NCONTROLE INSPECTIE. Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Rotterdam. Inspectiedatum: Status: Kenmerknummer: 18 maart 2014 definitief 0599

Transcriptie

1 NCONTROLE voau DIT INSPECTIE Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Rotterdam Inspectiedatum: Status: Kenmerknummer: 18 maart 2014 definitief 0599 Stichting NIVO Accreditatienummer: 1270 IHOPECTIE RvA :

2 N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer F 740 Bestuur Pagina 2 Stichting NIVO Inspectierapportage Inspectie BAG-beheer Gemeente Rotterdam Kenmerk: 0599 Rapportagedatum: 20 maart 2014 Inspectie-instelling: Stichting NIVO Lichtenauerlaan ME Rotterdam Opdrachtgever: Gemeente Rotterdam Galvanistraat AD Rotterdam Copyright 2012 Stichting NIVO, dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Gebruik door derden is uitsluitend toegestaan voor opdrachtgever in hoor uitvoering van de Wet BAG. Ander gebruik of vermenigvuldiging is uitsluitend toegestaan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Stichting NIVO of auditee. Uitzondering wordt gemaakt voor het Ministerie von Infrastructuur en Milieu, welke in de uitoefening van haar maotschoppelijke taken gedeelten uit deze rapportage op haar website ter inzoge stelt aan derden.

3 N ivo CONTROLE INSPECTIE AU DIT Inspectïerapportage Nummer F 740 Bestuur Pagina 3 Inhoudsopgave 1. Conformiteitsverklaring 4 2. Toelichting Inspectie Wet BAG 5 3. Gegevens gemeente 7 4. Gegevens inspectie 7 5. Samenvatting van de bevindingen 8 6. Samenvattende conclusie 9 7. Ondertekening 10 Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel 1) 11 Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II) 12 Bijlage C. Werking systeem (deel III) 13

4 NCONTROLE INSPECTIE AU DIT ivo Inspectierapportage Nummer F 740 Bestuur Pagina 4 1. Conformiteitsverklaring Conformiteïtsverklaring Stichting NIVO verklaart dat de gemeente Rotterdam op de onderdelen: - kwaliteit - kwaliteit - kwaliteit van de gegevens NIET; van de processen NIET; van het systeem WEL; ioldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen iersie 044.

5 NÎVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer F 740 Bestuur Pagina 5 2. Toelichting Inspectie Wet BAG Ministerie van Infrastructuur en Milieu - Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Directoraat Generaal Ruimte Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam bij hun gemeente op 18 maart 2014 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Stichting NIVO. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044): 1 november 2010, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties: 1 juli Dit rapport bevat 32 bladzijden inclusief bijlagen. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te

6 NIVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer F 740 Bestuur Pagina 6 gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. j Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de bronkant ); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren.

7 489 N ivo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer F 740 Bestuur Pagina 7 3. Gegevens gemeente Gegevens gemeente Gemeente Kotrerdam Contactpersoon Peter Groeneveld pm.groeneveld@rotterdam.ni Vestigingsadres Galvanistraat AD Rotterdam Postadres Postbus AR Rotterdam Telefoonnummer Gegevens inspectie Gegevens inspectie Datum inspectie 18 maart 2014 Versie en datum inspectierapportage Definitieve versie 16 mei 2014 Naam inspectie-instelling Stichting NIVO Naam (lead) inspecteur Iris Tholenaars Naam assistent inspecteur - Aanwezigen vanuit de gemeente Peter Groeneveld (BAG-WKPB-Beheerder) Louis Smit (Hoofd Basisinformatie) Jan Willem Rademaker (Teamleider BAG) Waldi Dharampal (Coördinator BAG) Tom Boog (Coördinator terugmeldingen) Hans Rietdijk (Procesbeheerder BAG) Piet Gravesteijn (Expert afdeling Vergunningen) Paul Groeneweg (Toezicht gebouwen) Overige aanwezigen namens Stichting NIVO -

