Naam van het project: Optimalere patiëntenflow in raadpleging

Transcriptie

1 Naam van het project: Optimalere patiëntenflow in raadpleging URL van het project: Naam van de instelling: AZ Herentals Aard van de instelling / beleidsniveau: algemeen ziekenhuis Naam van de projectverantwoordelijke: Katrijn Vanlommel Functie van de projectverantwoordelijke: verantwoordelijke raadplegingen van de projectverantwoordelijke: katrijn.vanlommel@azherentals.be Tel van de projectverantwoordelijke: Pagina 1

2 Samenvatting van het project Een betere patiëntenbeleving,een efficiëntere patiëntenflow en optimale inzet van eigen personeel in de raadpleging van AZ Herentals i.s.m. Partheas. Bij de (centrale) inschrijving krijgen patiënten een badge aangeboden waarop een uniek nummer en icoon staat vermeld. Van daaruit wordt men doorverwezen naar de juiste decentrale wachtzaal, waar de patiënt bij aankomst automatisch wordt gedetecteerd. In de zaal hangen verschillende schermen waarop de patiënten de status per arts en/of onderzoek kan volgen, inclusief info over de wachttijden. Bij zijn beurt wordt de patiënt via het scherm opgeroepen om zich te begeven naar een consultatieruimte.bij de eindbestemming hangen kleine schermpjes met de patiënt's nummer en icoon op de deur die de patiënt uitnodigen om de locatie te betreden. Wanneer de zorgverstrekker (arts/verpleging) de nodige behandelingen heeft gedaan, beëindigt deze de afspraak of verwijst door naar een aansluitend onderzoek.automatisch wordt de volgende patiënt opgeroepen. Pagina 2

3 Wat zijn de prioriteiten en specifieke doelstellingen van dit project? Wat is de waarde van dit project (voor de gebruiker en/of de zorginstellingen? Uitgangspunt was een groei van de raadplegingsactiviteiten realiseren zonder of met minimale uitbreiding van personeel. De uitdagende opdracht bestond erin om bij de raadplegingen enerzijds de patiëntenflow beter onder controle en vooral efficiënter te krijgen, en anderzijds om ambulante patiënten beter te informeren en hun beleving te verhogen.. Dat waren de uitdagingen bij aanvang van het project. Ambitieuze doelstellingen die in uitvoerige sessies met verantwoordelijken van het ziekenhuis (AZH) en het gekozen softwarebedrijf (Partheas) werden geconcretiseerd, waarbij zowel de mogelijkheden binnen het zorgproces als de technologische mogelijkheden optimaal konden worden benut. Om dit te realiseren werd een concept uitgewerkt dat steunt op 3 belangrijke punten: - lokaliseren van de patiënten: weten waar deze zich bevindt - intelligentie toevoegen (aligneren medische discipline, mobiliteit patiënt, medische urgentie, voorrangsregels voor multi-onderzoek/afspraak...) - acties ondernemen (visualiseren van acties, oproepen van arts of verpleging, vragen tot melding aan de balie...). Met de toepassing dienden wij er in eerste instantie voor te zorgen dat de ambulante patiënten zouden worden geactiveerd om zelf zo veel mogelijk bewegingen binnen het totale raadplegingsgebeuren uit te voeren, en dit zonder tussenkomst van medewerkers van het ziekenhuis.. Hierdoor zouden artsen en verpleging zich kunnen concentreren op hun zorgtaken en/of tijd vrijmaken om extra zorg te verlenen aan patiënten met bijzondere noden. In tweede instantie was het realtime geven van informatie aan patiënten een belangrijke doelstelling. Een wachtende patiënt die geen informatie heeft over hoelang hij/zij nog moeten wachten kan aanleiding geven tot extra frustratie. Door de implementatie van dit project, en meer bepaald het tonen van extra informatie op schermen in de wachtzaal zoals bv opgelopen achterstand ten opzichte van afspraakuur, wensen wij een hogere tevredenheid te realiseren. Pagina 3

4 Stel nauwkeurig de groep(en) die bij het project betrokken waren: gebruikers, industrie, overheid, zorginstellingen of anderen voor. Het project bevat tal van (medisch-, verpleegkundige en administratieve) procescomponenten alsook technische componenten (lokalisatie, integratie, visualisatie op zeer innovatieve devices,...). Om die reden was de eerste en belangrijkste groep van betrokkenen (a) het ziekenhuis (AZ Herentals; Nederrij Herentals; zelf dat een (her)tekening van de processen mogelijk maakte voor elke medische discipline en haar specifieke noden, (b) de technologie partner (Partheas; Industrielaan 4/ Erembodegem; om innovatieve technologieën en medische processen correct aan elkaar te linken. Om de toepassing op een bredere schaal mogelijk te maken werd ook overleg gepleegd met andere instanties voor advies in de sector zoals Innovatiecentrum Vlaams-Brabant en SoKwadraat. Pagina 4

5 Vermeld de planning, de sleuteldata en ook de voornaamste implementaties en stappen van het project. - 29/08/2013: eerste prototype voor de dienst orthopedie. - 05/01/2014: uitbreiding oplossing o.b.v. feedback van gebruikers + instap dienst fysieke geneeskunde - 28/04/2014: ingebruikname diensten gynaecologie en pneumologie - 03/01/2015: migratie agendasysteem naar opzet met integratie voor Oazis (Xperthis) en Nexuz-KWS. - 16/04/2015: ingebruikname diensten dermatologie,neurologie,cardiologie,gastro-enterologie,nefrologie,anesthesie,geriatrie,oncologie,hematologie en medische beeldvorming Pagina 5

