HERZIENING GEDRAGSCODE 2018

Transcriptie

1 HERZIENING GEDRAGSCODE 2018

2 GEDRAGSCODE INHOUD 1. INLEIDING EN DEFINITIES 1.1. Inleiding 1.2. Definities 2. Applus+ BASISGEDRAGSREGELS Applus+ GEDRAGSCODE 3.1. Wat is het doel van de gedragscode? 3.2. Wie moet zich aan de gedragscode houden? 3.3. CSR Commissie (CSR) en Chief Compliance Officer (CCO) 3.4. Applus+ Communicatiekanaal 3.5. Verwerking van klachten, onderzoek en disciplinaire procedure bij inbreuk op de code 3.6. Communicatie en training 3.7. Beoordeling van de gedragscode

3 4. GEDRAGSREGELS 4.1. Respect en waardigheid op het werk 4.2. Gezondheid, veiligheid en de rechten van medewerkers 4.3. Gegevensbescherming en privacy 4.4. Bescherming van het milieu 4.5. Concurrentie en klanten 4.6. Bestrijding van corruptie binnen Applus Maatschappelijke verantwoordelijkheid, sponsoring en donaties 4.8. Waarheidsgehalte van informatie en registratie 4.9. Vertrouwelijke en niet-publieke informatie Integriteit van onze dienstverlening Belangenverstrengeling Gebruik van Applus+ bronnen

4 GEDRAGSCODE 1. INLEIDING EN DEFINITIES 1.1. Inleiding Het is mij een genoegen de nieuwe versie van de Applus+ Group Gedragscode te presenteren. Deze ethische code vormt een raamwerk van normen dat meer is dan slechts naleving van de wet. De code wordt geleid door de integriteit en het professionalisme bij onze beslissingen, en vestigt een set algemene principes die ten grondslag moeten liggen aan ons dagelijks gedrag, overal waar we actief zijn in de wereld. We weten allemaal dat integriteit en verantwoordelijkheid belangrijk zijn. De set van waarden, principes en ethische normen vastgelegd in deze gedragscode zijn niet alleen bedoeld om het imago en de reputatie van onze onderneming te beschermen of juridische problemen te vermijden. Integriteit stelt ons ook in staat een duurzame werkomgeving te creëren waarop we allemaal trots kunnen zijn en die ons professionalisme benadrukt. Onze Gedragscode zal ons helpen bij het nemen van beslissingen en is ontworpen om ons gedrag te sturen in ons dagelijks werk. Zakelijke groei enerzijds en het gebruik van strenge normen voor management en het voldoen aan wettelijke voorschriften anderzijds zijn elementen die elkaar versterken. Het opbouwen van een vertrouwensrelatie met een breed publiek verloopt geleidelijk en vereist voortdurende inspanning. Daarom moeten we allemaal onze verantwoordelijkheid nemen om de reputatie van onze Groep te beschermen. Dat betekent dat onze handelingen eerlijk moeten zijn en we onze interne en externe medewerkers, onze klanten, aandeelhouders, zakelijke partners en leveranciers eerlijk en fair moeten behandelen. Wij zijn ervan overtuigd dat wij kunnen rekenen op uw volledige ondersteuning en betrokkenheid om Applus+ te doen uitgroeien tot een toekomstgericht bedrijf dat is gegrondvest in de kernwaarden die zijn vastgelegd in de Gedragscode van de Groep. We willen u graag aanmoedigen deze Gedragscode zorgvuldig door te lezen en de strekking ervan trouw te bewaken. Wij danken u bij voorbaat voor uw bijdrage aan de implementatie van de Gedragscode binnen de Groep. Met uw hulp kan Applus+ het vertrouwen dat wij allemaal hebben blijven verdienen. 1

5 Fernando Basabe Applus+ CEO Christopher Cole Applus+ Voorzitter 2

6 1.2. Definities Hieronder vindt u de definities van een aantal termen die overal in de Gedragscode worden gebruikt: Applus+ of Groep betekent Applus+ Services, S.A. en alle deelnemende dochter- en partnerbedrijven, met inbegrip van joint ventures met andere zakelijke partners die onder direct of indirect beheer vallen van Applus+ Services S.A. CCO betekent Chief Compliance Officer. Professionals zijn alle werknemers en andere personen die diensten verlenen aan Applus+, ongeacht de aard van de contractuele relatie met Applus+. Hieronder vallen derhalve medewerkers, freelance contractanten, managers, functionarissen, directeuren en Business Processing Outsourcing contractanten die werken voor Applus+. Een Derde is, zoals vastgelegd in de Global Anti-Corruption Procedure, elke juridische of fysieke persoon buiten Applus+ die bevoegd is namens Applus+ op te treden, zoals vertegenwoordigers en bepaalde subcontractanten en consultants. 3

