Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Wierden

Transcriptie

1 N V O LE * INSPECTIE» AUDIT Deze inspectierapportage aan en is gebaseerd op de Wet BAG Stb. 2008, 39 (+ wijzigingen), met bijbehorende Besluiten en Regelingen en het Inspectieprotocol (versie 2010, 044). Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Wierden 16 Status: 2014 definitief 0189 fr ' Hip J 1,

2 INSPECTIE * AUDIT Inspectierapportage F 740 Datum Status Definitief Bestuur Pagina 2 Stichting NIVO Inspectierapportage Inspectie BAG-beheer Gemeente Wierden Inspectie-instelling: Stichting NIVO Lichtenauerlaan ME Rotterdam Opdrachtgever: Gemeente Wierden Pouliestraat EB Wierden Copyright 2012 Stichting NIVO, dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Gebruik door derden is uitsluitend toegestaan voor opdrachtgever in haar uitvoering van de Wet BAG. Ander gebruik of vermenigvuldiging is uitsluitend toegestaan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Stichting NIVO of auditee. Uitzondering wordt gemaakt voor het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, in de uitoefening van haar taken gedeelten uit deze rapportage op haar website ter stelt aan derden.

3 INSPECTIE Inspectierapportage F 740 Status Definitief Bestuur Pagina 3 Inhoudsopgave Toelichting Inspectie Wet BAG 3. Gegevens gemeente 4. Gegevens inspectie 5. van de bevindingen 6. conclusie 7. Ondertekening Bijiage A. Kwaliteit gegevens (deel Bijiage B. Kwaliteit processen (deel II).. Bijiage C. Werking systeem (deel III)

4 INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage F 740 Status Definitief Bestuur Pagina 4 1. Stichting NIVO verklaart dat de gemeente Wierden op de onderdelen: - kwaliteit van de gegevens NIET; - kwaliteit van de processen NIET; - kwaliteit van het systeem WEL; voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen versie 044.

5 VO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage F 740 Status Definitief Bestuur Pagina 5 2. Toelichting Inspectie Wet BAG Ministerie van en Milieu - Directoraat Generaal Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage de weerslag van de in opdracht van en van de gemeente Wierden bij hun gemeente op uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Stichting NIVO. De inspectie is uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen 42 Wet BAG) versie 2010 (044): 8 juli 2011, met het BAG inspecties: Dit rapport bevat 32 bladzijden inclusief De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) deel uit van het van basisregistraties, dat is de van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de de verbetering van de en de van en Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet in te schrijven in het adressenregister dan het gebouwenregister en een gegevens die deze bevatten op te in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie authentieke gegevens bij het van hun taak te gebruiken. Verder zijn verplicht om door hen gesignaleerde onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de onjuistheden. De wet voorziet in een voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal Deze zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 133) en de bijbehorende basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen (net de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en ook de om die gegevens te

6 i CONTROLE INSPECTIE «AUDIT Inspectierapportage Nummer Status Definitief Bestuur Pagina 6 gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de voor het uitvoeren van correcties en het stellen van waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het bij de beheerder van de registratie terecht en daar onderzocht worden (via maatregelen een van onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo de inhoud van de BAG voor bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden random basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door een van de bedrijven, die zijn aangewezen om deze controle uit te voeren.

7 i Nummer Status Definitief CONTROLE INSPECTIE AUDIT Pagina 7 Inspectierapportage 3. Gegevens gemeente Gemeente Wierden Contactpersoon Larink E. Larink@wierden. Vestigingsadres Pouliestraat EB Wierden Postadres Postbus AA Wierden Telefoonnummer Gegevens inspectie Gegevens inspectie Datum inspectie Versie en datum inspectierapportage Definitieve versie 5 maart 2015 Naam inspectie-instelling Stichting NIVO (lead)inspecteur Rene Hartgerink Naam assistent inspecteur Aanwezigen vanuit de gemeente Mark Seyger (Afdelingshoofd Financien, Informatie en Erald Larink (BAG beheerder) Financien) Marie-Antoinette Abbink (Medewerker vergunningverlening) Wichard Manenschijn Alwie Leusenkamp (Technisch aanwezigen Stichting NIVO

