Inspectierapportage Wet BAG

Transcriptie

1 Inspectierapportage Wet BAG Gemeente Nijmegen Datum inspectie : 18 maart 2014 Naam inspectie-instelling : DEKRA Certification bv Naam leadauditor : de heer C.J.M. de Grijs CISA Eventuele andere auditoren : de heer ir. R.J. van t Zand Review door : de heer A. Diedering (technical manager DEKRA Certificatie bv) Datum review : XX ersie : 2.0 (definitief) Datum rapport : 28 mei 2014 Projectnummer :

2 INHOUD 1 INLEIDING DE WET BASISREGISTRATIES ADRESSEN EN GEBOUWEN (BAG) KWALITEIT EREIST WETTELIJK ERPLICHT PERIODIEK INSPECTIEONDERZOEK GEGEENS SAMENATTING... 7 Bijlage: erificatiepunten BAG-inspectie Nijmegen (versie 1.0) Inspectierapport Wet BAG gemeente Nijmegen; versie 1.0 DEKRA Certification B Datum rapport: 28 mei 2014 Pagina 2 van 8

3 1 Inleiding Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van het college van burgemeester en wethouders (B&W) van de gemeente Nijmegen bij hun gemeente op 18 maart 2014 uitgevoerde inspectie naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de Wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door DEKRA Certification bv. 1.1 De Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) Op 1 juli 2009 is de Wet BAG in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De BAG maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. B&W zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. erder zijn afnemers verplicht om de door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke oorziening (L) BAG. Deze L BAG wordt beheerd door het Kadaster. 1.2 Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de BAG en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit BAG (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling BAG. De BAG moet (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers, zonder nader onderzoek, kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteit bevorderende maatregelen voorzien. Inspectierapport Wet BAG gemeente Nijmegen; versie 1.0 DEKRA Certification B Datum rapport: 28 mei 2014 Pagina 3 van 8

4 Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de bronkant ); maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de L BAG); maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terug-meldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor belanghebbenden). Daarnaast is een aantal kwaliteit bevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG, voor zowel bronhouders als afnemers, volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling BAG vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. 1.3 Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties is, in art. 42 van de wet, geregeld dat B&W eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. De leidraad voor deze controle wordt gevormd door het protocol 0.44 en het Duidingsdocument, versie juli Dit rapport mag alleen in zijn geheel en met instemming van de opdrachtgever worden gekopieerd en/of verspreid. Inspectierapport Wet BAG gemeente Nijmegen; versie 1.0 DEKRA Certification B Datum rapport: 28 mei 2014 Pagina 4 van 8

5 2 Gegevens Gegevens gemeente Gemeente Nijmegen Contactpersoon De heer J. Hendricks estigingsadres Korte Nieuwstraat 6, 6511 PP Nijmegen Postadres Postbus 9105, 6500 HG Nijmegen Telefoonnummer Gegevens inspectie Datum inspectie 18 maart 2014 ersie en datum inspectierapportage ersie 1.0 d.d 7 april 2014 Naam inspectie-instelling DEKRA Certification Naam leadauditor en eventuele andere auditoren De heer C.J.M. de Grijs CISA De heer Ir. R.J. van t Zand Naam inhoudelijk assistent Aanwezigen vanuit de gemeente De heer J. Hendricks senior GEO-informatiekundige / BAG kwaliteitsbeheerder (gemeente) Mevrouw A. Derkse hoofd bureau Functioneel Beheer Fysiek Domein; BAG beheerder (gemeente) Mevrouw P. Daams - senior medewerker GEO-informatie (gemeente) De heer R. van der Werff - administratief medewerker BAG (gemeente) Mevrouw M. Meringa - senior medewerker GEO-informatie (gemeente) De heer G. van Ham senior ICT-beheerder (gemeente) De heer A. Wakkerman - adviseur B W BRIKS (ODRN) De heer R. Ponten - senior medewerker HH BRIKS (ODRN) Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie erificatiepunten bestandscontroles erificatiepunten steekproef registratie en register Onvoldoende. Op de verificatiepunten 1, 2 en 6 van dit onderdeel heeft de gemeente niet aan de norm voldaan. Zie de toelichting in de bijlage. oldoende. Inspectierapport Wet BAG gemeente Nijmegen; versie 1.0 DEKRA Certification B Datum rapport: 28 mei 2014 Pagina 5 van 8