7 GEDRAGSCODE 2. Applus+ BASISGEDRAGSREGELS De kwaliteit van onze service en het succes van onze onderneming hangt van vele zaken af. Eén daarvan is zonder twijfel het dagelijks eerlijk en fair handelen als sociaal verantwoordelijke mensen hoort daar ook bij. Wij geloven sterk in maatschappelijke bedrijfsverantwoordelijkheid, binnen een context waar onze zakelijke activiteiten een wezenlijk positief effect kunnen hebben op het milieu en op de lokale gemeenschappen waar wij actief zijn. Om dat te kunnen bereiken, moeten we de volgende basisgedragsregels in acht nemen: Integriteit: Wij geloven in en bevorderen oprecht handelen in al onze relaties, met strikte naleving van alle toepasselijke wetten. Applus+ respecteert de waardigheid van iedere persoon en bekommert zich om het welzijn en de veiligheid van anderen. Transparantie: Wederzijds respect, dialoog en transparantie vormen de pijlers van onze relaties. Relaties met de autoriteiten, regelgevende instanties en overheidsinstellingen zullen worden onderhouden op basis van de beginselen van samenwerking, eerlijk en openheid. Onpartijdigheid en onafhankelijkheid: Wij handelen op vrije, objectieve en autonome wijze, en vermijden elke vorm van corruptie of belangenverstrengeling die ons besluitvormingsproces zou kunnen beïnvloeden. Verantwoordelijkheid: Wij hebben respect voor het milieu en voor alle gemeenschappen waarin wij actief zijn. Bij Applus+ streven wij in fundamentele zin naar dienstverlening op basis van integriteit, onafhankelijkheid en onpartijdigheid, en willen wij op verantwoordelijke wijze de verwachtingen overtreffen van de mensen die vertrouwen stellen in onze producten en diensten. 4

8 GEDRAGSCODE 3. Applus+ GEDRAGSCODE 3.1. Wat is het doel van de gedragscode? De Gedragscode is een bindende set regels die verwacht gedrag definieert en een beschrijving biedt van de beginselen die als leidraad behoren te dienen voor het gedrag van Applus+ en van alle met Applus+ verbonden Professionals bij de uitoefening van hun taken en in hun commerciële en professionele relaties. Alle Applus+ Professionals moeten voldoen aan de gedragsregels die in deze Gedragscode worden beschreven. De regels in de Gedragscode vertegenwoordigen minimumnormen voor ethisch gedrag binnen Applus+ die gelden voor alle landen, bedrijven en wetssystemen. Deze gedragscode, in combinatie met de regelgeving voor implementatie, benadrukt de krachtige betrokkenheid van Applus+ bij een correcte bedrijfsvoering, transparantie en maatschappelijke verantwoordelijkheid. De gedragscode zal niet op elke situatie en elk ethisch dilemma op het werk een rechtstreeks antwoord kunnen bieden. Daarom stelt Applus+ het Communicatiekanaal beschreven in Sectie 3.4 van deze Gedragscode beschikbaar voor iedereen die aan deze Gedragscode moet voldoen, alsmede onze cliënten, leveranciers en zakelijke partners Wie moet zich aan de gedragscode houden? Alle medewerkers van Applus+ zijn verplicht de gedragscode te kennen en zich eraan te houden, ongeacht hun rang, locatie of het Bedrijf van de Groep waaraan zij diensten leveren. Iedere Professional van Applus+ dient zich uitdrukkelijk in te spannen om aan de Gedragscode te voldoen. Daarom verstrekt Applus+ toegang tot de Gedragscode en specifieke training hierover. 5

