Tennisvereniging SportChamps

Transcriptie

1 Tennisvereniging SportChamps ORTCHAMPS SPORTCHAMPS SPORTCHAM NNISPARKEN Beleidsplan TENNISPARKEN TENNISKPARK ORTCHAMPS SPORTCHAMPS SPORTCHAM NNISPARKEN TENNISPARKEN TENNISPARKE ORTCHAMPS ʻTV-SportChamps zichtbaar in Amsterdamʼ SPORTCHAMPS SPORTCHAM NNISPARKEN TENNISPARKEN TENNISKPARK

2 Typ hier om tekst in te voeren Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 2 /,,,,

3 2 Inleiding 2.1 Algemeen Voor u ligt het beleidsplan van Tennisvereniging SportChamps(hierna TV SportChamps). Met dit beleidsplan geeft het bestuur de koers aan welke de vereniging de komende jaar gaat varen. Het beleidsplan is bedoeld om voor elke belanghebbende het beleid inzichtelijk te maken. Tevens vormt het beleidsplan een ʻstok achter de deurʼ voor het bestuur en commissies om te werken aan de plannen die de vereniging voor ogen heeft. Duidelijk is dat de komende jaren hard getrokken moet worden aan een aantal zaken. Met name de opbouw van het ledenbestand en de naamsbekendheid van de vereniging verdient grote prioriteit. Het beleidsplan ʻTV SportChamps zichtbaar in Amsterdamʼ beschrijft de weg waarlangs de vereniging haar doelstellingen wil bereiken. In hoofdstuk 2 wordt de vereniging en de organisatiestructuur kort beschreven. Hoofdstuk 3 beschrijft de missie, visie en algemene doelstellingen van de vereniging. Hoofdstuk 4 omvat de resultaten van de SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats). In hoofdstuk 5 worden tenslotte de verschillende beleidsterreinen uitgewerkt. Dit beleidsplan is goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering. 2.2 TV SportChamps TV SportChamps is een tennisvereniging, die gevestigd is te Amsterdam. De vereniging is opgericht op te Amsterdam en opgericht vanuit de behoefte van enkele leden om de beleving op SportChamps Tennispark ʻhet Linnaeushofʼ nieuw leven in te blazen. TV-SportChamps huurt van SportChamps B.V. het recht op gebruik van 3 all-weather hardcourt tennisbanen op SportChamps Tennispark ʻhet Linnaeushofʼ. Alle 3 de tennisbanen zijn verlicht. Tevens is er mogelijkheid tot gebruik van 2 kleedruimten en is er een horeca met zonnig terras. Er wordt bij de vereniging prestatief en recreatief getennist. TV-SportChamps biedt tegen betaling tennislessen aan via een verbintenis met de SportChamps Tennisschool. Ook biedt de vereniging naast de landelijke K.N.L.T.B.- competitie ook een K.N.L.T.B. -districtscompetitie aan. Bovendien streeft de vereniging naar een interne competitie. Daarnaast worden naast feesten en toernooien ook tal van jeugdactiviteiten georganiseerd. 2.3 De organisatiestructuur De structuur van het bestuur is vastgelegd in artikel 10 van de statuten. Het eerste bestuur van TV - SportChamps is in 2011 geconstitueerd. Het bestuur dient uit minimaal drie en maximaal zeven leden te bestaan, waaronder een voorzitter, secretaris en een penningmeester, die door de Algemene Ledenvergadering(ALV) worden gekozen en benoemd. De ALV vind minimaal eenmaal per jaar plaatst en controleert het functioneren van het bestuur. Het huidige bestuur van TV-SportChamps bestaat uit drie leden. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 3 /,,,,

4 Het gehele bestuur vergadert gemiddeld een keer per maand. Het bestuur wordt bijgestaan door een aantal, door het bestuur benoemde en te benoemen, commissies ter uitvoering van diverse activiteiten en ondersteuning. Voor een uitgebreide beschrijving van de bestaande commissies zie punt 2.4 In het onderstaande organogram is de structuur van de vereniging weergegeven. Algemene Ledenvergadering Bestuur Secretaris Voorzitter Penningmeester Competitie Commissie Evenementen Commissie Kas Commissie 2.4 Commissies Binnen de vereniging is er een aantal commissies die het bestuur bijstaan bij de uitvoering van de vele activiteiten. Iedere commissie heeft een eigen verantwoordelijke persoon en taken. De huidige commissies zijn: - Competitie Commissie: organiseert de landelijke en district K.N.L.T.B. competitie - Evenementen Commissie: organiseert eenmaal per jaar het nieuwjaarstoernooi, ouder/ kind toernooi, jeugd -en senioren toernooi. Alsmede verantwoordelijk voor de dinsdagochtend en vrijdagavond TOSS. - Kas Commissie: controleert en begeleid de Penningmeester van de vereniging. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 4 /,,,,

