Gemeente Tilburg BAG-inspectie 1 e ronde 12 december /ADB/hh/ez/ms

Transcriptie

1 Gemeente Tilburg BAG-inspectie 1 e ronde 12 december /ADB/hh/ez/ms

2 Inhoudsopgave 1. Managementsamenvatting Inleiding Uitvoering inspectie Conclusies algemeen 3 2. BAG-inspectie gemeente Tilburg Inleiding De Wet s adressen en gebouwen Kwaliteit vereist Wettelijk verplichte periodieke controle Voorbereidingen inspectie Uitvoering inspectie Contactgegevens gemeente 7 3. Resultaten BAG-inspectie Deel I Gegevens Verificatiepunten bestandscontroles Verificatiepunten steekproef registratie en register Deel II Processen Verificatiepunten controle inbedding processen Verificatiepunten controle werking processen Deel III Systeem Verificatiepunten BAG conforme applicatie Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Samenvattende conclusies en aanbevelingen Conclusies - algemeen Overzicht van de met nee beoordeelde verplichte vragen 19 A. Ontvangen documentatie 21 B. Geïnterviewde functionarissen 22 PwC is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK ), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK ) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

3 1. Managementsamenvatting 1.1. Inleiding Op 1 juli 2009 is de Wet s adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom s, is in artikel 42 van de wet geregeld dat burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle (hierna: inspectie BAG of inspectie ) uit te voeren. In opdracht van de heer J.A.L. van de Sanden, projectleider van de gemeente, heeft PwC een BAG-inspectie in de 1 e ronde uitgevoerd bij de gemeente Tilburg. Deze BAG-inspectie bestaat uit drie onderdelen: deel I Gegevens, deel II Processen en deel III Het Systeem. In deel I worden de in het adressenregister en het gebouwenregister ingeschreven brondocumenten, en de in de adressenregistratie en de gebouwenregistratie opgenomen gegevens gecontroleerd. In deel II wordt de wijze beoordeeld waarop de processen ter uitvoering van het bij of krachtens de wet bepaalde zijn georganiseerd. In deel III tenslotte wordt de conformiteit van het voor de BAG door de gemeente gebruikte informatiesysteem gecontroleerd, evenals de door de gemeente geïmplementeerde beveiligingsmaatregelen. De inspectie is uitgevoerd op 24 oktober 2013 op het Stadskantoor van Tilburg aan het adres Stadhuisplein 130 te 5038 TC Tilburg 1.2. Uitvoering inspectie De inspectie is uitgevoerd door heer drs. T. Hiddink RC, leadinspecteur, en de heer D. Doorakkers B.Ec., inspecteur, beiden onder leiding van de heer A.J.M. de Bruijn RE RA. De heer De Bruijn, Advisory partner bij PwC, is tevens eindcoördinator van de inspectie. Als contactpersoon voor de gemeente treedt op de heer T. Schoonebeek, voor PwC is dit de heer mr. H.H. Hartgers. Er is niet gebruik gemaakt van een externe deskundige van buiten PwC. Bij het uitvoeren van de inspectie heeft PwC zelf geen gebruik gemaakt van computers of geautomatiseerde uitrusting. Voor het maken van de interviewverslagen en de schriftelijke rapportages is gebruik gemaakt van laptops, voorzien van een standaardtekstverwerkings- en spreadsheetprogramma Conclusies algemeen De inspectie is uitgevoerd tegen de normen, zoals neergelegd in het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet s adressen en gebouwen, Versie 2010 (044) van 1 november 2010, met status Concept. Dit inspectieprotocol is een uitwerking van artikel 42 van de Wet s adressen en gebouwen waarin is bepaald dat burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van hetgeen in de regelgeving over de BAG is bepaald laten controleren door een extern deskundige. Het protocol bevat richtlijnen voor de wijze van uitvoering van deze controle. Dit naast de eigen interne beheersingsmaatregelen die voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom de twee s zijn getroffen. Aanvullend op het inspectieprotocol is het Duidingsdocument BAG schemabeheer, ICS , , versie 17 juni 2013, definitief vanaf 1 juli 2013, beschikbaar. De wijzigingen in dit duidingsdocument ten opzichte van het inspectieprotocol zijn gehanteerd als richtlijnen voor de wijze van uitvoering van deze controle. Indien in deze rapportage gesproken wordt over inspectieprotocol wordt bedoeld het inspectieprotocol gecombineerd met het duidingsdocument. PwC Pagina 3 van 22