6 erificatiepunten controle inbedding processen Onvoldoende. Op de verificatiepunten 12 en 18 van dit onderdeel heeft de gemeente niet aan de norm voldaan. Zie de toelichting in de bijlage. erificatiepunten controle werking processen erificatiepunten BAG conforme applicatie erificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) erificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Onvoldoende. Op het verificatiepunt 1 van dit onderdeel heeft de gemeente niet aan de norm voldaan. Zie de toelichting in de bijlage. oldoende oldoende. Er zijn wel enkele verbeteringen gewenst. oldoende. Er zijn wel enkele verbeteringen gewenst. Inspectierapport Wet BAG gemeente Nijmegen; versie 1.0 DEKRA Certification B Datum rapport: 28 mei 2014 Pagina 6 van 8

7 3 Samenvatting en Analyse Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek Conclusies Met betrekking tot de onderdelen gegevens en processen heeft de gemeente niet aan de verplichte onderdelen voldaan. Met betrekking tot het onderdeel systemen heeft de gemeente wel voldaan. Her-inspectie geïndiceerd Analyse, voor het onderdeel gegevens en processen De gemeente Nijmegen heeft na aansluiting het beheer en gebruik van de BAG voortvarend opgepakt. Het beheer van de BAG is ondergebracht bij het bureau Functioneel Beheer Fysiek Domein van de afdeling Informatiemanagement & Automatisering. Binnen dit bureau is het integraal beheer van een aantal kern- en basisregistraties ondergebracht. Centraal muteren en beheren Het beheer van de BAG is volledig centraal ingericht. Het team dat verantwoordelijk is voor het beheer voert tevens alle mutaties uit. Attendering op relevante gebeurtenissen is door middel van digitale workflow en het toepassen van sjablonen ingeregeld; bij het zich voordoen van een mogelijke BAG-gebeurtenis wordt een automatische notificatie gestuurd naar het team, dat vervolgens het processysteem raadpleegt. Als blijkt dat inderdaad sprake is van een BAG-relevante mutatie worden de gegevens erbij verzameld en de BAG gemuteerd. De gemeente Nijmegen is belangrijke mate afhankelijk van de Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN). De ODRN levert vergunningen en bouwmeldingen op grond waarvan de gemeente Nijmegen de BAG-muteert. De gemeente is voornemens om procesafspraken met ODRN rond informatievoorziening en de BAG in het bijzonder nader uit te werken en te formaliseren. Nog niet alle BAG-gebeurtenissen onderdeel van automatisch systeem Omdat nog niet alle BAG-gebeurtenissen in dit systeem van notificeren en raadplegen zijn ondergebracht, worden sommige BAG-gebeurtenissen (zoals bouwmeldingen en het doorgeven van geconstateerde objecten) niet tijdig door het BAG-team opgemerkt en daardoor te laat gemuteerd. Dit heeft een negatief effect op het behalen van de wettelijke termijnen rond het tijdig inschrijven van brondocumenten in de BAG. Gemeente ziet diverse oplossingsmogelijkheden Om de uitvoering van de BAG-processen in zijn algemeenheid te verbeteren, overweegt de gemeente het volgende: Het onderbrengen van alle BAG-gebeurtenissen in het systeem van notificeren en raadplegen door middel van sjablonen Het identificeren van alle nog openstaande dossiers die op het moment van gebruiksgereed-melding niet in het bestaande systeem worden opgemerkt Het meer gebruik maken van de al bestaande bevoegdheid om zelf verklaringen en signaleringen op te stellen. Bovendien draagt dit bij aan een verhoogde actualiteit van de BAG De mandatering rond het aanwijzen en intrekken van stand- en ligplaatsen in lijn brengen met de erordening naamgeving en nummering Wat verder opvalt is dat de locatieaanduiding in vergunningen en de daarop volgende correspondentie gebaseerd wordt op de aanduiding uit de oorspronkelijke aanvraag. aak wordt oude adressering (die juist als gevolg van de vergunning ophoudt te bestaan) of een globale aanduiding ( in de omgeving van ) gebruikt. Dit leidt er toe dat uit een vergunning of signalering niet altijd op te maken valt om welk object het gaat. Uit het oogpunt van dienstverlening, maar ook ten behoeve van een betere samenhang tussen register en registratie overweegt de gemeente het gebruik van de BAG bij de locatieaanduiding in de vergunningenadministratie te bewerkstelligen. Inspectierapport Wet BAG gemeente Nijmegen; versie 1.0 DEKRA Certification B Datum rapport: 28 mei 2014 Pagina 7 van 8

8 Analyse Continuïteit: de BAG is meer dan een kernregistratie Aan de verplichte eisen voor continuïteit van de BAG (uitwijk en back-up) wordt voldaan, maar de formele borging daarvan is beperkt. In vergelijking met de GBA zijn zaken niet of beperkt aantoonbaar geregeld. De maatregelen rond de continuïteit van de BAG zijn vergelijkbaar met de andere kernregistraties, terwijl de BAG een wettelijke authentieke registratie is. Mede omdat het kwaliteitsregime de komende jaren naar verwachting strenger wordt, is de gemeente voornemens de BAG in een vergelijkbare regeling als die voor de GBA op te nemen. Inspectierapport Wet BAG gemeente Nijmegen; versie 1.0 DEKRA Certification B Datum rapport: 28 mei 2014 Pagina 8 van 8

