Verslag vergadering beheersorgaan openbare bibliotheek in vergadering dinsdag 27 maart 2018 om 20u in de bib, Tiensestraat 42

Transcriptie

1 Verslag vergadering beheersorgaan openbare bibliotheek in vergadering dinsdag 27 maart 2018 om 20u in de bib, Tiensestraat 42 Aanwezig : May VAN MIERT, Leo NIVELLE, Jean-Pierre DENDOOVEN, Jaak POOT, Odette SWINNEN, Rita JONCKERS, leden Frieda RAYMAEKERS, bibliothecaris Verontschuldigd : Julie LOCHIE, Debby PEETERS, Marleen LEFEVRE, André CLERIX, Anne-Marie TRUYENS, Renil CAPPELLE Afwezig : Erika ROME, Carine LEYS, Lieve MOMMENS AGENDA : 1.- Goedkeuring verslag vorige vergadering. Opmerkingen : Jean-Pierre attendeert op een verkeerde datum (jaartal) in het verslag. Dit werd aangepast. Het verslag wordt goedgekeurd. Het wordt toegevoegd op de website van gemeente Hoegaarden. 2.- Ontwikkelingen in het bibliotheeklandschap 2017 Sedert april 2017 is het mailadres gewijzigd naar bibliotheek@gemhoegaarden.be Vanaf 1 juli 2017 is ook de gereglementeerde boekenprijs van kracht. (sperperiode van 6 maanden) 2018 Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 verscheen op 15 februari 2018 in het Belgisch Staatsblad. De meeste bepalingen treden op 1 januari 2019 in werking, maar voor sommige is dat vandaag al het geval. Het decreet Bovenlokaal Cultuurbeleid komt er aan in Dit zal onder meer gericht zijn op het ondersteunen en implementeren van een streekgerichte bibliotheekwerking, het uitwerken van een regiogericht kunsten- en erfgoedbeleid en het ondersteunen van bovenlokale en regiogerichte semi-professionele initiatieven en organisaties. Ondertussen - voor 2018 en is er een transitiereglement, voor culturele projecten van bovenlokaal belang.. Het transitiereglement voorziet 2 indieningsdata in april 2018 (voor projecten die aanvangen op 1 juli 2018) 1 oktober 2018 (voor projecten die aanvangen op 1 januari 2019) Privacy : bescherming van persoonsgegevens Vanaf 25/5/2018 gaat de AVG van start

2 AGV : Algemene verordening Gegevensbescherming, ook gekend als : GDPR : General Data Protection Regulation Het gaat dan bijvoorbeeld om het respecteren van een aantal belangrijke principes, de aanstelling van een functionaris gegevensbescherming (data protection officer, vroeger veiligheidsconsulent), het aanleggen van een dataverwerkingsregister, verwerkersovereenkomsten sluiten met leveranciers, enz. Dit vergt veel voorbereiding, én aanpassingen. o.a. website versleutelde gegevens (SSL) - i.p.v. http// Het EBS (Eengemaakt bibliotheeksysteem) en het Eengemaakt Websiteplatform : Op 7/9/2017 werd de opdracht voor het EBS gegund voor het bibliotheeksysteem Bicat Wise. Voorziene planning voor implementatie tussen 1 juni 2018 en 30 mei 1921 (alle provinciale bibliotheeksystemen en ook de losse bibliotheken). (Kostprijs deelname : 24 cent per inwoner per jaar vanaf de aansluiting, all in). Volgorde : Limburg, O-Vlaanderen, W-Vlaanderen, Brussel, Vlaams-Brabant (1/6/ /11/2020), Antwerpen + losse bibliotheken. In de EBS planning staat : 1 januari juli 2018 : proof of concept Wat? Het systeem inrichten en zwaar aan de tand voelen aan de hand van proefconversies van alle in Vlaanderen gebruikte systemen, gevolgd door een go of no-go beslissing. Meer info? De gekozen bestanden hiervoor: deze van PBS Vlaams-Brabant (Aleph), PBS West-Vlaanderen (Vubis), bibliotheken Genk (Brocade) en Bree (Bidoc). Begeleiding van de beginfase gebeurt door de stakeholdersgroep en de expertengroepen die het hele project en de aanbestedingsprocedure voorbereidden. We ontvingen een brief met 'intentie tot instap EBS'. (nog niets concreets gezien) 3.