Release notes. Kennys Prinsys

Transcriptie

1 Release notes Kennys Prinsys

2 Inhoud 1 Samenvatting en installatie Oude onderzoeken module uitgefaseerd Systeemeisen voor optimaal gebruik nieuwe versie Installeren van de nieuwe versie Acties na de installatie Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) Nieuwe functionaliteiten Multi Factor Authenticatie Single Sign On Beveiliging op afdelingshoofd en hoofd projectgroep Beveiliging op werkgever Wet Bescherming Persoonsgegevens Diverse verbeteringen Recruitment Extra beveiliging Bijlagen Beveiliging op afdelingshoofd en hoofd projectgroep Relatie selectiegroepen Afdelingshoofd Hoofd projectgroep Projectgroepen zijn niet meer onderling gekoppeld Uitbreidende en beperkende selectiebeveiliging Nieuwe SI Beveiligingswaarden Nieuwe beveiligingssoorten Diversen Schermen met commentaarvelden Opleidingendeeltabel Ervaringentabel Kostensoorten Planningen Kennys Prinsys Release notes Pagina 2 van 28

3 3.2.5 Planning vacature Variabele componenten tabel Resultatentabel Vorige werkgever Opleidingen beoordelingen Ervaringen Toepassen van verzuim volgens de WBP KENNYS PRINSYS is tot stand gekomen in samenwerking met Kencom B.V. Kencom B.V. wordt commercieel en operationeel vertegenwoordigd door Kennys B.V te Gouda. PRINSYS is een geregistreerd handelsmerk van Kencom B.V. te Gouda. Alle andere merk- en productnamen zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van de desbetreffende houders. Kencom B.V., alle rechten voorbehouden. Deze documentatie is auteursrechtelijk beschermd. Het is verboden deze documentatie op enigerlei wijze te reproduceren, te verspreiden of aan derden te openbaren zonder schriftelijke toestemming van Kencom B.V. Gouda, februari 2018 Kennys Prinsys Release notes Pagina 3 van 28

4 1 Samenvatting en installatie De nieuwe versie van Kennys Prinsys bevat diverse verbeteringen en uitbreidingen. Dit document is daarvan een uitgebreid overzicht. Een samenvatting van de belangrijkste aanpassingen: Nieuwe beveiligingsmogelijkheden In deze versie zijn diverse onderdelen uitgebreid in de beveiliging. Ook hebben we nieuwe beveiligingsmogelijkheden toegevoegd waarmee onder andere het inloggen sneller en/of veiliger gaat: Multi Factor Authenticatie kan nu worden toegepast. Met een extra controlestap kunt u hiermee de inlogprocedure tot Kennys Prinsys nog beter beveiligen. Handig voor de beveiliging van accounts die vergaande rechten hebben. Gebruikers kunnen nu snel inloggen met een social account zoals Facebook of Google. Ook wel Single Sign On genoemd. Hierdoor is het niet meer nodig om elke keer het Kennys Prinsys wachtwoord in te vullen. Naast de werknemers zijn nu ook de overige tabellen te beveiligen op de Werkgever. Handig voor het afschermen van Vacatures en Sollicitanten voor delen van de organisatie. De beveiliging van werknemers kan via een eenvoudige stap nu ook op Afdelingshoofd en/of Projectgroephoofd worden toegepast. Dit in tegenstelling tot de Aansturing waarbij u dit per werknemer moest aangeven. Diverse verbeteringen Verzuim kan nu worden beheerd en geregistreerd volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens De bijzondere waarde naam incl. voornaam is nu beschikbaar bij Aangestuurd door In Applicatiebeheer is een zogenoemde Bestandsverkenner beschikbaar Kennys Prinsys Release notes Pagina 4 van 28

