Handleiding risicoplan Sport Institute Europe versie HANDLEIDING

Transcriptie

1 HANDLEIDING

2 Uitleg Risicoplan en risicovolgsysteem Sport Institute Europe Aan de hand van deze handleiding zullen we u zo duidelijk mogelijk uitleggen waaraan het risicoplan moet voldoen. Voor het aanleveren van het risicoplan, hebben wij voorbeelden van documenten, als een WORD-bestand, op de website geplaatst, hierdoor kunt u het eenvoudig aanpassen. Voor het downloaden van de documenten moet u op onze website inloggen. Onder het kopje Risk Academy kunt u inloggen. Hiervoor heeft u als het goed is inloggegevens, als het wachtwoord buiten gebruik is, dan kunt u een nieuwe aanvragen via sportinstitute@gmail.com Alle risicodocumenten worden geplaatst op de gdrive van het Sportinstituut. U krijgt een link waarmee alle documenten kunnen worden geplaatst en bewerkt. Op googledrive zijn verschillende mapjes aangemaakt. Binnen elk mapje bevindt zich een tekstbestand met daarin uitleg en een lijst met documenten welke aangeleverd moet worden. Binnen bijvoorbeeld het mapje sra (standaard risico analyse) kunt u zelf een mapje aanmaken met de activiteit en daarin de documenten uploaden. De ingevulde interne audit bevindt zich uiteindelijk in het mapje audit. Daarin plaatst de SIE uiteindelijk het evaluatieformulier van de audit en het certificaat van approved member. Approved member De aansprakelijkheidsverzekering gaat pas in als u approved member bent. Hiervan ontvangt u een certificaat met daarop de onderdelen. Staat de activiteit niet op dit certificaat dan is de activiteit niet ingedekt m.b.t. aansprakelijkheid. Bij het aanleveren van een nieuwe activiteit nadat u aprroved bent, moet u rekening houden met een procestijd van 2 weken.

3 Veiligheidsplan SIE Het sportinstituut heeft reeds de meeste documenten uitgewerkt voor gebruik. Deze kan men downloaden van onze website en zelf specifiek aanvullen. Het is verstandig eerst het interne audit formulier door te nemen, want hierin staan alle te beoordelen risico en documenten duidelijk vermeld. Stap 1: inventarisatie. Allereerst maakt u een inventarisatie van alle activiteiten. stap 2: De activiteiten. Van elke activiteit maakt u een risicoanalyse, organisatiemodel, eenheid van instructie, noodprocedures en taakverdeling van instructeurs. Deze documentatie is tevens de opleidingsliteratuur van de interne opleiding. Stap 3: Het materiaalbeheer. U maakt een totaaloverzicht van het materiaal. Dit moet worden bijgehouden d.m.v. logboeken, hiermee wordt het materiaalbeheer, m.b.t. controle en onderhoud overzichtelijk.

4 Voor het materiaalbeheer moet het volgende op orde zijn: - fabriekshandleiding van ce-gekeurd materiaal - in productiedatum (fabriek) en in gebruiksname datum van het materiaal - onderhoudsplan materiaal - logboek materiaal systematische controle naar intensiteit gebruik - juiste opslag van het materiaal Stap 4: De accommodatie/terrein. Onder accommodaties wordt verstaan: Overnachtings- en uitgaansmogelijkheden zoals campings, bungalowparken, hotels en restaurants. Naast de accommodatie, is er nog het terrein. Enkele voorbeelden van een terrein zijn: mountainbikeparcours, survivalbaan of een wildwatertraject. De kwaliteit van het terrein speelt een grote rol, bij de uitvoering van de verschillende activiteiten. Dit moet u uitvoerig worden omschreven. Hiervoor is een protocol wat d.m.v. logboeken moet worden bijhouden. Verplicht voor vaste accommodaties low en highropes: - bouwkundig rapport / gezondheidsverklaring bomen (highropes) - documentatie gebruikte bouwmaterialen (haken, staalkabels, etc.) - jaarlijkse keuring volgens richtlijn NEN-EN (deze kan worden verricht door de SIE of een andere keurende instantie) - accommodatie checklist voor periodieke controle - onderhoudsrapport accommodatie Zonder de bovenstaande gegevens mag en kan de activiteit niet op de constructie worden uitgevoerd. Stap 5: Personeel (fulltime of parttime) Uw interne opleiding moet voldoen aan de onderstaande onderdelen. De literatuur is reeds ontwikkeld d.m.v. de veiligheidsproducten. De instructeurs moeten volgens deze regels en technieken hun instructie uitvoeren.

5 Aan te leveren documenten: Opleidingsplan / planning (procedures en activiteiten) Beoordelingsprotocollen per activiteit (verplicht per 1 januari 2018) Instructeurslogboek (niet verplicht) Formulier functioneringsgesprek (niet verplicht) Indien inzet zzp-er: zzp-overeenkomst Management documenten: Totaaloverzicht vaardigheden/inzet/ehbo van alle instructeurs Contactgegevens instructeurs en soort contract BPV/Stage documenten: Officiële erkenning overheid Bpv-begeleidersplan (vanuit de opleiding) stageovereenkomst Verplichte ondersteunende documenten: map met ongevallenregristratie (uitgebreid en simpele versies) (SIE) Organigram met takenverdeling / verantwoordelijkheden Vergunningen Formulier interne audit (SIE) Jaarplanning risicovolgsysteem (interne opleiding/werving/audits)

6 Handleiding risicoplan Sport Institute Europe versie Aanvullende documenten (niet verplicht): Boekingsformulieren CAO (recreatie of sport) / als deze van toepassing is Validiteitsverklaring (SIE) Ongevallenformulieren en incidenten (altijd sie-formulieren invullen, deze staan al in gdrive) Ingevulde incidentenformulieren, inclusief evaluatie Ingevulde ongeval formulieren Literatuur SIE tweede druk Ter ondersteuning van het samenstellen van het veiligheidsplan heeft de SIE een boekwerk geschreven met daarin een uitvoerige omschrijving van de risicoproducten. Dit boek bestaat uit drie onderdelen: 1. Algemene kennis risico 2. Het veiligheidsplan en risicovolgsysteem 3. Buitensport ehbo en meteologie Dit boekwerk wordt aan elk lid gratis opgestuurd.

7 Risicovolgsysteem SIE Nadat alle producten zijn aangeleverd en goedgekeurd kan het risicovolgsysteem van start gaan. Dit systeem wordt gecontroleerd door interne en externe audits. Auditrapport: Wanneer u het volledige interne audit digitaal heeft aangeleverd bij het Sport Institute, krijgt u een evaluatierapport van het veiligheidsproduct. Als de interne audit voldoende is bevonden, dan bent u Approved Member. Men ontvangt dan een certificaat met daarop de activiteiten vermeld. Interne audit: Elk jaar, in de maand december, zijn alle approved members verplicht een interne audit aan te leveren. Deze interne audit is een voorwaarde op approved member te blijven. Een nieuw certificaat wordt pas afgegeven wanneer het evaluatierapport voldoende is. Externe audits: 1x in de 2 jaar wordt er bij onze leden een externe audit kosteloos uitgevoerd. Bij nieuwe leden zal deze binnen 12 maanden plaatsvinden (nadat deze approved member is)