VIVA3.0. Patiënt en Medisch dossier. Viva 3.0 Patiënt en Medisch Dossier

Transcriptie

1 Patiënt en Medisch dossier VIVA3.0 Viva 3.0 Patiënt en Medisch Dossier CORILUS BV - PELMOLEN XZ HOUTEN - T 0031 (0) F: 0031 (0) info@corilus.nl -

2 Inhoudsopgave 1. Patiëntgegevens Diergegevens Dierhouder Diergegevens Gewicht en gewichtsverloop NDG Diermemo Het medisch dossier Tabblad Medisch Dossier Producten toevoegen Tekst toevoegen Protocol toevoegen Laboratorium DDX Overige icoontjes op het Medisch Dossier Tabblad dossiers Tabblad Docs Tabblad Opr./Prij Oproepen Prijsopgave Tabblad To do Tabblad Properties Actieknop

3 1. Patiëntgegevens Hier vindt u alle informatie met betrekking tot patiënten, dit kunnen zowel huisdieren als paarden zijn. Een patiënt kunt u openen vanuit het cliëntenscherm tabblad dieren (1). U kunt hier klikken op het icoon in de linker kolom en dan komt u in het medisch dossier (2). Als u op de naam/gegevens klikt in de middelste kolom dan komt u in het gegevensscherm van het dier (3). U kunt ook vanuit de lijst in het cliënten zoektabblad (1) meteen op het gewenste dier klikken, dan komt u ook meteen in het medisch dossier (2): 2

4 1.1. Diergegevens Als u vanuit het cliëntenscherm op de diergegevens klikt, of als u vanuit het medisch dossier bovenaan op bewerken klikt, komt u bij de diergegevens. Hier komt u ook als u een nieuw dier aanmaakt en hier kunt u de diergegevens bewerken. Links ziet u de cliëntgegevens, als u hier op klikt, komt u bij het cliënten overzicht terecht. Hieronder staat de eventuele vaste en/of verwijzende dierenarts indien bekend. Hier weer onder staat een historisch overzicht van dit dier, te weten de aanmaakdatum en de laatste mutatiedatum met hierachter de tijd en de gebruiker die deze mutatie heeft uitgevoerd Dierhouder Bij dierhouder kunt u een andere cliënt dan waar het dier staat ingeschreven aanduiden als dierhouder. Dit is vaak het geval bij paarden die een eigenaar hebben maar vaak bij iemand anders gestald staan. Deze persoon kan hier ingesteld worden. U klikt op dierhouder en u krijgt dan een zoekscherm die in al de in Viva ingeschreven klanten weergeeft. U kunt hier ook een nieuwe cliënt aanmaken. Als u een dierhouder heeft ingesteld komt deze hier te staan en kan deze via de knop verwijderen de dierhouder weghalen. 3

5 Diergegevens In het hoofdscherm staan alle gegevens van het dier. Op het diersoort na, kunnen alle gegevens hier nog bewerkt worden. hoofdscherm diergegevens U kunt hier ook een dier op inactief zetten of handmatig als overleden instellen met de bijbehorende datum erbij. Een overleden of inactief dier zal in eerste instantie niet te zien zijn in het cliëntenoverzicht, deze komen tevoorschijn na het aanvinken van de checkbox toon overleden/inactieve dieren. Bij de attentienoot kunt u belangrijke informatie kwijt, deze wordt in het rood weergegeven op het medisch dossier van het dier als dit geopend wordt. In het tabblad Meer kunt u aanvullende gegevens van het dier kwijt. Bij kleine huisdieren kunt u denken aan bijzondere (vacht) kenmerken en fokker/herkomst. Bij paarden is hier ook ruimte voor stamboekgegevens, aftekeningen en gegevens van vader/vader v.d. moeder etc. 4

6 Gewicht en gewichtsverloop Vanuit het medisch dossier kunt u meteen naar het gewicht door op de betreffende knop te klikken. U komt dan in het tabblad wat zich bevind bij de diergegevens en u krijgt een pop up waar de huidige datum staat ingesteld met hieronder een vakje waar u het juiste gewicht in kunt geven. Als u een gewicht heeft ingevuld kunt u dit opslaan en het zal in het dierfiche verschijnen. In het tabblad gewichtsverloop kunt u een overzicht vinden van de ingevoerde gewichten. Bij 2 of meer ingevoerde gewichten en een ingevoerde geboortedatum, zal er een grafiek gemaakt worden die het gewichtsverloop laat zien. U kunt een specifiek gewicht nog bewerken/wijzigen met het potloodje en evt. verwijderen met het prullenbakje. Met de + -knop kunt u ook vanuit hier een nieuw gewicht toevoegen NDG Via de knop NDG rechts bovenaan in het hoofdscherm van de diergegevens kunt u een chipnummer digitaal aanmelden bij de NDG-databank. U hebt hiervoor een praktijk adres en wachtwoord nodig. De ingevoerde gegevens van zowel cliënt als dier worden opgehaald en ingevuld. Indien de informatie niet volledig is, zal u niet kunnen verzenden. Op dit moment kant dit enkel met de prepaid chips. 5

