BM Aug. tm. Paraaf Provinciesecretaris. Onderwerp Motie 151 d.d Vermindering papierverbruik en documenten

Transcriptie

1 BM Aug. tm 5 -minuten versie voor Provinciale Staten Directie DCZ Afdeling Facilitaire Zaken Registratienummer PZH (DOS ) DatumvergaderingGedeputeerdeStaten Verzenddatum 19. AUG Geheim 18augustus2009 Nee Portefeuillehouder Heijningen, FD, van Paraaf Provinciesecretaris Termi i n 18augustus 2009 Onderwerp Motie 151 d.d Vermindering papierverbruik en documenten Motie 151 Brief aan PS Voorstel van GS aan PS: kennisnemen van bijgaande stukken op basis van Motie 151 d.d Vermindering papierverbruik en documenten 1. Onderwerp in kort bestek U heeft middels motie 151 geconstateerd dat veel papier en documentatie gebruikt en ongelezen weggegooid wordt. Overwegende dat het milieu en duurzaamheid hierdoor geschaad wordt, draagt u het College van GS op de hoeveelheid papier te inventariseren, de noodzaak van de productie van documenten kritisch te beoordelen en het papierverbruik met 10% te verminderen. 2. Afbakening van (wettelijk) kader en partijen a. Europees/nationaal/provinciaat wettelijk en beleidskader Nee b. Reiatie andere interne beleidsterreinen MVO: maatschappelijk verantwoord ondernemen (duurzaamheid). Dit beleid is geheel in overeenstemming met de motie. c. Reiatie externe partijen Nee. 3. Procesbeschrijving en rol Staten a. Voorgeschiedenis 1/2

2 De provinciale organisatie kent veel overlegstructuren, die ondersteund worden door documentatie en verslaglegging op papier. Hierdoor is er sprake van papierverbruik. Veel papier en documentatie wordt echter ongelezen als afval gedeponeerd. Dit is u opgevallen en u hebt daarom vragen gesteld via motie 151 op Al sinds april 2008 is een project gestart met als doel het papierverbruik eind 2010 met minimaal 10% verminderd te hebben. Het projectteam is momenteel bezig afspraken te maken met desbetreffende organisatieonderdelen ten aanzien van trendrapportages, papierbesparende werkwijzen (efficientere methoden, digitalisatie van verspreiding van documenten en terugbrengen van voorraden) en bewustwording van de gebruiker. b. Waar staan we nu? Anders Voortgang van het project papierbesparing, zoals het al gaande is. c. Vervolgprocedure Geen. 4. Financiele aspecten (dekking en risico's) De financiele consequenties zijn op den duur voordelen op gebied van papieraankoop, apparatuur en mogelijk arbeidsuren. Deze voordelen laten zich echter nog niet berekenen, omdat het realiseren van acties nog in ontwikkeling is. Technische & proces vragen en informatie bij Ambtenaar Telefoon M.S. Landsberg Kamer A 522 2/2

3 MOTEE vermfnderlng papierverbruik en documenten Datum :1 juli 2009 Provinciate Staten van Zuid-Holland in vergadering bijeen op 1 juli 2009 ter bespreking van agendapunt 2, Voorjaarsnota 2009, nommer 6070: Gehoord de beraadslaging, constaterende dat * er door de provincie zeer veel papier wordt gebruikt en zeer veel nota's, beleidsdocumenten e.d. worden geproduceerd; veel documenten, zonder gelezen te worden, worden weggegooid; overwegende dat: * * net vele papiergebruik niet bijdraagt aan duurzaamheid;» verrnindering van het aantal (beleids)documenten tijds- en kostenbesparend zijn; * nadenken of een bepaald document we! echt nodig is, leidt tot een beter organisajjebewustzijn en bezinning; dragen het College van Gedeputeerde Staten op: * de hoeveeiheid papierverbruik van de provincie zonodig te inverstariseren; * de noodzaak van het maken van documenten en nota's kritisch te beoordelen; * Het papierverbruik en de hoeveelheid nota's en documenten met minimaal 10% te verminderen, en gaan over tot de orde van de dag A.H.K.vanVM Part«voor