-BBC-meerjarenplan : terugkijken op 2017 en bespreking acties 2018 BBC - afkorting van beleids- en beheerscyclus Waar de Vlaamse Overheid tot nu toe een aansturende en controlerende rol had, zal zij in de toekomst meer ondersteunend en stimulerend optreden. Daar de middelen voor het lokaal cultuurbeleid sedert 1 januari 2016 niet langer geoormerkt zijn, zijn ook de voorwaarden daaraan gekoppeld weggevallen. M.a.w. : het is niet langer een verplichting om alle werkingsresultaten in te voeren. Enkel de adres- en contactgegevens, de openingsuren en sluitingsdagen worden up-to-date aangepast, zodat die gegevens doorstromen naar bibliotheekportalen en andere websites. Gemeente Hoegaarden tekende in op de Vlaamse beleidsprioriteit. voor de openbare bibliotheek. Een openbare bibliotheek die: cultuureducatie en leesmotivatie stimuleert e-inclusie bij moeilijk bereikbare doelgroepen bevordert en informatiegeletterdheid en mediawijsheid verhoogt aangepaste dienstverlening voor personen met beperkte mobiliteit en voor moeilijk bereikbare doelgroepen voorziet samenwerkt met onderwijsinstellingen De trend tot verminderde uitleencijfers is in het bibliotheeklandschap wereldwijd een algemeen gegeven. Dat geldt niet enkel voor openbare bibliotheken; ook universiteitsbibliotheken ondervinden dit. Hoegaarden : 6904 inwoners op 1 januari : 1560 ingeschreven leden (625 M, 996 V, 61 groeperingen, kinderen, uitleningen, uitleningen cd's dalend (streaming!), uitleen dvd's ongeveer gelijk. De 890 kinderen die naar de bib komen met een klaskaart, worden niet meegerekend in het aantal ingeschreven leners 1560, (een aantal onder hen komen individueel naar de bib, een aantal niet). We stellen vast dat gezinnen 1 persoon inschrijven en aan de zelfuitleenbalie ook materialen meenemen voor de kinderen en/of partner.

3 2017 : 6940 inwoners op 1 januari ingeschreven leners : 60 groeperingen (klassen e.a) : 3,8% 1080 leners van Hoegaarden : 69 % 426 leners van elders (200 Vlaanderen Wallonië) : 27,2 % 3,8% groeperingen, 69 % leners van Hoegaarden, 27,2% van elders (13,2% Vlaanderen - 15% Wallonië) Let wel! De scholen komen naar de bib met 827 kinderen met een klaskaart (= groeperingen). Ze zijn niet meegerekend in deze totalen. Een aantal van deze kinderen komen ook individueel naar de bib. (46 klassen - 4 leesklassen) Er komen 3 scholen - 2 Lagere Scholen en 1 Buitengewoon Onderwijs- SLO - met 385 kinderen van Hoegaarden, 442 van elders (46,6 % Vlaanderen en 53 % Wallonië). Deze cijfers geven niet de hele scholenpopulatie weer, want niet alle klassen komen naar de bib. aantal uitleningen : BD-8: Hoegaarden organiseert een laagdrempelige bibliotheek, aangepast aan de hedendaagse behoeften AP-81: De cultuureducatie en de leesmotivatie stimuleren via laagdrempelig aanbod ACT-115: Deelname aan regionale en overkoepelende initiatieven en samenwerkingsverbanden deelname aan overkoepelende intitiatieven 2017 : bibliotheekweek viel samen met Digitale Week, van 20 oktober tot en met 5 november samenwerking SBB provincie Vlaams-Brabant en 14 bibliotheken regio Hageland 2017 : regiobibliotheken Hageland dienden samen met regio Leuven een aanvraag voor projectsubsidies in bij provincie Vlaams-Brabant. Dit project 'Ontdek e-boeken in de bib' werd goedgekeurd. Deelname van 14 bibliotheken in het Hageland, 16 bibliotheken van regio Leuven. Eigen inbreng per bib : 500 EUR Voor het laatst kregen we EUR voor regiowerking : bijkomend budget voor aankoop e-boeken, themacollecties voor kleuters rond lente, Pasen, carnaval, vertelcircuit voor kinderen bij de Voorleesweek in november, en een workshop (digitale skills) 2018 : Er is niet langer ondersteuning vanuit de provincie. We zijn als regiobibliotheken overeengekomen om een gezamenlijk project in te dienen