Gebruikershandleiding. Module betalingen Ondertekenen en wijzigen van bestanden

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Module betalingen Ondertekenen en wijzigen van bestanden

2 Deze documentatie heeft tot doel om de verschillende mogelijkheden van het wijzigen en ondertekenen van bestanden in BelfiusWeb te beschrijven. Voorwaarden voor het gebruik van deze dienst: - Het betrokken bestuur moet over een contract BelfiusWeb beschikken met voor de betrokken gebruikers de optie Bestandsoverdracht of Follow-up. - U dient over de nodige mandaten op de rekening te beschikken om bestanden / berichten te kunnen wijzigen en ondertekenen ter uitvoering. - Deze handleiding is van toepassing voor BelfiusWeb met BelfiusWeb Access Card met verbonden kaartlezer. 1. Algemene informatie Definities Bestand: fysisch bestand of omslag, deze kan samengesteld zijn uit één of meerdere logische bestanden (berichten). Bericht: logisch bestand met één of meerdere opdrachten. (na selectie detail van een bestand) Opdracht: individuele betalingsopdracht dat deel uit maakt van een bericht. Startpunt in uw BelfiusWeb sessie: selecteer de optie Bestandsoverdracht / Follow-up. Overzicht bestanden Via de opties in het vak Selectie criteria kunt u de lijst van de bestanden verfijnen Bestandsoverdracht 10/06/2012-1/10

3 Datum: datum van ontvangst op de hoofdzetel. De bestanden zijn gedurende 30 dagen consulteerbaar. Status: Aanvaard: het bestand is correct en voldoende getekend. Aanvaard met waarschuwing: het bestand is correct en voldoende getekend maar Belfius Bank geeft een belangrijke waarschuwing. Fout: het bestand is verworpen of geannuleerd en zal niet verwerkt worden. Gedeeltelijk: één of meerdere berichten zijn in status aanvaard (in geval van mixt = ja dit bericht kan niet zichtbaar zijn) In afwachting: het bestand is correct maar staat in afwachting (van handtekening, wegens dubbel ). Bijkomende informatie i.v.m. waarschuwingen of fouten vindt u terug in Bestandsoverdracht / Consultatie / Detail optie fouten. Kanaal: Voor bestanden die doorgestuurd werden door een informaticacenter: Verzending via Secure-Edi. Voor tekenen en wijzigen van bestanden verstuurd via Publisoft versie 7.0: Verzending via PubliSoft-http. Andere mogelijkheden: Verzending via BelfiusWeb, Creatie via BelfiusWeb (Multisign), Isabel, alle oorsprongen. Weergave: Normaal: lijst van bestanden verstuurd voor de juridische entiteit Bestanden door mij verstuurd: lijst van bestanden die door u werden verstuurd, ook deze die verstuurd zijn voor een andere juridische entiteit. Bijkomende informatie in de lijst van de bestanden: Referentie bestand: interne referentie Belfius Bank. Bestandsnaam: naam van het door u doorgestuurde bestand. Mixt: (Ja): het bestand bevat berichten van andere besturen of van rekeningen die u niet mag consulteren. Voor dergelijke bestanden kunt u alleen tekenen op niveau van bericht (zie punt 2: tekenen op bestandsniveau). (Nee): alle berichten van het bestand behoren tot 1 enkel bestuur, zijn door u allen consulteerbaar en ondertekenbaar op bestandsniveau en op niveau van bericht (zie punt 2: Tekenen op bestandsniveau). Controlegetal : Het controlegetal is het totaalbedrag van het fysische bestand dat naar Belfius werd verstuurd, ongeacht de status van de onderliggende berichten. Indien het bestand transacties bevat in verschillende munten worden de bedragen in absolute waarde opgeteld. Er gebeurt dus geen enkele conversie naar EUR. 2. Ondertekenen van een bestand / bericht Mogelijkheden: Bestanden van het type Mixt = Nee kunnen getekend worden op niveau van bestand of van bericht. Bestanden van het type Mixt = Ja kunnen enkel getekend worden op niveau van bericht. Te tekenen = Nee kan een verschillende betekenis hebben - bestand bevindt zich in een foutieve status om te tekenen. - uw handtekening is al geplaatst - tekenen via BelfiusWeb is niet mogelijk Weergave : bestanden door mij verstuurd In deze weergave vervalt de notie mixt en kunt u alle bestanden tekenen op bestandsniveau. Bestandsoverdracht 10/06/2012-2/10

4 2.1 Tekenen op bestandsniveau Klik op Bestandsoverdracht / Follow-up en u krijgt de lijst van betalingsbestanden voor uw bestuur van de voorbije dertig dagen. In deze lijst kunt u filteren op Datum / Status / Kanaal. Indien u tekent voor verschillende juridische entiteiten kunt u kiezen voor de specifieke weergave Bestanden door mij verstuurd, hierbij valt de notie mixt weg. Tekenen via Weergave Normaal. (1) Om bestanden te tekenen kunt u - alle bestanden tekenen aanvinken - alle bestanden tekenen en nadien enkele bestanden ontvinken - de bestanden individueel aanvinken - Op het icoon detail klikken om te tekenen op niveau bericht (2) Foutieve bestanden krijgen Nee in de kolom Te tekenen. (3) Een bestand van het type Mixt bevat berichten van een ander bestuur of berichten van rekeningen waarvoor u geen bevoegdheid heeft om deze te consulteren. Voor deze bestanden kunt u enkel op niveau van bericht tekenen. In de kolom te tekenen verschijnt dan ook zie detail. Tekenen via de BelfiusWeb Access Card: Bestandsoverdracht 10/06/2012-3/10