8 N ÎVO CONTROLE INSPECTIE AU DIT Inspectierapportage Nummer F 740 Pagina 8 Bestuur 5. Samenvatting van de bevindingen Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Oordeel per onderdeel Motivatie Verificatiepunten bestandscontroles D voldoende B onvoldoende De mutaties die voortkomen uit reguliere oronciocumenten en processen-verbaal van constatering evenals schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren worden, zoals dit blijkt uit het statusrapport beheeraudit, nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen en vervolgens onvoldoende tijdig toegezonden aan de Landelijke Voorziening BAG. Naar aanleiding van een terugmelding, wordt nog onvoldoende binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie. Het op de peildatum 4 maart 2014 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV. (erificatiepunten steekproef registratie en De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties register die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de D voldoende onvoldoende geselecteerde objecten, onvoldoende raadpleegbaar en beschikbaar maken. De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie vinden in onvoldoende mate hun grondslag in de brondocumenten welke bij deze gemuteerde objecten zijn opgenomen in de basisregistratie adressen en gebouwen. De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen onvoldoende overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. Verificatiepunten controle inbedding processen D voldoende onvoldoende De gemeente Rotterdam heeft een gebeurtenisdekkend, praktisch en bondig processenhandboek waarbij echter is verzuimd de van toepassing zijnde wettelijke termijnen op te nemen bij de verschillende processen. De processen zijn binnen de gemeente Rotterdam zo veel mogelijk ingericht met gebruik van automatische mailnotificaties zodat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt. Recente tijdigheidsanalyses laten zien dat de gemeente hierin enorme vooruitgang heeft geboekt. Per 22 januari 2014 is voldoende mandaat verleend aan de verschillende medewerkers die de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken uitvoeren. Bij de opbouw van de initiële registratie BAG heeft de gemeente geen gebruik gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen, de oppervlakten zijn niet verkregen vanuit de WOZ-administratie maar uit het door de gemeente gebruikte BRS, waardoor gemeente Rotterdam niet de verplichting heeft de kwaliteit van de gebruiksoppervlakten op te werken. Verificatiepunten controle werking processen De processen worden binnen de gemeente uitgevoerd met behulp U voldoende van automatische mailnotificaties zodat bij het plaatsvinden van onvoldoende gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt.

9 N l 0 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer F 740 Bestuur Pagina 9 Verificatiepunten BAG conforme applicatie voldoende D onvoldoende Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) voldoende D onvoldoende Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) voldoende D onvoldoende De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Neuron Vicrea 7.1 welk voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer. De configuratie bestaat uit twee volledig gespiegelde omgevingen waarvan een is geplaatst in het Europoint gebouw aan het Marconiplein en de tweede is geplaatst in de locatie Hofdijk. Op deze wijze is voldoende uitwijkconfiguratie beschikbaar. Iedere nacht volgend op een werkdag wordt een back-up gemaakt van de basisregistratie adressen en gebouwen waardoor de registratie voldoende veilig is gesteld. Uitsluitingen geen D uitsluiting 6. Samenvattende conc usie Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen Conclusies De resultaten stemmen 0 wel niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. Herinspectie geïndiceerd Aandachtspunten ja 0 nee De restore van de back-up en de uitwijkconfiguratie worden onvoldoende getest.

10 N ivo CONTROLE INSPECTIE e AUDIT Inspectierapportage Nummer F 740 Bestuur Pagina Ondertekening Getekend voor gezien en akkoord Namens Stichting NIVO D.d Namens gemeente Rotterdam

11 NIVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer F 740 Pagina 11 Bestuur Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel 1)

12 Nummer F 721 I J 1 0 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit gegevens Pagina 1 van 5 1. Kwaliteit gegevens 1.1. Bestandscontroles Door enkele bestandscontroles vanuit de Landelijke Voorziening BAG kan de inspecteur zich een beeld vormen van de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registrati en de Landelijke Voorziening BAG verloopt. Ook kan de inspecteur zich hiermee een beeld vormen van de voor de betreffende gemeente gangbare termijnen voor de verwerking van mutaties, het opnemen van de definitieve geometrie, de afhandeling van terugmeldingen, het uitvoeren van onderzoeken naar mogelijk onjuiste gegevens en de wijze van omgang met geconstateerde objecten. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen de gemeente en de Landelijke Voorziening BAG? Wat zijn de gangbare termijnen voor de gemeente bij het uitvoeren van een aantal registratie-activiteiten? Verificatiepunten bestandscontroles Verplicht! Gerelateerde Norm Toegestane antwoorden gewenst wettelijke 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van V Wet: artt, 12, 98% Ja nee Nee, maar constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier 16 werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisreaistratie adressen? Zoals blijkt uit het statusrapport beheeraudit, worden de mutaties die voortkomen uit de X bovengenoemde documenten nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen. norm 1

