N ivo. Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Utrecht

Transcriptie

1 N ivo CONTROLE INSPECTIE - AUDIT Deze inspectierapportage BAG-beheer geeft uitvoering aan en is gebaseerd op de Wet BAG Stb. 2008, 39 (+ wijzigingen), met bijbehorende Besluiten en Regelingen en het Inspectieprotocol (versie 2010, 044). Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Utrecht Inspectiedatum: : Kenmerknummer: 16 september 2014 definitief 0344 Stichting NIVO Accreditatienummer: 1270 INSPECTIE Pui I lin

2 CONTROLE ' INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage F Bestuur Stichting NIVO Inspectierapportage Inspectie BAG-beheer Gemeente Utrecht Kenmerk: 0344 Rapportagedatum: 17 september 2014 Inspectie-instelling: Stichting NIVO Lichtenauerlaan ME Rotterdam Opdrachtgever: Gemeente Utrecht Vliegend Hertlaan KT Utrecht Copyright 2012 Stichting NIVO, dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Gebruik door derden is uitsluitend toegestaan voor opdrachtgever in haar uitvoering van de Wet BAG. Ander gebruik of vermenigvuldiging is uitsluitend toegestaan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Stichting NIVO of auditee. Uitzondering wordt gemaakt voor het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, welke in de uitoefening van haar maatschappelijke taken gedeelten uit deze rapportage op haar website ter inzage stelt aan derden.

3 Inspectierapportage F Bestuur inhoudsopgave 1. Conformiteitsverklaring 2. Toelichting Inspectie Wet BAG 3. Gegevens gemeente 4. Gegevens inspectie 5. Samenvatting van de bevindingen. 6. Samenvattende conclusie 7. Ondertekening Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I) Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)... Bijlage C. Werking systeem (deel lll)

4 1. Confornniteitsverklaring N ivo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage F Bestuur Conformiteitsverklaring Stichting NIVO verklaart dat de gemeente Utrecht op de onderdelen: - kwaliteit van de gegevens NIET; - kwaliteit van de processen NIET; - kwaliteit van het systeem WEL; voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen versie 044.

5 Inspectierapportage F Bestuur 2. Toelichting Inspectie Wet BAG Ministerie van Infrastructuur en Milieu - Directoraat Generaal Ruimte Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht bij hun gemeente op 16 september 2014 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Stichting NIVO. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044): 8 juli 2011, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties: 2 mei Dit rapport bevat 31 bladzijden inclusief bijlagen. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te

6 N ivo Inspectierapportage F Bestuur gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren.

7 Inspectierapportage F Bestuur 3. Gegevens gemeente Gegevens gemeente Gemeente Utrecht Contactpersoon Ben van Dongen S. van. Dongen@utrecht. nl Vestigingsadres Vliegend Hertlaan KT Utrecht Postadres Postbus AB Utrecht Telefoonnummer Gegevens inspectie Gegevens inspectie inspectie 16 september 2014 en datum inspectierapportage Definitieve versie 6 november 2014 Naam inspectie-instelling Stichting NIVO Naam (lead)inspecteur Iris Tholenaars Naam assistent inspecteur Aanwezigen vanuit de gemeente Ben van Dongen (BAG-beheerder) ap Verboon (Projectvoorbereiding BAG-inspectle) Wout Molenaar (Senior Gegevensbeheerder) Gerrit Bakker (Hoofdinspecteur Bouwtoezicht) Carst Hoppenbrouwer (Hoofdinspecteur Toezicht en Handhaving) Mona van den Oudenalder (BAG-kwaliteitsmedewerker) Rob ter Avest (Teamleider Vergunningen) Ariane van der Velden-Walraven (Clustermanager Kernvoorzieningen) Wim Erwich (Coördinator Kernvoorzieningen) Maurice Prijs (Afdelingshoofd VTH) René van Ziel (Clustermanager LIS) Gils Mesman Schultz (Functioneel beheerder BAG) Overige aanwezigen namens Stichting NIVO