5 1.1 Oude onderzoeken module uitgefaseerd Met deze versie wordt er definitief afscheid genomen van de Onderzoeken module. Hiervoor bieden we al geruime tijd een beter en flexibeler alternatief, namelijk Formulieren. Neem voor meer informatie hierover contact met ons op. 1.2 Systeemeisen voor optimaal gebruik nieuwe versie Om versie goed te kunnen gebruiken, zijn diverse systeemeisen van toepassing. Kijk op deze pagina voor een overzicht van de actuele systeemeisen. 1.3 Installeren van de nieuwe versie Versie dient door iemand van Kennys te worden geïnstalleerd, u kunt dat niet zelf doen. Deze Kennys Prinsys versie baseert zich namelijk op een nieuwe versie van Progress, het onderliggende platform waar Kennys Prinsys gebruik van maakt. Is Kennys Prinsys lokaal bij u geïnstalleerd? Neem dan contact op met uw consultant bij Kennys Prinsys zodat de installatie ingepland kan worden. Aan deze installatie zijn kosten verbonden. 1.4 Acties na de installatie Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) Deze versie levert een tweetal conversies uit waarmee het ziekteverzuim zodanig wordt aangepast zodat het voldoet aan de Web Bescherming Persoonsgegevens. Wilt u Prinsys hierop aanpassen, dan dient u na de installatie nog een aantal extra stappen uit te voeren. Zie voor de stappen van de conversies: Toepassen van verzuim volgens de WBP. Kennys Prinsys Release notes Pagina 5 van 28

6 2 Nieuwe functionaliteiten 2.1 Multi Factor Authenticatie Multi Factor Authenticatie (MFA) is een manier van beveiligd inloggen. Het komt erop neer dat het inloggen in Kennys Prinsys extra kan worden aangescherpt doordat een stap wordt toegevoegd aan de inlogprocedure. Het invullen van het wachtwoord is bij gebruik van MFA niet voldoende. Na het invoeren van het wachtwoord moet de gebruiker nog eens bevestiging geven via een app op de mobiele telefoon. Wanneer deze bevestiging is geslaagd, krijgt de gebruiker toegang tot Kennys Prinsys. Multi Factor Authenticatie is vanaf versie niet verplicht. Hierdoor kunt u blijven werken zoals u nu gewend bent. Echter, het gebruik van Multi Factor Authenticatie wordt sterk aangeraden voor gebruikers die vergaande bevoegdheden hebben binnen Kennys Prinsys en meerdere medewerkers mogen zien. De Multi Factor Authenticatie kan op verschillende manieren worden toegepast: 1. Met de (gratis) Microsoft en/of Google Authenticator app. 2. Met een tijdelijke of een vaste Bypasscode. In de toekomst wordt het tevens mogelijk om de MFA-code via SMS te versturen naar de gebruiker. Hier zijn kosten aan verbonden. De Microsoft en Google Authenticator app in combinatie met Kennys Prinsys werkt als volgt. De App kan kosteloos worden geïnstalleerd. Wanneer de gebruiker voor de eerste keer in Kennys Prinsys inlogt, kan hij of zij een barcode scannen waarmee in de app een 6-cijferige code wordt getoond die om de 30 seconden wordt vernieuwd. Deze 6-cijferige code dient ingevoerd te worden nadat de gebruiker is ingelogd. Deze app ziet er (met 2 accounts) zo uit: Kennys Prinsys Release notes Pagina 6 van 28

7 Voor meer informatie over de Multi Factor Authenticatie en de implementatie hiervan neemt u contact op met uw leverancier. 2.2 Single Sign On Single Sign On (SSO) is een methode waarmee u met een bestaand account kunt inloggen in een andere applicatie. Veelal is dit een social media account zoals Facebook of Google. Gebruikt u Kennys Prinsys in SaaS (de Cloud)? Dan is het vanaf versie mogelijk om met een persoonlijk social media account in te loggen in Kennys Prinsys. Hiervoor zijn een aantal knoppen toegevoegd aan het inlogscherm: Kennys Prinsys Release notes Pagina 7 van 28

