COR INGEKOMEN 1 6 DEC p r HOLLAND ZUID. 5 -minuten versie voor Provinciale Staten

Transcriptie

1 p r HOLLAND ZUID COR INGEKOMEN 1 6 DEC minuten versie voor Provinciale Staten Directie DCZ Afdeling Financiële en Juridische Zaken Registratienummer PZH (DOS ) Datum vergadering Gedeputeerde Staten 15 december 2009 Verzenddatum b -DcC.?009 Geheim Nee Portefeuillehouder Heijningen, FD, van Paraaf Provinciesecretaris j^ci^y Termijn Niet van toepassing Onderwerp Concern Interne Controleplan 2010 Bijlagen CIC plan 2010 Jaarplanning IC Activiteiten 2010 Voorstel van GS aan PS: kennisnemen van bijgaande stukken op basis van Voorstel van GS aan PS: kennisnemen van bijgaande stukken op basis van Kennisnemen van bijgaande stukken op basis van de Financiële Verordening, artikel 10 lid 1 1. Onderwerp in kort bestek In 2009 heeft de provinciale organisatie een aantal belangrijke stappen gezet in de transitie van gegevensgerichte naar systeemgerichte controles. Een systeemgerichte controle is gericht op de beheersmaatregelen van de organisatie en vindt plaats op basis van risicoanalyse waarbij wordt beoordeeld waar in processen de risico's aanwezig zijn op het gebied van de rechtmatigheid en het niet bereiken van de doelstellingen. Tijdens haar eerste interim-controle in het kader van de jaarrekening 2009 heeft de accountant (PWC) zowel de uitgevoerde transitie als de werkwijze en de uitkomsten van de eerste systeemgerichte controles beoordeeld. De uitkomst van deze beoordeling is dat de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle werkzaamheden van goed niveau is en dat door de overgang naar een systeemgerichte controleaanpak de effectiviteit en de efficiency van de verbijzonderde interne controle duidelijk is toegenomen. Dit staat als zodanig verwoord in de managementletter die de accountant in november 2009 heeft uitgebracht. In 2010 zijn alle reguliere interne controles, voor zover van toepassing, omgezet naar systeemgerichte controles. Het Concern Interne Controle plan 2010 is ter beoordeling voorgelegd aan de accountant (PWC). Opmerkingen van PWC zijn verwerkt in het plan. Het plan gaat uit van controles op de processen met grote aantallen transacties, omvang van geldstromen en/of mate van risico op gebied van rechtmatigheid en getrouwheid. Het betreft controles op de processen Verwerven en Aannemen (Inkopen, aanbesteden, prestatielevering en facturen), Subsidieverlening (Subsidieverstrekkingen en bijdrageverleningen), Genereren Inkomsten (Subsidiebaten en bijdragen), Instandhouden Bedrijfskapitaal (Salarissen en Betalingsverkeer), Planning en Control (Begrotingsuitvoering en budgetbeheer, Grootboekrekeningen alsmede diverse tussentijdse analyses en specificaties van balansrekeningen). 1/2

2 Pr ZUID HOLLAND 2. Afbakening van (wettelijk) kader en partijen a. Europees/nationaal/provinciaal wettelijk en beleidskader Geen b. Relatie andere interne beleidsterreinen Geen c. Relatie externe partijen Geen 3. Procesbeschrijving en rol Staten a. Voorgeschiedenis In de Financiële Verordening, artikel 10 lid 1, is opgenomen dat Gedeputeerde Staten jaarlijks zorgdragen voor de Interne Controle (IC) op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. In de afgelopen jaren is binnen de Provincie Zuid-Holland verhoogde aandacht voor Interne Controle. Het vakgebied IC binnen de provinciale organisatie is volop in ontwikkeling, als gevolg van de verdergaande standaardisering en automatisering van de processen van de Provincie Zuid- Holland. b. Waar staan we nu? De fase van visie/strategiebepaling Kennisnemen, het Concern Interne Controleplan wordt jaarlijk opgesteld en door GS vastgesteld c. Vervolgprocedure Geen 4. Financiële aspecten (dekking en risico's) Geen Technische & proces vragen en informatie bij Ambtenaar Telefoon T. de Greef Kamer 2/2