8 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer Status Definitief Bestuur Pagina 8 5. Samenvatting van de van de bevindingen tijdens de inspectie per onderdeel Verificatiepunten onvoldoende De gemeente is er sedert de van de basisregistratie adressen en gebouwen niet voor objecten er in de definitieve geometrie tijdig op te Verificatiepunten steekproef registratie en register voldoende onvoldoende De bij het object gegevens in de registratie vinden in onvoldoende mate hun grondslag in de brondocumenten bij deze gemuteerde objecten zijn opgenomen in de basisregistratie adressen en gebouwen. De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen in onvoldoende mate overeen met de gegevens zoals die in het betreffende zijn opgenomen. Verificatiepunten controle inbedding processen voldoende onvoldoende De processen aangaande de voortgang van de op basis van een verleende omgevingsvergunning uitgevoerde bouwactlviteiten, zijn nog niet dusdanig dat de wijzigingen volledig en tijdig in de registratie worden verwerkt. Constateringen van bouwen in afwijking van de verleende vergunning en iliegale bouw worden niet verwerkt in de basisregistratie adressen en gebouwen. Eerst wordt het handhavingstraject Verificatiepunten controle werking processen voldoende onvoldoende De processen aangaande de voortgang van de op basis van een verleende omgevingsvergunning uitgevoerde bouwactiviteiten, zijn nog niet dusdanig vormgegeven dat de relevante wijzigingen volledig en tijdig in de registratie worden verwerkt. Constateringen van bouwen in afwijking van de verleende vergunning en iliegale bouw worden niet verwerkt in de basisregistratie adressen en gebouwen. Eerst wordt het handhavingstraject doorlopen. Verificatiepunten BAG applicatie voldoende onvoldoende De gemeente gebruik van de BAG applicatie van PinkRoccade, Civision Adressen en Gebouwen versie 1.18 SP 4 voldoet aan de gestelde eisen betreffende het Verificatiepunten continui'teit systeem (uitwijk) voldoende onvoldoende De gemeente heeft een bij de Cogas in Verificatiepunten continui'teit systeem (back-up en herstel) voldoende onvoldoende Van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens wordt iedere werkdag een back-up gemaakt. Uitsluitingen geen

9 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer Datum Status Concept Bestuur Pagina 9 6. Samenvattende Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen Conclusies De resultaten stemmen wel niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. Herinspectie ja nee Aandachtspunten 7. Getekend voor gezien en akkoord

10 VO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Nummer Status Definitief Bestuur 10 Bijiage A. Kwaliteit gegevens (deel

11 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens F 1 X Status Definitief Pagina 1 van 5 1. Kwaliteit aeaevens 1.1. Bestandscontroles Door enkele bestandscontroles vanuit de Landelijke Voorziening BAG kan de inspecteur zich een beeld vormen van de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG verloopt. Ook kan de inspecteur zich hiermee een beeld vormen van de voor de betreffende gemeente gangbare termijnen voor de verwerking van mutaties, het opnemen van de definitieve geometrie, de afhandeling van terugmeldingen, het uitvoeren van onderzoeken naar mogelijk onjuiste gegevens en de wijze van omgang met geconstateerde objecten Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen de gemeente en de Landelijke Voorziening BAG? Wat zijn de gangbare termijnen voor de gemeente bij het uitvoeren van een aantal registratie-activiteiten? Verificatiepunten bestandscontroles Verplicht/ Gerelateerde Norm Toegestane antwoorden gewenst wettelijke 1. Worden mutaties die uit reguliere brondocumenten en van constatering schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen binnen vier werkdagen na de opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie norm Wet: artt, 12, 16 98% nee Nee, Zoals blijkt uit het statusrapport beheeraudit d.d , over de periode , worden de mutaties die voortkomen uit de nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie adressen en de basisregistratie gebouwen. Vervolgens is het statusrapport d.d over de periode t/m beoordeeld. Hieruit blijkt dat wordt voldaan aan deze norm.

12 VO CONTROLE - INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens Nummer F 721 Status Definitief II Pagina 2 van 5 Zijn alle berlchten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de 16, 31 artt. 98%, Nee Nee, Zie antwoord / bij vraag Zijn alle geweigerde berlchten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening? 16, 31 artt. 98% in 2 werkdagen, Nee Nee, maar Is de status van panden binnen zes na het verkrijgen van de status gereed (niet veranderd in gereed" door de van de definitieve De gemeente is deelnemer en een zogenaamd afnemende gemeente van de GBKN, bij de Stichting GBKN Overijssel. Voor het inwinnen van de BAG-geometrie heeft de gemeente Wierden een aanvullend overeenkomst afgesloten met de Stichting GBKN. Echter in de praktijk blijkt dat termijnen nog worden gerealiseerd. tijdig Wet: art. 7 98%, Nee

