0BJaarverslag BRekenkamercommissie Hengelo

Transcriptie

1 0BJaarverslag BRekenkamercommissie Hengelo Hengelo, 23 februari 2017

2 Voorwoord Voor de rekenkamercommissie was 2016 allereerst een jaar waarin er het een en ander is veranderd in de samenstelling. In februari 2016 namen we afscheid van Jörgen Svensson, die vanaf 2006 een zeer gewaardeerd extern lid van de commissie was. Jörgen Svensson heeft vanaf de beginjaren meegewerkt aan het opzetten van de rekenkamercommissie en leverde daarnaast een belangrijke en kritische bijdrage aan vele onderzoeken, vooral vanuit methodologisch perspectief. Inmiddels is de werving van een nieuw extern lid succesvol afgerond. In september 2016 is Roel Plomp, secretaris/onderzoeker van de commissie, met pensioen gegaan. Roel Plomp was werkzaam voor de commissie vanaf december Ook hem danken we voor zijn bijdrage. De rekenkamercommissie heeft deze personele veranderingen aangegrepen om zich te beraden op de eigen werkwijze en samenstelling voor de komende jaren, in overleg met de griffie. Aan de hand van een notitie opgesteld door de griffier, vond in augustus 2016 overleg plaats met de fractievoorzitters uit de raad. Centraal stond daarbij de vraag hoe een betere aansluiting van de rekenkamercommissie met het raadswerk kan worden bereikt, en hoe de rekenkamercommissie slagvaardiger kan opereren. Besloten is de functie van secretaris/onderzoeker te splitsen, en de functie van secretaris onder te brengen bij de griffie. Coen Hartendorp, adjunct-griffier, vervult vanaf oktober 2016 deze rol. Daarnaast is het proces van werving van een (deeltijds) onderzoeker ter hand genomen. Wij zijn tevreden met hoe de organisatie nu staat en hebben er vertrouwen in dat de nieuwe samenstelling spoedig vruchten zal afwerpen. In 2016 is verdere invulling gegeven aan de regionale samenwerking van rekenkamercommissies. Het gezamenlijk onderzoek naar de Stadsbank Oost Nederland werd opgeleverd, een nieuw gezamenlijk onderzoek naar Twente Milieu werd opgestart, en er zijn afspraken gemaakt over een gezamenlijke QuickScan naar verbonden partijen in het voorjaar van De eerste ervaringen met deze regionale samenwerking zijn goed, al vergt de samenwerking wel dat er heldere afspraken worden gemaakt over met name het afstemmen van de eigen processen van de rekenkamercommissies binnen de verschillende gemeenten. Ook zijn in 2016 twee onderzoeken opgeleverd voor bestuurlijke reactie: een onderzoek naar telewerken door ambtenaren, en een onderzoek naar juridische conflicten tussen burgers en de gemeenten. Dit laatste onderzoek bestond uit twee deelonderzoeken (een onderzoek naar langdurige conflicten, en een onderzoek naar de bezwaar- en beroepsprocedures bij de gemeente), waarvan de voornaamste resultaten zijn samengebracht in één verslag. Ook dit jaar is er landelijk veel gediscussieerd over de functie van lokale rekenkamer(commissie)s, in reactie op de brief over de toekomst van de lokale rekenkamerfunctie van minister Plasterk (van juli 2015) waarin hij pleit voor meer regionale samenwerking en voor rekenkamers die volledig bestaan uit externe leden. Het belang van meer regionale samenwerking wordt door ons onderschreven. Een dergelijke samenwerking dient echter niet van boven te worden opgelegd, maar kan het beste vrijwillig en van onderop vorm worden gegeven, precies zoals we het hier nu in Twente doen. Verder is het wenselijk dat er een goede aansluiting bestaat tussen het werk van de raad en het werk van de rekenkamercommissie; een rekenkamercommissie die uitsluitend uit externe leden bestaat doet daar hoogstwaarschijnlijk afbreuk aan. De inbreng van de raadsleden in de rekenkamercommissie is voor ons van grote betekenis; met die inbreng komt de onafhankelijke positie van de rekenkamercommissie geenszins in het geding. Tot slot: hebt u een idee voor een onderzoeksonderwerp voor de rekenkamercommissie? Laat het ons weten en neem contact op met onze secretaris. Nico Groenendijk Voorzitter rekenkamercommissie

