Uploaden/downloaden van bestanden met KBC/CBC-Paypage Batch (basis)

Transcriptie

1 Uploaden/downloaden van bestanden met KBC/CBC-Paypage Batch (basis)

2 Page 1 of 12-28/04/2017

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Handmatige upload van bestanden 2.1 Voorbereiden van de transactiebestanden 2.2 Handmatig uploadproces Stap 1: Bestandsselectie Stap 2: Formaatcontrole Stap 3: Resultaten van de upload 3. Raadpleeg geüploade bestanden 3.1 Enkele bestandscriteria Verschillende bestandsreferenties Bestandstatussen Codes 4. Download bestand 4.1 Elektronische rapporten 5. Appendix: Bestandslayout Page 2 of 12-28/04/2017

4 1. Inleiding KBC/CBC-Paypage Batch stelt u in staat om uw betalingen te groeperen in geformatteerde uploadbare bestanden. Deze optie is geschikt voor grote aantallen betalingen of terugkerende betalingen. Hierna leggen we u onder andere uit hoe u Batch-bestanden kunt maken, uploaden en beheren. Page 3 of 12-28/04/2017

5 2. Handmatige upload van bestanden 2.1 Voorbereiden van de transactiebestanden De bestanden die u uploadt moeten "plain" tekstbestanden zijn met een bestandsformaat dat gegenereerd kan worden door eender welke applicatie (bvb. MS Access, MS Excel etc.). Wanneer u geen applicatie ter beschikking heeft om geformatteerde transactiebestanden te genereren, dan kunt u deze bestanden manueel aanmaken, door elke transactielijn te typen (max lijnen). Wij hebben ook een MS Excel-bestand aangemaakt dat u helpt bij het aanmaken van geformatteerde transactiebestanden. De MS Excelspreadsheet bevat een macro die u in staat stelt een eenvoudig tekstbestand te creëren dat alle informatie bevat. Het is niet de spreadsheet zelf die u moet uploaden, maar het tekstbestand dat u creëert via de macro in de MS Excel spreadsheet (download). Voor meer informatie, ga naar bestandslayout. 2.2 Handmatig uploadproces Klik op "Nieuw bestand" in uw KBC/CBC-Paypage accountmenu om een nieuw betalingsbestand te uploaden Stap 1: Bestandsselectie Klik op de Browse -knop om het bestand dat u wenst up te loaden te selecteren van uw computer. Voer een referentie (naam) in voor uw bestand. U kunt deze referentie gebruiken om uw betsand achteraf op te zoeken. Klik op de knop Upload transactiebestanden Stap 2: Formaatcontrole Nadat u uw bestand heeft geüpload, zullen wij hierop eerst een formaatcontrole uitvoeren. Wij valideren of de layout van het bestand correct is en of de inhoud overeenkomt met het formaat. Wij slaan de transacties in deze fase nog niet in onze database op, zodat u het bestand nog steeds kunt annuleren, indien nodig. In de formaatcontrolepagina ziet u: De eerste geldige transacties van het bestand (het aantal hangt af van het aantal dat u hebt ingevoerd in het vorige scherm) Formaatvalideringsfoutmeldingen Totaal bedrag per valuta Onze bestandsreferentie Een lijst van bestanden, geüpload gedurende de laatste maand, die dezelfde aantallen en/of dezelfde som/optelling van kaartnummers bevatten, zodat u kunt voorkomen dat hetzelfde bestand twee keer wordt verzonden. Een lijst van bestanden die een voorlopige status hebben. Page 4 of 12-28/04/2017