9 Respect voor en naleving van de Gedragscode, evenals betrokkenheid bij de Applus+ waarden dienen in ogenschouw te worden genomen in elke situatie waarbij sprake is van promotie binnen Applus+. Een inbreuk op de Gedragscode is nooit gerechtvaardigd. Een Applus+ Professional zal nooit gedrag kunnen rechtvaardigen dat indruist tegen de bepalingen van de Gedragscode door blindelings te vertrouwen op een instructie van een hogere functionaris dan wel op kennis van het gedrag door bedoelde hogere functionaris. In dergelijke gevallen dient de Applus+ Professional hiervan melding te maken via het Communicatiekanaal. Het slagen van de Gedragscode is afhankelijk van de betrokkenheid van iedereen, maar de verplichting om te voldoen aan de bepalingen in de Gedragscode is in het bijzonder van belang voor directeurs en managers. Applus+ eist van alle directeuren en kaderleden dat zij het volgende doen: De bekendheid met de Gedragscode vergroten en de strikte naleving van de Gedragscode bevorderen. De benodigde maatregelen treffen om erop toe te zien dat hun ondergeschikten de Gedragscode naleven. Hun werknemers en medewerkers selecteren en promotie toekennen op basis van hun integriteit, kwalificaties en werkprestaties, naast andere relevante criteria. Advies inwinnen bij de CCO bij twijfel over de toepassing of interpretatie van de Gedragscode, en Alle feitelijke of vermoede vormen van inbreuk op de Gedragscode rapporteren. De wervings- en selectieprocedure voor directeuren en managers houdt rekening met hun verdiensten en capaciteiten en hun betrokkenheid bij de waarden van de Gedragscode. Er wordt gekeken naar de mate waarin aan de hierboven genoemde verplichtingen is voldaan, zowel wat betreft prestatiebeoordeling en beslissingen omtrent promotie als bij het vaststellen van hun beloning. 6

10 7 Wij verwachten dat onze cliënten, zakelijke partners en leveranciers zich professioneel en eerlijk opstellen en zich conformeren aan onze basisgedragsregels. Om deze doelstelling te realiseren zet Applus+ zich ervoor in om bij hen het gebruik te bevorderen van praktijken die in overeenstemming zijn met onze Gedragscode. Conform de Global Anti-Corruption Procedure zullen Derden zich ervoor inspannen om aan onze Gedragscode te voldoen Corporate Social Responsibility Commissie (CSR Commissie) en Chief Compliance Officer (CCO) De Raad van Bestuur van Applus+ heeft de CSR Commissie belast met de taak om de implementatie van de Corporate Social Responsibility Policy van de Groep te bevorderen, in het bijzonder het beheer van bedrijfsbestuurlijke zaken, maatschappelijke bedrijfsverantwoordelijkheid, ethische kwesties en transparantie. De CCO, onder leiding en supervisie van de CSR Commissie, dient de benodigde stappen te ondernemen om de Gedragscode te bevorderen en de naleving daarvan door alle Applus+ Professionals te bewaken. De CCO is derhalve verantwoordelijk voor de volgende taken: Verspreiding van de inhoud van de Gedragscode, het opzetten en uitvoeren van de benodigde nalevingstraining. Het bevorderen en coördineren van de toepassing van de Gedragscode door de diverse bedrijven van de Groep. Het vergroten en bevorderen van de goedkeuring van interne beleidsmaatregelen en procedures, zoals vereist is voor de effectieve implementatie van onze waarden. Het in ontvangst nemen en interpreteren van vragen en klachten met betrekking tot de Gedragscode. Enige inbreuk op de code onderzoeken en deelnemen aan het voorstellen van gepaste disciplinaire maatregelen. Het uitvoeren van de benodigde risicobeoordelingen om de noodzaak van het actualiseren van de Gedragscode te kunnen bepalen.

