N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT

Transcriptie

1 N IVO Deze inspectierapportage BAG-beheer geeft uitvoering aan en is gebaseerd op de Wet BAG Stb. 2008, 39 (-1- wijzigingen), met bijbehorende Besluiten en Regelingen en het Inspectieprotocol (versie 2010, 044). Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Ridderkerk Inspectiedatunn: 4 december 2014 : definitief Kenmerknummer: 0597 Stichting NIVO

2 Inspectierapportage F 740 Bestuur Stichting NIVO Inspectierapportage Inspectie BAG-beheer Gemeente Ridderkerk Kenmerk: 0597 Rapportagedatum: 4 december 2014 Inspectie-instelling: Stichting NIVO Lichtenauerlaan ME Rotterdam Opdrachtgever: Gemeente Ridderkerk Koningsplein EA Ridderkerk Copyright & 2012 Stichting NIVO, dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Gebruik door derden is uitsluitend toegestaan voor opdrachtgever in haar uitvoering van de Vi/et BAG. Ander gebruik of vermenigvuldiging is uitsluitend toegestaan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Stichting NIVO of auditee. Uitzondering wordt gemaakt voor het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, welke in de uitoefening van haar maatschappelijke taken gedeelten uit deze rapportage op haar website ter inzage stelt aan derden.

3 Inspectierapportage F Bestuur Inhoudsopgove 1. Conformlteitsverklaring 2. Toelichting Inspectie Wet BAG 3. Gegevens gemeente 4. Gegevens inspectie 5. Samenvatting van de bevindingen. 6. Samenvattende conclusie 7. Ondertekening Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I) Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)

4 Inspectierapportage F Bestuur 1. Conformiteitsverklaring Conformiteitsverktaring Stichting NIVO verklaart dat de gemeente Ridderkerk op de onderdelen: - kwaliteit van de gegevens WEL; - kwaliteit van de processen WEL; voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen versie 044.

5 Inspectierapportage F 740 Bestuur 2. Toelichting Inspectie Wet BAG Ministerie van Infrastructuur en Milieu - Directoraat Generaal Ruimte Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk bij hun gemeente op 4 december 2014 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Stichting NIVO. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044): 8 juli 2010, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties: 2 mei Dit rapport bevat 25 bladzijden inclusief bijlagen. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van l)estuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te

6 Inspectierapportage F Bestuur gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn aangewezen om deze controle uit te voeren.

7 Inspectierapportage F Bestuur 3. Gegevens genneente Gegevens gemeente Gemeente Ridderkerk Contactpersoon Ada Vuijk a. vuijk( >BAR-organisatie. nl Vestigingsadres Koningsplein EA Ridderkerk Postadres Postbus AG Ridderkerk Telefoonnummer Gegevens inspectie Gegevens inspectie inspectie 4 december 2014 en datum inspectierapportage Definitieve versie 12 februari 2015 Naam inspectie-instelling Stichting NIVO Naam (lead)inspecteur Iris Tholenaars Naam assistent inspecteur Aanwezigen vanuit de gemeente Ada Vuijk (BAG-beheerder) Tlemen Verhoeks (Regisseur registraties) Michel Raats (Gis-medewerker en BAG-registrator) Robert de Rooij (Afdelingshoofd Informatiemanagement) Bas Wilschut (BAG-registrator) l^ohcine Hadri (Vergunningverlener) Jos Campfens (Toezichthouder/Handhaver) Jolanda de Ruiter (Handhavingsjurist) Overige aanwezigen namens Stichting NIVO