7 1.2. Diermemo U kunt een memo aan het dier koppelen. Dit zijn tekstuele herinneringen die niet in beeld zijn tenzij u hierop klikt. Bepaalde belangrijke informatie die misschien niet bedoeld zijn voor de ogen van uw klanten kunt u hier in kwijt. Om een memo aan te maken klikt u vanuit het medisch dossier op het icoontje memokaart links onder de cliëntgegevens en extra informatie, het memokaart scherm wordt geopend. D.m.v. de plus + kunt u een nieuwe memo maken. Standaard staat hier de huidige datum maar deze kunt u ook wijzigen. Vervolgens geeft u de tekst in. Nadat u de memo heeft opgeslagen keert u terug in het memokaart scherm, evt. kunt u nog de memo wijzigen of verwijderen. Zodra u de memokaart sluit ziet u dat het icoontje van de memo is aangepast met een getal erbij. Op deze manier ziet u hoeveel memo s er aan dit dier gekoppeld zijn. 2. Het medisch dossier Het medisch dossier van Viva 3.0 is een combinatie van factuurregels, vrije teksten, laboratorium uitslagen, oproepen/prijsopgaves, protocollen, gekoppelde documenten en de To-do s die op dit dier gemaakt zijn. Het is een uitgebreid patiëntendossier voor zowel gezelschapsdieren en paarden. Als u het medisch dossier opent ziet u links onder elkaar de gegevens van de eigenaar, informatie over openstaande financiën en een eventuele vaste arts, de diergegevens eventueel met foto en de properties die bij die dit favoriet zijn ingesteld. (zie handleiding Properties ) 6

8 U kunt hier zelf een foto toevoegen die is opgeslagen op uw computer. Als u op foto klikt kunt u een foto toevoegen. Vervolgens gaat u naar de map waar u de foto heeft opgeslagen en selecteert u de foto. Werkt u met de I-pad of tablet, dan kunt u meteen een foto maken van het dier zodra u op foto toevoegen klikt. Natuurlijk kunt u ook een al eerder opgeslagen foto kiezen Tabblad Medisch Dossier Het medisch dossier geeft u een overzicht van de behandelingen/medicijnen die zijn uitgevoerd op het geselecteerde dier. Hier kunt u ook producten, labuitslagen en teksten toe te voegen, wijzigen of verwijderen. Het getal achter medisch dossier geeft aan uit hoeveel regels het dossier bestaat Producten toevoegen Een medicijn/behandeling op het medisch dossier kunt u herkennen aan het volgende icoontje. Via de zoekbalk product toevoegen kunt u versneld een product, handeling of een factuurprotocol toevoegen. Dit zoeken gaat via met zgn. autofill. Zodra u een aantal letters ingeeft, geeft Viva meteen de mogelijkheden door. (deze worden gehaald uit uw productenmodule.) 7

9 In het zoekscherm wordt de eerste keuze meteen vermeld en moet u met de pijltjes/muis een keuze maken uit de opties die worden gegeven. Met <enter> bevestigt u de hierna geselecteerde keuze. Let op, Viva geeft 10 suggesties, indien de gewenste keuze er niet bij staat, kunt u het beste de zoekterm uitbreiden. Na selectie van het product verschijnt een popup om aantallen, doseringen of voorraad in te geven. U kunt ook via de capsule producten/handelingen toevoegen. Als u op de capsule klikt (1) komt u in een pop up waar u een product kunt zoeken (2). Hier heeft u tevens de mogelijkheid een eigen favorietenlijstje samen te stellen (3). Alle producten die u als favoriet hebt bestempeld zullen direct weergegeven worden in het zoekscherm zodra u deze opent. Favoriete producten worden ingesteld per gebruiker/per diersoort. Dit houdt dus in dat als u een medisch dossier van een ander diersoort opent, u niet dezelfde lijst met favoriete producten te zien krijgt. U kan dus per diersoort een favoriete producten lijst aanmaken. Toevoegen van een nieuw (Blanco) product: Het is in het geopende productzoekscherm ook mogelijk om een blanco product toe te voegen wat niet in uw productenlijst staat. Om een blanco regel toe te voegen klikt u op "Blanco regel". Er wordt een nieuw scherm getoond waar u de naam, het aantal, de prijs en de afleverdatum kan invoeren. Klik op "Opslaan" om het product/handeling toe te voegen aan het medisch dossier. Productscherm: Het productscherm opent als u een product hebt gekozen. Het toont achtereenvolgens: - de naam van het product, - het aantal, - de dosering welke u kunt ingeven, al dan niet met extra opmerking (als u werkt met T3/T2 etiketten module, zie handleiding Etiketten en labelprinters ) - de prijs (incl. of excl. afhankelijk van de instelling van uw praktijk) - letter prijsbepalingscode (N = Normale prijs, E= Eigen prijs) - BTW code ( evt. nog aan te passen), - de aflever datum. - het uitgiftemagazijn indien op het product voorraadbeheer wordt toegepast - de batchcode indien er batchcodebeheer van dit product op JA staan 8