11 Een klacht met betrekking tot een vermoeden dat ongegrond blijkt te zijn is niet per se een klacht te kwader trouw. Klachten die echter te kwader trouw worden ingediend (d.w.z. boosaardig zijn of gebaseerd zijn op informatie waarvan bekend is dat deze onjuist is) zullen worden onderzocht en de gepaste maatregelen zullen worden genomen. Toezicht houden op de juiste implementatie van de Gedragscode, onverminderd de taken van de afdeling Internal Audit. Het bewaken van de naleving van de Gedragscode, met assistentie van de afdeling Internal Audit, indien noodzakelijk. Jaarlijks stelt de CCO een jaarverslag op van alle acties die zijn ondernomen in het kader van de hierboven genoemde verplichtingen teneinde de mate van naleving van de Gedragscode te beoordelen. Dit jaarverslag zal ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur worden voorgelegd. Om de CCO te assisteren bij de betreffende taken heeft Applus+ nalevingscontactpersonen aangewezen op zowel divisieniveau als regionaal niveau Applus+ Communicatiekanaal: Vragen Het Applus+ Communicatiekanaal is beschikbaar voor alle Applus+ Professionals, alsmede onze cliënten, leveranciers en zakelijke partners, om vragen te stellen en hun twijfels te kunnen uiten omtrent de interpretatie en toepassing van de Gedragscode. Alle vragen zijn welkom en worden snel en op vertrouwelijke wijze afgehandeld. De CCO is belast met het beheer van het Communicatiekanaal, en het doorspelen van deze twijfels aan de betreffende persoon in gevallen waarin er geen relatie bestaat tussen deze twijfels en de Gedragscode. Klachten Alle Applus+ Professionals, evenals Derden, maken via het Communicatiekanaal melding van redelijke aanwijzingen of vermoedens van een inbreuk op de regels in deze Gedragscode. Indien er sprake is van een relatie met de CCO of het Communicatiekanaal kan de klacht worden gerapporteerd aan een hogere functionaris, de nalevingscontactpersoon op divisieniveau of regionaal niveau, of de CSR Commissie. Deze zal dan onderstaande regels in acht nemen. 8

12 Voor maximale veiligheid en bescherming van eenieder die melding maakt van overtreding van de gedragscode verplicht Applus+ zichzelf tot: Het strikt vertrouwelijk behandelen van elke klacht. Het niet onthullen van de identiteit van de melder zonder diens toestemming, tenzij hiertoe een wettelijke verplichting bestaat. Het voorkomen, onderzoeken en optreden tegen enige vorm van intimidatie of vergelding tegen een melder. Het voldoen aan de toepasselijke wetten voor gegevensbescherming. De werking van het Communicatiekanaal staat gedetailleerder geregeld in de Klokkenluidersprocedure van Applus Verwerking van klachten, onderzoek en disciplinaire procedure bij inbreuk op de code Volgens de Klokkenluidersprocedure van Applus+ heeft de CCO de leiding over het Communicatiekanaal en verwerkt derhalve alle klachten die via dit kanaal worden gerapporteerd. De CCO regelt en coördineert derhalve het volledige onderzoek, en alle Applus+ Professionals zullen de instructies van de CCO hierover opvolgen. De Gedragscode en het daaraan gerelateerde beleid vormen niet alleen een set best practices of aanbevelingen. Naleving ervan is een absolute vereiste. Elke inbreuk daarop zal dan ook leiden tot het opleggen van disciplinaire maatregelen en mogelijk, in voorkomend geval, zelfs tot beëindiging van de professionele relatie, een en ander in overeenstemming met de toepasselijke arbeidswetten. 9

13 3.6. Communicatie en training 3.7. Beoordeling van de gedragscode Om toegang tot de inhoud van deze Gedragscode door professionals en Derden te garanderen, verstrekt Applus+ hen een exemplaar op het moment dat hun dienstverband of commerciële relatie met Applus+ begint. Professionals en Derden zullen zich vanaf dat moment uitdrukkelijk houden aan de Gedragscode. De CCO is verantwoordelijk voor het bevorderen van de verspreiding van de inhoud van de Gedragscode onder Applus+ Professionals, cliënten, leveranciers en zakelijke partners. Ter bevordering van de verspreiding onder de Professionals in de Groep moet de CCO een intern trainingsplan en een intern communicatieplan ontwikkelen en actueel houden om verspreiding van de Gedragscode tussen Professionals van de Groep te verhogen. Het is voor alle Professionals bindend om regelmatige training over de Gedragscode bij te wonen en, indien van toepassing, training over de regels die deze ontwikkelen. De Gedragscode zal periodiek worden herzien en bijgewerkt, in overeenstemming met het jaarverslag van de CCO. De CSR Commissie, de afdeling Internal Audit en de CCO zullen voorstellen ter verbetering van de Gedragscode kunnen indienen. Elke revisie van de Gedragscode zal de autorisatie van de CSR Commissie en de Raad van Bestuur vereisen. 10