8 Inspectierapportage F Bestuur 5. Samenvatting van de bevindingen Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Oordeel per onderdeel Motivatie Verificatiepunten bestandscontroles voldoende onvoldoende Verificatiepunten steekproef registratie en register voldoende onvoldoende Verificatiepunten controle inbedding processen voldoende onvoldoende Verificatiepunten controle werking processen voldoende onvoldoende Verificatiepunten BAG conforme applicatie voldoende onvoldoende Zoals blijkt uit het statusrapport beheeraudit van 2 september 2014, worden de mutaties die voortkomen uit de bovengenoemde documenten nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen. Het statusrapport van de laatste zes maanden laat een verbetering zien. Gemeente Utrecht is zeifregistrerend, de definitieve geometrie wordt voldoende binnen 6 maanden na oplevering van de werkzaamheden als gevolg van een verleende omgevingsvergunning, opgenomen in de basisregistratie adressen en gebouwen. Voornamelijk bij terugmeldingen aangaande pandmutaties of mutaties van gebruiksoppervlakte, worden de betreffende objecten nog onvoldoende in onderzoek geplaatst, tevens wordt de onderzoekstermijn van 6 maanden nog te frequent overschreden. De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, onvoldoende raadpleegbaar en beschikbaar maken. De brondocumentenverwijzing is voldoende. De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen onvoldoende overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. In het BAG Processenhandboek zijn alle taken, verantwoordlijkheden en termijnen voldoende gespecificeerd, waaronder ook de eisen aan de op te leveren geometrie. De processen zijn binnen de gemeente gedurende de beheerperiode geoptimaliseerd maar nog zodanig ingericht dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die wijzigingen in de status of verschijningsvorm van BAG-objecten tot gevolg heeft, deze wijzingen onvoldoende tijdig in de basisregistraties adressen en gebouwen worden verwerkt. De volledigheid wordt echter niet in twijfel genomen. Het mandaat in het kader van de Wet BAG is verleend aan het hoofd van de afdeling. Alle werkzaamheden in het kader van de Wet BAG worden echter uitgevoerd door de BAG-beheerder dan wel de BAG-kwaliteitsmedewerker. De mandatering sluit daarmee niet aan op de werkelijkheid. Bij de opbouw van de initiële registratie BAG heeft de gemeente gebruik gemaakt van de reeds bestaande NEN 2580 oppervlakten die binnen de gemeente reeds bekend waren. De conversietabellen van VROM zijn niet gebruikt waardoor de gemeente niet de verplichting heeft de kwaliteit van de gebruiksoppervlakte van niet-woningen op te werken. De processen zijn binnen de gemeente gedurende de beheerperiode geoptimaliseerd maar worden in de praktijk nog zodanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die wijzigingen in de status of verschijningsvorm van BAG-objecten tot gevolg heeft, deze wijzingen onvoldoende tijdig in de basisregistraties adressen en gebouwen worden verwerkt. De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Neuron Vicrea 7.0 SP4 welk voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer.

9 Inspectierapportage F Bestuur Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) voldoende onvoldoende Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) voldoende onvoldoende Gemeente Utrecht beschikt over twee afzonderlijke maar redundant configuraties welk ± 6 km uiteen zijn gepositioneerd, waardoor voldoende uitwijk beschikbaar is. Van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens wordt iedere werkdag een back-up gemaakt. Uitsluitingen geen uitsluiting 6. Samenvattende conclusie Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen Conclusies Herinspectie geïndiceerd De resultaten stemmen wel niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. ja nee Aandachtspunten De gemeente heeft gedurende het laatste jaar geen restoretest uitgevoerd. De mandatering van de bevoegdheden in het kader van art 6 Wet BAG zijn nog onvoldoende gemandateerd. 7. Ondertekening Getekend voor gezien en akkoord Namens Stichting NIVO D.d. //- 2o t,' Namens gemeente Utrecht D.d.!(^-U-^t«-t. I-B- (ffis) Tholenaars, lead inspecteur Ariane van der Veldetf-Walraven, Clustermanager Kernvoorzieningen / ip.af. (Coen) Reizevoort, technisch manager

10 Inspectierapportage Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I) F Bestuur 10

11 CONTROLE NSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens F van 5 1. Kwaliteit gegevens 1.1. Bestandscontroles Door enkele bestandscontroles vanuit de Landelijke Voorziening BAG kan de inspecteur zich een beeld vormen van de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG verloopt. Ook kan de inspecteur zich hiermee een beeld vormen van de voor de betreffende gemeente gangbare termijnen voor de verwerking van mutaties, het opnemen van de definitieve geometrie, de afhandeling van terugmeldingen, het uitvoeren van onderzoeken naar mogelijk onjuiste gegevens en de wijze van omgang met geconstateerde objecten. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen de gemeente en de Landelijke Voorziening BAG? Wat zijn de gangbare termijnen voor de gemeente bij het uitvoeren van een aantal registratie-activiteiten? Verificatiepunten bestandscontroles Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Toegestane antwoorden 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? Zoals blijkt uit het statusrapport beheeraudit van 2 september 2014, worden de mutaties die voortkomen uit de bovengenoemde documenten nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen. Het statusrapport van de laatste zes maanden laat zien dat de gemeente hier een licht stijgende lijn in laat zien. Wet: artt, 12, 16 98% nee Nee, maar