8 Let wel; voordat een gebruiker hier daadwerkelijk gebruik van kan maken dienen een aantal zaken te worden ingericht. Op hoofdlijnen zijn dat: Het inloggen met een social media account moet zijn geactiveerd binnen uw omgeving. Vanaf is dat niet standaard het geval. De gebruiker moet een actief account hebben en eerst kunnen inloggen, pas daarna kan aan de gebruiker vanuit Kennys Prinsys één of meerdere social media accounts gekoppeld worden. Neem voor het gebruik van deze functionaliteit contact op met uw leverancier. 2.3 Beveiliging op afdelingshoofd en hoofd projectgroep In de relatie-beveiliging (tussen de leidinggevende en werknemers) zijn twee nieuwe type beveiligingssoorten toegevoegd, namelijk beveiligen op basis van: 1. Afdelingshoofd 2. Hoofd projectgroep Het is reeds mogelijk om de leidinggevende alleen medewerkers te laten zien waar hij leiding aan geeft door middel van de Aansturing, zie bijvoorbeeld: Kennys Prinsys Release notes Pagina 8 van 28

9 Op deze manier dient elke medewerker aan de leidinggevende toegekend te worden alvorens de leidinggevende deze medewerker(s) kan zien. Deze beveiligingsmogelijkheid blijft bestaan. Vanaf versie wordt het mogelijk om de relatie tussen de leidinggevende en de medewerker te baseren op basis van afdelingshoofd. Het is dus niet altijd meer nodig om dit per werknemer aan te geven. Bijvoorbeeld: deze medewerker is leidinggevende van de volgende afdelingen: Wanneer deze leidinggevende ook een beveiligingsprofiel heeft op basis van de Beheerde org.eenh., dan zal de leidinggevende automatisch de medewerkers zien die op de betreffende afdelingen werkzaam zijn. Zie Beveiliging op afdelingshoofd en hoofd projectgroep voor een uitgebreide beschrijving van de wijzigingen en mogelijkheden. 2.4 Beveiliging op werkgever Het is mogelijk om de beveiliging op werknemers toe te passen op basis van het organogram (werkgevers en organisatie-eenheden). Deze beveiliging was dan niet van toepassing op de niet-werknemer tabellen. Denk bij dit laatste aan Vacatures, Sollicitanten, Tekstsjablonen, etc. Vanaf deze versie is het mogelijk om de beveiliging op basis van het organogram ook toe te passen op de niet werknemer tabellen. Hiermee wordt het mogelijk om bijvoorbeeld Vacatures (en daarmee Sollicitanten) af te schermen per werkgevers of meerdere werkgevers tegelijkertijd. Kennys Prinsys Release notes Pagina 9 van 28

10 Doordat een vacature aan een werkgever gekoppeld is, is hierdoor bijvoorbeeld eenvoudig in te regelen dat een gebruiker alleen de vacatures en sollicitanten ziet van zijn eigen bedrijfsonderdeel. 2.5 Wet Bescherming Persoonsgegevens Naar aanleiding van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) zijn er diverse wijzigingen in Kennys Prinsys doorgevoerd met betrekking tot verzuimregistratie. Om het ziekteverzuim binnen Kennys Prinsys toe te passen volgens de WBP, dienen een aantal handelingen uitgevoerd te worden, zie daarvoor: Toepassen van verzuim volgens de WBP Kennys Prinsys Release notes Pagina 10 van 28