4 In artikel 13 van het Besluit s adressen en gebouwen zijn de verschillende elementen opgesomd die tijdens de inspectie gecontroleerd worden. Inspectie naar de kwaliteit van de gegevens in de registratie (Deel I) Op basis van de bevindingen met betrekking tot de controle van de in het adressen- en het gebouwenregister ingeschreven brondocumenten, en de in de adressen- en de gebouwenregistratie opgenomen gegevens, is voor dit onderdeel van de inspectie de conclusie, dat de gemeente naar het oordeel van de leadinspecteur niet voldoet aan alle verplicht gestelde eisen. De gemeente dient op dit onderdeel dan ook een herinspectie uit te laten voeren. Inspectie naar de kwaliteit van de processen (Deel II) Gelet op de bevindingen uit het onderzoek van de wijze waarop de gemeente de processen ter uitvoering van het bij of krachtens de Wet bag bepaalde heeft georganiseerd, is de conclusie voor dit onderdeel van de inspectie, dat de gemeente naar het oordeel van de leadinspecteur niet voldoet aan alle verplicht gestelde eisen. De gemeente dient op dit onderdeel dan ook een herinspectie uit te laten voeren. Inspectie naar de kwaliteit van het gebruikte informatiesysteem (Deel III) Gelet op de bevindingen uit het onderzoek naar de conformiteit van het bij de gemeente in gebruik zijnde informatiesysteem en de getroffen beveiligingmaatregelen is de conclusie voor dit onderdeel van de inspectie, dat de gemeente naar het oordeel van de leadinspecteur voldoet aan alle verplicht gestelde eisen. Er hoeft dan ook geen herinspectie op dit onderdeel te worden uitgevoerd. In hoofdstuk 3 wordt in detail ingegaan op de bevindingen tijdens de inspectie. In hoofdstuk 4 wordt samenvattend weergegeven op welke punten niet werd voldaan aan de gestelde eisen. PwC Pagina 4 van 22

5 2. BAG-inspectie gemeente Tilburg 2.1. Inleiding De Wet s adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet s adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De s adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van s, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de s adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de s een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit s adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling s adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere s binnen het stelsel van s) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de s van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de s verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. Maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere s (maatregelen aan de bronkant ). 2. Maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG). 3. Maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door PwC Pagina 5 van 22

