Beleidsnotitie: De kwaliteitszorgcyclus op centraal niveau aan de Erasmus Universiteit Rotterdam

Transcriptie

1 BIJLAGE I

2

3 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 I.1 Beleidsnotitie: De kwaliteitszorgcyclus op centraal niveau aan de Erasmus Universiteit Rotterdam 1. Inleiding 2. Kwaliteitszorgsysteem aan de Erasmus Universiteit Rotterdam 3. Verantwoordelijkheden en overlegvormen 4. Verdere verbeteringen Bijlage I

4 I.2 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg Inleiding Deze beleidsnotitie brengt de kwaliteitszorgcyclus van het onderwijs in kaart zoals die bij de Erasmus Universiteit functioneert en het afgelopen jaar is aangescherpt naar aanleiding van de instellingsaudit in Ze is gericht op de beschrijving van de instellingsbrede verbeterprocessen, complementair aan de kwaliteitszorg die op opleidingsniveau plaatsvindt. Daarmee wordt inzicht gegeven in de heersende kwaliteitscultuur binnen de universiteit en in de systematiek van het beleid aan de Erasmus Universiteit. Daarmee is een reactie gegeven op de voorwaarden twee en drie, zoals in de NVAO brief van 23 oktober 2012 gesteld. Deze beleidsnotitie laat zien hoe het college van bestuur zich een beeld vormt van de onderwijskwaliteit aan de instelling en welk instrumentarium tot zijn beschik - king staat om de onderwijskwaliteit, in voortdurende dialoog met de faculteiten, waar nodig door beleid te verbeteren. Het geheel van verantwoordelijk heden en activiteiten op centraal en decentraal niveau wordt beschreven aan de hand van de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. De interne kwaliteitszorgsystematiek volgens deze PDCA-cyclus maakt dat de monitoring en verbetering van de kwaliteit geborgd is in de instelling. 1.1 Interactieve Besturingsstrategie De inrichting en werking van een kwaliteitszorgsysteem wordt in belangrijke mate bepaald door de wijze waarop een instelling bestuurd wordt. Beleid en bestuur aan de Erasmus Universiteit komt tot stand in een wisselwerking tussen de onderwijsdirecteuren, decanen en het college van bestuur; het is voornamelijk gebaseerd op dialoog en inhoudelijke overtuiging. De professionals zelf spelen een belangrijke rol bij de invoering van innovaties ( interactief bestuur ). Binnen dit beleid hebben faculteiten het eigen kwaliteitsbeleid geëxpliciteerd en in de afgelopen cycli van interne en externe kwaliteitszorg verbeterd (zie bijlage H). De visie op de kwaliteit van het onderwijs, die de Erasmus Universiteit voor ogen heeft, past bij de PDCA-cyclus. De geformuleerde aandachtsgebieden worden per faculteit vertaald naar concrete doelen en resultaten met ruimte voor verschillende invullingen. Veel nadruk lag daarbij de afgelopen jaren op het onderwijsproces, voor de andere delen van de visie (internationalisering, diversiteit, verankering van onderwijs in onderzoek) zal dat meegenomen worden in de nieuwe convenanten met de faculteiten. De gemaakte afspraken worden vervolgens gemonitord en

5 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 I.3 geëvalueerd. (Zie voor de visie op de kwaliteit van het onderwijs: Hoofdstuk 2 in de Reactie van de Erasmus Universiteit op het verzoek om verduidelijking van de NVAO Visie van de Erasmus Universiteit op onderwijskwaliteit. ) 2. Kwaliteitszorgsysteem aan de Erasmus Universiteit 2.1 Kwaliteitszorg De externe toets van de kwaliteit van de opleidingen vindt eenmaal per zes jaar plaats door middel van een externe beoordeling door een landelijke of inter - nationale visitatiecommissie. Die beoordeling leidt tot een beoordeling van de opleiding op de drie door de NVAO geformuleerde standaarden van de beperkte opleidingsbeoordeling: Standaard 1: Doelstellingen. Standaard 2: Onderwijsleer - omgeving. Standaard 3: Resultaten. Wanneer de opleiding op alle standaarden minimaal een voldoende scoort, wordt deze opnieuw geaccrediteerd door de NVAO. Sinds de invoering van het accreditatiestelsel zijn alle initiële en ook een aantal postinitiële opleidingen van de Erasmus Universiteit Rotterdam beoordeeld volgens het NVAO accreditatiekader. Uit deze serie beoordelingen is tot op heden gebleken dat de NVAO de interne kwaliteitszorg van alle 21 bacheloropleidingen en 71 masteropleidingen van de Erasmus Universiteit als voldoende heeft beoordeeld. De eindkwalificaties, leeromgeving (in het bijzonder het curriculum, medewerkers en verbeterbeleid), kwaliteit van toetsing en kwaliteit van het gerealiseerde eind - niveau zijn dus bij alle opleidingen op zijn minst voldoende en op onderdelen goed bevonden. Bij de interne kwaliteitszorg ligt het initiatief bij de instelling. De instelling pakt de kwaliteitszorg systematisch aan en heeft de doelen en activiteiten op het gebied van kwaliteitszorg vastgelegd in plannen, waarbij ook de onderscheiden rollen en verantwoordelijkheden, die betrokkenen in het kwaliteitszorgproces hebben, in kaart zijn gebracht. De interne kwaliteitszorg staat weliswaar als een systeem op zichzelf, maar is ook voor een belangrijk deel verbonden met de cyclus van accreditatie iedere zes jaar, de externe kwaliteitszorg. De wettelijk vastgelegde beoordelingskaders en accreditatiecyclus (externe kwaliteitszorg) geven derhalve tevens richting aan de interne kwaliteitszorg. Bijlage I