10 Hiernaast kunt u door middel van checkboxes aangeven of u dit product als favoriet wilt instellen, of u geen etiket wilt printen en of u een etiket met vrije tekst wilt printen i.p.v. de vooraf ingestelde template. Voor het koppelen van een etiket aan een product verwijzen wij u naar de handleiding Etiketten en labelprinters. Voor meer informatie betreffende het gebruik van voorraadbeheer en batchcodes verwijzen wij u naar de handleiding Voorraadbeheer Middels de knop acties kunt u de printerinstellingen van de labelprinter wijzigen en hier vindt u ook de link naar FIDIN. FIDIN: U kunt via een directe link naar het FIDIN Repertorium, mits u op product niveau in de productenmodule de EAN-code bij het product ingegeven hebt. Zodra u daarna op de tegel FIDIN klikt wordt het FIDIN Repertorium geopend: 9

11 Tekst toevoegen Via het icoontje kunt u tekst invoegen. Als u hier klikt wordt er onderaan een tekstvlak geopend. Via de eerder genoemde zoekbalk kunt u ook sneller tekst toevoegen. Na een <enter> terwijl er geen product is geselecteerd of als er geen matchende suggestie is, opent zich het tekstvak beneden in het scherm. <ENTER> Het tekstveld is een vrij invoerveld en kan alle mogelijke waarden bevatten. Via de voorgedefinieerde teksten is het mogelijk om op een snelle wijze een eerder al opgemaakte tekst toe te voegen op het medisch dossier. Dit doet u als volgt: - Zodra u op het icoontje boven het tekstvlak heeft geklikt zal het scherm Voor gedefinieerde Teksten getoond worden. Indien er al teksten zijn opgemaakt, kunt u ze hier terugvinden en selecteren. - Als u op het plusknopje klikt wordt er een nieuw scherm getoond waar u de titel en de tekst kunt invoeren en een nieuwe tekst kunt maken. - Zodra u een tekst heeft toegevoegd en deze wilt gebruiken dan klikt u op opslaan. Door de checkbox naar redacteur aan te vinken, wordt deze tekst beschikbaar gesteld voor de ingestelde tekstredacteur. Die kan de tekst bekijken en publiceren zodat de tekst ook voor andere gebruikers op deze plaats beschikbaar wordt. (zie handleiding instellingen). - Nu kunt u de tekst selecteren en op het volgende icoontje klikken: of dubbel klikken op de tekst. Alle opgeslagen en te gebruiken teksten zijn ook direct toe te voegen via het snelmenu links naast de voor gedefinieerde tekst button. 10

12 Protocol toevoegen Als er een behandeling uitgevoerd gaat worden zijn er vaak een vast aantal punten die gedaan of gecontroleerd moeten worden. Dit kan een behandeling zijn voor een dier, maar ook andere zaken welke steeds dezelfde stappen vereisen. Om er zeker van te zijn dat er geen punten vergeten worden kan er gebruik worden gemaakt van een protocol. De punten dienen alleen als richtlijn of een checklist zodat er niets vergeten wordt. Protocollen zijn voor gedefinieerde formulieren welke zijn aan te maken in Viva 1 en vervolgens gebruikt kunnen worden in Viva 3.0. Om een protocol te gebruiken klikt u vanuit het medisch dossier rechtsboven op het volgende icoon: Er opent een scherm met de vooraf gedefinieerde protocollen. Na dubbelklik op het gewenste protocol opent zich een nieuw scherm met hierin de vragen die bij dit protocol horen, welke ingevuld kunnen worden. De opzet van het protocol kan een vooraf gedefinieerde set van de antwoorden (combobox) zijn en/of platte tekst. Als er besloten wordt gebruik te maken van een protocol is het niet verplicht om alle punten van het protocol in te vullen. Na het invullen van het protocol wordt het protocol opgeslagen op het medisch dossier en komen de ingevulde waarden inzichtelijk als u met de muis over deze regel hoovert: 11

