De Punt Vooruit

Transcriptie

1 Beleidsplan De Punt Vooruit

2 Inleiding & Voorwoord Het laatste beleidsplan van TV De Punt dateert van 2002 en reeds geruime tijd is er vanuit de leden een behoefte aan een vernieuwd meerjarenbeleid. Nu, sinds geruime tijd, er weer een voltallig bestuur binnen de vereniging actief is lijkt de tijd rijp om aan deze vraag vanuit de leden te voldoen. Om tot een juist beleid te komen is het van belang dat de vereniging enerzijds een juiste missie en visie formuleert en anderzijds kennis neemt van de ontwikkelingen in de markt. Met dit beleidsplan wil het bestuur de koers aangeven welke de vereniging de komende jaren wil varen. Het beleidsplan is bedoeld om voor elke belanghebbende het beleid inzichtelijk te maken. Tevens vormt het beleidsplan een stok achter de deur voor het bestuur en commissies om te werken aan de plannen die we voor ogen hebben. Duidelijk is dat de komende jaren hard getrokken moet worden aan een aantal zaken. Met name het creëren van een gezonde financiële basis en het onderhoud aan onze accommodatie verdienen grote prioriteit. Namens het voltallig bestuur Mario Bollen Voorzitter

3 Inhoudsopgave Hoofdstuk Pag. 1. Missie & Visie 5 Missie Visie 2. TV De Punt 6 Korte terugblik De Punt anno nu Externe factoren Interne factoren SWOT analyse Concurrentieanalyse 3. Strategische doelstellingen 11 Technisch Facilitair Sponsoring Communicatie Financieel Vrijwilligers 4. Organisatiestructuur van TV De Punt 13 Dagelijks bestuur Commissies Overige organisatorische instanties Organigram Overlegvormen 5. Actieplan Technisch Facilitair Sponsoring Communicatie Financieel Vrijwilligers 6. Versiebeheer 18

4 1. Missie & Visie Missie Een missie definieert de bestaansgrond van een organisatie en geeft antwoord op de vraag: waarom doen we wat we doen? Een missie kan niet voortdurend ter discussie staan en daarmee is de missie tijdloos, maar wel toe te passen op een concreet moment. De missie van TV De Punt rechtvaardigt het bestaan van onze vereniging. TV De Punt wil een tennisvereniging zijn die mensen van verschillende leeftijden bij elkaar brengt om te tennissen in een gezellige sfeer, waar een ieder op zijn of haar eigen manier speelt, van recreatief tot prestatief. Het hoofddoel van TV De Punt is dat er tennis gespeeld wordt in een gezellige, informele en ongedwongen sfeer en zich daarmee kan onderscheiden ten opzichte van andere sportverenigingen in Zeewolde en tennisverengingen in geheel Flevoland. TV De Punt wil een unieke plaats innemen in Zeewolde en daarbuiten, gekenmerkt door haar eigen identiteit en onafhankelijkheid. Visie Een visie is een consistente blik op de toekomst en geeft de gewenste situatie aan. Het is als het ware een foto van de situatie die de organisatie nastreeft. Het bestuur van TV De Punt wil gedurende de beleidsperiode van de continuïteit van de vereniging verder waarborgen en de missie van de vereniging ondersteunen door in de genoemde beleidsperiode de volgende punten te realiseren: TV De Punt is een vereniging met een open karakter, het is een ontmoetingsplaats worden voor jong en oud; Een van de pijlers van de vereniging zijn de leden. Interactie met diezelfde leden is daarbij cruciaal. De komende jaren zal goed geluisterd worden naar de wens van de leden. Betrokkenheid, inzet en zelfwerkzaamheid van de eigen leden speelt een grote rol; De vereniging biedt ruimte aan zowel recreatieve als prestatieve leden en we willen dat deze leden zich dan ook, gezamenlijk, thuis voelen bij onze vereniging; Vanuit deze gedachte dienen er (voldoende) activiteiten en faciliteiten op deze verschillende doelgroepen binnen de vereniging te worden afgestemd; Veel aandacht van de vereniging zal uitgaan naar de voor- & najaarscompetitie waarbij actieve promotie van de competitieteams wordt nagestreefd; Het jaarlijkse Open Zeewolder Toernooi voor zowel junioren als senioren heeft een spilfunctie binnen TV De Punt en is in de regio een begrip; De jeugd heeft de toekomst. TV De Punt zal blijvend streven naar het aantrekken van nieuwe jeugdleden en zal hierin blijven investeren; De vereniging een voldoende gezonde financiële basis heeft; Een goede accommodatie is cruciaal voor de vereniging. De komende jaren zal geïnvesteerd worden in park en kantine.

