Certificatiereglement Hobéon Certificering- Archeologie

Transcriptie

1 Certificatiereglement Hobéon Certificering- Archeologie 1. Inleiding Dit certificatiereglement beschrijft de werkwijzen en procedures met betrekking tot het certificatieonderzoek op basis van de eisen van de Beoordelingsrichtlijn (BRL) SIKB 4000 Archeologie, versie (hierna te noemen de BRL ). De BRL is bepalend (normgevend) en deze is terug te vinden op de website van SIKB ( Tevens is het kwaliteitssysteem van Hobéon van toepassing. 2. Begripsbepaling Auditor Persoon die bezit over de vereiste competenties en vaardigheden om een audit uit te voeren. BRL Beoordelingsrichtlijn SIKB 4000 Archeologie, versie (hieronder valt de Kwaliteitsnorm Nederlandse Archeologie KNA- versie ). Technisch expert Persoon die specifieke kennis of expertise aan het auditteam toevoegt zoals geformuleerd als eis aan het personeel van een certificatie-instelling in de BRL 4000 SIKB Archeologie. Deze kennis is gerelateerd aan de organisatie, het proces of werkzaamheden die geaudit worden. Ook wel extern deskundige genoemd. Voor overige begrippen wordt verwezen naar de Algemene voorwaarden Hobéon Groep en Certificatieovereenkomst Hobéon Certificering - Archeologie versie januari In de navolgende tekst wordt Hobéon Certificering afgekort tot Hobéon en Certificatieovereenkomst Hobéon Certificering Archeologie tot certificatieovereenkomst. 3. Certificatiepersoneel 3.1 Algemeen Bij het certificatie-onderzoek zijn medewerkers van Hobéon betrokken. Het auditteam bestaat uit medewerkers van Hobéon en in de meeste gevallen extern deskundigen (vakdeskundige auditoren), in de archeologie technisch experts genoemd. 3.2 Geheimhouding en vertrouwelijkheid Alle informatie en documenten die aan medewerkers van Hobéon worden voorgelegd, wordt door Hobéon behandeld als vertrouwelijk. Hobéon geeft alleen informatie af naar derden of maakt informatie openbaar na schriftelijke toestemming van de opdrachtgever/certificaathouder. Hobéon heeft zoals elke organisatie, een wettelijke meldingsplicht met betrekking tot misstanden. Hobéon Certificatiereglement Hobéon Certificering Archeologie CE REG

2 Alle medewerkers van Hobéon, alsmede de extern deskundigen die door Hobéon in het auditproces worden ingezet hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van informatie van de opdrachtgever. 3.3 Onpartijdigheid en onafhankelijkheid Auditoren die in het auditproces worden ingezet door Hobéon, zowel medewerkers van Hobéon als de technisch experts, dienen onafhankelijk en onpartijdig te zijn, en te oordelen, ten opzichte van de opdrachtgever. De onafhankelijkheid en onpartijdigheid wordt voorafgaand aan iedere audit gecontroleerd bij de technisch experts en bij de opdrachtgever. Uitgangspunten bij de onpartijdigheid en onafhankelijkheid zijn dat auditoren en technisch experts in de drie jaar voorafgaand aan een audit geen werkzaamheden uitgevoerd hebben voor de te beoordelen organisatie en geen persoonlijke relaties hebben met het personeel van de te beoordelen organisatie. 3.4 Selectiecriteria m.b.t. kennis en ervaring auditteam Auditoren van Hobéon, als ook de externe deskundigen voldoen aan de eisen aan kennis en ervaring uit de BRL. Aanvullend daarop heeft Hobéon een eigen set aan selectiecriteria voor extern deskundigen. Die bestaan er uit dat de extern deskundigen in bezit zijn van een gedegen kennis en ervaring in het betreffende vakgebied, beschikken over gezag en overzicht en in staat om kritisch te observeren, verbanden te leggen en te analyseren. Tevens is de extern deskundige in staat te communiceren op verschillende niveaus binnen de organisatie en kan helder en beknopt rapporteren. Deze eisen zijn vastgelegd in het kwaliteitssysteem van Hobéon. Lead auditoren van Hobéon zijn daarvoor gekwalificeerd. Extern-deskundigen worden alleen ingezet onder leiding van een ervaren lead-auditor van Hobéon. 