De normale voertaal tijdens de audit en de taal die tevens gebruikt wordt in de rapportage is het Nederlands (en Frans).

Transcriptie

1 1 Algemeen Alle contacten tussen klant en HAC lopen in principe over het diensthoofd administratie van HAC afgekort DHA: Kathleen Muyldermans, tel 016/619361, Hiernaast zijn er de afspraken met de lead auditor (hoofdauditor) LA zelf. 2 Verloop van het certificatieproces 2.1 Taal De normale voertaal tijdens de audit en de taal die tevens gebruikt wordt in de rapportage is het Nederlands (en Frans). 2.2 Pre-audit (optie) Een pre-audit heeft geen verband met de certificatie-audit, hij is allerminst verplicht. Sommige bedrijven wensen echter dat hun certificatiesysteem vooraf geëvalueerd wordt door een gekwalificeerd auditor. Deze evaluatie omvat een documentnazicht in uw burelen zonder werfbezoeken en laat toe na te gaan in hoeverre u klaar bent voor certificatie (duurtijd ca. 0,5 mandag). De resultaten van deze pre-audit worden niet gebruikt voor de certificatie-audit. 3 Initiële certificatie 3.1 Voorbereiding audit: HaCeCo duidt een auditor aan (die u kan weigeren) U voert een interne audit volledig volgens minimumeisen en een directiebeoordeling uit en maakt een kopie van alle documenten zoals gevraagd in het schrijven naar u gericht. (HAC I). De auditor bereidt op basis van deze info de audit en het rapport voor en maakt een afspraak voor de Fase 1 audit, eventueel (onder voorbehoud) datums voor de Fase 2 audit. De audit gebeurt in twee fases die mits beslissing op het einde van fase 1 mogelijk onmiddellijk na elkaar volgen. De directie moet ten minste één beoordeling van het systeem hebben uitgevoerd 3.2 Fase 1 audit Fase 1 audit gaat de documenten en basistoepassing van het systeem na. De audit vangt aan met een openingsvergadering waarin de verantwoordelijke Lead-auditor de gemaakte afspraken i.v.m. normatieve referenties (versie checklist VCA*/VCA **/VCA-P) bevestigt. Hierbij zal hij eveneens de te auditeren activiteiten en afdelingen en het aantal personeelsleden vaststellen. De hoofdauditor (LA) zal ook het verloop van de certificatieaudit uitleggen en de betekenis en gevolgen van eventueel vastgestelde afwijkingen toelichten. Verder zullen een aantal praktische afspraken worden gemaakt. Deze vergadering wordt in principe bijgewoond door de top van het managementteam van de aanvrager. Een kleine vergadering vindt (indien praktisch uitvoerbaar) plaats voor elke te certificeren entiteit. Aan het einde van fase 1 is er een korte briefing met conclusies. U ontvangt een rapport met bevindingen, dit rapport laat u toe om eventueel bijsturingen te doen. In functie van de bevindingen en rekening houdend met de agenda s wordt in onderling overleg de Fase 2 audit ingepland of een vermoedelijk ingeplande datum bevestigd.. Daarbij moet rekening worden gehouden met 3 maanden toepassing van het te certificeren systeem en met de te certificeren entiteiten. Een auditplan met de timing van de verschillende gesprekken of bezoeken aan werven, filialen, wordt vastgelegd. Hierbij dienen de verantwoordelijken of hun vervangers zich te kunnen vrijmaken. Auditgegevens en auditplan worden besproken met de klant en per fax of mail bevestigd aan de verantwoordelijke van de aanvrager HAC I rev.21 dd 6/10/2017 blad 1 van 9