9 ID def erificatiepunten BAG Nijmegen, gem., Grijs CJM de Rapport erificatiepunten bestandscontroles erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? Wet: artt, 12, 16 98%, Nee oor de objecttypen pand, verblijfsobject, openbare ruimte en nummeraanduiding worden de termijnen blijkens het Statusrapport beheeraudit niet gehaald. oor de stand- en ligplaatsen is dit wel het geval. Ook indien slechts de mutaties van de laatste 6 maanden worden beoordeeld, is er sprake van termijnoverschrijdingen bij de objecttypen pand, verblijfsobject en nummeraanduiding. Dit heeft te maken met de afhankelijkheid van digitale workflow, die nog niet geheel is ingeregeld 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke oorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet : artt. 16, 31 98%, Nee Zie Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke oorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke oorziening? Wet : artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen, Er zijn momenteel geen openstaande geweigerde berichten voor panden, verblijfsobjecten en nummeraanduidingen 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status pand gereed (niet ingemeten) veranderd in pand gereed door de opname van de definitieve pandgeometrie? Wet: art. 7 98% Ten tijde van de inspectie leverde de Statusrapportage van het Kadaster nog geen bruikbare informatie ten behoeve van de beoordeling van dit punt. Daarom is procestoetsing toegepast. De gemeente houdt een eigen administratie bij. Blijkens deze administratie en toelichting van de gemeente is aannemelijk dat de vereiste termijn wordt gehaald. 5. Hebben alle via de Landelijke oorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Wet: art 39 90%, In het Statusrapport beheeraudit zijn geen terugmeldingen gerapporteerd. De gemeente houdt ontvangen terugmeldingen bij in een excel-omgeving. De gemeente streeft er naar om deze binnen 2 werkdagen af te handelen. Aantoonbare monitoring hiervan vindt niet plaats. 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Wet: art 39, 90% Nee Blijkens het Statusrapport beheeraudit zijn de termijnen niet gehaald voor de objecttypen verblijfsobjecten en nummeraanduiding. De laatste 6 maanden zijn geen objecten uit onderzoek gehaald. Uit het Statusrapport beheeraudit is niet op te maken of objecten in onderzoek zijn gezet. 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke oorziening BAG? (met Wet: art 31 98%, Het verschil tussen opgave van de gemeente en het Kadaster bedraagt over de gezamenlijke objecttypen 0,01% erificatiepunten steekproef registratie en register erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? Wet : art. 9 98%, Alle opgevraagde documenten zijn tijdig raadpleegbaar en beschikbaar gemaakt. 1 van 6

10 ID def erificatiepunten BAG Nijmegen, gem., Grijs CJM de Rapport 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? Wet: art. 14a 98% Er zijn geen structurele tekortkomingen geconstateerd 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? Wet: art. 14a 98%, erificatiepunten controle inbedding processen erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen 2. Heeft de tijdig gemeente en op een voldoende correcte maatregelen wijze in deze genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet: art. 16 Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a Blijkens procesbeschrijvingen 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver werking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet : artt. 10, 14a 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende 6. Is bij panden panden die en op eventuele enig moment verblijfsobjecten in de laatste in drie de jaar de status pand in gebruik (niet ingemeten) hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar 7. Is bij in wijzigingen dat geval aan bijgewerkt een pand naar (zoals het definitieve een aanbouw van een serre), het bouwjaar het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen 9. Heeft de bijgehouden gemeente statusgegevens? voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de Wet : artt. 10, 14a Regeling: catalogus Regeling: catalogus Wet : artt. 10, 14a Wet : artt. 10, 14a, 2 van 6

11 ID def erificatiepunten BAG Nijmegen, gem., Grijs CJM de Rapport 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? Wet: art 6a, 10 en 39 (met (met Regeling: art. 2 Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 Wet: art 40 Nee Document Procesbeschrijving Registratie BAG (plus) is niet vastgesteld (gezien is versie 0.44) door of namens het College. Blijkens de geldende mandatering is het Bureauhoofd als BAG-beheerder gemandateerd om de administratieve inrichting vast te stellen. Mandaatregister Wet BAG. astgesteld op 11 maart Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een procesverbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? (met (met (met Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8, Mandaatregister Wet BAG en Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit ODRN. Beiden vastgesteld op 11 maart 2014, Mandaatregister Wet BAG en Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit ODRN. Beiden vastgesteld op 11 maart 2014, Mandaatregister Wet BAG en Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit ODRN. Beiden vastgesteld op 11 maart Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er Regeling: catalogus G (met Gebaseerd op regeling: art. 2 Regeling: catalogus Onderdeel van de interne meetinstructie Nee De gemeente is nog niet begonnen met het verbeteren van de oppervlakten van niet-woningen. Ook een daartoe strekkend plan is nog niet opgesteld en door management vastgesteld., Blijkens document Kwaliteitscontroles BAG, ersie: 2.0, Datum: van 6