6 Wanneer de formaatcontrole succesvol is en er geen valideringsfoutmeldingen hebben plaatsgevonden, dan kunt u klikken op Ga om ons systeem te vragen de transacties in het bestand te verwerken Wanneer u vergeet te klikken op "Ga", dan wordt uw bestand niet verwerkt en blijft de status op Checked. Wanneer er meer dan 100 transacties in het bestand zijn, dan ziet u een keuzemenu waar u kunt kiezen tussen een SYNC of ASYNC-modus om uw bestand te verwerken: Wanneer u kiest voor de SYNC-modus, dan zult u de uploadresultaten in de volgende stap ontvangen op uw scherm, mits uw browser niet automatisch afsluit na een bepaalde tijd. (De uploadresultaten die u ziet, zijn de niet-geautoriseerde/financiële resultaten van de acquirers, dit vanwege het feit dat dit onderdeel van het proces altijd offline plaatsvindt voor file uploads). In de ASYNC-modus wordt de upload offline gedaan en krijgt u een wanneer het bestand door ons systeem is gevalideerd. De ASYNC-modus wordt geadviseerd voor bestanden die een groot aantal transacties bevatten. De volgende afbeelding illustreert een bestand dat een valideringsfout bevat voor een transactie; het creditcardnummer is niet geldig. Wanneer u valideringsfouten tegenkomt, dan kunt u die op twee mogelijke manieren opvangen: U klikt op de knop Ga, zodat ons systeem het bestand en zijn transacties verwerkt, wetend dat de transacties met een valideringsfout (rood gemarkeerd) niet worden verwerkt. U dient achteraf een nieuw bestand te genereren die de rood gemarkeerde transacties bevat, zich ervan verzekerend dat u elke gemarkeerde fout heeft opgelost. U klikt op de knop Annuleren om het bestand te annuleren. U kunt de fouten oplossen in het transactiebestand en het bestand opnieuw insturen. Wanneer u alle gevallen heeft opgelost, is de formaatcontrole succesvol en kunt u doorgaan met de verwerking van het bestand. Upload hetzelfde bestand niet twee keer (tenzij u het de eerste keer heeft geannuleerd) zelfs als u geen antwoord kreeg van onze server. Bekijk altijd de status van het bestand voordat u handelt. Page 5 of 12-28/04/2017

7 2.2.3 Stap 3: Resultaten van de upload In Stap 3, verwerken we het bestand, wat betekent dat we de transacties in onze database importeren en naar de acquirers/banken sturen. Het resultaat van de transactie-import in onze database kunt u zien in de Upload resultaten pagina. SYNC modus: Op de pagina "Resultaten van de upload" ziet u de volgende bijkomende informatie: Het totaal aantal transacties en het aantal "geaccepteerde" transacties (geaccepteerd om te worden opgenomen in het proces door ons systeem, niet het financiële resultaat!) Transacties in ons systeem die niet verwerkt zijn vanwege fouten bij de formaatvalidering De reeks PAYID s (betaal ID s) van de transacties Na Stap 3 krijgt het bestand de status Loaded totdat alle transacties verzonden zijn naar de acquirers/ banken en we de uiteindelijke status van hen hebben ontvangen. Daarna verandert de status naar Processed en kunt u de uiteindelijke statussen van de transacties raadplegen in uw backoffice. De volgende afbeelding illustreert de uploadresultaten van een bestand dat een transactie bevat die door ons systeem werd geweigerd. Deze transactie wordt niet verwerkt. Wanneer u deze transactie alsnog wilt verwerken dient u een nieuw bestand (die deze "rode" transactie bevat) aan te maken en te uploaden. Verzeker u ervan dat de gemarkeerde error van de transactie is opgelost. Het is goed mogelijk dat het aantal foutmeldingen in stap 3 groter is dan in stap 2, aangezien wij een aantal bijkomende controles uitvoeren in stap 3. ASYNC modus: Op de pagina "Resultaten van de upload", krijgt u geen extra informatie omdat het bestand offline wordt geüpload. U krijgt een wanneer het bestand door ons systeem is gevalideerd. Na stap 3 staat het bestand in de status To be loaded totdat alle transacties zijn geüpload; dit betekent dat ze geïmporteerd worden in onze database. Wanneer alle transacties zijn geupload, dan is het bestand in status Loaded totdat alle transacties naar de acquirers/banken zijn verzonden en de uiteindelijke status is ontvangen van de acquirers/banken. Daarna verandert de status van het bestand Processed en Page 6 of 12-28/04/2017

