N I VO CONTROLE INSPECTIE AUDIT

Transcriptie

1 I N I VO Deze inspectierapportage BAG-beheer geeft uitvoering aan en is gebaseerd op de Wet BAG Stb. 2008, 39 (+ wijzigingen), met bijbehorende Besluiten en Regelingen en het Inspectieprotocol (versie 200, 044). Inspectierapportage - - BAG-beheer Gemeente Middelburg Inspectiedatum Status Kenmerknummer. 8 maart 204 definitief 0687 Stichting NIVO Accreditatienummer 270 IHSPECTIE p.ra I Tin

2 NiVO CONTROLE. INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer F 740 Eigenaar Bestuur Pagina 2 Stichting NIVO Inspectierapportage Inspectie BAG-beheer Gemeente Middelburg Kenmerk: 0687 Rapportagedatum: 22 maart 204 Inspectie-mstelhng Stichting NIVO Lichtenauerlaan ME Rotterdam Opdrachtgever Gemeente Middelburg Kanaalweg LA Middelburg Copyright 202 Stichting NIVO, dit werk is auteursrechtelijk beschermd Gebruik door derden is uitsluitend toegestaan voor opdrachtgever m haar uitvoering van de Wet BAG Ander gebruik of vermenigvuldiging is uitsluitend toegestaan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Stichtmg NIVO ofauditee Uitzondering wordt gemaakt voor het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, welke in de uitoefenmg von hoar maatschappelijke taken gedeelten wt deze rapportage op hoar website ter image stelt aan derden

3 N I VO Inspectierapportage Nummer F 740 Eigenaar Bestuur Pagina 3 Inhoudsopgave Conformiteitsverklaring 2 Toelichting Inspectie Wet BAG 3 Gegevens gemeente 4 Gegevens inspectie 5 Samenvatting van de bevindingen 6 Samenvattende conclusie 7 Ondertekening Bijlage A Kwaliteit gegevens (deel I) Bijlage B Kwaliteit processen (deel II) Bijlage C Werking systeem (deel III)

4 N I VO Inspectierapportage Nummer F 740 Eigenaar Bestuur Pagina 4. Conformiteitsverklaring Conformiteitsverklaring Stichting NIVO verklaart dat de gemeente Middelburg op de onderdelen - kwaliteit van de gegevens NIET, - kwaliteit van de processen NIET, - kwaliteit van het systeem NIET, voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoenng audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen versie 044

5 N I VO CONTROLS < INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer F 740 Eigenaar Bestuur Pagina 5 2 Toelichting Inspectie Wet BAG Ministerie van Infrastructuur en Milieu - Directoraat Generaal Ruimte Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg bij hun gemeente op 8 maart 204 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Stichting NIVO De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoenng audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 200 (044) november 200, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties juli 203 Dit rapport bevat 32 bladzijden inclusief bijlagen De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op juli 2009 IS de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb 2009, 257) De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie) De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de tnformatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvormmg, de verbetenng van de dienstverlening en de vermindenng van bestuuriijke en administratieve lasten Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schnjven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daann opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld Deze kwahteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb 2009, 33) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te

6 N i VO Inspectierapportage Nummer F 740 Eigenaar Bestuur Pagina 6 gebruiken Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien Daarbij kan in hoofdiijnen het volgende onderscheid worden gemaakt maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"), 2 maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG), 3 maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden) Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per dne jaar de uitvoenng van deze regelgeving laten controleren door 66n van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren

7 N I VO Inspectierapportage Nummer F 740 Eigenaar Bestuur Pagma 7 3. Gegevens gemeente Gegevens gemeente Gemeente Middelburg Contactpersoon Reni Hoebeke r hoebekei }middelburg nl Vestigingsadres Kanaalweg PA Middelburg Postadres Postbus LA Middelburg Telefoonnummer Gegevens inspectie Gegevens inspectie Datum inspectie 8 maart 204 Versie en datum inspectierapportage Definitieve versie 8 juni 204 Naam inspectie-instelling Stichting NIVO Naam (lead)(nspecteur Ren^ Hartgerink Naam assistent inspecteur Aanwezigen vanuit de gemeente n Borst (Directeur / afdelingshoofd bednjfsvoenng) Rene Hoebeke (BAG-beheerder en medewerker WOZ) Stephan Bonarius (BAG-beheerder en bouwplan toetser) Leon Geerse (Taxateur) Michiel Kother (Bouwmspecteur) Pieter Meulmeester (Coordmator vergunningverlening) Rogier Verburgt (Systeembeheerder) Ovenge aanwezigen namens Stichting NIVO Coen Reizevoort (Technisch manager)

