Factsheet werknemersportaal Werkgever en werknemer

Transcriptie

1 Factsheet werknemersportaal Werkgever en werknemer

2 Werknemersportaal VerzuimSignaal Factsheet voor werknemer & werkgever Binnen GOED zijn wij altijd op zoek naar mogelijkheden om onze dienstverlening te verbeteren. Middels deze factsheet informeren wij graag over het gebruik van het werknemersportaal. Met het werknemersportaal van VerzuimSignaal heeft werknemer inzicht in alle relevante informatie over zijn/haar verzuimdossier. De werknemer wordt gelijktijdig met zijn/haar werkgever geïnformeerd over de aanwezigheid van een nieuw document. De gegevens in het portaal zijn op dezelfde wijze beveiligd als de VerzuimSignaal applicatie die gebruikt wordt door de werkgever en arbodienst. Dit houdt in dat de gegevens alleen toegankelijk zijn middels tweefactorauthenticatie. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist dat werknemers op een veilige manier inzicht krijgen in hun verzuimdossier en daarnaast stelt het tuchtcollege voor de gezondheidszorg dat de terugkoppeling van een consult gelijktijdig worden verstrekt aan werkgever en werknemer. Werknemersportaal samengevat Eenvoudig in gebruik Overzichtelijk design maakt het navigeren binnen en het gebruik van het portaal intuitief en eenvoudig. Veiligheid Met het online werknemersportaal kan (persoonlijke, niet medische) informatie veilig en volgens de laatste privacyregelgeving worden gedeeld. Werknemer meer betrokken De werknemer staat centraal binnen de keten en kan de stappen tijdens de verzuimperiode op de voet volgen. Geschikt voor tablet, smartphone en PC De werknemer kan alle relevante informatie benaderen vanaf een desktop, laptop, smartphone of tablet op het moment dat het hem/haar het beste uitkomt.

3 De mogelijkheden binnen het werknemersportaal van GOED Het werknemersportaal biedt verschillende functionaliteiten, waarbij de arbodienst bepaalt welke functionaliteiten er in gebruik genomen zullen worden. Als GOED hebben wij ons verdiept in alle mogelijke functionaliteiten en een keuze gemaakt in de wijze van gebruik. Wij geven graag uitleg over de functionaliteiten die wij bij het implementeren van het werknemersportaal beschikbaar stellen. Indien wij op een later moment besluiten om de functionaliteiten uit te breiden dan zullen wij hierover op eenzelfde manier, middels een factsheet, over informeren. Documenten Alle gedeelde documenten worden op een handige tijdlijn gepresenteerd in het portaal van de werknemer. De werkgever en GOED bepalen zelf welke documenten gedeeld worden met de werknemer. notificaties ontvangen De werknemer wordt via notificaties op de hoogte gehouden over belangrijke mutaties in het dossier. Zo ontvangt de werknemer automatisch een bericht als er een document wordt toegevoegd aan het dossier. Deze instellingen kunnen niet op individueel niveau worden aangepast en gelden voor alle werknemers die gebruik maken van het werknemersportaal. Tweefactorauthenticatie Het werknemerportaal is beveiligd met tweefactorauthenticatie waarbij de werknemer de tweede factor om in te loggen ontvangt via de authenticatie app. Tonen van contactgegevens Indien beschikbaar in VerzuimSignaal worden de contactgegevens van leidinggevende en inzetbaarheidsdeskundige getoond in het werknemersportaal. Uitnodigen van werknemers Wij nodigen de werknemers uit op klantniveau, waarbij wij vooraf de klant informeren over de start van het gebruik van het werknemersportaal voor de eigen (verzuimende) werknemers. adres vereist Enkel werknemers waarbij in VerzuimSignaal een mailadres beschikbaar is, kunnen uitgenodigd worden voor het gebruik van het werknemersportaal. Indien er geen e- mailadres aanwezig is, kan de werkgever in de rol van P&O/HR of de inzetbaarheidsdeskundige van GOED de contactgegevens aanvullen in VerzuimSignaal. Indien er geen mailadres beschikbaar is, maar wel sprake van verzuim, zal de inzetbaarheidsdeskundige van GOED tijdens het eerste contact met medewerker het mailadres van de werknemer opvragen, toevoegen aan het systeem en de werknemer persoonlijke uitnodigingen. Let op: Indien er een koppeling actief is tussen het HRM-systeem van de werkgever en VerzuimSignaal, dan het verzoek om de gegevens NIET toe te voegen aan VerzuimSignaal