12 Inspectieformulier kwaliteit gegevens F van 5 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG (verder LV) binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet: artt. 16, 31 98%, Nee Nee, maar Onlosmakelijk verbonden aan het antwoord op de voorgaande vraag, worden de berichten nog onvoldoende tijdig aangeboden aan de LV. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV en daarbij alsnog geaccepteerd door de LV? Wet: artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen, Nee Nee, maar Gemeente heeft relatief weinig door de LV geweigerde berichten waarbij de gemeente voldoende actie onderneemt deze alsnog aan te bieden op zodanige wijze dat deze alsnog geaccepteerd kunnen worden door de LV. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie? Wet: art. 7 98%, Nee Gemeente Utrecht is zeifregistrerend, de definitieve geometrie wordt voldoende binnen 6 maanden na oplevering van de werkzaamheden als gevolg van een verleende omgevingsvergunning, opgenomen in de basisregistratie adressen en gebouwen.

13 N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens F van 5 Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Wet: art 39 90%, Nee Nee, maar Voornamelijk bij terugmeldingen aangaande pandmutaties of mutaties van gebruiksoppervlakte, worden de betreffende objecten nog onvoldoende in onderzoek geplaatst. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Wet: art 39, 90%, Nee De onderzoekstermijn van 6 maanden wordt nog te frequent overschreden. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? V (met document) Wet: art 31 98%, Nee Nee, maar Het op de peildatum 2 september 2014 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV. Er blijkt een onjuistheid aanwezig te zijn in het ontvangen statusrapport, hierin staat onder meer dat de gemeente minder woonplaatsen heeft, de gemeentelijke registratie toont echter, in overeenstemming met de werkelijkheid, iets anders aan.

14 N IVO Inspectieformulier kwaliteit gegevens F van Steekproef registratie en register Bij de steekproef registratie en register wordt getoetst of de kwaliteitseisen op het gebied van de juistheid van gegevens gehaald worden. Het doel daarbij is om te toetsen in hoeverre de gemuteerde gegevens in de BAG overeenkomen met de gelegitimeerde werkelijkheid (zie paragraaf 4.1.2). Hiertoe wordt een steekproef getrokken uit de objecten die in de basisregistraties adressen en gebouwen in de voorliggende periode een mutatie hebben ondergaan, waarbij wordt gekeken of de relatie tussen de registratie en het register op een goede wijze is aangebracht en of de gegevens uit de brondocumenten exact overeenkomen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen. In paragraaf is een beperkt aantal bijzondere situaties beschreven (geometrie en oppervlakte) waarin enigszins afwijkende kwaliteitseisen kunnen gelden. Het gaat bij de steekproef registratie en register om de beantwoording van de volgende hoofdvragen: Kan op basis van de gegevens in de registratie een bijbehorend brondocument binnen een redelijke termijn en op een eenduidige wijze worden terugge vonden? Komen de gegevens uit het brondocument exact overeen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten steekproef registratie en register Verplicht Gerelateerde Norm Toegestane antwoorden / wettelijke gewenst norm Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, onvoldoende tijdig raadpleegbaar en beschikbaar maken. De brondocumenten BV , BV en BV liggen bij een extern archiefbureau Allbidigit en kunnen niet binnen de gestelde tijd beschikbaar worden gesteld. V Wet: art. 9 98%, Nee Nee, maar

15 N IVO Inspectieformulier kwaliteit gegevens F van 5 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? De brondocumenten die in het register bij de geselecteerde mutaties op het object in de BAG zijn opgenomen hebben in voldoende mate betrekking op deze mutaties. Wet: art. 14a 98% Nee Nee, maar 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument ziin opgenomen? De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen in onvoldoende mate overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. Bij de geselecteerde mutaties op de objecten , , , en komt de brondocumentdatum in de basisregistratie adressen en gebouwen niet overeen met de gegevens zoals deze op het brondocument staan. Wet: art. 14a 98% Nee Nee, maar