5 3 Missie 3.1 Missie De missie van TV-SportChamps, vertegenwoordigt het bestaan van onze vereniging. TV- SportChamps wil een warme, gezellige tennisvereniging zijn die ruimte biedt aan zowel recreatieve als prestatieve tennissers. Vanuit deze gedachte, dienen (voldoende) activiteiten en faciliteiten op deze verschillende doelgroepen binnen de vereniging te worden afgestemd om zodoende (jeugd)leden te binden aan de vereniging. 3.2 Visie sgsg 3.3 Doelstellingen De vereniging biedt ruimte aan zowel recreatieve als prestatieve leden en wil dat de leden zich thuisvoelen bij de vereniging. - Er dienen (voldoende) activiteiten en faciliteiten op deze verschillende doelgroepen binnen de vereniging te worden afgestemd. - Een excellente verstandhouding met SportChamps B.V. nastreven. - Voorwaarden scheppen om leden aan de vereniging te binden. - Het technisch beleid verder ontwikkelen, dat erin voorziet dat elk lid zich op tennisgebied kan ontplooien tot het door hem of haar gewenste niveau. - De communicatie naar leden, omgeving en andere belanghebbenden optimaliseren. - Interactie met de leden. De komende jaren zal goed geluisterd moeten worden naar de wens van de leden. - Groei van de naamsbekendheid van de vereniging in Amsterdam. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 5 /,,,,

6 4 SWOT - analyse 4.1 Inleiding De SWOT-analyse (Strenghts, Weaknesses, Opportunities & Threats), vormt de verbinding tussen de doelstellingen van de vereniging en het beleid. In het beleid, dat in hoofdstuk vijf wordt uitgewerkt, is beschreven hoe we onze doelstellingen moeten bereiken. Kansen / Opportunities K1 Kinderopvangwet K2 Gezondheid is een hot issue K3 Stijging georganiseerde sporters K4 Wachtlijsten ander tennisverenigingen in Amsterdam K5 Individualisering van de bevolking K6 Vergrijzing van de bevolking Bedreigingen / Threats B1 Dalend ledenaantal K.N.L.T.B. B2 Concurrentie andere tennisverenigingen B3 Groot aantal sport aanbieders in de omgeving B4 Dalend animo voor vrijwilligers B5 B6 Sterktes / Strenghts S1 Locatie en sfeer van het tennispark S2 Clubhuis en terras S3 Professionele dagelijkse uitvoering beleid S4 Jong en frisse tennisvereniging S5 Communicatie richting leden S6 Professionele tennislessen S7 Betrokkenheid Tennispark/school bij de vereniging Zwaktes / Weaknesses Z1 Beperkte mogelijkheid tot sponsorbeleid Z2 Imagoschade tennispark van uit het verleden Z3 Onbekendheid van de vereniging/park Z4 Z5 Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 6 /,,,,

7 5 Beleid per beleidsterrein 5.1 Samenhang beleidsterreinen???????????????????????????? Om onze doelen uiterlijk in 2014 te bereiken moeten we onze sterke punten uitbouwen en verankeren en onze zwakke punten wegwerken. Daarnaast de kansen benutten en bedreigingen afwenden. Hoe we dit gaan doen wordt in de volgende paragrafen, per afzonderlijk beleidsterrein, beschreven. We onderscheiden daarbij primaire en secundaire beleidsterreinen: - De primaire beleidsterreinen van TV-SportChamps zijn de aan het tennis gerelateerde beleidsterreinen: training en competitie(technisch beleid), het jeugd en senioren beleid, het toernooibeleid en het beleid rond het wintertennis. - De secundaire beleidsterreinen zijn daaraan ondersteunend. Deze beleidsterreinen scheppen de financiële, personele, facilitaire en andere randvoorwaarden die ingevuld moeten worden om het tennissen mogelijk te maken. In de volgende paragrafen worden de volgende beleidsterreinen nader uitgewerkt: Primair beleid: Tennis: - Training en competitie (technisch beleid): Jeugdbeleid: Seniorenbeleid: Toernooibeleid: Wintertennis: Secundair beleid: Randvoorwaarden: - Ledenbeleid: Financieel beleid: Facilitair beleid: Sponsorbeleid: Communicatiebeleid: Vrijwilligersbeleid: Elke paragraaf start met een korte samenvatting van de beleidsvoornemens in de periode Deze beleidsvoornemens worden vervolgens verder toegelicht. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 7 /,,,,