3 P TuiD H0LLAND Concern Interne Controle Plan 2010 december 2009 Provincie Zuid-Holland Opdrachtgever: Gedeputeerde Staten Gedelegeerd opdrachtgever: Directieteam, directeur DCZ Opdrachtnemer: Hoofd afdeling Financiële en Juridische Zaken Uitvoering: Bureau Kaderstelling en Controle - cluster AO/IC Vastgesteld door Gedeputeerde Staten op 15 december 2009 Versie 1.0

4 Inhoudsopgave 1 Inleiding Status van het Concern Interne Controle Plan Doel van de interne controle Organisatie interne controle bij de provincie Zuid-Holland 4 2 Ontwikkeling van de interne controle bij de provincie Zuid-Holland Terugblik Ontwikkelingen Kaders Interne Controle Wettelijke en provinciale kaders Risicoanalyse 11 4 Planning en verantwoording Controleactiviteiten en planning 12 5 Tot slot 13 Bijlage: Jaarplanning IC activiteiten 2010 Concern Interne Controle Plan 2010

5 1 Inleiding 1.1 Status van het Concern Interne Controle Plan Voor u ligt het Concern Interne Controleplan 2010 (CIC-plan) van de provincie Zuid-Holland. Met dit plan geven Gedeputeerde Staten invulling aan artikel 10 lid 1 van de Financiële Verordening (17 oktober 2007). Hierin is opgenomen dat Gedeputeerde Staten jaarlijks zorg dragen voor de interne controle (IC) op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Het Concern Interne Controleplan wordt ter kennisneming voorgelegd aan de Commissie voor Onderzoek van de Rekening (COR). Op basis van de aanbevelingen van de accountant naar aanleiding van zijn controle over de jaarrekening, kan het CIC-plan door Gedeputeerde Staten worden gewijzigd. De wijzigingen worden ter kennisneming voorgelegd aan de COR. Het CIC-plan is een kaderstellende nota die de belangrijkste verbijzonderde IC-werkzaamheden voor 2010 weergeeft, inclusief een bijlage met de planning daarvan. In hoofdstuk 1 komen het doel en de organisatie van het IC-proces aan de orde. Hoofdstuk 2 geeft een terugblik op de interne controle 2009 en geeft de ontwikkelingen aan voor In hoofdstuk 3 worden de kaders geschetst voor de interne controle om vervolgens in hoofdstuk 4 de controleactiviteiten voor het controlejaar 2010 weer te geven. In bijlage 1 is de jaarplanning 2010 opgenomen. 1.2 Doel van de interne controle Het primaire doel van de verbijzonderde interne controle is om de organisatie inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie en de interne beheersing, zodat er tenminste een uitspraak kan worden gedaan over de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Met de bevindingen van de verbijzonderde interne controle worden risico's in het financiële beheer en de werking van de administratieve organisatie in kaart gebracht. Dit stelt het management in staat om op basis van die bevindingen en van aanbevelingen daarover deze risico's te beperken en de beheersing van de bedrijfsprocessen verder te verbeteren. Daarnaast zijn de uitkomsten van de uitgevoerde interne controles van belang voor de accountant. Voor de controle van de jaarrekening zal de accountant moeten kunnen steunen op, onder andere, de uitgevoerde verbijzonderde interne controles. Concern Interne Controle Plan 2010

6 1.3 Organisatie interne controle bij de provincie Zuid-Holland Het cluster AO/IC maakt deel uit van het bureau Kaderstelling en Controle van de afdeling Financiële en Juridische Zaken (Directie Concernzaken) van de provincie Zuid-Holland. Het AO/IC-cluster is ingedeeld op basis van de indeling van de primaire en ondersteunende processen (inclusief de generieke componenten). Elke AO/IC-medewerkers is gekoppeld aan een aantal processen. Per proces is er een procesteam dat onder leiding staat van een procesteamleider. De teams hebben de volgende IC-activiteiten: plannen, voorbereiden, uitvoeren en rapportage opstellen inzake de systeemgerichte controles volgens het IC-plan; kaders en werkprogramma's opstellen en evalueren ten behoeve van de IC; controlewerkzaamheden uitvoeren op de samengestelde dossiers voor de jaarrekening voordat deze aan de accountant worden aangeleverd; uitvoeren van ad hoc onderzoeken op verzoek van de directies. Daarnaast worden door de AO/IC-medewerkers diverse AO-activiteiten in het kader van procesmanagement. Volgens het personeelsplan van de afdeling Financiële en Juridische Zaken mag de formatie van het AO/IC-cluster per 1 januari 2010 maximaal 13 FTE bedragen. Per 1 januari 2011 is dit aantal maximaal 11 FTE als bijdrage in het kader van de OvT (Organisatie van de Toekomst). Concern Interne Controle Plan 2010

