HERZIENING GEDRAGSCODE 2015 [HERZIENINING 1]

Transcriptie

1 HERZIENING GEDRAGSCODE 2015 [HERZIENINING 1]

2 GEDRAGSCODE INHOUD 1. INLEIDING 2. Applus+ BEDRIJFSWAARDEN GEDRAGSCODE: ONZE WAARDEN VEILIG STELLEN 3.1. Wat is het doel van de gedragscode? 3.2. Wie moeten zich aan de gedragscode houden? 3.3. Applus+ leidinggevenden 3.4. Zakelijke partners en leveranciers 3.5. Een gedragscode die toegankelijk is voor iedereen: meldpunt 3.6. Group Ethics Committee: GEC Groepscommissie Gedrag (GEC) en Chief Compliance Officer (CCO) 3.7. Klachten 3.8. Onderzoek naar overtreding van de code en sancties

3 4. ONZE BEDRIJFSWAARDEN 4.1. Respect en waardigheid op de werkvloer 4.2. Gezondheid, veiligheid en de rechten van medewerkers 4.3. Gegevensbescherming 4.4. Bescherming van het milieu 4.5. Concurrentie en klanten 4.6. Bestrijding van corruptie binnen Applus Patronage, sponsoring en donaties aan politieke partijen 4.8. Waarheidsgetrouwheid en gegevensbescherming 4.9. Vertrouwelijkheid Integriteit van onze dienstverlening Belangenverstrengeling Gebruik van Applus+ bronnen Handelen met respect 5. GEDRAGSCODE SAMENGEVAT

4 GEDRAGSCODE 1. INLEIDING Geachte collega, Het doet mij plezier de Applus+ Group Gedragscode te presenteren. Deze ethische code vormt een raamwerk van normen dat meer is dan slechts de naleving van de wet. De code wordt geleid door de integriteit en het professionalisme van onze beslissingen, en vestigt een set algemene principes die ten grondslag moeten liggen aan ons dagelijks gedrag, waar ter wereld we ook actief zijn. We weten allemaal dat integriteit en verantwoordelijkheid belangrijk zijn. De set van waarden, principes en ethische normen vastgelegd in deze gedragscode zijn niet alleen bedoeld om het imago en de reputatie van onze onderneming te beschermen of juridische problemen te vermijden. Integriteit stelt ons ook in staat een duurzame werkomgeving te creëren waarop we allemaal trots kunnen zijn en die ons professionalisme benadrukt. Onze Gedragscode zal ons helpen bij het nemen van beslissingen en is ontworpen om ons gedrag te sturen in alle onderhandelingen gedurende ons werk. Zakelijke groei enerzijds en het gebruik van operationele standaards van een hoog niveau en het voldoen aan wettelijke voorschriften anderzijds zijn elementen die elkaar versterken. Het opbouwen van een vertrouwensrelatie met een breed publiek verloopt geleidelijk en vereist voortdurende inspanning. Daarom moeten we allemaal onze verantwoordelijkheid nemen om de reputatie van onze onderneming te beschermen. Dat betekent dat onze handelingen eerlijk moeten zijn en we onze interne en externe medewerkers, onze klanten, aandeelhouders, zakelijke partners en leveranciers eerlijk en fair moeten behandelen. Ik ben ervan overtuigd dat ik op uw steun en toewijding kan rekenen om van Applus+ een onderneming van de toekomst te maken die is gefundeerd op de basiswaarden van deze gedragscode. 1 Ik moedig u aan deze gedragscode aandachtig te lezen en in uw hart te sluiten en dank u bij voorbaat voor uw bijdrage aan het naleven van de gedragscode binnen uw onderdeel van onze groep. Met uw hulp kan Applus+ het vertrouwen dat wij allemaal hebben blijven verdienen.

