LEIDRAAD BUSINESS COMPLIANCE VOOR ZAKELIJKE PARTNERS

Transcriptie

1 LEIDRAAD BUSINESS COMPLIANCE VOOR ZAKELIJKE PARTNERS

2 Inhoudsopgave 1. Onderwerp en doel van deze regeling Gedragsbeginselen Algemene naleving van de wet- en regelgeving Omkoperij en corruptie Consultants/bemiddelaars Geschenken en uitnodigingen Donaties, sponsoring, partijfinanciering Inbreuken op het mededingings-/kartelrecht Witwassen van geld en bestrijding van terrorisme Implementatie van het STRABAG Business Compliance System Verplichtingsverklaring/verklaring van overeenstemming Klokkenluidersysteem Selectie van zakelijke partners Sancties bij inbreuken... 6 Bijlage... 7 Pagina 1

3 1. Onderwerp en doel van deze regeling De dynamiek van de globale markt maakt het voor een internationaal opererend concern onontbeerlijk om potentiële gevarenbronnen permanent te observeren, risico s vroegtijdig te herkennen en bestaande processen aan te passen aan de actuele ontwikkelingen en noden. Het is daarom alleen maar vanzelfsprekend dat STRABAG SE en haar concernmaatschappijen in het bijzonder waarde hecht aan de naleving van de wetten en normen die gelden in de landen waarin het concern actief is. Deze Leidraad Business Compliance voor zakelijke partners biedt daarom een samenvatting van de essentiële en onmisbare gedragsbeginselen die door onze medewerkers en zakelijke partners in acht moeten worden genomen. Dit geldt ongeacht de aard van de contractuele relatie tot ons concern, zoals in het kader van leverings-, onderaannemings-, service-, consultancy- en bemiddelingscontracten dan wel andere contractuele relaties. Algemene informatie over ons Business Compliance System is te vinden op onze website. 2. Gedragsbeginselen 2.1 Algemene naleving van de wet- en regelgeving De toepasselijke wetten in het land waarin onze zakelijke partners contractuele of andere relaties met ons concern onderhouden en zakelijke activiteiten ontplooien, moeten in acht worden genomen. In het bijzonder moet de wet- en regelgeving met betrekking tot omkoping, corruptie en (andere) strafrechtelijk relevante gedragingen worden geëerbiedigd Omkoperij en corruptie Het STRABAG SE concern duldt in verband met haar zakelijke activiteiten van welke vorm ook geen omkoping en/of corruptie van overheidsfunctionarissen of privépersonen. Pagina 2

4 Het is met name verboden derden ontoelaatbare voordelen te verschaffen of dergelijke voordelen binnen het zakelijke verkeer te verlangen, zich te laten beloven of aan te nemen. Van ontoelaatbaarheid moet in het bijzonder worden uitgegaan, wanneer de aard en omvang van een voordeel geschikt zijn om handelingen en beslissingen van de ontvanger op ongeoorloofde wijze te beïnvloeden. In geen geval zullen onze zakelijke partners ambtenaren of hiermee vergelijkbare personen (bijvoorbeeld verwanten van ambtenaren, bedrijven die in eigendom zijn van ambtenaren, enz.) in enigerlei vorm illegale materiële of immateriële voordelen verstrekken of zelfs maar aanbieden. Dit geldt ongeacht of dit rechtstreeks of via de tussenkomst van derden (bijvoorbeeld consultants of bemiddelaars) gebeurt Consultants/bemiddelaars Gelet op het voorgaande, moet ervoor worden gezorgd dat de beloningen van eventueel ingeschakelde consultants of bemiddelaars redelijk zijn en niet worden gebruikt om derden, in het bijzonder ambtenaren, illegale voordelen te verschaffen Geschenken en uitnodigingen In principe moet worden aangenomen dat geschenken ten doel hebben de beslissingen van de begunstigde persoon in het voordeel van de verstrekkende persoon te beïnvloeden. De aanvaarding van geschenken of voordelen beïnvloedt het objectieve beslissingsvermogen van de ontvangende persoon. In het kader van de activiteiten van onze zakelijke partners ten behoeve van het STRABAG SE concern worden geschenken en uitnodigingen alleen aanvaard of verstrekt als deze gepast zijn en niet plaatsvinden in de hoop een (illegale) voorkeursbehandeling, tegenprestatie of andere behandeling te verkrijgen, waarvan zonder het geschenk of de uitnodiging geen sprake zou zijn Donaties, sponsoring, partijfinanciering Donaties en andere bijdragen aan personen, groepen of organisaties, met inbegrip van partijen, mogen niet worden verstrekt indien daarvoor ontoelaatbare voordelen als Pagina 3