8 5.2 Primair beleid: Tennis Training en competitie (technisch beleid) Doelstelling Het realiseren van een gestructureerde tennisopleiding in samenwerking met SportChamps Tennisschool die leden de kans biedt om zich te ontwikkelen op alle niveaus. Huidige situatie TV SportChamps biedt vanuit de SportChamps Tennisschool training aan in 2 seizoenen per jaar. Om training te krijgen bij de Tennisschool bestaat geen verplichting om lid van de tennisvereniging te worden. In het zomerseizoen wordt er een training van 18 weken en in de winterperiode een training van 14 weken aangeboden. Naast de reguliere trainingen wordt er door de tennisvereniging in samenwerking met de Tennisschool een selectie/competitie training aan de jeugd aangeboden tegen gereduceerd tarief. De trainingen worden van maandag t/m zaterdag gegeven. Trainingsvormen Om bovenstaande doelstelling te realiseren biedt TV-SportChamps de volgende trainingsvormen via de SportChamps Tennisschool aan: - SportChamps Kids - Juniorentraining 12 t/m 17 jaar - Selectie/competitietrainingen - Seniorentrainingen SportChamps Kids Ter ontwikkeling en het aanwakkeren en behouden van het enthousiasme van de jongste jeugd in het tennisspel heeft SportChamps Tennisschool een programma ontwikkelt. Met dit programma leert het kind de beginselen van het tennis en wordt de aandacht gelegd op het individu. Fun met een serieuze ondertoon. Spelenderwijs het tennisspel onder de knie krijgen. Het programma is bedoeld voor kinderen t/m 12 jaar. Elk seizoen, onderverdeeld in zomer -en winter, wordt afgesloten met een persoonlijke beoordeling van het kind met als uiting een diploma. Dit diploma geeft de ontwikkeling en het huidige niveau van het individu aan in het tennispel. Dit persoonlijke dossier wordt als leidraad gebruikt voor de lesindeling van het aankomende seizoen. Juniorentraining 12 t/m 17 jaar De reguliere juniorentraining van 12 t/m 17 jaar borduurt voort op de SportChamps Kids. Het doel bij startende tennissers is dat er binnen afzienbare tijd het spel gespeeld kan worden. Doelgerichtheid in de uitdagende lessen dient er voor te zorgen, dat deze traditioneel moeilijke doelgroep bedient wordt. Selectie/competitietrainingen De selectie/competitietrainingen is bedoeld voor de junioren t/m 17 jaar die in het aankomende seizoen competitie gaan spelen. Het aanbieden van een selectie/ competitietraining kent de volgende voordelen: - tegen een zeer gereduceerd tarief, gerichte wedstrijdtraining en ontwikkeling door professionele trainers. - het biedt een optimale ontwikkeling en betrokkenheid van de jeugd bij de vereniging. - een goede bezetting van de competitieteams - het vergroot de uitstraling en naamsbekendheid van de vereniging bij goede resultaten. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 8 /,,,,

9 De selectie/competitietraining is alleen voorbehouden aan leden van TV-SportChamps. Deelnemers aan de selectie/competitietraining dienen jaarlid te zijn van de vereniging en minimaal deel te nemen aan de reguliere zomertraining op SportChamps Tennispark ʻhet Linnaeushofʼ. Tevens dient de deelnemer, behoudens de leeftijdscategorie 5-8 jaar, geplaatst te zijn in een competitieteam. Het betreft een extra(minimaal 2e) training gericht op het leren wedstrijdspelen en de training wordt aangepast aan het niveau van de deelnemers. Seniorentraining Promotie Het is belangrijk om via een continue promotie de trainingsmogelijkheden onder de aandacht te brengen, zowel binnen als buiten de vereniging. De uitvoerende taken voor de promotie worden primair uitbesteed aan SportChamps B.V. Het volgende wordt georganiseerd ter promotie van de trainings/lesmogelijkheden: - SportChamps Schooltennis - Verspreiding van promotiemateriaal(o.a. flyers en diverse media) - Standaard competitiekleding voor alle competitiespelers - Bekendheid bij lokale overheid Kosten De kosten voor tennistraining is in verhouding tot andere sporten relatief hoog. Voor een kwalitatief goede tennistraining zijn opgeleide leraren nodig. Daarbij komen de kosten voor de baanhuur van de tennisbaan. De tennistrainingen worden op Tennispark ʻhet Linnaeushofʼ verzorgt door de SportChamps Tennisschool. Inschrijven is o.a. mogelijk via de website van de vereniging. Competitie De missie ten aanzien van de competitie voor de periode is het optimaliseren van de deelname aan de woensdag, vrijdag en zaterdag competities uitgeschreven door de K.N.L.T.B. De doelstelling is om in 2014 met de volgende teams deel te nemen aan de verscheidene competities: Woensdag: Vrijdag: - 1 mixed team t/m 10-1 mixed team t/m 12-1 jongens team t/m 12-1 mixed, danwel meisjesteam t/m 17-1 jongens team t/m 17 Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 9 /,,,,