8 N i VO Inspectierapportage Nummer F740 Eigenaar Bestuur Pagina 8 5. Samenvatting van de bevindingen Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Oordeel per onderdeel Motivatie Venficatiepunten bestandscontroles voldoende onvoldoende y/erificatiepunten steekproef registratie en register voldoende onvoldoende Venficatiepunten controle inbedding processen voldoende onvoldoende De mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verba a I van constatering evenals schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren worden, zoals dit blijkt uit tiet statusrapport beheeraudit, nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen en vervolgens onvoldoende tijdig toegezonden aan de Landelijke Voorziening BAG De gemeente is er sedert de implementatie van de basisregistratie adressen en gebouv^en met voor alle objecten in geslaagd de definitieve geometrie tijdig op te nemen Uit fiet interview met de DAG-behecrdcr blijkt dat dc gemeente de objecten waarover een terugmelding is ontvangen, waarbij met binnen 2 dagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, deze objecten voldoende in onderzoek plaatst Het op de peildatum 5 maart 204 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten m de LV De gemeente kan de brondocumenten betiorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, voldoende raadpleegbaar en besctiikbaar maken De bi] het object gemuteerde gegevens in de registratie vinden in onvoldoende mate hun grondslag in de brondocumenten welke bij deze gemuteerde objecten zijn opgenomen in de basisregistratie adressen en gebouwen De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen in voldoende mate overeen met de gegevens zoals die m het betreffende brondocument zijn opgenomen De gemeente beschikt over een processenhandboek die 2 februan 204 is vastgesteld door de directie Hienn staan de feitelijke processtappen zoals deze nu door de gemeente dienen te worden uitgevoerd, voldoende gespecificeerd De processen binnen de gemeente zijn dusdanig vonmgegeven dat bij besluiten aangaande gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen met altijd tijdig en op een correcte wijze In deze registraties worden verwerkt Tijdens het gesprek met de BAG beheerders is vastgesteld dat externe meldtngen met worden teruggemeld aan de melder De gemeente dient het proces op dit onderdeel te verbeteren Voor interne meldingen wordt dit proces wel correct uitgevoerd In het actuele mandaatbesluit van 3 mei 203 zijn nog met de laatste orgamsatorische aanpassingen verwerkt Hierdoor zijn met de juiste functionarissen benoemd

9 N I VO Inspectierapportage Nummer F 740 Eigenaar Bestuur Pagina 9 Venficatiepunten controle werking processen voldoende onvoldoende Venficatiepunten BAG conforme applicatie voldoende onvoldoende Venficatiepunten continutteit systeem (uttwijk) voldoende onvoldoende Venficatiepunten continuiteit systeem (back-up en herstel) voldoende onvoldoende De processen worden binnen de gemeente zodanig uitgevoerd dat bij besluiten aangaande gebeurtenissen die leiden tot m het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschtjningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt De processen aangaande de voortgang van de op basis van een verieende omgevingsvergunningen uitgevoerde bouw- en sloopactiviteiten, worden in de praktijk nog met zodanig uitgevoerd dat de relevante wijzigingen volledig en tijdig in de genoemde registraties worden verwerkt De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie van GouwIT, GouwBAG 6 0 (740) welke voldoet aan de gestelde eisen betreffende het benchtenverkeer De gemeente heeft een uitwijklocatie Echter in de praktijk blijkt dit geen werkende uitwijklocatie De gemeente onderzoekt mogelijke scenano's dat moet leiden tot een werkende uitwijklocatie Van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens wordt iedere werkdag een back-up gemaakt Uitsluitmgen geen uitsluiting