8 kunt u de uiteindelijke statussen van de transacties raadplegen in uw backoffice. Page 7 of 12-28/04/2017

9 3. Raadpleeg geüploade bestanden U kunt een lijst van recentelijk (handmatig of automatisch) geüploade bestanden raadplegen via Beheer bestanden in uw backofficemenu. U kunt de bestanden bekijken die niet langer in de lijst van recentelijk geüploade bestanden staan via de Meer bestanden knop. U kunt een samenvatting van de bestandsdata of de financiële historie van de transacties in het bestand raadplegen, of de transactieinformatie van het bestand downloaden (zie hoofdstuk Download bestand ) door het selecteren van de knop Samenvatting, Details of Download. De volgende afbeeldingen geven u een voorbeeld van een samenvatting van de bestandsdata en de transactieresultaten weer. Voor meer informatie, ga naar Uw transacties raadplegen. De transactieresultaten zijn alleen definitief wanneer de status van het geüploade bestand "Processed" is. 3.1 Enkele bestandscriteria Dit gedeelte beschrijft enkele belangrijke criteria voor het raadplegen van bestanden. Voor meer gedetailleerde informatie over hoe u bestanden kunt raadplegen, klik "Meer info" in het menu "Transacties" > "Beheer bestanden" Verschillende bestandsreferenties Ref (fileid of bestand ID): de unieke bestandsreferentie, gegeven door ons systeem. Page 8 of 12-28/04/2017

10 Merch ref (Ref. Handel.): de bestandsreferentie die u hebt ingevoerd bij het uploaden van het bestand Bestandstatussen Uploaded: het bestand is ontvangen, maar nog niet gevalideerd. To be checked: het bestand wacht op validering. Checked: het bestand is gevalideerd. Cancelled: het bestand is geannuleerd na de stap Formaatcontrole. To be loaded: het bestand wacht om geladen te worden in onze procesmodule (alleen in ASYNC-modus). Being loaded: het bestand is bezig met laden in onze procesmodule. Loaded: het bestand is geladen in onze procesmodule, maar nog niet alle betalingen zijn verzonden naar de acquirers/banken. Processed: alle betalingen zijn verzonden naar de acquirers/banken Codes U kunt de volgende bestandstransactiecodes hebben: ATR: code voor nieuwe transacties MTR: code voor onderhoudsoperaties op bestaande transacties. Tenzij u het anders aangeeft in de header van het bestand, is elk geüpload bestand is automatisch een ATR-bestand. Page 9 of 12-28/04/2017

11 4. Download bestand U kunt handmatig een betalingsbestand downloaden (transactieresultaten) door de volgende stappen te ondernemen: Klik op de Elektronische rapporten link in uw backofficemenu Selecteer het bestandsformaat en de bestandstructuur die u verkiest. Voeg uw zoekcriteria in voor de transactieresultaten die u wilt downloaden via Beheer transacties of Dagtotalen / Financiële historiek in uw backofficemenu of selecteer het transactiebestand dat u wilt downloaden via Beheer bestanden in uw backoffice. Klik op "Lijst downloaden". 4.1 Elektronische rapporten In de pagina Elektronische rapporten kunt u een formaat en structuur aanduiden die u wilt gebruiken voor elektronische rapportering zoals bestanden downloaden. Wanneer push reports zijn geactiveerd in uw account, dan geeft Elektronische rapporten u toegang tot de lijst met push reports. Afhankelijk van de bestandstructuur zullen specifieke velden opgenomen worden in uw bestandsdownload. Er zijn verschillende structuren beschikbaar: Standard Extended File Management Dynamic U kunt ook kiezen tussen verschillende formaten: XML Fixed length Delimited Voor een volledige beschrijving van de downloadpagina ga naar Rapportering. Tips: Wij raden u aan de structuur Dynamic en het bestandsformaat Delimited (;) met.csv extensie te gebruiken om MS Excel resultaatbestanden te ontvangen. Voor kolomheaders in uw resultaatbestand, vinkt u het selectievakje with column headers aan in de sectie Andere van de pagina "Elektronische rapporten". Page 10 of 12-28/04/2017