10 Zaterdag overdag competitie: - 1 heren team - 1 dames team - 1 mixed team Zaterdagavond competitie: - 2 heren teams - 1 dames team - evt. 1 mixed team Het is belangrijk om een goede doorstroming te hebben in de verschillende jeugd categorien en ook vanuit de jeugd naar het senioren tennis. Om deel te kunnen nemen bestaat er een aantal criteria(deze zijn verplicht): Voor de jeugd t/m 12: - Cursus zomerlessen, af te nemen bij SportChamps - Jeugdjaarlidmaatschap van TV SportChamps Jeugd t/m 17: - Cursus zomerlessen, af te nemen bij SportChamps - Jeugdjaarlidmaatschap van TV SportChamps Senioren: - Cursus zomerlessen, af te nemen bij SportChamps - Volledig jaarlid van TV SportChamps Vanaf 2012 geld er voor de jeugd 5 t/m 17 jaar een verplichting om naast de cursus zomerlessen, ook de wintercursus af te nemen bij SportChamps bij deelname aan de competitie. Speciaal voor de jeugd is er, in samenwerking met de Tennisschool, voor de deelnemers aan de competitie speciale competitietrainingen. Dit is een serie van tweemaal zes lessen in het jaar. De lessen staan in het teken van het leren wedstrijden spelen en hetgeen daarbij komt kijken. De competitietrainingen(is een 2e training) zijn niet verplicht voor competitiespelers Jeugdbeleid Doelstelling Jeugd binden aan TV SportChamps d.m.v. uitdagende/ vernieuwende lesstof en activiteiten. TV SportChamps stelt zich ten doel de jeugdleden een gezellige en sportieve tijd te bezorgen. Het is van belang dat kinderen zich thuis voelen binnen TV SportChamps. Door middel van uitdagende/ vernieuwende lesstof(gegeven door de Tennisschool) en het organiseren van activiteiten krijgen de kinderen een positieve binding met de vereniging. Het bestuur organiseert/ laat organiseren, om dat te realiseren, een aantal activiteiten per jaar speciaal voor de jeugd. Daarbij gaat het om aan tennis gerelateerde activiteiten. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 10 /,,,,

11 Hieronder een overzicht van jaarlijks terugkerende activiteiten voor de jeugd: - Jeugd clubkampioenschappen - Sinterklaasfeest vlak voor 5 december - Minimaal tweemaal per jaar een SportChamps 925 Champs(tenniskamp) - Ouder- kind toernooi - SportChamps Schooltennis - Jeugdcompetitie Het jeugdbeleid is erop gericht om de huidige jeugdleden zoveel mogelijk bij activiteiten te betrekken om binding met de club te krijgen en houden. Daarnaast moet het beleid erop gericht zijn potentiele leden te enthousiasmeren en werven door het ontwikkelen van activiteiten of deel te nemen aan activiteiten die zichtbaar zijn in de gemeenschap. De overstap van junior naar senior zou begeleid plaats moeten vinden (om zodoende zo min mogelijk leden te verliezen in de categorie jaar). Speciaal hiervoor is er een studentenlidmaatschap en zijn er tennislessen voor studenten, tegen gereduceerde tarieven, in het leven geroepen Seniorenbeleid Doelstelling?????????? Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 11 /,,,,