12 ID def erificatiepunten BAG Nijmegen, gem., Grijs CJM de Rapport sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? erificatiepunten controle werking processen erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Wet: art. 16 Nee Hoewel het BAG-team deskundig is en zich goed bewust is van de noodzakelijke pro-actieve rol, is er sprake van afhankelijkheid van een nog steeds werkend oud systeem dat buiten de worlflow valt. Het doorgeven van BAG-gebeurtenissen (bouwmeldingen en constateringen) vanuit handhaving loopt hierdoor soms vertraging op. 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? G Regeling: art. 2, 3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? G Regeling: art Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? G Regeling: art. 2, 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? G Regeling: art. 2. erificatiepunten BAG conforme applicatie erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. oldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? Wet : art % Gemeente heeft Neuron Registratie 7.0 erificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 4 van 6

13 ID def erificatiepunten BAG Nijmegen, gem., Grijs CJM de Rapport 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? (met Wet: art. 14; Regeling: art 3 olgense de geinterviewden is de uitwijk intern geregeld. Hiervoor beschikt de gemeente op een tweede locatie over een testsysteem, waarop in geval van een calamiteit de volledige productieomgeving van de BAG kan worden geplaatst. Een schiftelijke bewijs hiervoor is echter alleen in sumiere vorm voorhanden in een document Procedure Restore versie 1.0 van 16 januari Deze procedure moet onderdeel zijn van het Informatiebeveiligingsplan BAG. Dit plan is echter niet aangetoond. Wel is een document PvA backup uitwijk van 4 janauri 2010 aangereikt. De formele waarde hiervan is onduidelijk. 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? G Gebaseerd op Wet: art. 14 G Gebaseerd op Wet: art. 14 G (met Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 nee In de procedure Restore van de BAG wordt alleen een tijdeljike overgang naar een testsysteem genoemd. Er is geen sprake van een actueel uitwijkdraaiboek, zoals hier bedoeld. nee Er is geen sprake van een uitwijkdraaiboek., nee Er is slechts een uitdraai van de logging van de op 13 februari 2014 uitgevoerde restore van de BAG-database. Dit is onvoldoende als bewijs van een toetsing van de actualiteit en werking van de uitwijk(procedure). 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan G Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 ja Dit is aannemelijk, maar een formeel bewijs van voldoende borging is niet aangetoond. erificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) erplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden Antwoord * De bevindingen komen onderstaand in overzicht nader beschreven 1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? Wet: art. 14; Regeling: art 3 Blijkens het document procedure back-up van 16 januari 2014, vastgesteld door Hoofd I&A en Hoofd ICT-beheer. Er wordt overigens onderscheid gemaakt in een wekelijkse full-back en een dagelijkse incrementele/differentiële back-up. oor het volledig opnieuw opbouwen van de BAG is dan ook altijd een laatste (week)full-back-up noodzakelijk met de daarop aansluitende incrementele/differentiële (dag)back-up(s). 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? G Wet: art. 14a ia werklijst 'BAG-gebeurtenissen', zoals beschreven in document Procesbeschrijving Registratie BAG (plus). Een protocol dat toeziet op gestructureerde uitvoering is niet beschikbaar. 3. indt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? G Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3, nee Blijkens het document procedure back-up van 16 januari 2014, vastgesteld door Hoofd I&A en Hoofd ICT-beheer, wordt uitsluitend gekeken naar het log bestand. Een daadwerkelijke teruglezen van de back-up vindt niet plaats. 4. indt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? G Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3, Blijkens het document procedure back-up van 16 januari 2014, vastgesteld door Hoofd I&A en Hoofd ICT-beheer 5 van 6

14 ID def erificatiepunten BAG Nijmegen, gem., Grijs CJM de Rapport bevinden? 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G (met Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 nee Blijkens verslag van het restoren van database op 13 februari 2014 heeft er geen volledige reconstructie en herstel van de BAG plaatsgevonden. Overigens is de status en auteur van het testverslag onbekend. Handtekening auditor Datum Naam Auditor C.J.M. de Grijs Cisa Handtekening Gemeente Datum naam 6 van 6