4 maar te zorgen dat deze informatie vanuit het HRM-systeem naar VerzuimSignaal wordt verzondenl Uitnodigingsmail GOED bepaalt samen met de werkgever de start van het gebruik van het werknemersportaal. In overleg met de werkgever verzorgt GOED namens de werkgever de uitnodigingen richting werknemers. De uitnodigingsmail is opgesteld vanuit de werkgever, daar deze de opdracht geeft tot de uitrol van deze functionaliteit. De werkgever wordt vooraf verzocht om alle documentatie die GOED beschikbaar stelt over het werknemersportaal te delen met de werknemers. Tevens stelt GOED deze informatie ook beschikbaar via de website zodat iedereen GOED geïnformeerd is. Standaard tekst uitnodigingsmail Beste [roepnaam] [achternaam_voorkeur], Jouw werkgever [bedrijfsnaam] heeft je uitgenodigd om gebruik te maken van het Werknemersportaal. Dit portaal wordt vanuit de applicatie Unit4 VerzuimSignaal door de arbodienst GOED beschikbaar gesteld voor werknemers. Uitgebreide informatie inclusief handleidingen zijn reeds gedeeld via jouw werkgever en/of inzetbaarheidsdeskundige. Indien gewenst is deze informatie is tevens terug te vinden op onze website Om gebruik te maken van het portaal moet je eerst jouw account registreren. Gebruikersnaam is: [uitnodiging_gebruikersnaam] (Gebruikersnaam is hooflettergevoelig). Klik op de link om jouw account te registreren: [uitnodiging_validatie_link] Hartelijke groet, Ingerichte signalen voor werknemers Werknemer Document gedeeld De werknemer ontvangt een notificatie op het moment dat een VerzuimSignaal gebruiker een document deelt in het werknemersportaal. Werknemer Gedeeld document gewijzigd De werknemer ontvangt een notificatie op het moment dat een VerzuimSignaal gebruiker een document, reeds toegevoegd aan het aan het werknemersportaal, wijzigt.

5 FAQ Frequently Asked Question werknemersportaal werknemer

6 FAQ Frequently Asked Questions Voor werknemers die gebruik maken van het werknemersportaal 1. Ik heb van GOED een uitnodigingsmail ontvangen voor het werknemersportaal, wat moet ik doen? Je bent door de arbodienst uitgenodigd om gebruik te maken van het werknemersportaal. In dit portaal kun je de inhoud van jouw re-integratiedossier volgen. Het re-integratiedossier bevat alle documenten die onderdeel zijn van jouw verzuimverloop en opgesteld worden samen met jouw inzetbaarheidsdeskundige en/of leidinggevende. Hier valt o.a. de probleemanalyse, plannen van aanpak en terugkoppeling van spreekuren onder. Je dient de instructies te volgen die omschreven staan in de uitnodigingsmail. Klik op de link in de mail om vervolgens een aantal eenmalige stappen te doorlopen om je account voor het portaal aan te maken. 1. Op de validatiepagina die geopend wordt, valideer je jouw identiteit met je geregistreerde adres en geboortedatum. 2. In het scherm wat daarop volgt, voer je tweemaal je zelfgekozen wachtwoord in. 3. Vervolgens log je in op het werknemersportaal. 2. Hoe log ik in als werknemer? Inloggen gaat altijd via werknemer.verzuimsignaal.nl met de bij jou bekende inloggegevens in de vorm van jouw mailadres en zelfgekozen wachtwoord. 3. Ik kan niet inloggen. Wanneer je een foutmelding krijgt bij het inloggen op het werknemersportaal kan het volgende aan de hand zijn: 1. De gebruikersnaam is altijd het adres waarop u de uitnodigingsmail hebt ontvangen. 2. Je gebruikersnaam en wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig, houd hier rekening mee. 3. Na drie foutieve inlogpogingen wordt het account tijdelijk geblokkeerd. Je dient een uur te wachten om het nogmaals te proberen. 4. Je kunt op Wachtwoord vergeten klikken om het wachtwoord opnieuw in te stellen. Zie ook vraag 4 van deze FAQ.

