ons kenmerk 2011/17381 doorkiesnummer

Transcriptie

1 ^ Gemeente»IJsselstein Bedrijfsvoeringstaf postadres Postbus 26, 3400 AA IJsselst Leden Gemeenteraad Postbus AA IJSSELSTEIN ein bezoekadres Overtoom BK IJs selstein t f e info@ijsselstein.nl betreft Pilot Deregulering aw kenmerk uw brief van behandeld door ons kenmerk 2011/17381 doorkiesnummer datum 1 juni 2011 blad 1 van 1 bijlagen 4 Geachte leden van de raad, Deregulering is in het Collegeprogramma IJsselstein , Programma Bestuur en Organisatie, een van de taa kstellingen. Wij hebben aangeg even te willen streven naar minder regels, vereenvoudiging van regelgeving en kortere procedures voor beslu itvorming om te komen tot verlichting van de gemeentelijke lasten voor inwoners en het bedrijfsleven. Met bijgevoegde documenten willen wij u informeren over het ing ezette traject, waarbij nu gestart wordt met de Pilot Deregulering, om te komen tot een structurele inbedding van deregulering in onze bedrijfsvoering. Hoogachtend, BURGEMEESTER E N WETH0UDERS V AN IJSSELSTEIN, de burgemeester, Bijlagen: Deregulering: Verkenning, plan ning en plan van aanpak; Tips/perspectieven; Beslisboom Red Tape; Rapport 'overbodige indieningsvereisten in kaart' (bureau Zenc). Bankrelatie Rabobank ING

2 Deregulering IJsselstein Verkenning Wij wisselden in twee sessies van gedachte met collega's van binnen en buiten de gemeentelijke organisatie over wat deregulering voor ons betekent. Hoe we daarin op de korte termijn resultaten kunnen bereiken en hoe wij deregulering op de langere termijn onderdeel kunnen laten worden van onze normale bedrijfsvoering. Deregulering combineert de vermindering van regels met de verbetering van dienstverlening. Naast een verlaging van de lastendruk raakt deregulering in een bredere context ook aspecten van klanttevredenheid en het algemeen welbevinden. Wij bespraken de spanning tussen regelgedreven benaderingen en regulering op basis van vertrouwen op voorhand. Regelgedreven, waarbij de overheid bij het verwerken van toenemende verantwoordelijkheden probeert op zeker te spelen door zaken zoveel mogelijk preventief 'dicht te regelen'. Vertrouwen op voorhand, waarbij in de eerste plaats de verantwoordelijkheid en betrokkenheid van burgers en partijen worden gestimuleerd en waarbij pas o p de tweede plaats de aandacht uitgaat naar wet- en regelgeving. Een ee rste stap in het proces van deregulering betekent het terugleggen van verantwoordelijkheden. Vertrouwen in de inwoner en de ondernemer is een kernbegrip voor deregulering. Wij accepteren een zekere mate van risico's en stellen de vraag of risicobeheersing wordt gerealiseerd door "dichtregelen" of juist door het scheppen van ruimte voor het dragen van eigen verantwoordelijkheid. Deregulering is met alleen van belang in onze verhouding tot de externe omgeving maar speelt net zozeer ook intern binnen de eigen organisatie. Het vereist niet alleen een kritische blik op het (stellen van) regels maar vooral ook het onderzoek naar een andere manier van werken. Deregulering daagt ons in tweede aanleg uit tot een kritische beschouwing van de processen. Deregulering vraagt om verbetering van de werkprocessen waarbij de vraag van de klant centraal staat; duidelijke en toegankelijke procedures, korte wacht- en doorlooptijden. In de derde plaats vraagt deregulering ook om een andere cultuur. Een cu ltuur waarin ruimte is voor creativiteit, experiment en lef. De creativiteit om werkmethoden om te bouwen, het experiment om iets vanuit een volstrekt andere benadering uit te proberen en het lef om eens "door de berm te Lopen" voor een passende oplossing en daarbij te handelen in de geest van de regel en niet naar de letter. Tenslotte is voor deregulering de samenwerking ook een belangrijke succesfactor zowel intern, extern als met ketenpartners. Wij leren van elkaars ervaringen (deregulering is immers al langere tijd een belangrijk thema), gaan op zoek naar "best practices", nemen deel aan benchmarks op het gebied van deregulering en stellen ons open voor samenwerking met ketenpartners waar we e fficiency kunnen verhogen.