6 I.4 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg Hoe werkt de PDCA-cyclus aan de EUR? De PDCA-cyclus aan de Erasmus Universiteit Rotterdam is zo ingericht dat voor het college van bestuur duidelijk is op welke wijze faculteiten invulling geven aan plannen, welke doelen hieraan worden gekoppeld, of en hoe deze doelen worden gerealiseerd, welke verbeterpunten worden geformuleerd en hoe deze worden geïmplementeerd. In onderstaande figuur 1 wordt de inrichting van de PDCA-cyclus en de rol van de bestuurlijke gremia (college van bestuur, faculteitsdecanen, opleidingsdirecteuren en universiteitsraad) inzichtelijk gemaakt. Figuur.1: Inrichting PDCA-cyclus tussen college van bestuur en faculteiten Deze figuur laat zien welke gremia betrokken zijn in de PDCA-cyclus en welke instrumenten daarin door hen worden gebruikt. Het systematisch doorlopen van deze cyclus zorgt ervoor dat gemaakte afspraken met de faculteiten gemonitord, bijgesteld en geborgd worden. Het cyclische karakter brengt met zich dat de actoren en gremia, genoemd in de act fase, in alle vier de stappen een rol spelen.

7 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 I.5 De vier stappen van de PDCA-cyclus bij de EUR worden hieronder nader uitgewerkt. Plan (afspreken) Het proces waarin plannen opgesteld worden. In deze fase wordt een visie geëxpliciteerd met betrekking tot onderwijskwaliteitsnormen en indicatoren of die normen gehaald worden. Enkele voorbeelden op verschillende niveaus: 1. De opleiding pedagogie heeft bij de start in 2011 als norm gesteld dat ieder curriculumonderdeel (PGO-blok of practicum) door studenten minimaal gemiddeld met een 7.0 op een tienpuntschaal beoordeeld moet worden; 2. De instellingsbrede prestatieafspraken op rendement met het Ministerie van OCW zijn gebaseerd op interne afspraken met elke bacheloropleiding; 3. In het instellingsbrede plan Nominaal is normaal zijn kaders afgesproken waaraan de pilotopleidingen moeten voldoen en die uiteindelijk bij invoering voor alle opleidingen zullen gelden. De bestuursconvenanten bevatten de belangrijksteplannen van de faculteiten, die geformuleerd worden in de vorm van concrete doelen. Deze doelen worden eens in de 5 jaar vastgesteld. De convenanten bestrijken alle processen: naast onderwijsdoelen worden ook doelen op het terrein van onderzoek, internationalisering en bedrijfsvoering gesteld. De afspraken gemaakt in de convenanten worden tweemaal per jaar in zogenaamde bilaterale overleggen (BILO s) tussen het College van Bestuur en faculteitsbestuur besproken. In het voorjaar ligt de nadruk op de inhoud: de vorderingen in de strategische doelen, de plannen voor het jaar daarop en sinds 2013 ook de jaarrapportage onderwijskwaliteit. In het najaar ligt de nadruk op de financiële vertaling van die plannen in de facultaire begroting. In Tabel 1 worden de prestatie-indicatoren, gericht op onderwijs, weergegeven die gebruikt zijn bij de opstelling van de convenanten, zoals ook genoemd in het Strategiedocument Bijlage I