7 4. Ik ben mijn wachtwoord vergeten, wat nu? Wanneer je het wachtwoord van het werknemersportaal niet meer weet kun je het volgende doen: 1. Ga naar het werknemersportaal (werknemer.verzuimsignaal.nl) en klik in het inlogscherm op Wachtwoord vergeten. 2. In het volgende scherm voer je je bestaande gebruikersnaam ( adres) en vervolgens een herhaling van het adres in. Het adres is het adres waarop je de uitnodiging hebt ontvangen voor het werknemersportaal. Klik op Wachtwoord herstellen. 3. Je ontvangt een met daarin een link. Klik op deze link. 4. In het scherm dat geopend wordt voer je de gebruikersnaam en het adres in. Daarna vul je in de volgende twee velden het zelfgekozen wachtwoord in. Deze wachtwoorden dienen in beide velden gelijk te zijn aan elkaar. 5. Klik op Wachtwoord aanmaken om weer terug te gaan naar het inlogscherm van het werknemersportaal. Je kunt nu weer inloggen met jouw nieuwe wachtwoord. 5. Mijn contactgegevens in het werknemersportaal kloppen niet, hoe kan ik dit wijzigen? Jouw werkgever kan je contactgegevens wijzigen in hun verzuimapplicatie. Neem hiervoor contact op met de afdeling personeelszaken. 6. Welke gegevens zijn beschikbaar in het medewerkersportaal. In het werknemersportaal zijn alle niet-medische documenten beschikbaar die door jouw werkgever en de inzetbaarheidsdeskundige (arbodienst) worden gekenmerkt als toevoegen aan medewerkersportaal. Te denken valt aan de probleemanalyse, plannen van aanpak en niet-medische gespreksverslagen. 7. Kan ik communiceren met mijn werkgever en/of inzetbaarheidsdeskundige via het werknemersportaal? Nee, het werknemersportaal is enkel bedoeld voor het opbouwen van uw dossier en zorgt ervoor dat, zodra er een document beschikbaar is, deze zowel met werkgever als met jou als werknemer op hetzelfde moment gedeeld wordt. Let op; het betreft hier enkel niet-medische documentatie die beschikbaar is voor werkgever en werknemer. 8. Mijn dossier is niet compleet, ik mis een aantal stukken/documenten. Neem contact op met jouw werkgever of jouw inzetbaarheidsdeskundige van GOED. De werkgever of wij als arbodienst dienen bij het toevoegen van een document aan te geven of het document zichtbaar is in het werknemersportaal. 9. Ik heb een vraag over mijn dossier, waar kan ik terecht? Voor vragen over het dossier in het werknemersportaal kan je terecht bij jouw werkgever of de inzetbaarheidsdeskundige van GOED. Indien de gegevens beschikbaar zijn in VerzuimSignaal worden de contactgegevens van bovengenoemde getoond in jouw portaal. 10. Ik heb drie keer mijn wachtwoord verkeerd ingevoerd en ben geblokkeerd, wat kan ik hieraan doen? Het account is tijdelijk geblokkeerd. Na een uur is de blokkade opgeheven en kan je opnieuw inloggen. Wachtwoord vergeten? Kijk dan naar vraag 4 van deze FAQ. 11. Kan ik zelf documenten plaatsen in het portaal?

8 Momenteel is het niet mogelijk om zelf documenten te plaatsen in het werknemersportaal. 12. Is het werknemersportaal ook als app beschikbaar? Het werknemersportaal is mobiel en tablet vriendelijk, er is geen aparte app beschikbaar. Je kan de website uiteraard wel als favoriet opslaan. 13. Kan ik een bericht ontvangen als er een nieuw document is toegevoegd aan mijn portaal? Ja, er zijn mogelijkheden om per notificaties te ontvangen. GOED heeft dit voor alle gebruikers van het werknemersportaal standaard aangezet. Alle gebruikers ontvangen per mail bericht zodra er beweging is in jouw dossier in de vorm van een nieuw toegevoegd document of een wijziging van een document. Deze instellingen kunnen niet op individueel niveau worden aangepast en gelden voor alle werknemers die gebruik maken van het werknemersportaal.

9 Handleiding Inlogproces werknemersportaal VerzuimSignaal werknemer

10 Handleiding inlogproces werknemersportaal VerzuimSignaal De betrokkenheid van de werknemer bij de opbouw van het eigen verzuimdossier is belangrijk voor het re-integratieproces. Met het nieuwe werknemersportaal krijg jij als werknemer op een eenvoudige en veilige wijze inzicht en toegang in je eigen reintegratiedossier. Hiermee krijg je een actievere rol in het proces door GOED, ben je op de hoogte van de voortgang en de toegevoegde documentatie in het dossier. In deze handleiding wordt beschreven hoe je toegang kan krijgen tot dit nieuwe portaal. Volg onderstaande stappen op uw computer of laptop om met succes in te loggen. In deze handleiding wordt gebruikt gemaakt van voorbeeld schermen, volg de instructie op de eigen computer, tablet of telefoon om toegang te krijgen tot het werknemersportaal. Tip: sla de website op als favoriet. Registreren van het account GOED heeft jou namens de werkgever een uitnodiging verzonden per mail om toegang te krijgen tot het werknemersportaal. Standaard tekst uitnodigingsmail Beste [roepnaam] [achternaam_voorkeur], Jouw werkgever [bedrijfsnaam] heeft je uitgenodigd om gebruik te maken van het Werknemersportaal. Dit portaal wordt vanuit de applicatie Unit4 VerzuimSignaal door de arbodienst GOED beschikbaar gesteld voor werknemers. Uitgebreide informatie inclusief handleidingen zijn reeds gedeeld via jouw werkgever en/of inzetbaarheidsdeskundige. Indien gewenst is deze informatie tevens terug te vinden op onze website Om gebruik te maken van het portaal moet je eerst jouw account registreren. Gebruikersnaam is: [uitnodiging_gebruikersnaam] (gebruikersnaam is hooflettergevoelig). Klik op de link om jouw account te registreren: [uitnodiging_validatie_link] Met vriendelijke groet,