2 3.3 Resultaten Fase 1 audit Stage 1 audit moet nagaan of de stage 2 audit correct zal kunnen gebeuren, hiertoe formuleert de auditor een aantal verbeteringen die dienen uitgevoerd te worden in afwachting van de stage 2 audit, deze lijst is niet limitatief, hij kan dit doen onder vorm van een excellijst of via het auditformatrapport met rode tekst, hierbij wordt niet gestreefd naar volledigheid. De toegemeten audittijd stage 1 laat niet toe om in detail de vaststellingen bij elke minimumeis te onderbouwen. Wanneer zou blijken dat op meer dan één derde van de minimumeisen systeemcorrecties nodig zijn of indien een aantal correcties zo ingrijpend zijn dat opnieuw een twee fasen-benadering nodig is, dit is zo als onvoldoende vaststellingen kunnen meegenomen worden naar het definitief rapport, beslist de auditor om de fase 1 audit (na correcties door de klant) opnieuw uit te voeren. Dit geval komt niet frequent voor maar betekent dat bijkomende (betalende) audittijd nodig is. De auditor communiceert dit duidelijk aan de verantwoordelijke van de klant. 3.4 Tijd tussen Fase 1 en fase 2 audit. De tijd tussen Fase 1 en Fase 2 audit gebruikt u om eventuele opmerkingen bij te sturen. De aanvrager onderneemt in afwachting van de fase 2 audit de nodige acties om documenten aan te passen, het systeem verder ( of bijkomend) toe te passen of andere niet voorgelegde documenten te verzamelen in afwachting van de definitieve verificatie tijdens de fase 2 audit. 3.5 Fase 2 audit De fase 2 audit gaat via gesprekken met verantwoordelijken en medewerkers en via werfbezoeken na of uw systeem correct is begrepen en wordt toegepast. Alle vestigingen worden bezocht, werflocaties, en te bezoeken projecten worden gekozen bij aanvang van de audit; De fase 2 audit wordt afgerond met een eindbriefing en een vertrouwelijk uitgebreid auditrapport met de bevindingen en het toezichtauditplan, Het gedetailleerd rapport geeft sterke en minder sterke aspecten van uw veiligheidssysteem aan en geeft in detail weer op welke wijze (in fase 2) wordt voldaan aan de eisen van de checklist. Waar niet voldaan wordt aan de verplichtingen van de betrokken referentiechecklist is dit weergegeven in afwijkingsrapporten, deze afwijkingen dienen door u te worden rechtgezet vóór overgegaan kan worden tot certificatie. 3.6 NC (afwijkingsrapport) Formulier waarop een afwijking wordt geregistreerd. Naast een uitgebreide positieve rapportage van het veiligheidssysteem die conformiteit met de betrokken checklist aantoont, worden afwijkingen gerapporteerd op het tabblad bevindingen en autorisatie van HAC F. De tekortkomingen en afwijkingen die tijdens de initiële audit in de documentatie en de toepassing van de management systemen zijn geconstateerd zijn vastgelegd in Non Conformities (NC s). Een Non-Conformity is gedefinieerd als: Enige toepassing in een volledig punt voor VCA ontbreekt; Een situatie waarbij niet kan geborgd worden dat het veiligheidssysteem mits enkele correcties zal voldoen aan de gestelde eisen. Dit is het geval wanneer dezelfde afwijking in opeenvolgende audits wordt vastgesteld, er kan worden vermoed dat corrigerende maatregelen nooit afdoende werden toegepast; Een situatie waarin de werking van een veiligheidssysteem niet aanwezig is (b.v. zeer gevaarlijke situatie en verantwoordelijke heeft geen enkele kennis over de wijze waarop hij dient te handelen); De toepassingsperiode voor een of meerdere belangrijke elementen is korter dan 3 maanden. De ongevallenstatistiek voldoet niet aan de criteria; Een of meerdere minimumeisen van een punt in de checklist werden niet doeltreffend toegepast, of een situatie waarbij niet of onvoldoende geborgd is dat het product of de dienstverlening zal HAC I rev.21 dd 6/10/2017 blad 2 van 9