6 afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling s adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen Wettelijk verplichte periodieke controle Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom s, is in artikel 42 van de wet geregeld dat burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. In opdracht van de heer J.A.L. van de Sanden, projectleider van de gemeente, heeft PwC op 24 oktober 2013 een BAG-inspectie uitgevoerd bij de gemeente Tilburg. De inspectie BAG bestaat uit drie onderdelen: deel I Gegevens, deel II Processen en deel III Het Systeem. In deel I worden de in het adressenregister en het gebouwenregister ingeschreven brondocumenten, en de in de adressenregistratie en de gebouwenregistratie opgenomen gegevens gecontroleerd (volledigheid, compleetheid en juistheid). In deel II wordt de wijze beoordeeld waarop de processen ter uitvoering van het bij of krachtens de Wet bag bepaalde in de gemeente zijn georganiseerd. In deel III tenslotte wordt de conformiteit van het bij de gemeente in gebruik zijnde informatiesysteem gecontroleerd, evenals de door de gemeente geïmplementeerde beveiligingsmaatregelen Voorbereidingen inspectie Teneinde de inspectie op de inspectiedag vlot te doen verlopen is een aantal voorbereidingen getroffen. Allereerst zijn per op 7 oktober 2013 bij het ministerie van Infrastructuur en Milieu de resultaten van de vorige inspectie opgevraagd. Op 9 oktober 2013 heeft het ministerie ons per de resultaten van de toelatingsinspectie voor Tilburg gestuurd. Op 7 oktober 2013 zijn per bij de beheerorganisatie van de Landelijke Voorziening BAG (bag@kadaster.nl) de volgende overzichten opgevraagd: 1. Statusrapport gemeentelijke BAG-gegevens beheerfase. 2. Overzicht steekproef gemeente. De documenten zijn ons per op 14 oktober 2013 toegestuurd. Het bureauonderzoek voorafgaande aan de inspectie is gestart op 14 oktober 2013, op basis van de op 10 oktober 2013 van de gemeente ontvangen documentatie. Het overzicht van deze documentatie is in bijlage A opgenomen Uitvoering inspectie De inspectie op het Stadskantoor van Tilburg aan het adres Stadhuisplein 130 te 5038 TC Tilburg is uitgevoerd door de heer drs. T. Hiddink RC, leadinspecteur, en heer D. Doorakkers B.Ec. inspecteur, onder leiding van de heer A.J.M. de Bruijn RE RA. De heer De Bruijn, Advisory partner bij PwC, is tevens eindcoördinator van de hele inspectie. Als contactpersoon voor de gemeente treedt op de heer T. Schoonebeek, voor PwC is dit de heer mr. H.H. Hartgers. Er is niet gebruik gemaakt van een externe deskundige van buiten PwC. Bij het uitvoeren van de inspectie heeft PwC zelf geen gebruik gemaakt van computers of geautomatiseerde uitrusting. Voor het maken van de interviewverslagen en de schriftelijke rapportages is gebruik gemaakt van laptops, voorzien van een standaard tekstverwerkings- en spreadsheetprogramma. PwC Pagina 6 van 22

7 2.4. Contactgegevens gemeente Contactpersoon Tim Schoonebeek, BAG-beheerder, Basisregistraties en Gemeentelijke heffingen Vestigingsadres Stadhuisplein 130, 5038 TC Tilburg Postadres Postbus 90155, 5000 LH Tilburg Telefoonnummer (013) PwC Pagina 7 van 22

8 3. Resultaten BAG-inspectie 3.1. Deel I Gegevens In onderstaande tabellen zijn de resultaten weergegeven van de controle van de vragen uit het Inspectieprotocol met betrekking tot de in het adressen- en het gebouwenregister van de gemeente ingeschreven brondocumenten, en de in de adressen- en de gebouwenregistratie opgenomen gegevens. De vragen in de eerste tabel in paragraaf zijn erop gericht een beeld te krijgen van de manier waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG verloopt, en wat de gangbare termijnen voor de gemeente zijn bij het uitvoeren van een aantal registratie-activiteiten. In de tweede tabel in paragraaf wordt nagegaan of op basis van de gegevens in de registratie een bijbehorend brondocument binnen een redelijke termijn en op een eenduidige wijze kan worden teruggevonden, en of de gegevens uit het brondocument exact overeenkomen met de gegevens zoals die in de registratie zijn opgenomen. De desbetreffende vragen staan vermeld in de eerste kolom. In de tweede kolom is aangegeven of het een verplichte vraag ( V ) betreft of een niet verplichte ( G ). Welk(e) antwoord(en) op de betreffende vraag is/zijn toegestaan is opgenomen in de derde kolom. In de voorlaatste kolom is aangegeven wat naar het oordeel van de leadinspecteur het antwoord op de vraag is, en of dus wel of niet aan de desbetreffende norm is voldaan. In de laatste kolom is hetzij een nadere toelichting opgenomen hetzij de reden waarom niet voldaan is. Toelichting op het antwoord: De gemeente voldoet aan de norm(en). De gemeente voldoet niet aan de norm(en). Dit leidt weliswaar niet tot een herinspectie, maar de gemeente wordt wel geadviseerd de gesignaleerde tekortkomingen op te lossen. De gemeente voldoet niet aan de verplicht gestelde norm(en). Dit leidt tot een herinspectie ten aanzien van de verplichte norm(en) Verificatiepunten bestandscontroles Verificatiepunten bestandscontroles 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de gebouwen of de adressen? Gewenst antwoorden V Ja/Nee, maar Nee Voor wat betreft de verwerkingstermijnen van brondocumenten over de periode t/m is tijdens de inspectie gebleken, dat de gemeente niet voldaan heeft aan de norm van vier werkdagen. De gemeente noemt hiervoor de volgende oorzaken (bron: TS en SP): Ontstane achterstanden (werkvoorraden) in de verwerking van mutaties naar aanleiding van de aansluitingsfase. Procesmatige tekortkomingen binnen de gemeente. PwC Pagina 8 van 22

