogelijk verschillende karakteristieken toe te kennen aan cliënten. Voorbeelden hiervan zijn: debiteur, cliënt, potentiële cliënt, oud-cliënt en overleden cliënt. 3- Kunt u uw cliëntenbestand onafhankelijk benaderen (bijvoorbeeld: opvragen van een lijst met alle cliënten in een specifieke volgorde)? 4- Zo ja, kunt u deze cliëntgegevens ordenen en selecties maken (bijvoorbeeld voor toepassingen als het genereren van mailings en rapportages)? Elektronisch cliëntdossier (ECD) 1- Beschikt uw organisatie over een digitaal systeem waarin gestructureerd zorgplannen gegenereerd en onderhouden kunnen worden? Met gestructureerd bedoelen wij dat deze gegevens volgens vaste structuren en onderlinge relaties worden opgeslagen. Tekstverwerkingsdocumenten worden bijvoorbeeld gezien als ongestructureerde documenten. 2- Kunt u op 2 of meer van de onderstaande vragen positief antwoorden vult u dan ja in. Vul anders nee in. zijn deze zorgplannen gekoppeld aan een elektronisch systeem voor cliëntregistratie? biedt uw systeem de mogelijkheid om vanuit deze zorgplannen, werkplannen per discipline uit te werken? Is het zorgplan gekoppeld aan de productieadministratie? 3- Biedt de programmatuur van uw primaire zorgsysteem de mogelijkheid tot het digitaal bewaren èn ontsluiten van de zorghistorie van cliënten bij andere aanbieders in de keten? 4- Kunt u zorginhoudelijke cliëntgegevens elektronisch uitwisselen met derden (zoals RIO, Zorgkantoor, andere zorgaanbieders)? Quick scan informatiehuishouding 57

61 Contractadministratie en facturering 1- Biedt uw systeem de mogelijkheid om de met het zorgkantoor en cliënten gemaakte afspraken te registreren en vast te leggen in contracten? 2- Heeft u een systeem ter ondersteuning van het opstellen van offertes, waarin het systeem gebruik maakt van tarieven (CTG) en het productenboek. 3- Bent u in staat om met behulp van uw systemen eenvoudig inzicht te geven aan uw cliënt inzake de feitelijk geleverde prestaties? Planning en roostering 1- Beschikt u over een systeem dat (op basis van de zorg- en werkplannen) ondersteunt bij het opstellen van planningen? 2- Beschikt u over een geautomatiseerd systeem dat ondersteunt bij het realiseren van roosters (voor individuele medewerkers en/of geaggregeerd op afdelingsniveau)? 3- Wordt uw organisatie ondersteund door een geautomatiseerd systeem waarmee cliënten, medewerkers/discipline en locaties/kamers aan elkaar gekoppeld kunnen worden? Bedrijfseconomische calculaties 1- Beschikt u over een geautomatiseerd systeem waarmee eenvoudig producten vertaald kunnen worden naar productieparameters uit de CTG-beleidsregels en de AWBZ-functies (opdat u een aansluiting kunt realiseren tussen kosten en opbrengsten)? 2- Biedt uw systeem de mogelijkheid om kostprijzen en tarieven vast te leggen per product ter ondersteuning bij het afstemmen van nieuw beleid? 3- Biedt uw systeem de mogelijkheid om de maximum CTG-tarieven vast te leggen en vergelijkingen te maken met de afwijkingen van de tarieven van uw eigen organisatie? Productieadministratie 1- Beschikt uw organisatie over een geautomatiseerd systeem voor het vastleggen van uitgevoerde activiteiten per cliënt en per tijdseenheid (al dan niet gekoppeld aan reeds vastgelegde en ingeplande activiteiten)? 2- Zijn de tijdregistratie en productieadministratie binnen uw organisatie al ingericht op basis van de nieuwe AZR parameters? 3- Zijn de vastgelegde gegevens omtrent uitgevoerde activiteiten ook op organisatieniveau beschikbaar, oftewel maakt de productieadministratie onderdeel uit van uw managementinformatie? 58 Quick scan informatiehuishouding