4

5 Gedeputeerde Staten HOLLAND Provinciate Staten van Zuid-Holland Directie Concernzaken Afdeling Facilitaire Zaken Contact M.S. Landsberg T ms.landsberg@pzh.nl Postadres Provinciehuis Postbus LP DenHaag T Datum Ons kenmerk PZH Uw kenmerk Bijlagen Onderwerp Motie 151: Vermindering papierverbruik en documenten Geachte leden van Provinciate Staten, Naar aanleiding van de op 1 juli 2009 door u ingediende motie nr. 151 ten aanzien van het gebruik van papier kunnen wij u het volgende antwoorden. De directies hebben ai in 2006 van Provinciate Staten een opdracht gekregen: In 2010 dienen maatregelen getroffen te zijn met een door de directies behaald resultaat van minimaal 10% besparing op papierverbruik. Het DT dient actief op te dragen tot gebruikmaken van deze maatregelen. Sinds april 2008 is binnen de afdeling Facilitaire Zaken, onderdeel van Directie Concernzaken, een project gestart met als afgeleide doelstelling van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen: DT heeft de opdracht om tussen nu (2006) en 2010 minimaal 10% papierbesparing te realiseren. FZ dient deze opdracht te faciliteren zodat de doelstelling behaald kan worden, door o.a.: meter? en rapporteren, apparatuur, advies en gedragsbe'fnvloeding in productieketen en benchmarking. Bezoekadres Zuid-Hollandplein AW DenHaag Tram 9 en bussen 18, 22, 65 stopper! dichtbij het provinciehuis. Vanaf station Den Haag CS is het tien minuten lopen. De parkeerruimte voor auto's is baperkt. Om de doelstelling van minimaal 10% papierbesparing te realiseren is de projectgroep bezig de volgende acties te bespreken met desbetreffende organisatieonderdelen: 1. Trendrapportages realiseren: consequente registratie van inkoop van papier en van papiergebruik bij centrale en decentrale apparatuur (lees: drukkerij en kopieermachines), zodat trends accuraat gevolgd en acties daaraan ontleend kunnen worden. 2. Papierbesparende werkwijzen stimuleren: printing on demand (alleen die aantallen produceren, die daadwerkelijk nodig zijn), grotere aantallen via de centrale repro aanbieden, stimuleren van dubbelzijdig kopieren, voorraden van drukwerk dispromoten. 3. Be'fnvloeding van gedrag van de gebruiker om deze meer papierbewust te maken: digitaal vs. papier, de weg naar de centrale repro promoten, een andere wijze van kwantitatief rapporteren/produceren e.d. en vooral ook voorlichting naar medewerkers over de afweging/keuze rond de noodzaak van het maken van desbetreffende documenten en nota's.

6 Ons kenmerk pr HOLLAND Bovendien zijn met tussenkomst van de afdeling Communicatie een groot aantal op papier verspreide externe en interne nieuwsbrieven in opgeheven en/of gedigitaliseerd. In 2009 is na een aanbesteding een nieuw contract getekend voor het plaatsen van centrale en decentrale kopieermachines, die het mogelijk maken om het papiergebruik beter te registreren en papiervriendelijker te produceren. Hierdoor en door de ingezette acties zal het realiseren van minimaal 10% papierbesparing eind 2010 een haalbare doelstelling zijn. Geconcludeerd kan worden dat aan uw motie invulling wordt gegeven. Provincie Zuid-Holland heeft de Vermindering van papierverbruik ingezet in overeenstemming met duurzaamheid. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, secretaris, voorzitter, M.H.J. van Wieringen-Wagenaar J. Franssen 2/2