3 Samenstelling Commissie UInterne ledenu (benoemd door de raad) Mevrouw E.M. (Liesbeth) Kok (VVD) De heer J. (Jan) Vis (CDA) De heer M. (Maarten) van Rossum (D66) UExterne leden De heer N.S. (Nico) Groenendijk, voorzitter Mevrouw H.M. (Diet) Schartman De heer J.S. (Jörgen) Svensson Tot 22 februari 2016 UAmbtelijke ondersteuning De heer R. (Roel) Plomp, secretaris/onderzoeker Tot 29 september 2016 De heer C.H. (Coen) Hartendorp, secretaris Vanaf 1 oktober 2016 UContactgegevens Postbus 18, 7550 AA Hengelo c.hartendorp@hengelo.nl

4 Werkwijze en communicatie De rekenkamercommissie Hengelo (hierna: commissie) is een door de gemeenteraad ingestelde commissie, belast met de uitoefening van de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81o van de Gemeentewet. De commissie voert onderzoek uit naar de (maatschappelijke) effecten van het gemeentelijk beleid, het gemeentelijk beheer en de gemeentelijke organisatie. Door onderzoek te doen wil deze commissie duidelijkheid verschaffen over de doeltreffendheid, doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Doeltreffend om na te gaan of de doelen zijn bereikt en het gewenste effect hebben gehad. Doelmatig om te zien of de financiële middelen efficiënt zijn besteed en rechtmatig omdat het in overeenstemming moet zijn met bepaalde regels en besluiten. De commissie ondersteunt dus de gemeenteraad in zijn controlerende taak. Hiervoor heeft de commissie een eigen, door de gemeenteraad vastgesteld budget. Bovendien is de commissie zelfstandig in de keuze van onderzoeksonderwerpen. Onderzoeken van de rekenkamercommissie vinden altijd plaats aan de hand van een onderzoeksopzet die door de commissie wordt vastgesteld en met betrokkenen wordt gecommuniceerd. De uitvoering van onderzoek kan op verschillende wijzen plaatsvinden: door de bij de rekenkamercommissie werkzame onderzoeker, door leden van de rekenkamercommissie zelf, als afstudeeropdracht door studenten (onder begeleiding van één of meer commissieleden), of als onderzoek dat wordt uitbesteed aan een onderzoeksbureau. UCommunicatie De rekenkamercommissie investeert in de relatie tussen haar en andere betrokken. Zo staat de rekenkamercommissie in contact met onder andere raadsleden, ambtenaren, burgemeester & wethouders, maar ook met andere rekenkamers. De commissie kent een protocol en reglement waarin zij ook aangeeft hoe de commissie wil communiceren. Zij hecht grote waarde aan dit contact aangezien dit het draagvlak van de commissie en het uit te voeren onderzoek ten goede komt. met de raad De zogenaamde interne leden van de rekenkamercommissie vormen de belangrijkste schakel tussen de commissie en de raad. Daarnaast is er uiteraard contact tussen de raad en de commissie op het moment dat onderzoeken in de raad worden behandeld; er vindt dan altijd een toelichting plaats door de commissie en er is gelegenheid tot het stellen van vragen. Verder vond er in augustus 2016 overleg plaats tussen de fractievoorzitters, griffie en rekenkamercommissie over de toekomstige samenstelling en werkwijze van de rekenkamercommissie. De commissie heeft daarnaast de extranet-pagina geactualiseerd waardoor onder andere verslagen van vergaderingen en uitgevoerde onderzoeken makkelijk vindbaar zijn. met de ambtenaren De betrokkenen in de organisatie spelen een rol bij de verzameling van informatie en documentatie tijdens de voorbereiding en uitvoering van onderzoeken. Deze samenwerking verloopt goed, zo wordt ook aangegeven door de bureaus die de onderzoeken hebben uitgevoerd. De betrokken afdeling binnen de gemeentelijke organisatie wordt gevraagd het concepteindrapport te controleren op feitelijke juistheid en openbaarheid van de informatie; de zogenaamde ambtelijke feitencheck. Voor de commissie is het van belang dat er in alle fasen van het onderzoek goede communicatie met de betrokken ambtenaren plaatsvindt. De commissie ziet hier op toe. De commissie in contact met het college Tevens onderhoudt de rekenkamercommissie contact met de burgemeester, de wethouders en de gemeentesecretaris. Deze drie partijen worden op verschillende momenten in het jaar geïnformeerd over nieuw te starten onderzoek, de status van lopend onderzoek en de planning van de onderzoeken. In 2016 is voor het eerst een regionaal onderzoek uitgevoerd en daardoor moest de commissie afwijken van haar eigen onderzoeksprotocol. Er vond namelijk eerst publicatie van het onderzoek plaats, waar normaliter gevraagd wordt om een bestuurlijke reactie. Om dit te ondervangen heeft de commissie voorafgaand aan de oplevering van het SON-onderzoek een gesprek gehad met de verantwoordelijk bestuurder. met de griffie De rekenkamercommissie heeft regelmatig overleg met de griffier over Rekenkamer-gerelateerde zaken (rekenkamerbudget, planning publicatie rekenkameronderzoeken). Daarbij komt dat de adjunct-griffier tevens secretaris van de commissie is.