62 E Beschrijving doelstelling en dienstverlening van het Competence Center De eindrapportage van het project MySupport is gebaseerd op de ontwikkeling van een visie in de loop van 2003 en de eerste helft van De ontwikkelingen in de AWBZ-sector gaan echter snel, zodat de kennis en ontwikkelde hulpmiddelen regelmatig dienen te worden geactualiseerd. Mede om deze reden is een competence center in het leven geroepen, dat enerzijds voortborduurt op de resultaten van het project en zorgdraagt voor actualisering van de opgeleverde producten. Anderzijds zal het competence center de kennisuitwisseling tussen zorgaanbieders en ICT-leveranciers faciliteren. In eerste instantie zal het competence center (met de naam MySupport, Zorginformatie op orde ) virtueel van aard zijn en, via een internetsite, toegang bieden tot kennis, hulpmiddelen en discussiefora met betrekking tot informatievoorziening in de AWBZ-sector. Het streven is om naast dit virtuele competence center een fysiek competence center op te zetten dat zorgdraagt voor bijeenkomsten zoals expertmeetings en voor directe persoonlijke contacten. Hieronder gaan wij nader in op het competence center MySupport en behandelen daarbij de volgende onderwerpen: (a) Missie en doelstellingen; (b) Publiek en markt; (c) Activiteiten en dienstverlening; (d) Planning. Missie MySupport helpt zorgaanbieders hun informatievoorziening op orde te krijgen. MySupport realiseert deze missie, door enerzijds inzicht te geven aan zorgaanbieders in de beschikbare ICT-oplossingen bij de verschillende ICT leveranciers, en anderzijds door de ICT-leveranciers kennis te laten nemen van de behoeften aan ICT-ondersteuning van zorgaanbieders. MySupport is daarmee een ontmoetingsplaats voor zorgaanbieders en ICT-leveranciers. Doelstellingen van MySupport Aan de oprichting van MySupport liggen de volgende drie doelstellingen ten grondslag: (a) Het aanbieden, verder ontwikkelen en vastleggen van kennis rondom de informatiehuishouding bij zorgaanbieders in het kader van de modernisering van de AWBZ en de AWBZ-brede Zorg Registratie (AZR). (b) Het centraal beschikbaar stellen van bovenstaande kennis op een dusdanige wijze dat een toegankelijk en transparant overzicht van alle turbulente ontwikkelingen in de zorg geboden wordt; 59

63 (c) Het stimuleren, faciliteren en organiseren van kennisuitwisseling tussen alle betrokken partijen in de zorgsector. Publiek en markt MySupport is uniek ten opzichte van andere initiatieven doordat het de gehele AWBZ-sector bestrijkt, een interactieve toegang biedt tot kennis en informatie bij andere bronnen en een ontmoetingplaats is voor zorgaanbieders en ICT-leveranciers. MySupport richt zich op de volgende doelgroepen: (a) Zorgaanbieders: directeuren/bestuurders, managers en medewerkers die zich bezighouden met de ontwikkelingen van de informatiehuishouding in brede zin; (b) ICT-leveranciers die hard- en software ontwikkelen voor de AWBZ-sector; (c) Overheid: MySupport richt zich op alle directeuren/bestuurders, managers en medewerkers actief Belangrijke randvoorwaarden zijn: (a) MySupport biedt toegevoegde waarde door het combineren van een fysiek en virtueel competence center. Naast het bundelen, filteren en delen van kennis rondom de informatievoorziening binnen de AWBZ-sector, biedt MySupport toegevoegde waarde ten opzichte van andere virtuele initiatieven door het (op termijn) actief organiseren van kennisuitwisseling in de vorm van themabijeenkomsten, seminars, nieuwsbrieven e.d. (b) MySupport moet praktisch zijn (andere websites geven alleen algemene informatie, zoals nota s, circulaires, links). MySupport zal zich moeten onderscheiden van vergelijkbare websites door zich te concentreren op het interactieve en actuele karakter van zijn kennisomgeving. In de volgende paragraaf geven we een overzicht van de huidige functionaliteit en schermen van de website. De website kan geraadpleegd worden op de volgende URL: (c) MySupport geeft een compleet overzicht. Om bezoekers regelmatig te laten terugkeren zal de geboden kennis en informatie naast toegankelijk en overzichtelijk ook vooral actueel, compleet en betrouwbaar moeten zijn. Dit vereist het actief volgen van alle ontwikkelingen op alle deelterreinen van de AWBZ-sector, de politieke besluitvorming daaromheen en bij de ICT leveranciers. (d) Het CC moet streven naar een sturende/coördinerende rol met betrekking tot de informatievoorziening rondom de ICT bij zorgaanbieders in de AWBZ keten. Hierbij kan gedacht worden aan eenheid van taal, categoriseren van aanbod en kanaliseren van informatiestromen. (e) In haar aanpak moet het CC een pro-actieve en initiërende houding aannemen, door bijvoorbeeld zelf relevante onderwerpen aan te dragen of de discussies daaromtrent aan te zwengelen. Twee reeds bestaande en onderscheidende (web-)initiatieven zijn: (a) NICTIZ. NICTIZ staat voor Nationaal ICT Instituut in de Zorg. Het is een belangeloze en neutrale organisatie waarin alle betrokken partijen in de zorg deelnemen: aanbieders van zorg (artsen, ziekenhuizen e.d.), afnemers (patiëntenverenigingen), zorgverzekeraars en de overheid. NICTIZ werkt aan de randvoorwaarden voor een landelijke 60 Beschrijving doelstelling en dienstverlening van het Competence Center