5 Fernando Basabe Applus+ CEO Christopher Cole Applus+ President 2

6 GEDRAGSCODE 2. Applus+ BEDRIJFSWAARDEN De kwaliteit van onze service en het succes van onze onderneming hangt van vele zaken af. Het eerlijk en fair handelen als sociaal verantwoordelijke mensen hoort daar ook bij. Om dat te kunnen bereiken, moeten we deze basisgedragsregels in acht nemen: Voldoen aan de wet, maar vooral respect hebben voor elk individu. Samenwerken met overheidsinstanties. Respect hebben voor het milieu en de gemeenschappen waarbinnen we actief zijn. Innovatie en naleving van antitrust-wetgeving als fundering voor economische ontwikkeling. Wederzijds respect, dialoog en transparantie zijn de basis van onze relaties. Applus+ beschouwt het recht op lidmaatschap van een vakbond en het stakingsrecht als universele rechten. De bereidheid om te dienen op een integere, onafhankelijke en onpartijdige manier en het overtreffen van de verwachtingen van hen die op onze producten en diensten vertrouwen. Een verantwoordelijke en respectvolle omgang met de bronnen en belangen van Applus+. 3

7 GEDRAGSCODE 3. GEDRAGSCODE: ONZE WAARDEN VEILIG STELLEN 3.1. Wat is het doel van de gedragscode? Het zal niet altijd eenvoudig zijn aan de gewenste waarden te voldoen. In onze dagelijkse werkzaamheden bij Applus+ zien we ons gesteld voor verschillende ethische vraagstukken: ik overweeg een medewerkster promotie te verlenen, mag ik daarbij laten meewegen dat ze een jonge vrouw is die in de toekomst zwanger zou kunnen worden? Ik kan privé goed opschieten met een ambtenaar die de manager is van iemand waarmee ik in onderhandeling ben over een contract. Mag ik die relatie gebruiken om het contract binnen te halen? Ik heb het vermoeden dat een vrouwelijke collega slachtoffer is van seksuele intimidatie. Ben ik verplicht dat te melden? De gedragscode zal niet op elk ethisch dilemma op de werkplek een rechtstreeks antwoord kunnen bieden, maar is bedoeld als richtlijn om ons te helpen onze ethische normen te handhaven. In verband met de complexiteit van onze activiteiten en het feit dat we in verschillende landen actief zijn is onze gedragscode `interactief en biedt deze daarmee rechtstreeks toegang tot de bepalingen die het kader vormen voor onze activiteiten Wie moeten zich aan de gedragscode houden? Alle medewerkers van Applus+ zijn verplicht de gedragscode te kennen en zich eraan te houden. Iedereen die binnen de Applus+ groep in dienst treedt dient de gedragscode uitdrukkelijk te erkennen en accepteren en wordt, indien nodig, specifiek in het gebruik ervan getraind. De gedragscode geldt voor Applus+ en alle bedrijven die direct of indirect tot onze groep behoren. Bedrijven waarvan we niet over het merendeel van de aandelen beschikken proberen 4

8 Deze gedragscode is een hulpmiddel om ethische vraagstukken te kunnen oplossen waarmee we bij onze dagelijkse activiteiten te maken kunnen krijgen. Neem bij twijfel contact op met het GEC of degene die binnen uw divisie toeziet op naleving van de gedragscode. we te bewegen een pakket maatregelen te nemen dat ervoor zorgt dat er wordt voldaan aan wettelijke voorschriften en dat mensenrechten zijn gewaarborgd, vergelijkbaar met de strekking van onze gedragscode Applus+ leidinggevenden De verplichting om de bepalingen van de ethische code strikt na te leven is in het bijzonder van belang voor directeuren en leidinggevenden. Maar het succes van de code hangt van de inzet van ons allemaal af. Een ernstige inbreuk op de Code houdt baanverlies in, conform het besluit van de Directie. De bijzondere toewijding van het Senior management bestaat uit de volgende verplichtingen: Leidinggevenden moeten adequate maatregelen nemen met betrekking tot toezicht om te verzekeren dat werknemers de code naleven. Bij de procedures voor werving en selectie van leidinggevenden worden ook hun verdiensten, capaciteit en verbintenis met betrekking tot de waarden van de code meegewogen. Leidinggevenden dienen medewerkers te selecteren op basis van hun kwalificaties en eerdere prestaties of ervaring. Bij het delegeren van taken moet aan leidinggevenden duidelijk en schriftelijk gecommuniceerd worden wat hun wettelijke verplichtingen zijn. Dat maakt het ook makkelijker om vast te stellen welke mate van toekenning is vereist voor het correct uitvoeren van gedelegeerde taken Zakelijke partners en leveranciers In overeenstemming met de bepalingen van onze gedragscode eisen we van onze zakelijke partners en leveranciers een 5