12 5.2.4 Toernooibeleid Doelstelling Het aanbieden van een gevarieerd aanbod aan toernooien om de interactie tussen de leden te verhogen. TV SportChamps wilt de volgende drie soorten toernooien organiseren: # # 1.# Toernooien waarin onze leden onderling hun prestaties kunnen # # # meten#(lees: clubkampioenschappen) # # 2. # Toernooien waarin onze leden hun prestaties kunnen meten met # # # spelers van andere verenigingen (lees: open toernooien) # # 3.# Toernooien waarbij niet het prestatieve, maar het recreatieve gedeelte # # # de boventoon voert Ad. 1: Jaarlijks worden de clubkampioenschappen georganiseerd door het bestuur. Het bestuur heeft als doel om uiteindelijk een Toernooicommissie in het leven te roepen. Er is zowel jeugd clubkampioenschappen als senioren clubkampioenschappen. In de jaaragenda worden de data gecommuniceerd. Ad. 2: Het bestuur streeft ernaar om in 2013 een eerste SportChamps Open Toernooi op de agenda van de K.N.L.T.B. te krijgen. Prioriteit heeft het senioren open toernooi. Een open toernooi moet 1 van de uithangborden van TV SportChamps worden. Ad. 3: Deze toernooien zijn met name van belang om de gezelligheid binnen een vereniging te accentueren. In deze categorie toernooien is het resultaat van ondergeschikt belang t.a.v. de sfeer tijdens het toernooi. Deze toernooien kenmerken zich door de gemoedelijke sfeer en met een borrel en eventueel barbecue na afloop. Voorbeelden van deze toernooien zijn het Ouder-kind en het Nieuwjaarstoernooi Wintertennis Doelstelling De leden van de vereniging ook in de winter de mogelijkheid geven om onderling in contact te komen bijvoorbeeld door onderling wedstrijden te spelen en de Toss-ochtenden en avonden onder de aandacht te brengen. TV SportChamps stelt zich als doel om de leden in de winterperiode(oktober t/m maart) onderling te bevorderen.????????????????????????????? Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 12 /,,,,

13 5.3 Secundair beleid: Randvoorwaarden Ledenbeleid Doelstelling TV SportChamps streeft naar een sterke ledengroei in de aankomende jaren tot aan het punt dat er een wachtlijst aangelegd dient te worden. Dit om een serieuze speler als tennisvereniging in Amsterdam te zijn. Ledengroei is de belangrijkste beleidsdoelstelling voor de komende 3 jaar en het bestuur heeft voor zichzelf dan ook een aantal doelstellingen geformuleerd: - Aanspreekpunt nieuwe leden om behoeften en wensen te inventariseren en daar waar nodig contact te onderhouden met SportChamps B.V. en andere partijen om in deze behoeften te voorzien. - Periodiek onderhouden van contacten met bestaande ledengroepen binnen TV SportChamps om te inventariseren wat er onder de leden leeft en daarover verslag uit te brengen naar de belanghebbenden. - Structureel evalueren wat de reden is waarom leden opgezegd hebben en bekijken of er een relatie ligt met potentiële tekortkomingen in wat TV SportChamps als vereniging aanbiedt. - Ideeën leden verzamelen, evalueren en implementeren. - Een zorgvuldige klachtenafhandeling. Achtergrond Het totale ledenaantal van de K.N.L.T.B. loopt al enige tijd terug. In Amsterdam daarentegen is er bij veel verenigingen momenteel een wachtlijst om lid te worden. Dit biedt voor de TV SportChamps mogelijkheden, door gericht in te spelen op de behoefte aan tennismogelijkheden in Amsterdam. Logischerwijs zijn er geen ledenaantallen vanuit het verleden bekend, aangezien de TV in het tweede deel van 2011 is opgericht. Hieronder de verwachte groei Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 13 /,,,,

14 Hieronder de verwachte groei in het ledenaantal: Lidsoort Leeftijd Verwacht 1 januari 2012 Eind 2012 Eind 2013 Eind 2014 Jaarleden Zomerleden Winterleden Jeugd jaarleden 5 t/m Jeugd zomerleden 5 t/m Jeugd winterleden 5 t/m jaarleden zomerleden winterleden Studenten jaarleden 17 t/m ± Studenten zomerleden 17 t/m ± Studenten winterleden 17 t/m ± Daglidmaatschap jaar Daglidmaatschap zomer Daglidmaatschap winter Niet spelende leden Aanspreekpunt nieuwe leden om behoeften en wensen te inventariseren en daar waar nodig contact te onderhouden met SportChamps B.V. en andere partijen om in deze behoeften te voorzien. Gezien de opbouwfase waar TV SportChamps in zit is het belangrijk om rekening te houden met de individuele wensen van de nieuwe (aspirant)leden. De (nieuwe) leden maken de vereniging tot wat het is. Leden worden, indien gewenst, begeleid om er voor te zorgen dat zij zich snel thuis voelen bij TV SportChamps. Het is de bedoeling dat periodiek met de nieuwe leden contact opgenomen wordt voor een kort onderhoud. Dit kan telefonisch, danwel in een soort van intakegesprek gebeuren. De bedoeling is te inventariseren wat de persoonlijke wensen van het (aspirant) lid zijn. Voorbeelden hiervan zijn: - Trainingsbehoefte individueel/groepsverband; - Zoekt tennispartners; - Wil met een (eigen) apart groepje tennissen; - Wil competitie spelen; - Wil andere mensen leren kennen/sociale contacten etc. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 14 /,,,,

