Emmy van Hoogstraten van Det, Annet Sporre, Michiel Sporre, Martine Schoneveld en Jan Braem. Bastiaan Visser opent de vergadering om uur.

Transcriptie

1 Datum : Zaterdag 9 december 2017 Bestuur : Bastiaan Visser, Gert Jan ter Heege, Stephanie Hendriks en Ellen Brouns Locatie : Wilhelmina Kinderziekenhuis (WKZ), Lundlaan 6, 3584 Utrecht. Ruimte: Auditorium en Kindertheater. Tijdstip : uur (inloop om uur en borrel vanaf uur) Aanwezigen: Lenie Voorn, Paul Witteman, Marina Joosen, Christ Joosen, Piet Miedema, Ria Bernard, Gerard Smits, Debbie Coolen, Rieko Voorn, Vivienne Voorn, Jeroen van Loon, Arda Hoeve-Bokkers, Joliene Steurs, Dave Jacobs, Angelique van Peppen, Mariëtta van Dijk, Maria Hofmann, Mark de Groot, Angela ter Heege, Julia Geurts en Klaas Zuurman. Afwezig met kennisgeving: Emmy van Hoogstraten van Det, Annet Sporre, Michiel Sporre, Martine Schoneveld en Jan Braem. 1. Opening Bastiaan Visser opent de vergadering om uur. 2. Huishoudelijke mededelingen - Het verzoek is om de inbreng zo kort en krachtig mogelijk te houden. - Het verzoek is om de telefoons uit te schakelen. - Het bestuur hoopt dat eenieder een goede reis heeft gehad en het weer voor geen belemmeringen heeft gezorgd. 3. Vaststelling van de agenda - Mark de Groot: Project Kinderwens wordt kort tijdens punt 9 benoemd. Een meer uitgebreide presentatie volgt tijdens de nieuwjaarsreceptie. 4. Bestuurlijke mededelingen - Ledenadministratie: Gert Jan Ter Heege licht namens Michiel en Annet Sporre toe dat de ledenadministratie per 2018 via de website wordt overgemaakt door leden. Hierover worden de leden middels een brief geïnformeerd. 1

2 Marina Joosen: Geeft aan dat ze geen betalingen wenst te doen via het internet. Naar aanleiding van de brief kan dit verder worden besproken. Tijdens gebruik van de website krijgt Marina een foutmelding. Dit zal worden opgepakt i.o.m. Websitecommissie. - Vacature voorzitter sportcommissie. Rien Timmer is afgetreden als voorzitter sportcommissie. Stephanie Hendriks licht toe dat het bestuur op zoek is naar een nieuwe voorzitter voor de sportcommissie. De urgentie is hoog: Het is een jonge groep en er is een persoon nodig die verder leiding gaat geven aan deze groep. - Vacature algemeen bestuurslid: voorkeur gaat uit naar een ouder van een klein mens. De ouders zijn een belangrijke doelgroep binnen de BVKM. Het voorstel is om dit tijdens de nieuwjaarsreceptie extra te benadrukken. Er volgt een vacaturetekst: deze wordt op de website geplaatst. 5. Notulen ALV 16 juni 2017 (bijlage 2) Ter vaststelling. Pagina 7: Martine Schoneveld: Het woord postbrievenbussen dient te worden vervangen door het woord pinautomaten. Mark de Groot: Dit punt is momenteel door Iederin in behandeling. De notulen van de ALV op 16 juni jongstleden worden bij deze door de vastgesteld. 6. Activiteitenkalender 2018 (bijlage 3) Het bestuur geeft u een overzicht met concrete data van de bestuursactiviteiten over volgend jaar. Tevens geeft het bestuur de commissies en werkgroepen de gelegenheid om u nader te informeren over de door hen georganiseerde activiteiten die voor 2018 gepland staan. - Ledenadministratie - Project Kinderwens - Seniorencommissie Het bestuur licht toe dat de kopij- en verschijningsdata van de Vriendschap zijn gewijzigd en zijn aangepast. 2

