NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING

Transcriptie

1 NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING Datum: Locatie: Kantine TIW-Survivors Voorzitter: Steven van Loggem Notulist: Ruben van de Kar Agenda Opening Mededelingen Ingekomen stukken Toelichting financiële situatie o Financieel Jaarverslag 2016 o Begroting 2017 Kascommissie Terugblik afgelopen jaar en vooruitblik komend jaar o Sport BSO o Herinrichting honkbalveld Aanpassing Huishoudelijk Reglement (STEMMEN) Wijziging bestuurssamenstelling Vacature: materiaal commissie Vraag en antwoord rondje Om 20:10 uur opent de voorzitter de ALV. Geen mededelingen. Ingekomen stukken Vanuit de kascommissie is een concept samenwerkingsovereenkomst TIW-Survivors Vatos ingediend. Verslag vorige ALV d.d Wordt goedgekeurd, met die opmerking dat er niet gesproken wordt over een fusie TIW-Survivors - Vatos, maar een samenwerking. Dit wordt aangepast. Toelichting financiën De penningmeester geeft een toelichting op het financieel jaarverslag. Onderaan de streep hebben we in 2016 een tekort van 4000,-. Oproep om meer kantineomzet te genereren; maak het gezellig! Ook een oproep om te helpen bij zaken als loterijactiviteiten, want dat kan een leuke extra inkomstenbron vormen. Op de balans is voor 2017 een nieuwe kostenpost opgenomen voor de lichtmasten. De nieuwe lichtmasten trekken meer stroom en kunnen daarom niet zoals de oude lichtmasten via de meterkast. Moest een aparte aansluiting voor komen. Dit betekent extra kosten. Er is een kans dat men voor 2016 met terugwerkende kracht alsnog een rekening krijgen voor het gebruik. Verzoek is om spaarzaam met het licht om te gaan. Pagina 1 van 5

2 Ook in 2017 een tekort begroot. Donateurs en sponsors zijn welkom. Alle beetjes helpen. Het bestuur probeert op allerlei manieren kosten te besparen en extra inkomsten te genereren. Wanneer er echter op financieel gebied geen verandering komt, dan staat de toekomst van de club op het spel. Vanuit de leden komen de volgende vragen/opmerkingen: Waarom is de post kleding heren 1 onder inkomsten opgenomen? Antwoord: omdat deze is gekoppeld aan de sponsoring. Activiteiten zoals gezamenlijke barbecue of toernooitjes organiseren is ook goed voor de clubkas en de gezelligheid. Laat de commissies hier meer voorstellen voor doen en vraag vrijwilligers om te helpen. Advertentieruimte verkopen op de website kan ook extra inkomsten genereren. Een goed idee, maar dan hebben we wel vrijwilligers nodig die de winkeliers actief benaderen om dit onder de aandacht brengen. Kascommissie De kascommissie heeft een controle uitgevoerd op de boekhouding. Administratie lijkt op orde en is correct verwerkt. Ook qua bank en kas lijkt alles te kloppen. Het boekhoudprogramma geeft echter een foutmelding bij het uitdraaien van een overzicht. De kascommissie kon daarom geen goed oordeel vellen over het totale financiële plaatje en er zal opnieuw een kascontrole worden uitgevoerd. José van Giesen (voormalige penningmeester) gaat daarbij helpen. Ook zal gekeken worden of er overgestapt kan worden naar een ander boekhoudprogramma. Daarnaast merkt de kascommissie op dat er vorig jaar onterecht is gesproken over een fusie met betrekking tot de samenwerking TIW-Survivors. Het bestuur beaamt dit en geeft uitleg. Het betreft een samenwerking waarbij onder meer duidelijke afspraken zijn gemaakt over overkomst van alle Vatos leden en een geleidelijke verhoging van de contributie. Dit staat in de notulen van de vorige ALV en de bestuursvergaderingen, maar nog niet in een door beide partijen getekende overeenkomst. Op advies van de kascommissie wordt alsnog een samenwerkingsovereenkomst uitgewerkt. Terugblik 2016 Sportief gezien waren er vorig jaar wisselende resultaten. Pupillen kampioen, aspiranten kampioen. Heren 1 gedegradeerd naar tweede klasse. Daarnaast zijn er veranderingen in de teamstructuur. Junioren 1 is helaas vertrokken. Steven licht toe wat daar is gebeurd. Het bestuur betreurt de gang van zaken, want het vertrek van de junioren is een aderlating. Marshals is er echter als pupillen 1 team bijgekomen. Wordt het topsportprogramma binnen onze club. Is nu nog een twistpunt over gebruik van de naam Marshals. Ook heeft heren 1 is een nieuwe samenstelling een doorstart gemaakt en doet ook het dames softbal 1 team nog mee aan de competitie. Steven bedankt de terreinmannen. Werk is top dat deze mannen leveren. Ook vorig jaar hebben zij enorm veel gedaan voor de club. Steven bedankt ook het bestuur, dat zich ook doorlopend heeft ingezet voor de club. Toekomst honkbalveld Door groei van SV Diemen en de woonwijk De Sniep wil de gemeente efficiënter gebruik van de Pagina 2 van 5