10 N I VO Inspectierapportage Nummer F740 Eigenaar Bestuur Pagina 0 6. Samenvattende conclusie Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen 'op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen i Conclusies De resultaten stemmen wel met overeen met de eisen In het genoemde inspectieprotocol Herinspectie geindiceerd Aandachtspunten ja nee Tijdens het gesprek met de bouwmspecteur is vastgesteld dat constatenngen dat gebouwd wordt in afwijking van de verieende vergunning en / of een afwijkend gebruiksdoel met worden gemeld aan de BAG beheerders ^ Ondertekening Getekend voor gezien en akkoord Namens Stichting NIVO Namens gemeente Middelburg Dd 8 juni 204 // D d R J A Hartgerink, lead inspecteur C ^ M (Coen) Reizevoort, technisch manager Ren6 Hoebeke, BAG-beheerder

11 NiVO Inspectierapportage Nummer F 740 Eigenaar Bestuur Pagina Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I)

12 Nivo Inspectieformulier kwaliteit gegevens. Kwaliteit aeaevens Nummer F 72! Datum l'4! Eigenaar Technisch Manager i Pagina van 6 i Bestandscontroles Door enkele bestandscontroles vanuit de Landelijke Voorziening BAG kan de inspecteur zich eep beeld vormen van de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG verloopt Ook kan de inspecteur zich hiermee een beeld vormen van de voor de betreffende gemeente gangbare termijnen voor de verwerking van mutaties, het opnemen van de definitieve geometne, de afhandeling van terugmeldmgen, het uitvoeren van onderzoeken naar mogelijk onjuiste gegevens en de wijze van omgang met geconstateerde objecten Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen i I Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen de gemeente en de Landelijke Voorziening SAG? Wat zijn de gangbare termijnen voor de gemeente bij het uitvoeren van een aantal registratie-act/v/te/ten^ Verificatiepunten bestandscontroles Verplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke Norrn Toegestane antwoorden norm Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schnftelijke verklanng van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisreqistratie adressen' Zoals blijkt urt het statusrapport beheeraudit , worden de mutaties die voortkomen uit de bovengenoemde documenten nog onvoldoende bmnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie adressen en de basisregistratie gebouwen V i ; Wet artt, 2, 6 98% nee Nee, maar X

13 N I VO Inspectieformulier kwaliteit gegevens Nummer F 72 ' Eigenaar Technisch Manager Pagina 2 van 6 ' 2 Zijn alle benchten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum' V wet artt 6, 3 98%, Nee Nee, maar X Heeft relatie met antwoord / opmerking bij vraag 3 Zijn alle geweigerde benchten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening' V Wet 6, 3 artt 98% in maximaal 2 werkdagen, Nee Nee, maar X 4 Is de status van panden bmnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (met ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometne' Zoals blijkt uit het statusrapport beheeraudit gebeurt dat met altijd binnen zes maanden Uit de mondelinge toelichting blijkt dat hierop (nog) geen actieve monitonng wordt uitgevoerd V Wet art 7 98%, Nee X

14 N I VO Inspectieformulier kwaliteit gegevens Nummer F72 Status Concept Eigenaar Technisch! Manager ' Pagina 3 van 6 i 5 Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldmgen, waarbij met binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijzigmg van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft' Uit het gesprek met de BAG beheerders blijkt dat de gemeente de objecten waarover een terugmelding IS ontvangen, en waarbij niet binnen 2 dagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, deze objecten op in onderzoek zijn geplaatst i Wet art 39 90%, Nee Nee, maar X 6 Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctie verzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan met wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie' Uit de beheerrapportage d d blijkt dat met altijd de termijn van 6 maanden is gerealiseerd De gemeente heeft hiervoor een onderbouwing gegeven die betrekking heeft op het begin van de beheerperiode Ter onderbouwing dat dit nu met meer voorkomt overtegt de gemeente een beheerrapportage over de periode tot met peildatum ; V Wet art 39, 90%, Nee X

15 N I VO Inspectieformulier kwaliteit gegevens Nummer F 72!! Eigenaar Technisch; Manager i Pagina 4 van 6 i 7 Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten m de Landelijke Voorziening BAG' De objecten in de gemeentelijke BAG en bij de landelijke voorziening komt op de peildatum exact overeen, V (met document) I Wet art 3 98%, Nee Nee, maar X