8 I.6 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 Tabel 1: Indicatoren Convenanten op het gebied van onderwijs, Strategie Onderwijs Verhogen studierendement van bestaande bacheloropleidingen Uitbouw aanbod Engelstalige bacheloropleidingen Nederlandse bacheloropleidingen behoren tot de top 3 Differentiatie in de aandacht voor studenten naar studieresultaten Verkennen mogelijkheden joint en double degrees De BSc International Business Administration en de BSc International Bachelor Economics and Business Economics behoren tot de top 5 in Europa De masteropleidingen behoren tot de top 3 in Nederland en de top 10 in Europa Overall marketingplan Erasmus Universiteit Rotterdam marktleider postinitieel onderwijs Onderzoeken mogelijkheden van integraal researchmaster en promotietraject in graduate school. Globaal lag de nadruk de afgelopen jaren in het onderwijsbeleid op de onderwerpen groei (uitbouw aanbod, post-initieel onderwijs, marketing), kwaliteit (top rankings van zowel bachelor als master opleidingen, differentiatie) en studiesucces. Uiteraard komt de beleidsvorming op deze onderwerpen niet alleen in de cyclus van convenanten en BILO s tot stand. Er zijn de afgelopen jaren dan ook talrijke strategische projecten en programma s geweest, waarbij samen met de verschillende organisatieonderdelen nieuw beleid is gerealiseerd. Daarbij werd dikwijls door de onderwijsprofessionals een voortrekkersrol vervuld. Voorbeelden zijn projectgroepen voor het starten van nieuwe opleidingen (zoals pedagogische en onderwijswetenschappen en het Erasmus University College), het uitwerken van het honours beleid en recent het beleid tot verdere internationalisering in het bacheloronderwijs (zie Bijlage D). Op deze wijze is verder invulling gegeven aan het interactieve besturingsmodel en wordt bovendien kennis uitgewisseld.

9 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 I.7 Do (doen) De faculteit gaat concreet aan de slag en streeft ernaar de gemaakte afspraken na te komen. Toegepast op de hiervoor genoemde voorbeelden: 1. De evaluatie op het onderwijsblok wordt uitgevoerd en geregistreerd; 2. Plannen voor rendementsverbeteringen binnen opleidingen worden gerealiseerd (2012-); 3. Doorvoeren N=N -kaders in OER en examenregeling (2011-pilotopleidingen, 2012-rest) en toepassing binnen de opleiding Uiteraard gaat het ook om de reguliere uitvoering van het onderwijs. Onderwijs - directeuren zorgen ervoor dat de bachelor-en masterprogramma s uitgevoerd worden. Examinatoren en examencommissies zorgen voor de tentaminering van curriculumonderdelen en de systematische beoordeling van scripties en eindwerk - stukken, en de bewaking van de kwaliteit daarvan. Vanaf 2008 zijn bij alle opleidingen belangrijke curriculumherzieningen doorgevoerd om de afgesproken rendementsdoelen te behalen. Aan het eind van ieder jaar worden BSArendementen, uitval, bachelor- en masterrendementen bepaald. Faculteitsdecanen zijn de eindverantwoordelijken bij dit proces. Check (evalueren) De afspraken en doelen die gemaakt zijn in de planfase worden onderzocht en geëvalueerd. Toegepast op de eerdere voorbeelden: 1. De blokresultaten per jaar worden door het opleidingsmanagement verzameld en vergeleken met elkaar en voorgaande jaren; 2. De behaalde rendementscijfers worden gemonitord; 3. De voortgang van de invoering vaan Nominaal = Normaal wordt gemonitord en er wordt onderzoek gedaan naar de effecten daarvan. Het bilateraal overleg (BILO) tussen college van bestuur en faculteit speelt een belangrijke rol in de kwaliteitsbewakingscyclus van onderwijs en de andere strategische thema s. Gemaakte afspraken worden in verslagen en actiepunten vastgelegd. Bijlage I In het BILO kunnen ook zaken door de faculteit op de agenda gezet worden. De agenda wordt voorbereid met een geannoteerd memo waarin de voorbereidende

10 I.8 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 beleidsmedewerker van het college van bestuur op basis van vooroverleg met de faculteit de belangrijkste behandelpunten voor het BILO heeft voorbereid (zie agenda, memo en verslag IBMG als bijlage I1). Het college van bestuur en de faculteiten beschikken over de volgende check - instrumenten, waarvan de eerste vier altijd aan bod komen in een BILO : 1. (evaluaties van) convenanten; 2. jaarrapportages onderwijskwaliteit; 3. tussentijdse opleidingsevaluaties; 4. rapporten van NVAO-accreditatiecommissies (eens in de zes jaar); 5. managementinformatie 6. verschillende overlegvormen met stakeholders 7. beleidsonderzoek De instrumenten hebben tot doel het academisch niveau van het onderwijs te bewaken en de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren. Met behulp van die instrumenten wordt antwoord gegeven op de vraag of de gemaakte afspraken zijn gerealiseerd. Het college van bestuur wordt zo in staat gesteld zich te informeren over de stand van zaken en kan waar nodig bijsturen.