9 professionele en eerlijke werkwijze. We geven daarbij voorrang aan bedrijven die een vergelijkbare gedragscode hanteren. Om dit doel te bereiken, heeft Applus+ een richtlijn voor Gepaste Zorgvuldigheid ingevoerd Een gedragscode die toegankelijk is voor iedereen: meldpunt Binnen Applus+ is deze gedragscode bindend, maar we moedigen iedereen die bij onze activiteiten betrokken is aan te helpen ons op onze ethische verantwoordelijkheden te wijzen. Daarom ziet het Group Ethics Committee (GEC) elke vorm van communicatie zoals overleg, vragen of incidenten graag tegemoet. Zij zullen de ontvangst van de suggestie direct bevestigen en zo spoedig mogelijk een antwoord formuleren. Meldpunt: Op de Applus+ website vindt u de sectie Ethiek & Naleving. Via een invulformulier kunt u daar vragen stellen, advies vragen of incidenten en klachten melden. Medewerkers van Applus+ kunnen hiervoor ook het Applus+ intranet gebruiken Groepscommissie Gedrag (GEC) en Chief Compliance Officer (CCO) Het voldoen aan de bepalingen van de gedragscode vereist de invoering van nieuwe regels, functies en taken. Het GEC is verantwoordelijk voor: Het publiceren van de gedragscode en het organiseren van noodzakelijke trainingen in de naleving ervan. 6

10 Het verbeteren en goedkeuren van intern beleid en procedures die nodig zijn voor de effectieve implementatie van onze waarden. Het in ontvangst nemen en interpreteren van vragen over de gedragscode en bijbehorende handelswijzen. Enige inbreuk op de code onderzoeken en het voorstellen van gepaste disciplinaire maatregelen. De Chief Compliance Officer zal zorgen voor naleving door de Directie, het management en de werknemers van de regels en wetgeving van wetgevende agentschappen, voor opvolging van bedrijfsbeleid en -procedures, en voor een gedrag binnen de organisatie dat voldoet aan de Gedragscode en de Anticorruptie Procedure. Het GEC is een essentieel orgaan binnen Applus+. Het GEC voert zijn taken volledig onafhankelijk uit en heeft binnen zijn functies autoriteit over alle medewerkers. De leden van het GEC vindt u op het Applus+ intranet. Om ervoor te zorgen dat de GEC een actief instituut is, aanwezig in de dagelijkse zaken, zal de CCO specifieke problematiek of processen beheren. De procedures van het GEC kunt u vinden in de Applus+ Prevention System Policy. 7

11 Wat als een melding te kwader trouw wordt gedaan? Het doen van een melding op basis van een vermoeden beschouwen we niet als een melding te kwader trouw. Ook niet als de melding ongegrond blijkt. Uitsluitend meldingen die gedaan worden met de intentie een ander persoon te schaden, uit wraak, pesterij of het toebrengen van reputatieschade, beschouwen we als melding te kwader trouw en zullen worden onderzocht en bestraft Klachten In onze gemeenschap worden mensen die binnen een collectief een misstand rapporteren vaak gestigmatiseerd terwijl het verzwijgen van onregelmatigheden vaak wordt beschouwd als een uiting van loyaliteit. Bij Applus+ denken we daar anders over en daarom moedigen we iedereen binnen of buiten de organisatie aan om enige overtreding van de gedragscode in goed vertrouwen te melden, vooral als het gaat om ernstige misstanden die worden waargenomen tijdens de uitvoering van uw functie en/of werkzaamheden. Klachten dienen te worden gerapporteerd aan de CCO of de divisional compliance officer via het Communication Channel. Voor maximale veiligheid en bescherming van een ieder die melding maakt van overtreding van de gedragscode verplicht Applus+ zichzelf tot: Het strikt vertrouwelijk behandelen van elke klacht of melding. Dat betekent dat Applus+ de identiteit van de melder niet zonder diens toestemming zal onthullen. Voorkom, onderzoek en treed op tegen enige vorm van intimidatie of vergelding tegen de melder. Het op de hoogte stellen van de melder van eventuele actie die op basis van de klacht of melding zal worden genomen. Het naleven van de wetgeving voor gegevensbescherming met betrekking tot het systeem voor klachtafhandeling. 8