13 1 L...J L 1 L...J LJ 4 i NÎVO Nummer F 721 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit gegevens Pagina 2 van 5 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG (verder LV) binnen vijf V Wet: artt. 16, 98% Ja, Nee Nee, werkdagen na de documentdatum? 31 maar Onlosmakelijk verbonden aan het antwoord op de voorgaande vraag, worden de berichten onvoldoende tijdig aangeboden aan de LV. X Inspectieriummer: 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV V Wet: artt. 16, 98% in Ja, Nee Nee, en daarbij alsnog geaccepteerd door de LV? 31 maximaal 2 maar werkdagen Controle heeft uitgewezen dat de gemeente alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw heeft aangeboden aan de LV en daarbij alsnog zijn geaccepteerd door de LV. X 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status pand gereed (niet V Wet: art k Ja, Nee ingemeten) veranderd in pand gereed door de opname van de definitieve pandgeometrie? De gemeenste slaagt er nog voldoende in om binnen de gestelde termijn van zes maanden na afronding van bouwwerkzaamheden, definitieve geometrie op te nemen bij het betreffende pand. X

14 N IVO J 1 -- L.,, Nummer F 721 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit gegevens Pagina 3 van 5 5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 V Wet: art h Ja, Nee Nee, werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen maar van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Beoordeling van de ontvangen terugmeldingen wijst uit dat de gemeente alle terugmeldingen en onderzoeken registreert en bewaakt in een aparte spreadsheet. De objecten waarover een terugmelding is ontvangen, waarbij niet binnen 2 dagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, worden voldoende in onderzoek geplaatst. X 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen V Wet: art 39, 90 h Ja, Nee van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Naar aanleiding van een terugmelding, wordt nog onvoldoende binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie. X 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke V (met Wet: art h Ja, Nee Nee, basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen document) maar objecten in de Landelijke Voorziening BAG? Het op de peildatum 4 maart 2014 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV. X In s pectien u m mer:

15 I1 1 0 Nummer F721 CONTROLE INSPECTIE AU DIT Technisch Inspectieformulier kwaliteït gegevens Pagina 4 van Steekproef registratie en register Bij de steekproef registratie en register wordt getoetst of de kwaliteitseisen op het gebied van de juistheid van gegevens gehaald worden. Het doel daarbij is om te toetsen in hoeverre de gemuteerde gegevens in de BAG overeenkomen met de gelegitimeerde werkelijkheid (zie paragraaf 4.1.2). Hiertoe wordt een steekproef getrokken uit de objecten die in de basisregistraties adressen en gebouwen in de voorliggende periode een mutatie hebben ondergaan, waarbij wordt gekeken of de relatie tussen de registratie en het register op een goede wijze is aangebracht en of de gegevens uit de brondocumenten exact overeenkomen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen. In paragraaf is een beperkt aantal bijzondere situaties beschreven (geometrie en oppervlakte) waarin enigszins afwijkende kwaliteitseisen kunnen gelden. Het gaat bij de steekproef registratie en register om de beantwoording van de volgende hoofdvragen: Kan op basis van de gegevens in de registratie een bijbehorend brondocument binnen een redelijke termijn en op een eenduidige wijze worden teruggevonden? Komen de gegevens uit het brondocument exact overeen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie V Wet: art k Ja, Nee Nee, maar hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben X plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, onvoldoende raadpleegbaar en beschikbaar maken. Gemeente heeft geen substitutieverklaring, brondocumenten moeten analoog worden beoordeeld. Bij de geomutaties worden de mutaties gebaseerd op de aangeleverde GIDS-bestanden in plaats van een ondertekend en gedateerd brondocument, deze konden dan ook onvoldoende worden getoond.

16 Nummer F CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit gegevens Pagina 5 van 5 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG V Wet: art. 14a 98% Ja Nee Nee, maar waarbij_een_verwijzing_naar_het_betreffende_brondocument_is_opgenomen? De brondocumenten die in het register bij de geselecteerde mutaties op het object in de BAG zijn opgenomen hebben in onvoldoende mate betrekking op deze mutaties. De geselecteerde mutaties op PND en VBO zijn gebaseerd op een huisnummerbesluit in plaat van een omgevingsvergunning of verklaring. De geselecteerde mutaties op de NRA s , en zijn ten onrechte niet gebaseerd op een huisnummerbesluit. De geselecteerde mutatie op VBO komt op het gerelateerde brondocument niet voor. Brondocument VGOMV is ton onrechte als bron gehanteerd voor de geselecteerde mutatie op VBO , dit had document OMV SB moeten zijn. De geselecteerde mutatie van standplaats is gebaseerd op een huisnummerbesluit in plaats van een aanwijzingsbesluit. In spectien u m mer: 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens V Wet: art. 14a 98 k Ja Nee Nee, maar zoals_die_in_het_betreffende_brondocument_zijn_opgenomen? De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen onvoldoende overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. Bij de geselecteerde mutaties op de objecten , , , , , , , , , en komt de geregistreerde brondocumentdatum niet overeen met de datum die op het brondocument vermeld staat. X X