11 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 I.9 Hieronder komen de verschillende instrumenten aan bod. I) (evaluaties van) Convenanten De convenanten worden in deze Checkfase van de PDCA-cyclus gebruikt als instrument om na te gaan of en in hoeverre de gemaakte afspraken in de planfase zijn gerealiseerd. Convenanten zijn een vast punt op de agenda van het bilateraal overleg. Voorafgaand aan het overleg leveren faculteiten een interim rapportage met de stand van zaken op dat moment. Die rapportage heeft betrekking op de doelen en bevat naast kwalitatieve ook veel kwantitatieve informatie, bijvoorbeeld over de gerealiseerde rendementen en het beleid op het gebied van diversiteit. De faculteitsdecanen gebruiken de rapportages ook om feedback te geven aan hun onderwijsdirecteuren over de geleverde onderwijsprestaties. Best practice op dit gebied wordt beschreven in de publicatie Road to 2013 van de Erasmus School of Economics, die jaarlijks als onderdeel van het jaarverslag zijn uitgebracht (zie In 2013 is in dit kader van de faculteiten bovendien een voorlopige eindevaluatie van het convenant 2013 gevraagd. Zie als voorbeeld de eindevaluatie van de Faculteit Sociale Wetenschappen in Bijlage I2). Het gehele strategische plan van de Erasmus Universiteit ( ) is halverwege de rit in 2010 in de midterm-review geëvalueerd (zie Dat heeft geleid tot nieuw instellingsbreed beleid, zoals Nominaal = Normaal. Naar aanleiding van de midterm-review zijn begin 2011 bijgestelde convenantsafspraken overwogen, maar die zijn uiteindelijk ingehaald door de voorbereiding op de prestatieafspraken met OCW. II) Jaarrapportage onderwijskwaliteit De jaarrapportage onderwijskwaliteit is een nieuw instrument, voor het eerst gebruikt in het voorjaar van In deze rapportage geeft de faculteit inzicht in de vorderingen op de afspraken, de kwaliteit van het onderwijs en de voortgang van verbeteracties en veranderingstrajecten op het gebied van onderwijs, die ingezet zijn naar aanleiding van externe beoordelingen en tussentijdse opleidings - evaluaties. De jaarrapportage geeft tevens inzicht in de werking en de resultaten van de interne kwaliteitszorg gericht op faculteit, opleiding, opleidingsfasen en Bijlage I

12 I.10 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 opleidingsonderdelen en bestrijkt zo het gehele kwaliteitszorgspectrum. In Tabel 2 wordt een overzicht gegeven van onderwerpen die in de jaarrapportage aan de orde moeten komen. Tabel 2: Onderwerpen Jaarrapportage onderwijskwaliteit De jaarrapportage is een beknopt overzicht van de stand van zaken naar aanleiding van de onderstaande onderwerpen: Voortgang van het convenant en de gemaakte prestatieafspraken, voor zover deze onderwijskwaliteit betreffen. De faculteit geeft hier aan waar ze momenteel staat ten opzichte van het convenant en de prestatieafspraken en welke maatregelen ze treft om de gemaakte afspraken te realiseren. Informatie over de stand van zaken betreffende instellingsbrede onderwijsvernieuwing (op dit ogenblik N=N). De faculteit geeft hier weer waar ze momenteel staat ten opzichte van de actuele instellingsbrede onderwijsvernieuwing en welke maatregelen ze treft om de gestelde doelen te realiseren. De vorderingen met betrekking tot het Plan van Aanpak naar aanleiding van de externe beoordeling of de Tussentijdse Opleidingsevaluatie. De faculteit geeft aan hoe ze omgaat met de verbeterpunten die in het Plan van Aanpak zijn geformuleerd. Wat verder binnen de opleiding(en) speelt: Kwalitatieve informatie over de studentenoordelen in onderwijsevaluaties over 1) Docent, 2) Cursus, 3) Toetsing, en 4) Inzet van de student. Wat de faculteit dan wel de opleiding zelf heeft geïnitieerd; omgang met het instellingsbeleid. Een voorbeeld van een ingevulde Jaarrapportage is als bijlage I3 opgenomen.