16 N I VO Inspectieformulier kwaliteit gegevens Nummer F 72 Eigenaar Technisch Manager Pagina 5 van 6 2 Steekproef registratie en register Bij de Steekproef registratie en register wordt getoetst of de kwaliteitseisen op het gebied van de juistheid van gegevens gehaald worden Het doel daarbij is om te toetsen in hoeverre de gemuteerde gegevens in de BAG overeenkomen met de gelegitimeerde werkelijkheid (zie paragraaf 4 2) Hiertoe wordt een steekproef getrokken uit de objecten die in de basisregistraties adressen en gebouwen in de voorliggende penode een mutatie hebben ondergaan, waarbij wordt gekeken of de relatie tussen de registratie en het register op een goede wijze is aangebracht en of de gegevens uit de brondocumenten exact overeenkomen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen in paragraaf is een beperkt aantal bijzondere situaties beschreven (geometrie en oppervlakte) waann enigszins afwijkende kwaliteitseisen kunnen gelden Het gaat bij de steekproef registratie en register om de beantwoording van de volgende hoofdvragen Kan op basis van de gegevens in de registratie een bijbehorend brondocument binnen een, redelijke termijn en op een eenduidige wijze worden teruggevonden ' Komen de gegevens uit het brondocument exact overeen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen'^ Dit IS geconcretiseerd in de volgende venficatiepunten voor de inspecteur Verificatiepunten steekproef registratie en register Verplicht Gerelateerde Norm Toegestane antwoorden / wettelijke gewenst norm Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken' De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, in voldoende mate bmnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken V Wet art 9 98%, Nee Nee, maar X

17 N I VO Inspectieformulier kwaliteit gegevens Nummer F 72! Datum *4! Eigenaar Technisch ' Manager ' Pagma 6 van 6! 2 Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbn een verwiizmq naar het betreffende brondocument is opaenomen' In de steekproef is naar voren gekomen dat voor meer objecten dan de norm toestaat er geen juiste relatie is tussen het brondocument en de aangebrachte mutatie 3 Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die m het betreffende brondocument zrin opqenomen' In de steekproef is naar voren gekomen dat bij een steek het brondocument geen feitelijke BAG mutatie is Hierbij is voor het betreffende object een overbodig brondocument gekoppeld V v Wet art 4a Wet art 4a 98% Nee X 98% Nee, maar X

18 Nivo Inspectierapportage Nummer F740 Eigenaar Bestuur Pagina 2 Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)

19 N i VO Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Status Eigenaar Concept Technisch Manager Pagina van 0 2. Kwaliteit Processen 2 Controle inbedding processen Tijdens de controle inbedding processen wordt in de eerste plaats gencht bekeken of bepaalde gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot de opname van objecten en gegevens in de basisregistraties adressen en gebouwen In het kader van onder meer art 4a van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en de bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus wordt namelijk een aantal eisen gesteld aan de momenten waarop objecten dienen te worden opgevoerd en mutaties m de over deze objecten vastgelegde gegevens dienen plaats te vinden Een ander doel van de controle van de inbedding van de processen is om na te gaan in hoeverre een gemeente heeft zorg gedragen voor een adequate innchtmg van de administratieve organisatie rondom het beheren van de BAG Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen Hoe heeft de beheerder van de BAG zich ervan vergewist dat voor de BAG relevante gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot tijdige opname van de voorgeschreven gegevens in de SAG? Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is verankerd in de gemeentelijke organisatie en werkprocessen'^ Dit is geconcretiseerd in de volgende venficatiepunten voor de inspecteur Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord Zijn de processen bmnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt' V Wet art 6 De processen zijn binnen de gemeente zodanig vorm gegeven dat bij besluiten aangaande gebeurtenissen die leiden tot relevante wijzigingen in de BAG objecten en attnhiitpn, tijrlig en op correcte wijze in de registratie worden verwerkt. _ De processen aangaande de voortgang van de op basis van een verieende omgevingsvergunning uitgevoerde bouw- en sloopactiviteiten, zijn nog met dusdanig vormgegeven dat de relevante wijzigingen volledig en tijdig in de registrabe worden verwerkt Constatenngen (bouwen m afwijking van verieende omgevingsvergunning of gebruiksdoel) worden met aan de BAG beheerder gemeld Deze worden voor de BAG beheerder pas bekend zodra er een nieuwe vergunning wordt verleend Nee

