Certificatiemethode voor systemen

Transcriptie

1 Certificatiemethode voor systemen 1- Doel Beschrijving van het verloop van de certificatie van systemen van organisaties door PME Cert nv. 2- Toepassingsgebied Certificatie van kwaliteitsmanagementsystemen en van VGM-beheersystemen (Veiligheid, Gezondheid, Milieu). 3- Referentiesystemen De recentste versies van de internationale, Europese of nationale normen/referentiesystemen: ISO 9001 VCA* /**/Petrochemie OHSAS EN NBN EN ISO/IEC en BELAC Certificatieprocedure De certificatieprocedure voor systemen verloopt in verschillende fasen (zie bijlage 1) Certificatieaanvraag De organisatie, die is geïnteresseerd in de certificatie van haar systeem, dient daartoe een aanvraag in bij PME Cert nv. De aanvraag wordt door PME Cert nv geregistreerd, die op haar beurt de organisatie een Offerteaanvraag stuurt. De organisatie vult de aanvraag in en sluit er de documenten bij waarin de organisatiestructuur en de activiteiten worden toegelicht. PME Cert nv kan tevens een medewerker naar de betrokken organisatie sturen om alle benodigde gegevens in te zamelen en om haar diensten toe te lichten. Zodra alle informatie is gekend, wordt het benodigde aantal mandagen geraamd, waarbij rekening wordt gehouden met de BELAC-richtlijnen en/of de procedures van PME Cert nv. De offerte wordt in detail uitgewerkt en overgemaakt aan de betrokken organisatie. De offerte vermeldt de toepasselijke norm, de bij de certificatie betrokken entiteit(en), het overeenkomstige toepassingsgebied, de audittijd en de kosten. VCA-certificatie is slechts mogelijk als het VGMbeheersysteem al minstens drie maanden is geïmplementeerd. Om te bestellen, ondertekent de organisatie het formulier Bestelbon en stuurt ze dat document terug naar PME Cert nv. De organisatie dient zich ook akkoord te verklaren met het certificatiereglement en de certificatiemethode voor systemen in bijlage bij de huidige bestelbon Voorafgaande audit De voorafgaande audit is optioneel. Die audit kan op verzoek van de organisatie worden uitgevoerd met het oog op het aanreiken van een algemeen overzicht met betrekking tot het conformiteitsniveau van het systeem ten opzichte van de vereisten van het referentiesysteem. Er worden dan een auditplan, een datum en een auditplaats vastgelegd in overleg met de betrokken organisatie. Het auditteam wordt samengesteld volgens de vereiste kwalificaties. DOC 05 Versie 9 Pagina 1/6