13 Laboratorium Laboratoriumuitslagen kunt u herkennen aan het volgende icoontje: Veel praktijken werken met (bloed)analyseapparatuur die gekoppeld zijn met Viva. Na invoering van het diernummer wordt de uitslag direct op het medisch dossier geplaatst. U kunt Laboratorium uitslagen ook handmatig toevoegen aan het medisch dossier. Om dit te realiseren klikt u op het genoemde icoon. I krijgt een nieuw scherm met hierin alle mogelijke in te voeren laboratoriumuitslagen. Vergelijkbaar met de protocollen kunt u hier de gewenste selecteren en invullen. Na opslaan zal ook nu een regel op het medisch dossier verschijnen en zal er een overzicht van de labuitslagen te zien zijn als u met de muis over deze regel heen gaat DDX Om te weten welke ziekten per ras voorkomen, kunnen diagnoses uit de eerstelijnspraktijken landelijk worden gebundeld. Dit is een landelijk initiatief vanuit de het UKG-faculteit diergeneeskunde Utrecht en u kunt als pratijk u hiervoor aanmelden. Als u hiervoor bent aangemeld wordt de DDx-koppeling ingeschakeld. Voor meer informatie over deze DDX-koppeling verwijzen wij u naar de handleiding die u kunt vinden onder HELP handleidingen- Handleidingen VIVA3.0- DDX Petscan. 12

14 Overige icoontjes op het Medisch Dossier Boven aan het medisch dossier bevindt zich nog een aantal icoontjes om onder andere te wijzigen, te verwijderen of af te drukken. U selecteert de desbetreffende regel en vervolgens kunt u de volgende acties doen op de geselecteerde regel: Bewerken/aanpassen van een regel. (tekst, product, lab of protocol) Verwijderen van een regel Geselecteerde regel naar boven plaatsen in medisch dossier (Alleen binnen dezelfde datum) Geselecteerde regel naar beneden plaatsen in medisch dossier (Alleen binnen dezelfde datum) Datum wijzigen van een geselecteerde regel Printen van een cliëntenetiket, patiëntenkaartetiketten, productetiket, chipformulier, euthanasiebrief en adviesbrief. Versturen/aanmaken patiëntenkaart voor mailen. Voor meer informatie over de verschillende mogelijkheden voor een patiëntenkaart te versturen, verwijzen wij u naar de handleiding die u kunt vinden onder HELP handleidingen- Handleidingen VIVA3.0-Patientenkaart versturen. Tekst invoegen op een bepaalde datum LET OP: Een gefactureerde regel kan niet meer van plaats of datum gewijzigd worden!! 2.2. Tabblad dossiers Het tabblad dossier geeft u in één keer een overzicht van de laatste contactmomenten met de klant, dus ook met andere huisdieren. Tevens kunt u via het tabblad dossiers binnen uw database zoeken naar een bepaalde tekst of product. Voor meer informatie over de DDX verwijzen wij u naar de handleiding die u kunt vinden onder HELP handleidingen- Handleidingen VIVA3.0- zoekfunctie. 13

15 2.3. Tabblad Docs Onder het tabblad Docs staan alle gekoppelde documenten van dit dier. Documenten als teksten, informatiebrieven of (röntgen) foto s kunt u hier actief aan het medisch dossier koppelen. Door op de knop te klikken kunt u een bestaand document van uw harde schijf uploaden. - U komt nu in het scherm voor het uploaden van bestanden. - U klikt op en u kiest het bestand dat u wilt uploaden. Op het moment dat u een bestand heeft geselecteerd ziet u volgend scherm in beeld, met het desbetreffende bestand. Voordat u op de knop uploaden klikt, kunt u het bestand nog een of meerdere tag(s) toekennen. Door middel van deze tags kunt u later gemakkelijker zoeken binnen de gekoppelde documenten. Soms zal Viva 3.0 deze tag al invullen, bijvoorbeeld bij foto s, omdat het bestandsformaat herkend wordt. Nadat u het bestand heeft geüpload wordt het weergegeven onder het tabblad Docs. In dit tabblad kunt u filteren op bestanden met een bepaalde tag. Zo kunt u gemakkelijk bepaalde bestanden opzoeken. Mocht u vergeten zijn om bij het bestand een tag toe te kennen, kunt u dit achteraf alsnog doen via de button Tag Via de button Nieuw kunt u een nieuw document aanmaken met behulp van voorgedefinieerde teksten, waarden uit het VIVA, en eigen praktijkhuisstijl met opmaak en afbeeldingen. Met de button kunt u een mail versturen. U kunt een gekoppeld document van het dier mee sturen maar ook een praktijkdocument bijv. algemene brief. De opgeslagen en evt. verstuurde patiëntenkaarten die aangemaakt zijn voor dit dier komen ook onder het tabblad Documenten te staan. 14