9 Verificatiepunten bestandscontroles 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Gewenst antwoorden V Ja/Nee, maar Nee Uit het statusrapport komt naar voren, dat de gemiddelde duur tussen de datum van het brondocument en de opnamedatum in de BAG-LV voor wat betreft panden (39%), nummeraanduidingen (41%), openbare ruimte (77%), ligplaatsen (100%) en VBO's (25%) groter is dan zeven dagen. De gemeente geeft hiervoor dezelfde verklaring als bij verificatiepunt 1. Daarnaast heeft zich een probleem voorgedaan met het PKI-certificaat waardoor de verbinding met de Landelijke Voorziening tijdelijk niet heeft gewerkt (bron: TS). 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening? V Ja/Nee, maar Nee Uit de statusrapportage blijkt dat er over de periode t/m sprake is van geweigerde berichten. De gemeente geeft aan dat een aanzienlijk deel van de geweigerde berichten betrekking heeft op de gemeente Goirle. Dit wordt veroorzaakt doordat de gemeente Goirle en de gemeente Tilburg een gezamenlijk PKI-certificaat hebben. Daarnaast heeft zich een storing voorgedaan in het berichtenverkeer tussen de Landelijke Voorziening en de BAG-applicatie waarbij de gemeente de hulp heeft ingeroepen van leverancier Vicrea. Hierdoor zijn de geweigerde berichten niet direct opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening (bron: TS en SP). 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status pand gereed (niet ingemeten) veranderd in pand gereed door de opname van de definitieve pandgeometrie? 5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de gegevens waarop de terugmelding betrekking heeft? 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? V Ja Nee Uit de statusrapportage komt naar voren dat in 166 gevallen (22,83%) de verwerkingstijd van de definitieve pandgeometrie langer dan zes maanden heeft geduurd. De gemiddelde termijn bedraagt 20 maanden. V Ja/Nee, maar Ja Geen. De gemeente noemt hiervoor als oorzaak dat er werkvoorraden zijn ontstaan waardoor mutaties niet tijdig in de BAG registratie zijn verwerkt. Zie ook verificatiepunt 1. PwC Pagina 9 van 22

10 Verificatiepunten bestandscontroles 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke s adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? Gewenst V (met document) antwoorden Ja/Nee, maar Ja Tussen de opgave van de gemeente, Aantal actuele objecten (doc1), afkomstig uit de gemeentelijke BAGregistratie, en de Landelijke voorziening BAG zijn verschillen geconstateerd voor wat betreft de volgende objecten: nummeraanduidingen (11), panden (6) en verblijfsobjecten (46). De gemeente voldoet hiermee aan de gestelde norm Verificatiepunten steekproef registratie en register Verificatiepunten steekproef registratie en register 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? gewenst antwoord(en) V Ja/Nee, maar Ja Met betrekking tot de volgende mutaties (object ID s) zijn geen (originele) brondocumenten opgeleverd: ; Deze mutaties hebben in beide gevallen betrekking op hetzelfde brondocument (BAG2013_002306). Op basis van de grootte van de steekproef valt de geconstateerde fout binnen de foutmarge. De gemeente voldoet hiermee aan de norm. V Ja Nee Bij de steekproef is geconstateerd, dat het brondocument niet overeenkomt met de BAG-mutatie bij de volgende object ID s: ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; V Ja/Nee, maar Nee Naar aanleiding van de steekproef is een afwijking met betrekking tot de gegevens opgenomen in het brondocument en de gegevens zoals opgenomen in de BAG-registratie bij de volgende object ID s geconstateerd: ; Door de intrekking van de hoofdmandatering (zie verificatiepunt 13 bij controle inbedding processen) is een aanzienlijk aantal brondocumenten niet ondertekend door daartoe gemandateerde functionarissen. PwC Pagina 10 van 22

