Hoe u door afwijzing van compromissen de concurrentie voorblijft

Transcriptie

1 Hoe u door afwijzing van compromissen de concurrentie voorblijft Hubble is a registered trademark of International International. All Rights Reserved.

2 Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1 Tip #1: automatiseren HOOFDSTUK 2 Tip #2: focus op ERP HOOFDSTUK 3 Tip #3: de valkuilen vermijden HOOFDSTUK 4 Tip #4: compromissen afwijzen

3 Tijd om het heft in handen te nemen Als u bij het proces van de maandafsluiting bent betrokken, weet u dat dit zonder twijfel een van de meest tijdrovende financiële processen in het bedrijf kan zijn. Als u zich bezighoudt met financiën, onderdeel bent van het leidinggevende team, of deel uitmaakt van de interne auditgroep, moet u garant kunnen staan voor de financiële situatie en ervoor zorgen dat rekeningen nauwkeurig zijn afgestemd, of dit nu gemakkelijk te doen is of niet. Integriteit van gegevens is echter een reëel probleem. Een recente studie die is uitgevoerd door Adra Match, heeft uitgewezen dat 90% van de financiële professionals onder druk staat om de maand sneller af te sluiten, maar dat slechts 28% vertrouwen heeft in hun gerapporteerde cijfers. We proberen in essentie dus een proces te bespoedigen met cijfers die we gewoonweg niet vertrouwen. Wilt u een nog verontrustendere uitkomst van deze enquête horen? 30% van de leidinggevenden vertrouwt de cijfers die ze ontvangen, maar slechts 15% van het financiële personeel vertrouwt de cijfers die zij leveren. Gegeven het feit dat financiën dichter op de cijfers zit, onderstreept dit alleen maar dat het probleem van gegevensintegriteit nog wijdverbreider is dan de senior executives zich mogelijk realiseren. Dit ebook biedt een uniek inzicht in de onderliggende oorzaken die ons aan het einde van de maand vertragen, en hoe u in het gehele bedrijf het vertrouwen in cijfers weer kunt herstellen. Enkel het proces versnellen geeft bedrijven niet de resultaten die ze nodig hebben. Het is tijd om het proces van de maandafsluiting serieus aan te pakken. De resultaten, goed of slecht, zijn bepalend voor uw bedrijf. 02

4 1 Automatiseren De meeste bedrijven hebben gemiddeld 4-6 dagen nodig om de boeken af te sluiten. Dit komt omdat afstemming van rekeningen typisch een handmatig en intensief proces is, een proces dat rijp is voor automatisering. Maar waarom zijn zoveel financiële softwareleveranciers niet in staat om dit goed voor elkaar te krijgen? Financiën vertrouwt op statische rapporten vanuit het ERP-systeem en extracten naar andere databases en spreadsheets voor het beheren van de maandelijkse rapporten. Er is geen gemakkelijke manier om transacties vanaf het grootboek overeen te stemmen met het onderliggende subgrootboek. En er is geen gemakkelijke manier om verschillen te accentueren die een afwijking in afstemmingen tonen. Zoals de meeste accountants weten, kunt u zogenaamde weestransacties, de posten die in het grootboek maar niet in het subgrootboek bestaan (zoals debiteuren), ook niet identificeren. Vanaf het begin van het proces wordt financiën geconfronteerd met een moeizame strijd. En elke maand begint alles weer van voren af aan. Als u de tijd die de maandafsluiting u kost terug wilt en de focus van het team voor boekhouding en financiën wilt verleggen, is automatisering een must. 03

5 2 Focus op ERP We weten nu allemaal dat het afstemmingsproces moet worden geautomatiseerd. Elke ERPimplementatie is echter uniek en creëert ingewikkeldheden en eigenaardigheden die vaak veel te moeilijk zijn voor algemene automatiseringstools. Sommige ERP s verwijderen bijvoorbeeld fysiek een onderdeel van de geschiedenis dat betrekking heeft op terugboekingen of annuleringen. Hebben we bij de maandafsluiting de tijd om alle inherente kennis van onze ERP-systemen te identificeren en te begrijpen? Natuurlijk niet! De rol van de financiële afdeling is aan het veranderen. Nu, meer dan ooit, wordt financiën gevraagd om strategische informatie en richting voor het hele bedrijf te leveren. Een automatiseringsoplossing voor afstemmingen die zijn geld waard is, zou moeten beschikken over ingebouwde mechanismen waarmee de gebruiker afstemmingsproblemen gemakkelijk kan identificeren. Het is moeilijk om efficiënt te voldoen aan de hoge eisen van de maandafsluitingsprocessen als er geen mogelijkheid is om de onderliggende architectuur en tabelstructuren van uw ERP te begrijpen en te ondersteunen. 04