12 3.8. Overtreding van de gedragscode De gedragscode en het bijbehorend beleid zijn meer dan alleen een verzameling best practices of aanbevelingen. Het is verplicht de gedragscode te volgen. De bepalingen van de gedragscode zijn vergelijkbaar met elke willekeurige werkinstructie die het bedrijfskader opstelt. Daarom vormt elke overtreding van de gedragscode aanleiding voor het opleggen van disciplinaire maatregelen en is zelfs beëindiging van het dienstverband mogelijk. Disciplinaire overtredingen in verband met het overtreden van de code zijn onder andere: Het toestaan, deelnemen aan of plegen van onwettig gedrag binnen onze bedrijfsactiviteiten, wat kan leiden tot het opleggen van strafrechtelijke of administratieve sancties tegen Applus+ en/of directeuren of leidinggevenden. Elke overtreding van de gedragscode of daaraan gerelateerde bepaling of maatregel. Pesterijen of vergeldingsacties gericht tegen iemand die een klacht heeft ingediend. Het verbergen van enige gegevens of informatie of het belemmeren van onderzoek dat wordt uitgevoerd in verband met mogelijke overtredingen van de code. Applus+ zal disciplinaire sancties opleggen in overeenstemming met de plaatselijk geldende arbeidswetgeving. Disciplinaire sancties worden beschouwd als laatste redmiddel en zijn uitsluitend voorbehouden aan de meest ernstige gevallen. 9

13 Respect voor de gedragscode en het tonen van de juiste mentaliteit ten aanzien van de bedrijfswaarden worden bij promoties binnen Applus+ in overweging genomen. Geen enkele overtreding van de gedragscode is gerechtvaardigd. Medewerkers kunnen zich niet onttrekken aan juridische stappen die het gevolg zijn van het overtreden van de gedragscode. Medewerkers kunnen niet als verweer aanvoeren dat ze van leidinggevenden instructies kregen een overtreding van de gedragscode te verzwijgen. In dergelijke gevallen dient Applus+ personeel alle feiten te melden via het Communication Channel 10

14 GEDRAGSCODE 4. ONZE BEDRIJFSWAARDEN Deze paragraaf van de gedragscode beschrijft de waarden van Applus+. Voor het voltooien van dit onderdeel is uw medewerking vereist in de vorm van suggesties die u kunt indienen via het meldpunt Respect en waardigheid op de werkvloer 4.2. Gezondheid, veiligheid en de rechten van medewerkers Een gezonde en veilige werkomgeving en het respecteren van de waardigheid van medewerkers omvat ook het respecteren van de rechten van medewerkers. Overal waar we actief zijn respecteert onze onderneming de internationale normen van de ILO (International Labour Organization). Het Appus+ beleid voor bedrijfsgezondheid- en veiligheid helpt risico s te voorkomen en gezondheid en veiligheid op de werkplek te bevorderen. 11

15 Pesten en seksuele intimidatie op de werkplek zijn vormen van ontoelaatbaar gedrag die beslist gemeld moeten worden. Voorbeelden van deze vormen van intimidatie zijn: Herhaaldelijke beledigingen en het plegen van intimiderende handelingen met de bedoeling iemand te vernederen. Toewijzing van taken of werkzaamheden op zeer dwingende wijze met de bedoeling iemand te vernederen of het werken onmogelijk te maken. Het voortdurend op neerbuigende manier leveren van commentaar op iemands kwalificaties of prestaties in het bijzijn van anderen. Voorstellen of opmerkingen van seksuele aard, vooral wanneer daarbij misbruik van een machtspositie wordt gemaakt, om iemand te vernederen of een oneerbaar voorstel te doen. Alle medewerkers hebben een eigen zorgplicht wat betreft gezondheid en veiligheid. Daarom moeten alle medewerkers het bedrijfsbeleid op gebied van gezondheid en veiligheid kennen en onderschrijven. Iedereen binnen onze organisatie heeft het recht op lidmaatschap van een vakbond. De bedrijfsleiding zal alle nodige middelen inzetten om dit recht ten uitvoer te brengen Gegevensbescherming Hedendaagse bedrijfsvoering vereist de bescherming van persoonlijke gegevens die in verband met de uitvoering van werkzaamheden nodig zijn. Hoewel de wetgeving op dit gebied van land tot land verschilt, beschouwt Applus+ de volgende elementen als fundamenteel: Applus+ stelt een richtlijn voor gegevensbescherming op, die zich baseert op de plaatselijk geldende wetgeving in de landen waar we actief zijn, die aangepast is op het betreffende wettelijke kader. In aanvulling op de plaatselijk geldende wetgeving dienen alle medewerkers en leidinggevenden de volgende basisregels in acht te nemen: Leidinggevenden noch medewerkers mogen toegang hebben tot de persoonlijke gegevens van anderen zonder uitdrukkelijke toestemming. Persoonlijke informatie mag uitsluitend worden verzameld en gebruikt voor legitiem zakelijk gebruik en voor het doel waarvoor ze oorspronkelijk was bestemd. 12