3 Aanpassingen en toevoegingen t.a.v. activiteitenkalender 2018: - Februari 2018: Kinderactiviteit - Juni 2018: Kinderactiviteit - September oktober 2018: Ouderbijeenkomst - September 2018: BVKM-weekend (Het nieuwe bestuur gaat in overleg bepalen wie het weekend in 2018 gaat organiseren). - Oktober 2018: Jongerenweekend - Zaterdag 3 november 2018: Kaderoverleg - Zaterdag 17 november 2018: Winter-ALV Project Kinderwens: Voorstel: Om kinderen van kleine ouders te betrekken bij de presentatie op de nieuwjaarsreceptie. Dat zij mogelijk iets kunnen vertellen over hoe ze het ervaren om een kind te zijn van een kleine ouder. Het verzoek is om deze presentatie in de uitnodiging te vermelden. Seniorencommissie: Marina en Christ Joosen: Er is meer behoefte aan contact tussen bestuur en commissieleden. Indien er behoefte aan persoonlijk contact is, is het verzoek vanuit bestuur om een te sturen. Dan kan het bestuur reageren op deze middels een telefoontje. 7. Verkiezing hoofdredacteur Vriendschap Lenie Voorn heeft besloten om haar taken als hoofdredacteur naast zich neer te leggen. Het bestuur draagt Dave Jacobs voor als haar opvolger. De algemene ledenvergadering wordt opgeroepen te stemmen over de benoeming van Dave Jacobs als hoofdredacteur. Dave Jacobs stelt zich voor als nieuwe hoofdredacteur van de Vriendschap. Bedankt Lenie Voorn voor de ondersteuning en ziet ernaar uit om vorm te geven aan de vervulling van het hoofdredacteurschap en de samenwerking met het bestuur. Dave Jacobs als hoofdredacteur Vriendschap: UNANIEM VOOR. 3

4 Bastiaan Visser bedankt Lenie Voorn voor alle inzet en geeft haar een attentie namens de BVKM. Lenie Voorn licht in het kort toe hoe ze het heeft ervaren om hoofdredactrice te zijn van de Vriendschap. Bedankt eenieder voor de vrijheid en vertrouwen die ze heeft gekregen om hier invulling aan te geven. 8. Bestuurswisseling (bijlage 4) Binnen het bestuur is duidelijk geworden dat de taakverdeling onderling is verschoven. Ellen Brouns neemt naast haar functie als Contactpersoon buitenland ook veel taken als secretaris op zich. Het bestuur stelt een wisseling in het bestuur voor. Emmy van Hoogstraten van Det zal de taken als algemeen bestuurslid op zich nemen. Ellen Brouns zal de functie van secretaris op zich nemen. Graag legt het bestuur deze bestuurswissel ter goedkeuring voor aan de. Bestuurswisseling: Ellen Brouns als secretaris: UNANIEM VOOR. Emmy van Hoogstraten van Det als algemeen bestuurslid: UNANIEM VOOR. 9. Adviescommissie Mark de Groot zal namens de adviescommissie een update geven over de huidige stand van zaken omtrent de werkzaamheden van de adviescommissie. Lenie Voorn blijft lid van de adviescommissie. Ze gaat documenten nauwkeurig lezen op begrijpelijkheid zodat de boodschap duidelijk en begrijpelijk overkomt op de leden. De adviescommissie richt zich momenteel op de volgende punten: - Een aantal voorstellen doen voor een nieuwe missie: deze missie wordt meer concreet geformuleerd. - Onder de missie wordt een visie gehangen die periodiek wijzig baar is Hierin wordt het woord verenigingsambitie geïntroduceerd, in deze ambitie worden de behoeften van de leden verwerkt. - Ontwikkeling van projectsamenwerking - Meer samenwerking met andere organisaties 4