3 Aanp.iU Uit de gesprekken bleek een sterke voorkeur aanwezig voor een pragmatische aanpak waarmee we ga andeweg succesvol gebleken "aanvliegroutes", die zullen blijk en uit de Pilot, voor deregulering in onze normale bedrijfsvoering kunnen verankeren. In de Pilot willen wij in eerste aanleg een tiental producten in een aantal kleine "scangroepen" door collega's laten scannen op mogelijkheden voor deregulering. Daarbij is het niet zozeer van belang om al daadwerkelijk verstrekkende resultaten te bereiken op het gebied van deregulering maar vooral om te ervaren welke methoden/technieken zich het beste lenen voor toepassing binnen het IJsselsteinse. Wij hebben al brainstormend een lijst met verbetertips en gezichtspunten samengesteld waarmee de collega's een eerste scan kunnen maken. Die lijst is als bijlage 1 toegevoegd. De scangr oepen kunnen ook gebruik maken van de zogenoemde "red tape". Deze stapsgewijze checklist (zie bijlage 2) is een meer gestoten benadering voor deregulering die bij verschillende gemeenten succesvol is toegepast. Ten s lotte kan de scangroep ook gebruik maken van de resultaten van het rapport "overbodige indieningvereisten in kaart" dat bureau Zenc uitvoerde ten behoeve van onder andere de Gemeente IJsselstein. Dit rapport is bijgevoegd als bijlage 3 en biedt met name ten aanzien van de gehanteerde werkmethode handige aanknopingspunten. Wij vragen de scangroepen om met behulp van de verbetertips dereguleringsopties in concrete activiteiten te benoemen en aan te geven of de ingreep relatief eenvoudig (laaghangend fruit) of complex van aard is. Ook vra gen wij de te verwachten resultaten van de ingreep te waarderen in onder meer termen van lagere lasten, verkorte wacht- of doorlooptijd en algemeen welbevinden. Met de resultaten van deze scans formuleren wij een korte termijn "ingreep deregulering" en we make n daarnaast op basis van de ervaringen een plan van aanpak voor de deregulering op de langere termijn. Ook eva lueren wij de gekozen werkmethoden en checklijsten. Wij beogen te komen tot een aanpak die vanaf oktober 2011 in de komende collegeperiode elke week te nminste een concreet dereguleringsresultaat laat zien. Een pla nning treft u op de volgende pagina aan. Het traject deregulering wordt geregisseerd door de Bedrijfsvoeringstaf in de persoon van

4 Manning 20 5 ( mei jnm jnli angnstus sept okt nov e.v. Formuleren Plan van Aanpak Pilot DereguLeri n 9 Vormen scangroep en en kiezen producten Uitvoering geven aan Pilot Deregulering Formuleren Plan van Aanpak vervolg deregulering Vervolgtraject/uitvoering Project Deregulering IJsselstein

