Rekenkamercommissie Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland Jaarverslag 2016 / Jaarplan 2017 Vastgesteld door de Rekenkamercommissie SED op 3 maart 2017 Rekenkamercommissie Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland Postbus AA Bovenkarspel Secretaris/onderzoeker: Geerten Kruis rekenkamercommissie@sed-wf.nl

2 Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2016 en het jaarplan Wij geven hiermee inzicht in de werkzaamheden en de besteding van het budget in het afgelopen jaar, en kijken vooruit naar het komende jaar. Het rapport over het onderzoek naar de kwaliteit van de raadsvoorstellen is goed ontvangen en behandeld door de gemeenteraden van Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland in april Verder hebben we in 2016 in overleg met de presidia het onderzoek uitgevoerd naar de Programmabegroting. Omdat het in afstemming met de organisatie zinvol bleek om het onderzoek te verbreden naar de kadernota, is dit gedaan. Het onderzoek kreeg hierdoor meerwaarde, al heeft het hierdoor wel een langere doorlooptijd gehad. Op basis van de bestuurlijke reactie op dit onderzoek, hebben wij de verwachting dat het goed zal bijdragen aan de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Graag hadden we in 2016 nog een onderzoek willen starten. Dit is echter niet gerealiseerd, mede omdat bij het vooronderzoek bleek dat er bij de presidia van de SED geen voorkeur bestond voor een onderzoek in het sociaal domein en er ook geen mogelijkheid was om dit regionaal op te pakken. Mede om deze reden hebben we het beschikbare budget in 2016 niet volledig besteed. Een andere belangrijke ontwikkeling was dat de secretaris/onderzoeker Martijn Mussche zijn afscheid aankondigde. Martijn is een gedreven en kundig onderzoeker en heeft fors bijgedragen aan de onderzoeken. Dat betekende het opzetten van een zorgvuldige selectieprocedure om te komen tot een goede vervanger. Samen met een vertegenwoordiger van de penvoerende gemeenteraad - de heer Raven van Stede Broec - is ons dit goed gelukt. In Geerten Kruis hebben we een professioneel onderzoeker met kennis van gemeentelijke vraagstukken gevonden. In het jaar 2017 willen we twee onderzoeken uitvoeren. We gaan een keuze maken uit een shortlist die is gebaseerd op een lijst van onderwerpen die al eerder in overweging zijn genomen om onderzocht te worden,, de ontwikkelingen die in de toekomst voor gemeenten van belang zijn en aangedragen onderwerpen. Ook zullen we opnieuw kijken of er in regionaal verband een onderzoek uitgevoerd kan worden dat waardevol is voor de SED gemeenten. We zullen deze keuze maken met behulp van de selectiecriteria en met de presidia afstemmen zodat we ook in 2017 aan de slag gaan met voor u waardevolle onderzoeken. Henk Wokke (voorzitter) Martijn Dekker Jeannette Riensema Geerten Kruis Pagina 2

3 INHOUD 1. Inleiding Achtergrond, missie en doelstelling Samenstelling rekenkamercommissie Keuzeproces onderzoeksonderwerpen Terugblik Ontwikkelingen binnen de rekenkamercommissie Onderzoek Overige activiteiten van de rekenkamercommissie Vooruitblik naar Ontwikkelingen binnen de rekenkamercommissie Voorgenomen onderzoek Financiën Bijlage 1: Groslijst onderzoeksonderwerpen Pagina 3