11 3.2. Deel II Processen In onderstaande tabellen zijn de resultaten weergegeven van de controle van de vragen die betrekking hebben op de mate van inbedding van de processen rond de BAG in de gemeentelijke organisatie (zie paragraaf 3.2.1), en of de betreffende processen ook worden uitgevoerd op de manier zoals die volgens de door de gemeente vormgegeven procedures zouden moeten worden uitgevoerd (zie paragraaf 3.2.2). Met behulp van de vragen in de tabel in paragraaf dient te worden vastgesteld of gewaarborgd is dat voor de BAG relevante gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot tijdige opname van de voorgeschreven gegevens in de BAG. Ook of de gemeente er voor gezorgd heeft dat de BAG in de gemeentelijke organisatie en de werkprocessen is verankerd. De vragen in de tabel in paragraaf hebben tot doel vast te stellen of de gemeente er voor heeft gezorgd dat de BAG geïntegreerd is in de uitvoering van de gemeentelijke werkprocessen. De desbetreffende vragen staan vermeld in de eerste kolom. In de tweede kolom is aangegeven of het een verplichte vraag ( V ) betreft of een niet verplichte ( G ). Welk(e) antwoord(en) op de betreffende vraag is/zijn toegestaan is opgenomen in de derde kolom. In de voorlaatste kolom is aangegeven wat naar het oordeel van de leadinspecteur het antwoord op de vraag is, en of dus wel of niet aan de desbetreffende norm is voldaan. Wat de reden daarvan is in de laatste kolom opgenomen Verificatiepunten controle inbedding processen Verificatiepunten controle inbedding processen 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de s adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de gebouwen? gewenst antwoord(en) V Ja Nee Tijdens de inspectie is gebleken dat de gemaakte maatwerkafspraken met betrekking tot de afbakening van de standplaatsen, opgesteld op 6 september 2011, nog niet zijn uitgevoerd. De gemeente geeft aan dat dit te maken heeft met de gemeentelijke processen omtrent het nemen van een beslissing over de afbakening van de standplaatsen. Het betreft een langlopend traject waarvoor door de afdeling Handhaving een Plan van Aanpak is opgesteld. De verwachting is dat volgend jaar oktober de afbakening met betrekking tot de standplaatsen juist zal zijn opgenomen in de BAG registratie (bron: TS en SP). De gemeente verwerkt verbouwvergunningen niet altijd direct om te voorkomen dat bij een pand dat verbouwd wordt de geometrie niet tijdig (binnen zes maanden) ingemeten wordt. Bij gereedmelding van de verbouwing wordt vervolgens de wijziging doorgevoerd en wordt de status indien noodzakelijk gewijzigd in: in gebruik (niet ingemeten) (bron: TS en SP). PwC Pagina 11 van 22

12 Verificatiepunten controle inbedding processen 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de gebouwen? 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de gebouwen? 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de gebouwen? 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status pand in gebruik (niet ingemeten) hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het bouwjaar het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? gewenst antwoord(en) PwC Pagina 12 van 22

13 Verificatiepunten controle inbedding processen 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de gebouwen bijgehouden statusgegevens? 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de gebouwen? 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de s adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? gewenst antwoord(en) V Ja Ja De gemeente geeft aan dat er bijna geen sprake meer is van sloopvergunningen (bron: TS). Als gevolg van wetswijzigingen hoeven burgers en bedrijven in de meeste gevallen niet langer een sloopvergunning aan te vragen, maar kan worden volstaan met een sloopmelding. PwC Pagina 13 van 22