3 voldoen aan de gestelde eisen / Meer dan 7 minimumeisen in verplichte systeemeisen worden niet doeltreffend toegepast; Er zijn minder dan 6 aanvullende vragen positief bevonden(voor VCA**), minder dan 2 aanvullende vragen (voor VCA-P). Een bevinding waar een relatie met een verificatiepunt ontbreekt maar wel een inbreuk betekent op de wettelijke bepalingen; Een Observatie- verbeterpunt is gedefinieerd als: Een bevinding zonder duidelijke bewijsvoering; Een vaststelling die duidelijk de uitzondering vormt op een algemeen toegepaste regel, maar die de auditor toch even wil naar voor halen. Non-Conformities zijn tekortkomingen die moeten opgelost zijn binnen de 13 weken na de audit vóór overgegaan kan worden tot certificatie. Zij moeten worden rechtgezet via het aantoonbaar uitvoeren van corrigerende maatregelen en dienen doeltreffend in toepassing te zijn gebracht. Dit geldt ook voor Non-Conformities uitgereikt bij een toezicht- of hercertificatie-audit. De auditor verifieert steeds of de tekortkoming is rechtgezet. De oplossing van een NC kan door de auditor geverifieerd worden via documenten (bewijsvoering), die de auditklant opstuurt naar HaCeCo of vereist een verificatie ter plaatse door de auditor tijdens een vervolgaudit. De Lead Auditor kan slechts een positief advies uitbrengen voor certificatie van het managementsysteem NADAT de maatregelen, geverifieerd, beoordeeld en geaccepteerd zijn. Observaties hebben geen invloed op het VCA certificatieproces, het zijn geen aantoonbare tekortkomingen tegen de minimumeisen van VCA. Er zijn, althans voor VCA, geen directe acties nodig. Voor een Observatie wordt dan ook geen termijn voor corrigerende maatregelen vastgesteld. 3.7 Verificatie NC s door de auditor Om een certificaat te kunnen bekomen moet het veiligheidssysteem van de auditklant volledig conform zijn met de normatieve referentiedocumenten (VCA-VCU). De auditklant dient zich akkoord te verklaren met de bevindingen in de NC rapporten die in de slotbijeenkomst worden besproken en dient zijn intenties kenbaar te maken naar bijsturing. (Niet akkoord wordt verder behandeld). Op deze basis beslist de LA over de wijze waarop hij de bijsturingen ten gevolge van de NC s zal controleren. Dit kan soms via documenten, mogelijk is een bijkomende auditdag (of halve dag) nodig. Pas na verificatie door de LA en nadat hij vaststelde dat VOLLEDIGE conformiteit met de referentiedocumenten werd bereikt zal hij de organisatie voordragen voor certificatie. Dit betekent dus dat snel verificatie-afspraken dienen gemaakt te worden of documenten dienen overhandigd te worden zodat een certificaat snel uitgereikt kan worden. 3.8 Auditrapport Na afronden van de eindbespreking stelt de Lead Auditor, hierbij bijgestaan door de andere auditors, het definitief auditrapport op. Dit rapport geeft aan dat het toegepaste geauditeerde veiligheidssysteem van de aanvrager conform is met alle criteria die gespecificeerd zijn in het referentiedocument behoudens de uitgereikte NC s. Dit rapport bevat : Algemene gegevens m.b.t. tot de auditreferentie en de aanvrager; Een nauwkeurige beschrijving van de gecertificeerde afdelingen en locaties van de aanvrager; Een verslag m.b.t. de beoordeling van de (bijgestuurde) documentatie dat de conformiteit met de verschillende auditcriteria per vraag aantoont, evenals de verificatie die de auditor hiertoe verrichtte. De definitie van de afwijkingen en de consequenties die deze hebben op het certificatieproces. De vastgestelde afwijkingen en de wijze waarop deze werden rechtgezet en deze rechtzetting werd aanvaard door de Lead Auditor. HAC I rev.21 dd 6/10/2017 blad 3 van 9