3 sportvelden. Er is een wens voor een extra veldbalveld. De kleinste versie van een voetbalveld zou in het outfield van het honkbalveld passen. Mogelijk wordt dit dan volledig kunstgras. Hangt af van begroting van de gemeente. Planning nu is dat de realisatie in 2019 gaat plaatsvinden, maar zeker is het nog niet. Er wordt daarbij ook gekeken naar verlichting op het honkbalveld, hetgeen positief is voor ons. Bij Pirates wordt eind dit jaar ook kunstgras aangelegd, hier kan topsport op worden gespeeld. Een goed aangelegd kunstgrasveld hoeft dus geen beperkingen op te leveren wat betreft topsport. Afspraken maken met voetbal is bij gedeeld gebruik essentieel. Hier gaat het bestuur ook strak inzitten. Tip van Jeffrey de Jong: maak bij herinrichting van het veld ook een nieuwe plek voor de slagkooi, zodat deze niet het hele veld over hoeft. Sport BSO We zijn in gesprek met een sport BSO om te kijken of zij gebruik kunnen gaan maken van onze accommodatie. Dit loopt inmiddels via de gemeente. Hierbij geldt dat de huur die de sport BSO gaat betalen bij ons in mindering worden gebracht. Voor de komst van de sport BSO zullen wel aanpassingen in de kantine moeten worden doorgevoerd. Mogelijkheden worden bekeken of we kantine kunnen terugkopen. Dat zou ons ook een financieel voordeel kunnen opleveren. Huishoudelijk Reglement Het Huishoudelijk Reglement was op een aantal punten verouderd en daarom ligt er een nieuwe versie. De leden dienen akkoord te geven via de Algemene Leden Vergadering voordat de nieuwe versie van kracht kan worden. Op een aantal punten is het Huishoudelijk Reglement gemoderniseerd. Zo hebben we tegenwoordig een digitale nieuwsbrief als officieel cluborgaan en gebruiken we Sportlinked als communicatiemiddel voor wedstrijdzaken. Verder is er de wens om de contributie zoveel mogelijk via automatische incasso te laten voldoen. Belangrijkste punt is echter de ledenparticipatie. De vereniging kan alleen goed functioneren als alle leden hun steentje bijdragen. We merken dat er slechts een klein deel van de leden dit uit zichzelf doet. Daarom willen we dat leden zich committeren om zich in te spannen voor de club, hetzij via een kantinedienst, scheidsrechter beurt of een andere activiteit. Hiervoor zullen roosters worden opgesteld, waarbij leden kunnen aangeven hoe zij hun vrijwilligersactiviteit willen invullen. Dit is niet vrijblijvend. Bij niet op komen dagen kan een boete in rekening worden gebracht. Er is een aantal inhoudelijke opmerkingen ten aanzien van het voorstel: De historie (artikel 2.1) klopt niet. Willem Hagen levert input voor een correctie. Artikel 4.4: spreek van wettelijk vertegenwoordiger in plaats van begeleider als stemgerechtigde voor minderjarige leden. Atrikel 4.6: Leden van verdienste moeten wel contributie betalen en krijgen stemrecht. Artikel 9.6: Bij een schorsing is het niet logisch dat er bij een ALV protest kan worden aangetekend. Beter is om in dat geval een geschillencommissie aan te stellen die het beroep van het geschorste lid beoordeelt. Artikel 10.2 Leden van verdienste moeten ook contributie betalen Artikel 10.9 tekstueel verbeteren Pagina 3 van 5

