2016 KBC CBC PAYPAGE. Reconciliatie

Transcriptie

1 Reconciliatie

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Gegevensbestanden 2. Reconciliatiemenu 2.1 Rapportering Verwerkte transacties Uw saldo (alleen Paypage Collect) Uitbetaling 2.2 Configuratie 2.3 Downloaden 3. Status reconciliatie Page 1 of 10-20/12/2017

3 1. Inleiding De reconciliatiemodule is een hulpmiddel waarmee u uw bankafschriften kunt reconciliëren met de transacties in uw KBC/CBC-Paypage account. Het gebruik van reconciliatie heeft geen invloed op transacties of geldtransfers. The Reconciliatie-module werkt met een aantal acquirers. Als u niet zeker bent of uw acquirer ondersteund wordt, neem dan contact met ons op. 1.1 Gegevensbestanden Een gegevensbestand (data file) is een bestand afkomstig van een acquirer. Het wordt ook een EPA-bestand genoemd. Alleen bepaalde acquirers sturen gegevensbestanden naar ons systeem (controleer bij ons Customer Care team of dit voor u van toepassing is). Aan de hand van gegevensbestanden van de acquirers kan ons systeem de gegevens voorverwerken, wat de reconciliatie voor u gemakkelijker maakt. Belangrijk De informatie in het gegevensbestand is mogelijk niet onmiddellijk beschikbaar in uw KBC/CBC-Paypage account, want sommige acquirers wachten enkele weken met de eerste betaling van transacties van een nieuwe handelaar, en acquirers sturen gewoonlijk gegevensbestanden na de uitbetaling. KBC/CBC-Paypage ontvangt de informatie in gegevensbestanden dus niet meteen na de eerste transacties, maar een tijdje later. De informatie in gegevensbestanden is nooit beschikbaar voor transacties die dateren van voor de activering van de reconciliatiemodule. Page 2 of 10-20/12/2017

4 2. Reconciliatiemenu Zodra Reconciliatie is geactiveerd in uw KBC/CBC-Paypage account, vindt u de knop in het hoofdmenu van uw account. Het menu 'Reconciliatie' bevat de volgende subitems: Rapportering om uw verwerkte transacties, uw saldo (alleen Paypage Collect) en uw uitbetalingsdetails te bekijken. Configuratie om uw Push Reports te configureren. Downloaden om verschillende soorten rapporten rechtstreeks vanuit uw KBC/CBC-Paypage account te downloaden. 2.1 Rapportering Het scherm Rapportering bestaat uit drie tabbladen. Deze tabbladen weerspiegelen de volledige levenscyclus van een transactie. Een transactie kan dus, afhankelijk van de status, maar in een tabblad voorkomen. 1. Verwerkte transacties: this view compiles all transactions which have been processed on the gateway, but for which the money has not yet been received by Ingenico Financial solutions, and therefore has not yet been paid out. 2. Uw saldo (alleen voor Verwerkte transacties In het overzicht van verwerkte transacties wordt het totale aantal uitstaande transacties weergegeven waarvoor het geld nog niet door de acquirer is betaald of door KBC/CBC-Paypage is ontvangen, gegroepeerd per valuta. De volgende kolommen worden weergegeven: Naam Omschrijving Voorbeeld Valuta Valuta van de transactie EUR Totaal betaald bedrag Bedrag van de transactie EUR 1 Aantal transacties Voor gegroepeerde transacties het aantal transacties op de regel. 1 Actie Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang heeft tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie. - Voorbeeld: In het "Overzicht van verwerkte transacties per valuta" kunt u de details van de uitstaande transacties per merk bekijken door in het rolmenu een valuta te selecteren. De volgende kolommen worden weergegeven: Naam Omschrijving Voorbeeld Merk Betaalwijze van de transactie EUR Totaal betaald bedrag Bedrag van de transactie EUR 1 Aantal transacties Voor gegroepeerde transacties het aantal transacties op de regel. 1 Page 3 of 10-20/12/2017

5 Naam Omschrijving Voorbeeld Actie Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang kunt krijgen tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie. - Voorbeeld: Door op de blauwe pijl aan de linkerkant te klikken, kunt u de details weergeven per type item: Betalingen, Terugbetalingen en Verwijderde betalingen: Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang heeft tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie. De volgende kolommen worden weergegeven: Naam Omschrijving Voorbeeld Betaal-ID Uniek betalingsnummer Transactiereferentie van de handelaar Bestellings-ID van de handelaar order123ab Beschrijving van de bestelling Door de handelaar gebruikte beschrijving van de bestelling abc Besteldatum Besteldatum (jjjj-mm-dd) Betalingsdatum Transactiedatum (dd-mm-jjjj) Brutobedrag Het totaalbedrag van de transactie of groep transacties (inclusief acquirerkosten). Dit is het bedrag dat u in de backoffice ziet, bijvoorbeeld in de financiële historie. EUR 13,52 Page 4 of 10-20/12/2017