7 Ontwikkeling van de interne controle bij de provincie Zuid-Holland 2.1 Terugblik 2009 Geslaagde transitie van gegevensgerichte naar systeemgerichte controles Zoals vermeld in het Concern Interne Controle Plan 2009 heeft het cluster AO/IC het jaar 2009 gebruikt om een aantal belangrijke stappen te zetten in de transitie van gegevensgerichte naar systeemgerichte controles. In de loop van 2009 zijn de verbijzonderde interne controles op de belangrijkste processen op een systeemgerichte wijze uitgevoerd. Met de uitvoering van de systeemgerichte controles wordt voldaan aan één van de aanbevelingen van de accountant uit de Managementletter 2008 (3 november 2008), namelijk het effectiever en efficiënter maken van de interne controle door het uitvoeren van systeemgerichte controles in plaats van gegevensgerichte controles. De resultaten van systeemgerichte controles hebben voor de provincie Zuid-Holland een grotere toegevoegde waarde dan de resultaten van gegevensgerichte controles. Deze toegevoegde waarde bestaat uit het feit dat het zelfcontrolerende vermogen binnen de bedrijfsvoeringprocessen van de provincie Zuid-Holland verder wordt verbeterd. Onderstaande tabel geeft aan wat systeemgericht controleren is, wat het verschil is met de gegevensgerichte controle en waardoor de effectiviteit- en efficiencyvoordelen voor de provincie Zuid-Holland van de systeemgerichte wijze van controleren worden veroorzaakt. Systeem gerichte controle Gegevensgerichte controle Maakt gebruik van de aanwezige controlemomenten Bevat een inhoudelijke en integrale controle op de (beheersmaatregelen) die reeds in de verschillende gegevens (documenten) die in een proces worden gebruikt bedrijfsvoeringprocessen aanwezig zijn. en die hebben geleid tot het product (zoals een factuur of een salarisbetaling). Draagt meer bij aan het 'in control' zijn van de organisatie omdat er De nadruk ligt op het zoeken naar fouten in de gegevens een oordeel wordt gegeven over de opzet, het bestaan en werking (documenten) en niet op de processen en de aanwezige van de processen en de beheersmaatregelen. Deze beheers- beheersmaatregelen. Er wordt een oordeel gegeven of de maatregelen moeten de belangrijkste risico's afdekken die een on- transacties binnen de processen rechtmatig, juist, volledig rechtmatigheid, onjuistheid of onvolledigheid kunnen veroorzaken. en tijdig tot stand zijn gekomen. Selectie van te controleren documenten op basis van Selectie van te controleren posten via steekproefmethoden deelwaarnemingen (over het algemeen minder posten). (over het algemeen meer posten). De controle vergt in het algemeen minder tijd. De controle vergt door de integrale manier van controleren en de steekproefmethode meer tijd. Kans is wel aanwezig dat afhankelijk van de resultaten uit de Bij constatering van fouten is de kans aanwezig dat het controle er alsnog gegevensgericht gecontroleerd moet worden. aantal te controleren posten moet worden uitgebreid. Concern Interne Controle Plan 2010