5 2. TV De Punt Korte terugblik TV De Punt is voortgekomen uit de afdeling tennis van de Omnivereniging Zeewolde (1983) en als zelfstandige vereniging opgericht op 30 juli TV De Punt anno nu TV De Punt is een vereniging met 472 leden (peildatum 1 januari 2011). De vereniging heeft de beschikking over 8 kunstgrasbanen en een clubhuis inclusief kleedkamers en kantine. Het merendeel van het onderhoud aan banen en clubhuis wordt door vrijwilligers uitgevoerd. Communicatie met de leden vindt plaats middels het 4 maal per jaar verschijnen van het clubblad (De ACE) en via de eigen website. De ontwikkeling van het ledenbestand ziet er als volgt uit waarbij de gegevens van 2010 de stand van 1 december 2010 weergeven. In deze stand is rekening gehouden met alle op 1 december bekende opzeggingen per Alle andere jaren zijn weergegeven met als peildatum 01 januari van het daaropvolgende jaar. Junior Senior Totaal Grafisch zit de ontwikkeling er als volgt uit. Ontwikkeling Ledenaantal Junior Senior Totaal

6 Externe factoren Er zijn een aantal externe factoren welke van invloed kunnen zijn op de toekomst van TV De Punt. Een aantal demografische ontwikkelingen waar de vereniging rekening mee dient te houden zijn: Vergrijzing; Individualisering; Kleinere gezinnen. Het inwonersaantal van Zeewolde ontwikkelt zich op de volgende wijze. Ontwikkeling inwonersaantal Zeewolde totaal De bevolking van Zeewolde, gesplitst naar leeftijdscategorie laat sinds 2000 de volgende ontwikkeling zien. Bevolking Zeewolde naar leeftijd >65

7 Verder zijn de volgende politieke, economische en sociale ontwikkelingen van belang voor het beleid van TV De Punt: Als gevolg van afname subsidies steeds verdere noodzaak tot privatisering van verenigingen; Wet- en regelgeving (bijvoorbeeld regelgeving KNLTB); Individualisering van de maatschappij en daardoor afname van clubgevoel, waardoor er minder vrijwilligers beschikbaar zijn; De concurrentie is groot door een grote verscheidenheid aan sportmogelijkheden; Zeewolde is een forensendorp, dat betekent een grote mobiliteit en dus een geringe afhankelijkheid van het eigen dorp; Zeewoldenaren hebben nog geen historische binding met het dorp; Vitaliteit en fit zijn is hot. In 2008 heeft de gemeente Zeewolde een enquête onder haar inwoners gehouden. Met betrekking tot sport zijn de volgende kengetallen uit deze enquête gekomen. Sport in Zeewolde 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 33% 42% 19% 24% Aantal inwoners dat aan sport doet 22% 13% Sporters tussen Sporters > 55 Vereniging Individueel Interne factoren Door een aantal van de bovengenoemde factoren is ook het teruglopen van het aantal vrijwilligers binnen TV De Punt verklaarbaar. Dit leidt binnen TV De Punt tot onvoldoende bereidheid onder de leden tot het draaien van kantinediensten en/of het doen van ander vrijwilligerswerk. In de recente geschiedenis is TV De Punt met twee hoofdproblemen geconfronteerd: Het langdurig ontbreken van een voltallig bestuur; Een financieel zorgelijke situatie.