15 Na het onderhoud met het nieuwe lid, zal afhankelijk van de behoeften van het lid, gekeken worden of deze in contact gebracht kan worden met eventueel andere (nieuwe) leden. De website zal bij de zoektocht naar tennispartners een actieve rol dienen te gaan vormen. Ook de (aspirant) jeugdleden zullen samen met de ouders benaderd worden. De bedoeling is dat (aspirant) jeugdleden samen met de ouders periodiek worden uitgenodigd voor een informatie bijeenkomst, zodat kinderen en ouders wegwijs gemaakt worden binnen TV SportChamps. Hierbij dienen wij goed te realiseren dat ieder jeugdlid potentieel twee seniorleden met zich mee kan brengen (de ouders). Ouders van kinderen die zich bij TV SportChamps aanmelden(tevens de jeugd die enkel les heeft op het tennispark) is een belangrijke doelgroep voor ledenwerving. Van belang is dat leden een vast aanspreekpunt hebben voor vragen, die zij over de vereniging hebben. Het is te overwegen om eenmaal per jaar een ʻnieuwe ledenbijeenkomstʼ als vaste bijeenkomst in de jaarkalender op te nemen. Periodiek onderhouden van contacten met bestaande ledengroepen binnen TV SportChamps om te inventariseren wat er onder de leden leeft en daarover verslag uit te brengen naar de belanghebbenden. Het is van belang periodiek contacten te onderhouden met leden of groepen van leden om te weten wat er onder de leden speelt. Dit gebeurt eendimensionaal via een periodieke nieuwsbrief die via mail verzonden wordt. Tevens gaat er gewerkt worden met een ideeënbus. De komende drie jaar zal er jaarlijks een enquete onder de leden worden afgenomen, om direct de behoefte te peilen en de kwaliteit van de vereniging te toetsen. Structureel evalueren wat de reden is waarom leden opgezegd hebben en bekijken of er een relatie ligt met potentiële tekortkomingen in wat TV SportChamps als vereniging aanbiedt. Het verdient de aanbeveling om periodiek te inventariseren waarom leden opgezegd hebben binnen TV SportChamps, middels een exit-contact. En hier statistieken van bij te houden. Behoudens redenen buiten invloed van TV SportChamps, kan dit een voedingsbron zijn om bepaalde zaken binnen TV SportChamps te verbeteren. Ideeën leden verzamelen, evalueren en implementeren. De vereniging is niets zonder haar leden. Aangezien de vereniging nieuw is en qua historie nog in de kinderschoenen staat is het van groot belang goed naar de leden te luisteren. Het bestuur zal trachten haar voelsprieten uit te zetten en het gevoel dat in de vereniging heerst te vertalen naar een voortvarend beleid, zonder daarbij de grondbeginselen uit het oog te verliezen. Een zorgvuldige klachtenafhandeling. De dagelijkse informati s en klachtenafhandeling besteed de vereniging(onder toezicht van het bestuur) uit aan SportChamps B.V.. Dit levert een adequate afhandeling van klachten en dergelijke op. Waar nodig zal het bestuur van de vereniging niet schromen om tot directe actie over te gaan. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 15 /,,,,