onder de noemer 'Netwerkbib Hagelandse bibliotheken' Stuurgroep : bib Tienen, bib Bekkevoort en bib Boutersem werken mee. Stad Tienen neemt de projectaanvraag op zich (voorzien van nodige middelen enz...) samenwerking bib met lokale actoren 2017: Dag van de Aarde : 22 april 2017 zie ook ACT : Week van de Opvoeding : 16 tot 23 mei. Thema 'Opvoeden is samenspel' april : bierweekend - allerhande activiteiten ter gelegenheid van 700 jaar brouwen in Hoegaarden op zaterdag 14 april in de bib -11u - Bier en boeken : bierpraatje met Raymond Billen, auteur van ondermeer 'Brouwers verkopen plezier, Pierre Celis) -thematafel met boeken die met bier (en Hoegaarden) te maken hebben. Elke bezoeker krijgt een brochure 'Hoegaarden the place to be(er)..

4 ACT-116: Initiatieven in het kader van leesplezier en taalstimulering bij kinderen en jongeren en senioren (ACT-117) 2017 : Jeugdboekenmaand van 1 tot 31 maart thema : M/V/X - Je bent wie je bent / over gender - nieuwe boeken op thematafel Jeugdboekenweek online bibspel op website jeugdboekenmaand.be waarmee wekelijks prijzen te winnen zijn zie ook ACT-129 (samenwerking onderwijs) 2018 : thema Jeugdboekenmaand : In de ban van wetenschap & techniek - Eureka! (zie verder..) Woe 26 april 2017 : een voorstelling voor kinderen door Creatief Atelier Pikarnel : water-luchtaarde-vuur doelgroep : kinderen van de lagere school. Buitenschoolse Kinderopvang Stekelbees nam deel aan deze activiteit in het kader van Dag van de Aarde. woe. 15/11/2017 : 15u voorstelling PIKARNEL in het kader van de Voorleesweek Een bed vol letters (regiobudget) Initiatieven voor senioren : wisselcollecties grootletterboeken (Woonzorgcentrum) 2016 : 2 collecties : 2 collecties : 2 collecties? ACT-118: Algemene leesbevordering en bibpromotie thematafels naargelang, vb. Gedichtendag, Valentijn, Dagen zonder vlees, spannende boeken, reisgidsen, Week van de Smaak, duurzaamheid, WO I - dementie - thematafel Gros Hoegaarden : o.a. Vredeseilanden, Broederlijk Delen, Week van de Fairtrade, Hoegaarden klimaatneutraal, Week van de Smaak met thema 'Gezond-Tijd' (15 tem 25 nov. 2018), met fototentoonstellingen - thema 2017?'Allemaal mensen - over migratie en vluchtelingen - thema 2018? AP-82: Inzetten op bevordering van e-inclusie bij moeilijk bereikbare doelgroepen en op de verhoging van informatiegeletterdheid en mediawijsheid ACT-119: Inspelen op de digitale bibliotheek Aanbieden van wifi en computers met internet, met printfaciliteiten, Belangrijk : regelmatige investeringen in actuele apparatuur blijven nodig (zie ACT-122) ACT-120: Creatie van een virtuele leeszaal 2017 : Gopress Kiosk : dag- en weekbladen van de laatste zeven publicatiedagen digitaal raadpleegbaar via online krantenkiosk. (enkel binnen de muren van de bib, ook via draadloos netwerk). 62 personen hebben een account aangemaakt bij 'Mijn Bibliotheek'. De scholen hebben toegang vanaf tot het krantenarchief vanaf najaar ACT-121: Vorming en workshops rond e-inclusie, informatiegeletterdheid en mediawijsheid 2017 : ma 21 augustus - infosessie Digitaal lezen, ook iets voor jou? met Ilse Depré don 2 november - 14u - infosessie digitale week : 'Kennis maken met sociale media : fb, pinterest en twitter' - Ilse Depré 2018 :? infosessie mediawijsheid (?) - + regioproject '3D printen' ACT-122: Investeren in actuele apparatuur 2016 : de PC's van de zelfuitleen werden vervangen, 1 internet, 1 publiekscatalogus, 2 administratie Er werd ook een vervanging voorzien van een printer voor de administratie : vervanging 2 PC's : 1 administratie, 1 internet 2018 : vervanging server en 1 PC ACT-123: Opvolging trends en uitdagingen bibliotheken bv. invloed digitalisering, e-boeken e.a.