4 Artikel verschillende- commissies worden door bestuur benoemd. Alleen kascommissie wordt door de ALV benoemd. Verder meerdere kleinere tekstuele opmerkingen Het nieuwe Huishoudelijk Reglement wordt unaniem aangenomen, met verwerking van bovengenoemde aanpassingen. Samenstelling bestuur en commissies De bestuurssamenstelling is gewijzigd. Johnny Noor doet nu het wedstrijdsecretariaat. De Technische Commissie is overgenomen door Robert Calis en Clyde Anches. Zij zijn bezig een mooie visie aan het neerzetten en daar zijn we erg blij mee. Vanwege drukte op andere vlakken en gezondheidsredenen is Steven van Loggem gedwongen zijn functie als voorzitter neer te leggen. Steven licht zijn besluit toe. Hij heeft heel veel liefde voor de club, maar moet nu zijn prioriteiten stellen. Steven zal de komende twee maanden zijn taken nog voortzetten, na 1 juni draagt hij deze over. Er wordt een dringende oproep gedaan of een geschikte dame of heer zich kandidaat wil stellen om het voorzitterschap over te nemen. Materiaal commissie Ook zijn we nog op zoek naar een materiaal commissie. Hierbij gaat het om het beheer van alle materialen en kleding in clubeigendom. De materiaal commissie krijgt een budget en mandaat op het gebied van materiaal en kan dus zelfstandig handelen. Er is onlangs een inventarisatie gedaan van al het bestaand materiaal, dus er ligt al een goede basis waarop door kan worden gegaan. Ook hier de oproep aan de leden of er iemand is die deze taak op zich wil nemen. Vraag en antwoord Rob Bregman: is er een scheidsschema? Ja, is opgesteld door de TC. Is nu op basis van teams (team 1 moet scheidsen bij team 2 etc.). Vraag is of dit op persoonsniveau moet worden ingedeeld. Tip: maak teamleiders verantwoordelijk voor het aanwijzen van de personen. Komen er nog nieuwe zachte honken op het softbalveld? Zouden nog zachte honken moeten liggen. Uitzoeken of deze nog bruikbaar zijn. Ben Distel: hoe gaat straks in zijn werk bij het indelen van de vrijwilligers? Het idee is dat er roosters komen waar mensen zich op in kunnen schrijven. Leden krijgen dus de gelegenheid om zelf een datum en activiteit te kiezen. Gebruiken leden deze gelegenheid niet, dan worden ze alsnog ingedeeld. Wat kunnen we doen als de vaste scheids er een keer niet is? Dit kan worden gemeld bij de TC. Willem Hagen: Staan de wedstrijden al op de site? Ja, zowel thuis- als uitwedstrijden staan in de agenda. De agenda is gekoppeld aan Sportlinked en bevat dus altijd actuele gegevens. Wendy Roels: Waar kunnen de dames Survivors shirts bestellen? Uniform bij Covee, rest (hoodies t-shirts etc. hebben we zelf). Wim Advokaat: de KNBSB organiseert cursussen voor bestuur, o.a. voor werven vrijwilligers. Kosten worden deels door de bond betaald. Iets voor ons bestuur? Deze info krijgen wij ook van de bond en er wordt situationeel gekeken of het voor ons interessant is. Pagina 4 van 5

5 Willem Schreuders: er is materiaal weggegooid na de inventarisatie, maar er lijkt nog goed materiaal tussen zitten. Kunnen we daar nog wat mee doen? Als het echt nog goed is, dan graag apart houden. Zoeken we alsnog een bestemming voor. Liggen ook ballen tussen. Daar hebben we een enorm overschot van, dus we hebben de minst goede weggegooid. Graag het wedstrijdprogramma op het bord plaatsen. Er staat altijd een up-to-date wedstrijdprogramma op de site. Piet Ferwerda: mensen die kantine gaan doen moeten worden begeleid. Vanuit kantinecommissie komen instructies. Terreincommissie is bezig met het maken van een hok bij de slagkooi. Piet bedankt tenslotte namens alle leden het bestuur voor hun inzet. Om 22:52 uur sluit Steven (voor de laatste keer als voorzitter) de vergadering. Pagina 5 van 5