8 Inspectierapportage F Bestuur 5. Sannenvatting van de bevindingen Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Oordeel per onderdeel Motivatie Verificatiepunten bestandscontroles voldoende onvoldoende ii/erincatiepunten steekproef registratie en register voldoende onvoldoende Verificatiepunten controle inbedding processen voldoende onvoldoende Verificatiepunten controle werking processen voldoende onvoldoende De mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering evenals schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren worden voldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen en vervolgens tijdig doorgezonden naar de Landelijke Voorziening BAG. De gemeente slaagt er voldoende in om tijdig definitieve geometrie op te nemen in de basisregistratie adressen en gebouwen. De inspecteur heeft samen met de gemeente een foutloze steekproef uitgevoerd. In het Processenhandboek van 1 oktober 2014 is per gebeurtenis beschreven wie welke taken dient uit te voeren, tevens zijn de wettelijk vastgestelde termijnen hierin voldoende gedefinieerd. De processen zijn zodanig ingericht dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die wijzigingen in de status of verschijningsvorm van BAG-objecten tot gevolg hebben, deze wijzingen voldoende tijdig in de basisregistraties adressen en gebouwen worden verwerkt. In het mandaatbesluit van 2 januari 2014 is door burgemeester en wethouders onvoldoende mandaat verleend om alle in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan hen opgedragen taken door de feitelijk uitvoerende medewerkers te laten uitvoeren. De gemeente heeft bij de opbouw van het initiële bestand gebruik gemaakt van de conversiefactoren voor niet-woningen zoals deze door VROM beschikbaar zijn gesteld waardoor zij de verplichting heeft de kwaliteit van deze oppervlakten te verbeteren. De gemeente heeft nog slechts een zeer beperkt aantal objecten te gaan, bij de volgende beheerinspectie dient te worden gecontroleerd of het project Is afgerond. De processen binnen de gemeente worden nu in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt. Uitsluitingen geen O uitsluiting De gemeente heeft per 22 november 2013 de beheerinspectie BAG laten uitvoeren waarbij zij is geslaagd voor het onderdeel Kwaliteit van Systemen, dit onderdeel is bij deze herinspectie dan ook uitgesloten.

9 Inspectierapportage F Bestuur 6. Samenvattende conclusie Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen Conclusies De resultaten stemmen wel niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. Herinspectie geïndiceerd Opmerkingen ja nee Geen. 7. Ondertekening Getekend voor gezien en akkoord Namens Stichting NIVO D.d. /i-z-zó/s' 1/1 Namens gemeente D.d. Ridderkerk Iris Tholenaars, lead inspecteur Robert de Rooij, Afdelingshoofd Informatiemanagement Cóen Reizevoort, manager

10 Inspectierapportage F 740 I Bestuur 10 Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I)

11 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens 1. Kwaliteit qeggygns F van Bestandscontroles Door enkele bestandscontroles vanuit de Landelijke Voorziening BAG kan de inspecteur zich een beeld vormen van de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG verloopt. Ook kan de inspecteur zich hiermee een beeld vormen van de voor de betreffende gemeente gangbare termijnen voor de verwerking van mutaties, het opnemen van de definitieve geometrie, de afhandeling van terugmeldingen, het uitvoeren van onderzoeken naar mogelijk onjuiste gegevens en de wijze van omgang met geconstateerde objecten. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen de gemeente en de Landelijke Voorziening BAG? la'at zijn de gangbare termijnen voor de gemeente bij het uitvoeren van een aantal registratie-activiteiten? Verificatiepunten bestandscontroles Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Toegestane antwoorden Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? Zoals blijkt uit het statusrapport beheeraudit van 20 november 2014, worden de mutaties die voortkomen uit de bovengenoemde documenten voldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie adressen en gebouwen. Wet: artt, 12, 16 98% nee Nee, maar

12 N ivo Inspectieformulier kwaliteit gegevens F van 5 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG (verder LV) binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet: arit. 16, 31 98%, Nee Nee, maar Onlosmakelijl< verbonden aan het antwoord op de voorgaande vraag, worden de berichten voldoende tijdig aangeboden aan de LV. 3. Zijn alle geweigerte berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV en daarbij alsnog geaccepteerd door de LV? Wet: artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen, Nee Nee, maar Alle geweigerde berichten zijn zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV en daarbij alsnog geaccepteerd. 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie? ^ Wet: art:. 7 98%, Nee Nee, maar De gemeente laagt er voldoende in om tijdig definitieve geometrie op te nemen bij een pand.