16 De persoonlijke gegevens van personen waarvoor de gedragscode geldt en van personen die zijn aangesteld voor toezicht op het naleven van de gedragscode kunnen worden gebruikt tijdens onderzoek, ongeacht in welk land dat onderzoek plaatsvindt en in overeenstemming met de geldende wettelijke voorschriften. Persoonlijke gegevens mogen uitsluitend aan derden verstrekt worden om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die rechtstreeks te maken hebben met de bedrijfsactiviteiten en slechts uitsluitend na toestemming van de betreffende persoon Bescherming van het milieu 4.5. Concurrenten en klanten Applus+ is er vast van overtuigd dat innovatie en het voldoen aan anti-trustwetgeving de beste vertrekpunten zijn voor economische ontwikkeling. Om die reden zijn de volgende zaken streng verboden: Het maken van onwettige afspraken om (segmenten van) afzetmarkten met anderen te delen, het ongeoorloofd afstemmen van biedingen en het maken van onderlinge prijsafspraken voor de publieke of private sector. Het ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van bedrijfsgeheimen of vertrouwelijke informatie of intellectueel eigendom van derden (handelsmerken, auteursrecht en octrooien) door middel van bedrijfsspionage. Het maken van enige aanbieding of reclame-uiting die misleidend kan zijn voor cliënten. Elke aanbieding of advertentiecampagne dient te worden voorgelegd aan onze juridische afdeling. 13

17 Concurrentiebeding, corruptie of overdreven aandacht geven aan ambtenaren of medewerkers van andere bedrijven kunnen schadelijk zijn voor Applus+. Ons bedrijf kan financieel verlies lijden, business opportunities mislopen, verantwoordelijk worden gehouden voor schade of zelfs zwaar worden beboet. Neem daarom direct contact op met de CCO indien u vragen heeft 4.6. Bestrijding van corruptie binnen Applus+ Applus+ personeel en andere mensen die voor onze onderneming werken, zijn verplicht elke vorm van corruptie te vermijden. Daarom is het nodig toezicht van Applus+ te accepteren om de juistheid van hun handelen te kunnen toetsen. Applus+ voldoet aan nationale en internationale wetgeving ter voorkoming van corruptie in alle landen waar we een vestiging hebben. Als multinationale onderneming weten we dat wat men onder corruptie verstaat onder invloed van cultuur en wetgeving kan verschillen. Desondanks zal Applus+ een wereldwijde anticorruptierichtlijn invoeren voor alle landen waar we werkzaam zijn. Deze richtlijn verbiedt de volgende activiteiten: Het beloven of verlenen van ongeoorloofd voordeel aan ambtenaren of het overhalen van medewerkers van andere bedrijven tot het overtreden van hun verplichtingen in het voordeel van Applus+. Het verlenen van gunsten aan ambtenaren of medewerkers van andere bedrijven anders dan de gunsten specifiek vermeld in ons beleid. Als u in uw functie binnen Applus+ regelmatig in contact staat met ambtenaren of leidinggevenden van andere bedrijven, dient u bekend te zijn met dit beleid. Neem bij twijfel altijd contact op met de persoon die binnen uw divisie belast is met controle op naleving van onze gedragscode. Het gebruiken van een persoonlijke relatie met een ambtenaar, een familielid daarvan of een leider van een politieke partij op een nietpassende wijze, om daarmee voordeel voor onze onderneming te behalen. Eventuele vragen over wat precies een onjuiste relatie of onjuist gedrag is met betrekking tot corruptie dient u te stellen aan de persoon die verantwoordelijk is voor naleving. 14