14 GEDRAGSCODE 4. GEDRAGSREGELS De gedragsregels die zijn afgeleid van de basisgedragsregels van Applus+ zijn vermeld in deze sectie van de Gedragscode Respect en waardigheid op het werk De betrokkenheid van Applus+ bij de waarden in deze Gedragscode zou niet geloofwaardig zijn als de waarden niet zichtbaar waren in een vorm van dienstverband waarbij de relatie is gebaseerd op respect voor de waardigheid van iedere werknemer. De relatie met de werknemer zal vrij zijn van enige vorm van machtsmisbruik of gedrag dat door anderen als uiterst beledigend kan worden beschouwd. Applus+ is actief in diverse culturen, met uiteenlopende gewoonten waarin wij ons moeten verdiepen en die wij moeten eerbiedigen. Wij dienen ons daarbij op respectvolle wijze op te stellen, met inachtneming van de lokaal geldende sociale normen. Ons antidiscriminatiebeleid is gericht op de preventie van iedere vorm van discriminatie in de selectieprocedure van sollicitanten, bij beslissingen over promoties, bij de inrichting van de werkplek of ten aanzien van disciplinaire maatregelen Gezondheid, veiligheid en de rechten van medewerkers Onderdeel van een gezonde werkomgeving en respect voor de waardigheid van werknemers is ook eerbiediging van de rechten van werknemers. Onze Groep respecteert de internationale normen die worden bevorderd door de International Labour Organization, overal waar deze organisatie actief is. Het beleid van Applus+ voor bedrijfsgezondheid en veiligheid voorkomt risico s en bevordert gezondheid en veiligheid op het werk. 11

15 Pesten en seksuele intimidatie op de werkplek zijn vormen van ontoelaatbaar gedrag en moeten door iedereen worden gerapporteerd. Applus+ heeft een zorgplicht en beschermt de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van onze Professionals. Alle Professionals hebben het recht van verweer en zijn bevoegd om hun werkzaamheden neer te leggen zodra zij zich zorgen maken over de veiligheid. Op hun beurt hebben alle Professionals de verplichting om bekend te zijn met en te voldoen aan de beleidsmaatregelen en procedures op het gebied van bedrijfsgezondheid en veiligheid van de Groep, en dragen ze zorg voor hun eigen veiligheid alsmede de veiligheid van alle mensen op wie hun activiteiten van invloed zouden kunnen zijn. Applus+ erkent dat alle personen binnen onze organisatie het recht en de vrijheid hebben om lid te worden van een vakbond Gegevensbescherming en privacy Hedendaagse bedrijfsvoering vereist de bescherming van persoonlijke gegevens die in verband met de uitvoering van werkzaamheden nodig zijn. Bij Applus+ zulllen wij altijd de persoonlijke privacy van alle Professionals respecteren van wie wij toegang hebben tot hun gegevens. Hoewel de wetten voor gegevensbescherming verschillen per land waarin wij actief zijn, moeten alle Professionals de basisregels in acht nemen: Met uitzondering van Human Resources, Juridische afdeling en de CCO mogen functionarissen of medewerkers zich nooit toegang verschaffen tot de bestandsgegevens van een Professional, tenzij het hun eigen bestandsgegevens betreft en de toegang nodig is voor het vervullen van hun taken of zij uitdrukkelijke toestemming daarvoor hebben gekregen. 12

16 Privégegevens mogen uitsluitend worden verzameld en opgeslagen voor zover dit dienstbaar is aan het verwezenlijken van een wettelijk zakelijk doel, en dergelijke informatie mag uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor deze is verzameld. De privégegevens van elke Applus+ Professional mogen worden ingezien in het kader van een onderzoek waarbij sprake is van redelijke gronden om te vermoeden dat betreffende Professional inbreuk heeft gemaakt op de Gedragscode, in overeenstemming met de toepasselijke wetten. Privégegevens die worden verwerkt, kunnen uitsluitend aan derden worden gecommuniceerd teneinde te voldoen aan verplichtingen die rechtstreeks verband houden met de activiteiten van de Groep, in alle gevallen uitsluitend met toestemming van de betreffende persoon. Applus+ mag privégegevens die in het bezit van de Groep zijn eveneens delen indien dit door de bevoegde autoriteit wordt geëist. Applus+ en alle Applus+ Professionals respecteren het recht op privacy, in welke vorm dan ook, van andere Professionals, cliënten, leveranciers en zakelijke partners Milieubescherming Ons Bedrijf eerbiedigt alle wetten die verband houden met milieubescherming en zet zich in voor duurzaamheid. In die zin voldoen wij aan de Guidelines for Environmental Best Practices en de geldende interne beleidsmaatregelen en procedures. 13

