Rekenkamercommissie Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland Jaarverslag 2014 / Jaarplan 2015 Vastgesteld door de Rekenkamercommissie SED op 27 januari 2015 Rekenkamercommissie Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland Secretaris/onderzoeker: Martijn Mussche Postbus 20 rekenkamercommissie@sed-wf.nl 1610 AA Bovenkarspel telefoon:

2 Voorwoord door de voorzitter Voor u ligt het derde jaarverslag/jaarplan van de gecombineerde rekenkamercommissie Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. We treden als rekenkamercommissie SED op als een eenheid en zijn voornemens de drie gemeenten zo goed mogelijk te bedienen. De rekenkamercommissie streeft ernaar om: minimaal één gemeenschappelijk onderzoek per jaar af te leveren; waar mogelijk, al dan niet door middel van een quick scan, een tweede onderzoek uit te voeren, eventueel in één van de drie gemeenten; door middel van deze onderzoeken van toegevoegde waarde te zijn voor de drie gemeenteraden en colleges; door zorgvuldig beleid binnen de ons ter beschikking gestelde begroting te blijven. In 2015 is de ambtelijke fusie van de drie SED-gemeenten doorgevoerd. Dit kan voor de rekenkamercommissie SED reden zijn de onderzoeken (nog) vaker in alle drie gemeenten gelijktijdig uit te voeren (zie bovenstaande twee punten). We gaan in de loop van het komend jaar kijken hoe dit zich verder ontwikkelt. In 2014 werden wij, tot ons genoegen, geconfronteerd met een toenemend aantal vragen vanuit de raad. Helaas konden wij om uiteenlopende redenen niet aan alle verzoeken voldoen. Indien wij niet op een verzoek konden ingaan, hebben wij dit, duidelijk gemotiveerd, aan de betrokken raadsleden gemeld. De rekenkamercommissie SED is aan de respectievelijke colleges, raden en ambtelijke organisaties veel dank verschuldigd voor hun open wijze van communicatie en medewerking aan het uitgevoerde onderzoek. Het maakt ons werk leuk en nuttig en wij zien met vertrouwen 2015 tegemoet. Hans Gerrits Jans Voorzitter Rekenkamercommissie SED Pagina 2

3 INHOUD 1. Inleiding Achtergrond rekenkamercommissie Missie en doelstelling Samenstelling rekenkamercommissie Keuzeproces onderzoeksonderwerpen Terugblik Activiteiten van de rekenkamercommissie Aanpassing van de verordening Uitgevoerd onderzoek Vooruitblik naar Ontwikkeling binnen de rekenkamercommissie Voorgenomen onderzoek Financiën Pagina 3

4 1. Inleiding 1.1 Achtergrond rekenkamercommissie In 2006 kozen de toenmalige WEDA-gemeenten (Wervershoof, Enkhuizen, Drechterland en Andijk) voor een zogenoemde lokale rekenkamercommissie met een personele unie. De gemeente Stede Broec heeft indertijd zelfstandig voorzien in deze taak. Door de bestuurlijke herindeling van Oostelijk West-Friesland viel per 1 januari 2011 de basis weg voor de WEDA-structuur: de gemeenten Andijk, Wervershoof fuseerden met Medemblik en trokken zich terug uit de gezamenlijke rekenkamercommissie. Hierdoor ontstond voor Enkhuizen en Drechterland de noodzaak zich te beraden de over het opnieuw invullen van de rekenkamerfunctie. De nieuwe situatie gaf aanleiding contact te zoeken met de gemeente Stede Broec en te bezien of het opnieuw vormgeven van een rekenkamercommissie met een personele unie, maar dan met de drie gemeenten, mogelijk zou zijn. Nader overleg wees uit dat die bereidheid aanwezig was. Een gezamenlijke rekenkamercommissie paste goed in de met elkaar gemaakte afspraak over meer intensieve samenwerking in SED-verband. Met het vaststellen van de rekenkamercommissieverordening in oktober 2011 in de drie gemeenten ontstond