13 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 I.11 III en IV) Tussentijdse opleidingsevaluatie (TOE) en externe beoordelingen door visitatiecommissies ten behoeve van NVAO-accreditatie Elke zes jaar vindt een externe beoordeling van een opleiding plaats door de NVAO. Vanaf 2006 bestaat aan de Erasmus Universiteit het instrument van de tussentijdse opleidingsevaluatie Het eerste doel van de tussentijdse opleidingsevaluatie is terug te kijken naar de vorige externe beoordeling en te bepalen of de daaruit voort - gevloeide verbetermaatregelen al effect hebben gesorteerd. Het tweede doel is op een efficiënte manier vast te stellen waar mogelijke problemen liggen bij het verkrijgen van een heraccreditatie over drie jaar, zodat tijdig nog eventuele verbeter trajecten in gang kunnen worden gezet. De tussentijdse opleidings - evaluatie legt als gemeenschappelijk element van de kwaliteitszorg een belangrijk fundament voor het kwaliteitszorgsysteem van de EUR. De richtlijnen voor het opstellen van de tussentijdse opleidingsevaluatie zijn in februari 2013 aangescherpt. De evaluatie is aangepast op de nieuwe accreditatie - standaarden van de NVAO. Tevens is de regel ingevoerd dat in de evaluatie - commissie in ieder geval één deskundige van buiten de universiteit zitting dient te hebben. In Tabel 3 worden de stappen die gezet moeten worden bij de tussentijdse opleidingsevaluatie gepresenteerd. Bijlage I

14 I.12 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 Tabel 3: Processtappen Tussentijdse opleidingsevaluatie (TOE) Het proces van de tussentijdse opleidingsevaluatie kent de volgende stappen: De decaan krijgt van het college van bestuur de opdracht de TOE voor een of meer bij name genoemde opleiding(en) uit te voeren. De decaan stelt een evaluatiecommissie samen en legt deze ter goedkeuring voor aan het college van bestuur. Het college van bestuur geeft schriftelijk haar instemming met de samenstelling van de evaluatiecommissie aan de decaan. De decaan geeft de opleidingsdirecteur van de betreffende opleiding de opdracht een kritisch zelfanalyserapport te schrijven, een opleidingspanel samen te stellen en de evaluatiecommissie te installeren. Het opleidingspanel vult de vragenlijst van het zelfdiagnose-instrument in en maakt met behulp van de bijbehorende beoordelingstabellen een concept zelfanalyse. Zij verzendt de concept zelfanalyse naar de opleidingsdirecteur. De opleidingsdirecteur vult de concept zelfanalyse aan met lopende verbetertrajecten en een langetermijnvisie en verzendt het resulterende definitieve zelfanalyserapport aan de decaan. De decaan verzendt het zelfanalyserapport aan de evaluatiecommissie en voorziet deze commissie van de rapporten van de laatste officiële accreditatie (zelfevaluatie en visitatierapport). De evaluatiecommissie voert een site visit uit en legt haar bevindingen met betrekking tot de validiteit van het zelfanalyserapport, de analyse van de kwaliteit van de opleiding en haar adviezen vast in het commissierapport. Zij voegt eventueel een vertrouwelijke side letter aan dit rapport toe en verzendt het commissierapport aan de decaan. De decaan beoordeelt op basis van het zelfanalyserapport en het commissierapport het proces van de TOE. Hij maakt een plan van aanpak voor de komende drie jaar en stuurt de drie stukken aan het college van bestuur. Het college van bestuur beoordeelt de resultaten van de TOE en plaatst de bespreking van het plan van aanpak op de agenda van een bilateraal overleg met de faculteit. Met deze stap is de tussentijdse opleidingsevaluatie afgerond. Een voorbeeld van een uitgevoerde Tussentijdse Opleidingsevaluatie is ter inzage beschikbaar.