5 Voor het tekenen van uw bestanden wordt de som gemaakt van de het absolute som van de bedragen en de som van het aantal orders. Controleer deze bedragen bij het tekenen van de bestanden. Om de status van uw bestand na te kijken moet u terug naar BelfiusWeb /Bestandsoverdracht/ Follow-up Eenmaal een bestand voldoende getekend is kan er niets meer aan gewijzigd worden!!! Tekenen via Weergave : Bestanden door mij verstuurd Selecteer deze optie in Selectie criteria / Weergave Via deze weergave kunt u de bestanden tekenen die verstuurd heeft ook voor de andere juridische entiteiten. Via het detail hebt u toegang tot de onderliggende berichten en opdrachten. Selecteer de bestanden en volg de aanwijzingen in de handtkeningprocedure Bestandsoverdracht 10/06/2012-4/10

6 2.2 Tekenen op niveau van bericht Klik achtereenvolgens op Bestandsoverdracht / Follow-up / Consultatie en vervolgens op het icoon Detail van het betrokken bericht. Via de optie Opdrachten kan u de individuele opdrachten van een bericht consulteren en schrappen. In de kolom Te tekenen kan u één tot meerdere berichten aanvinken en tekenen voor de geselecteerde bestanden. Als u op het rode potloodje klikt, tekent u enkel en alleen voor dit bericht. Een grijs potloodje betekent dat u geen handtekening voor dit bericht kunt plaatsen. U kunt ook kiezen om Alle berichten tekenen aan te vinken en zo uw handtekening te plaatsen voor alle berichten. (nadien kunt u nog individueel berichten ontvinken) Klik op de knop tekenen en volg de handtekeningsprocedure. Na het ondertekenen kan het een tijdje duren vooraleer het handtekeningbestand toekomt bij Belfius. Om de status van een bericht te controleren klik dan terug op Bestandsoverdracht / Follow-up / Consultatie / Detail. Eenmaal een bericht voldoende getekend is kan er niets meer aan gewijzigd worden!!! Bestandsoverdracht 10/06/2012-5/10

7 3. Wijzigen van bericht Wijzigen kan enkel op niveau van bericht en is beperkt tot volgende mogelijkheden: - Wijzigen van Uitvoeringsdatum ; - Schrappen van het bericht en bijgevolg alle opdrachten; - Schrappen van één of meerdere opdrachten in een bericht Gevraagde uitvoeringsdatum wijzigen Klik op Bestandsoverdracht / Follow-up / Consultatie en vervolgens op het icoon Detail van het betrokken bericht. Wijzig de uitvoeringsdatum of selecteer deze via de geïntegreerde kalender. Opgelet: belangrijk om weten is dat de reeds geplaatste handtekeningen vervallen. Deze personen dienen hun handtekening via BelfiusWeb opnieuw te plaatsen. De gevraagde uitvoeringsdatum mag maximum 1 jaar in de toekomst liggen. Klik op verder en volg de tekenprocedure om de uitvoeringsdatum te wizigen. Bestandsoverdracht 10/06/2012-6/10

8 3.2 Schrappen van een bericht Klik op Bestandsoverdracht / Follow-up / Consultatie en vervolgens op het icoon Detail van het betrokken bericht. Zodra u op het icoon X klikt, krijgt u een scherm met het detail van het te schrappen bericht: Om uw bericht te schrappen, volg de handtekeningprocedure. Klik op de knop Terug om de schrapping niet door te voeren en terug te keren naar het vorig scherm. Indien u bevestigt met uw paswoord, dan kunt u de schrapping verder opvolgen via Follow-up / Consultatie / Detail. De iconen voor schrapping van een bericht en wijzigen van de Uitvoeringsdatum zijn nu inactief. Bestandsoverdracht 10/06/2012-7/10

9 3.3 Schrappen van een opdracht in een bericht (als het aanvink hokje te schrappen actief is ) Klik achtereenvolgens op Bestandsoverdracht / Follow-up / Consultatie / Detail/Opdrachten. Een lijst van alle opdrachten, deel uitmakend van het bericht, wordt als volgt op het scherm getoond. Bestandsoverdracht 10/06/2012-8/10

10 Voor berichten met een groot aantal opdrachten is er de mogelijkheid om gebruik te maken van de selectiemogelijkheden: volgnummer, sleutelwoord (bedrag zonder komma, rekeningnummer zonder - ) en status van de opdracht (actief of individueel geschrapt). Nadat u de te schrappen opdrachten geselecteerd hebt en op verder klikt krijgt u ter bevestiging de lijst met te schrappen opdrachten. Klik op verder en volg de handtekeningprocedure Via Bestandsoverdracht / Follow-up / Consultatie / Detail / Opdrachten kunt u het resultaat zien. Filter eventueel op status van de opdracht. Bestandsoverdracht 10/06/2012-9/10

11 3.4 Berichten in afwachting wegens dubbel Voor alle inkomende berichten doet Belfius naast controle van de handtekeningen en de inhoud ook een controle op dubbels. Belfius controleert of er de laatste 30 kalenderdagen geen identiek bericht is toegekomen. In het overzicht van de fouten vindt u het telefoonnummer van de hoofdzetel waar u terecht kan voor het vrij maken van de betalingen. Berichten in afwachting wegens dubbel kunnen gewijzigd worden: (Uitvoeringsdatum, schrapping van een opdracht, schrapping van het bericht met al zijn opdrachten. Opgelet: na een wijziging kan de status van een bericht wijzigen. Het schrappen van een opdracht of het wijzigen van de Uitvoeringsdatum kan een status aanvaard tot gevolg hebben. De schrapping van een bericht wijzigt de status van het bericht in niet verwerkt. Bestandsoverdracht 10/06/ /10