16 2.4. Tabblad Opr./Prij. Dit is een gecombineerd tabblad, namelijk voor de oproepen, maar hier kunt u ook een prijsopgave maken. Het cijfer achter de tekst in de tab geeft aan hoeveel oproepen of prijsopgaven bij dit dier aanwezig zijn Oproepen In de oproepen tab worden de geplande oproepen getoond. Een oproep is een vervolgafspraak die aangeeft dat een dier terug zou moeten komen om bijvoorbeeld een volgende enting te krijgen. In de producten module kunt u bij elk medicijn een oproep instellen. Zodra dit product vervolgens wordt toegevoegd aan het medisch dossier zal er direct na het toevoegen een scherm getoond worden waarmee er weer een vervolgoproep toegevoegd kan worden. Deze vervolgoproep kunt u na opslaan terugvinden in de tab "Oproep Agenda". Een (entings)oproep kunt u eenvoudig uitvoeren door na selectie van de oproep op het pijltje te klikken linksboven in het oproepenvenster. Als u Bestaande oproep overschrijven heeft aangeklikt dan wordt de oude oproep meteen overschreven met de nieuwe oproep Prijsopgave Een prijsopgaaf is een kostenschatting voor een ingreep of behandeling /onderzoek die na aanmaken als PDF kan worden gegenereerd. Dit document kan aan een cliënt worden meegegeven of per worden verstuurd en wordt onder het tabblad prijsopgaven bewaard om later meteen te kunnen doorzetten naar het medisch dossier. Voor meer informatie over de prijsopgave verwijzen wij u naar de handleiding die u kunt vinden onder HELP handleidingen- Handleidingen VIVA3.0- prijsopgave. 15

17 2.5. Tabblad To do Een To do is een actie/ handeling verzoek die een gebruiker voor een andere gebruiker of zichzelf kan aanmaken. Deze kunnen op cliënt, maar ook op dier/locatieniveau gemaakt worden. Als ze voor een specifiek dier zijn aangemaakt, komen ze hier in deze lijst te staan. Vanuit hier kunnen ze geopend en verwerkt worden. Voor meer informatie over de prijsopgave verwijzen wij u naar de handleiding die u kunt vinden onder HELP handleidingen- Handleidingen To do Tabblad Properties Met de functie properties kunt u bepaalde, door de praktijk zelf in te stellen, specifieke eigenschappen koppelen aan cliënten, dieren en/of locaties. De functie maakt het mogelijk om groepen cliënten/dieren te maken of om cliënten/ dieren te voorzien van een vlaggetje/label welke van belang kan zijn voor uw praktijkvoering. Voor meer informatie over de prijsopgave verwijzen wij u naar de handleiding die u kunt vinden onder HELP handleidingen- Handleidingen properties. 3. Actieknop Met de actie knop kunt u vanuit het medisch dossier een aantal verschillende acties ondernemen. Te weten: - Verstuur naar balie na het voltooien van de handelingen stuurt u het dossier naar de balie, waar er betaald kan worden - Afrekenen u kunt ook meteen vanuit het medisch dossier afrekenen - Maximize/ minimize u kunt het medisch dossier op volledig scherm modus zetten. Dit wordt onthouden per gebruiker. Terug naar kleiner scherm gaat op dezelfde manier - Viva afspraak in agenda u kunt vanuit hier meteen een afspraak in de Viva agenda maken - Plaats in wachtkamer u kunt de patiënt terug in de wachtkamer plaatsen om later weer op te halen - Kopieer diernummer het diernummer wordt gekopieerd om evt. in een ander programma te gebruiken - In opname het dier wordt in de opname geplaatst, zie handleiding opname - Verplaats u kunt het dier verhuizen naar een andere cliënt, mits er geen openstaande productregels zijn 16