15 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 I.13 V) Managementinformatie De beschikking over relevante managementinformatie is bij het proces van kwaliteitszorg een vereiste. Zoals aangegeven was de evaluatie van de convenanten tot voor kort vooral gebaseerd op de door de faculteiten zelf aangeleverde managementinformatie. Het college wordt wel instelingsbreed actief geïnformeerd over vooraanmeldingen, studentenaantallen (1 oktobertelling), BSA-resultaten, opleidingsrendementen (ORMI-EUR), en positionering opleidingen (Keuzegids etc.). Om de informatie te integreren en het College van Bestuur een eenduidig en consistent meet- en evaluatie-instrumenten te geven wordt sinds 2012 in het kader van het project Bedrijfsvoering 2013 gewerkt aan een EUR-breed management - informatiesysteem, waarin de gegevens over studenten, hun onderwijsprestaties, internationalisering en HR & Finance direct opvraagbaar zijn. Het gaat hier vooral om het bij elkaar brengen van alle gegevens die beschikbaar zijn in de dataware - house en het maken van duidelijke afspraken over kernindicatoren, definities, meetwijze en rapportages. Sinds 2012 is op de belangrijkste kernindicatoren voor de NVAO, prestatieafspraken en strategie gewerkt aan centraal op te vragen managementinformatie. Een voorbeeld van een dergelijke rapportage is het document Rapportage managementinformatie Erasmus Universiteit 2013: de universiteit in control. (zie Bijlage J). VI) Verschillende overlegvormen met stakeholders Hierop wordt ingegaan in paragraaf 3: Verantwoordelijkheden en overlegvormen VII) Beleidsonderzoek Naast de check op de voortgang van de convenanten vindt voor instellingsbrede projecten en beleidsthema s nog specifiek aanvullend onderzoek plaats. Het Risbo het beleidsonderzoeksinstituut verbonden aan de Faculteit der Sociale Weten - schap pen is verantwoordelijk voor een belangrijk deel van dit onderzoek, zoals de onderzoeken naar de invoering van Nominaal is Normaal (zie: Per jaar is 4 ton centraal beschikbaar voor dit beleidsonderzoek. De resultaten worden uiteraard besproken in de project - groepen ter voorbereiding van de verdere besluitvorming en staan als ze actueel zijn ook op de agenda van de BILO s, het opleidingsdirecteurenoverleg en het CvBdecanenoverleg. Bijlage I

16 I.14 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 Act (bijstellen) In deze stap wordt door de verschillende organen (college van bestuur, CvBdecanenoverleg, BILO s, gestructureerd overleg tussen decaan en onderwijs - directeur, overleg tussen onderwijsdirecteuren en opleidingscommissie, project - groepen) die aan zet zijn, het onderwijsbeleid of (delen van het) onderwijs - programma bijgesteld op basis van de uitkomsten van de check fase. Bij al het instellingsbreed beleid zijn medewerkers van het Institutional Development Office (IDO) en het shared service center Onderwijs, Onderzoek en Studentenzaken (SSC- OOS) betrokken. Vaak wordt door hen het formuleren of bijstellen van beleid voorbereid in multidisciplinaire project- en programmateams. Toegepast op de hiervoor genoemde voorbeelden: De resultaten van de blokevaluatie worden besproken in de curriculum jaar - groep, verbeteringen worden afgesproken. Docenten worden in hun R&Ogesprek aangesproken op verbeteringen; Als blijkt dat opleidingen niet op koers liggen naar de prestatieafspraken, wordt het opleidingsbeleid bijgesteld; Tijdens het Nominaal = Normaal-project is in 2012 besloten om nog geen definitief besluit over invoering bij de andere opleidingen te nemen, maar de pilotfase aan te houden en uit te breiden.

17 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 I.15 De BILO s vormen wederom een belangrijk moment om tot bijstelling te komen, zoals het voorbeeld van de Erasmus School of Law hieronder laat zien. De PDCA-cyclus in de praktijk: het voorbeeld van de Erasmus School of Law (ESL) Ter inzage voor de commissie zijn alle verslagen van de BILO s met de voormalige Faculteit der RechtsGeleerdheid (FRG), tegenwoordig Erasmus School of Law (ESL) vanaf najaar 2008 (kort na de ondertekening van het convenant). De ESL had zich in het convenant vastgelegd op te realiseren rendementen in het eerste jaar en aanzienlijke verbeteringen van het onderwijsrendement na 4 en 5 jaar. In 2008 waren al omvangrijke onderwijsherzieningen doorgevoerd. In de verslagen is te volgen dat de vorderingen op de voet werden gevolgd door het college van bestuur in de BILO s. In de eerste BILO s lag het accent op het rendement in het eerste jaar en de rol die de taaltoets daarbij speelde. Vanaf najaar 2010 is er een duidelijk kantelpunt in de discussie als duidelijk wordt dat de vernieuwingen onvoldoende resultaat in rendement opleveren; naar aanleiding hiervan wordt er een nieuw plan voor het eerste jaar opgesteld, wordt binnen het examensysteem de mogelijkheid tot compensatie van onvoldoendes doorgevoerd en wordt een algehele onderwijsherziening aangekondigd. De faculteit spreekt in dit verband zelfs over het onderwijsplan als de dood of de gladiolen. Vanaf 2011 is er een toenemende druk vanuit het college van bestuur op de faculteit om ook de financiële positie, die verslechterd was door de lage rendementen structureel op orde te brengen. Het college van bestuur reserveert 8 miljoen euro om de onderwijsherziening te bewerkstelligen. Uiteindelijk culmineert de cyclus in de integrale invoering van Probleem Gestuurd Onderwijs vanaf het jaar 2012/2013. Deze is gekoppeld aan een omvangrijke reorganisatie van het wetenschappelijk personeel. 3. Verantwoordelijkheden en overlegvormen Kwaliteitszorg ten behoeve van het onderwijs is een gezamenlijke verantwoor - delijkheid van de faculteiten en het college van bestuur. Waar de kwaliteitszorg binnen de faculteiten zich op opleiding, opleidingsfasen en opleidingsonderdelen richt, beschikt het college van bestuur over instrumenten die inzicht verschaffen in het gevoerde facultaire kwaliteitszorgbeleid. In een optimaal werkend kwaliteitszorgsysteem zijn de verantwoordelijkheden van alle betrokkenen helder. In deze paragraaf worden de verantwoordelijkheden kort toegelicht. Bijlage I