12 5. Appendix: Bestandslayout U moet de volgende regels in acht bij het opstellen van transactiebestanden: De bestanden moeten Tekst ASCII-bestanden zijn Eén lijn per transactie (behalve voor headers en/of footers), lijnen worden gescheiden door de Carriage Return en de Line Feed karakters paren (ASCII: HEX: 0xD 0xA) De velden worden gescheiden door ; De velden zelf mogen geen ; bevatten Overzicht van de bestandsvelden: Veld nr. Veld Gebruik 1 AMOUNT Het te betalen bedrag, VERMENIGVULDIGD MET 100 aangezien het bedragformaat geen decimalen of andere scheidingstekens mag bevatten. Valuta van de bestelling in ISO-alfacode Bijvoorbeeld: EUR, USD, GBP, 2 CURRENCY Opmerking: Om een optimale verwerking van uw batchbestanden te garanderen, dienen alle munten geconfigureerd in uw KBC/CBC-Paypage-account onder Configuratie > Account > Munten per gebruikte betaalmethode geconfigureerd te worden (via Configuratie > Betaalmethoden > Contract data). 3 BRAND Merk van de kaart (bv. Direct Debits NL voor Direct Debits NL) 4 CARDNO Kaart/rekeningnummer (een rekeningnummer moet minstens 10 cijfers bevatten: indien het nummer geen 10 cijfers bevat, moeten er links nullen worden toegevoegd. 5 ED Vervaldatum (MM/JJ of MMJJ) (99/99 of 9999 voor Direct Debits NL) 6 ORDERID Uw unieke bestelnummer (referentie van de merchant) 7 COM Order beschrijving 8 CN Naam van de klant 9 PAYID Transactiereferentie in ons systeem 10 OPERATION De operatiecode die u hebt gekozen als "Standaard operatiecode" in de "Algemene transactieparameters" tab van de "Technische instellingen"-pagina, bepaalt de standaard operatiewaarde voor uw transacties. Als u een operatie meestuurt in het "Operation"-veld in uw bestand, zal deze waarde de standaard operatiewaarde overschrijven. De mogelijke operatiewaarden vindt in het Parameter Cookbook in uw KBC/CBC-Paypage account. 11 AUTHORIZATION CODE Autorisatiecode van een order, niet ontvangen via ons systeem Page 11 of 12-28/04/2017

13 Opmerking: u kunt optioneel extra velden sturen als u bepaalde opties/functies hebt geactiveerd in uw KBC/CBC-Paypage-account. Raadpleeg de documentatie van de optie voor meer informatie over de bijbehorende extra velden. Headers en footers: OHL: login-informatie (niet noodzakelijk als u een manuele upload uitvoert). OHF: header die de algemene bestandsparameters bevat (als u een manuele upload uitvoert, is dit alleen noodzakelijk wanneer de transactiecode MTR is). Formaat: OHF;uw bestand referentie;transactiecode (ATR/MTR);Operatie;Aantal transacties. OTF: algemene footer, gespecificeerd aan het einde van het bestand (alleen noodzakelijk wanneer er een header is binnen het bestand). Voorbeelden: ATR file OHF;File ;ATR;;3; 1000;EUR;; ;11/02;Order0001;;Paul Smith; 100;EUR;; ;11/02;Order0002;; Bill Durand; 2032;EUR;; ;11/02;Order0003;;John Doe; OTF; (or) 1000;EUR;; ;11/02;Order0001;;Paul Smith; 100;EUR;; ;11/02;Order0002;; Bill Durand; 2032;EUR;; ;11/02;Order0003;;John Doe; MTR file OHF;Filename;MTR;SAS;1; 1000;EUR;;;;;;; ; OTF; Page 12 of 12-28/04/2017