2 De resultaten van de voorafgaande audit worden in een verslag neergeschreven. Aan de hand van dit verslag kan de organisatie de corrigerende acties bepalen die nodig zijn alvorens over te gaan tot de certificatie-audit Certificatie-audit PME Cert nv bevestigt de ontvangst van de huidige bestelbon. De samenstelling van het auditteam wordt bepaald volgens de vaardigheden van de auditors. Afhankelijk van de omvang en de complexiteit van de organisatie, wordt het auditteam samengesteld uit een of meerdere auditors: een hoofdauditor (verantwoordelijke), een of meerdere auditoren (systeemdeskundigen) en een technisch expert (technische vaardigheid). De verschillende vaardigheden kunnen bij een enkele persoon berusten. Het auditplan, voor stap 1 van de certificatie-audit, wordt aan de organisatie meegedeeld. Het plan omvat de processen, de geauditeerde functies, de datum, het uurschema en het auditteam. In dit plan wordt ook vermeld dat de organisatie haar handboek/de context en het toepassingsgebied /haar procedures/ haar risicoanalyse / haar directiebeoordeling / haar processen/haar organigram / haar functiebeschrijvingen minstens twee weken voor de vastgestelde datum van de audit aan PME Cert nv moet bezorgen. Het auditteam neemt bij de voorbereiding van de audit kennis van die documenten. Het auditteam gaat vervolgens naar de organisatie. Tijdens de openingsvergadering licht het auditteam het verloop van de certificatie nogmaals toe en stelt het zichzelf voor. Het auditteam overloopt de documentatie en controleert dat het systeem werd geïmplementeerd (vastgelegd beleid, geïdentificeerde procedures, analyse van de risico s en kansen van de processen, sterke en zwakke punten van gedefinieerde processen, gedefinieerde doelstellingen, en interne audits, evenals geplande en uitgevoerde management reviews, tevredenheid van de klanten, klachtenafhandeling, naleven van de wettelijke eisen en reglementering). Het is de bedoeling van deze audit om zich ervan te vergewissen dat aan alle eisen van het referentiesysteem werd tegemoetgekomen. Deze audit gebeurt in hoofdzaak in aanwezigheid van de systeemverantwoordelijke. De checklist van de audit wordt verder aangevuld. De auditmatrix en het plan voor stap 2 van de certificatie-audit worden opgesteld. Bij de slotvergadering wijst het auditteam op de tekortkomingen die moeten worden bijgestuurd voor stap 2 van de certificatie-audit. Er wordt een verslag opgesteld dat aan de organisatie wordt gestuurd met de bevestiging van het auditplan voor stap 2 van de certificatie-audit (processen, geauditeerde functies, datum, uurschema en auditteam). Bij VCA certificatie wordt het auditverslag vervangen door de lijst van opmerkingen en nonconformiteiten die tijdens de slotvergadering aan de systeemverantwoordelijke wordt voorgelegd. Stap 2 van de certificatie-audit begint met een openingsvergadering waarin het auditplan wordt bevestigd en het auditteam wordt voorgesteld. Tijdens stap 2 van de certificatie-audit gaat het auditteam na of het systeem dat is beschreven in het handboek / de context en het toepassingsgebied, de risicoanalyse, de procedures, de processen, de functieomschrijvingen en het organigram effectief zijn geïmplementeerd en of ze efficiënt zijn. Dat gebeurt op basis van interviews. Tijdens de slotvergadering zet het auditteam zijn indruk uiteen en worden de positieve en negatieve punten opgesomd (niet-conformiteiten en opmerkingen) die tijdens de audit werden vastgesteld. Die laatste worden overgenomen op de lijsten van niet-conformiteiten en opmerkingen die aan de verantwoordelijke voor het systeem worden overhandigd in overleg met hem. Tot slot maakt het auditteam zijn aanbevelingen. DOC 05 Versie 9 Pagina 2/6