20 Nivo Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Status Concept Eigenaar Technisch Manager Pagma 2 van 0 Verificatiepunten controle inbedding processen 2 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verieende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen' Verplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm V Wet artt 0, 4a Besluit, art 8 Norm Opmerkmgen De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingencht dat wijzigingen als gevolg van de verieende omgevingsvergunningen leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen Insoectienummer 3 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen' V Wet artt 0, 4a Besluit, art 8 De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistrabe gebouwen, zodanig mqencht dat wiiziqingen als gevolg van deze mgetrokken omgevingsverqunninqen leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen 4 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden m de basisregistratie gebouwen' V Wet artt 0, 4a Besluit, art 8 Antwoord De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen 3a

21 N I VO Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Eigenaar Technisch Manager Pagina 3 van 0 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke norm 5 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen' V Wet artt 0, 4a Besluit, art 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen 6 Is bij panden die op emg moment in de laatste dne jaar de status "pand in gebruik (met ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder V Regeling catalogus opgenomen (vooriopige) bouwjaar en is dat vooriopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar' Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij panden die op enig moment in de laatste dne jaar de status "pand in gebruik (met ingemeten)" hebben gekregen, het bouwjaar van het pand voldoende wordt aangepast naar het jaar van afronding van de bouwactiviteiten 7 Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarln-het pand oorspronkelljk als zodanig Is opgeleverd' ~ " V Regeling catalogus Proces- "toetsing" Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij wijzigingen aan een pand, het "bouwjaar" het bouwjaar is gebleven waarin het pand oorspronkelljk als zodanig is opgeleverd

22 Nivo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Technisch Eigenaar Manager Pagma 4 van 0 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke norm 8 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verieende sloopvergunntngen en sloopmeldingen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens' V Wet artt 0, 4a Besluit, art 8 De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingencht dat wijzigingen als gevolg van de verieende omgevingsvergunningen tijdig leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen 9 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen' V Wet artt 0, 4a Besluit, art 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen

23 N I VO Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F722 Eigenaar Technisch Manager Pagina 5 van 0 0 Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte met in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 V Wet art 6a, 0 en 39 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze penode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen InsnertiRniimmer Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan' V Wet art 40 Nee De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan interne melders (interne meldingen) Uit het gesprek met de BAG beheerders blijkt dat met altijd wordt gedaan mdien het een melding betreft van een externe (partij) Inqnertieniimmer 2 Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve innchtmg van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven' V (met document) Regeling art 2 Procestoetslng De gemeente beschikt over een processenhandboek waann de feitelijke processtappen zoals die nu door de gemeente worden uitgevoerd zijn beschreven Dit processenhandtwek is 2 februan 204 door de directie vastgesteld

24 N ivo Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Status Concept Eigenaar Technisch Manager Pagina 6 van 0 3 Beschikt de gemeente over een regeling waann de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan ^6n of meerdere medewerkers, indien deze taken met door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd' V (met document) Wet art 2, 9, 0,, 4, 4a, 5, 3, 32, 37, 39, 40 en 4 De gemeente beschikt over een mandaatbesluit van 3 mei 203 Hierin zijn de laatste organisatonsche aanpassingen nog met verwerkt waardoor met de juiste naamgeving van de functionanssen is opgenomen Nee maar Insnertipmimmer 4 Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometne, zoals bedoeld m art 8 van de wet basisregistraties adressen en getxjuwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt' V (met document) Regeling art 2 c m Wet art 8 Insoectienummer. 5 Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-ver baa I van constatering zoals bedoeld in art 0, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt' V (met document) Regeling art 2 c m wet art 0 " ' ' ~ ~