16 5.3.2 Financieel beleid Doelstelling Het voeren van een zodanig financieel beleid dat strookt met de doelstellingen van TV SportChamps en dat zodanige waarborgen biedt dat de continuïteit van de vereniging niet in het gedrang komt. Dit betekend voor de komende 3 jaren: - Het op een financieel verantwoorde manier bijdragen aan de ontplooiing van activiteiten, gericht op ledengroei binnen de vereniging. - Een sluitende exploitatierekening qua opbrengsten en kosten. - Een voldoende opbouw van reserves om ook op langere termijn aan de financiële verplichtingen te kunnen voldoen TV SportChamps huurt het recht op gebruik van SportChamps Tennispark ʻhet Linnaeushofʼ van SportChamps B.V. De volgende hoofdpunten staan in het contract: - De tennisvereniging heeft het recht op gebruik van de tennisbanen; - Er wordt een omzethuur in rekening gebracht door SportChamps B.V. aan de vereniging; - SportChamps B.V. neemt de volgende zaken uit handen: - promotie; - ledenadministratie; - Informatievoorziening; - Updaten website; - Ondersteuning bij organisatie van activiteiten. - SportChamps B.V. verzorgt tennislessen aan leden en niet-leden van de tennisvereniging; - Om les te krijgen hoeft men geen lid van de vereniging te zijn; - Om vrij te kunnen spelen op het tennispark, is men verplicht om lid van de vereniging te zijn. De nadruk op de korte en lange termijn zal vooral komen te liggen op het genereren van extra opbrengsten d.m.v.: - Het ledenbestand te vergroten. Hiervoor worden activiteiten ontplooid die moeten aansluiten bij een breed publiek. Er zal actief gepromoot worden. - Onderzoeken of er animo is om de opbrengsten te verhogen door bijvoorbeeld de bar op het tennispark te gaan runnen met de vereniging. - Het zoeken naar alternatieve opbrengsten zoals sponsoring in natura en eventueel subsidiemogelijkheden. Naast het genereren van opbrengsten is het van belang om kritisch naar de kosten te kijken. Een continue bewaking van kosten en opbrengsten per activiteit is daarom een uitermate belangrijke taak van het bestuur om te evalueren en bij te sturen. De contributie zal uiterlijk in 2014 per automatische incasso gaan verlopen. Tot die tijd wordt er een streng debiteurenbeleid gehanteerd. De standaard betalingstermijn is 7 dagen, met daarna een herinnering binnen 3 dagen te betalen. Bij uitblijven van betaling na een herinnering zal er een aanmaning verstuurd worden. Blijft ook dan nog de betaling van de contributie uit wordt de vordering uit handen gegeven aan de Groep Gerechtsdeurwaarders Nederland, waarbij de kosten voor rekening van de debiteur komt. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 16 /,,,,

17 5.3.3 Facilitair beleid Accommodatie / Tennispark Het SportChamps Tennispark ʻhet Linnaeushofʼ ligt op een prachtige locatie in het voormalig Amsterdam Watergraafsmeer. Het Tennispark beschikt over drie all-weather tennisbanen met verlichting en een clubhuis in een oud ʻRoomschʼ hofje. Het Tennispark is in 2010 compleet gerenoveerd. Naast de vervanging van de drie gravel banen in drie all-weather tennisbanen is het clubhuis grondig aangepakt. Het hekwerk is tevens voor het grootste gedeelte vervangen. Als TV SportChamps hebben we te maken met een aantal wettelijke bepalingen. Onder andere op het gebied van milieu(geluid, openingstijden, afvalverwerking etc.), veiligheid (onder andere voorschriften van de brandweer) en hygiëne (keuken en sanitaire voorzieningen). Het bestuur streeft ernaar, in samenspraak met SportChamps B.V., deze bepalingen na te leven en wil zodoende een veilig onderkomen hebben, met respect voor het Tennispark, belangen van onze leden en omwonenden van het Tennispark Sponsorbeleid Doelstelling De algemene doelstelling van het sponsorbeleid is het genereren van kostenbesparingen in de organisatie van activiteiten van TV SportChamps. In de sponsoring kan worden voorzien in geld of in geld waardeerbare goederen/diensten, waartegenover TV SportChamps de communicatie van de sponsornaam, in overeenstemming met de door beide partijen en SportChamps B.V. gemaakte afspraken, zo goed mogelijk zal behartigen. Sponsors kunnen op verscheidene manieren hun bedrijfsnaam naar buiten brengen. Zo heeft de sponsor de mogelijkheid tot eenmalige en meerjarige sponsoring. Voor TV SportChamps als vereniging zijn de inkomsten van de sponsoren van groot belang. Met de extra inkomsten kunnen investeringen worden gedaan voor de toekomst om het voortbestaan van de vereniging te kunnen garanderen en continueren. Primair worden de sponsorinkomsten, aangewend om activiteiten te verbeteren en te bekostigen. Vanwege contractuele bepalingen zal de TV, toestemming dienen verleend te krijgen van SportChamps B.V. voordat zij enige vorm van sponsoring kan aangaan Communicatiebeleid Doelstelling TV SportChamps streeft naar een goede harmonie tussen interne en externe communicatie met gebruik van verschillende tot haar beschikking staande media, zoals: nieuwsbrief, mail, website. Zoals binnen elke organisatie is goede communicatie en transparantie binnen TV SportChamps van groot belang. Maar ook de communicatie van TV SportChamps naar de buitenwereld is belangrijk. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 17 /,,,,