5 tegenprestatie worden verwacht en zijn alleen toelaatbaar met inachtneming van alle relevante wetten. Het is onze zakelijke partners niet toegestaan om namens een concernmaatschappij of medewerkers van het STRABAG SE concern donaties of andere schenkingen aan personen te doen. 2.3 Inbreuken op het mededingings-/kartelrecht STRABAG dient net als onze zakelijke partners op een vrije en open wijze op de wereldmarkten te concurreren. Onze zakelijke partners mogen zich niet inlaten met onwettige en/of strafrechtelijk relevante praktijken, zoals overeenkomsten met andere bedrijven of afgesproken handelwijzen, die een verhindering, beperking of vervalsing van de mededinging beogen of tot stand brengen. Hiertoe behoren in het bijzonder onwettige afspraken en overeenkomsten over prijzen, voorwaarden, strategieën of relaties met de opdrachtgever, marktverdelingen en uitwisseling van mededingingsrelevante informatie. 2.4 Witwassen van geld en bestrijding van terrorisme Onze zakelijke partners hebben voldoende voorzorgsmaatregelen hebben genomen of zullen passende maatregelen nemen om het witwassen van geld binnen hun onderneming te voorkomen. Wie illegale vermogensbestanddelen, dat wil zeggen met name geld, verbergt of de herkomst ervan versluiert, kan zich strafbaar maken aan het witwassen van geld. Dergelijke vermogensbestanddelen zijn illegaal wanneer deze uit bepaalde wederrechtelijke handelingen voortvloeien. Onze zakelijke partners houden zich aan de toepasselijke wetgeving inzake de import en export van goederen en houden zich in het bijzonder aan de toepasselijke wetgeving ter bestrijding van het internationale terrorisme. 3. Implementatie van het STRABAG Business Compliance System Pagina 4

6 3.1 Verplichtingsverklaring/verklaring van overeenstemming Onze zakelijke partners verplichten zich via een hiertoe strekkende verklaring tot naleving van de bovenstaande beginselen en praktijken of verzekeren en bewijzen ons dat zij reeds over soortgelijke ethische systemen of compliance-systemen beschikken. Hiertoe dienen de in de bijlage toegevoegde modellen of verklaringen die met het desbetreffende model overeenstemmen. STRABAG behoudt zich het recht voor de ingediende documenten te controleren en zo nodig navraag te doen. 3.2 Klokkenluidersysteem Zakelijke partners en hun werknemers melden schendingen van wetten, voorschriften, richtlijnen, deze leidraad, evenals eventuele andere regelingen die binnen de onderlinge relatie van toepassing zijn, zodat er zo nodig passende maatregelen kunnen worden genomen. Hiertoe voor staat de zakelijke partners en hun werknemers naast de centrale Business Compliance-coördinator en de regionale Business Compliance-functionarissen ook een externe contactpersoon voor de klokkenluidersysteem ter beschikking. Om meldingen te stimuleren en mogelijke schade te beperken, worden werknemers, zakelijke partners en hun medewerkers in het kader van de geldende wetten vrijgesteld van disciplinaire, arbeidsrechtelijke en verbintenisrechtelijke maatregelen, indien zij informatie verstrekken en zelf slechts in geringe mate betrokken waren bij eventuele misstappen. 3.3 Selectie van zakelijke partners Onze zakelijke partners kiezen hun eigen zakelijke partners, die zij in het kader van hun activiteiten voor ons concern inschakelen, zorgvuldig uit en communiceren de in deze leidraad vastgelegde beginselen dan wel gelijkwaardige eigen richtsnoeren ook aan hun zakelijke partners, voor zover deze direct of indirect voor ons concern actief worden om ervoor te zorgen dat deze beginselen ook door hun respectievelijke zakelijke partners worden nageleefd. Pagina 5

7 3.4 Sancties bij inbreuken Bij inbreuken op de in deze leidraad neergelegde gedragsbeginselen evenals op wettelijke voorschriften worden de nodige organisatorische, contractuele en andere juridische maatregelen genomen om adequaat op de geconstateerde inbreuken te reageren. Dit geldt ook binnen de relatie tussen onze zakelijke partners en hun eigen zakelijke partners. Het STRABAG SE concern behoudt zich het recht voor om overeenkomstige maatregelen tegenover zakelijke partners te nemen. Dit kan leiden tot onmiddellijke beëindiging van de desbetreffende contractuele relatie en/of tot schadevergoedingsclaims respectievelijk (strafrechtelijke) aangiften bij de bevoegde autoriteiten. STRABAG SE De Raad van Bestuur Pagina 6