de nieuwe gezamenlijke rekenkamercommissie Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland (SED). Deze nieuwe rekenkamercommissie is in feite een personele unie van rekenkamercommissies (hierna genoemd RKC) in die zin, dat de rekenkamercommissies met dezelfde personele samenstelling en met één budget de drie gemeenten zullen bedienen. De RKC bedient elk van de drie gemeenten en heeft daarmee een werkgebied van inwoners. De RKC is vrij in haar handelen. Zij mag zelf bepalen wat zij gaat onderzoeken. Wel kan de raad één of meer onderwerpen voor onderzoek voordragen. Ook burgers kunnen een verzoek neerleggen bij de commissie. Het is primair de taak van de voorzitter de contacten met de raad te onderhouden. Hij zal daartoe in ieder geval elk jaar het jaarverslag en het jaarplan aan het presidium voorleggen en met het presidium bespreken. Daarnaast zullen de rekenkamercommissieleden op gezette tijden aanwezig zijn bij raads- of commissievergaderingen. 1.2 Missie en doelstelling Missie De Rekenkamercommissie SED wil met zorgvuldig onderzoek en een positief-kritische houding bijdragen aan de transparantie van het gemeentelijk handelen en het verbeteren van de kwaliteit van het lokale bestuur. Hiertoe zal de rekenkamer commissie jaarlijks één tot twee onderzoeken uitvoeren naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid en de organisatie van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Het accent ligt daarbij op het leer- en verbetereffect. Doelstelling Rekenkamercommissie Artikel 81a van de gemeentewet schrijft voor dat iedere gemeente over een onafhankelijke rekenkamer of rekenkamerfunctie moet beschikken. Deze rekenkamer of rekenkamercommissie (RKC) heeft tot doel de gemeenteraad in staat te stellen haar controlerende taak beter uit te voeren. In samenspraak met de gemeenteraad draagt de rekenkamercommissie daarom bij aan het toetsen en verbeteren van: doeltreffendheid: in welke mate zijn de beoogde doelen en/of maatschappelijke effecten ook daadwerkelijk gerealiseerd? doelmatigheid: zijn de beoogde doelen en/of maatschappelijke effecten met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen tot stand gekomen? rechtmatigheid: voldoet de voorbereiding en uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving. Pagina 4

5 De RKC voert hiertoe onderzoek uit. Het doel hiervan is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente(n) en waar nodig het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst. De nadruk van het onderzoek ligt op de structurele (beleids)processen en het leereffect. 1.3 Samenstelling rekenkamercommissie De RKC bestaat uit de volgende personen: Hans Gerrits Jans (voorzitter, tevens eerste aanspreekpunt voor Stede Broec) Jeannette Riensema (lid, tevens eerste aanspreekpunt voor Drechterland) Martijn Dekker (lid, tevens eerste aanspreekpunt voor Enkhuizen) Secretaris/onderzoeker: Martijn Mussche (voert onderzoeken uit, rapporteert hierover aan de RKC-leden en verricht de secretariële werkzaamheden rond de RKC) 1.4 Keuzeproces onderzoeksonderwerpen Criteria Om te komen tot een keuze van de onderwerpen van onderzoek hanteert de RKC in haar onderzoeksprotocol een aantal criteria. Uitgangspunt is dat de gemeenteraad in het duale systeem, naast zijn volksvertegenwoordigende rol, de taak heeft te sturen door het stellen van kaders en te controleren of voldaan is aan de gestelde kaders. Zonder goede kaderstelling (opdrachtformulering), geen goede controle! Het bepalen van de kaders kan aan de hand van de volgende vragen: wat willen we bereiken? wat