14 Verificatiepunten controle inbedding processen 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet s adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet s adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet s adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? gewenst V (met document) V (met document) V (met document) V (met document) antwoord(en) Ja Ja Geen. Ja/Nee, maar Nee Naar aanleiding van de gemeentelijke herinrichting heeft het College van B&W het hoofdmandaat, waarin de taken en bevoegdheden binnen de gemeente zijn vastgelegd, ingetrokken. Momenteel zijn de taken en bevoegdheden niet formeel vastgesteld door middel van een mandateringsbesluit (bron: TS en SP). Ja/Nee, maar Nee Zie referentiepunt 13. Ja/Nee, maar Nee Zie referentiepunt 13. PwC Pagina 14 van 22

15 Verificatiepunten controle inbedding processen 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet s adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de s adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze s? gewenst V (met document) antwoord(en) Ja/Nee, maar Nee Zie referentiepunt 13. G (met document) Ja/Nee, maar Nee Binnen de gemeente is de Basisregistratie Adressen en Gebouwen niet ingebed in een bestaand kwaliteitssysteem of een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor s. Aangegeven wordt dat er wel controles plaatsvinden om de kwaliteit van de BAG verder te borgen (bron: TS). PwC Pagina 15 van 22

16 Verificatiepunten controle werking processen Verificatiepunten controle werking processen 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de s adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de s adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de s adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? gewenst antwoorden G Ja/Nee, maar Ja Geen. G Ja Ja Geen. G Ja/Nee, maar Ja Geen. G Ja Ja Geen. PwC Pagina 16 van 22

17 3.3. Deel III Systeem In onderstaande tabellen zijn de resultaten weergegeven van de controle van de vragen met betrekking tot de kwaliteit van het voor de BAG in gebruik zijnde informatiesysteem. In de eerste tabel onder gaat het om de vraag of het geautomatiseerde informatiesysteem aan de wettelijk vastgestelde systeembeschrijving voldoet. In de volgende tabellen in de paragrafen en wordt beoordeeld of de gemeente voldoende en adequate maatregelen heeft getroffen om de continuïteit van het systeem te waarborgen (uitwijk) en back-up en herstel mogelijk te maken. De desbetreffende vragen staan vermeld in de eerste kolom. In de tweede kolom is aangegeven of het een verplichte vraag ( V ) betreft of een niet verplichte ( G ). Welk(e) antwoord(en) op de betreffende vraag is/zijn toegestaan is opgenomen in de derde kolom. In de voorlaatste kolom is aangegeven wat naar het oordeel van de leadinspecteur het antwoord op de vraag is, en of dus wel of niet aan de desbetreffende norm is voldaan. Wat de reden daarvan is in de laatste kolom opgenomen Verificatiepunten BAG conforme applicatie Verificatiepunten BAG conforme applicatie 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? gewenst antwoord V Ja Ja De gemeente maakt gebruik van de applicatie Neuron Registratie 7.0 SP4 van de leverancier Vicrea. Deze applicatie heeft de conformiteitstoets succesvol doorlopen Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de s adressen en gebouwen? 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? gewenst V (met document) antwoorden Ja Ja Geen. G Ja Ja Geen. G Ja Ja Geen. G (met document) Ja/Nee, maar Ja Geen. PwC Pagina 17 van 22

18 Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? gewenst antwoorden G Ja Ja Geen Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) gewenst antwoord(en) 1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? 2. Worden de bronnen die sinds de laatste backup gebruikt zijn voor de mutaties in de s adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? 3. Vindt er nadat de gegevens naar het backup medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de s adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G Ja Ja Geen. G Ja/ Nee, maar Nee De Applicatiebeheerder controleert aan de hand van de logfiles van de back-up of deze correct is verlopen. Het (geautomatiseerd) teruglezen van de back-up wordt niet als zodanig getest (bron: GI). G Ja/ Nee, maar Ja Geen. G (met document) Ja Nee De reconstructie en het herstellen van de BAG is voor het laatst getest op 24 maart De gemeente geeft aan dat de reconstructie en het herstellen van de BAG nog voor het einde van het jaar getest gaat worden (bron: GI). PwC Pagina 18 van 22