17 Onwettige overeenkomsten met onze concurrenten, het omkopen van, of verlenen van niet-gerechtvaardigde voordelen aan, openbare ambtenaren of aan medewerkers van andere bedrijven zijn strikt verboden. Als u vragen hebt, neem dan onmiddellijk contact op met uw CCO via het Communicatiekanaal Concurrentie en klanten Applus+ is er vast van overtuigd dat innovatie en het voldoen aan antitrustwetgeving en wetten inzake oneerlijke concurrentie de beste vertrekpunten zijn voor economische ontwikkeling. Om die reden zijn de volgende zaken streng verboden: Het maken van onwettige afspraken om (segmenten van) afzetmarkten met anderen te delen, het ongeoorloofd afstemmen van biedingen en het maken van onderlinge prijsafspraken voor de publieke of private sector. Het ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van bedrijfsgeheimen of vertrouwelijke informatie of intellectueel eigendom van derden (handelsmerken, auteursrecht en octrooien). Het doen van een aanbod of het maken van reclame, van welke aard dan ook, met informatie die niet waar is of waardoor cliënten kunnen worden misleid of bedrogen Bestrijding van corruptie binnen Applus+ Applus+ voldoet aan landelijk en internationaal geldende wetten betreffende de preventie van corruptie in alle landen waar wij zijn gevestigd. Derhalve zijn Applus+ Professionals en Derden verplicht om corrupte praktijken, van welke dan aard ook, te vermijden. Applus+ heeft een wereldwijd anti-corruptiebeleid en procedure geïmplementeerd voor alle landen waar wij actief zijn. Dit beleid en deze procedure verbieden de volgende activiteiten: Het beloven of geven van zaken van waarde aan openbare ambtenaren of aan medewerkers van andere bedrijven teneinde ongerechtvaardigde behandeling of bevoordeling te verkrijgen. Het geven van zaken van waarde aan openbare ambtenaren of aan medewerkers van andere bedrijven waarbij sprake is van overschrijding van de specifieke limieten zoals die zijn vastgelegd in ons beleid, of zonder de Global Anti-Corruption Procedure in acht te nemen. Het vragen om of aannemen van zaken van waarde van een ander bedrijf teneinde het betreffende bedrijf of de betreffende derde een ongerechtvaardigd voordeel te bieden. 14

18 Applus+ ontmoedigt al zijn Professionals en Derden om geschenken of gastvrijheid namens Applus+ aan te bieden of te ontvangen. Bij het ontvangen of aanbieden van een geschenk of gastvrijheid dient strikte naleving van de Global Anti-Corruption Procedure te worden betracht. Waardevolle zaken kunnen zijn: Contant geld of cadeaucheques Geschenken Uitnodigingen voor evenementen of recreatieve activiteiten (sportevenementen, jachtpartijen, enz.) Vergoedingen voor maaltijden en reiskosten Het aanbieden van een functie aan familieleden of naaste vrienden Het kwijtschelden van een schuld Een ongeoorloofde vorm van gebruik van een privérelatie met een openbare ambtenaar, lid van zijn/haar familie of relevant lid van een politieke partij teneinde een voorkeursbehandeling of ongerechtvaardigd voordeel voor Applus+ te verkrijgen. Een zakelijke relatie opzetten met Derden die uit naam van Applus+ handelen zonder voorafgaande bevestiging van hun professionele integriteit en hun vermogen om te voldoen aan ons anti-corruptiebeleid. Het doen van betalingen aan openbare ambtenaren anders dan officiële belastingen, heffingen en vergoedingen, zelfs als dit volgens de plaatselijke wet toegestaan is, teneinde autorisatie te verkrijgen voor een administratieve procedure, dan wel deze te versnellen of te vergemakkelijken. In sommige landen of geografische gebieden implementeert Applus+ wellicht specifieke anti-corruptie beleidsmaatregelen, een en ander conform de bepalingen van het algemene beleid Maatschappelijke verantwoordelijkheid, sponsoring en donaties Als maatschappelijk verantwoordelijk lid van de samenleving bevordert Applus+ cultuur, wetenschap en kunst door middel van gesponsorde activiteiten en donaties. Elke vorm van sponsoring of donatie zal een legitiem doel dienen, moet formeel schriftelijk worden vastgelegd en worden goedgekeurd uit hoofde van de Global Anti-Corruption Procedure. Het leveren van financiële bijdragen aan politieke partijen of vakbonden namens Applus+, waar dan ook ter wereld, is strikt verboden. 15