4 1. Inleiding 1.1 Achtergrond, missie en doelstelling De gezamenlijke rekenkamercommissie SED bestaat sinds oktober 2011 en toetst de beleidsuitvoering in de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. De rekenkamer is een instrument voor de drie afzonderlijke gemeenteraden en staat in contact met drie colleges. Door de ambtelijk fusie in 2015 kennen de drie gemeenten één ambtelijke uitvoeringsorganisatie. Missie De Rekenkamercommissie SED wil met zorgvuldig onderzoek en een positief-kritische houding bijdragen aan de transparantie van het gemeentelijk handelen en het verbeteren van de kwaliteit van het lokale bestuur. Hiertoe zal de rekenkamercommissie jaarlijks één tot twee onderzoeken uitvoeren naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid en de organisatie van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Het accent ligt daarbij op het leer- en verbetereffect. Doelstelling Rekenkamercommissie Artikel 81a van de gemeentewet schrijft voor dat iedere gemeente over een onafhankelijke rekenkamer of rekenkamerfunctie moet beschikken. Deze rekenkamer of rekenkamercommissie heeft tot doel de gemeenteraad in staat te stellen haar controlerende taak beter uit te voeren. In samenspraak met de gemeenteraad draagt de rekenkamercommissie daarom bij aan het toetsen en verbeteren van de: doeltreffendheid: in welke mate zijn de beoogde doelen en/of maatschappelijke effecten ook daadwerkelijk gerealiseerd? doelmatigheid: zijn de beoogde doelen en/of maatschappelijke effecten met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen tot stand gekomen? rechtmatigheid: voldoet de voorbereiding en uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving. De raad kan één of meer onderwerpen voor onderzoek voordragen. Ook burgers kunnen een verzoek neerleggen bij de commissie. De rekenkamercommissie is onafhankelijk in haar handelen. Zij mag zelf bepalen wat zij gaat onderzoeken. De nadruk van het onderzoek ligt op de structurele (beleids-)processen en het leereffect. 1.2 Samenstelling rekenkamercommissie De rekenkamercommissie bestaat uit drie personen: een voorzitter en twee leden. Zij worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingstermijn van de gemeenteraad en kunnen maximaal twee keer worden herbenoemd. 1 De rekenkamercommissie vindt het belangrijk de samenstelling van de commissie periodiek te wijzigen, maar wil ook graag de continuïteit waarborgen. Daarom streeft de commissie naar een getrapt aftredingsschema. De rekenkamercommissie bestaat uit de volgende personen: Henk Wokke (voorzitter sinds 28 januari 2016, tevens eerste aanspreekpunt voor Stede Broec) Jeannette Riensema (lid sinds 5 april 2012, tevens eerste aanspreekpunt voor Drechterland) Martijn Dekker (lid sinds 5 april 2012, tevens eerste aanspreekpunt voor Enkhuizen) Secretaris/onderzoeker: Geerten Kruis (22 december 2016 benoemd, voert onderzoeken uit, rapporteert hierover aan de rekenkamercommissieleden en verricht de secretariële werkzaamheden) 1 Zie artikel 3 van de Verordening rekenkamercommissie 2014 in de drie gemeenten. Pagina 4

5 1.3 Keuzeproces onderzoeksonderwerpen Criteria Om te komen tot een keuze van de onderwerpen van onderzoek hanteert de rekenkamercommissie in haar onderzoeksprotocol een aantal criteria. Uitgangspunt is dat de gemeenteraad in het duale systeem, naast zijn volksvertegenwoordigende rol, de taak heeft te sturen door het stellen van kaders en te controleren of voldaan is aan de gestelde kaders. Zonder goede kaderstelling (opdrachtformulering), geen goede controle. Het bepalen van de kaders kan aan de hand van de volgende vragen: wat willen we bereiken? wat gaan we daarvoor doen? wat mag het kosten? De rekenkamercommissie heeft in haar onderzoeksprotocol de volgende keuzecriteria vastgelegd: 1. het onderwerp moet leiden tot een onderzoek dat bijdraagt aan de controlerende rol van de raad en/of bijdraagt aan de kwaliteit van het bestuur van de SED-gemeenten; 2. het onderzoek moet betrekking hebben op de doeltreffendheid, doelmatigheid en/of rechtmatigheid van de uitvoering van het beleid; 3. er moet sprake zijn van een substantieel financieel en/of maatschappelijk belang voor de gemeente; 4. het moet door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen; 5. er is sprake van een risico, bijvoorbeeld een financieel of maatschappelijk risico als het onderwerp niet wordt onderzocht; 6. het onderwerp moet voor de rekenkamer haalbaar zijn, dat wil zeggen dat het past binnen haar financiële en organisatorische mogelijkheden; 7. In opvolgende onderzoeken wordt er gestreefd naar enige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen. Informatieverzameling De rekenkamercommissie heeft zich op de volgende wijze voorzien van de benodigde informatie om te komen tot een selectie van de onderwerpen van onderzoek: 1. het bezoeken van de presidia van de raden om zich te oriënteren over onderwerpen die bij de raden in de belangstelling staan; 2. bestuderen van diverse documenten van de gemeenten, zoals kadernota, programmabegroting en de jaarrekening; 3. bestuderen van informatie van andere lokale rekenkamercommissies. Dit biedt inzicht in de onderwerpen die bij hen in de belangstelling staan; 4. informatie verkregen van burgers of uit de lokale nieuwsmedia. In paragraaf 3.2 is de voorlopige keuze van onderzoeksonderwerpen voor 2017 weergegeven. Pagina 5