64 (b) informatievoorziening voor en rondom de patiënt. Zij tracht de totstandkoming van een betere informatievoorziening rondom en voor de patiënt/cliënt met behulp van ICT te ondersteunen. Het ultieme doel is volledige beschikbaarheid & een efficiënte uitwisseling van informatie door middel van een basis ICT-infrastructuur en landelijk EPD. In tegenstelling tot MySupport richt NICTIZ zich op de gehele zorg en niet uitsluitend op de AWBZ-sector, maar vernauwt zij haar activiteiten daarentegen tot het overzichtelijk weergeven en bundelen van alle initiatieven rondom het Elektronisch Patiënten Dossier in een poging te komen tot een uitwisselbare en koppelbare standaard voor alle administratieve en logistieke informatiestromen in de zorg. OpKopZorg. Deze door VWS ondersteunde website richt zich op de kennisverspreiding van alle ontwikkelingen, ervaringen en gebeurtenissen rondom de modernisering van de AWBZ en de nieuwe AZR. Ook hier zijn themagebieden en discussieomgevingen te vinden en er is een interactief vraag & antwoordgedeelte op de site. Het verschil met MySupport zal met name liggen in het meer generieke karakter van OpKopZorg versus de specifieke focus op de informatiehuishouding binnen de AWBZ-sector bij MySupport. Promotie Om zich succesvol te onderscheiden van vergelijkbare initiatieven in de AWBZ sector, zal MySupport naast zijn eerder genoemde fysieke aanwezigheid ook een duidelijke inhoudelijke meerwaarde moeten bieden om werkelijk van toegevoegde waarde te zijn. Bij de lancering en promotie van MySupport zal hier dan ook de nadruk op moeten liggen. Te gebruiken promotiekanalen zijn: (a) Persberichten; (b) Advertenties in vakbladen; (c) Flyers en folders op symposia, seminars en andere sectorbijeenkomsten; (d) Links op gerelateerde kennissites; (e) Links op sites van ICT leveranciers, zorgkantoren, brancheorganisaties en VWS. De feitelijke lancering zal plaatsvinden door het houden van een conferentie.deze conferentie vindt plaats op 20 april De website Hieronder geven wij een korte beschrijving van de mogelijkheden van de website van MySupport. Uiteraard biedt een bezoek aan de website het best inzicht in de functionaliteit ervan. De website richt zich op directies, beleidsmedewerkers, controllers en I&A managers binnen de verschillende doelgroepen. De volgende doelgroepen worden daarin onderscheiden: (a) Zorgaanbieders in de V&V, Thuiszorg, GGZ en Gehandicaptenzorg (= primaire doelgroep); (b) ICT leveranciers; (c) Brancheorganisaties binnen de AWBZ; (d) Zorgkantoren; (e) RIO s; (f) Politiek. Beschrijving doelstelling en dienstverlening van het Competence Center 61

65 Op de website wordt gebruik gemaakt van verschillende gebruikersprofielen, zodat de verschillende doelgroepen gericht bediend en benaderd kunnen worden. Door te werken met personalisatie (=registreren van bezoekers) en met verschillende gebruiksniveaus wordt gevoelige informatie afgeschermd van algemene toegang en kunnen veranderende behoeftes van de gebruikers beter in kaart gebracht worden. Er worden drie hiërarchische niveaus ingericht: (a) Anonieme bezoekers (hebben zich niet geregistreerd); (b) ICT leveranciers en geïnteresseerden (denk aan: politiek, wetenschap, zorgkantoren, RIO s etc ); (c) Zorgaanbieders in de AWBZ. Wanneer bezoekers zich registreren krijgen zij de mogelijkheid de aangeboden informatie te ordenen naar voorkeur en interesses. Door aan te geven wat de persoonlijke interessegebieden zijn worden nieuwsberichten, agendatopics, discussie-items en thema bijdragen gefilterd aangeboden. Met behulp van het navigatiemenu en de zoekfunctie blijft alle overige (geautoriseerde) informatie gewoon bereikbaar. De MySupport website biedt onder meer het volgende dienstenpakket aan: (a) Bundelen en overzichtelijk presenteren van actualiteiten in de sector; (b) Op thematische wijze aanbieden van documentatie in een kennisbank; (c) Rubriceren van leveranciers en mogelijkheden van pakketten; (d) Faciliteren van kennisuitwisseling tussen alle doelgroepen; (e) Toegankelijk maken van andere informatiebronnen in de zorg; (f) Aanreiken van handvatten en hulpmiddelen bij inrichting informatiehuishouding. Het aanbieden van informatie aan gebruikers en het zoeken van interactie met de bezoekers gebeurt met behulp van drie navigatiemenu s (zie ook figuur F): (a) Hoofdnavigatie: (i) Homepage; (ii) Actueel; - Nieuws - Archief (iii) Forum; (iv) Agenda; (v) FAQ (veel gestelde vragen); (vi) Oplossingen; - ICT leveranciers en pakketten - Praktijkvoorbeelden (vii) Toolbox; - Quick Scan ICT - Checklists - Stroomdiagrammen (viii) MySupport (uitleg CC en navigatiemogelijkheden); (ix) Links; (x) Contact. (b) Themanavigatie (dynamisch en in te stellen door gebruiker): (i) Hoofdthema s; (ii) Persoonlijke thema s; (iii) Andere thema s. (c) Functionele elementen: 62 Beschrijving doelstelling en dienstverlening van het Competence Center

66 (i) (ii) (iii) (iv) Zoeken; Profiel; Inloggen; Registratie. Figuur E-1: screenshot van algemene hoofdpagina Beschrijving doelstelling en dienstverlening van het Competence Center 63