5 Uitgevoerde onderzoeken In het onderzoeksjaar 2016 zijn geen onderzoeken door de commissie aangeboden aan de gemeenteraad. Wel liepen er een viertal onderzoeken: Telewerken Binnen gemeenten is er een toename van telewerken. Zo maakt ook de gemeente Hengelo het voor haar medewerkers mogelijk niet langer op een vaste werkplek in een gemeentelijk pand te werken, maar ook daarbuiten. De rekenkamercommissie van de gemeente Hengelo heeft een onderzoek naar het veiligheidsbewustzijn en veiligheidsgedrag van gemeenteambtenaren bij het gebruik van telewerken uitgevoerd. De commissie heeft van het college van B&W in de maand november een bestuurlijke reactie ontvangen op het aangeboden onderzoek. Deze reactie wordt nu verwerkt in een nawoord en aanbiedingsbrief aan de gemeenteraad. Schulddienstverlening nader bekeken ism Twentse Rekenkamers Op grond van de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs), die in 2012 in werking trad, heeft de gemeente de regierol op het gebied van schulddienstverlening. De Stadsbank Oost-Nederland (SON) is een gemeenschappelijke regeling waarin 22 gemeenten participeren: 14 Twentse en 8 Achterhoekse gemeenten. De SON speelt voor de inwoners van deze gemeenten een belangrijke rol in de uitvoering van schulddienstverlening. Met het oog op dit maatschappelijke belang hebben de Rekenkamercommissies van Almelo, Borne, Enschede, Hengelo en Oldenzaal besloten gezamenlijk onderzoek te doen naar deze gemeenschappelijke regeling. Resultaten van dit onderzoek zijn in november door het onderzoeksbureau opgeleverd. Vervolgens hebben de commissies gezamenlijk conclusies en aanbevelingen opgesteld en gepubliceerd. De commissie heeft de gezamenlijke conclusies en aanbevelingen vervolgens aan het college van B&W aangeboden en verzocht om een bestuurlijke reactie. Wanneer deze reactie wordt ontvangen zal de commissie deze verwerken en het onderzoek aanbieden aan de gemeenteraad van Hengelo voor bespreking. Onderzoek 3D ism Algemene Rekenkamer Op verzoek van de Tweede Kamer heeft de Algemene Rekenkamer onderzoek gedaan naar de voorbereidingen op de decentralisaties sociaal domein. In de periode doet de Algemene Rekenkamer onderzoek naar de gevolgen van de decentralisaties in de praktijk. Het onderzoeken van de gevolgen in de praktijk gaat in samenwerking met lokale rekenkamer(commissie)s van gemeenten. Hengelo is er daar één van. Op deze manier wordt gezamenlijk kennis opgebouwd en een integraal beeld gegeven van het sociaal domein (landelijk en lokaal). De eerste fase van het onderzoek richt zich op hoe gemeenten zijn omgegaan met (de voorbereiding op) de transitie ; de latere fasen van het onderzoek gaan in op de gevolgen van de decentralisatie. In 2016 heeft de Algemene Rekenkamer een groot aantal gesprekken gevoerd met medewerkers van de gemeente, en vond uitgebreide documentenanalyse plaats. In conflict met gemeente, notitie bezwaar en beroep De Rekenkamercommissie heeft onderzoek verricht naar diverse aspecten van bezwaar en beroep in de gemeente Hengelo. Het gaat daarbij om twee deelonderzoeken: 1. Een door de Rekenkamercommissie zelf verricht inventariserend onderzoek naar de praktijk van met namebezwaarschriftprocedures 2. Een in opdracht van de Rekenkamercommissie verricht onderzoek naar langdurige conflicten tussen de gemeente Hengelo en burgers. Gedurende de uitvoering van beide deelonderzoeken is gelet op de overlap in thematiek- besloten tot een gezamenlijke rapportage over beide onderzoeken. Daartoe zijn de voornaamste bevindingen uit beide onderzoeken in de periode september december 2016 door de rekenkamercommissie samengebracht in één notitie. Op onze website worden alle rapporten integraal opgenomen. Tevens is hier het meest recente onderzoeksprogramma te vinden. We kiezen er in het jaarverslag voor om te beperken tot een korte beschrijving en stand van zaken.