3.5 Evaluatie van certificatiepersoneel Auditoren van Hobéon, overige medewerkers van Hobéon die betrokken zijn bij het certificatieproces en externe deskundigen worden door Hobéon periodiek beoordeeld volgens een vaste set beoordelingscriteria. Ook kan periodiek een beoordelaar van Hobéon aan het auditteam worden toegevoegd om het auditteam te beoordelen. 4. Werkwijze certificatie-onderzoeken 4.1 Aanvraag Certificatie Een organisatie die zich wil laten certificering doet bij Hobéon een aanvraag voor een certificatieonderzoek. Er wordt een offerte gemaakt. Bij de offerte worden als bijlagen meegestuurd de Certificatieovereenkomst Hobéon Certificering- Archeologie, dit certificatiereglement en de Algemene Voorwaarden van de Hobéon Groep. De getekende offerte wordt teruggestuurd naar Hobéon. Met ondertekening van de offerte verklaart de klant zich tevens akkoord met de bijlagen. Daarna vindt een intakegesprek plaats. Daarin wordt met de organisatie bepaald/besproken: Informatie en werkwijze rond het certificatie-onderzoek. o zaalruimte; Hobéon Certificatiereglement Hobéon Certificering Archeologie CE REG

3 veiligheidscondities. o De scope van het certificaat (de protocollen waarvoor de organisatie zich wil laten certificeren). In kaart brengen op hoeveel en welke vestigingen het certificaat betrekking heeft. Naam en gegevens van de contactpersoon. Vaststellen of de organisatie wel/niet ISO-9001 gecertificeerd is. Inzet en onpartijdigheid van de leadauditor en van technisch experts. Informatie over eventuele uitbestedingen voor zover die van belang zijn voor de certificatie. Informatie over eventuele assistentie (consultancy) die de organisatie ontving bij het opstellen van het kwaliteitsmanagementsysteem. Toelichting op de eisen uit de BRL. Indien mogelijk: aanlevering inhoudelijke stukken van de te beoordelen KNA protocollen. Op het ingevulde formulier Vooronderzoek Archeologie is deze informatie terug te vinden. Dit formulier wordt door de klant ondertekend en aan Hobéon geretourneerd. Met bovenstaande informatie stelt Hobéon zeker dat: De informatie over de te certificeren organisatie en de informatie met betrekking tot het proces voor Hobéon voldoende is voor het uitvoeren van een audit. De certificatie-eisen voor de te certificeren organisatie duidelijk zijn. Elk bekend verschil in de gebruikte begrippen tussen de te certificeren organisatie en Hobéon is weggenomen. Hobéon de competenties heeft en in staat is om het certificatieonderzoek uit te voeren. De scope van certificatie is bepaald. De locatie(s) van de te certificeren organisatie bekend zijn. Toegang tot de documenten, actoren en het onderzoeksproject geborgd is. Alle communicatie en documenten zijn in de Nederlandse (of Engelse) taal. Daarna begint het certificatie-onderzoek. 4.2 Samenstellen auditteam en afspraak initieel certificatieonderzoek Er wordt een datum afgesproken voor het initieel certificatieonderzoek. Hobéon maakt een (concept) auditplan en stelt een auditteam samen. Dit moet voldoen aan de eisen aan onafhankelijkheid en expertise. Het auditteam bestaat uit een lead-auditor van Hobéon en een of meer externe deskundigen. Bij de externe deskundigen wordt nagegaan of ze voldoen aan de eis m.b.t. onafhankelijkheid ten opzichte van de te certificeren organisatie. Hobéon treedt altijd in overleg met de te certificeren organisatie om te verifiëren of het auditteam voor de organisatie ook voldoet aan de criteria van expertise en onafhankelijkheid voldoet. Als de te certificerende organisatie bezwaren tegen het auditteam heeft kan zij dit aangeven. Hobéon zal dan een ander auditteam voorstellen. De criteria van expertise en onafhankelijkheid blijven daarbij leidend. De afspraak voor het initieel certificatieonderzoek wordt ruim van te voren gemaakt. Het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) van de organisatie dient operationeel te zijn. Voor de eisen aan het KMS van de BRL 4000 Archeologie, versie geldt een overgangsregeling. Zie hiervoor paragraaf 3.1 van de BRL. Een maand voor het initieel certificatieonderzoek stelt Hobéon in overleg met de organisatie het auditplan vast en stuurt hiervan een definitieve versie Hobéon Certificatiereglement Hobéon Certificering Archeologie CE REG

