Het Elektronisch Clientendossier (ECD)

Transcriptie

1 Het Elektronisch Clientendossier (ECD) Herman Hellemans Copyright 2008 by Bureau Advisaris B.V. All rights reserved. De teksten en afbeeldingen in dit document zijn intellectueel eigendom van Advisaris BV en haar opdrachtgever en mogen niet zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming worden vermenigvuldigd. Aan de teksten kunnen gee n rechten ontleend worden.

2 Veel voorkomende vragen 1.Wat is nu een ECD? (begripsverwarring) 2. Waarom (nu) starten met een ECD? 3. Welke randvoorwaarden regelen voor een succesvol ECD project.? 4. PVE en wat is er verder allemaal beschikbaar aan hulpmiddelen? 5. Vragen over ervaringen ECD projecten 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 2

3 Wat is een ECD? 1. Ondersteunend hulpmiddel voor primaire werkprocessen vanaf eerste oriëntatie van een cliënt tot de overdracht van een cliënt (dus steeds meer een cliëntvolgsysteem). 2. Primair bedoeld voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering van een zorginstelling 3. Heeft in toenemende mate meerdere gebruikers (cliëntadministratie, management, behandelaars, zorgmedewerkers, én cliënt/familie) 4. Gaat een koppeling krijgen met landelijk schakelpunt (LSP) en EMD/EPD via landelijke communicatie standaarden Bureau Advisaris B.V. Dia 3

4 Wat is een ECD? Apotheker ALS Ziekenhuis EPD Landelijk Schakel Punt V & V AWBZ sector ECD Huisarts HIS Jeugdzorg EKD 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 4

5 Huishoudelijke verzorging Persoonlijke verzorging Ondersteunende begeleiding Activerende begeleiding Verpleging Behandeling Verblijf Overheid Publieke belangen Beschikbaarheid Betaalbaarheid Kwaliteit Keuzevrijheid Minimale Data Set AWBZ Overheidsbeleid Keuzevrijheid en eigen verantwoordelijkheid Ondersteunend cliënten bij het vastleggen, Terugdringen beschikbaar bureaucratie stellen en volgen Bevorderen van marktwerking cliënt- en zorggegevens Parlement Informatie RIO's Informatie zorgkantoren CAK Informatie zorgaanbieders Informatievoorziening voor: Zorgkantoren CTG CvZ Inspectie Gezondheidszorg CBS Brancheorganisaties Prismant Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Maatschappij Informatie 'Claims' recht op zorg NICTIZ AORTA, ZIN AWBZ-brede ZorgRegistratie Verzekerde bevolking Manifeste zorgbehoefte INDICATIESTELLING FUNCTIONELE AANSPRAKEN Zorgkantoor Zorgaanbieder Melding 1 aanvang zorg KLASSEN Zorgbemiddeling Mutaties Aan- Zorg- en dienstverleningsfase Melding meldings - Positief indicatiebesluit Zorgtoewijzing 3 einde zorg fase Aan- Opstellen Opstellen Opstellen Uitvoere n bieden persoon- (hoofd)doel werk- zorg en van een beeld/ plannen dienstverleninaanbo d perspectie f en opene n Zorgcontractering zorg- profiel en Voeren AWBZ-administratie zorgdossier Informatievoorziening externe voorzieningen AWBZ-verzekerden Kennisondersteuning Evalueren zorg- en dienstverlenin g 3 Afmeldingsfase Beëindigen zorg en afsluiten van het zorgdossier Logistiek Personeel Financieel Fa cilitair Latente vraag Besluit zorgaanspraken Aard Inhoud AWBZ-aanspraken Doel VWS tarievenonderzoek Extramurale beleidsregel CTG Intramurale zorgarrangementen Negatief indicatiebesluit Productieafspraken (pxq) Vraag naar particuliere zorg Primaire scope ECD 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 5