8 SWOT analyse De sterktezwakteanalyse is een bedrijfskundig model dat intern de sterktes en zwaktes en in de omgeving de kansen en bedreigingen analyseert; op basis hiervan wordt vervolgens de strategie bepaald. De Engelse term SWOT-analyse wordt ook vaak in het Nederlands gebruikt en bevat de vier elementen: Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats (Sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen). Het bestuur heeft tijdens het tot stand komen van dit meerjarenbeleidplan een SWOT analyse uitgevoerd en is tot de volgende resultaten gekomen. Sterke Punten Laagdrempelige toenadering Open toernooien Eigen accommodatie Verlichte banen Zomer en winter bespeelbaar Vernieuwd bestuur Competitie Kansen Meer sponsors Groei inwonersaantal Instroom nieuwe leden Samenwerking andere sportverenigingen Zwakke Punten Geringe sponsoring en subsidie Onevenwichtige financiële situatie PR & Communicatie Bereidheid vrijwilligerswerk Uitstraling accommodatie Contributie Bedreigingen Beschikbaarheid vrijwilligers Andere sporten in Zeewolde Uitstroom leden Vandalisme

9 Concurrentieanalyse Het doen van een concurrentieanalyse is in de bedrijfskunde een logische stap na het uitvoeren van een SWOT. In de concurrentieanalyse wordt bezien hoe de eigen organisatie zich verhoud tot de concurrenten. Voor TV De Punt geld dat er een analyse kan plaatsvinden tov andere tennisverenigingen in de omgeving maar ook dat er gekeken kan worden naar andere sportverenigingen in het eigen dorp. Immers de lokale voetbalvereniging of de lokale fitness kan men zien als concurrenten van de eigen vereniging. Aannemende dat tennis in de basis niet goed vergelijkbaar is met andere sporten heeft het bestuur voor de vervaardiging van onderhavig beleidsplan gekozen om een vergelijk met andere tennisverenigingen in de nabije omgeving te maken. TV De Punt is met tien concurrenten vergeleken op onder andere het aantal leden, het aantal beschikbare banen en verschillende tarieven per zogenaamde speelmaand. In onderstaan schema staan de uitkomsten van de onderzochte componenten. TV De Punt scoort op de bezettingsgraad als laagste van alle vergeleken verenigingen terwijl de vereniging qua tarief per maand dat men de banen kan bespelen tot de middenmoot behoort.

10 3. Strategische doelstellingen De strategie beschrijft hoe de in de visie gestelde beelden en doelen bereikt gaan worden en bestaat uit een aantal doelstellingen die voor het handhaven van de continuïteit op langere termijn cruciaal zijn. Technisch Er zal verder geïnvesteerd worden in het binden en boeien van jeugdleden. Het organiseren van activiteiten voor leden zal worden gecontinueerd en verder uitgebreid. Meer gebruik van het park in de weekeinden zal gestimuleerd worden. Er wordt gestreefd naar een verdere stijging van het aantal leden. Waar mogelijk zal er gestreefd worden naar een optimale verdeling van de trainingen over de dag- & avonduren. Facilitair Groot onderhoud of vernieuwing van de tennisbanen verdient prioriteit. Er zal geïnvesteerd worden in het clubhuis waarbij het thema huiskamer centraal zal staan. Gestreefd wordt naar een maximale opening van de kantine. De uitstraling van het park in samenspraak brengen met de private sfeer van onze vereniging staat hoog op de agenda. Sponsoring Het invullen van de sponsorcommissie zal hoge prioriteit krijgen. Het contract met de huidige hoofdsponsor zal, onder gunstigere voorwaarden voor onze vereniging, vernieuwd worden. Veel aandacht zal uitgaan naar het werven en behouden van sponsors waarbij het streven is om op jaarbasis euro aan sponsorgeld te ontvangen. Communicatie Zowel in- als externe communicatie verdient centrale aandacht. Het huidige clubblad (de Ace) zal nieuw leven ingeblazen worden waarbij een positieve uitstraling van cruciaal belang is. Het clubblad zal naast de huidige interne verspreiding ook extern verspreid worden. Er zal een nieuwe huisstijl ontwikkeld worden die voor alle vormen van in- en externe communicatie leidend zal zijn. De website zal worden vernieuwd.