5 De adviescommissie bevindt zich op het moment in de fase van verzamelen en rangschikken van informatie. In het jaar 2019 hoopt de adviescommissie een advies te kunnen uitbrengen aan de BVKM. 10. Erelidmaatschap M.J.H. de Groot Er wordt invulling gegeven aan het erelidmaatschap op basis van artikel 25, 26, 27, 28 en 29 van het huishoudelijk reglement en statuten. Tijdens de ALV op 16 juni 2017 zijn ten minste 20 handtekeningen verzameld en is de commissie opgericht om invulling te geven aan de benoeming van het erelidmaatschap aan M.J.H. de Groot. 11. Aftreden voorzitter (bijlage 4) Bastiaan Visser zal zijn functie als voorzitter naast zich neerleggen. Het bestuur draagt Stephanie Hendriks voor als opvolgend voorzitterschap. Graag legt het bestuur dit voorstel voor ter goedkeuring aan de Algemene Ledenvergadering. Bastiaan Visser licht toe dat hij zijn voorzittersrol niet meer kan vervullen wegens drukte. Heeft het als een zeer leerzame periode ervaren en is Lenie Voorn en Mark de Groot erg dankbaar voor alle ondersteuning. Heeft het als een fantastische periode ervaren en is iedereen hier dankbaar voor. De aanwezigen bedanken Bastiaan voor alle gedane moeite en openheid. De open- en eerlijkheid is altijd zeer gewaardeerd. Het bestuur draagt Stephanie Hendriks voor als opvolgend voorzitterschap. Stephanie Hendriks wil graag de volgende ambities gaan nastreven: - Meer actieve leden - Meer vrijwilligers - De activiteiten van sportcommissie voortzetten - Seniorencommissie nieuw leven inblazen - Meer persoonlijk contact met commissies nastreven Stemmen: UNANIEM VOOR 5

6 12. Rondvraag - Lenie Voorn: Wenst graag antwoord op de met betrekking tot advertentiekosten. - Paul Witteman: Namens René de Huu wordt er gevraagd om documenten schriftelijk te ontvangen. Dit gaat het bestuur samen oppakken met de seniorencommissie. - Christ Joosen: Willem Schoenmakers Trofee. Willem Schoenmakers heeft een substiantieel bedrag als gift gedoneerd aan de BVKM. Dit voorstel wordt neergelegd bij de sportcommissie en tijdens de volgende ALV ontvangt men een terugkoppeling. - Mark de Groot: Complimenten aan het bestuur voor het regelen van deze locatie. Formulering: Maria Hofmann. Het verzoek is om de vergadering voortaan eerder van start te laten gaan, i.v.m. het vroege tijdstip van donker worden. - Angelique van Peppen: Bedankt Bastiaan Visser voor alle inzet en wenst Stephanie Hendriks veel succes bij vervulling van de voorzittersrol. - Arda Hoeve: Bedankt Bastiaan Visser voor alle inzet en wenst Stephanie Hendriks en Ellen Brouns veel succes toe bij vervulling van nieuwe rol. - Angela ter Heege: Dankt Bastiaan Visser en wenst het nieuwe bestuur veel kracht en wijsheid toe. Het voorstel is om bij de winter ALV ook een inschrijving te openen. - Mariëtta van Dijk: Dankt Lenie Voorn, Mark de Groot en Bastiaan Visser voor alle inzet. Wenst nieuwe functies veel succes. - Jeroen van Loon: Dankt iedereen en wenst eenieder succes. - Dave Jacobs: Dankt iedereen en wenst eenieder succes. - Klaas Zuurman: Stelt voor om een netwerkcommissie in het leven te roepen binnen de BVKM. 6

7 - Piet Miedema: Dankt eenieder voor zijn moeite. - Ria Bernard: Is trots op de BVKM. - Vivienne Voorn: Feliciteert in het bijzonder Stephanie Hendriks en Ellen Brouns met hun nieuwe functie. - Julia Geurts: Dankt de redactie voor het maken van deze mooie Vriendschap. Geeft complimenten voor de thema editie! - Joliene Steurs: Dankt voor alle moeite en wenst eenieder veel succes. Dankt voor het mogelijk maken van het jongerenweekend. Er is veel gebeurd het afgelopen jaar, laten we dit voortzetten. - Debbie Coolen: Bedankt allen en wenst eenieder veel succes. - Gerard Smits: Bedankt eenieder en wenst het bestuur veel succes in deze nieuwe fase. - Bastiaan Visser: Bedankt in het bijzonder Mark de Groot, Lenie Voorn en het bestuur. 13. Sluiting Stephanie Hendriks sluit de vergadering om uur. 7