16 Inspectierapportage F Bestuur 11 Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)

17 Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 2. Kwaliteit Processen 2.1. Controle inbedding processen Tijdens de controle inbedding processen wordt in de eerste plaats gericht bekeken of bepaalde gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot de opname van objecten en gegevens in de basisregistraties adressen en gebouwen. In het kader van onder meer art. 14a van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en de bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus wordt namelijk een aantal eisen gesteld aan de momenten waarop objecten dienen te worden opgevoerd en mutaties in de over deze objecten vastgelegde gegevens dienen plaats te vinden. Een ander doel van de controle van de inbedding van de processen is om na te gaan in hoeverre een gemeente heeft zorg gedragen voor een adequate inrichting van de administratieve organisatie rondom het beheren van de BAG. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe heeft de beheerder van de BAG zich ervan vergewist dat voor de BAG relevante gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot tijdige opname van de voorgeschreven gegevens in de BAG? Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is verankerd in de gemeentelijke organisatie en werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? V Wet: art. 16 De processen zijn binnen de gemeente gedurende de beheerperiode geoptimaliseerd maar nog zodanig ingericht dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die wijzigingen in de status of verschijningsvorm van BAG-objecten tot gevolg heeft, deze wijzingen onvoldoende tijdig in de basisregistraties adressen en gebouwen worden verwerkt. Het obstakel betreft de tijdigheid, aan de volledigheid wordt niet getwijfeld. Bij de verleende omgevingsvergunningen betreffende bouw of sloop wordt gedurende de laatste 5 maanden 88% tijdig opgenomen in de basisregistratie. Bij de procesen verbaal betreffende de voortgang van bouw op sloopactiviteiten wordt steeds aansluiting gezocht met de werkelijke mutatiedatum in plaats van de datum waarop de medewerkers van de gebeurtenis op de hoogte worden gebracht. Deze Nee

18 CONTROLE INSPECTIE - AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke mtatieverwerking met terugwerkende kracht omwill van de afnemers, levert een grote bijdrage in de termjnoverschrijdingen. 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? V Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle verleende omgevingsvergunningen met de activiteit bouwen leiden tot opname van de betreffende wijzigingen in de basisregistratie gebouwen. 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle besluiten tot intrekking van een verleende omgevingsvergunning leiden tot opname van de betreffende wijzigingen in de basisregistratie adressen en gebouwen. 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen aangaande de voortgang van het bouw- of sloopproces als gevolg van een verleende omgevingsvergunning leidt tot opname van de betreffende wijziging in de basisregistratie gebouwen.

19 Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat V Wet: artt. 10, bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen aangaande de voortgang van het bouw- of sloopproces als gevolg van een verleende omgevingsvergunning leidt tot opname van de betreffende wijziging in de basisregistratie gebouwen. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" Regeling: hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? catalogus Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, het bouwjaar van het pand wordt aangepast naar het jaar van afronding van de bouwactiviteiten. 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? Regeling: catalogus Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij wijzigingen aan een pand, het "bouwjaar" het bouwjaar is gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd. 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende Wet: artt. 10, Proces- sloopvergunningen en sloopmeldingen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie 14a toetsing

20 CONTROLE NSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen Besluit; art. 8 bijgehouden statusgegevens? De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle verleende omgevingsvergunningen met de activiteit sloop, leiden tot opname van de betreffende wijzigingen in de basisregistratie gebouwen. 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen aangaande de voortgang van het bouw- of sloopproces als gevolg van een verleende omgevingsvergunning leidt tot opname van de betreffende wijziging in de basisregistratie gebouwen. 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? Wet: art 6a, 10 en 39 Controle van de ontvangen terugmeldingen heeft uitgewezen dat de gemeente voldoende maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, alsnog en tijdig leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen.

21 N I vo Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? Onderzoek naar de ontvangen terugmeldingen heeft uitgewezen dat de gemeente voldoende maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan. 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? V (met document) Regeling: art. 2 Proces- toetsing In het BAG Processenhandboek zijn alle taken, verantwoordlijkheden en termijnen voldoende gespecificeerd. 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? V (met document) Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 Het mandaat in het kader van de Wet BAG is verleend aan het hoofd van de afdeling. Alle werkzaamheden in het kader van de Wet BAG worden echter uitgevoerd door de BAG-beheerder dan wel de BAG-kwaliteitsmedewerker. De mandatering sluit daarmee niet aan op de werkelijkheid. V Wet: art 40 Nee 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoelt in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 Nee

22 Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke aanwijzing blijkt? Het mandaat in het kader van de Wet BAG is verleend aan het hoofd van de afdeling. De mandatering is niet overeenkomstig de huidige werkwijze. 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 Nee een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Het mandaat in het kader van de Wet BAG is verleend aan het hoofd van de afdeling. De mandatering is niet overeenkomstig de huidige werkwijze. 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 Nee opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Het mandaat in het kader van de Wet BAG is verleend aan het hoofd van de afdeling. De mandatering is niet overeenkomstig de huidige werkwijze. 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? Regeling: catalogus Het BAG-beheer wordt op de zelfde afdeling uitgevoerd als de landmeetkundige werkzaamheden. In het BAG processenhandboek zijn de nauwkeurigheidseisen voldoende

