De 1oïtte. Assurance-rapport. Verstrekt ten behoeve van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen

Transcriptie

1 De 1oïtte. Detoitte Accountants B.V AE Maastricht Airport Postbus W Maastricht Nederland Tel: (088) Fax: (088) Assurance-rapport Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland te Steenwijk Verstrekt ten behoeve van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland bij hun gemeente op 23 juni 2015 uitgevoerde herinspectie naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen. Het herinspectieonderzoek is uitgevoerd door Deloitte Accountants B.V. De herinspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (uitwerking Artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044) gedateerd 1 november 2010 en het Duidingsdocument BAG schemabeheer versie 2 mei Dit rapport bevat 5 bladzijden (exclusief bijlage). De Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressen- en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechteljke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Deloitte Accountants BV. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited / $ 1015H

2 Deloïtte. 2 Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit Basisregistraties Adressen en Gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling B asisregistraties Adressen en Gebouwen. De Basisregistraties Adressen en Gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechteljke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. Maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de bronkant ). 2. Maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG). 3. Maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling Basisregistraties Adressen en Gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen / /SH

3 Deloïtte. 3 Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in Artikel 42 van de wet geregeld dat burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Als een gemeente niet slaagt voor de verplichte inspectie, dient de gemeente binnen een jaar na vaststelling van het inspectierapport een herinspectie te laten uitvoeren. Deze herinspectie vindt alleen plaats op de onderdelen waarvoor de gemeente in de eerste inspectie niet geslaagd is. Als onderdeel wordt bedoeld een deel van de inspectie zoals bedoeld in de inspectierapportage. Dat wil zeggen deel 1 (gegevens), deel II (processen) of deel III (het systeem). Dit rapport mag alleen in zijn geheel en met instemming van de opdrachtgever worden gekopieerd en/of verspreid. Object van inspectie: Gemeentelijke Basisregistratie Adressen en Gebouwen NAW gegevens Gemeente Steenwijkerland Contactpersoon Yolande Tammens Yolande.Tammens@steenwijkerland.nl Vestigingsadres Vendelweg 1, $331 XE Steenwijk Postadres Postbus 162, 8330 AD Steenwijk Telefoonnummer Gegevens Inspectie Datum inspectie 23juni 2015 Locatie inspectie Gemeentehuis gemeente Steenwijkerland Versie en datum 01, 10juli 2015 inspectierapportage Naam inspectie-instelling Deloitte Accountants B.V. Naam leadinspecteur en Drs. N.M.E. Bovend eerdt RA eventuele andere inspecteurs Naam inhoudelijk assistent Drs. S.D.J.J. Reyners Aanwezig vanuit gemeente Mevrouw Y. Tammens (BAG-beheerder) Opdracht en verantwoordelijkheden De doelstelling van de opdracht is te komen tot een assurance-rapport inspectie BAG ten behoeve van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. Met het oog hierop zijn onze inspectiewerkzaamheden gericht op het vaststellen dat de BAG conform de geldende wet- en regelgeving, waaronder het inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen, uitwerking Artikel 42 Wet BAG, versie 2010 (044) en het Duidingsdocument BAG schemabeheer versie 2 mei 2014, wordt nageleefd / $10/SH

4 Deloïtte. 4 Verantwoordelijkheid van de aanvrager Wij vestigen er de aandacht op dat de gemeente Steenwijkerland verantwoordelijk is voor de gegevens in de processen van bijhouding rondom en het gebruikte informatïesysteem voor de Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen. Verantwoordelijkheid van de accountant Wij zullen onze controle verrichten in overeenstemming met de wet- en regelgeving inzake BAG, waaronder Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen die zijn te raadplegen op de website van de beroepsorganisatie NBA. Ook zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat de verantwoording deugdelijk tot stand is gekomen in overeenstemming met de voorwaarden zoals vastgelegd in het inspectieprotocol. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrj ging van controle-informatie over de aantallen en de toelichtingen in de BAG. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is affiankeljk van onze professionele oordeelsvorming waaronder begrepen onze beoordeling van de risico s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling nemen wij in aanmerking het relevante interne beheersingssysteem inzake de BAG, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem. Wij willen er de aandacht op vestigen dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan een controle, gevoegd bij de beperkingen die inherent zijn aan elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat zelfs een afwijking van betekenis onontdekt blijft. Normenkader en beoordelingscriteria Het gehanteerde normenkader bij deze herinspectie is het inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen, uitwerking Artikel 42 Wet BAG, versie 2010 (044) (vanaf hier: het protocol) en het Duidingsdocument BAG schemabeheer versie 2 mei In dit protocol is bepaald in paragraaf dat voor de verplichte verificatiepunten (in de tabellen in dit rapport aangegeven met een V ) een foutmarge geldt van 0, met andere woorden geen van de verplichte verificatiepunten mag negatief scoren voor een positief oordeel. Voor de gewenste verificatiepunten (in de tabellen in dit rapport aangegeven met een G ) geldt dat deze het oordeel niet beïnvloeden, maar dat het ministerie aandringt op opvolging ervan. In de volgende paragraaf worden de bevindingen naar aanleiding van de herinspectie weergegeven / $ 10/SH