8 Voor de uitvoering van de transitie is door het cluster AO/IC in juni 2009 een Plan van Aanpak "Transitie van gegevensgericht naar systeemgericht controleren" opgesteld. Voor de inhoudelijke inrichting van de procescontroles hebben de procesteamleiders voor ieder proces een Notitie 'Transitie systeemgerichte controle' opgesteld. Zowel het Plan van Aanpak als de notities zijn akkoord bevonden door de accountant. De volgende controles zijn in 2009 op een systeemgerichte wijze uitgevoerd: Inkopen, aanbesteden, prestatielevering en factuurbetaling; Subsidielasten; Subsidiebaten; Salarissen. Bij de uitvoering van een systeemgerichte controle zijn de volgende stappen te onderscheiden: De procesinventarisatie, waarbij het proces, de risico's, en de beheersmaatregelen verbonden aan het proces zijn geïnventariseerd. Aan de hand hiervan is de scope van de controle vastgesteld. De bestaanscontrole, waarbij aan de in het proces betrokken medewerkers is gevraagd om te laten zien hoe het proces verloopt en hoe de beheersmaatregelen werkelijk worden toegepast. De proces- en risicoanalyse waarbij wordt bepaald welke belangrijke beheersmaatregelen in de controle worden opgenomen. Een controle op de werking van de beheersmaatregelen aan de hand van deelwaarnemingen, waarbij toetsing plaatsvindt met een daarop afgestemd werkprogramma. Tijdens haar eerste interim-controle in het kader van de jaarrekening 2009 heeft de accountant zowel de uitgevoerde transitie als de werkwijze van de eerste systeemgerichte controles beoordeeld. De uitkomst van deze beoordeling is dat de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle werkzaamheden van goed niveau is en dat door de overgang naar een systeemgerichte controleaanpak de effectiviteit en de efficiency van de verbijzonderde interne controle duidelijk is toegenomen. Dit staat als zodanig verwoord in de managementletter die de accountant in november 2009 heeft uitgebracht. Nieuwe opzet rapportages interne controles Met de invoer van systeemgericht controleren is ook de rapportagestructuur gewijzigd. In een nieuw ontwikkelde rapportageformat wordt onderscheid gemaakt tussen de bevindingen van de bestaanscontrole en die van de deelwaarnemingen. De bevindingen zijn duidelijk gericht op procesverbeteringen en weergegeven volgens het BRAM model (Bevinding-Risico-Aanbeveling- Management opvolging). De conceptrapportage wordt besproken met de proceseigenaar. De proceseigenaar geeft binnen twee weken een reactie op de aanbevelingen in de vorm van een actieplan. De definitieve rapportage wordt, inclusief het actieplan, door het cluster AO/IC ter instemming aangeboden aan het directie team (DT). Concern Interne Controle Plan 2010

9 Kennisverbreding en verdieping medewerkers AO/IC De transitie naar en het uitvoeren van systeemgerichte controles heeft geresulteerd in een kennisverbreding bij de AO/IC-medewerkers op het gebied van controlemethodieken en vaktechniek. Door de meer procesgerichte insteek is ook de kennis van de betrokken processen vergroot, waarmee wordt bereikt dat er gerichte bevindingen en verbeteringen in de processen zijn op te merken. Omdat de AO/IC-medewerkers ook werkzaam zijn in het procesmanagement, is er sprake van een effectieve en efficiënte bijdrage aan de verbetering van de opzet, het bestaan en de werking van de processen en de hierin opgenomen beheersmaatregelen. Aan deze interactie wordt in 2010 meer aandacht besteed. Zie hoofdstuk 2.2. Betrokkenheid bij procesmanagement Het cluster AO/IC heeft in 2009 een actieve rol gespeeld bij de opzet van de processen conform de afspraken over procesmodellering. Het streven is dat alle processen eind 2009 zijn vastgesteld en vastgelegd. Dit dient op een dusdanige wijze geschied te zijn, dat zij op intranet kunnen worden gepubliceerd als een inzichtverschaffend naslagwerk met betrekking tot de werking van de organisatie. Voorts heeft het cluster AO/IC zitting in de Werkgroep Toetsingscriteria en het Platform Procesmanagement ten behoeve de kwaliteitsbewaking van het procesmanagement. Concern Interne Controle Plan 2010