3 In aansluiting op de audit stelt het auditteam een verslag op. Dit verslag omvat de beschrijving van de organisatie, het toepassingsgebied van de certificatie, de samenvatting van de doorgelichte procedures en van de geïnterviewde personen, de niet-conformiteiten en de opmerkingen, suggesties voor verbetering, het besluit en de aanbevelingen van het auditteam. Het VCA auditverslag bevat ook de ongevallenstatistieken. Bij een VCA certificatie worden tevens de mustvragen en aanvullende vragen opgenomen in het verslag en worden de aanbevelingen door de VCA coördinator overgemaakt aan de hand van dit verslag. Indien er niet-conformiteiten werden vastgesteld en vermeld, verwijst het auditverslag naar het door de organisatie voorgestelde actieplan om die bij te sturen. Niet-conformiteiten worden opgesplitst in major non-conformiteiten en minor niet-conformiteiten : - Major niet-conformiteit: Onvoldoende voldoen aan een eis van het managementsysteem en zo de werking van het kwaliteitssysteem beïnvloed. Bijvoorbeeld: - ontbreken van essentiële documentatie of het niet implementeren van een of meerdere eisen van het referentiesysteem; - ernstige tekortkomingen met betrekking tot de specifieke eisen van het referentiesysteem; - niet-aangepast plan of ontbreken van een plan of van middelen om de vooropgestelde doelstellingen of enig ander verhoopt resultaat te bereiken; - opeenstapeling van minor niet-conformiteiten die de efficiëntie van het systeem op de helling zetten. - Minor niet-conformiteit: Onvoldoende voldoen aan een eis van het managementsysteem maar zo de werking van het kwaliteitssysteem niet beïnvloed. Bijvoorbeeld: - niet complete documentatie of implementatie van een of meerdere eisen van het referentiesysteem die echter de werking van het systeem niet in het gedrang brengen; - een tekortkoming die echter de goede werking van het systeem niet in het gedrang brengt; - ontbreken van de bewijzen van de conformiteit van een deel van het systeem ten aanzien van het referentiesysteem; - opeenstapeling van opmerkingen die de goede werking van het systeem niet in het gedrang brengt. De organisatie krijgt twee weken de tijd om haar actieplan voor te leggen. Bij major niet-conformiteiten wordt de efficiency van het actieplan tijdens een herzieningsaudit door PME Cert nv getoetst binnen een periode van drie maanden. De tweede fase van de certificatieaudit moet hernomen worden indien de major nietconformiteit niet is afgesloten binnen de 6 maanden na de laatste auditdag van fase 2. De organisatie heeft 4 maanden de tijd om de actieplannen met betrekking tot minor nietconformiteiten uit te rollen. De efficiëntie van de plannen wordt getoetst tijdens de volgende opvolgingsaudit. Bij VCA wordt er geen onderscheid gemaakt tussen major niet-conformiteiten en minor nietconformiteiten. Ze worden stuk voor stuk behandeld als major niet-conformiteiten. DOC 05 Versie 9 Pagina 3/6

4 Opmerkingen zijn punten die een zwakte van of risico voor het systeem inhouden. Ze brengen de certificatieproces echter niet in het gedrang. De organisatie heeft 6 maanden de tijd om de actieplannen met betrekking tot opmerkingen uit te rollen. De efficiëntie van de plannen wordt getoetst tijdens de volgende opvolgingsaudit. Opmerking: Stap 1 en 2 van de certificatie-audit kunnen eventueel tegelijk worden uitgevoerd. Het auditverslag is eigendom van de organisatie Herzieningsaudit Bij major niet-conformiteit wordt een extra audit gepland. Het auditteam controleert de efficiency van de door de organisatie uitgerolde actieplannen Certificatiebesluit De hoofdauditor bereidt het certificatiedossier voor (auditverslag, lijsten met niet-conformiteiten en opmerkingen, de certificatiebeslissing, het plan voor de volgende opvolgingsaudit) dat zal worden voorgelegd aan het certificatiecomité van PME Cert nv. Het certificatiecomité bestaat uit de afgevaardigd bestuurder van PME Cert nv, de planner van de audits en indien nodig een technische auditor. Bij VCA certificatie wordt het certificatiedossier voorbereid door de VCA coördinator, die eveneens zetelt in het Certificatiecomité. Het Certificatiecomité komt minimaal een keer per maand in vergadering samen. Het Comité onderzoekt alle dossiers die haar worden voorgelegd. Indien nodig kan het Certificatiecomité vragen stellen aan het betrokken auditteam. Voor ieder dossier apart beslist het Certificatiecomité om een certificaat toe te kennen of de certificatie te weigeren en omkleedt de beslissing ook steeds met redenen. Certificatie wordt slechts toegewezen wanneer: - duidelijk blijkt dat het systeem is geïmplementeerd, efficiënt is en wordt onderhouden, dat het de mogelijkheid biedt om de doelstellingen te bereiken, voldoet aan de eisen van de norm en de van kracht zijnde reglementeting; - alle major niet-conformiteiten werden bijgestuurd; - de minor niet-conformiteiten van ondergeschikt belang de werking van het systeem niet in het gedrang brengen en de inherente actieplannen pertinent zijn; - de auditors deskundig zijn; - de duur van de audit ter plaatse volstaat; - alle procedures van PME Cert nv werden nageleefd. Bij VCA certificatie mogen er geen niet-conformiteiten zijn vastgesteld. Op alle mustvragen moet een positief antwoord komen evenals minimaal op 6 van de 14 aanvullende vragen voor een VCA en minimaal 2 van de 4 aanvullende vragen voor een VCAC petrochemie. Wanneer de certificatie wordt toegestaan, wordt het certificaat opgesteld op datum van de vergadering van het Certificatiecomité en ondertekend door de afgevaardigd bestuurder. Het auditverslag, de certificaten en de logo s worden naar de betrokken organisatie gestuurd. De certificaten worden uitgereikt voor een periode van drie jaar min een dag vanaf de vergaderdatum van het Certificatiecomité. DOC 05 Versie 9 Pagina 4/6