gaan we daarvoor doen? wat mag het kosten? Het SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) inkaderen van beleidsvoornemens/raadsbesluiten met behulp van deze vragen maakt (naast bestuurlijke controle door de gemeenteraad) een onderzoek door de RKC naar doelmatigheid en doeltreffendheid mogelijk. De RKC heeft in haar onderzoeksprotocol de volgende keuzecriteria vastgelegd: 1. het onderwerp moet leiden tot een onderzoek dat bijdraagt aan de controlerende rol van de raad en/of bijdraagt aan de kwaliteit van het bestuur van de SED-gemeenten; 2. het onderzoek moet betrekking hebben op de doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid van de uitvoering van het beleid; 3. er moet sprake zijn van een substantieel financieel en/of maatschappelijk belang voor de gemeente; 4. het moet door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen; 5. er is sprake van een risico, bijvoorbeeld een financieel of maatschappelijk risico als het onderwerp niet wordt onderzocht; 6. het onderwerp moet voor de rekenkamer haalbaar zijn, dat wil zeggen dat het past binnen haar financiële en organisatorische mogelijkheden; 7. In opvolgende onderzoeken wordt er gestreefd naar enige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen. Informatieverzameling De RKC heeft zich op de volgende wijze voorzien van de benodigde informatie om te komen tot een selectie van de onderwerpen van onderzoek: 1. het bezoeken van de presidia van de raden om zich te oriënteren over onderwerpen die bij de raden in de belangstelling staan; 2. bestuderen van diverse documenten van de gemeenten, zoals kadernota, programmabegroting en de jaarrekening; Pagina 5

6 3. bestuderen van informatie van andere lokale rekenkamercommissies. Dit biedt inzicht in de onderwerpen die bij hen in de belangstelling staan; 4. informatie verkregen van burgers of uit de lokale nieuwsmedia. In paragraaf 3.1 is de voorlopige keuze voor 2015 weergegeven. Pagina 6

7 2. Terugblik Activiteiten van de rekenkamercommissie In 2014 hebben gesprekken plaatsgehad met de presidia van Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland, met de gemeentesecretarissen van de drie gemeenteraden en bij alle drie gemeenteraden zijn de raadsvergaderingen bezocht. De RKC heeft het afgelopen jaar elf keer een reguliere rekenkamercommissievergadering gehad. De RKC vergadert ongeveer elke maand. Op 16 mei 2014 hebben de voorzitter, een van de externe leden en de secretaris/onderzoeker deelgenomen aan het jaarcongres van de NVRR. Naast ontmoetingen met het presidium en het bijwonen van raads- en commissievergaderingen communiceerde de RKC via de eigen website. De website fungeert hiermee als het publiek toegankelijke archief van de RKC. Bovendien brengen wij jaarlijks minimaal één nieuwsbrief uit. In 2014 hebben wij in de zomer de nieuwsbrief uitgebracht waarin we berichtten over het onderzoek naar de gemeenschapsaccommodaties in Drechterland, het HVC-onderzoek en het onderzoek naar de beheersing van grote projecten. Op 19 juni 2014 gaf de RKC in het Postkantoor in Stede Broec een presentatie over de rol en functie van de RKC. Voor een volle zaal met oude en nieuwe raadsleden van de SED-gemeenten gaven de voorzitter en de secretaris een toelichting. Ook werd er een korte video vertoond over de uitkomsten van het HVC-onderzoek. Met veel plezier kijken we terug op een geanimeerde bijeenkomst, met veel relevante vragen van de raadsleden. Onze boodschap was dat de rekenkamercommissie er echt voor de raad is. Uit de reacties achteraf leiden we af dat die