11 Financieel Er zal gestreefd worden naar een voldoende financieel gezonde situatie. De jaarlijkse budgettering zal gebeuren aan de hand van een bottom up methode waarbij de concrete plannen van de commissies de basis van de algehele begroting zullen vormen. Via de werving van sponsors zullen er extra inkomsten gegenereerd worden. De kantine zal, ondanks de huidige kostenneutrale situatie, een positieve bijdrage leveren aan de financiële situatie van de vereniging. Indien nodig zal er gestreefd worden naar een verantwoorde stijging van de contributiegelden. Vrijwilligers Er zal een vrijwilligerscoördinator worden geïntroduceerd. Het opzetten van een vrijwilligerspoule heeft hoge prioriteit. Bestuursleden zullen geworven worden aan de hand van opgestelde functieprofielen. Bestuur zal nauwe contacten onderhouden met de vrijwilligers.

12 4. Organisatiestructuur van TV de Punt Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van TV De Punt zal bestaan uit de volgende functionarissen: Voorzitter Secretaris Penningmeester De vice-voorzitter wordt gekozen uit één van de commissievoorzitters en zal, ter zekersteling van de continuïteit van het dagelijks bestuur, deelnemen aan alle vergaderingen van het dagelijks bestuur. Commissies TV De Punt heeft een aantal commissies waarbij de commissievoorzitters zitting hebben in het algemeen bestuur. Het aantal bestuursleden komt daarmee op negen. Parkcommissie Kantinecommissie Jeugdcommissie Sponsorcommissie Wedstrijdcommissie Activiteitenscommissie Overige organisatorische instanties Ledenadministratie Werkgroep communicatie Werkgroep competitie Werkgroep open toernooi Kantinebeheer Kantine-inkoop Vrijwilligerscoördinator

13 Organigram Het organigram van TV De Punt ziet er als volgt uit. Overlegvormen Overlegvorm Dagelijks bestuur Algemeen bestuur Algemene ledenvergadering Commissievergaderingen Vergaderfrequentie 1 X per maand 1 X per twee maanden Minimaal 1X per jaar Afhankelijk van noodzaak. Eigen invulling

14 5. Actieplan In het actieplan wordt aan de hand van concrete punten een beeld geschetst hoe de strategische doelstellingen gerealiseerd zullen worden. Technisch Onderdeel Omschrijving Gereed Jeugd Afschaffen huidige jeugdplan en schrijven nieuw 2011 jeugdplan waarbij brede aanpak jeugd centraal staat Jeugd Continueren jeugdtoss & (ééndags)toernooien 2011 Jeugd / Senioren Organiseren van meerdere gecombineerde 2012 activiteiten waardoor de oudere jeugd de stap naar seniorlid als minder bedreigend ervaart Senioren Continueren en verder uitbreiden van de activiteiten 2012 voor senioren Competitie Voortzetten en actief stimuleren competitie voor 2011 jeugd en senioren (voor- & najaar) Nieuwe leden Herinstellen maak kennis met tennis & voeren van 2011 een naajaarscampange Nieuwe leden Actieve opvang van nieuwe leden 2011 Nieuwe leden Actief navragen waarom proefpas niet is omgezet in lidmaatschap 2011 Facilitair Onderdeel Omschrijving Gereed Bardiensten Nieuwe manier van kantine-inroostering 2011 Bardiensten Faciliteren pool van leden die vaker kantinedienst 2011 willen draaien tegen betaling Clubhuis Kantine opknappen Clubhuis Heronderhandelen schoonmaakcontract 2011 Clubhuis Onderzoeken behoefte en mogelijkheden 2011 weekendopenstelling Clubhuis Aanpassen assortiment zodat er een betere 2011 afstemming ontstaat met de maatschappelijke ontwikkeling Fit = Hot Clubhuis Vervangen Dak 2013 Baanonderhoud Vervangen baan 1 tm Baanonderhoud Sluiten baan 7 & Park Vervangen alle windnetten 2011 Park In overeenstemming brengen met private sfeer Park Herinrichting bestrating + beplanting Park Verplaatsen fietsfaciliteit waarbij gebruik door derden 2011 maximaal ontmoedigd wordt Clubhuis / Park Samenvoegen van de twee parkdagen die ieder jaar 2011 worden georganiseerd met de grote schoonmaak van het clubhuis Clubhuis / Park Verplaatsen rokersgelegenheid 2011