6 3 De valkuilen vermijden Wat gebeurt er nu als we de gegevens in onze ERP niet kunnen begrijpen en beheren? Het is verleidelijk om de gegevens gewoon te extraheren naar spreadsheets en te proberen het probleem daar op te lossen. Als financieel professional weet u immers het een en ander over hoe u een spreadsheet gebruikt. Uw favoriete hulpmiddel voor afstemming? Waarschijnlijk is dit de draaitabel. Draaitabellen bieden een flexibel mechanisme om gegevens te manipuleren, maar stellen u voor serieuze uitdagingen: Er is database-expertise vereist om de juiste velden en bestanden uit de ERP te extraheren. Aangezien de omvang van transactionele gegevens in uw ERP zo hoog is, wordt dit vaak gedaan in de vorm van een samenvatting. De samenvattingsvorm is soms echter niet genoeg en kan ertoe leiden dat belangrijke details over het hoofd worden gezien, bijvoorbeeld waarom het probleem in de eerste plaats is ontstaan! Voor elk subgrootboek, evenals het grootboek, moeten extracten worden gemaakt. Extracten zijn al direct verouderd en onbetrouwbaar op het moment dat ze uit de ERP worden gehaald. Deze bestanden worden vervolgens geladen in een spreadsheet, waar samenvoegregels worden gemaakt om de resultaten aan de draaitabel te koppelen. Pas op dit moment kan de diagnose van de afstemming beginnen. Het is een omweg naar een nieuw probleem. Elk extra proces dat wordt gemaakt, moet worden beheerd. Verouderde gegevens vormen een intrinsiek probleem dat een puinhoop kan veroorzaken in een organisatie. Wij raden aan om het woord spreadsheet nooit in de mond te nemen als het gaat om afstemming van gegevens. U kunt de gegevens beter in de oorspronkelijke waarheidsbron, de ERP, houden en een manier vinden waarop dat gemakkelijker wordt. 05

7 4 Compromissen afwijzen Wanneer u door uw ERP wordt beperkt, introduceert u processen die idealiter niet zouden moeten of mogen worden geïntroduceerd. Als u ooit onafgestemde accounts hebt teruggebracht tot een fout van aanvaardbare grootte om de boeken maar te kunnen afsluiten, is dit ebook absoluut iets voor u! Maar valt u eigenlijk wel iets te verwijten? Uw ERP biedt u niet de realtime weergave die u nodig hebt. In een dergelijke omgeving is het noodzakelijk speciale maatregelen te treffen om deadlines te halen. Als deadlines niet worden gehaald, moeten leidinggevenden wachten op de informatie die ze nodig hebben om het bedrijf vooruit te helpen. Voordat u in een geautomatiseerde oplossing investeert, moet u inzicht hebben in de werkmethoden en procedures waarmee uw financiële afdeling en boekhoudafdeling elke maand worden geconfronteerd. Vraag deze afdelingen om open en eerlijk te zijn, zodat u een nieuw succescriterium kunt vaststellen. De financiële afdeling en leidinggevenden zullen cijfers meer vertrouwen als er minder risico is op een verkeerde voorstelling van zaken en afschrijvingen. 06

8 WAT NU? HOE BRENGT U VERBETERINGEN AAN Waarom Hubble? Het is voor een financiële professional geen verrassing dat de maandafsluiting in de ERP niet goed functioneert. Accountants worstelen zich dagenlang door een eindeloze stapel integriteitsrapporten heen om elke afzonderlijke rekening af te stemmen. Beslissingen worden uitgesteld omdat leidinggevenden, zoals de CFO, op de maandelijkse rapporten wachten. Dit moeilijke proces heeft voeding gegeven aan een cultuur van voorzieningen en afschrijvingen die onmiskenbaar heeft geleid tot wantrouwen in de cijfers. De oplossing van Hubble voor de maandafsluiting is gemaakt om alle ingewikkeldheden van de ERP te begrijpen. Dit diepe inzicht en de nauwe integratie biedt boekhouddeskundigen en financiële professionals één enkele realtime weergave van alleen de posten die moeten worden opgelost. Het is heel eenvoudig. Als er niets wordt weergegeven, is de boekhouding sluitend. Als er een verschil in gegevens is, kunnen gebruikers op de gemarkeerde post klikken en direct zien wat er aan de hand is. Het probleem kan dan direct in de ERP worden verholpen. De chaos van de maandafsluiting verdwijnt als afstemmingen gemakkelijker herkenbaar en herstelbaar zijn. Problemen kunnen feitelijk op elk moment tijdens een maand worden opgelost, wat de maandafsluiting tot een eenvoudig proces maakt waarbij geen offline spreadsheets of eindeloze revisies nodig zijn. Het proces verloopt sneller en het vertrouwen in cijfers neemt toe. e in numbers increases.. Wilt u meer weten? Bezoek gohubble.com Hubble is een geïntegreerde suite van toepassingen voor prestatiebeheer van. Deze oplossing biedt rapportage, analyse en planning in één realtime oplossing die uw ERP volledig begrijpt. Hubble integreert uw essentiële bedrijfssystemen dusdanig dat gebruikers op alle niveaus buitengewoon snel toegang hebben tot actuele gegevens. Met dit soort zichtbaarheid kan iedereen de koers van het bedrijf gemakkelijk begrijpen, beheren en voorspellen. Hubble is a registered trademark of International International. All Rights Reserved.