boodschap goed is overgekomen. In 2014 hebben we meerdere onderzoeksverzoeken gekregen. Om uiteenlopende konden we helaas niet aan alle verzoeken gehoor geven. Het betrof mogelijke onderzoeken naar: de rechtmatige totstandkoming van de beslissing van het Zuid-tracé van de Westfrisiaweg (doorgespeeld naar de Randstedelijke Rekenkamer omdat het een provinciale kwestie is; de Randstedelijke Rekenkamer heeft aangegeven dat zij het niet op korte termijn onderzoekt, maar houdt het in beraad); de financiële relatie tussen de gemeente Stede Broec en zwembad De Kloet en de mate waarin het zwembad doelmatig is (mogelijk een toekomstig onderwerp); de hoogte van de OZB-belasting in Stede Broec (uit een quick scan en nadere bestudering van de onderzoeksgegevens van de indiener is niet gebleken dat er een systematische onjuistheid zit in de hoogte van de OZB); de reserve voor het onderhoud van de kapitaalgoederen in Enkhuizen (dit onderzoek is eind 2014 gestart). 2.2 Aanpassing van de verordening In het voorjaar - na twee jaar in deze samenstelling functie te zijn - heeft de RKC een zelfevaluatie uitgevoerd. Het resultaat van de zelfevaluatie hebben we gedeeld in een gesprek met de drie griffiers en het heeft ertoe geleid dat we op basis van twee jaar ervaring de gemeenteraden verzocht hebben de rekenkamerverordening op een paar punten aan te passen. De nieuwe verordening is in de loop van 2014 door de drie raden vastgesteld. Pagina 7

8 2.2 Uitgevoerd onderzoek Gemeenschapsaccommodaties (Drechterland) Naar aanleiding van een verzoek van een raadslid uit Drechterland is een onderzoek naar gemeenschapsaccommodaties opgestart. De presidia van de andere twee gemeenten zijn geraadpleegd, maar daar bestond geen interesse in dit onderzoeksonderwerp. Het onderzoek is in het voorjaar van 2014 opgeleverd. Op 23 juli 2014 heeft de raad van Drechterland de aanbevelingen van het rapport overgenomen. De belangrijkste bevindingen waren: de gemeente heeft zicht op de kosten, maar sturing en controle zijn lastig; er zijn zes verschillende beheervormen met verschillende afspraken over groot onderhoud, huur, erfpacht, vergoedingen voor de gymzaal et cetera; sommige afspraken zijn onduidelijk, zoals de afspraken over het onderhoud bij sporthal De Banne en bij sommige dorpshuizen; de gemeente draagt relatief veel bij aan de kosten van sportaccommodaties; een sport als voetbal wordt beduidend meer ondersteund dan het geprivatiseerde tennis. HVC (samen met meerdere rekenkamercommissies) Naar aanleiding van vragen van een raadslid uit Enkhuizen is de RKC ingegaan op een verzoek om te participeren in een gezamenlijk onderzoek naar de sturing op afvalverwerker HVC. Het was een gezamenlijk onderzoek van 17 rekenkamercommissies. De conclusies waren (samengevat): het besturingsmodel functioneert, maar het is complex en onduidelijk; de HVC neemt meer commercieel risico en daardoor is ook het financiële risico voor de SEDgemeenten toegenomen; de SED-gemeenteraden hebben geen rechtstreekse invloed op het beleid van HVC; de huidige informatie is transparant, maar niet toegespitst op de behoefte van raadsleden; de strategie van HVC is breder en commerciëler dan waarmee de SED-gemeenten akkoord zijn gegaan; complexiteit vergt kennis en competenties bij ambtenaren, college en raad er kan verwevenheid zijn tussen de rollen van de toezichthouders; er kleven mogelijk juridische en financiële risico's aan de aan- of inbestedingsrelatie met HVC De bestuurlijke afhandeling van dit onderzoek week af van de normale procedure. Na een bestuurlijke reactie