19 4.8. Waarheidsgehalte van informatie en registratie Het waarborgen van de integriteit, betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van informatie is de verantwoordelijkheid van iedereen. Wij moeten garant staan voor de nauwkeurigheid en het waarheidsgehalte van de informatie die we verstrekken aan onze aandeelhouders, aan de markten waar onze aandelen staan genoteerd en aan hun regelgevende instanties, alsmede aan elke openbare bestuursinstantie. In geen enkel geval mogen Applus+ Professionals willens en wetens onjuiste informatie verstrekken. Applus+ spant zich er tevens voor in om aandeelhouders adequate, waarheidsgetrouwe en objectieve informatie te verstrekken over de ontwikkelingen van de Groep. Alle financiële transacties van Applus+ moeten duidelijk en accuraat worden gedocumenteerd en geregistreerd Vertrouwelijke en niet-publieke informatie Alle Professionals van de Groep dienen strikt vertrouwelijk om te gaan met alle beschermde informatie waartoe zij toegang hebben in het kader van hun professionele activiteiten binnen Applus+. Vanwege de aard van onze activiteiten hebben wij toegang tot gevoelige informatie van leveranciers en cliënten die wij moeten beschermen en vertrouwelijk moeten behandelen. Hieronder valt ook de verplichting om deze informatie niet vrij te geven zonder toestemming van de eigenaar van die informatie of oneigenlijk gebruik ervan. Elke redelijke aanwijzing dat er sprake is van gelekte vertrouwelijke informatie of van privégebruik van dergelijke informatie moet via het Communicatiekanaal worden gerapporteerd aan die personen die kennis op dit gebied bezitten. 16

20 Vertrouwelijke informatie omvat: Bedrijfsgeheimen van andere bedrijven zoals prijzen, onderzoeksgegevens, klantgegevens, boekhoudkundige of financiële gegevens, (technische) expertise, plannen voor marketing of bedrijfsontwikkeling of elke andere informatie aangeduid met vertrouwelijk. Daarnaast zullen Applus+ Professionals voorkomen dat ze persoonlijk voordeel zullen behalen uit een kans waar zij kennis van namen als gevolg van toegang tot vertrouwelijke informatie uit hoofde van hun werkzaamheden. Het Information Security Policy verschaft nadere details over deze verplichtingen. Geen enkele vertrouwelijke of niet-publieke informatie over beursgenoteerde bedrijven, met inbegrip van Applus+, mag worden gebruikt om rechtstreeks of indirect een transactie, van welke aard dan ook, uit te voeren (dan wel een derde aan te bevelen voor uitvoering) m.b.t. hun aandelen, financiële derivaten of andere zekerheden. Professionals met toegang tot nietpublieke informatie van de Groep zullen de verplichtingen, beperkingen en verboden in acht nemen zoals die zijn vastgelegd in de Internal Regulations for Conduct in the Securities Markets Integriteit binnen onze dienstverlening Onze diensten moeten worden geleverd op een professionele, onafhankelijke en onpartijdige manier volgens de methoden, procedures, het beleid en de praktijk van Applus+ en de plaatselijk geldende wetgeving. Aanbevelingen, professionele opvattingen, gegevens, resultaten en verzamelde feiten moeten zorgvuldig worden gedocumenteerd in overeenstemming met het intern beleid. Rapportages en certificeringen moeten resultaten en bevindingen inhouden, evenals de mening van de desbetreffende professionals. Bij het leveren van diensten zal Applus+ nauwlettend rekening houden met wettelijke beperkingen en deze vermijden in overeenstemming met het Beleid inzake Algemene Belangenverstrengeling en andere van toepassing zijnde regels. 17