4 Dit auditrapport wordt door de Lead Auditor samen met overige interne documenten overgemaakt aan de administratie van HAC uiterlijk binnen de week na de eindbespreking. Indien op dat ogenblik nog geen volledige conformiteit kon worden vastgesteld, zijn NC formulieren bijgevoegd. Het factuur waarin reeds eventuele bijkomende verificaties in rekening werden gebracht, wordt meegestuurd. 3.9 Verificatie door de coördinator Op basis van het auditrapport beslist de Coördinator over de certificeerbaarheid en brengt in dat verband zijn advies uit Certificatiebeslissing Na voordracht door de LA en nadat de coördinator na onderzoek een gunstig advies uitbracht, valt de beslissing tot certificatie indien niets deze beslissing in de weg staat. Deze beslissing wordt genomen door de certificatieraad van HAC op basis van het volledige certificatiedossier met advies van Lead Auditor en Coördinator en bij volledigheid en conformiteit van het dossier Aanmaak, aanmelding en verzending van het certificaat Een van de belangrijke punten hierin is het financiële aspect waarbij de auditklant dient te hebben voldaan aan zijn financiële verplichtingen. Pas na een positieve certificatiebeslissing en na betaling van het factuur wordt : Een registratienummer toegekend; Het certificaat aangemeld bij de toezichthoudende instanties; Het certificaat aangemaakt met vermelding van de datum waarop het certificaat werd toegekend door de certificatieraad.. De geldigheidsduur van het certificaat is vermeld in het certificaat, conform de door Belac en door BeSaCC-VCA gespecificeerde of nominatief vastgelegde termijn. Dit is in principe drie jaar te rekenen vanaf de datum van de initiële audit behoudens andersluidende bepalingen. 4 Toezichtaudits Blijvende conformiteit met de certificatievoorwaarden wordt geborgd via het uitvoeren van toezichtaudits. Het certificaat wordt minimaal opgevolgd zoals gespecificeerd in de offerte, i.e. minimaal één opvolgingsbezoek per jaar. Deze bezoeken worden afgesproken tussen de hiertoe door DHA in opdracht van de door HAC aangeduide auditor en de contactpersoon van de gecertificeerde firma. De toezichtaudits worden vastgelegd in het toezichtauditplan, zij dienen te worden ingepland VÓÓR de periode van 12 maanden (PA1) en 24 maanden (PA2) met als vertrekpunt de einddatum van de initiële audit (dus niet documentaudit). Dit auditplan kan door de LA worden aangepast indien blijkt dat er objectieve redenen hiervoor zijn. Dit wordt met de klant vooraf besproken. Een voorbeeld hiervoor is dat bij seizoensgebonden activiteiten wordt geaudit als deze activiteiten worden uitgevoerd. Indien deze audits niet kunnen worden ingepland zoals voorzien of indien eventuele NC s die uitgebracht werden tijdens de audit niet TIJDIG zoals GEVRAAGD werden afgerond is er een probleem met het behoud van het certificaat (zie verder). Volgende algemene punten worden tijdens een toezichtaudit met speciale aandacht onderzocht en gerapporteerd: Organisatiewijzigingen t.o.v. identificatieformulier onderneming; Wijzigingen in de systeemdocumentatie; Gebruik HAC/VCA/Belac-logo; Klachtenregister van opdrachtgever; Eventuele klachten bij HAC over de betrokken auditklant; Continue verbetering; Herverificatie van de in de vorige audit geverifieerde maatregelen n.a.v. NC s. HAC I rev.21 dd 6/10/2017 blad 4 van 9

5 De auditor(s) voer(en) de audit uit vertrekkende van een toezichtauditplan. Hierbij worden alle mustvragen beoordeeld tijdens de twee tussentijdse audits samen. Bij een VCA**-audit geldt dat de helft van de aanvullende vragen worden beoordeeld tijdens de eerste toezichtaudit, de andere helft bij de tweede toezichtsaudit. Bij VCA-P worden er minstens 2 aanvullende vragen bekeken tijdens de toezichtaudit. Op basis van de geauditeerde **-vragen (en de eerder geauditeerde) wordt het totaal aantal behaalde aanvullende vragen herbekeken en desgevallend een NC geformuleerd. Dit geldt ook voor de controle van het IF-getal (cijfer van ongevallenfrequentie). Ten gevolge van NC s kunnen bijkomende acties worden beslist die kunnen gaan over het nakijken van de documentatie in de kantoren van HAC tot bijkomende onderzoeken bij de gecertificeerde firma. Deze NC s dienen gecorrigeerd te zijn binnen de 3 maanden na theoretische toezichtaudit. Alle beslissingen worden beschreven in een gedocumenteerd verslag dat binnen de maand na de betreffende actie en na betaling van de faktuur overgemaakt wordt aan de gecertificeerde firma. Alle bijkomende onderzoeken vallen ten laste van de gecertificeerde firma. 