6 2. Terugblik Ontwikkelingen binnen de rekenkamercommissie Begin 2016 is Henk Wokke gestart als nieuwe voorzitter van de rekenkamercommissie. De leden van de rekenkamercommissie, Jeanette Riensema en Martijn Dekker, zijn op 27 februari 2016 herbenoemd voor een periode van 4 jaar. Wel zullen zij in de komende jaren conform het getrapt aftredingsschema aftreden (zie paragraaf 3.1). Daarnaast kondigde secretaris/ onderzoeker Martijn Mussche afgelopen jaar zijn afscheid aan en heeft er een selectieprocedure plaatsgevonden voor een vervanger. Op 22 december 2016 is Geerten Kruis benoemd als nieuwe secretaris/ onderzoeker van de rekenkamercommissie. 2.2 Onderzoek Het afgelopen jaar heeft de rekenkamercommissie 2 onderzoeken afgerond. Dit betreft een onderzoek dat in 2015 was gestart naar de kwaliteit van raadsvoorstellen en een onderzoek dat betrekking heeft op de programmabegroting en de kadernota. In de onderstaande tabel zijn de aanvang, oplevermomenten en raadsbesluiten van de onderzoeken samengevat. In het vervolg van deze paragraaf wordt nader op deze twee onderzoeken ingegaan. Kwaliteit van raadsvoorstellen Programmabegroting en kadernota Onderzoeksopzet 19 juli juni 2016 Oplevermoment 16 februari januari 2017 Raadsbesluit: - Stede Broec - Enkhuizen - Drechterland 21 april april april 2016 volgt nog volgt nog volgt nog Begin 2016 had de rekenkamercommissie de intentie om hiernaast ook een onderzoek binnen het sociaal domein te verrichten. Al enkele jaren speelde de gedachte om gezamenlijk met andere Westfriese rekenkamercommissies een onderzoeksonderwerp op te pakken en het regionale onderwerp sociaal domein leek zich daar goed voor te lenen. Bij de afstemming bleek echter dat meerdere Westfriese rekenkamercommissies net een onderzoek in het sociaal domein achter de rug hadden. Mede om die reden werd in 2016 afgezien van een gezamenlijk Westfries rekenkameronderzoek. Na een intern vooronderzoek door de Rkc SED en afstemming met de presidia, deels via de griffiers, bleek er ook binnen de SED-presidia geen voorkeur voor een onderzoek binnen het sociaal domein te zijn. Op basis van een door de rekenkamercommissie opgestelde groslijst heeft de rekenkamercommissie van gedachten gewisseld met de presidia en uiteindelijk gekozen voor het onderwerp programmabegroting. De rekenkamercommissie heeft dit onderzoek in de loop van 2016 uitgevoerd. Na interne afstemming met de organisatie, hebben wij dit onderzoek uitgebreid met een studie naar de kadernota s. Ook dit is een reden waarom in 2016 geen tweede onderzoek is gestart. In 2016 hebben we vanuit de raden of vanuit burgers geen onderzoeksverzoeken gekregen. Onderzoek 1: Kwaliteit van de raadsvoorstellen In het Jaarplan 2015 had de Rekenkamercommissie van Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland (Rkc SED) het onderwerp Kwaliteit van de raadsvoorstellen als potentieel onderzoeksonderwerp aangemerkt. Afstemming met de presidia van Enkhuizen en Drechterland begin 2015 maakte duidelijk dat de raden van deze twee gemeenten zich goed konden vinden in dit onderwerp. Daarop heeft de Rkc SED een vooronderzoek naar een beperkt aantal raadsvoorstellen uitgevoerd. Daar kwam uit naar voren dat de gemeenten het raadsvoorstelformat niet consequent gebruikten en dat de kwaliteit van de invulling niet altijd goed was. Op basis van alle beschikbare informatie heeft de Rkc SED daarop besloten het onderzoek naar de kwaliteit van de raadsvoorstellen in Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland op te starten. Het onderzoek is voor de zomer van 2015 gestart met een gesprek met de griffiers, gevolgd door gesprekken met de drie loco-secretarissen. In Pagina 6