11 2.6 Diverse verbeteringen Wijzigingsnummer P Omschrijving Diverse schermen in Kennys Prinsys bevatte nog losse commentaarvelden. Deze losse commentaarvelden zijn (inclusief de inhoud) samengevoegd tot één veld. Dit is toegepast op de volgende schermen: Opleidingendeeltabel (kcdl) Ervaringentabel (kerv) Kostensoorten (okso) Planningen (opla) (hierbij is het label ook aangepast van toelichting naar opmerkingen) Planning vacature (vpla) Variabele componententabel (ovar) Resultatentabel (ores) Vorige werkgevers (wvor) Opleidingen beoordelingen (wcbe) P P P P Het is nu mogelijk om een werknemer uit dienst te melden, ook als de gebruiker geen rechten heeft voor de aansturende/aangestuurde werknemer. Er wordt nu een melding geven als een organisatie-eenheid wordt afgesloten, maar er nog actieve onderliggende eenheden zijn die eerst afgesloten moeten worden. Het is nu mogelijk om in Acties Vervolg (waarmee automatisch acties in het systeem gestart kunnen worden) ook gegevens van de actuele verzuimmelding te gebruiken wanneer er een vervolgactie op Ziektegeval acties wordt toegepast. Onder actiemenu in Applicatiebeheer is een bestandsverkenner beschikbaar gesteld: Met deze bestandsverkenner kunnen bepaalde mappen en bestanden binnen de omgeving worden bekeken en gedownload: Kennys Prinsys Release notes Pagina 11 van 28

12 Met behulp van deze functionaliteit kan snel de inhoud van diverse servermappen (met soort batch of upload ) bekeken worden en kunnen deze bestanden geopend worden. Bepaalde mappen zoals bijvoorbeeld de archief map, of mappen die buiten de mappenstructuur van Kennys Prinsys vallen zijn echter vanwege beveiligingsoverwegingen uitgezonderd van deze functionaliteit. Bij deze mappen verschijnt een melding dat de inhoud niet getoond kan worden vanwege onvoldoende rechten. P De bijzondere waarde naam incl. voornaam is toegevoegd aan het scherm Aansturende door. Zie bijvoorbeeld: Zie bijvoorbeeld het gebruik van dit veld als een kolom in Flex rapportage: Kennys Prinsys Release notes Pagina 12 van 28

13 Op het rapport komt dan het volgende te staan: Kennys Prinsys Release notes Pagina 13 van 28

14 2.7 Recruitment Kennys Prinsys biedt uitgebreide functionaliteiten waarmee de binnenkomst en behandeling van sollicitanten automatisch en efficiënt plaatsvind. Er zijn binnen Kennys Prinsys een aantal kleine verbeteringen doorgevoerd, het gaat om: Op het scherm Sollicitanten wordt nu ook de omschrijving van de vacature getoond. Voorheen werd alleen de vacaturecode getoond. Het scherm Sollicitaties heeft een nieuw veld: reis kilometers. Dit veld wordt bij het solliciteren in het vacature portaal automatisch gevuld met de enkele reisafstand. Dit wordt berekend op basis van de afstand van het woonadres van de sollicitant en de locatie van de vacature. Op het zoekscherm van de Sollicitanten zijn de kolommen aangepast, zo wordt nu ook de roepnaam getoond. Op het scherm Vacature wordt nu ook de omschrijving (indien gevuld) uit de achterliggende tabel getoond van de: o Werkgever o Organisatie-eenheid o Werklocatie Kennys Prinsys Release notes Pagina 14 van 28

15 2.8 Extra beveiliging Wijzigingsnummer P P Omschrijving Een geblokkeerde gebruiker heeft niet meer de mogelijkheid om via wachtwoord vergeten zijn wachtwoord aan te passen. Het verzenden van via een beveiligde mailserver wordt nu ondersteund. Zo kan nu bijvoorbeeld de smtp-server van Gmail worden gebruikt. Kennys Prinsys Release notes Pagina 15 van 28

16 3 Bijlagen 3.1 Beveiliging op afdelingshoofd en hoofd projectgroep Relatie selectiegroepen Het was tot nu toe alleen mogelijk om een relatie selectiebeveiliging op basis van aansturende in te regelen. Het is nu ook mogelijk om dat op afdelingshoofd en/of hoofd projectgroep in te regelen: Afdelingshoofd Bij een afdeling kunnen verschillende soorten hoofden benoemd worden. Denk aan afdelingshoofd of vervangend hoofd. In de selectiebeveiliging kan aangegeven worden welke soorten afdelingshoofd werknemers op een afdeling kunnen zien. Een afdelingshoofd ziet de werknemers op de afdeling waar hij of zij hoofd van is, plus alle werknemers van alle onderliggende afdelingen. Of zij ook zichzelf ziet als ze op haar eigen afdeling werkt, wordt gestuurd door de SI Beveiligingswaarden. Een afdelingshoofd ziet niet de afdelingshoofden op de afdeling of onderliggende afdelingen (tenzij dat ook gewone werknemers op die afdelingen zijn). Als een afdelingshoofd werknemers kan toevoegen: een afdelingshoofd kan alleen werknemers toevoegen op een afdeling waar hij / zij zelf hoofd van is. Kennys Prinsys Release notes Pagina 16 van 28