5 Bl LA(.B I i ips/pei spci tioven Zet onderstaaride tips/ perspectieven (1 t/m 18) af teg en de volgende elementen: Vermindering lastendruk Algemeen welbevinden dan wel Klanttevredenheid Verbetering effectiviteit Complexiteit van de ingreep (makkelijk of moeilijk te realiseren) 1. Benchmarking Verordening getoetst aan modelverordening VNG? - Product in benchmark indieningsvereisten gemeente IJsselstein meegenomen? - Indieningsvereisten getoetst aan Handboek 'Teveel gevraagd' van Minder regets meer service? - Is er op het betreffende vakgebied nog een andere benchmark voor handen? 2. Innovatie Kan h et proces anders ingericht worden, d.w.z. sneller, gebruiksvriendelijker e.d.? Kan h et proces gedigitaliseerd worden (digitate formulieren, )? 3. Best practice Is voor dit product een goed voorbeeld bij een andere (overheids)instantie te vinden? 4. Noodzakelijkheid - Is het nodig bepaatde gegevens op te vragen bij de burger of het bedrijf? - Juridische grond (wet- en regelgeving) om bepaalde indieningsvereisten te stetlen? - Vanuit dienstverleningsoogpunt wenselijk om bepaatde indieningsvereisten te stellen? 5. Reflectie - Is de reeds ingeslagen handelwijze, in eigen werkproces dan wel in relatie tot de burger, de juiste? - Zou je, als je er even bij stit staat, deze ingeslagen weg opnieuw volgen? 6. Voorkom terugval - Kan a angegeven worden wat valkuilen zijn in de procedure? Wat gaat (herhaaldelijk) fout in het toepassen van de regel? 7. Ketenlasten Moet de burger op meerdere plaatsen parafen halen dan wel goedkeuring vragen? Kan dit ook anders georganiseerd worden waarbij hetzelfde doel bereikt wordt? 8. Basisadministraties Hebben wij de mogelijkheid de gevraagde gegevens op te vragen bij andere instanties? Hebben we de gevraagde gegevens al in ons eigen systeem staan? - Worden gegevens goed vastgelegd in een gemeentebreed systeem? Wordt voorkomen dat we meerdere malen vragen om bepaalde gegevens? 9. Haags of IJsselsteins - Is er sprake van verdergaande regelgeving dan voorgeschreven door het Rijk? Brengt de lokale situatie deze verdergaande regelgeving met zich mee? 10. Mate van vrijheid:

6 - Is een regelvrije zone mogelijk? - Zijn wel regels nodig, maar kan worden volstaan met een melding? - Of is er een goede reden de vergunningplicht te behouden? 11. Tijdsgebonden bepaling Is het nodig elk jaar een aanvraag te eisen? - Is een terugkerende aanvraag voor het product helder genoeg en zonder te veel risico dat een eenmalige of afgifte voor langere duur mogelijk is? 12. Ervaringsgegevens Kan o p basis van ervaringsgegevens de uitkomst worden voorspeld? Wordt er niet nodeloos gecontroleerd? Lopen we risico bij minder vaak controleren? 13. Relatie prijs - product - Staat de prijs van het product in verhouding tot de kwaliteit ervan? - Loont het de moeite, prijstechnisch, zoveel werk en moeite te stoppen in het produceren van het product? - Moet voor dit product een dergelijk prijs dan wel uberhaupt een bepaalde prijs worden gevraagd? Met inachtneming van de beleidsuitgangspunten rondom kostendekkendheid leges. 14. Helderheid en eenduidigheid - Zijn de teksten op de website helder en eenduidig? - Zijn de teksten van onze beschikkingen helder en eenduidig? - Zijn onze verordeningen leesbaar en eenduidig? Is het product goed vindbaar op onze website? - Stuiten we niet op tegenstrijdigheden in onze teksten? Geven we geen tegenstrijdige berichten af? 15. Regeldruk respons Staan wij open voor reactie van de burger op de doorlopen procedure, het afhandelen of de toegepaste handelwijze? 16. Serial based Dienen de resultaten van voorgaande jaren als basis genomen te worden? - Of kan de nullijn als uitgangspunt worden genomen? 17. Certificering Kunnen wij op basis van certificeringgegevens of keurmerken een dubbele audit voorkomen? 18.Interne parafencultuur - Is het noodzakelijk dat verschillende lagen in de organisatie een paraaf dienen te zetten ter beperking van de risico's? Kan ook zonder toetsing door de specialist een goed eindproduct worden gemaakt?