13 IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT kwaliteit gegevens Nummer F 721 I II Pagina 3 van 5 5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmeiding betrekking heeft? Wet: art 39 90%, Nee Nee, maar Uit het gesprek met de BAG beheerder en de plaatsvervanger blijkt dat de gemeente de objecten waarover een terugmeiding is ontvangen, en waarbij niet binnen 2 dagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, deze objecten op in onderzoek zijn geplaatst. Heeft de gemeente in het van een ontvangen terugmeiding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een half jaar een over het dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Wet: art 39, 90%, Nee 7. Is het op een bepaalde opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? V (met document) Wet: 31 98%, Nee Nee, maar De aangeleverde aantallen uit de gemeentelijke basisregistratie adressen en gebouwen komen niet overeen met de aantallen in het statusrapport d.d over de periode t/m In de aangeleverde aantallen van de gemeente zijn onder ander ook de niet gerealiseerde, ingetrokken, gesloopte en ingetrokken objecten meegenomen in de telling. Na correctie zijn de aantallen in overeenstemming.

14 i INSPECTIE INSPECTIE AUDIT Nummer F 721 Status Definitief Technisch kwaliteit gegevens Pagina 4 van Steekproef registratie en register de steekproef registratie en register wordt getoetst of de kwaliteitseisen op het gebied van de juistheid van gegevens gehaaid worden. Het daarbij is om te toetsen in de gemuteerde gegevens in de BAG overeenkomen met de paragraaf Hiertoe wordt een steekproef getrokken uit de objecten die in de basisregistraties adressen en gebouwen in de vooriiggende periode een hebben ondergaan, waarbij wordt gekeken of de relatie tussen de registratie en het register op een goede wijze is aangebracht en of gegevens brondocumenten exact overeenkomen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen. In paragraaf beperkt aantal situatles beschreven (geometrie en oppervlakte) waarin enigszins afwijkende kwaliteitseisen kunnen gelden. Het gaat de steekproef registratie en register om de beantwoording van de volgende hoofdvragen:. Kan op basis van de gegevens in de registratie een bijbehorend binnen een en op een eenduidige wijze worden teruggevonden?. Komen de gegevens uit het brondocument exact overeen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten steekproef registratie en register Verplicht / gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toege stane 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar V art. 9 98%, Nee Nee, maar

15 CONTROLE INSPECTIE - AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens II F 721 Status Pagina 5 van 5 Verificatiepunten steekproef registratie en register Verplicht Gerelateerde Norm Toegestane antwoorden / wettelijke gewenst norm De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, in voldoende mate binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een naar het betreffende brondocument is opgenomen? Voor meer objecten dan de norm toelaat is er geen juiste relatie tussen de mutatie en het opgenomen brondocument in het register. Wet: art. 14a 98% Nee X 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn Voor meer objecten dan de norm toelaat komen de gemuteerde gegevens in de registratie niet overeen met de gegevens in het opgenomen brondocument zoals opgenomen in het register. Wet: art. 14a 98% Nee, maar

16 i CONTROLE INSPECTIE - AUDIT Inspectierapportage Nummer Status Definitief Bestuur Pagina 11 Bijiage B. Kwaliteit processen (deel II)

17 CONTROLE INSPECTIE AUDIT kwaliteit processen Nummer F 722 Pagina 1 van 9 2. Kwaliteit Processen 2.1. Controle inbedding processen Tijdens de controle inbedding processen wordt in de eerste plaats gericht bekeken of bepaalde gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot de opname van objecten en gegevens de basisregistraties adressen en gebouwen. In het kader van onder meer art. 14a van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en de de Regeiing basisregistraties adressen en gebouwen vastgesteide gegevenscatalogus wordt namelijk een aantal eisen gesteld aan de momenten waarop objecten dienen te worden opgevoerd en mutaties in de over deze objecten vastgelegde gegevens dienen plaats te vinden Een ander van de controle van de inbedding van de processen is om na te gaan in hoeverre een gemeente heeft zorg gedragen voor een adequate inrichtinq van de organisatie random het beheren van de BAG. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen:. Hoe heeft de beheerder van de BAG zich ervan vergewist dat voor de BAG relevante gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot opname van de voorgeschreven gegevens in de BAG? Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is verankerd in de gemeentelijke organisatie en werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle inbedding processen processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Verplicht/ Gerelateerde norm Norm V Wet: art. 16 Toegestane antwoorden De processen zijn binnen de gemeente zodanig gegeven dat bij besluiten aangaande gebeurtenissen die leiden tot relevante wijzigingen in de BAG objecten en tijdig en op correcte wijze in de registratie worden verwerkt. De processen aangaande de voortgang van de op basis van een verleende omgevingsvergunning uitgevoerde bouwactlviteiten, zijn nog niet geheel dusdanig vormgegeven dat de relevante volledig en tijdig in de registratie worden verwerkt. Constateringen van bouwen in afwijking van de verleende vergunning en iliegale bouw worden verwerkt de basisregistratie adressen en gebouwen. Eerst wordt het handhavingstraject doorlopen. Nee