4 op. Ook wordt aangegeven welke inhoudelijke stukken van de te beoordelen KNA protocollen door de organisatie ter voorbereiding op de audit aan Hobéon worden opgestuurd. 4.3 Documentatiebeoordeling Voor de documentatiebeoordeling (deel A. Beoordeling documentatie, kwaliteitsmanagementsysteem ) dient de organisatie een maand voorafgaand aan de audit aan Hobéon toe te sturen: het kwaliteitsmanagementsysteem/handboek en inhoudelijke stukken van de te beoordelen KNA protocollen. De documentatiebeoordeling vindt plaats voorafgaand aan de audit op kantoor van Hobéon. Tijdens de beoordeling wordt onderzocht of er binnen de organisatie een kwaliteitsmanagementsysteem functioneert dat betrekking heeft op het toepassingsgebied van de BRL; of de eisen uit deze BRL en protocollen herleidbaar zijn vastgelegd in het kwaliteitshandboek, en of deze procedures en werkwijzen voldoen aan de eisen die hieraan in de BRL gesteld worden. Ook wordt gecontroleerd of de actoren die binnen de organisatie werkzaam zijn voldoen aan de competentie-eisen, d.m.v. raadpleging van het Actorregister Archeologie. 4.4 Initieel certificatieonderzoek Toelichting: Voor het initieel certificatieonderzoek maakt de BRL een onderscheid in de auditsystematiek voor de wettelijk verplichte protocollen 1 en de niet wettelijk verplichte protocollen. Omdat een organisatie de gravende- dan wel borende activiteiten van de wettelijk verplichte KNA protocollen niet mag uitvoeren zonder certificaat wordt het initieel certificatieonderzoek voor deze protocollen in twee delen uitgevoerd. Er wordt er eerst een onderzoek uitgevoerd naar het KMS en de stappen die niet met het daadwerkelijke opgraven te maken hebben 2. Als die aan de eisen van de BRL en de KNA voldoen wordt een certificaat onder voorbehoud afgegeven. Daarmee mag de organisatie veldwerk uitvoeren. Binnen één jaar na afgifte van het certificaat dient veldwerk beoordeeld te worden (tweede auditdeel van het initieel certificatie onderzoek). Indien het auditteam tot een positief oordeel komt kan de certificatiebeslisser het certificaat omzetten in een definitief certificaat. De afgiftedatum blijft gelijk. NB: Het initieel certificatie onderzoek voor de niet wettelijk verplichte KNA verplichte protocollen kan in één audit beoordeeld worden. Indien een organisatie een certificaat aanvraagt voor zowel wettelijk verplichte protocollen als niet wettelijk verplichte protocollen kan het initieel certificatieonderzoek voor de wettelijk verplichte protocollen in de praktijk samenvallen met het onderzoek voor het certificaat onder voorbehoud voor de wettelijk verplichte protocollen Initieel onderzoek certificaat onder voorbehoud (wettelijk verplicht gecertificeerde protocollen) Voor de protocollen waarvoor certificering wettelijk verplicht is (protocollen 4004 Opgraven en 4003 Inventariserend veldonderzoek, onderdelen proefsleuven en overig ) wordt het initieel certificatieonderzoek in twee delen uitgevoerd. 1 De wettelijk verplichte KNA protocollen Landbodems: 4004 Opgraven en 4003 Inventariserend veldonderzoek, onderdelen proefsleuven en overig en de KNA protocollen Waterbodems: Inventariserend veldonderzoek protocol 4103, onderdeel Opwater; onderdeel Onderwater-verkennend; onderdeel Onderwater-waarderend; en protocol 4104 Opgraven; Protocol 4107 Archeologische begeleiding. 2 Dit alleen indien beschikbaar; bijvoorbeeld deelproces 1. PVA. Als er nog geen producten (bv een PvA) beoordeeld kunnen worden die conform KNA 4.0 geschreven zijn wordt de beoordeling van het certificaat onder voorbehoud alleen uitgevoerd o.b.v. het KMS. Het meest efficiënt, en streven van Hobéon, is om het onderzoek voor het certificaat onder voorbehoud voor protocol 4004 deel uit te laten maken van het initieel certificatieonderzoek voor de protocollen 4001, 4002, Hobéon Certificatiereglement Hobéon Certificering Archeologie CE REG