13 CONTROLE - INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens F van 5 Hebben alle vla de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is tjesloten tot opname of wijziging van gegevens, geleld tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Wet: art: 39 90%, Nee Nee, maar Er is geen noodzaak geweest objecten als gevolg van een via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmelding, in onderzoek te plaatsen. 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Wet: art 39, 90%, Nee Nee, maar De onderzoekstermijn wordt niet meer overschreden. De objecten die nu nog in onderzoek staan betreffen objecten die om een andere reden dan een terugmelding of correctieverzoek in onderzoek zijn geplaatst. 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? Het op de peildatum 20 november 2014 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties komt voldoende overeen met aan het aantal objecten in de LV. V (met document) Wet: art 31 98%, Nee Nee, maar

14 N IVO Inspectieformulier kwaliteit gegevens F van Steekproef registratie en register Bij de Steekproef registratie en register wordt getoetst of de kwaliteitseisen op het gebied van de juistheid van gegevens gehaald worden. Het doel daarbij is om te toetsen in hoeverre de gemuteerde gegevens in de BAG overeenkomen met de gelegitimeerde werkelijkheid (zie paragraaf 4.1.2). Hiertoe wordt een steekproef getrokken uit de objecten die in de basisregistraties adressen en gebouwen in de voorliggende periode een mutatie hebben ondergaan, waarbij wordt gekeken of de relatie tussen de registratie en het register op een goede wijze is aangebracht en of de gegevens uit de brondocumenten exact overeenkomen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen. In paragraaf is een beperkt aantal bijzondere situaties beschreven (geometrie en oppervlakte) waarin enigszins afwijkende kwaliteitseisen kunnen gelden. Het gaat bij de steekproef registratie en register om de beantwoording van de volgende hoofdvragen: Kan op basis van de gegevens in de registratie een bijbehorend brondocument binnen een redelijke termijn en op een eenduidige wijze worden teruggevonden? Komen de gegevens uit het brondocument exact overeen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten steekproef registratie en register Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Toegestane antwoorden Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de geselecteerde mutaties, allen raadpleegbaar en beschikbaar maken. wet: art. 9 98%, Nee Nee, maar

15 N i VO Inspectieformulier kwaliteit gegevens F van 5 Verificatiepunten steekproef registratie en register Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Toegestane antwoorden 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waaroij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? Wet: art. 14a 98% Nee Nee, maar De brondocumenten in het register zijn terecht als brondocument aangewezen voor de in de registratie geselecteerde mutaties. 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen volledig overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. Wet: art. 14a 98% Nee Nee, maar

16 Inspectierapportage F Bestuur 11 Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)

17 N 1 VO Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 2. Kwaliteit Processen 2.1. Controle inbedding processen Tijdens de controle inbedding processen wordt in de eerste plaats gericht bekeken of bepaalde gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot de opname van objecten en gegevens in de basisregistraties adressen en gebouwen. In het kader van onder meer art. 14a van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en de bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus wordt namelijk een aantal eisen gesteld aan de momenten waarop objecten dienen te worden opgevoerd en mutaties in de over deze objecten vastgelegde gegevens dienen plaats te vinden. Een ander doel van de controle van de inbedding van de processen is om na te gaan in hoeverre een gemeente heeft zorg gedragen voor een adequate inrichting van de administratieve organisatie rondom het beheren van de BAG. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe heeft de beheerder van de BAG zich ervan vergewist dat voor de BAG relevante gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot tijdige opname van de voorgeschreven gegevens in de BAG? Weeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is verankerd in de gemeentelijke organisatie en werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Wet: art. 16 De processen zijn zodanig Ingericht dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die wijzigingen in de status of verschijningsvorm van BAG-objecten tot gevolg hebben, deze wijzingen voldoende tijdig in de basisregistraties adressen en getrouwen worden verwerkt. 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verieende wet: artt. 10, Proces-

18 N 1 VO Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 14a Besluit: art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle verieende omgevingsvergunningen met de activiteit bouwen leiden tot opname van de betreffende wijzigingen in de basisregistratie gebouwen. toetsing Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie qetx>uwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle besluiten tot intrekking van een verieende omgevingsvergunning lelden tot opname van de betreffende wijzigingen in de basisregistratie adressen en gebouwen. 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bh' de betreffende panden In de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen aangaande de voortgang van het bouw- of sloopproces als gevolg van een verieende omgevingsvergunning leidt tot opname van de betreffende wijziging in de basisregistratie gebouwen. 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8