17 N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer F 740 Bestuur Pagina 12 Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)

18 I II Status Nummer F 722 Definitief CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit processen Pagina 1 van 9 2. Kwaliteit Processen 2.1. Controle inbedding processen Tijdens de controle inbedding processen wordt in de eerste plaats gericht bekeken of bepaalde gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot de opname van objecten en gegevens in de basisregistraties adressen en gebouwen. In het kader van onder meer art. 14a van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en de bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus wordt namelijk een aantal eisen gesteld aan de momenten waarop objecten dienen te worden opgevoerd en mutaties in de over deze objecten vastgelegde gegevens dienen plaats te vinden. Een ander doel van de controle van de inbedding van de processen is om na te gaan in hoeverre een gemeente heeft zorg gedragen voor een adequate inrichting van de administratieve organisatie rondom het beheren van de BAG. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe heeft de beheerder van de BAG zich ervan vergewist dat voor de BAG relevante gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot tijdige opname van de voorgeschreven gegevens in de BAG? Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is verankerd in de gemeentelijke Organisatie en werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht! Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen V Wet: art. 16 Proces- Ja die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de toetsing verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? De processen zijn binnen de gemeente Rotterdam zo veel mogelijk ingericht met gebruik van automatische mailnotificaties zodat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt. Recente tijdigheidsanalyses laten zien dat de gemeente hierin enorme vooruitgang heeft geboekt. In 2010 is Vergunningen overgestapt van de oude procesapplicatie Geobars, de vergunningen die nog vanuit deze verouderde applicatie worden gereed gemeld, gaan buiten het oroces van de automatische mailnotificaties om. waardoor deze oude ballast oo dit moment de termiinoverschriidinaen noa veroorzaken. norm

19 -, 1 F1 1 0 Status Nummer F 722 Definitief CONTROLE - INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit processen Pagina 2 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verphcht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke norm In soectien u m mer: 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende V Wet: artt. 10, Proces- Ja bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname 14a toetsing van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Besluit; art. 8 De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van de verleende omgevingsvergunningen tijdig leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van V Wet: artt. 10, Proces- Ja bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot 14a toetsing verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Besluit; art. 8 De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande de intrekking van omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van deze ingetrokken vergunningen tijdig leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is V JWet: artt. 10, Proces- Ja aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie 14a toetsing gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? LBesluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. In specti en u m mer: 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat V Wet: artt. 10, Proces- Ja bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, 14a toetsing

20 N IVO Nummer F 722 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit processen Pagina 3 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht? Gerelateerde Norm Antwoord leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisreciistratie ciebouwen? Opmerkingen gewenst wettelijke De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. norm Besluit; art. 8 Inspectien u m mer: 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status pand in gebruik (niet ingemeten) V Regeling: Proces- Ja hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder catalogus toetsing opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status pand in gebruik (niet ingemeten) hebben gekregen, het bouwjaar van het pand voldoende wordt aangepast naar het jaar van afronding van de bouwactiviteiten. In spectien u m mer: 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het bouwjaar het bouwjaar gebleven V Regeling: Proces- Ja waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? catalogus toetsing Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij wijzigingen aan een pand, het bouwjaar het bouwjaar is gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd. In specti en u m mer: 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende V Wet: artt. 10, Proces- Ja sloopvergunningen en sloopmeldingen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie 14a toetsing gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen Besluit; art. 8 bijgehouden statusgegevens?