10 2.2 Ontwikkelingen 2010 Voortgang transitie van gegevensgerichte naar systeemgerichte controles In de laatste maanden van 2009 en het eerste kwartaal 2010 worden de door de accountant aangereikte verbeterpunten met betrekking tot de reeds bestaande systeemgerichte controles uitgevoerd. Daarnaast zullen de resterende reguliere interne controles, voor zover van toepassing, omgezet worden naar de systeemgerichte controleaanpak. Het gaat hier om de controles: Begrotingsuitvoering en budgetbeheer; Betalingsverkeer; Balans- en tussenrekeningen (saldoverklaringen); Ook de interne controlewerkzaamheden die door het cluster AO/IC in het kader van de jaarrekening 2009 moeten worden uitgevoerd, zullen zoveel als mogelijk op een systeemgerichte wijze worden uitgevoerd. Ook in dit proces zal gestreefd worden naar optimale efficiëntie en effectiviteit. Van het AO/IC-cluster wordt extra inspanning verwacht bij het voorbereiden en uitvoeren van de systeemgerichte controles subsidies en salarissen. De oorzaken hiervan zijn: In 2010 treden er nieuwe subsidieprocessen in werking rondom de op te richten subsidie-eenheid. De opzet en het bestaan van de processen moet geheel opnieuw worden geïnventariseerd en geanalyseerd; Met ingang van 1 januari 2010 wordt het nieuwe e-hrm systeem bij de afdeling Personeel Processen en Organisatie (PPO) in gebruik genomen. Ook hier is de verwachting dat alle processen geheel opnieuw moeten worden geïnventariseerd en geanalyseerd voor het op een verantwoorde wijze kunnen uitvoeren van de systeemgerichte controle. Ruimte voor verbijzonderde interne controles In 2010 verwacht het cluster AO/IC ruimte te hebben voor het uitvoeren van enkele aanvullende of nieuwe verbijzonderde interne controles. Dit kunnen controles zijn op verzoek van de directies, naar aanleiding van de door het cluster AO/IC uitgevoerde reguliere controles of naar aanleiding van signalen die het cluster uit de organisatie bereiken. De formele opdracht voor een dergelijke controle zal moeten worden verstrekt door het hoofd van bureau Kaderstelling en Controle. Aanbevelingen accountant In november 2009 is de Managementletter 2009 van de accountant uitgebracht. Dit rapport heeft zich voornamelijk gericht op de kwaliteit en de toereikendheid van de administratieve organisatie en de interne beheersing. De interne beheersing wordt als voldoende beschouwd. In het rapport zijn aanbevelingen opgenomen waardoor de interne beheersing verder kan worden verbeterd. De aanbevelingen die voor het cluster AO/IC van belang zijn: het verder ontwikkelen van de nieuwe vaardigheden van interne controlemedewerkers; uitbreiding van de risicoanalyse door het opnemen van financiële impact van de gesignaleerde risico's; het meer inzichtelijk maken van de relaties tussen risico's en werkprogramma's. Concern Interne Controle Plan 2010

11 Met betrekking tot het proces subsidielasten heeft de accountant geadviseerd om aandacht te geven aan de procesbeheersing om het mogelijk te maken dit proces geheel systeemgericht te (blijven) controleren. Met deze aanbevelingen gaat het AO/IC cluster actief aan de slag door deze te concretiseren in verbeterplannen en ontwikkel-/opleidingsplannen. Een aantal van de aanbevelingen van de accountant zijn al in 2009 door het cluster AO/IC in gang gezet. Verder optimaliseren interactie tussen AO/IC en procesmanagement Omdat de AO/IC-medewerkers ook werkzaam zijn in het procesmanagement, is er sprake van een actieve rol bij de opzet, bestaan en werking van de processen en de hierin opgenomen beheersmaatregelen. In 2010 wil het cluster AO/IC de interactie verder optimaliseren. De bevindingen die voortkomen uit de systeemgerichte controles worden via verschillende invalshoeken ingebracht bij het procesmanagement: bespreking rapportage met proceseigenaar, betrokkenheid bij optimalisatie processen en bij het toetsen van processen. Daarnaast wordt ook de interactie verbeterd met het bureau Organisatie en Procesmanagement (afdeling PPO) dat audits uitvoert op de processen. Het cluster AO/IC levert een effectieve en efficiënte bijdrage aan de verbetering van het procesmanagement bij de provincie Zuid-Holland. Concern Interne Controle Plan 2010