23 N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke gespecificeerd. 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Regeling: catalogus Bij de opbouw van de initiële registratie BAG heeft de gemeente gebruik gemaakt van de reeds bestaande NEN 2580 oppervlakten die binnen de gemeente reeds bekend waren. De conversietabellen van VROM zijn niet gebruikt waardoor de gemeente niet de verplichting heeft de kwaliteit van de gebruiksoppervlakte van niet-woningen op te werken. 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? G (met document) Gebaseerd op regeling: art. 2 In het BAG processenhandboek zijn de kwaliteitscontroles opgenomen die onder meer op de aanvoer van documenten aangaande BAG-relevante gebeurtenissen, worden uitgevoerd.

24 N IVO Inspectieformulier kwaliteit processen F van Controle werking processen Het doel van de controle van de werking van de processen is om na te gaan in hoeverre de processen op de wijze worden uitgevoerd zoals die volgens de door de gemeente vormgegeven procedures zouden moeten worden uitgevoerd. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is geïntegreerd in de uitvoering van de gemeentelijke werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? V Wet: art. 16 Nee De processen zijn binnen de gemeente gedurende de beheerperiode geoptimaliseerd maar worden in de praktijk nog zodanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die wijzigingen in de status of verschijningsvorm van BAG-objecten tot gevolg heeft, deze wijzingen onvoldoende tijdig in de basisregistraties adressen en gebouwen worden verwerkt. 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 De verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen, alsmede de medewerkers zelf, kunnen voldoende aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk verloopt en waardoor de termijnen nog niet altijd worden gehaald.

25 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: art. 2 Binnen de afdeling VTH zijn de processen eerder beschreven, deze zijn echter niet meer in overeenstemming met de werkelijkheid, wellicht komend jaar, zullen deze worden herschreven. Binnen het cluster Toezicht zijn de processen beschreven in het document PP_BAG_VTH. Tevens heeft de BAG-beheerder een werkbeschrijving voor de invoerwerkzaamheden als naslagwerk en voor eventuele nieuwe medewerkers. 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 De BAG-beheerder en BAG-kwaliteitsmedewerker kunnen voldoende aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk verloopt. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: art. 2. De BAG-beheerder verwijst hierbij naar het eerder genoemde processenhandboek.

26 Inspectierapportage F Bestuur 12 Bijlage C. Werking systeem (deel lll)

27 N IVO Inspectieformulier kwaliteit systeem F van 5 Kwaliteit systeem 3.1. Controle BAG-conforme applicatie Het doel van de controle BAG-conforme applicatie is na te gaan of door de gemeente gebruik wordt gemaakt van een applicatie die voldoet aan de systeembeschrijving zoals deze is vastgesteld bij art. 4 van de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: Maakt de gemeente gebruik van een geautomatiseerd informatiesysteem dat voldoet aan de wettelijk vastgestelde systeembeschrijving? Dit is geconcretiseerd in het volgende verificatiepunt voor de inspecteur: Verificatiepunten BAG conforme applicatie Verplicht/ Gerelateerde Antwoord gewenst wettelijke 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? V Wet: art. 31 Regeling: art. 4 en bijlage II 100% De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Neuron Vicrea 7.0 SP4 welk voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer.

28 N i vo Inspectieformulier kwaliteit systeem F van Toets continuïteit systeem Het doel van de toets continuïteit systeem is na te gaan in hoeverre de gemeente voldoende maatregelen heeft getroffen om de continuïteit van het systeem en de werking daarvan te garanderen in het geval van problemen met het systeem of een calamiteit. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Heeft de gemeente maatregelen getroffen om de continuïteit van het systeem te waarborgen? Heeft de gemeente maatregelen getroffen voor back-up en herstel van gegevens? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? V (met document) Wet: art. 14; Regeling: art 3 Gemeente Utrecht beschikt over twee afzonderlijke maar redundant configuraties welk ± 6 km uiteen zijn gepositioneerd, waardoor voldoende uitwijk beschikbaar is. 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? Gebaseerd op Wet: art. 14 De gemeente heeft een calamiteitenmanager benoemd, inclusief diens vervangers, welke bij een calamiteit verantwoordelijk zijn voor de te ondernemen stappen. 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? Gebaseerd op Wet: art. 14