18 CONTROLE INSPECTIE - AUDIT kwaliteit processen Nummer F 722 Status Definitief II Pagina 2 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Verplicht/ Gerelateerde Norm Toegestane gewenst wettelijke antwoorden norm V artt. Proces- 10, 14a toetsing 8 art.. De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzigingen als gevolg van de verleende omgevingsvergunningen leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? tot V artt. Proces- 10, 14a toetsing art. 8 De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzigingen als gevolg van ingetrokken omgevingsvergunningen leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? V Wet : artt. Proces- 10, 14a toetsing 8 art. De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sioopwerkzaamheden voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. relevant

19 IVO CONTROLE INSPECTIE «AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Status Technisch Pagina 3 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Verplicht/ Gerelateerde Norm wettelijke norm V artt. Proces- 10, 14a toetsing art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sioopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroieerd of het (definitieve) bouwjaar bij afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? Regeiing: catalogus Tijdens de beheerlnspectie is gecontroieerd dat bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen het bouwjaar van het pand voldoende wordt aangepast naar het jaar van afronding van de bouwactlviteiten. net 7. Is wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? V Regeiing: catalogus Tijdens de opgeleverd. is gecontroieerd dat bij wijzigingen aan een pand, het "bouwjaar" het bouwjaar is gebleven waarin h et pand >nkelijk als zodanig is

20 CONTROLE * INSPECTIE * AUDIT kwaliteit processen Nummer Status Definitief Technisch Pagina 4 van 9.. De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, ingericht dat wijzigingen als gevolg van de verleende omgevingsvergunningen tijdig leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen., 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sioopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? V Wet : artt. 10, 14a art. 8 c De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkza gebouwen. voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie relevant zijn 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmeiding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 V Wet: art 10 en 39 Nee werkdagen na ontvangst van de melding leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)?

21 CONTROLE INSPECTIE AUDIT kwaliteit processen F 722 Versie Status Definitief Pagina 5 van 9 1 Verificatiepunten controle inbedding processen Heeft relatie met antwoord / bij vraag 1 in paragraaf 2.1. Verplicht/ Gerelateerde wettelijke norm j Norm Toegestane antwoorden Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmeiding ook worden gemeld aan degene die de terugmeiding heeft gedaan? V Wet: art 40 De gemeente draagt er voor dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmeiding ook worden gemeld aan de melder. 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en wijze vormgegeven? V (met document) Regeiing: art. 2 De gemeente beschikt over een processenhandboek versie 1.4 (November 2014). 13. Beschikt de gemeente over een regeiing waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn aan een of indien deze taken niet door burgemeester en wethouders worden uitgevoerd? V (met document) Wet: art 2, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39. en 41 De gemeente beschikt over een actueel

22 IVO INSPECTIE AUDIT kwaliteit processen F 722 Status Definitief Technisch Pagina 6 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst norm V (met document) Regeiing: art. 2 i.c.m. Wet: art 8 Toegestane 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeiing: art. 2 i.c.m. Wet: art Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeiing: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8

23 CONTROLE INSPECTIE AUDIT kwaliteit processen Nummer F 722 Status Technisch Pagina 7 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde wettelijke Norm Toegestane voor net laten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te geometrie, die overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen de geometrie van panden? V norm Regeiing: catalogus toetsing De gemeente heeft een contract met de Stichting GBKN Overijssel gesloten waarbij naast de GBKN geometrie ook de BAG geometrie wordt ing ewonnen. 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? V Regeiing: catalogus De gemeente heeft bij de toelatingsaudit gebruik gemaakt van de conversiefactoren voor niet-woningen. De gemeente heeft in een memo vastgelegd hoe dit proces uitgevoerd wordt. Van de laatste 126 objecten wordt nu, in met de bijhouding van de WOZ, de juiste bepaald. 19. Is de en inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? G (met document) Gebaseerd op regeiing: art. 2 Nee De gemeente heeft geen eigen kwaliteitssysteem. Dit is onderkend. Momenteel loopt er een sollicitatieprocedure voor een 0,5 fte functie Hiermee kunnen onder andere extra worden uitgevoerd.