6 Overige activiteiten Regionale Samenwerking De rekenkamercommissies van Almelo, Borne, Enschede, Hengelo en Oldenzaal zijn in 2015 gestart met een gezamenlijk onderzoek naar de Schulddienstverlening door de gemeenschappelijke regeling Stadsbank Oost-Nederland (SON). De rekenkamers zijn tevreden over de samenwerking en zijn in de loop van het onderzoek naar elkaar toegegroeid. Zo is er een periodiek overleg waar zowel de voorzitter als de secretaris van de commissie bij aanwezig is. Met respect voor en behoud van ieders eigen werkwijze en cultuur is een werkwijze gegroeid, die voor alle vijf rekenkamercommissies een goede basis is voor verdere samenwerking op gemeenschappelijke thema s. Eind 2016 is besloten een vervolg te geven aan de samenwerking en is gestart met een onderzoek naar Twente Milieu. Het onderzoek wordt in samenwerking opgepakt en uitgevoerd. Daarnaast wordt met ingang van 2017 op verzoek van de samenwerkende rekenkamers jaarlijks een QuickScan uitgevoerd naar de jaarstukken van verbonden partijen waarin de betrokken gemeenten deelnemen. Voor zowel onderzoeken als QuickScans zijn andere rekenkamers in Twente uitgenodigd om aan te sluiten. Werving extern lid en onderzoeker In februari 2016 is de zittingstermijn van extern-commissielid, de heer Svensson, afgelopen. De secretaris/onderzoeker, de heer Plomp, is medio 2016 gepensioneerd. Hierdoor is de samenstelling van de commissie het afgelopen jaar gewijzigd en zijn een tweetal functies vacant. De commissie heeft, na consult met de raadsfracties, besloten de functie van secretaris/ onderzoeker te splitsen. Dit heeft geresulteerd in het leveren van een ambtelijk secretaris, de heer Hartendorp, vanuit de griffie én de werving van een onderzoeker. De keuze voor de werving van een onderzoeker komt voort uit de wens om onderzoek meer in eigen beheer uit te voeren en daarmee sneller en doelgerichter onderzoek te kunnen doen. In het vierde kwartaal van 2016 is door de commissie geworven voor de functie van extern lid van de commissie en de functie van onderzoeker. Er zijn daarop door de commissie gesprekken gevoerd met meerdere kandidaten. De commissie verwacht in het eerste kwartaal van 2017 voor de invulling van beide posities een benoemingsvoorstel aan de gemeenteraad van Hengelo voor te leggen. Aanpassing onderzoeksprotocol De commissie werkt volgens een onderzoeksprotocol dat nadere regels en aanwijzingen bevat voor planning, uitvoering, begeleiding en afronding van dergelijke door de commissie geïnitieerde onderzoeken. Door de eerder genoemde wijziging in samenstelling van de commissie, het aannemen van een onderzoeker en de opgedane ervaringen uit het samenwerken met rekenkamercommissies uit de regio hebben geleid tot aanpassingen in het onderzoeksprotocol. Naast tekstuele aanpassingen zijn er een tweetal majeure wijzigingen, het betreft: - Het voornemen tot onderzoek wordt door de rekenkamercommissie verzonden aan de raad en het college. In het oude onderzoeksprotocol is het doen van deze mededeling uitgebreid met de mogelijkheid tot het geven van een reactie. Aangezien van deze reactiemogelijkheid geen gebruik wordt gemaakt, is dit punt gewijzigd. De secretaris verricht een ambtelijke check op mogelijk vergelijkbare onderzoeken door het college of derden. - De commissie gaf het college voorafgaand aan aanbieding van het onderzoek aan de gemeenteraad- de mogelijkheid tot het geven van een bestuurlijke reactie. De commissie blijft inzetten op de ambtelijke feitencheck, maar gaat het eindrapport direct aanbieden aan de gemeenteraad en college. In de aanbiedingsbrief doet de commissie een voorstel tot (raads-)behandeling en verzoekt zij het college voorafgaand of tijdens de eventuele behandeling bestuurlijk te reageren. Hiermee beoogt de commissie een snellere doorlooptijd van uit te voeren onderzoeken en doet zij meer recht aan de positie van de gemeenteraad.

7 *P *P P De P Betreft Financieel Het budget van de commissie bedroeg in het jaar In totaal heeft de commissie voor ,25 aan kosten gemaakt. Hiermee is de commissie binnen het, aan de commissie beschikbaar gestelde, budget gebleven. Het resultaat maakt conforme de financiële uitgangspunten van de gemeente Hengelo onderdeel uit van het jaarresultaat. KOSTEN REKENKAMERCOMMISSIE kosten onderzoek 8.595, ,00 1 presentiegelden externe leden*p P 4.892, ,00 reis-, verblijf en representatie 55,25 - doorberekening personeelslasten secretaris*p , ,00 resultaat , ,00 1 presentiegelden van bijeenkomsten in november en december 2016 komen ten laste van het budget de kosten voor de inzet voor 9 maanden.