17 3.1.3 Hoofd projectgroep Bij een projectgroep kunnen verschillende soorten hoofden benoemd worden. Denk aan projecthoofd of vervangend hoofd. In de selectiebeveiliging kan aangegeven worden welke soorten hoofd projectgroep de leden van de werkgroep kunnen zien. Of zij ook zichzelf ziet als ze behalve hoofd ook lid van de projectgroep is, wordt gestuurd door de SI Beveiligingswaarden. Een hoofd projectgroep ziet niet de hoofden van de projectgroep, tenzij die ook gewone leden van de werkgroep zijn. Projectgroepen staan los van het organogram en zijn dus flexibel in te zetten. Denk aan bijvoorbeeld een projectgroep voor de OR of BHV ers Projectgroepen zijn niet meer onderling gekoppeld Voorheen konden projectgroepen onderling gekoppeld zijn d.m.v. het veld besturende projectgroep. Dit werd in de praktijk door niemand gebruikt. Dit veld is daarom van het scherm verwijderd. Oude situatie Nieuwe situatie Er is dus geen samenhang meer tussen diverse projectgroepen. Ook in de selectiebeveiliging van projectgroepen hoeven we hier dus geen rekening meer mee te houden. Kennys Prinsys Release notes Pagina 17 van 28

18 3.1.5 Uitbreidende en beperkende selectiebeveiliging De relatie selectiebeveiliging is een zgn. uitbreidende beveiliging. Als een manager een relatie selectiegroep heeft waar in staat dat hij/zij alle werknemers mag zien waar hij/zij leidinggevende van is (aansturende) en alle werknemers die op zijn afdeling werken, dan ziet hij werknemers waar hij ofwel leidinggevende van is, ofwel die op zijn afdeling werken. Een werknemer moet dus in minstens één ingerichte beveiliging vallen om zichtbaar te zijn. Dit in tegenstelling tot de gewone selectiebeveiliging, die een beperkende beveiliging is. Men ziet een werknemer alleen als zij aan alle ingerichte beveiligingen voldoet. Bijvoorbeeld alle werknemers die vaste kracht zijn en die werken in Gouda. De zichtbaarheid van een werknemer voor een manager houdt op wanneer: de relatie (aansturende/aangestuurde) wordt afgesloten, de afdeling wordt afgesloten, de werknemer niet meer op de afdeling werkt, de manager niet langer afdelingshoofd is, de projectgroep wordt afgesloten, de werknemer niet langer lid is van de projectgroep, of de manager niet langer hoofd van de projectgroep is Nieuwe SI Beveiligingswaarden Er is een nieuwe systeeminstelling Beveiligingswaarden: Hierin staat of een afdelingshoofd zichzelf mag zien als hij of zij op haar eigen afdeling werkt (en idem voor het hoofd van een projectgroep). Let op: na het aanpassen van waarden in deze SI moet de selectiebeveiliging opnieuw bepaald worden. De SI is opgenomen in de rol Overig. Kennys Prinsys Release notes Pagina 18 van 28