15 Sponsoring Onderdeel Omschrijving Gereed Commissie Voorzitter en leden commissie werven 2011 Sponsorplan Sponsorplan gereen 2011 Contracten Nieuwe sponsorcontracten gereed 2011 Werving Werven van nieuwe sponsors met als doel minimaal euro sponsorgeld op jaarbasis Onderhoud sponsors Organiseren sponsortoernooi Jaarlijks Onderhoud sponsors Organiseren sponsormiddag Jaarlijks Club van 100 Onderzoek naar haalbaarheid club van Club van 100 Indien haalbaarheid gebleken is het opzetten club van Communicatie Onderdeel Omschrijving Gereed Huisstijl Alle communicatie van de vereniging via dezelfde 2011 huisstijl Mailings Naast het clubblad zal het bestuur via mailings de 2011 leden actief op de hoogte houden van ontwikkelingen Clubblad Hernieuwen clubblad 2011 Clubblad Externe verspreiding clubblad (beperkte gedrukte 2011 oplage) Clubblad Jaarlijks aparte uitgave van een bewaarexemplaar 2012 met daarin o.a. Wie doet wat, Procedures, Afspraken etc Publiciteit Actieve benadering Flevopost / Zeewolde Actueel Doorlopend Publiciteit Ontwikkelen flyer ter verspreiding (bv nieuwe 2011 inwoners) Website Vernieuwen site 2011 Aanspreekpunt Aanstellen communicatiewerkgroep 2011 Financieel Onderdeel Omschrijving Gereed Budgettering Opbouw budget vanuit commissies 2011 Budgettering Opstellen gefundeerd meerjarenbudget 2011 Contributie Verhoging tarieven minimaal conform inflatie-index Jaarlijks Contributie Verhogen contributie-inkomsten door uitbreiding Jaarlijks van het ledenaantal Kantine Tarieven aanpassen zodat alle producten een 2011 positieve marge hebben Kantine Het gebruik van de kantine door derden zal regelmatig geëvalueerd worden zodat minimaal kostenneutraliteit gegarandeerd is Doorlopend

16 Vrijwilligers Onderdeel Omschrijving Gereed Vrijwilligerspool Active benadering van leden met als doel opzetten 2011 van een vrijwilligerspool Vrijwilligerscoördinator Werven en aanstellen van de vrijwilligerscoördinator 2011 Vrijwilligerscoördinator Opstellen functieprofiel 2011 Contact Jaarlijkse vrijwilligersavond Jaarlijks Vrijwilligers Taakomschrijvingen 2011 Vrijwilligers Actieve benadering jonge seniorleden om 2011 vergrijzingproblematiek in huidige commissies te voorkomen Vrijwilligers Onderzoek naar samenwerking met externe 2011 vrijwilligers via de vrijwilligerscentrale Zeewolde Vrijwilligers BOT sessie per commissie om tunnelvisie in de 2012 commissies te voorkomen Jeugdraad Onderzoek naar behoefte en haalbaarheid instellen 2011 jeugdraad Jeugdraad Herintroductie van de jeugdraad 2012

17 6. Versiebeheer Nr Datum Omschrijving Wie 1.0 nov 2010 Eerste opzet Voorzitter 1.1 nov 2010 Aanpassingen nav sessie DB Dagelijks bestuur 1.2 nov 2010 Aanpassingen nav gegevens Voorzitter secretaris en ledenadministratie 1.3 dec 2010 Aanpassing organigram Voorzitter 1.4 dec 2010 Aanvullingen en correcties Auke Buijvoets 2.0 jan 2011 Aanvullingen en correcties Deelnemers BOT Sessie 2.1 feb 2011 Toevoegen concurrentieanalyse Voorzitter