11 Stap 1 registreren van het account Klik op de blauwe validatielink om jezelf als gebruiker van het werknemersportaal te registreren. De link stuurt je door naar de validatiepagina. Stap 2 valideren van het account Vul het adres in waarop de validatielink is ontvangen en vul daarna jouw geboortedatum in als dd-mm-jjjj. Let op! Als de werkgever het mailadres met hoofdletters heeft geregistreerd dan moeten deze hoofdletters overgenomen worden in de gebruikersnaam. Klik vervolgens op valideer om verder te gaan.

12 Stap 3 wachtwoord activeren Voer een zelf gekozen wachtwoord in en zorg ervoor dat het wachtwoord voldoet aan onderstaande voorwaarden: Stap 4 wachtwoord aanmaken Klik op wachtwoord aanmaken om het account te registreren. Het volgende scherm toont het inlogscherm van het werknemersportaal. Stap 5 inlogscherm Voer in het volgende scherm de gebruikersnaam ( adres) en wachtwoord in, en klik op inloggen.

13 Instellen tweefactorauthenticatie Om toegang te kunnen krijgen tot jouw persoonlijke gegevens en dossierinhoud is het verplicht om tweefactorauthenticatie in te stellen. Volg hiervoor de onderstaande stappen. Stap 1 - instellen starten Na het inloggen met het geregistreerde account kom je in het instellingenscherm om de tweefactorauthenticatie in te stellen. Klik op start om te beginnen.

14 Stap 2 kiezen van tweefactorauthenticatie Kies bij het inrichten van de tweefactorauthenticatie voor authenticator app. Andere methodes worden niet aangeboden. Het volgende venster dat verschijnt op jouw computerscherm geeft uitleg over hoe de tweefactorauthenticatie gekoppeld kan worden aan jouw account. Volg de instructies op het scherm om het instellen met succes af te ronden. Stap 3 Downloaden van de authenticatie app Download een authenticatie app op jouw mobiele telefoon. Deze app heeft geen toegang tot andere gegevens op de telefoon, maar genereert enkel een willekeurige code waarmee de beveiliging van het dossier extra geborgd wordt, naast de combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord. Authenticator apps die gebruikt kunnen worden zijn onder andere Microsoft Authenticator of Google authenticator. In beide apps is een + of toevoegen aanwezig voor het toevoegen van een nieuw (werk of school) account. De app zal de camera van jouw telefoon openen zodat je hiermee de QR-code die op het computerscherm getoond wordt kunt scannen. Volg de resterende stappen op het scherm van je computer om het instellen met succes af te ronden.

15 Stap 4 Herstelcode veilig opbergen Om ervoor te zorgen dat je te allen tijde toegang blijft houden tot jouw dossier, is het opslaan van de herstelcode verplicht. Deze code maakt het mogelijk om bij bijvoorbeeld de overstap naar een nieuwe telefoon, de authenticatie methode opnieuw in te stellen op het nieuwe toestel. Deze code is vereist als er door wat voor een reden ook geen toegang meer verkregen kan worden tot jouw tweefactorauthenticatie. Het vriendelijke verzoek om niet enkel het vinkje mijn herstelcode is veilig opgeborgen aan te vinken, maar de code ook daadwerkelijk op te slaan. De herstelcode is voor iedere gebruiker uniek. Onderstaande afbeelding toont een voorbeeld code. Plaats het vinkje voor mijn herstelcode is veilig opgeborgen en klik op afronden om door te gaan naar het werknemersportaal. Stap 5 Dashboard werknemersportaal Wanneer alle stappen met succes zijn doorlopen wordt het dashboard van het werknemersportaal getoond. Geplaatste documenten zijn te raadplegen in de openstaande verzuimmelding.