5 Bib Hoegaarden neemt deel aan bibliotheekportalen sedert december Bibliotheekportalen is een samenwerkingsproject van de Vlaamse Overheid en de provincies. Het doel van het project is de ontwikkeling van een gemeenschappelijke, gebruiksvriendelijke en herkenbare zoekomgeving die toegang biedt tot bibliotheekcollecties in Vlaamse Openbare Bibliotheken. Dit zoekplatform bevat een groot deel van de collecties van Vlaamse bibliotheken en toont de bezitsgegevens van de Vlaamse openbare bibliotheken die participeren in bibliotheekportalen. Website : : e-readers in de bib - regio Hageland + regio Leuven dienden een aanvraag in voor projectsubsidies bij provincie Vlaams-Brabant. Dit project - Ontdek e-boeken in de bib - werd goedgekeurd door de provincie. Eigen inbreng van elke deelnemende bib : 500 EUR (14 bibliotheken van het Hageland, en 16 bibs van regio Leuven) Wat? 5 e-readers met beschermhoes, een tegoed van 250 EUR om e-boeken aan te kopen, toegang toe een basisopleiding en 1 voor gevorderden. Bovendien van onze regiomiddelen een bijkomend budget van 300 EUR per deelnemende bib voor aankoop van e-boeken. Ook : een model van reglement - een perstekst - gezamenlijke communicatie en promotie timing juni en later AP-83: Inzetten op aangepaste dienstverlening voor personen met beperkte mobiliteit, cultureel en sociaal-economische beperkingen of leesbeperking ACT-124: Laagdrempelige en toegankelijke bib zelfuitleen met infobalie -toegankelijk voor personen met beperking virtueel 24u op 24u toegankelijk - geen lidgelden, een uitleen sluit aan op einde schooltijd, toegankelijke collecties ACT-125: Bib aan huis voor mensen met mobiliteitsproblemen - i.s.m. OCMW en vrijwilligerswerking (ondermeer Buren voor Mekaar) - promotie via gebruikelijke kanalen : 3 deelnemers deze dienstverlening werd verdergezet : 2 deelnemers deze dienstverlening wordt verdergezet ACT-126: Luisterpunt ACT-127: Taalpunt Nederlands Sedert najaar 2016 : nodige materialen besteld, ze werden verwerkt einde : uitbreiding van collectie We overlegden met het OCMW over de concrete situatie betreffende vluchtelingeninstroom in Hoegaarden (nationaliteit, taal enz.) om gericht materialen aan te bieden en een samenwerking op te starten. Bezoek op 9/02/2017 van vluchtelingen met tolk om het Taalpunt Nederlands voor te stellen. Van het budget voor collecties (ACT 131) kochten we in 2017 voor 1300 EUR bijkomende materialen aan om voor dit Taalpunt Nederlands een goede start te voorzien. Moeilijkheid blijft de taal :? AP-84: Inzetten op samenwerking met onderwijsinstellingen ACT-128: Klasbezoeken aan de bib organiseren ook in 2017 : tweemaandelijkse klasbezoeken aan de bib ACT-129: Informatiemomenten en activiteiten voorzien voor leerkrachten en leerlingen 2017 : tweemaandelijkse klasbezoeken aan de bib door 2 basisscholen en 1 SLO