25 N i VO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 status Concept Eigenaar Technisch Manager Pagina 7 van 0 6 Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schnftelijke verklanngen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die met in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt' V (met document) Regeling art 2 c m Besluit artt 7 en 8 Insoectienummer 7 Zijn bij de opdrachtverlenmg voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die In de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden' V Regeling catalogus De gemeente beschikt over een eigen landmeetkundige eenheid die ook meet- en bijhoudingswerkzaamheden verricht voor de Stichting GBKN Zij maakt hierbij gebruik van apparatuur waarmee voldaan wordt aan de gestelde eisen Tn<inprtieniimmRr 8 Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren mdien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen' V Regeling catalogus De gemeente heeft bij de toelatingsaudit gebruik gemaakt van de conversiefactoren voor niet-woningen Tijdens het gesprek met de BAG beheerders wordt aangegeven dat ZIJ die oppervlakte voor de niet-woningen inmiddels heeft opgewerkt naar het vereiste kwaliteitsniveau Tijdens de beheennspectie is ook een document ovejlegd waarbij beschreven is welke bestanden hierbij zijn g"eb7uikt

26 N ivo Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Status Eigenaar Concept Technisch Manager Pagina 8 van 0 9 Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoordlng mzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoordlng voor deze basisregistraties' G (met Gebaseerd Procesdocument) op regeling toetsing art 2 Nee maar Opmerklngen De gemeente voert wel interne kwaliteitscontroles uit Daamaast heeft de gemeente m de aanloop naar deze mspectie ook een pre audit van de BAG door een extern bedrijf laten uitvoeren Deze controles zijn met specifiek opgenomen in een kwaliteitssysteem

27 N i VO Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Eigenaar Technisch Manager Pagina 9 van Controle werking processen Het doel van de controle van de werking van de processen is om na te gaan in hoeverre de processen op de wijze worden uitgevoerd zoals die volgens de door de gemeente vormgegeven procedures zouden moeten worden uitgevoerd Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is geintegreerd in de uitvoenng van de gemeentelijke werkprocessen^ Dit is geconcretiseerd in de volgende venficatiepunten voor de inspecteur 'Verificatiepunten controle werking processen Worden de processen binnen de gemeente m de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt' Verplicht/ gp.wrnst Gerelateerde wettelijke norm Norm V Wet art 6 Toegestane antwoorden Nee De processen zijn binnen de gemeente zodanig vorm gegeven dat bij besluiten aangaande gebeurtenissen die leiden tot relevante wijzigingen in de BAG objecten en attnbutcn, tijdig en op correcte wijze m de registratie worden verwerkt De processen aangaande de voortgang van de op basis van een verieende omgevingsvergunning uitgevoerde bouw- en sloopactiviteiten, zijn nog niet dusdanig vormgegeven dat de relevante wijzigingen volledig en tijdig in de registratie wonden verwerkt Constatenngen (bouwen in afwijking van verieende omgevingsvergunning of gebruiksdoel) worden met aan de BAG beheerder gemeld Deze worden voor de BAG beheerder pas bekend zodra er een nieuwe vergunning wordt verleend Insoectienummer

28 Nivo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 status Concept Eigenaar Technisch Manager Pagina 0 van 0 2 Kan een verantwoordelijke voor de processtunng op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudmgsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanlevenngsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd' G Regeling art 2 De verantwoordelijken voor de processtunng op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudmgsprocessen rondom de basisregistratie adressen en gebouwen kunnen voldoende aangeven op welke wijze dit aanlevenngsproces daadwerkelijk verloopt InsnprtiRmimmer 3 Kan een verantwoordelijke voor de processtunng op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudmgsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen' G Regeling art 2 Insnprtiemimmer 4 Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het m ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldmgen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd' G Regeling art 2 Opmerklngen De medewerkers die hiermee zijn belast kunnen volkdoende aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces verloopt Insnprtipniimmer 5 Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het m ontvangst nemen van G Regeling art meldingen of het verwerken van terugmeldmgen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen' 2

29 N I VO Inspectierapportage Nummer r 740 Eigenaar Bestuur Pagma jl3 Bijlage C. Werking systeem (deel III)

30 N IVO Inspectieformulier kwaliteit systeem Nummer F723 Eigenaar Technisch Manager Pagma van 5 3. Kwaliteit svsteem 3 Controle BAG-conforme applicatie Het doel van de controle BAG-conforme applicatie is na te gaan of door de gemeente gebruik wordt gemaakt van een applicatie die voldoet aan de systeembeschrijving zoals deze is vastgesteld bij art 4 van de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag Maakt de gemeente gebruik van een geautomatiseerd mformatiesysteem dat voldoet aan de wettelijk vastgestelde systeembeschrijving^ Dit ts geconcretiseerd in het volgende venficatiepunt voor de inspecteur Verificatiepunten BAG conforme applicatie Voldoet de door de gemeente gebrulkte versie van de applicatie aan de specificatie van de benchten ten behoeve van elektromsch benchtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen' Verplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm V Wet art 3 Regeling art 4 en bijlage II Norm Antwoord 00% De gemeente maakt gebruik van de BAG applicatie van GouwIT, GouwBAG versie 6 0 (740) Insoectienummer