6 Zorgaanbieder Besturingsproces CAK Kwaliteit van zorg Kwaliteit van werk Doelmatigheid Externe relaties Jaardocument Maatschappelij ke Verantwoording Informatie zorgaanbieders Maatschappelijke verantwoording Ondersteunend bij het vastleggen, beschikbaar stellen en 1volgen Melding van cliënt- en zorggegevens Aanmeldingsfase Cliënt Zorgbehoefte Privaat Contracteren van een cliënt uitvoeren voorcalculatie registreren van afspraken omtrent hoeveelheid te leveren zorg en bijbehorende prijzen 2 3 aanvang zorg Mutaties Melding einde zorg Zorg- en dienstverleningsfase Rapporteren en factureren uitvoeren nacalculatie aanmaken van facturen opstellen verantwoordingsrapportages (intern/extern) Afmeldingsfase Einde zorgcontract Indicatiestelling Zorgtoewij zing Aanbieden v an een zorgaanbod en openen zorgdossier Opstellen persoonbeeld/ profiel en perspectief Opstellen (hoofd)doel Opstellen werkplannen Uitv oeren zorg en dienstv erlening Ev alueren zorg- en dienstv erlening Beëindigen zorg en afsluiten v an het zorgdossier Indicatiebesluit registreren van cliëntgegegevens registreren van de vraag registreren van een profiel registreren van een registreren van doel registreren van de werkdoelen registreren van geplande registreren van uitgevoerde activiteiten opstellen dagelijkse registreren van de beoordeling registreren van afspraken b.v. over nazorg met cliënt Zorgkantoor samenstellen en registreren aanbod verzamelen en registreren van test- en observatiegegevens perspectief activiteiten rapportages opstellen doelrapportages opstellen overdrachtsrapportage overdragen van gegevens aan andere zorgaanbieder(s) archiveren en vernietigen zorgdossier Verzamelen en registreren van test- en observatieverslagen, vaststellen zorgzwaarte en bijwerken levensgeschiedenis Beschikbaarheid van productenboek, protocollen, richtlijnen, procedures en kwaliteitssystemen Ondersteunende processen Logistiek Personeel Financieel Facilitair 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 6

7 Ondersteunend bij het vastleggen, beschikbaar Extern stellen en volgen van cliënt- en zorggegevens Roosterplanning Cliëntadministratie Zorgplan/ond. plan Capaciteitsplanning Tijdregistratie Voedings administratie Productieregistratie Personeelsen salarisadministratie Financiële administratie Gebouwbeheer en investeringsregistratie Voorraad beheer 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 7

8 Ondersteunend bij het vastleggen, beschikbaar stellen en volgen ECD applicatie van cliënt- en zorggegevens Intramuraal Workflow Tijdsregistratie Cliëntagenda & capaciteitsclaim Zorg/Onderst. Plan Kwaliteitsnormen Extramuraal Stabiliteit ECD wordt bepaald door stabiliteit van de totale keten Cliëntadministratie & Productieregistratie Werkpleksessies Citrix en applicatie servers ICT-Onderbouw Hardware en Best. Softw. Servers Routers en switches Fysiek netwerk en lijnverbinding 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 8

9 Een hulpmiddel dat door stafmedewerkers wordt gebruikt Wat is een ECD? Een gedigitaliseerd zorgdossier Software op een Cd-rom of een webapplicatie Ondersteunend bij het verkrijgen van inzicht in kostprijzen, deskundigheidsinzet en trends zorgomvang en -aard Ondersteunend bij het vastleggen, beschikbaar stellen en volgen van cliënt- en zorggegevens Maakt eenmalige invoer van data mogelijk, inzichtelijk voor alle medewerkers Ondersteunend bij de uitvoering van het primaire proces en methodisch werken (plan-do-check-act) Een hulpmiddel dat door zorgmedewerkers wordt gebruikt Ondersteunend bij invoering van het Zorgleefplan (ZLP) en Ondersteuningsplan (GZ) Ondersteunend bij het rapporteren naar cliënt, zorgkantoor (zorgzwaartebekostiging), inspectie (IGZ/norm verantwoorde zorg/kwaliteitskader) en accountant (kaderwet AO/IC) Een gekoppeld systeem in de organisatie Ondersteunend bij het tijdig signaleren van overschrijdingen in de afgesproken zorglevering Maakt eenvoudige en eenduidige vastlegging van afspraken met cliënten mogelijk (= basis voor leveringsbetrouwbaarheid) Ondersteunend bij het signaleren of met de cliënt afgesproken handelingen aansluiten bij zorgdoelen 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 9

10 Overdracht & Verantwoording Ondersteunend bij het vastleggen, beschikbaar stellen en volgen van cliënt- en zorggegevens Zorgzwaarte Financiering Zorgleefplan en Ondersteuningsplan Zorgovereenkomst Norm Verantw. Zorg en kwaliteitskader Voorbehouden handelingen AZR Elektronisch Cliënten Dossier MANAGEMENT INFORMATIE PRESTATIE INDICATOREN Basisgegevens cliënt Document Management Agenda van de cliënt (ZZP) Capaciteitsplanning 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 10

11 Veel voorkomende vragen 1. Wat is nu een ECD? (begripsverwarring) 2.Waarom (nu) starten met een ECD? 3. Welke randvoorwaarden regelen voor een succesvol ECD project.? 4. PvE en wat is er verder allemaal beschikbaar aan hulpmiddelen? 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 11

12 Waarom een ECD? 1. Juistheid, volledigheid en tijdigheid van cliëntinformatie 2. Efficiency (MDO, overdracht, rapportage, zorgketen, papier, dubbele invoer) 3. Ondersteuning werkwijze bij toenemende administratie en werkdruk 4. Productieregistratie en zorgregistratie voor Zorgkantoor 5. Leveringsbetrouwbaarheid en transparantie (naar cliënt en familie) 6. Management rapportages en inzicht bedrijfsvoering 7. Passende inzet formatie op basis ZZP s en zorgarrangementen 8. Ondersteuning bij bewaking indicatie en levering 9. Innovatie bedrijfsvoering en verbetering kwaliteit zorglevering Bureau Advisaris B.V. Dia 12