5 a. Er wordt er eerst een onderzoek uitgevoerd ten behoeve van een certificaat onder voorbehoud. Tijdens dit initieel certificatieonderzoek beoordeelt Hobéon of de aanvrager aan de eisen van de BRL en de protocollen op basis waarvan de organisatie een certificaat wenst voldoet. Indien een organisatie beschikt over meerdere vestigingen wordt de hoofdvestiging eerst de beoordeeld. Zo kort mogelijk na de beoordeling op de hoofdvestiging wordt/worden de andere vestigingen beoordeeld. In de audit wordt beoordeeld: het KMS en de stappen die niet met het daadwerkelijke opgraven te maken hebben. Deel B Beoordeling implementatie van eisen op de vestiging uit de BRL wordt op alle vestigingen beoordeeld. De te beoordelen organisatie zorgt ervoor dat de directie en alle in de audit te beoordelen actoren, aanwezig en beschikbaar zijn en dat alle te beoordelen protocollen daadwerkelijk beoordeeld kunnen worden. Tijdens deel B van de audit worden de eisen uit de BRL en de KNA beoordeeld door inzage van procedures, gesprekken met medewerkers en indien mogelijk 3 door beoordeling van projecten op de betreffende vestiging. Aan het einde van het initieel onderzoek ten behoeve van een certificaat onder voorbehoud, tijdens de slotbijeenkomst, brengt de lead-auditor mondeling verslag uit aan de directie van: (1) bevindingen; (2) het positieve of negatieve certificatieadvies (3) bespreking van de -eventueelgeconstateerde afwijkingen. De bevindingen, het certificatieadvies en de eventueelgeconstateerde afwijkingen worden in een rapportage verwerkt en beargumenteerd. Binnen ca. vier weken ontvangt de te beoordelen organisatie de schriftelijke weergave van de bevindingen van het initieel certificatieonderzoek, de certificatiebeslissing en (bij een positief certificatiebesluit) het certificaat. Bij een positief certificatiebesluit wordt een certificaat onder voorbehoud afgegeven. Daarmee mag de organisatie veldwerk uitvoeren. b. Initieel certificatieonderzoek ten behoeve van omzetting certificaat onder voorbehoud in regulier certificaat. Zodra de organisatie over een opgraving dan wel boorproject beschikt neemt de organisatie contact op met Hobéon om een afspraak te maken voor het beoordelen van het veldwerk. Op minimaal één van de vestigingen per audit wordt een project bezocht (deel C. Beoordeling implementatie van eisen in het onderzoeksproject ). Het onderzoeksproject wordt dus op niveau van de organisatie, en niet per vestiging, gekozen. De te beoordelen organisatie zorgt ervoor dat de directie en alle in de audit te beoordelen actoren, aanwezig en beschikbaar zijn en dat alle te beoordelen protocollen daadwerkelijk beoordeeld kunnen worden (toegang tot onderzoeksproject -en-. Indien het auditteam in de slotbijeenkomst tot een positief oordeel komt kan het certificaat omgezet worden in een definitief certificaat. De afgiftedatum blijft gelijk. Van deze stap wordt tevens een rapportage gemaakt. De aanvrager ontvangt het certificatiebesluit, de rapportage en het certificaat binnen ca. 4 weken Initieel onderzoek regulier certificaat (voor de niet wettelijk verplicht gecertificeerde protocollen) Tijdens het initieel certificatieonderzoek beoordeelt Hobéon of de aanvrager aan de eisen van de BRL en de protocollen op basis waarvan de organisatie een certificaat wenst voldoet. Indien een organisatie