19 4. Samenvattende conclusies en aanbevelingen 4.1. Conclusies - algemeen Tijdens de inspectie is bij de controle van de verplichte vragen uit de verschillende onderdelen het volgende aantal onvolkomenheden geconstateerd: - In deel I Gegevens: Zes vragen van de in totaal tien verplichte vragen met nee beoordeeld. - In deel II Processen: Vijf vragen van de in totaal 19 verplichte vragen met nee beoordeeld. - In deel III Systeem: Geen vragen van de in totaal drie verplichte vragen met nee beoordeeld. Dit betekent, dat er in deel I zes verplichte vragen en in deel II vijf verplichte vragen met nee zijn beoordeeld, en dat deze twee onderdelen derhalve voor een herinspectie in aanmerking komen Overzicht van de met nee beoordeelde verplichte vragen Hieronder is aangegeven welke verplichte vragen uit de drie onderdelen van de inspectie met nee zijn beoordeeld: In deel I Gegevens, Verificatie bestandscontroles: - Vraag 1: Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de gebouwen of de adressen? - Vraag 2: Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum? - Vraag 3: Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening? - Vraag 4: Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status pand gereed (niet ingemeten) veranderd in pand gereed door de opname van de definitieve pandgeometrie? In deel I Gegevens, Verificatiepunten steekproef registratie en register: - Vraag 2: Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? - Vraag 3: Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? - In deel II Processen, Verificatiepunten controle inbedding processen: - Vraag 1: Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de s adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? - Vraag 13: Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet s adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één PwC Pagina 19 van 22

20 of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? - Vraag 14: Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet s adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? - Vraag 15: Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet s adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? - Vraag 16: Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet s adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? PwC Pagina 20 van 22

21 A. Ontvangen documentatie De gemeente Tilburg heeft voorafgaand aan het bezoek van de (lead)inspecteur op 24 oktober 2013 de volgende documentatie ter beschikking gesteld: - Overzicht van het aantal objecten per objecttype op 5 oktober 2013; - Procesbeschrijving 33740: Naamgeving openbare ruimte; - Procesbeschrijving 31300: Terugmeldingen, correctieverzoeken en andere aanwijzingen voor onjuistheden; - Procesbeschrijving 31250: Objectonderzoek n.a.v. (terug)melding; - Procesbeschrijving 31050: BAG-proces; - Protocol Terugmelden Objectgegevens en handreiking gerede twijfel voor interne afnemers van BAG gegevens; - Notitie Kwaliteitssysteem BAG; - Ondermandaatbesluit Publiekszaken; - Mandaatregister gemeente Tilburg; - Procedure Backup, restore en uitwijk ten behoeve van Neuron Registratie BAG; - Verslag Recovery test ( ); - Verslag Uitwijktest ( ). De documentatie is door de leadinspecteur voorafgaand aan de interviews ter plaatse bestudeerd. Op de dag van de inspectie en na afloop van de inspectie zijn tevens de volgende documenten aanvullend verzameld: - Overzicht afhandeling terugmeldingen; - Back-up strategie van de gemeente Tilburg; - Documentatie inzake samenwerking ICT Goirle. PwC Pagina 21 van 22

22 B. Geïnterviewde functionarissen De (lead)inspecteur heeft op 24 oktober 2013 op het Stadskantoor van Tilburg gesproken met de volgende gemeentelijke functionarissen die taken uitvoeren in het kader van het beheer van de s adressen en gebouwen of daaraan gerelateerde processen: Mevrouw S. Peters, Teammanager, afdeling Basisregistraties en Gemeentelijke Heffingen; De heer T. Schoonebeek, BAG-beheerder, afdeling Basisregistraties en Gemeentelijke Heffingen; Mevrouw A. Spapens, Medewerker s, afdeling Basisregistraties en Gemeentelijke Heffingen; De heer E. van der Gun, Handhaver, Afdeling Handhaving; De heer S. van den Assem, Vergunningverlener, Afdeling Vergunningen; De heer G. Ignacio, Applicatiebeheerder, Afdeling ICT. PwC Pagina 22 van 22