31 NIVO Inspectieformulier kwaliteit systeem Nummer F 723 Status Eigenaar Concept Technisch Manager Pagina 2 van Toets continuiteit systeem Het doel van de toets continuiteit systeem is na te gaan in hoeverre de gemeente voldoende maatregelen heeft getroffen om de continuiteit van het systeem en de werking daarvan te garanderen in het geval van problemen met het systeem of een calamiteit Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen Heeft de gemeente maatregelen getroffen om de continuiteit van het systeem te waarborgen^ Heeft de gemeente maatregelen getroffen voor back-up en herstel van gegevens^ Dit IS geconcretiseerd in de volgende venficatiepunten voor de inspecteur Verificatiepunten continuiteit systeem (uitwijk) Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen' Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst V (met document) wettelijke norm Wet art 4, Regeling art 3 Antwoord Nee De gemeente heeft een uitwijkconfiguratie beschikbaar bij het Waterschap Schetdestromen aan de Kanaalweg in Middelburg Echter in de praktijk is het geen werkende uitwijklocatie btijkt uit de uitgevoerde uitwijktest De Oracle database (BAG) is een fysieke database en kan op de uitwijklocatie met worden gerestored De gemeente onderzoek naar een aantal mogelijke scenano's die moeten leiden tot een goed werkende uitwijklocatie 2 Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waann alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd' Gebaseerd op Wet art 4 Opmerkmgen In de beschreven uitwijk procedure is het proces met betrekking tot de uitwijk beschreven (locatie, procedure, betrokken functionanssen, yerslaglegging en contactgegevens van de functionarissen) Document is geschreven"30 decemtier 200"eii herzien 5 rhlarr204

32 N I VO CONTROLS INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit systeem Nummer F 723 Eigenaar Technisch Manager Pagina 3 van 5 Verificatiepunten continuiteit systeem (uitwijk) Verplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm 3 Is het draalboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar Is' G Gebaseerd op Wet art 4 Het uitwijkdraaiboek is op meerder locaties, waar onder de uitwijklocatie, beschikbaar Norm Procestoetsmq Antwoord Insoectienummer 4 Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking' Opmerkmgen De uitwijk wordt getest echter is deze met succesvol afgerond (zie ook opmerking bij punt ) G (met Gebaseerd op Proces- document) Wet art 4 en toetsing Reqelinq art 3 Insoectienummer 5 Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden mdien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit met kan worden gebruikt' G Gebaseerd op Wet art 4 en Regeling art 3 Nee BIJ de audit is dit met vatgesteld (zie ook opmprkmg bij punt )

33 N I VO Inspectieformulier kwaliteit systeem Nummer F 723 Elgenaar Technisch Manager Pagina 4 van 5 Verificatiepunten continuiteit systeem (back-up en herstel) Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke norm Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt' V Wet art 4, Regellng art 3 Van de adressen en gebouwenregistratie wordt dagelijks een back-up gemaakt Insoectienummer 2 Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw Invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up' G Wet art 4a Insoectienummer 3 Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen' G Gebaseerd op Wet art 4 en Regeling art 3, Opmerkmgen Insoectienummer 4 Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waann de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden' G Gebaseerd op Wet art 4 en, Reqelinq art 3 Opmerkmgen.- - _ Insoecbenummer

34 N I VO Inspectieformulier kwaliteit systeem Nummer F 723 Status Eigenaar Concept Technisch Manager Pagina 5 van 5 5 Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 2 maanden getest' G (met Gebaseerd op Proces- document Wet art 4 en toetsing ) Reqelinq art 3 Zie opmerking bij punt, pagina 2