5 4.6- Opvolgingsaudit Er worden geregeld, en minimaal een keer per jaar, opvolgingsaudits georganiseerd om: - te bepalen of het handboek/de context en het toepassingsgebied/de risicoanalyse/haar procedures/haar processen/haar organigram/haar functiebeschrijvingen wijzigingen hebben ondergaan door veranderingen binnen de organisatie en ze te controleren; - de actieplannen in aansluiting op niet-conformiteiten van de vorige audit te controleren; - de uitgerolde acties in aansluiting op opmerkingen van de vorige audit te controleren; - de correcte toepassing van de fundamentele vereisten van het referentiesysteem (onderzoek naar klachten in verband met de certificatie, onderzoek van klantenklachten, klantentevredenheidsanalyse, registratie van niet-conformiteiten, opvolging van corrigerende en preventieve acties, organiseren van interne audits, organisatie van management reviews, toepassing van het beleid, uitzetten van de doelenstellingen en kwaliteitsindicatoren, werking van de procedures, ) te controleren; - via steekproeven de conformiteit van de procedures te controleren ten opzichte van de eisen van het referentiesysteem; - het gebruik van het certificaat en van de logo s te controleren. De eerste opvolgingsaudit moet binnen 12 maanden na de certificatie-audit worden uitgevoerd. Het verloop van de opvolgingsaudits is identiek aan dat van de certificatie-audit. Na elke opvolgingsaudit wordt een verslag opgesteld. Bij niet-bevredigende resultaten die van dien aard zijn dat ze de werking van het systeem in het gedrang zouden kunnen brengen, kunnen er maatregelen worden getroffen die kunnen leiden tot de opschorting en zelfs de intrekking van het certificaat. In onderstaande gevallen kunnen extra audits (herzieningsaudits) worden gepland: - Ingrijpende wijzigingen van het systeem (nieuwe activiteiten, nieuwe producten, ); - Opschorting als gevolg van major niet-conformiteiten die tijdens de opvolgingsaudits werden vastgesteld; - Klachten van derden. Wanneer tijdens de herzieningsaudits blijkt dat de tekortkomingen met betrekking tot de normeisen niet werden bijgestuurd, kan worden overgegaan tot de intrekking van het certificaat of de inperking van de certificatieperimeter Hercertificatie-audit Aan het eind van de geldigheidsperiode van een certificaat kan worden overgegaan tot de verlenging ervan. De hercertificatieproces is vergelijkbaar met de eigenlijke certificatie. In het programma wordt dan rekening gehouden met de verworven kennis van het systeem, de complexiteit, het efficiëntieniveau en de resultaten van de vorige audits. De hercertificatie-audit met inbegrip van de vergadering van het Certificatiecomité moet voor de vervaldatum van het certificaat worden uitgevoerd. DOC 05 Versie 9 Pagina 5/6

6 Bijlage 1 Certificatie cyclus Verloop Jaar Geïnteresseerde organisatie Certificatie aanvraag Voorafgaande audit Certificatie-audit stap 1 Certificatie-audit stap 2 Certificatiecomité Certificatie besluit nee Herzieningsaudit 0 ja Opvolgingsaudits 1 2 Hercertificatie-audit 3 DOC 05 Versie 9 Pagina 6/6