5 Hercertificatie Hercertificatie gebeurt vóór de datum waarop het certificaat van de auditklant vervalt. Een hercertificatie verloopt op dezelfde wijze als een initiële certificatie. Bij hercertificatie wordt de voorkennis die ontstond en de afspraken gemaakt in eerdere audits in rekening gebracht. Dit vertaalt zich in te besteden auditdagen zoals vastgelegd voor dit hercertificatieproces. Uiterlijk drie maanden vóór het vervallen van het certificaat doet HAC een voorstel tot hernieuwing van het certificaat. Hierbij worden alle bestaande gegevens opnieuw getoetst aan de werkelijkheid. Tijdens de audit moet er zeker voldoende tijd beschikbaar zijn voor het auditeren van specifieke risico s zoals specifieke uitrusting, evenals voor inspecties of controles, specifieke opleiding of kennis van het personeel, etc; Hierbij wordt ook voldoende aandacht besteed aan de ligging van de verschillende locaties en werven. Bij hercertificatie dient ook het handboek opnieuw beoordeeld te worden. HAC gaat ervan uit dat de tijd tussen documentaudit met rapport en hercertificatie-audit ongeveer 6 weken bedraagt. Indien de checklist niet wijzigde kan op vraag van de auditor de documentbeoordeling geïntegreerd worden in de initiële audit. Dit is zeker het geval bij tijdsnood. De tijd tussen documentaudit en hercertificatieaudit kan maar worden aangehouden in de mate dat de resultaten van de documentaudit tijdig bekend zijn met ruimte voor inplanning van de hercertificatie-audit. De hercertificatie-audit wordt op dezelfde wijze uitgevoerd als de initiële audit. Het certificaat geeft bij hercertificatie aan vanaf welke datum het bedrijf (voor de eerste maal) gecertificeerd is. Voor herbeoordeling worden de geleverde prestaties van het systeem tijdens de certificatieperiode beoordeeld. 6 Voorwaarden voor toekenning en behoud van het certificaat 6.1 Voorwaarden voor het toekennen van een certificaat Om in aanmerking te komen voor een certificaat, is het een noodzakelijke voorwaarde te voldoen aan alle minimumeisen van de verplichte vragen dit geldt zowel bij VCA* als bij VCA**. Bijkomende voorwaarde bij VCA** is dat men minimum de helft van de aanvullende vragen () positief moet beantwoorden. Bij VCA-P moet men voldoen aan alle minimumeisen en minimum 2 van de aanvullende vragen positief beantwoord. Indien aan deze voorwaarden voldaan werd, dient de coördinator een beslissing tot certificeerbaarheid te nemen. Vervolgens zal de certificatieraad van. HAC de certificatiebeslissing nemen. De certificatiedatum voor initiële certificatie is de datum waarop het certificatiebesluit werd gedateerd. Deze datum blijft dezelfde als het certificaat steeds behouden blijft. HAC I rev.21 dd 6/10/2017 blad 5 van 9

6 6.2 Handhaving van het certificaat Een HAC certificaat blijft slechts gehandhaafd op voorwaarde dat de gecertificeerde organisatie blijvend handelt conform de voorschriften vastgelegd in het geauditeerde systeem en de veiligheidsdocumentatie op punt houdt en ter beschikking stelt van HAC op haar aanvraag. Elke ingrijpende wijziging in de organisatie of activiteiten dient aan HAC te worden meegedeeld binnen de week nadat ze in voege is getreden. De toezichtaudits dienen te worden uitgevoerd in de voorziene periode overeenkomstig de betekende certificatiebeslissing, d.w.z. dat de opmerkingen ten gevolge van deze audits