18 I.16 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 De decaan voorziet in het bestuur van een opleiding binnen de faculteit door de aanstelling van een onderwijsdirecteur en stelt daarnaast voor deze een examen - commissie in. De onderwijsdirecteur draagt de eindverantwoordelijkheid voor de opleiding, geeft leiding bij de gekozen didactische aanpak en overlegt met de voorzitters/hoofden van de capaciteitsgroepen over de docenten die het onderwijs in de opleiding verzorgen. Ook is de onderwijsdirecteur verantwoordelijk voor de evaluaties van de kwaliteit van de afzonderlijke vakken en practica, jaarprogram - ma s en curricula. De onderwijsdirecteur betrekt hierbij de opleidingscommissie, die is samengesteld uit docenten en studenten van de opleiding. De kwaliteitszorg voor toetsen en beoordelen is een taak van de examencommissie. De examencommissie heeft de wettelijke opdracht vast te stellen of een student bij het afstuderen voldoet aan de eindkwalificaties van de opleiding die zijn vastgelegd in de OER. Instellingsbrede initiatieven ter stimulering van de studievoortgang, zoals in het verleden bijvoorbeeld het instellen van het BSA en op dit ogenblik Nominaal is Normaal, worden door het college van bestuur voorgelegd aan de universiteitsraad. Daarbij gaat het niet alleen om de inachtneming van de bevoegdheden van deze raad, maar ook om de verwerving van het draagvlak binnen de universitaire gemeenschap. Beleidsvorming en besluitvorming in de bestuurlijke gremia wordt vaak voorbereid in projecten en programma s. De rector magnificus heeft boven - dien wekelijks overleg met medewerkers van het Institutional Development Office en het shared service center Onderwijs, Onderzoek en Studentenzaken en andere betrokkenen bij de projecten. De agenda voor dit overleg wordt zowel door de wekelijkse actualiteit als door projecten zoals Nominaal is normaal, de prestatie - afspraken met OCW en de voortgang van de strategische alliantie met de universiteiten van Leiden en Delft bepaald. Het college van bestuur voert ten slotte maandelijks overleg zowel met de decanen als met de onderwijsdirecteuren. In dat overleg staan concrete beleidsvoornemens op de agenda, waarbij de opleidingsdirecteuren een adviserende rol hebben. Daarna beslissen college van bestuur en decanen over het beleid. Daarnaast staan actuele ontwikkelingen op de agenda van deze beide overlegvormen en worden kennis en ervaringen tussen de opleidingen uitgewisseld. Die agenda wordt zoveel mogelijk voorbesproken in het overleg van onderwijsbeleidsmedewerkers van IDO, OOS en de faculteiten. Sluitstuk van de besluitvorming is het maandelijkse overleg met de universiteitsraad.