21 N ÏVO Nummer F 722 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit processen Pagina 4 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht! Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van de verleende omgevingsvergunningen tijdig leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. Inspectie nummer: 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat V Wet: artt. 10, Proces- Ja sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, 14a toetsing leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de Besluit; art. 8 basisregistratie gebouwen? De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. In spectien u m mer: 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een V Wet: art 6a, Proces- Ja object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 10 en 39 toetsing werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van_dit_object_geen_regulier_brondocument_vereist_is)? Onderzoek naar de door de gemeente ontvangen terugmeldingen heeft uitgewezen dat de gemeente een goed beheerssysteem heeft opgezet om het proces van terugmeldingen en geconstateerde objecten goed te verwerken. 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het V Wet: art 40 Proces- Ja onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft toetsing gedaan? norm

22 , Nummer F 722 I %1 1 0 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit processen Pagina 5 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht! Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke Onderzoek naar de door de gemeente ontvangen terugmeldingen heeft uitgewezen dat de gemeente een goed beheerssysteem heeft opgezet om het proces van terugmeldingen en geconstateerde objecten goed te verwerken. 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de V (met Regeling: art. Proces- Nee processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? document) 2 toetsing De gemeente Rotterdam heeft een gebeurtenisdekkend, praktisch en bondig processenhandboek waarbij echter is verzuimd de van toepassing zijnde wettelijke termijnen op te nemen bij de verschillende processen. norm Insectienummer: 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en V (met Wet: art 2, 9, Proces- Ja gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere document) 10, 11, 14, toetsing medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 Per 22 januari 2014 is voldoende mandaat verleend aan de verschillende medewerkers die de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken uitvoeren. In spectien u m mer: 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te V (met Regeling: art. Proces- Ja wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoelt in art. 8 van de wet document) 2 i.c.m. Wet: toetsing basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze art 8 aanwijzing blijkt?

23 [ Nummer F 722 j4j 1 0 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit processen Pagina 6 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht! Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke Per 22 januari 2014 is mandaat verleend inzake de vaststelling van de geometrie zoals bedoelt in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen. Insiectien 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen V (met Regeling: art. Proces- Ja die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste document) 2 i.c.m. Wet: toetsing lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over art 10 een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Per 22 januari 2014 is voldoende mandaat verleend ten behoeve van het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen. norm TnnctiRnI mmer 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen V (met Regeling: art. Proces- Ja die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen document) 2 i.c.m. toetsing in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet Besluit: artt. in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn 7 en 8 opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Per 22 januari 2014 is voldoende mandaat verleend ten behoeve van het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen. In snecti en u m mer: 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de V Regeling: Proces- Ja kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn catalogus toetsing opgenomen omtrent de geometrie van panden?

24 r N ivo Nummer F 722 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit processen Pagina 7 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht! Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke Gemeente Rotterdam is een zelfregistrerende gemeente die in haar eigen werkprocesbeschrijving de nauwkeurigheidseisen voldoende heeft gespecificeerd, daarnaast wordt bij opdrachtverlening aan derden verwezen naar het door de gemeente opgestelde Bestek waarin de nauwkeurigheidseisen tevens voldoende zijn gespecificeerd. 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen V Regeling: Proces- Ja opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van catalogus toetsing conversiefactoren voor niet-woningen? Bij de opbouw van de initiële registratie BAG heeft de gemeente geen gebruik gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen, de oppervlakten zijn niet verkregen vanuit de WOZ-administratie maar uit het door de gemeente gebruikte BRS. T ns pecti en u m mer: 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen G (met Gebaseerd op Proces- Ja in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van document) regeling: art. toetsing kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? 2 De gemeente heeft specifiek opgestelde kwaliteitscontroles welke periodiek worden uitgevoerd. norm

25 %I 0 _ _ Status Nummer F 722 Definitief CONTROLE - INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit processen Pagina 8 van Controle werking processen Het doel van de controle van de werking van de processen is om na te gaan in hoeverre de processen op de wijze worden uitgevoerd zoals die volgens de door de gemeente vormgegeven procedures zouden moeten worden uitgevoerd. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is geïntegreerd in de uitvoering van de gemeentelijke werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle werking processen Verplicht! Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke norm 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden V Wet: art. 16 Proces- Ja van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante toetsing wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? De processen worden binnen de gemeente uitgevoerd met behulp van automatische mailnotificaties zodat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt. 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor G Regeling: art. Proces- Ja de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze 2 toetsing dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? De verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van besluiten die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen kunnen voldoende aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk verloopt. In spectien u m mer:

26 N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer F 740 Pagina 13 Bestuur Bijlage C. Werking systeem (deel III)