6 Naam Omschrijving Voorbeeld Status Gatewaystatus van de transactie (bijv. 9 - Betaling aangevraagd) 9 Naam Naam van de koper Jan Jansen Merk Betaalwijze voor de transactie ideal Voorbeeld: Uw saldo (alleen Paypage Collect) In deze weergave kunt u uw huidige saldo bij Financial Solutions. De datum op het scherm geeft aan wanneer het saldo voor het laatst werd bijgewerkt. De eerste rubriek bevat het saldo-overzicht (totaal) per afwikkelvaluta. De tweede rubriek toont het saldo-overzicht van de geselecteerde afwikkelvaluta, per verrichtingstype (transactie, terugbetaling, chargeback, commissies en diverse kosten). Als uw account meerdere afwikkelvaluta's ondersteunt, kunt u de valuta wijzigen in het keuzemenu. Door op de knop "Details" te klikken, kunt u alle details voor "Rekening- en verwerkingskosten" en "Transactie- en financiële dienstverleningskosten" in verband met uw saldo bekijken. Page 5 of 10-20/12/2017

7 Uw huidige "saldobedrag" is gelijk aan de "transactie- en financiële dienstverleningskosten" min de "rekening- en verwerkingskosten". De weergave bevat de volgende informatie: Naam Inhoud Voorbeeld Rekening- en verwerkingskosten Verrichtingscode Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation types' in de handleiding push report voor de mogelijke waarden). NAST Details De beschrijving van de verrichting. Account setup Transactie- en financiële dienstverleningskosten Betaal ID Uniek betalingsidentificatienummer Transactie ref. handelaar ID van de bestelling van de handelaar. order123ab Beschrijving van de bestelling Beschrijving van de bestelling door de handelaar. abc Besteldatum Datum van de bestelling Betaaldatum Transactiedatum (jjjj-mm-dd) Bedrag van de transactie Het totaalbedrag van de transactie of groep transacties (inclusief acquirerkosten). Dit is het bedrag dat u in de backoffice ziet, bijvoorbeeld in de financiële historie. 14,31 EUR Programmakosten Programmakosten 0,10 EUR Wisselkoers Wisselkoers 0,12 EUR Wisselvergoeding 0,10 EUR Brutobedrag Het totaalbedrag van de transactie of transactiegroep (inclusief de kosten voor de acquirer). Dit is het bedrag dat u in uw back-office ziet, bijvoorbeeld in de Financiële historiek/dagtotalen. 13,52 EUR Interchange amount Commissie tussen banken voor de aanvaarding van transacties met kaarten (uitgedrukt in de kleinste eenheid van de gebruikte valuta. 0,10 EUR Nettobedrag Het bedrag dat u ontvangt op uw bankrekening (= brutobedrag verminderd met de commissie van de acquirer, chargebacks en andere kosten). 13,52 EUR Status Gateway-status van de transactie (9 - Betaling aangevraagd). 9 Page 6 of 10-20/12/2017

8 Naam Inhoud Voorbeeld Naam Naam van de koper. Jan Jansens Betaalmethode Betaalmethode van de transactie. ideal Uitbetaling In deze weergave kunt u de uitbetalingen door uw acquirer / ontvanger bekijken. Met de zoekmodule kunt u de lijst filteren op uitbetalingsdatum, uitbetalingsbedrag of uitbetalingsreferentie. De tabel bevat de uitbetalingen en het bijbehorende bedrag, gerangschikt op datum (recentste bovenaan). De uitbetalingsreferentie is het nummer in de gestructureerde mededeling van de betaling op uw bankafschrift. Als u op het pijltje links klikt, ziet u de details van de uitbetaling en alle bijbehorende verrichtingstypes (transactie, terugbetaling, chargeback, commissies en diverse kosten, herwaardering reserve of automatische incasso). U kunt de details downloaden met de knop 'Volledig rapport downloaden'. De bestandsstructuur wordt beschreven in de Push Reports handleiding. Door op de knop "Details" te klikken, kunt u alle details voor "Rekening- en verwerkingskosten" en "Transactie- en financiële dienstverleningskosten" in verband met uw saldo bekijken. Page 7 of 10-20/12/2017

9 Uw huidige "saldobedrag" is gelijk aan de "transactie- en financiële dienstverleningskosten" min de "rekening- en verwerkingskosten". De weergave bevat de volgende informatie: Naam Inhoud Voorbeeld Rekening- en verwerkingskosten Verrichtingscode Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation type' in de handleiding Push Reports voor de mogelijke waarden) NAST Brutobedrag Leeg voor niet-transactionele details. Nettobedrag Het bedrag van de verrichting + valuta 0.2 EUR Details De beschrijving van de verrichting Account setup Transactie- en financiële dienstverleningskosten Betaal ID Uniek betalingsidentificatienummer Transactie ref. handelaar ID van de bestelling van de handelaar order123ab Beschrijving van de bestelling Beschrijving van de bestelling door de handelaar abc Besteldatum Date of the order Betaaldatum Transactiedatum (jjjj-mm-dd) Bedrag van de transactie Het totaalbedrag van de transactie of groep transacties (inclusief acquirerkosten). Dit is het bedrag dat u in de backoffice ziet, bijvoorbeeld in de financiële historie. 14,31 EUR Programmakosten Programmakosten 0,10 EUR Wisselkoers Wisselkoers 0,12 EUR Wisselvergoeding Wisselvergoeding 0,10 EUR Het totaalbedrag van de transactie of transactiegroep (inclusief de kosten voor de acquirer). Brutobedrag Dit is het bedrag dat u in uw back-office ziet, bijvoorbeeld in de Financiële historiek/dagtotalen. 13,52 EUR Interchange amount Commissie tussen banken voor de aanvaarding van transacties met kaarten (uitgedrukt in de kleinste eenheid van de gebruikte valuta. 0,10 EUR Nettobedrag Het bedrag dat u ontvangt op uw bankrekening (= brutobedrag verminderd met de commissie van de acquirer, chargebacks en andere kosten) 13,52 EUR Page 8 of 10-20/12/2017