dienen te zijn opgelost 3 maanden na de inplanningsdatum = initiële auditdatum + 12 m of m. Waar HAC het noodzakelijk acht om, met het oog op het aantonen van blijvende conformiteit, bijkomende, niet geplande toezichtaudits in te plannen en uit te voeren, dient de gecertificeerde organisatie hieraan haar volle medewerking te verlenen. De aan de gecertificeerde organisatie opgelegde corrigerende maatregelen tengevolge van toezichtaudits of naar aanleiding van onjuiste verwijzingen naar de certificatie of het misleidende gebruik van informatie over de certificatie o.m. zoals in reclameboodschappen, catalogussen enz. dienen genomen te worden zoals voorgeschreven. Er dient steeds een correct gebruik van certificaat en LOGO te zijn. Elke ingrijpende verandering in activiteiten of in het gecertificeerde veiligheidssysteem dient door de gecertificeerde onderneming onmiddellijk te worden gemeld aan HAC. Klachten van derden dienen zorgvuldig te worden bewaard en voorgelegd aan de auditor bij de aanvang van de audit. De gecertificeerde organisatie dient correct aan alle financiële verplichtingen ten aanzien van HAC te hebben voldaan en er mogen geen inbreuken zijn op certificatieverplichtingen waarbij door HAC een beslissing tot schorsing of intrekking is genomen. Er dient voldaan te zijn aan alle voorwaarden van handhaving van het certificaat. De hercertificatiebeslissing dient genomen te zijn binnen 3 jaar na de vorige initiële of herbeoordelingsaudit. 7 Mogelijkheid tot verlenging van het certificaat Verlenging van het certificaat wordt niet gedaan. 8 Corrigerende maatregelen, of intrekking van het certificaat 8.1 Corrigerende maatregelen met vermelding van gevolgen Wanneer HAC vaststelt of vermoedt (bijvoorbeeld door een ontvangst van een klacht door derden) dat de gecertificeerde organisatie niet langer voldoet aan alle voorwaarden om het certificaat te voeren, wordt dit probleem door de auditor of enig ander persoon die dit vaststelt doorgegeven aan DHA. DHA zal hiervoor een dossier openen en bezorgen aan de coördinator van het betrokken certificatieproces. Na vaststelling van de inbreuk worden in eerste instantie door de coördinator corrigerende maatregelen opgelegd aan de auditklant binnen een zekere termijn. Daarbij wordt aangegeven welke maatregel(en) HAC zal treffen indien niet kan worden vastgesteld of deze opgelegde maatregelen genomen werden zoals voorzien. De toepassing van de corrigerende maatregelen zal niet beschouwd worden als voleindigd zolang als de efficiëntie ervan niet bewezen is en de nodige veranderingen niet doorgevoerd zijn in de procedures, documenten en registratie. De beslissing hiertoe wordt genomen door de certificatieraad en door de dir. aan de gecertificeerde organisatie in een schrijven betekend. Wanneer verder gesproken wordt over t kan het ook gaan HAC I rev.21 dd 6/10/2017 blad 6 van 9

7 over een beperking van het certificaat tot die afdelingen waarvoor wel conformiteit kon worden aangetoond. Volgende voorzienbare gevallen worden hierin gehanteerd: Een corrigerende maatregel werd niet of niet afdoende toegepast binnen de periode waarin conformiteit dient te worden aangetoond: schrijven met melding dat certificaat zal worden tot op het ogenblik dat terug conformiteit werd aangetoond; Audit kan niet worden ingepland in een periode van maanden (+n12) na de datum van initiële certificatie, zonder objectief vaststelbare reden: mail dat dreigt indien geen conformiteit aangetoond op IA datum +16 maanden (+n12); Audit kan niet worden ingepland binnen IA datum +15 maanden (+n12): één maand vooraf aangetekend schrijven met melding dat certificaat zal worden indien geen conformiteit aangetoond wordt op IA datum +15 maanden (+n12) en