beschikt over meerdere vestigingen wordt de hoofdvestiging eerst de beoordeeld. Zo kort mogelijk na de beoordeling op de hoofdvestiging wordt/worden de andere vestiging(en) beoordeeld. Deel B Beoordeling implementatie van eisen op de vestiging uit de BRL wordt op alle vestigingen beoordeeld. Op minimaal één van de vestigingen per audit wordt een project bezocht (deel C. Beoordeling implementatie van eisen in het onderzoeksproject ). Het onderzoeksproject wordt dus op niveau van de organisatie, en niet per vestiging, gekozen. De te beoordelen organisatie zorgt ervoor dat de directie en alle in de audit te beoordelen actoren, aanwezig en beschikbaar zijn en dat alle te beoordelen protocollen daadwerkelijk beoordeeld kunnen worden (toegang tot onderzoeksproject -en-). Tijdens deel B en C van de audit 3 Zie noot 2. Hobéon Certificatiereglement Hobéon Certificering Archeologie CE REG

6 worden de eisen uit de BRL en de KNA beoordeeld door inzage van procedures, dossiers, gesprekken met medewerkers op de betreffende vestiging en een beoordeling van het onderzoeksproject (dit kan deels bestaan uit een bezoek aan de onderzoek locatie, en deels uit een onderzoek op de vestiging). Aan het einde van het initieel onderzoek tijdens de slotbijeenkomst, brengt de lead-auditor mondeling verslag uit aan de directie van: (1) bevindingen; (2) het positieve of negatieve certificatieadvies (3) bespreking van de -eventueel- geconstateerde afwijkingen. De bevindingen, het certificatieadvies en de eventueel- geconstateerde afwijkingen worden in een rapportage verwerkt en beargumenteerd. Binnen ca. vier weken ontvangt de te beoordelen organisatie de schriftelijke weergave van de bevindingen van het initieel certificatieonderzoek, de certificatiebeslissing en (bij een positieve certificatiebeslissing) het certificaat. Tijdens de audit kan het auditteam (niet) kritieke afwijkingen vaststellen. De BRL maakt onderscheid tussen diverse gradaties afwijkingen. De lead-auditor bepaalt op basis van de paragraaf 4.4 en de definities van (niet) kritieke afwijking in de BRL de sanctiemaatregel en de erbij horende termijn. Hobéon kan de termijn waarbinnen (niet) kritieke afwijkingen door de organisatie gecorrigeerd dienen te worden verkorten ten opzichte van de in de BRL aangegeven termijn. Zowel het initieel certificatieonderzoek ten behoeve van afgifte van een certificaat onder voorbehoud, het initieel certificatieonderzoek ten behoeve van omzetting certificaat onder voorbehoud in een definitief certificaat, als een initieel certificatieonderzoek ten behoeve van een regulier certificaat inclusief een eventuele herbeoordeling van corrigerende maatregelen op vastgestelde 'kritieke afwijkingen' moet binnen drie maanden per onderzoek zijn afgerond. Indien het onderzoek langer duurt, vervallen alle resultaten. 4.5 Certificatiebeslissing De certificatiebeslisser van Hobéon werkt volgens de procedure certificatiebeslissing. De certificatiebeslisser beslist op basis het uitgevoerde certificatieonderzoek of het gerechtvaardigd vertrouwen bestaat dat het door de organisatie verrichte archeologische onderzoek, voor zover dat valt binnen de op dit certificaat vermelde protocollen, inclusief de daarvoor benodigde secundaire processen vanaf acceptatie van de opdracht tot oplevering, bij voortduring kan voldoen aan de in dit procescertificaat vastgelegde specificaties. Voor de afgifte van het certificaat dienen alle afwijkingen door de kandidaat certificaathouder gecorrigeerd te zijn, binnen de eraan door Hobéon gestelde termijn. Aan een organisatie waarvan Hobéon in een initieel certificatieonderzoek heeft vastgesteld dat ze aan de eisen van de BRL voldoet en waarvan is vastgesteld dat alle afwijkingen zijn gecorrigeerd, kan een certificaat worden afgegeven. Hobéon Certificatiereglement Hobéon Certificering Archeologie CE REG