24 ummer F Status Definitief CONTROLE - INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Pagina 8 van Controle werking processen Het doel van de controle van de werking van de processen is om na te gaan In hoeverre de processen op de wijze worden uitgevoerd zoals volgens de door de gemeente vormgegeven procedures zouden moeten worden uitgevoerd. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag:. Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is in de uitvoering van de gemeentelijke werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle werking processen 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Verplicht/ gewenst wettelijke norm Norm V Wet: art. 16 Toegestane antwoorden Nee Heeft relatie met antwoord / bij vraag 1 in paragraaf 2.1.

25 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Status Definitief Technisch Pagina 9 van 9 Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op weike wijze dit daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeiing: art. 2 De verantwoordelijken voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistratie adressen en gebouwen kunnen voldoende aangeven op wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk verloopt. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen Regeiing: art Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst van of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd' G Regeiing: art. 2 De medewerkers die hiermee zijn belast kunnen volkdoende aangeven op wijze dit verwerkingsproces verloopt. 5. Kan een medewerker belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? G Regeiing: art. 2.

26 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer r 740 Datum Status Pagina O Definitief Bestuur C. Werking systeem (deel III)

27 CONTROLE INSPECTIE AUDIT kwaliteit systeem F 723 Versie Status Pagina 1 van 5 3- Kwaliteit Controle BAG-conforme applicatie Het doel van de controle BAG-conforme applicatie is na te gaan of door de gemeente gebruik wordt gemaakt van een applicatie die voldoet aan de systeembeschrijving zoals deze is vastgesteld bij art. 4 van de Regeiing basisregistraties adressen en gebouwen. Het gaat daarbij om de volgende hoofdvraag: Maakt de gemeente gebruik van een geautomatiseerd dat voldoet aan de wettelijk vastgesteide systeembeschrijving? Dit is geconcretiseerd in het volgende verificatiepunt voor de inspecteur: Verificatiepunten BAG applicatie Verplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke norm Norm Toegestane antwoorden 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de V Wet : art. 31 berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeiing BAG is Regeiing : art. 4 en 100% opgenomen? bijiage II De gemeente maakt gebruik van de BAG applicatie van PinkRoccade, Civision Adressen en Gebouwen versie 1.18 SP 4.

28 CONTROLE INSPECTIE AUDIT kwaliteit systeem Nummer F 723 Status Definitief Technisch Pagina 2 van Toets continui'teit systeem Het doel van de toets continui'teit systeem is na te gaan in hoeverre de gemeente voldoende maatregelen heeft getroffen om de contlnuiteit van het systeem en de werking daarvan te garanderen in het geval van probiemen met het systeem of een calamiteit. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende Heeft de gemeente maatregelen getroffen om de continui'teit van het systeem te waarborgen? Heeft de gemeente maatregelen getroffen voor back-up en herstel van gegevens? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: De gemeente Wierden heeft bij de Cogas in Almelo een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistratie adressen en gebouwen. 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en G Gebaseerd op Proces- acties zijn vastgelegd? Wet: art. 14 toetsing

29 CONTROLE INSPECTIE AUDIT kwaliteit systeem Nummer F 723 Pagina 3 van 5 Verificatiepunten continuiteit systeem (uitwijk) Verplicht/ Gerelateerde Norm i Toegestane gewenst wettelijke i norm 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? G Gebaseerd op Wet: art. 14 Proces- Het uitwijkdraaiboek is op locaties, waar onder de beschikbaar. de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en werking? G (met document) Gebaseerd op Wet art. 14 en De gemeente heeft de uitwijk in de periode September 2014 succesvol getest. er voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activlteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? G Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeiing: art. 3 toetsing

30 CONTROLE INSPECTIE «AUDIT Inspectieformulier kwaliteit systeem Nummer F 723 Status Definitief Pagina 4 van 5 Van de adressen en gebouwenregistratie wordt dagelijks een back-up gemaakt. 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? G Wet: art. 14a Proces- toetsing. 3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd een of G Gebaseerd op Proces- geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden Wet art. 14 en toetsing terug gelezen? Regeiing: art. 3 inspectienummer: 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere dan die waarin de gegevens van de G Gebaseerd op Proces- basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? Wet art. 14 en toetsing Reqelinq: art. 3

31 CONTROLE INSPECTIE» AUDIT Inspectieformulier kwaliteit systeem Nummer F 723 n Pagina 5 van 5 Verificatiepunten continuiteit systeem (back-up en herstel) Verplicht/ Norm Toegestane wettelijke norm antwoorden 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G (met document ) Gebaseerd op Wet art. 14 en art. 3