door de gemeenschappelijke regeling CAW aan de colleges van de drie SED-gemeenten op 14 augustus 2014 is de afhandeling als volgt gelopen: Stede Broec: Er is (nog) geen bestuurlijke reactie ontvangen van het college en er heeft nog geen raadsbehandeling plaatsgehad in Stede Broec. Enkhuizen: Het college heeft op 2 september 2014 een bestuurlijke reactie opgesteld (vrijwel gelijk aan de brief d.d. 14 augustus van CAW). Er heeft nog geen raadsbehandeling plaatsgehad in Enkhuizen. Drechterland: Na een op verzoek van de gemeenteraad opgesteld nawoord door de RKC is het rapport op 22 september 2014 behandeld in de raad van Drechterland. De Drechterlandse raad stemde in met de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie SED over de besluitvorming en bevoegdheidsverdeling (aanbeveling 2), de zorg voor voldoende waarborgen van de benodigde competenties van de vertegenwoordigende aandeelhouder en de ambtelijke ondersteuning (1e punt van aanbeveling 3,) alsmede beleid en risico (aanbeveling 4). Ook heeft de raad in de vergadering een motie aangenomen over de informatievoorziening over gemeenschappelijke regelingen. Uitvoering Drank- en Horecawet (drie gemeenten, alleen intern vooronderzoek) In het jaarplan 2014 was dit onderzoek genoemd als voorkeursonderwerp. Na een kort intern vooronderzoek is geconstateerd dat het een relevant onderzoek is en dat de uitvoering van deze wet in de drie gemeenten tekort schoot. Na overleg met de gemeentesecretarissen is besloten het onderzoek uit te stellen omdat de drie gemeenten nog bezig zijn met het implementeren en verbeteren van het toezicht en handhaving op deze wet. Een rekenkameronderzoek zou weinig toegevoegde waarde hebben. Om die reden heeft de RKC besloten het onderzoek uit te stellen. Beheersing grote projecten (drie gemeenten) Pagina 8

9 Het onderwerp was niet eerder onderzocht door de voorgangers van deze rekenkamercommissie en stond op de lijst in het vorige jaarplan. Voor het presidium van Drechterland is het onderwerp actueel vanwege de bouw van het nieuwe gemeentehuis, maar het onderwerp is voor alle drie de gemeenten relevant. Het onderzoek is voor de zomer van 2014 gestart en begin 2015 is aan de drie colleges gevraagd een bestuurlijke reactie te geven op de onderzoeksconclusies en aanbevelingen. De raadsbehandeling is voorzien voor begin Vooruitblik naar Ontwikkeling binnen de rekenkamercommissie In 2015 treedt de nieuwe rekenkamerverordening in werking, hetgeen vooral voor een administratieve versoepeling en vereenvoudiging zorgt. Ook de RKC heeft te maken met de overgang naar de gezamenlijke ambtelijke organisatie. De drie gemeenteraden en colleges hebben vanaf 2015 één ambtelijke organisatie. Dit heeft mogelijk praktische gevolgen voor de onderzoeken van de RKC. Waar eerder drie gemeentelijke afdelingen operationeel betrokken waren bij een beleidsonderwerp (één voor elke gemeente), is dat nu één afdeling voor de drie gemeenten. Dit maakt het voor de RKC eenvoudiger en efficiënter om een onderwerp in de drie gemeenten te onderzoeken. Een praktisch gevolg van de ambtelijke fusie is ook dat sinds begin 2015 de RKC een nieuw adres heeft gekregen: We zullen in het komend jaar onze weg zoeken en kijken welke gevolgen we van de ambtelijke fusie gaan ondervinden. Voor 2015 zijn verder geen interne organisatorische veranderingen rond de RKC voorzien. De RKC zal ook dit jaar uitdrukkelijk aandacht vragen voor de raadsbehandeling van rekenkamerrapporten. In sommige gevallen blijkt het lastig een rapport op de raadsagenda van alle drie de gemeenten te krijgen. De RKC was in 2014 blij verrast door meerdere onderzoeksverzoeken vanuit de raadsleden en roept de raden ook in 2015 op om onderzoeksonderwerpen aan te dragen. 