18 Ongeoorloofde voordelen kunnen zijn: Geld Geschenken Uitnodigingen voor evenementen of vrijetijdsbesteding (sportwedstrijden, jagen, vissen, enz.) Etentjes, reizen Betrekkingen voor familieleden of vrienden Kortingen of speciale prijzen voor producten of diensten Het betalen van geld aan personen (derden) belast met het onderhouden van zakelijke relaties met overheden of andere bedrijven namens Applus+ zonder voorafgaande controle van hun professionele integriteit en hun capaciteit om te voldoen aan onze anti-corruptierichtlijn. Het doen van betalingen aan ambtenaren die wettelijk gerechtigd zijn ergens toestemming voor te verlenen of om administratieve procedures te vergemakkelijken of versnellen. Voor sommige landen of gebieden waar Applus+ actief is geldt mogelijk specifiek anti-corruptiebeleid,gebaseerd op de bepalingen van de algemene richtlijn Patronage, sponsoring en donaties aan politieke partijen Als een sociaal verantwoordelijk onderdeel van de samenleving bevordert onze onderneming kunst, cultuur en wetenschap en nemen we deel aan sociale en humanitaire projecten en acties. Wat dit soort projecten betreft is de patronage van onderwijsinstellingen en de samenwerking met de meeste niet-gouvernementele organisaties en overheidsinstellingen toegestaan. Bijdragen aan genoemde instellingen mogen echter in geen geval worden gedaan in het kader van verkiezingspropaganda of om een ambtenaar om te kopen met als doel persoonlijk voordeel. Om een hoge mate van onafhankelijkheid te garanderen, moet elke vorm van begunstiging worden goedgekeurd aan de hand van de bepalingen van onze anti-corruptierichtlijn. 15

19 Applus+ stelt zich neutraal op ten aanzien van politieke partijen. Daarom is elke bijdrage aan een politieke partij, waar dan ook ter wereld, verboden Waarheidsgetrouwheid en gegevensbescherming Elke transactie of handeling moet gedocumenteerd en bewaard worden en moet voldoen aan de plaatselijk geldende wetgeving en het interne beleid van Applus+. Het opstellen van een factuur of document met geen ander doel dan het simuleren van een handeling of transactie die niet in werkelijkheid plaatsvond, plaatsvond om een andere reden of waarin afwijkende bedragen zijn vermeld, is ten strengste verboden Vertrouwelijkheid Applus+ personeel heeft, afhankelijk van functie, toegang tot vertrouwelijke informatie die eigendom is van klanten of leveranciers. Door de aard van onze activiteiten hebben we toegang tot gevoelige informatie van derden. Die informatie moeten we beschermen en vertrouwelijk behandelen. Dit is inclusief de verplichting om geen informatie aan derden te 16

20 Tot vertrouwelijke informatie wordt gerekend: Bedrijfsgeheimen van andere bedrijven zoals prijzen, onderzoeksgegevens, klantgegevens, boekhoudkundige of financiële gegevens, (technische) expertise, plannen voor marketing of bedrijfsontwikkeling of elke andere informatie aangeduid met vertrouwelijk. Openbaarmaking van vertrouwelijke informatie is een misdrijf en kan leiden tot het moeten betalen van hoge schadevergoedingen. plaatselijk geldende wetgeving komt voort uit een betrokkenheid bij de samenleving die verder gaat dan onze wettelijke, juridische, civiele, strafrechtelijke of enige andere verantwoordelijkheid die kan ontstaan voor Applus+ of ons personeel Integriteit binnen onze dienstverlening Onze diensten moeten worden geleverd op een professionele, onafhankelijke en onpartijdige manier volgens de methoden, procedures, het beleid en de praktijk van Applus+ en de plaatselijk geldende wetgeving. De naleving binnen onze activiteiten van de We zullen alleen het vertrouwen krijgen van onze omgeving als we volledig onafhankelijk te werk gaan. Daarom moeten we belangenverstrengeling proberen te vermijden, vooral in gevallen waarbij Applus+ diensten verleent aan een klant die, gezien de aard van de onderneming of werkzaamheden, zijn onafhankelijke beoordelingsvermogen deels moet opgeven. Intern beleid op dit gebied beschrijft gedetailleerd wat er in dergelijke gevallen moet gebeuren. Aanbevelingen, professionele opvattingen, gegevens, resultaten en verzamelde feiten moeten zorgvuldig gedocumenteerd worden in overeenstemming met intern beleid. Rapportages en certificeringen moeten resultaten en bevindingen omvatten, evenals de mening van de desbetreffende professionals.