10 Naam Inhoud Voorbeeld Status Gateway-status van de transactie (9 - Betaling aangevraagd) 9 Naam Naam van de koper Jan Jansens Betaalmethode Betaalmethode van de transactie VISA Uitbetalingsverrichtingen (herwaardering reserve en automatische incasso) Verrichtingscode Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation types' in de handleiding push report voor de mogelijke waarden) NDDP Brutobedrag Leeg voor niet-transactionele details Nettobedrag Het bedrag van de verrichting + valuta 10 EUR Details De beschrijving van de verrichting Direct debit 2.2 Configuratie Bovenaan in het configuratiescherm ziet u de rubriek 'Elektronische rapporten' van uw account. De rubriek bevat vooraf geconfigureerde rapporten. Uitbetalingsrapporten worden verstuurd telkens wanneer de acquirer of ontvanger de betaling van het geld op uw bankrekening bevestigt. U kunt de volgende rapporten activeren: Het 'Uitbetalingsrapport', dat alleen transactiegegevens bevat (transacties, terugbetalingen, chargebacks, chargebacks reversal). Het 'Uitbetalingsrapport inclusief niet-transactionele gegevens', dat zowel transactiegegevens (zie hiervoor) als niet-transactionele gegevens bevat ( installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, uitbetalingskosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie, herwaardering reserve en automatische incasso's). Als u vóór oktober 2014 push reports hebt geconfigureerd, zijn mogelijk nog de volgende oude versies van rapporten geconfigureerd: Uitbetalingsbevestigingen stuurt een dagelijks rapport met transacties waarvoor de acquirer de betaling bevestigde. Gereconcilieerde Betalingen stuurt een rapport met de gereconcilieerde betalingen van die dag (betalingen waarvoor u de reconciliatie uitvoerde). Die functie en dit rapport zijn per oktober 2014 stopgezet. Uitbetalingsreferentie (Paypage Collect) stuurt een rapport met het referentienummer in de gestructureerde mededeling van een betaling op uw bankafschrift. Opmerking: deze functie werkt alleen als de optie Push Reports in uw account geactiveerd is. U kunt de bestandsstructuur bekijken in de Push Reports handleiding. 2.3 Downloaden Page 9 of 10-20/12/2017

11 In het downloadscherm van de reconciliatiemodule kunt u twee soorten reconciliatierapporten downloaden: Het 'Uitbetalingsrapport' (Payout report), dat alleen transactiegegevens bevat (transacties, terugbetalingen, chargebacks, chargebacks reversal). Het 'Uitbetalingsrapport inclusief niet-transactionele gegevens' (Payout report including non-transactional data), dat zowel transactiegegevens (zie hiervoor) als niet-transactionele gegevens bevat (installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, uitbetalingskosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie). U kunt rapporten downloaden op basis van de uitbetalingsdatum (de datum waarop de acquirer / ontvanger de betaling van het bedrag op uw bankrekening heeft bevestigd) of de uitbetalingsreferentie (het nummer vermeld in de gestructureerde mededeling van een betaling op uw bankafschrift). U kunt ook kiezen in welk bestandsformaat u uw rapport wilt downloaden: 'csv' of 'txt'. De bestandsstructuur wordt beschreven in de Push Reports handleiding. 3. Status reconciliatie Het veld "Recon. Stat." (Status reconciliatie), zichtbaar in het overzicht met transactiegegevens via Beheer transacties, geeft informatie over de financiële verwerking van de transactie. Dit zijn de mogelijke statussen: Paypage Collect Andere (niet Paypage Collect) Betalingen Transactie verwerkt Gestuurd voor verrekening Ontvangen door Ingenico Betaald door Ingenico Transactie verwerkt Gestuurd naar acquirer Betaald door acquirer Terugbetalingen In afwachting van terugbetaling Terugbetaling verwerkt Terugbetaling geweigerd In afwachting van terugbetaling Terugbetaling verwerkt Terugbetaling geweigerd Overschrijvingen Wachten op betaling Ontvangen door Ingenico Betaald door Ingenico Vervaltijd geïnitialiseerd Vervallen Page 10 of 10-20/12/2017