21 4.11. Belangenverstrengeling Er is sprake van belangenverstrengeling wanneer het persoonlijke belang van een Applus+ Professional rechtstreeks of indirect in strijd is of kan zijn met de belangen van de Groep. Het risico dat moet worden vermeden is dat het persoonlijk belang van een Professional in een bepaald scenario invloed kan hebben op zijn of haar besluitvorming namens Applus+, die altijd in het beste belang moet zijn van de Groep. Daarom, binnen het kader van de professionele relatie met Applus+, moeten Professionals die besluiten nemen of hierop invloed uitoefenen de belangen van de Groep boven hun eigen persoonlijke belangen stellen. Professionals zijn verplicht loyaal te zijn naar Applus+. Derhalve moeten ze als algemene regel voorkomen en vermijden dat zij in een situatie van belangenverstrengeling raken. Dit omvat het nemen van de benodigde maatregelen en beslissingen om te voorkomen dat belangenverstrengeling optreedt. Het is echter niet altijd mogelijk om belangenverstrengelingen te vermijden: er kunnen zelfs situaties zijn waarbij belangenverstrengeling onvermijdelijk is om de belangen van de Groep te bevorderen. In die gevallen waar het praktisch niet mogelijk is om belangenverstrengelingen te voorkomen, moet de Professional zijn leidinggevende hierover informeren. In het Beleid inzake Belangenverstrengeling staan gedetailleerder de regels beschreven wat belangenverstrengeling inhoudt en hoe men op de juiste wijze moet handelen in deze gevallen. Veelvoorkomende voorbeelden waarbij belangenverstrengeling zich voordoet: Het in dienst nemen van familieleden of vrienden. Het hebben van financiële belangen in bedrijven die concurreren met Applus+, of in bedrijven die cliënt of leverancier van de Groep zijn. Het uitvoeren van een betaalde activiteit in verband met het type diensten dat Applus+ zou kunnen leveren, naast werkzaamheden die bij Applus+ worden uitgevoerd. Het leveren van andere diensten aan Applus+ cliënten, waarbij een dergelijke service werd gefaciliteerd door de vorige uitvoering van werkzaamheden door Applus+ voor een dergelijk klant of wanneer de genoemde service de professional van Applus+ verhindert om zijn functies bij Applus+ met objectiviteit en onpartijdigheid uit te voeren tenzij daarvoor de benodigde bevoegdheid is verleend. Het gebruiken van uw dienstverband bij Applus+ om zakelijk of commercieel voordeel voor uzelf te behalen. Voor alle bovengenoemde vormen van gedrag kan door uw leidinggevende autorisatie worden verleend conform de toepasselijke interne beleidsregels. 18

22 4.12. Gebruik van Applus+ bronnen Zoals vastgesteld in de Applus+ Information Security Policy en daarmee gerelateerde beleidsregels zijn accounts van het bedrijf, eigendom van de Groep en derhalve niet bedoeld voor privégebruik. Bij elke vorm van gebruik van het bedrijfsmailaccount voor privédoeleinden vervallen alle rechten op de privacy van de inhoud. PC s, laptops, tablets, telefoons, internettoegang en andere communicatiesystemen die Applus+ ter beschikking stelt voor zijn Professionals zijn bedoeld voor professioneel gebruik en mogen uitsluitend voor privédoeleinden worden gebruikt wanneer dergelijk gebruik geen afbreuk doet aan de uitvoering van professionele activiteiten. In alle gevallen behoudt Applus+ zich het recht voor het gebruik van deze middelen te reguleren, met inbegrip van communicaties die in het verleden hebben plaatsgevonden, altijd met inachtneming van de toepasselijke wet. Professionals met een Applus+ account van het bedrijf zullen altijd gebruik maken van genoemd account bij het uitvoeren van hun professionele communicaties namens Applus+. Het gebruik van externe documenten en software brengt onze veiligheid in gevaar en kan leiden tot aanzienlijke strafrechtelijke en civiele sancties voor Applus+. Het in enige vorm downloaden of gebruiken van nietgeautoriseerde software, het in enige vorm downloaden van ongepaste inhoud of het uitvoeren van handelingen die in strijd zijn met intellectuele eigendomsrechten is verboden. Overige Applus+ bronnen mogen uitsluitend worden gebruikt voor bedrijfsactiviteiten. Het gebruik voor privédoeleinden is verboden. Alle Professionals dienen zorgvuldig om te gaan met de aan hen toegewezen middelen, en dienen schade, diefstal of oneigenlijk gebruik van dergelijke middelen te voorkomen. 19

23

24 GEDRAGSCODE 2018 Campus de la UAB Ronda de la Font del Carme, s/n E Barcelona España / Spain