12 3 Kaders Interne Controle 3.1 Wettelijke en provinciale kaders Er zijn binnen de provincie diverse kaders aanwezig die (kwaliteits)eisen stellen aan de IC (en AO). Zo voorziet het handboek Bestuurlijke Informatie Verzorging (BIV) in de noodzakelijke kaders voor het inrichten van de AO en IC. Het BIV-handboek wordt in 2010 vervangen door het handboek 'Procesmanagement'. Naast de provinciale kaders, is de wet- en regelgeving in de Provinciewet (artikel 216 en 217) van belang, waarin is geregeld dat Provinciale Staten bij verordening regels vaststellen voor de controle op het financiële beheer. Deze verordeningen waarborgen dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie getoetst worden. De volgende verordeningen zijn relevant: Financiële Verordening (Besluit van Provinciale Staten van 17 oktober 2007, nr. 5859) Controleverordening provincie Zuid-Holland 12 november 2003, gewijzigd 24 april 2009 (Besluit van Provinciale Staten van 22 april 2009, nr. 6052) Organisatieregeling provincie Zuid-Holland 18 mei 2004, gewijzigd 12 december 2006 (Besluit van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland van 18 mei 2004, gewijzigd bij besluit van 12 december 2006) Daarnaast is van toepassing het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de daarbij behorende vraag- en antwoordrubriek (houdende de voorschriften voor de begrotings- en verantwoordingsdocumenten, uitvoeringsinformatie en informatie voor derden van provincies en gemeenten). Een volledige opsomming van externe en interne wet- en regelgeving waar de IC aan toetst met betrekking tot de controle op de rechtmatigheid, is vastgelegd in het zogenaamde normen- en toetsingskader rechtmatigheid. In juni 2007 is dat kader van toepassing verklaard op 2007 en volgende jaren. Aan Gedeputeerde Staten is opgedragen het normen- en toetsingskader periodiek te actualiseren. Indien een aanpassing van het normen- en toetsingskader noodzakelijk is, wordt dit opnieuw ter vaststelling aan Provinciale Staten voorgelegd. Het normenkader is in december 2008 voor het laatst geactualiseerd en vastgesteld door GS. Daarnaast is een afzonderlijk normenkader (2 december 2008 vastgesteld) opgesteld ten behoeve van de controle door de accountantsdienst van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) van de uitvoering van Investeringsbudget Landelijk Gebied bij Dienst Landelijk Gebied (DLG) en Dienst Regelingen (DR). Naar verwachting volgt in januari 2010 een actualisatie van het normen- en toetsingskader. 10 Concern Interne Controle Plan 2010

13 3.2 Risicoanalyse De inrichting van de werkprogramma's van de systeemgerichte controles is gebaseerd op de risicoanalyses van de betrokken processen. Per proces worden de foutenmogelijkheden (risico's) onderkend, gewaardeerd en geëvalueerd. Voor de inventarisatie van de risico's wordt gebruik gemaakt van de volgende bronnen: de reeds aanwezige risicoanalyses uit de huidige en nieuwe procesbeschrijvingen; de risicoanalyses uit het Toetsingskader Rechtmatigheid; de risico's die gesignaleerd worden tijdens de procesanalyse en bestaanscontrole van de processen; de geconstateerde risico's uit eerdere IC-rapportages; de door de accountant benoemde risico's. Alle risico's worden ook gefilterd op dubbele risico's en of risico's die deel uitmaken van andere werkprocessen, die niet direct relevant voor het controleobject zijn. De risico's worden gewaardeerd conform de methode voor risico-inventarisatie die bij de provincie Zuid-Holland wordt gehanteerd. In deze methode worden de risico's geschat op basis van de impact en waarschijnlijkheid (kans). De uitkomst van de waardering bij deze methode is 'Minimaal', 'Laag', 'Midden' of 'Hoog'. De inventarisatie van de risico's wordt per proces ondergebracht in een risicotabel. Daarna wordt nagegaan in hoeverre alle genoemde risico's worden afgedekt door de beheersmaatregelen in het proces. De beheersmaatregelen die de risico's met een grote impact afdekken (zogenaamde keycontrols) vormen de basis voor de inrichting van de werkprogramma's. Denken in termen van risico's en risicomanagement krijgt in 2010 verdere aandacht binnen het cluster AO/IC. Dit sluit aan op de aanbevelingen van de accountant om de bestaande risicoanalyses uit te breiden en kan onder meer worden bereikt door het verder ontwikkelen van vaardigheden van interne controlefunctionarissen. 11 Concern Interne Controle Plan 2010