7 4.6 Afgifte van het certificaat Bij het succesvol doorlopen van het initieel certificatieonderzoek ontvangt de organisatie binnen vier weken een certificaat, als is voldaan aan de betalingsverplichting voor het uitgevoerde certificatieonderzoek. Een organisatie ontvangt één certificaat voor alle vestigingen waarop het certificaat van toepassing is, met vermelding van de gecertificeerde protocollen. Alleen certificaten met een originele handtekening van Hobéon Certificering zijn geldig. Het certificaat is geldig voor een periode van vier jaar, tenzij dit van rechtswege, door de organisatie en of de certificatie-instelling wordt beëindigd of aanpassing behoeft. Hobéon verstrekt informatie over afgifte van certificaten, intrekking, schorsing of verandering in een certificaat of geldigheid ervan aan de SIKB en aan het Ministerie van OCW en aan andere CI s met een aanwijzing van het Ministerie in de zin van artikel 5.2 van de Erfgoedwet. Dit volgt uit de licentieovereenkomst tussen Hobéon en de SIKB (als beheerder van de BRL) en de aanwijzing van Hobéon als Certificerende Instelling (CI) door het Ministerie OCW in de zin van artikel 5.2 van de Erfgoedwet. 4.7 Opvolgingsonderzoek Doel van het opvolgingsonderzoek is om vast te stellen of de organisatie blijvend voldoet aan de eisen van de beoordelingsrichtlijn. Het opvolgingsonderzoek vindt plaats rond het moment in het jaar waarop de initiële certificatie heeft plaatsgevonden, maar maximaal twee maanden eerder of maximaal twee maanden later. Het opvolgingsonderzoek wordt uitgevoerd zoals in artikel van de BRL staat beschreven. De tijdsbesteding, procedure en invulling van de opvolgingsonderzoeken is vergelijkbaar met die van het initieel certificatieonderzoek, met dat verschil dat de CI het kwaliteitsmanagementsysteem niet hoeft te beoordelen als daarin geen wijzigingen hebben plaatsgevonden. Deze audit bestaat per vestiging weer uit de beoordeling van deel B. Het onderzoeksproject (deel C) wordt gekozen op niveau van de organisatie. Per audit wordt met de organisatie besproken welke projecten er beschikbaar zijn en welke beoordeeld worden. Binnen ca. vier weken ontvangt de te beoordelen organisatie de schriftelijke weergave van de bevindingen en het eindoordeel van het opvolgingsonderzoek. Aan het einde van het opvolgingsonderzoek, tijdens de slotbijeenkomst, brengt de lead-auditor mondeling verslag uit aan de directie van: (1) bevindingen; (2) Bespreking van de eventueelgeconstateerde afwijkingen. De bevindingen en de eventueel- geconstateerde afwijkingen worden tevens in een rapportage verwerkt en beargumenteerd. Indien er bij de beoordeling kritieke afwijkingen zijn geconstateerd besluit de certificatiebeslisser van Hobéon. Binnen ongeveer vier weken ontvangt de te beoordelen organisatie de schriftelijke weergave van de bevindingen van het opvolgingsonderzoek. Indien een organisatie eventueel geconstateerde kritieke afwijkingen niet tijdig verhelpt zal de certificatiebeslisser van Hobéon het certificaat intrekken, dan wel schorsen. 4.8 Verlengingsonderzoek Het verlengingsonderzoek wordt op dezelfde manier uitgevoerd als een opvolgingsonderzoek zoals aangegeven in artikel van de BRL. Als er wijzigingen in de documentatie of het KMS zijn, dan worden deze eveneens beoordeeld. Binnen ca. vier weken ontvangt de te beoordelen organisatie de schriftelijke weergave van de bevindingen en het eindoordeel van het verlengingsonderzoek. Aan een organisatie waarvan Hobéon in een verlengingsonderzoek heeft vastgesteld dat ze aan de eisen van de BRL voldoet en waarvan is vastgesteld dat alle afwijkingen zijn gecorrigeerd, kan een certificaat worden afgegeven. Hobéon Certificatiereglement Hobéon Certificering Archeologie CE REG