3.2 Voorgenomen onderzoek Begin 2015 is de uitvoering van het onderzoek naar de reserve voor het onderhoud van de kapitaalgoederen in Enkhuizen gestart. Voor de tweede helft van 2015 wordt vervolgens gekozen voor in ieder geval één omvangrijk gemeenschappelijk onderzoek. De RKC heeft eerder een uitgebreide scan gedaan van de raadsvragen, amendementen en moties in de drie gemeenten. Dit heeft inzicht opgeleverd in de zaken die de gemeenteraden belangrijk vinden. Mede op basis van deze eigen inventarisatie denkt de RKC aan de volgende onderzoeksonderwerpen in 2015 (in willekeurige volgorde): onderhoud kapitaalgoederen in Stede Broec en Drechterland (in aansluiting op hetzelfde onderzoek in Enkhuizen); kaderstellende rol van de raad; kwaliteit van de raadsvoorstellen en de informatievoorziening aan de raad; toezicht op de Drank- en Horecawet (mogelijk in Westfries verband) controleerbaarheid van het collegeprogramma; de digitale dienstverlening; burgerparticipatie; effecten van bezuinigingen. Op termijn denkt de RKC ook aan de volgende onderwerpen, maar daarvoor dient deze eerst goed gezet zijn in de drie gemeenten: Pagina 9

10 evaluatie uitvoering drie decentralisaties (mogelijk in Westfries-verband); een evaluatie van de ambtelijke fusie. Verder zullen de presidia worden geraadpleegd over mogelijke aanvullingen op deze shortlist. Pagina 10

11 4. Financiën De rekening over 2014 en de begroting voor 2015 zien er als volgt uit: Begroting 2014 Rekening 2014 Verschil Begroting 2015 Vergoeding voorzitter en externe leden Vergoeding onderzoekswerkzaamheden Vergoeding secretariswerkzaamheden Communicatie- en congreskosten Vergaderkosten Totaal Alle bovengenoemde bedragen zijn exclusief BTW. Hierbij gaat de RKC ervan uit dat de BTW via het compensatiefonds kan worden geclaimd. In 2012 bedroeg het totaal bestede bedrag afgerond en bleef de RKC binnen budget. In 2013 bedroeg het totaal bestede bedrag afgerond en bleef de RKC binnen budget. In 2014 bedroeg het totaal bestede bedrag afgerond en bleef de RKC binnen budget. De vergoeding voor de voorzitter en de externe leden van de RKC wijkt af van de begroting vanwege een achterstallige betaling (over 2013). Het budget voor 2015 is onveranderd ten opzichte van De vergoeding van de voorzitter bedraagt 450 per maand. De externe leden ontvangen een vergoeding van 250 per maand. Daarnaast is er een budget voor reiskosten. Onder onderzoekswerkzaamheden vallen meerdere componenten: de werkzaamheden van de secretaris/onderzoeker (jaarcontract voor in totaal maximaal 550 uur, waarvan ongeveer 400 uur beschikbaar voor onderzoek, en 150 uur voor secretariswerkzaamheden); opleiding- en trainingskosten en kosten van inhuur van specifieke onderzoeksbureaus; onderzoekswerkzaamheden verricht door voorzitter of leden van de RKC. De secretaris/onderzoeker besteedt ongeveer 1,5 dag per maand aan secretariswerkzaamheden voor de RKC. Dit behelst onder meer het voorbereiden van de vergaderingen, de verslaglegging, het onderhouden van de contacten met de griffiers, het bijwerken van de website en het opstellen van de nieuwsbrieven. Op grond van de samenwerkingsovereenkomst inzake de gezamenlijke rekenkamercommissie SED betaalt elk van de drie gemeenten naar rato van het aantal inwoners. In januari 2015 heeft de griffie van Stede Broec de afrekening richting Enkhuizen en Drechterland opgesteld. Pagina 11