5 Deloïtte 5 Werkzaamheden en bevindingen Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Oordeel per onderdeel Motivatie Verificatiepunten bestandscontroles Alle verplichte verificatiepunten voldoende D onvoldoende scoren Ja Verificatiepunten steekproefregistratie en Alle verplichte verificatiepunten -register scoren Ja voldoende D onvoldoende Verificatiepunten controle inbedding processen Alle verplichte verificatiepunten Xi voldoende D onvoldoende scoren Ja Verificatiepunten controle werking processen Het verplichte verificatiepunt scoort Xi voldoende E onvoldoende Ja Verificatiepunten BAG conforme applicatie Het verplichte verificatiepunt scoort 1voldoende Donvoldoende Ja Verificatiepunten contïnuïteitsysteem (uitwijk) Het verplichte verificatiepunt scoort IXivoldoende Eonvoldoende Ja Verificatiepunten continuïteitsysteem (back-up Het verplichte verificatiepunt scoort en herstel) Ja IXI voldoende D onvoldoende Uitsluitingen XI geen D uitsluiting Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar liet voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen Conclusies Herinspectie geïndiceerd Opmerkingen De resultaten stemmen XIwel niet overeen met de eisen in het inspectieprotocol LI ja XInee Maastricht Airport, 10juli 2015 Qeloi,teAccountants B.V. /) ) Meeuwissen RA Bijlage: Excel-sheet inspectie-onderzoek gemeente Steenwijkerland, versie 01, datum 10juli / $ 1OISH

6 gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en Nee maar binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek Nee maar na in binnen vier werkdagen de brondocumentdatum opgenomen de basisregistratie gebouwen of de -registratie adressen? schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede Nee maar 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere V Wet: Art. 12, 16 98% Ja, Ja 2. Zijn alle Landelijke V : Art. 16, 31 98% Ja berichten aangeboden aan de Voorziening Wet Ja, BAG vijf na binnen werkdagen de documentdatum? Nee maar 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen V Wet: Art % Ja, Ja wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten V Wet: Art % Ja, Ja Verificatiepunten bestandscontroles Verplicht! Gerelateerde Norm Toegestane Deloitt ccountantsb.v. Voor id tiedoeleinden. Behorend bij assurancrapport d.d 0 JUL 1U15 Deloitte.

7 Verificatiepunten continuiteit systeem (back-up en herstel) Verplicht? Gerelateerde Norm Toegestane 5. Zijn G op Art. Proces- er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest baseerd Wet noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het 14 en Regeling: Art. 3 toetsing Nee maar gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan als gevolg plaatsvinden indien de reguliere locatie van een kan calamiteit niet worden gebruikt? opgenomen? applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is wijzigingen in van gebouwen relevante wijzigingen tijdig de verschijningsvorm op wijze in objecten, deze en een correcte deze registraties worden verwerkt? die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen toetsing brondocument zijn opgenomen? exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende Nee maar betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden raadpieegbaar en beschikbaar maken? 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de V Wet: Art. 14a 98% Ja Ja verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie V Wet: Art. 14a 98% Ja, Ja 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk V Wet: Art. 16 Proces- Ja Ja 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de V Wet : Art. 31 ia Verificatiepu nten continuïteit systeem fuitwijk) Verplicht! Gerelateerde Norm Toegestane Verificatiepunten BAG conforme applicatie Verplicht? Gerelateerde Norm Toegestane Verificatiepunten controle werking processen Verplicht! Gerelateerde Norm Toegestane Nee maar V Wet: Art. 9 98% 1, Ja Verificatiepunten steekproefregistratie en -register Verplicht! Gerelateerde Norm Toegestane 1s L 1e1L I4III Behorend bij assurance-rapport d.d foeleinden. ntants B.V. te.

8 gebouwen zich fysiek bevinden? dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en 14 en Regeling: Art. 3 toetsing Nee maar 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte G Gebaseerd op Wet Art. Proces- Ja, Ja d.d - NJUL 2015 behorend bij assurance-rapport Voor idenedoelejnden. beloitte Acçountant B.V. egoitte.