6 Wat zijn de resultaten en wat is de impact (concreet of geschat) van het project op de zorgen? Wat is de verwachte ROI? De resultaten komen tegemoet aan de verwachtingen van de gebruikers, hebben een directe (indirecte) impact voor de zorginstelling, de patient, de maatschappij; er werden specifieke meetinstrumenten ontwikkeld om de impact van het project te mete De volledige implementatie heeft een directe en belangrijke impact op de werking van de raadplegingen. Zo stuurt het de volledige patiëntenflow voor de raadplegingen aan, maar heeft het ook een directe impact op de inzet van medewerkers en artsen. Zo kan verpleging zodanig ingrijpen in de workflow dat de eerstvolgende afspraak van de arts een oproep is (van de arts) naar een onderzoeksruimte, bijvoorbeeld voor assistentie in de gipskamer. In de eerste plaats heeft de oplossing een aantal voorziene en te verwachten resultaten opgeleverd, namelijk verlenen van betere en meer informatie aan patiënten. Met daarnaast ook het verhogen van de privacy op de raadpleging doordat patiënten in grote wachtzalen niet meer met naam worden opgeroepen, maar eerder discreet een oproep krijgen via badge nummer/icoon. Daarnaast werd ook het vooropgestelde doel om groei van de raadpleging te realiseren zonder of met beperkte groei personeel verwezenlijkt, zelfs meer dan voorzien. De dienst orthopedie kende een groei van 11% meer raadplegingen (door start nieuwe artsen en hogere aantrekking) en verhuisde naar een nieuwe locatie in Zonder rekening te houden met de groei zou de wijziging van locatie al aanleiding hebben gegeven tot een nood aan extra inzet van 0,8-1 FTE. Deze uitbreiding bleek niet nodig na implementatie van het systeem, zelfs niet na de groei van 11%! Artsen, verpleging en administratieve medewerkers kunnen zich nu beter concentreren op hun taken en/of tijd vrijmaken om extra zorg te verlenen aan patiënten met bijzondere noden. Tenslotte zijn er ook een aantal onvoorziene resultaten zoals grote wachtzalen die opvallend rustiger zijn geworden. De informatie naar de patiënten wordt verstrekt via de schermen waardoor er geen afroep is van namen, alsook minder interactie nodig is met de balie aan de wachtzaal. Ook 'no show' heeft geen impact op de operationele werking: patiënten die er (nog) niet zijn, worden niet opgeroepen, wat leidt tot kortere wachttijden. Pagina 6

7 Wat is de inbreng van het project op het vlak van innovatie? Wat is er nieuw en uniek? In wat verschilt dit project van andere ehealth projecten? Wat is het niveau van hergebruik? Er zijn 5 elementen die werkelijk vernieuwend zijn aan het project: (a) De integratie met de medische, verpleegkundige en administratieve processen die de toepassing uit de technologie-hoek halen, en enten op de verschillende disciplines en hun specifieke onderzoeken. (b) De lokalisatie factor is gebeurd obv een RFID UHF Gen 2 protocol, een technologie die bij ingebruikname gloednieuw is (2e project cross-sector in Europa met de technologie, 1ste in de gezondheidszorg). De technologie zorgt er voor dat we tav klassieke patiënt-localisatie een belangrijke kostenreductie hebben kunnen realiseren. (c) Tonen van info naar de patiënt waarbij het meest geschikte toestel (tv-scherm, eink, panel PC) wordt ingezet daar waar dit het meeste nut heeft. Een scherm in wachtzalen, of een eink op consultatiedeuren bijvoorbeeld. (d) De software van de toestellen (de tv-schermen, de einks...) worden veelal ingezet in andere sectoren, vnl. retail. Om de toepassing bruikbaar te maken voor gezondheidszorg zijn aanpassingen gebeurd om deze een betere TCO en schaalbaarheid te geven voor een ziekenhuisbreed gebruik. (e) Maximale integratie met de informatiebronnen die al aanwezig zijn om het ziekenhuis (bv agendasysteem en ZIS) om er zo voor te zorgen dat de toepassing zich naadloos inpast in de bestaande werking, zonder dubbele registratie te moeten doen. Niettegenstaande de set van bovenstaande, blijft de kracht van het systeem de integratie van nieuwe technologieën met de zorgprocessen. De software is opgezet voor maximaal hergebruik, waardoor nieuwe ziekenhuizen/campussen kunnen uitgerold worden obv aanpassingen in de configuratie. Hierdoor kunnen ziekenhuizen of experts zelf de processen optimaal opzetten zonder dat er aanpassingen in de software dienen te gebeuren. Daarnaast is er ook een API voorzien die met EPD of RIS toepassingen informatie makkelijke integratie mogelijk maakt. Er ondertussen interesse (en roadshows) voor gebruik van de toepassing van US tot Saudi-Arabië. Pagina 7

8 In welke mate voldoet uw project aan de uitdaging van informatiebeveiliging? De software oplossing (VM installatie) en de hardware (RFID lezers, eink Access Points, eink op deuren, wachtzaal tv-schermen...) zitten volledig binnen het afgeschermde deel van het ziekenhuisnetwerk. Pagina 8

9 mhealth : wat zijn de mobiele aspecten van uw project? In welke zin is uw project innovatief? Er zijn een aantal mobiele aspecten aan de toepassing. Zo is het voor de patiënt in sommige wachtzalen mogelijk om zijn eigen status op te vragen via een daarvoor voorziene tablet in de wachtzaal. Meer bepaald: - een overzicht van zijn afspraken/onderzoeken in het ziekenhuis - eventuele wachttijd en startuur van zijn afspraak (rekening houdend met mogelijke wachttijden) Technisch gezien is het ook mogelijk om deze persoonlijke status ook ter beschikking te stelen op andere mobiele apparaten (smartphone, eigen tablet,...), maar dat is momenteel nog niet gebruik. Pagina 9