21 4.11. Belangenverstrengeling positie die iemand binnen Applus+ heeft, uitgezonderd sociaal Bovengenoemde belangenverstrengelingen kunnen ontstaan tussen Applus+ en zijn klanten, maar ook binnen Applus+ zelf. Deze situaties dienen te worden vermeden en het voorvallen van een belangenconflict dient onmiddellijk ter naleving te worden gemeld aan meerderen of aan de CCO, teneinde verder advies te krijgen over hoe te handelen. aanvaardbare attenties. Zelfs in deze situatie zijn medewerkers verplicht dit te melden aan degene in de organisatie die belast is met controle op naleving van de gedragscode. Het namens Applus+ aangaan van een transactie met een familielid of met een onderneming waarin een Applus+ medewerker een (in)direct belang heeft. Veelvoorkomende voorbeelden van belangenverstrengeling: Het zonder toestemming in dienst nemen van familieleden of vrienden. Nalaten aan het management te melden dat iemand een belang heeft in een onderneming die concurrent is van Applus+. Het direct of indirect accepteren van een voordeel dankzij de Het uitvoeren van een betaalde (neven)activiteit gerelateerd aan elk type service dat Applus+ aanbiedt naast het dienstverband in Applus+ is verboden zonder daarvoor toestemming te hebben gevraagd aan de bedrijfsleiding. Het verlenen van diensten vergelijkbaar met die van Applus+ aan klanten van Applus+. Hiervoor is toestemming door de bedrijfsleiding vereist. Gebruikmaking van de positie binnen Applus+ voor eigen zakelijk of commercieel gewin. 18

22 4.12. Gebruik van Applus+ bronnen Het gebruik van externe documenten en software brengt onze veiligheid in gevaar en kan leiden tot aanzienlijke strafrechtelijke en civiele sancties voor Applus+. Daarom is gebruik van ongeoorloofde software, het downloaden van software of ongeschikte inhoud (bijv. pornografie) of overtreding van intellectuele eigendomsrechten verboden. Overige Applus+ bronnen mogen uitsluitend gebruikt worden voor bedrijfsactiviteiten. Gebruik voor privédoeleinden is verboden. Alle medewerkers zijn verplicht zorgvuldig met de hun ter beschikking gestelde (informatie)bronnen om te gaan en schade, diefstal of onjuist gebruik te voorkomen. 19

23 4.13. Handelen met respect Applus+ opereert binnen een verscheidenheid aan culturen waar mensen andere gebruiken kennen. We zullen dat respecteren en ons zo goed mogelijk aan de verschillende sociale gebruiken aanpassen. Gebruik van drugs, recreatief gebruik van geneesmiddelen en het nuttigen van alcoholhoudende drank in de werkomgeving is ten strengste verboden. 20

24 GEDRAGSCODE 5. GEDRAGSCODE SAMENGEVAT Het voldoen aan bepalingen van deze gedragscode kan soms ingewikkeld zijn en misschien zullen we deze gedragscode moeten aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen. Daarom verzoeken we u ons te helpen deze gedragscode te blijven verbeteren door uw suggesties in te dienen via het meldpunt vermeld in dit document. Het GEC zal alle suggesties analyseren en eventuele wijzigingsvoorstellen of aanvullingen aan de hoofddirectie voorleggen. 21

25

26 GEDRAGS CODE 2015 Campus de la UAB Ronda de la Font del Carme, s/n E Barcelona España / Spain