8 Aan het einde van het verlengingsonderzoek, tijdens de slotbijeenkomst, brengt de lead-auditor mondeling verslag uit aan de directie van: (1) bevindingen; (2) de geformuleerde aanbeveling die afgegeven wordt aan de certificatiebeslisser van Hobéon (zie paragraaf 4.5 van dit reglement), (3) Bespreking van de eventueel- geconstateerde afwijkingen. De bevindingen, aanbeveling en de eventueel- geconstateerde afwijkingen worden tevens in een rapportage verwerkt en beargumenteerd. De certificatiebeslisser besluit of een certificaat kan worden afgegeven. Binnen ongeveer vier weken ontvangt de te beoordelen organisatie de schriftelijke weergave van de bevindingen van het verlengingsonderzoek, de (her)certificatiebeslissing en indien van toepassing het certificaat. 4.9 Corrigerende maatregelen Indien naar aanleiding van een audit door Hobéon (niet) kritieke afwijking(en) is of zijn geformuleerd controleert het auditteam deze binnen de in de BRL vastgestelde termijn, of binnen de termijn die door de voorzitter van het auditteam is vastgesteld (deze termijn zal nooit langer zijn dan de termijn uit de BRL). Hobéon stelt de organisatie op de hoogte van de exacte termijn. Het auditteam beoordeelt 'kritieke afwijkingen' in de documentatie op basis van schriftelijk voorgelegde corrigerende maatregelen. Corrigerende maatregelen bij 'kritieke afwijkingen' in de implementatie worden in de praktijk beoordeeld. Zie hiervoor paragraaf 4.11 Extra audits van dit reglement Schriftelijke waarschuwing, schorsen, intrekken of opschorten van een certificaat Hobeón kan een organisatie een schriftelijke waarschuwing geven, het certificaat schorsen of intrekken als daarvoor naar de eisen van de BRL reden toe is. De werkwijze die Hobéon volgt staat beschreven in artikel 4.4 van de BRL Extra audits Een extra audit wordt uitgevoerd bij: Hobéon beoordeelt 'kritieke afwijkingen' in de documentatie op basis van schriftelijk voorgelegde corrigerende maatregelen (zie BRL artikel 4.2.6). Corrigerende maatregelen bij 'kritieke afwijkingen' in de implementatie worden in de praktijk beoordeeld (zie BRL artikel 4.2.6). Bij het niet nemen van afdoende corrigerende maatregelen op het onderwerp interne audits binnen de termijn die dit certificatieschema daar aan stelt of binnen de door Hobéon vastgestelde termijn indien deze termijn korter is (zie BRL artikel 4.4 punt 2). In geval van een schorsing krijgt de organisatie maximaal één maand de tijd om afdoende corrigerende maatregelen te nemen en deze bij Hobéon kenbaar te maken. Hobéon voert binnen een maand (een) extra opvolgingsaudit(s) uit (zie BRL artikel 4.4). Hobéon Certificering heft de schorsing op als de organisatie volledig voldoet aan de eisen. Hobéon Certificering trekt het certificaat in als de organisatie na de extra opvolgingsaudit(s) niet aan de eisen voldoet. 5. Overige bepalingen 5.1 Annuleren van een ingeplande audit Bij annulering van ingeplande audit zal Hobéon de volgende kosten doorberekenen: Hobéon Certificatiereglement Hobéon Certificering Archeologie CE REG

9 - Bij annulering tot 15 werkdagen vóór de afgesproken auditdatum is de organisatie 125,- administratiekosten verschuldigd aan Hobéon; - Bij annulering tussen 15 tot 3 werkdagen vóór de auditdatum is 20% van de kosten van de audittijd verschuldigd tegen het geldende dagtarief; - Bij annulering binnen 3 werkdagen vóór de auditdatum is 100% van de kosten van de audittijd verschuldigd tegen het geldende dagtarief. 5.2 Documentenbeheer Naar aanleiding van een aanvraag tot certificatie wordt per aanvrager een dossier aangelegd. In het dossier worden alle documenten die van belang zijn voor het vooronderzoek, de audit en andere certificatie activiteiten van de klant, bewaard. Ook de gegevens van klanten die zijn geschorst of teruggetrokken uit certificatie worden bewaard. De minimale bewaartermijn is 12 jaar. Hobéon Certificatiereglement Hobéon Certificering Archeologie CE REG