7 BIJLAGE 2 Stappen Red Tape Aspecten en voorbeelden van reductie Red Tape Het gaat hierbij om onderdelen van regelgeving binnen de beleidsvrijheid van autonome en medebewindstaken van gemeenten Reden hiervoor kunnen zijn: (1) Er wordt geen of weinig gebruik van gemaakt (2) Er worden hiermee geen risico s beheerst of voorkomen. Voorbeelden zijn het aanschaffen van vergunningstelsels, het opheffen van verboden, het afsluiten van ontheffingen en van meldingsplichten of het samenvoegen met andere vergunningen Het gaat hierbij om bestaande verplichtingen in de regelgeving. Zo kunnen andere instrumenten worden ingezet om hetzelfde beleidsdoel te realiseren. Voorbeelden zijn: Van vergunningstelsel over gaan naar meldingen Van een ontheffing overgaan naar een verbod zonder ontheffingsmogelijkheid Van een ontheffing of vergunning overgaan naar een vrijstelling Om aan onze verplichtingen te voldoen. moeten bepaalde procedures worden doorlopen Door niet functionele onderdelen van deze procedures te schrappen, kunnen vereenvoudigingen worden gerealiseerd. Voorbeelden zijn: Het overbodig maken van het aanleveren van informatie door gebruik te maken van bestaande informatie, bijvoorbeeld van andere (overheids-)instellingen Het niet aanleveren van situatieschetsen bij vergunningaanvragen indien de gemeente ter plaatse gaat kijken Het gaat hierbij om het verleggen van grenzen zodat minder bedrijven of handelingen onder een bepaalde verpiichting vallen. Bijvoorbeeld een evenementenvergunning vanaf een bepaald aantal toeschouwers of een kapvergunning alleen voor bepaalde boomsoorten Het gaat hierbij om het verlagen van het aantal keer dat aan een verpiichting moet worden voldaan Voorbeelden zijn het verlengen van de geldigheid van de vergunning en het rapporteren bij wijziging in plaats van periodiek. Het gaat hierbij om het verlagen van de tijdsbesteding door het vereenvoudigen van de activiteiten. Voorbeelden zijn (a) het toepassen van ICT, (b) het uitsluitend vragen van door de beoordeling relevante informatie en (c) het stroomlijnen van werkprocessen. Het gaat hierbij om (1) het reduceren van leges en (2) het verlagen van de kosten door het vereenvoudigen van bepaalde activiteiten zoals het schrappen van (a) foto's bij een aanvraag sloopvergunning of (b) extra kopieen van aanvraagformulieren of bewijsmateriaal. Het gaat hierbij om het verlagen van de tijd van ambtelijke handelingen, bijvoorbeeld door (a) een van de bovengenoemde stappen en (b) het stroomlijnen van werkprocessen. Nee Reductie Red Tape maximaal gebruikt. Het gaat hierbij om de dienst- en serviceverlening van de gemeente aan ondernemers, gericht op aspecten als toegankelijkheid en klantgerichtheid Voorbeelden zijn: Het snel en eenvoudig inzichtelijk maken van regelgeving en uitvoeringswijze via bijvoorbeeld internet, zoekmachines, beslisbomen en loketten Het adequaat te woord staan bij procedures Het instellen van 1 bevoegd aanspreekpunt bij de gemeente voor ondernemers Het bieden van hulp bij vergunningaanvragen in plaats van sec. toe- of afwijzen Een eenduidige werkwijze door gemeente ambtenaren bij behandelen van procedures Daarnaast kan extra service worden verleend over niet-gemeentelijke regelgeving waar ondernemers mee te maken krijgen. Bijvoorbeeld door beschrijvingen te verstrekken of contactpersonen inzichtelijk te hebben.