13 Implementatie ECD fases Fase 4 Koppelingen via LSP: ziekenhuis, huisarts, apotheek HL7v3 Scope ECD Workflow Fase 2 en 3 worden steeds vaker omgedraaid wegens impact en prioriteit zorgzwaartefinanciering Fase 3 Tijdregistratie Cliëntagenda en capaciteitsclaim Interne koppelingen: Rooster, personeel en salaris Fase 2 Zorg/Onderst.plan, Kwaliteitsnormen Zorgrapportages Fase 1 AZR Cliëntadministratie Koppeling financieel en productie rapportages Conversie cliëntdata Huidig cliëntadministratie systeem Huidig cliëntadministratie systeem Huidig cliëntadministratie systeem 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 13

14 Veel voorkomende vragen 1. Wat is nu een ECD? (begripsverwarring) 2. Waarom (nu) starten met een ECD? 3.Welke randvoorwaarden regelen voor een succesvol ECD project.? 4. PvE en wat is er verder allemaal beschikbaar aan hulpmiddelen? 5. Vragen over ervaringen met ECD projecten 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 14

15 Basis randvoorwaarden 1. Helder beeld startpositie en prioriteit (niet erbij doen!) 2. ICT beleid en infrastructuur op orde (helder en beheerst) 3. Sponsor in bestuur en goede stuurgroep 4. Inrichten als project met kundige projectleider 5. Sleutelposities in lijn bemenst (ICT manager, hoofd cliëntadministratie., applicatie beheerder(s), trekkers Zorg/Behandeling) 6. Haalbare ambitie en opsplitsen in fasen!! 7. Communicatie in lijn met ambitie (verwachtingen!) 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 15

16 Veel voorkomende vragen 1. Wat is nu een ECD? (begripsverwarring) 2. Waarom (nu) starten met een ECD? 3. Welke randvoorwaarden regelen voor een succesvol ECD project.? 4.PvE en wat is er verder allemaal beschikbaar aan hulpmiddelen? 5. Vragen over ervaringen met ECD projecten 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 16

17 Programma van eisen ECD: 1. VVT variant en GZ variant 2. Ontwikkeld met zorgorganisaties, branchevereniging, ECD leveranciers en stakeholders per sector 3. Is een functionele beschrijving van eisen/wensen 4. Betreft het collectieve deel ( 80%-regel )voor een ECD 5. Bestaat uit 3 delen: PvE, ECD procesmodel en Casus 6. Is basis voor instellingsspecifiek RFP voor zorginstelling 7. Is basis voor productonwikkelingsbeleid ECD Leveranciers 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 17

18 Inhoud Programma van eisen ECD: 1. Kaders: 1. Wettelijke kaders (Kwaliteitswet, BOPZ, WGBO, Wet Big, AO-IC etc) 2. Functionele kaders (Kwaliteitskader, Dossier opbouw branches (ZLP), Verantwoorde zorg, CAO) 3. Technische kaders (NictiZ, AZR, LSP, NEN7510.) 2. Proces (ZIM) en data elementen 3. Inhoud en gebruik clientvolgsysteem 4. Functionele Koppelingen (intern en extern) 1. Interactie met secundaire systemen (o.a. Fin, P&O, Rooster) 2. Aansluiting in zorgketen 5. Instellingsspecifieke aandachtspunten 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 18

19 Nader info ECD ontwikkelingen: 1. ZonMw ECD trainingen voor zorgorganisaties (VVT, GZ) 2. ECD beleidskeuzes (bestuurders), ECD oriëntatie training (ECD projectteam), ECD implementatie training (ECD projectteam) 3. ECD Draaiboek met hierin Programma van eisen ECD, ECD Casus en ECD procesmodel 4. ECD Programma van eisen 5. Specifiek multi sectoraal Programma van Eisen ECD (AWBZ): (VVT, GZ, GGZ). Binnenkort op ZonMw website en ActiZ website ECD Journaals (aanmelden via 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 19

20 Veel voorkomende vragen 1. Wat is nu een ECD? (begripsverwarring) 2. Waarom (nu) starten met een ECD? 3. Welke randvoorwaarden regelen voor een succesvol ECD project.? 4. PvE en wat is er verder allemaal beschikbaar aan hulpmiddelen? 5.Vragen over ervaringen met ECD projecten 2008 Bureau Advisaris B.V. Dia 20

21 Vragen? Spreker : Herman Hellemans Bedrijf : Advisaris BV. E:mail : hellemans.herman@advisaris.nl Website : Tel : Bureau Advisaris B.V. Dia 21