19 3.1.7 Nieuwe beveiligingssoorten Er zijn 4 nieuwe beveiligingssoorten in het leven geroepen: beveiligingstype beveiligingssoort soort toegang obev afdelingshoofd relatie hoofd projectgroep relatie wbev afdelingshoofd relatie hoofd projectgroep relatie Deze regelen voor de twee nieuwe beveiligingen welke werknemers zichtbaar zijn, en welke bijbehorende werkgevers zichtbaar zijn (als de beveiliging op werkgever in de SI multi-tenant op ja staat) Diversen Diverse kleine aanpassingen: De soort groep bij gewone selectiegroepen is nu gevuld met gewoon (i.p.v. leeg). De soort toegang bij gewone beveiligingsgroepen is nu gevuld met gewoon (i.p.v. leeg). De beveiligingssoort relatie heet nu aansturende. Kennys Prinsys Release notes Pagina 19 van 28

20 3.2 Schermen met commentaarvelden Opleidingendeeltabel Oude situatie: Nieuwe situatie: Ervaringentabel Oude situatie: Nieuwe situatie: Kennys Prinsys Release notes Pagina 20 van 28

21 3.2.3 Kostensoorten Oude situatie: Nieuwe situatie: Planningen Oude situatie: Kennys Prinsys Release notes Pagina 21 van 28

22 Nieuwe situatie: Planning vacature Oude situatie: Kennys Prinsys Release notes Pagina 22 van 28

23 Nieuwe situatie: Variabele componenten tabel Oude situatie: Nieuwe situatie: Kennys Prinsys Release notes Pagina 23 van 28

24 3.2.7 Resultatentabel Oude situatie: Nieuwe situatie: Vorige werkgever Oude situatie: Kennys Prinsys Release notes Pagina 24 van 28

25 Nieuwe situatie: Opleidingen beoordelingen Oude situatie: Kennys Prinsys Release notes Pagina 25 van 28

26 Nieuwe situatie: Historie Oude situatie: Nieuwe situatie: Ervaringen Oude situatie: Nieuwe situatie: Kennys Prinsys Release notes Pagina 26 van 28

27 Historie Oude situatie: Nieuwe situatie: Kennys Prinsys Release notes Pagina 27 van 28

28 3.3 Toepassen van verzuim volgens de WBP Onder het actiemenu in Applicatiebeheer zijn er twee conversies beschikbaar: 1. WBP verzuim - Conversie reden verzuim 2. WBP verzuim - Conversie verhaalbaarheid Om de waarden voor velden van Reden verzuim en Verhaalbaarheid om te zetten naar de nieuwe waarden, moeten eerst twee vertaaltabellen gevuld worden uit de systeeminstelling Vertalingen gevuld worden: 221 Verhaalbaarheid 222 Reden verzuim De huidige waarden staan al bij de interne waarde. Bij de externe waarde moet steeds één van de nieuwe waarden ingevuld worden. De conversies passen enkele controles toe voordat de conversie daadwerkelijk uitgevoerd wordt. Met de conversies wordt het volgende omgezet (indien van toepassing): Voor beide conversies geldt: Verzuimmeldingen Ook alle historie wordt aangepast. Mocht er een historisch record zijn met een waarde die niet meer bekend is, dan word deze geconverteerd naar een lege waarde. Selectievarianten en batches Reden verzuim: Payroll (import en export) de vertaaltabel behorende bij reden ziekteverzuim Verzuimstandaard vertaaltabel 243-Reden verzuim De waarden voor reden verzuim in Keuzevelden Systeeminstelling Formulieren gebruik veld lijst reden verzuim Systeeminstelling Verzuimmeldingen signalering veld lijst reden verzuim Systeeminstelling Verzuimmelding na ongeval veld redenen verzuim bij ongeval Systeeminstelling Verzuimsignalering veld niet te signaleren verzuimredenen Verhaalbaarheid: Bijz. ziektegeval/vertaalbaarheid in Keuzevelden Systeeminstelling Arbodiensten veld uitstel niet Systeeminstelling Formulieren gebruik veld lijst verhaalbaarheid Systeeminstelling Verzuimmeldingen signalering veld lijst verhaalbaarheid Verzuimstandaard vertaaltabel 242-Vangnetcode Rapportselectie 852 Kennys Prinsys Release notes Pagina 28 van 28