18 Interne communicatie Onze leden zijn de primaire doelgroep voor onze interne communicatie. We informeren onze leden op verschillende manieren over het reilen en zeilen van de vereniging en over zaken die voor elk lid van belang zijn. Er wordt gecommuniceerd met de leden via: - De Algemene Ledenvergadering (ALV), die minimaal een keer per jaar, uiterlijk in februari wordt gehouden; - de nieuwsbrief, die minimaal 12 en maximaal 18 keer per jaar verschijnt; - de website, - het gebruik van de TV SportChamps Facebook. Externe communicatie Doel van de externe communicatie is onder andere: - De omgeving(groot Amsterdam) te informeren over TV SportChamps; - goodwill voor TV SportChamps te kweken; - belangstelling voor TV SportChamps te bevorderen bij potentiële leden en sponsoren; - publiciteit verzorgen voor bestaande sponsoren. Voor de externe communicatie wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de lokale pers, gemeente/stadsdeel en het huis aan huis verspreiden van promotiemateriaal Vrijwilligersbeleid Doelstelling - Het in kaart brengen van de onder de leden aanwezige kennis en vaardigheden. - Jeugd - en Seniorleden stimuleren zich voor de vereniging in te zetten, door o.a. huidige vacatures te vervullen. Het is voor TV SportChamps van cruciaal belang dat leden worden gemotiveerd zich voor de vereniging in te zetten. Voor de cohesie binnen de vereniging is het een goede zaak wanneer een zo breed mogelijke groep deze inzet wilt leveren. Voor het bestuur is het een belangrijk punt van aandacht om binnen afzienbare tijd de kennis, vaardigheden en talenten van onze leden te mobiliseren om de huidige vacatures in bestuur en commissies te vervullen. Het ʻwerkʼ dat voor TV SportChamps wordt verzet is vrijwillig, maar mag zeker niet vrijblijvend zijn. Vrijwilligers dienen niet alleen deskundig te zijn of te worden in de activiteiten die zij voor de vereniging uitvoeren, maar ook loyaal en betrouwbaar te zijn. Daarmee wordt bedoeld dat afspraken worden nagekomen en de inzet die is toegezegd daadwerkelijk wordt geleverd. En bovenal, dat er zorgvuldig met de belangen en eigendommen van de vereniging wordt omgegaan. Op deze wijze kan aan onze leden die dienstverlening worden geboden die de vereniging ambieert. Een aandachtspunt voor het bestuur is het verloop onder vrijwilligers tijdig te signaleren en tijdig in de opvolging van vertrekkende bestuurders -en commissieleden te voorzien. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 18 /,,,,

19 Het is belangrijk dat: De vereniging vrijwilligers aan zich wil binden door: - potentiële vrijwilligers een goed beeld voor te houden hoeveel tijd en welke inzet en deskundigheid het vrijwilligerswerk vraagt(dit verschilt per functie); - vrijwilligers goed in te werken; - het respect van de leden voor de vrijwilligers te stimuleren; - vrijwilligers de gelegenheid bieden zich via de nieuwsbrief en/of de website aan de leden te presenteren; - een verkiezing(met prijs) te organiseren voor ʻde TV SportChamps vrijwilliger van het jaarʼ. Elk jaar zal het bestuur de vrijwilligers als dank voor alle inspanningen een leuke avond aanbieden. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 19 /,,,,

20 6 Afsluiting Aan de hand van het beleidsplan ʻTV SportChamps , zichtbaar in Amsterdamʼ kan het bestuur en de commissies jaarplannen maken, de werkzaamheden (laten) uitvoeren, de leden informeren en op belangrijke onderdelen, volgens de statuten, de leden om goedkeuring vragen voor nadere uitwerkingen. Het beleidsplan biedt de leden de kans om te toetsen welke ontwikkelingen TV SportChamps doormaakt en of dit in overeenstemming is met de in het beleidsplan geschetste richting en met wat de leden willen. In 2014 zal het bestuur dat dan zitting heeft, of zoveel eerder als nodig, een nieuw TV SportChamps -beleidsplan aan haar leden ter goedkeuring aanbieden. TV SportChamps zal tegen die tijd, in meer of mindere mate, invulling hebben gegeven aan het beleidsplan. In meer of mindere mate, omdat TV SportChamps afhankelijk is van de mogelijkheden, de tijd en het professionalisme van de vrijwilligers. Het bestuur van TV SportChamps verplicht zich, binnen haar mogelijkheden, om binnen de kaders van het beleidsplan in te zetten en zoveel mogelijk van het plan te realiseren. Het beleidsplan zal jaarlijks in december door het bestuur worden getoetst en staat als standaardagenda punt op de Algemene Ledenvergadering Agenda. Het beheer en de toetsing van het beleidsplan is binnen TV SportChamps de taak van het secretariaat. Beleidsplan TV-SportChamps Pagina 20 /,,,,