6 Jeugdboekenmaand - 2 klassen BLO bezoeken de bib en krijgen uitleg Jeugdboekenmaand : 2017 : idem - (voor het eerst jeugdboekenmaand) Tijdens de jeugdboekenmaand is er een bezoek gepland van de 1e graad én de laatste kleuterklas van VBS en GBS om een bibspel te spelen. Een stagiaire kleuteronderwijs werkte een opdracht uit voor kleuters, (4 klassen) de anderen krijgen aan de hand van opdrachten in een doeboekje de kans zich in te leven in het thema M/V/X - Je bent wie je bent / over gender : deelname van 10 klassen oudste kleuters en (1e en 2e leerjaar). Deelname van 14 klassen : thema Jeugdboekenmaand : In de ban van wetenschap & techniek - Eureka! (een pleidooi voor wetenschappelijke attitude : kritisch, nieuwsgierig en open zijn, creativiteit, nadenken, verbeelden. De leerlingen van het 4e leerjaar krijgen een speciale ontdekkingstocht in de bib. Zij spelen het bibspel met leuke opdrachten, met het doel de plaatsingssystemen en 'hoe gericht zoeken' te ontdekken : voor het eerst verdeling van de lerarenkaart voor alle leerkrachten woonachtig in Hoegaarden (en omliggende Waalse gemeenten) : enkel voor inwoners van Hoegaarden. zo ook in 2018 AP-85: Investeren in kwaliteit ACT-130: Gekwalificeerd personeel blijven inzetten op gekwalificeerd personeel regelmatige bijscholing en vorming voorzien 2017 : 12 mei - studiereis bibliotheken naar regiobibliotheek Theek 5 in Oosterhout 28 februari : hoe facebook beter inzetten voor je organisatie 20 april in Hoegaarden (basis), 11 mei Boutersem (gevorderden : voor collectieverantwoordelijken) : opleiding 'Ontdek e-readers in de bib'-traject 2018 :? ACT-131: Hedendaagse collectie pluriform informatieaanbod, breed en zorgvuldig samengesteld, aangepast aan behoefte 2013 : budget EUR : budget EUR : budget EUR (bijkomende vermindering door besparing op cultuur Vlaamse Overheid) 2016 : budget EUR 2017 : budget EUR 2018 : budget EUR ACT-132: Duurzame investeringen in gebouw : deadline voor uitvoering dubbel glas voorzijde bib was 28 augustus 2017 : tijdig geplaatst. najaar 2017 : plaatsing zonnescreens ter bescherming van de server (bureel boven) verlichting : vervanging van tl's door ledverlichting : gedeeltelijk uitgevoerd, overige in : 1 april - gecoördineerde aanvraag van een investeringssubsidie om culturele infrastructuur energiezuiniger te maken : nieuwe verwarmingsketel - super-isolerende beglazing achteraan - met gedeeltelijk zonnescreens bovenaan (verdieping) ACT-133: Inspelen op moderne technologieën en sociale media zelfuitleen - online catalogus - uitnodigende website - facebookpagina 2017 : website bib responsive - d.w.z. makkelijk raadpleegbaar op PC, tablet én smartphone 1940 interacties verlengingen reserveringen, 5 opmerkingen, 7 aankoopsuggesties, 35 ledenkoppelingen en 6 aanvragen om gegevens te wijzigen. 4.- Varia : Verlengen gebeurt ook telefonisch (minder) en via mail naar bibliotheek@gemhoegaarden.be

7 - Campagne 'Een bib voor iedereen', van VVBAD (Vlaamse vereniging voor Bibliotheek, Archief- en Documentatie vzw), in samenwerking met Davidsfonds, Rodenbachfonds, Masereelfonds, August Vermeylenfonds en Willemsfonds, met de steun van Cultuurconnect, Rode Kruis, Netwerk Basiseducatie.. en vele andere organisaties en instellingen Sinds 2016 zijn steden en gemeenten niet meer verplicht om een bibliotheek te hebben. In de aanloop van gemeenteraadsverkiezingen, is het bibliotheekcharter een oproep om de gemeenten te vragen ook na 2018 te blijven investeren in de bibliotheek als basisdienst waar elke burger recht op heeft. - Sluiting zomer : de bib is gesloten van maandag 9 juli 2018 tot en met zaterdag 14 juli De volgende vergadering van het beheersorgaan is gepland op dinsdag 20 november (datum onder voorbehoud) Hoegaarden, 6 april 2018 Frieda Raymaekers, Bibliothecaris