terug zal worden geactiveerd op het ogenblik dat terug conformiteit werd aangetoond; Inbreuk vastgesteld op het hanteren van het certificaat of logo zoals onjuiste verwijzingen naar de certificatie of het misleidende gebruik van informatie over de certificatie: aangetekend schrijven met melding van de gevraagde actie en controlemodaliteit of actie gebeurde. Vraag om actie uit te voeren binnen een opgelegde redelijke periode beslist door dir. met afhankelijk van het type inbreuk beslissing om óf onmiddellijk óf vanaf de betekende datum het certificaat s tot conformiteit wordt aangetoond; Onbetaalde factuur van toezichtaudit op 3 maanden na factuurdatum: aanmaning met melding dat indien niet betaald binnen de 15 dagen certificaat zal worden tot op het ogenblik van betaling + 15d Schorsing van het certificaat Een certificaat wordt geschorst indien conformiteit met de certificatie-eisen door HaCeCo niet kon worden vastgesteld binnen de voorziene periode maar indien redelijkerwijze kan verwacht worden dat dit op korte termijn wel het geval zal zijn. Het gaat in elk geval over een overschrijding van de periode waarbinnen conformiteit dient te worden aangetoond en waarbij gevraagde corrigerende maatregelen (zie 2.2) niet werden vastgesteld. Een certificaat kan ook geschorst worden na een beslissing hiervoor tengevolge van misbruik van het logo VCA, of HaCeCo of na een geschreven verzoek van de gecertificeerde firma aan HaCeCo. De beslissing tot schorsing wordt genomen door de certificatieraad van HaCeCo. Een schorsing wordt aan de gecertificeerde organisatie meegedeeld door middel van een aangetekend schrijven dat ondertekend wordt door dir., hierin wordt ook vermeld onder welke omstandigheden de intrekking volgt. Deze schorsing wordt door DHA aangepast op website van BeSaCC-VCA. Eventueel beroep tegen schorsing is niet opschortend Intrekken van het certificaat Een certificaat kan enkel in de volgende gevallen door HAC worden ingetrokken na beslissing door de certificatieraad: Na een geschreven verzoek van de gecertificeerde firma aan HAC; Indien de gecertificeerde firma niet blijvend voldoet aan de voorwaarden die gesteld zijn in het certificaat en er geen rechtzetting te verwachten is op korte termijn en na vaststelling hiervan door de VCA coördinator; Na een herhaalde inbreuk tegen één van de verplichtingen verbonden aan of weigering tot rechtzetting van een inbreuk tegen het certificaat. Een intrekking wordt aan de gecertificeerde organisatie meegedeeld door middel van een aangetekend schrijven dat wordt ondertekend door de Dir. waarna de originele certificaten dienen teruggestuurd te worden. Intrekking op initiatief van HAC is steeds voorafgegaan door en conform de hierin gespecificeerde voorwaarden. Tegen intrekking kan beroep worden aangetekend door de gecertificeerde firma. Dit is duidelijk vermeld in de betekening. Dit beroep is opschortend voor intrekking, het certificaat blijft in afwachting. 9 Klachten, bezwaar en beroep Klachten, beroep/bezwaar en betwistingen moeten om geldig te zijn steeds in eigen naam gebeuren en er moet een rechtstreekse betrokkenheid zijn van de klager of de organisatie waartoe hij behoort. Voor auditklanten dient de klacht/beroep of bezwaar/betwisting uit te gaan van degene die de onderneming mag binden zoals aangeduid op het inlichtingenformulier of zijn vervanger. HAC I rev.21 dd 6/10/2017 blad 7 van 9