14 4 Planning en verantwoording 4.1 Controleactiviteiten en planning Gezien de grote aantallen transacties, omvang van de geldstromen en/of mate van risico op het gebied van rechtmatigheid en getrouwheid, worden in 2010 systeemgerichte controles verricht op de onderstaande onderwerpen. Hoofdproces Controle Uitvoering Frequentie Verwerven en aannemen Inkopen, aanbesteden, Cluster AO/IC 4x per jaar prestatieleveringen en Procesteam Inkopen factuurbetalingen Subsidieverlening Subsidieverstrekkingen en Cluster AO/IC 3x per jaar bijdrageverleningen Procesteam Subsidies Genereren Inkomsten Subsidiebaten en -bijdragen Cluster AO/IC 3x per jaar Procesteam Subsidies Instandhouden Salarissen Cluster AO/IC 3x per jaar Bedrijfskapitaal Procesteam Salarissen Betalingsverkeer Cluster AO/IC 2x per jaar Procesteam Betalingsverkeer/ begrotingsuitvoering Planning en Control Begrotingsuitvoering en Cluster AO/IC 2x per jaar budgetbeheer Procesteam Betalingsverkeer/ begrotingsuitvoering Saldo verklaringen Cluster AO/IC 3x per jaar (balansrekeningen en Procesteam Jaarrekening tussenrekeningen) Grootboekrekeningen Cluster AO/IC 2x per jaar Procesteam Jaarrekening Jaarrekeningcontrole Cluster AO/IC 1x per jaar Procesteam Jaarrekening Controle grootboekrekeningen Door het cluster AO/IC wordt in 2010 ook twee maal een controle uitgevoerd op de juistheid van het gebruik van grootboekrekeningen. Deze controle blijft vooralsnog op een gegevensgerichte wijze plaatsvinden. Jaarrekeningcontrole In januari 2010 worden door het cluster AO/IC de verbijzonderde interne controles over de laatste periode in 2009 uitgevoerd en afgerond. In februari en maart 2010 besteedt het cluster AO/IC het grootste deel van haar tijd aan het toetsen van de door de organisatie opgeleverde jaarrekeningstukken (jaarrekeningproces) alvorens deze aan de accountant worden aangeboden. 12 Concern Interne Controle Plan 2010

15 De controles op onder andere de SISA-regelingen (Single Information, Single Audit), de kapitaallasten, het boeken van de investeringen en de te verrekenen loonkosten, zijn in het Interne Controle Plan 2010 niet opgenomen, omdat deze onderdeel uitmaken van de IC's met betrekking tot de jaarrekening. In de bijlage bij dit plan (Jaarplanning IC Activiteiten 2010) zijn de geplande start- en einddata en doorlooptijden van de controles zichtbaar gemaakt. Omdat de IC's over het jaar worden gespreid, wordt de werklast verdeeld, worden verrassingen aan het einde van het jaar voorkomen en bestaat de mogelijkheid eventuele correcties uit te voeren gedurende het jaar. Tevens kan tussentijds het proces worden verbeterd indien sprake is van structurele fouten. 5 Tot slot In 2009 heeft het cluster AO/IC een eerste belangrijke slag gemaakt in de wijziging van de controlemethodiek door systeemgericht controleren in plaats van gegevensgericht controleren. Hierdoor is de effectiviteit en de efficiency van de verbijzonderde interne controles toegenomen. In 2010 wordt een volgende kwaliteitsslag gemaakt door het verbeteren van de opzet en uitvoering van de controles en worden, daar waar mogelijk, de overige controles omgezet naar de systeemgerichte controleaanpak. Uit het bovenstaande blijkt dat het vakgebied AO/IC binnen de provinciale organisatie ook in 2010 nog sterk in ontwikkeling is, als gevolg van de ambities tot kwaliteitsverbetering en als gevolg van alle veranderingen op het gebied van procesmanagement in de organisatie. 13 Concern Interne Controle Plan 2010

16

17 Bijlage 1: Jaarplanning IC Activiteiten 2010 Verwachte aanwezigheid accountant Week 1 Januari i Maan Mei r ö Juli ",, ! 35 September I, Novell [je i I SI Januari 2 i 4 I 5 i S ^ Proces: Verwerven en Aannemen Controle: Inkopen, aanbesteden. Drestatielevenna en facturen Proces: Subsidieverlening Controle: Subsidieverstrekkinaen en b Proces: Genereren van inkomsten Controle: Subsidiebaten en biidraaen naen IC IC1 f*t 153 JCJI IC KM IC2 IC IC1 IC 2 KI H ssen ilaal IC IC-! IC2 St Proces: Instandhouden Bedrijfskapitaal Betalinq: Proces: Planning en C< Controle: Bearotinasuitvoenna en Budaelbehee/ Proces: Planning en Control Controle: Saldoverk naen Proces: Planning en Control Controle: Grootboekrekeninqen IC IC1 IC2 IC C1 B IC1 SCüj 1CL' I IC icl I' -. Controle: Jaar itrole 2009 IC -t I... Het IC nummer in de tabel geeft het volgnummer van de desbetreffende interne controle in het jaar aan. Jaarplanning JC_Activüeilen_2010_(versie_1 0_zwartwil).xis

18