8 Bijlage De Leidraad Business Compliance voor zakelijke partners definieert de beginselen en voorschriften waartoe STRABAG SE en haar concernmaatschappijen hun zakelijke partners verplichten. STRABAG SE behoudt zich het recht voor bij redelijke wijzigingen in het STRABAG SE Business Compliance System ook de voorschriften van deze leidraad aan te passen. In dit geval verwacht STRABAG SE van haar zakelijke partners dat zij dergelijke redelijke wijzigingen accepteren. Verklaring van de zakelijke partner 1. Verplichtingsverklaring: Als zakelijke partner van STRABAG SE of een concernmaatschappij van STRABAG SE ("STRABAG") verklaren wij hierbij het volgende: 1. We hebben de Leidraad Business Compliance voor zakelijke partners van STRABAG in de versie van [***] ontvangen. 2. Wij verplichten ons ten opzichte van STRABAG om in het kader van onze activiteiten voor STRABAG of haar concernmaatschappijen de in de Leidraad Business Compliance voor zakelijke partners vermelde gedragsbeginselen in acht te nemen. 3. Wij hebben binnen onze onderneming passende maatregelen genomen of zullen deze onverwijld nemen om de naleving van de in de leidraad vastgelegde regels te garanderen. 4. We werken ernaar toe dat onze concernmaatschappijen en onze ten behoeve van de activiteiten voor STRABAG ingeschakelde zakelijke partners deze verklaring in dezelfde mate erkennen. 5. STRABAG heeft het recht om bij aanwijzingen voor een niet-onaanzienlijke schending van deze verklaring ons schriftelijk om informatie over de naleving van de gedragsprincipes te vragen. Informatieverzoeken dienen telkens schriftelijk en met inachtneming van onze legitieme belangen, met name onze bedrijfs- of handelsgeheimen, alsmede eerbiediging van de rechten van onze werknemers, met name voor wat betreft de privacybescherming, te worden ingediend. 6. Wij gaan ermee akkoord dat deze verklaring onderworpen is aan het materiële recht van de Republiek Oostenrijk, met uitsluiting van de normen die naar andere rechtssystemen (internationaal privaatrecht/collisierecht) verwijzen en met uitsluiting van het kooprecht van de VN (CISG). Plaats, datum Handtekening Handtekening Naam, functie (in blokletters) Naam, functie (in blokletters) Gaarne verzoeken wij u deze verklaring ondertekend door de reglementair gemachtigde vertegenwoordiger van uw bedrijf binnen [***] na ontvangst naar het volgende adres te zenden: [***] Pagina 7

9 Pagina 8

10 2. Verklaring van overeenstemming Als zakelijke partner van STRABAG SE of een concernmaatschappij van STRABAG SE ("STRABAG") verklaren wij hierbij het volgende: 1. We hebben de Leidraad Business Compliance voor zakelijke partners van STRABAG in de versie van [***] ontvangen. 2. Wij hebben nota genomen van de inhoud van de Leidraad Business Compliance voor zakelijke partners en verklaren hierbij dat wij binnen onze onderneming organisatorische maatregelen in de vorm van een vergelijkbaar ethisch systeem/compliance-systeem hebben ingevoerd en geïmplementeerd. Deze maatregelen garanderen minimaal dat de gedragsbeginselen van de Leidraad Business Compliance voor zakelijke partners van STRABAG worden nageleefd. 3. Bij deze verklaring voegen wij documenten ter beschrijving van ons compliance-systeem als bijlage toe. 4. We werken ernaar toe dat onze concernmaatschappijen en onze ten behoeve van de activiteiten voor STRABAG ingeschakelde zakelijke partners deze verklaring in dezelfde mate erkennen. 5. STRABAG heeft het recht om bij aanwijzingen voor een niet-onaanzienlijke schending van deze verklaring ons schriftelijk om informatie over de naleving van de gedragsprincipes te vragen. Informatieverzoeken dienen telkens schriftelijk en met inachtneming van onze legitieme belangen, met name onze bedrijfs- of handelsgeheimen, alsmede eerbiediging van de rechten van onze werknemers, met name voor wat betreft de privacybescherming, te worden ingediend. 6. Wij gaan ermee akkoord dat deze verklaring onderworpen is aan het materiële recht van de Republiek Oostenrijk, met uitsluiting van de normen die naar andere rechtssystemen (internationaal privaatrecht/collisierecht) verwijzen en met uitsluiting van het kooprecht van de VN (CISG). Plaats, datum Handtekening Handtekening Naam, functie (in blokletters) Naam, functie (in blokletters) Gaarne verzoeken wij u deze verklaring ondertekend door de reglementair gemachtigde vertegenwoordiger van uw bedrijf binnen [***] na ontvangst naar het volgende adres te zenden: [***] Pagina 9