19 N 1 VO Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen aangaande de voortgang van het bouw- of sloopproces als gevolg van een verleende omgevingsvergunning leidt tot opname van de betreffende wijziging in de basisregistratie gebouwen. 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat vooriopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve txauwjaar? Regeling: catalogus Tijdens de steekproef Is gecontroleerd en geconstateerd dat bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, het bouwjaar van het pand wordt aangepast naar het jaar van afronding van de bouwactiviteiten. 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "tjouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkeluk als zodanig is opgeleverd? V Regeling: catalogus Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij wijzigingen aan een pand, het "bouwjaar" het bouwjaar is gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd. 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen en sloopmeldingen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de tjetreffende panden in de basisregistratie gebouwen bilqehouden statusgegevens? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verieende omgevingsvergunningen met de activiteit sloop, leiden tot opname van de

20 N IVO Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord betreffende wijzigingen in de basisregistratie gebouwen. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de tietreffende panden en eventuele verblijfsobjecten In de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen aangaande de voortgang van het bouw- of sloopproces als gevolg van een verieende omgevingsvergunning leidt tot opname van de betreffende wijziging In de basisregistratie gebouwen. 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object In de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? Wet: art 6a, 10 en 39 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, alsnog en tijdig leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen. Gemeente wacht het onderzoeksproces aangaande de juridische staat van een nieuw object niet af. 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? Wet: art 40

21 N 1 VO Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord Onderzoek naar de ontvangen terugmeldingen heeft uitgewezen dat de gemeente voldoende maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan. 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? V (met document) Regeling: art. 2 In het Processenhandboek van 1 oktober 2014 Is per gebeurtenis beschreven wie welke taken dient uit te voeren, tevens zijn de wettelijk vastgestelde termijnen hierin voldoende gedefinieerd. 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? V (met document) Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 In het mandaatbesluit van 2 januari 2014 Is mandaat verieend aan de beheerder die de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen beheertaken uitvoeren. 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoelt in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzinq blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 I.c.m. Wet: art 8 In het mandaatbesluit van 2 januari 2014 is mandaat verieend inzake de vaststelling van de geometrie zoals bedoelt in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en

22 N IVO Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord getx)uwen. 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 In het mandaatbesluit van 2 januari 2014 is mandaat verieend ten behoeve van het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen. 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waarolt deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 In het mandaatbesluit van 2 januari 2014 is mandaat verieend ten behoeve van het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en getkiuwen aangewezen brondocument zijn opgenomen. Inspecbenummer: ^ 17. Zijn bij de opdrachtveriening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? Regeling: catalogus

23 Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord In de licentieovereenkomst tussen de Stichting GBKN en gemeente Ridderkerk per 28 juni 2006 zijn de nauwkeurigheidseisen voldoende gespecificeerd. 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verteteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Regeling: catalogus De gemeente heeft bij de opbouw van het initiële bestand gebruik gemaakt van de conversiefactoren voor niet-woningen zoals deze door VROM beschikbaar zijn gesteld waandoor zij de verplichting heeft de kwaliteit van deze oppervlakten te verteteren. De gemeente heeft nog slechts 77 objecten te gaan, bij de volgende beheerinspectie dient te worden gecontroleerd of het project Is afgerond. 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwallteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteltsverantwoording voor deze basisregistraties? G (met document) Gebaseerd op regeling: art. 2 De verregaande geautomatiseerde aanlevering van gebeurtenissen die relevant zijn voor de BAG, maakt dat verdere controles op de volledigheid overbodig zijn.

24 Inspectieformulier kwaliteit processen F van Controle werking processen Het doel van de controle van de werking van de processen is om na te gaan in hoeverre de processen op de wijze worden uitgevoerd zoals die volgens de door de gemeente vormgegeven procedures zouden moeten worden uitgevoerd. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: Weeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is geïntegreerd In de uitvoering van de gemeentelijke werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Wet: art. 16 De processen worclen zodanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die wijzigingen in de status of verschijningsvorm van BAG-objecten tot gevolg heeft, deze wijzingen voldoende tijdig In de basisregistraties adressen en gebouwen worden verwerkt. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 De verantwoordelijken voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen kunnen voldoende aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk vertoopt. ^ ^

25 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overieggen? Regeling: art. 2 De procesbeschrijving is onderdeel gemaakt van de procesapplicatie BWT. 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 De BAG-beheerder kan voldoende aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk verloopt. 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procest>eschri1vinqen overieggen? ^ Regeling: art. 2. De BAG-beheerder verwijst hlertij naar het eerder genoemde processenhandboek.