19 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 I.17 Het verloop van een project en de rol van verschillende stakeholders daarbij binnen de PDCA-cyclus is hieronder geïllustreerd aan de hand van het beleidsplan en project Nominaal = Normaal (zie Figuur 1). Start van de cyclus is de constatering in de midterm-review van de strategie 2010/2011 dat de ontwikkeling van de verbetering van de rendementen van de EUR achterbleef bij de verwachtingen. De rector magnificus ontwikkelt in nauw overleg met beleidsmedewerkers (toenmalig programma kwaliteit en studiesucces) en consultatie van alle stakeholders nieuwe plannen. Na formele consultatie van opleidingsdirecteuren volgt in maart 2011 een positief advies over het volgende plan: er starten in 2011 pilots N=N bij FSW; wanneer de uitkomsten van die pilot positief zijn, wordt afgesproken dat de andere opleidingen in 2012 ook N=N zullen invoeren. In het CvB-decanen overleg wordt dit besloten. Daarna wordt een projectgroep gestart voor de uitvoering en volgt in de 2e helft van uitgebreid beraad met de universiteitsraad. Dat leidt op een aantal punten tot bijstelling van de plannen. In 2012 volgt het onderzoeksrapport van RISBO over de pilot bij de faculteit sociale wetenschappen. Hoewel uit dat onderzoek blijkt dat het BSA-rendement bij alle betrokken opleidingen na 1 jaar hoger is dan voorheen na 2 jaar, wordt na discussie tussen college van bestuur en opleidingsdirecteuren, college van bestuur en decanen en college van bestuur en de universiteitsraad besloten om integrale invoering van N=N uit te stellen tot studiejaar , en eerst de pilotfase te verlengen en uit te breiden tot alle opleidingen (uitgezonderd wijsbegeerte en geneeskunde). Het definitieve besluit tot invoering van N=N volgt uiteindelijk in voorjaar 2013 op basis van de eindrapportage over de pilot bij de faculteit sociale wetenschappen en de voorlopige rapportage over de pilotstudies naar de effecten van de invoering van N=N bij de andere faculteiten. In die rapportage wordt wederom verbetering van het BSA-rendement voorspeld en er worden over het geheel genomen geen negatieve effecten op de instroom van studenten bij de opleidingen geconstateerd. Ook de universiteitsraad oordeelt positief over de uitkomsten van het onderzoek, mits aandacht besteed wordt aan een aantal voorwaarden. Een van die voorwaarden is dat de opleidingen geneeskunde en wijsbegeerte in verband met andere grote onderwijshervormingen N=N nog niet invoeren in de OER van , maar pas daarna. Bijlage I

20 I.18 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 Figuur 1. De PDCA-cyclus bij het project Nominaal=Normaal

21 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013 I Verdere verbeteringen In het voorgaande hebben we aangegeven hoe de kwaliteit van het onderwijs bij de Erasmus Universiteit geborgd en verbeterd wordt. De convenanten en projecten als Nominaal = Normaal hebben daarop een zeer stimulerend effect gehad. Na het rapport van de vorige auditcommissie van de NVAO is een aantal verbeteringen getroffen, die we hieronder samenvatten: Het instrument jaarrapportage onderwijskwaliteit is ontwikkeld en dit voorjaar bij alle BILO s gebruikt; Op de belangrijkste kernindicatoren voor de NVAO, de prestatieafspraken en de nieuwe strategie is de managementinformatie centraal op te vragen; De richtlijnen voor de Tussentijdse opleidingsevaluatie zijn begin 2013 aangescherpt. Uiteraard is het opgebouwde kwaliteitszorgsysteem onderwerp van constante evaluatie. Zo is dit jaar gebleken dat de zogenaamde Kwaliteitszorgmonitor 1, die tijdens het bezoek van de vorige auditcommissie nog werd gebruikt, en die ook kritisch door die commissie werd besproken, als instrument niet goed functioneerde. Daarom is door het college van bestuur in goed overleg met de decanen en opleidings directeuren besloten die te vervangen door de jaarrapportage onderwijs - kwaliteit. Deze evaluaties zullen worden voortgezet en zullen zich niet alleen uitstrekken tot instrumenten als de jaarrapportage onderwijskwaliteit, die in de tweede helft van 2013 wordt geëvalueerd, maar ook tot de grotere beleids - projecten (evaluatie van het project Nominaal = Normaal vindt wederom plaats in het najaar van 2013) en uiteraard tot het vorige strategische plan van de Erasmus Universiteit ( ). Nieuwe convenanten Nu de eerste ronde van convenanten over de periode tussen het College van Bestuur en de faculteiten vrijwel is afgerond, zullen de nieuwe strategische bestuursconvenanten en de prestatieafspraken met OCW geïntegreerd worden. Doel is daarbij te komen tot een sterkere planning van onderwerpen binnen de strategische periode, waarbij de instellingsbrede mid-term review van de prestatie-afspraken met OC&W in 2014 en een midterm-review van het eigen strategische plan eind 2015 belangrijke ijkpunten vormen. Bijlage I 1 De Kwaliteitszorgmonitor is een website waarop opleidingen alle belangrijke documenten betrekking hebbend op kwaliteitszorg opslaan samen met een dashboardsysteem waarop door middel van stoplichten voortgang kon worden zichtbaar gemaakt. Het blijkt in de praktijk te bewerkelijk om te onderhouden en te omvangrijk om overzicht te houden.

22 I.20 Bijlagen - Instellingsstoets kwaliteitszorg 2013