8 Voor derden dient deze klacht te gebeuren door een verantwoordelijke. Wanneer klachten betrekking hebben op de gedragingen van een auditklant, dient er een duidelijke vorm van materiele of immateriële schade te zijn in hoofde van de klager, veroorzaakt door de auditklant. 9.1 Klachten Klachten dienen schriftelijk en aangetekend te gebeuren binnen de 15 kalenderdagen na het ongenoegen naar de directie HAC. De motivatie voor de klacht dient in klaagschrift voldoende beschreven te zijn en het klaagschrift moet voorzien zijn van een dagtekening, naam en handtekening van de klager. De Dir. van HAC handelt de klacht af en heeft hiervoor 45 kalenderdagen. 9.2 Bezwaar-beroep Beroep/bezwaar dient betekend te worden ten hoogste 7 kalenderdagen na de betekening van de afhandeling of na het antwoord van de klacht. Dit moet eveneens schriftelijk en aangetekend gebeuren naar de directie HAC met expliciete vermelding of de betrokkene wil gehoord worden. Elke belanghebbende kan bezwaar aantekenen tegen een beslissing van HAC. Om ontvankelijk te zijn, moet elk bezwaar betekend worden met een aangetekend schrijven. Bezwaren/beroep worden behandeld door de Beroepscommissie. De Beroepscommissie wordt binnen de 8 kalenderdagen op de hoogte gebracht van het beroep/bezwaar. Deze commissie vergadert telkens hiertoe aanleiding is maar maximaal 6 maal per jaar. Deze commissie zullen zowel HAC als de eiser het recht hebben om vertrouwelijk gehoord te worden. De Beroepscommissie kan ook elke andere relevante persoon horen. Elke betrokkene zal een week vooraf geïnformeerd worden over tijd en plaats van de vergadering. De Beroepscommissie neemt een besluit binnen de twee weken na haar zitting. Deze termijn kan eenmalig met één maand worden verlengd. In geval van verlenging van de behandeltermijn wordt de indiener hiervan vóór het verstrijken van de oorspronkelijke termijn schriftelijk op de hoogte gesteld. De beslissing van de Beroepscommissie zoals medegedeeld door de voorzitter wordt door de voorzitter van de commissie aan beide partijen betekend. Gedurende de hele procedure van beroep blijven de besluiten waartegen beroep wordt aangetekend gelden. Beslissingen naar aanleiding van het bezwaarschrift worden schriftelijk medegedeeld aan de kandidaat, met motivatie van de genomen beslissing binnen de week na ontvangst van de conclusies van de Beroepscommissie. 9.3 Betwisting Een betwisting (enkel mogelijk na uitputting van klachten en/of beroepsprocedure) dient eveneens gericht te worden aan de directie HAC binnen de 30 dagen na het officiële antwoord van het bezwaar/beroep. Deze betwisting wordt door HAC overgemaakt aan Uitvoerende Comité van Deskundigen. Dit comité beslist autonoom. Betwisting is niet opschortend voor een eerdere beslissing. HAC I rev.21 dd 6/10/2017 blad 8 van 9

9 10 Wijzigingen in het certificatiereferenties of in certificatievoorwaarden In principe blijven de normatieve eisen gehandhaafd gedurende de volledige geldigheidsperiode van het certificaat. Toch is het denkbaar dat op initiatief van BeSaCC-VCA of Belac de certificatievoorwaarden voor een bestaande klant veranderen, of HaCeCo voert een verandering in als consequentie van haar verplichtingen (b.v. opm. van Belac of UcvD of adviesraad). De nieuwe voorwaarden, voorschriften en timing voor invoering worden maar van kracht na goedkeuring door de adviesraad. Ze worden doorgegeven aan de gecertificeerde instelling (zie HAC P) met alle toepassingsmodaliteiten. De regels van (bijkomende) opvolging maken hier deel van uit. Indien bijkomende audits in te plannen zijn gebeurt dit in overleg met auditors. In deze gevallen kan de gecertificeerde instelling beslissen om al dan niet de nieuwe certificatievoorwaarden te aanvaarden of eventueel te kiezen voor een nieuw certificatietraject. De communicatie m.b.t. de publicatie en aanmelding gebeurt door DHA. Wijzigingen in referentiedocumenten worden doorgevoerd in het hiertoe voorziene vak van de website van HaCeCo. DHA ziet hierop toe. HAC I rev.21 dd 6/10/2017 blad 9 van 9