27 r4ii 1 0 Status Nummer F 723 Definitief CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit systeem Pagina 1 van 5 3. Kwaliteit systeem 3.1. Con trole BAG-conforme applica Iie Het doel van de controle BAG-conforme applicatie is na te gaan of door de gemeente gebruik wordt gemaakt van een applicatie die voldoet aan de systeembeschrijving zoals deze is vastgesteld bij art. 4 van de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: Maakt de gemeente gebruik van een geautomatiseerd informatiesysteem dat voldoet aan de wettelijk vastgestelde systeembeschrijving? Dit is geconcretiseerd in het volgende verificatiepunt voor de inspecteur: Verificatiepunten BAG conforme applicatie Verplicht? Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke norm 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de V Wet: art. 31 1O0% Ja berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is Regeling: art. 4 en opgenomen? bijlage II De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Neuron Vicrea 7.1 welk voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer. In s oectien u m mer:

28 N ivo Nummer F 723 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit systeem Pagina 2 van Toets continuïteit systeem Het doel van de toets continuïteit systeem is na te gaan in hoeverre de gemeente voldoende maatregelen heeft getroffen om de continuïteit van het systeem en de werking daarvan te garanderen in het geval van problemen met het systeem of een calamiteit. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Heeft de gemeente maatregelen getroffen om de continuïteit van het systeem te waarborgen? Heeft de gemeente maatregelen getroffen voor back-up en herstel van gegevens? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Verplicht! Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke norm 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en V (met Wet: art. 14; Proces- Ja gebouwen? document) Regeling: art 3 toetsing De configuratie bestaat uit twee volledig gespiegelde omgevingen waarvan één is geplaatst in het Europoint gebouw aan het Marconiplein en de tweede is geplaatst in de locatie Hofdijk. Op deze wijze is voldoende uitwijkconfiguratie beschikbaar. In s pectien u m mer: 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en G Gebaseerd op Proces- Ja acties zijn vastgelegd? Wet: art. 14 toetsing De gemeente beschikt over een generiek uitwijkdraaiboek waarin alle taken en verantwoordelijkheden voldoende zijn gespecificeerd. In spectien u m mer:

29 N ÎVO Nummer F 723 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit systeem Pagina 3 van 5 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? G Gebaseerd op Proces- Ja Wet: art. 14 toetsing Door de configuratie welk ter beschikking staat is het uitwijkdraaiboek voldoende te benaderen, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is. 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste G (met Gebaseerd op Proces- Nee werking? De uitwijkconfiguratie wordt onvoldoende getest op actualiteit en juiste werking. document) Wet art. 14 en toetsing Regeling: art Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het G Gebaseerd op Proces- Ja beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? Wet art 14 en toetsing Regeling: art. 3 De gemeente kan binnen 4 weken voldoende voorzieningen treffen op het gebied van techniek maar ook in de zin van fysieke uitwijkiocaties, dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, ruimschoots binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt. Insiectienummer:

30 Nummer F CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit systeem Pagina 4 van 5 Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Verplicht! Gerelateerde Norm Antwoord 1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? Opmerkingen Iedere nacht volgend op een werkdag wordt een back-up gemaakt van de basisregistratie adressen en gebouwen. gewenst wettelijke norm V Wet: art. 14; Regeling: art 3 Procestoetsing Ja 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties G Wet: art. 14a Proces- Ja adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties toetsin g aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? In Oracle worden logfiles bijgehouden waardoor in geval van een calamiteit een tijdstip gekozen kan worden tot wanneer de mutaties opnieuw moeten worden uitgevoerd vanaf het back-up moment. Tevens zijn alle mutaties onderdeel van het Werkvoorraadboek en worden de brondocumenten voldoende veiliggesteld. 3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of G Gebaseerd op Proces- Ja geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden Wet art. 14 en toetsing terug gelezen? Regeling: art. 3 In de back-up procedure vindt een geautomatiseerde toets plaats of het kopieerproces correct is verlopen. Ins pectien u mme r: 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de G Gebaseerd op Proces- Ja basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? Wet art. 14 en toetsing Regeling: art. 3

31 N ivo Nummer F 723 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Technisch Inspectieformulier kwaliteit systeem Pagina 5 van 5 Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Verplicht? Gerelateerde Norm Antwoord Door de genoemde configuratie en opslag van de back-up is de registratie voldoende veilig gesteld. gewenst wettelijke norm Ins pectien u mme r: 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G (met Gebaseerd op Proces- Nee document Wet art. 14 en toetsing Regeling: art. 3 De restore van de back-up is gedurende de laatste 12 maanden niet getest.