7 september is gesproken met diverse beleidsmedewerkers van de SED-organisatie. Een bijzonder element is dat via de griffiers een online enquête onder raadsleden is uitgezet om hun wensen en ideeën te inventariseren. Het rapport is in het najaar van 2015 geschreven en voor technisch wederhoor voorgelegd en begin 2016 aan de raden aangeboden. De raadsbehandeling was als volgt: Stede Broec: het raadsvoorstel om de aanbevelingen over te nemen en het college opdracht te geven deze uit te voeren is in de raad van 21 april 2016 aangenomen; Enkhuizen: op 5 april 2016 heeft de raad van Enkhuizen de aanbevelingen uit het rapport overgenomen; Drechterland: het raadsvoorstel om de aanbevelingen te onderschrijven en over te nemen is in de raad van 25 april 2016 aangenomen. Onderzoek 2: Programmabegroting en kadernota Uit gesprekken met de presidia kwam naar voren dat het onderwerp Inhoud, vorm en behandeling van de programmabegroting het grootste draagvlak had van alle onderwerpen op de shortlist met potentiële onderzoeksonderwerpen voor De programmabegroting is een centraal document in de planning- en controlcyclus van de gemeente en een voorwaarde voor een goede kaderstelling. Ook in het licht van de fusie van de SED-organisatie en de hiermee voorziene harmonisatieslag (en mogelijk kwaliteitsslag) was het relevant om dit gedeelte van de planning- en controlcyclus te evalueren. In de beginfase van het onderzoek bleek dat het zinvol was het onderwerp te verbreden tot programmabegroting en kadernota, aangezien de kadernota in de drie gemeenten wat betreft kaderstelling een belangrijker document is dan de programmabegroting. Uit het rapport komen diverse aanknopingspunten en praktische aanbevelingen naar voren over hoe de programmabegrotingen en de kadernota s in de drie gemeenten verbeterd kunnen worden, teneinde de raad in staat te stellen om beter kaders te kunnen stellen. Het onderzoek is voor de zomer van 2016 gestart en op 2 januari 2017 aan de colleges aangeboden en in februari hebben de drie colleges een bestuurlijke reactie gegeven waarin zij aangeven zich grotendeels te herkennen in de conclusies van het onderzoek. Hiernaast kondigen de colleges een aantal acties aan die aansluiten bij de aanbevelingen van het onderzoek en geven zij aan met de raad in gesprek te gaan over het maken van aanvullende afspraken naar aanleiding van de aanbevelingen. 2.3 Overige activiteiten van de rekenkamercommissie Vergaderingen en andere bijeenkomsten De rekenkamercommissie heeft het afgelopen jaar tien keer een reguliere rekenkamercommissievergadering gehouden. Voor de nieuwe voorzitter Henk Wokke stond het jaar in het teken van kennismaken met de raadsleden en colleges, griffiers, en de gemeentelijke organisatie. Op 5 juli 2016 was er een eerste kennismakingsgesprek met de auditcommissie van Enkhuizen. In dit plezierige gesprek zijn afspraken gemaakt over de onderlinge afstemming en de rol die beide organen spelen. Hiernaast namen leden van de rekenkamercommissie onder andere deel aan de volgende bijeenkomsten en overleggen: In maart 2016 is de voorzitter bij een eerste bijeenkomst van de zogeheten rekenkamers boven het IJ geweest en op 28 juni en 28 oktober hebben er vervolgbijeenkomsten plaatsgevonden. In deze bijeenkomsten zijn afspraken gemaakt over onderlinge kennisdeling en kwaliteitstoetsing. 2 2 De rekenkamers boven het IJ is een samenwerkingsverband van de rekenkamercommissies van de volgende gemeenten: Edam-Volendam en Zeevang; Waterland; Oostzaan; Landsmeer; Purmerend en Beemster; Wormerland; Hoorn; Koggenland; Medemblik/Opmeer; Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland. Pagina 7

8 Op 15 april 2017 hebben één van de leden en de secretaris/onderzoeker deelgenomen aan het jaarcongres van de NVRR. Website Het belangrijkste communicatiekanaal, naast de onderzoeksrapporten van de rekenkamercommissie, is de eigen website. De website van de rekenkamercommissie is volledig herzien en in lijn gebracht met de huisstijl van de SED-gemeenten. De nieuwe website is compacter en fungeert niet meer als een volledig publiek toegankelijke archief van de rekenkamercommissie. Op de website zijn wel de recente jaarplannen, jaarverslagen, en de laatste onderzoeksrapporten van de rekenkamercommissie te vinden. Pagina 8

9 3. Vooruitblik naar Ontwikkelingen binnen de rekenkamercommissie Wij voorzien de volgende ontwikkelingen in 2017: Conform het getrapte aftreedschema zal Jeanette Riensema in 2017 aftreden als rekenkamercommissielid en zal er een selectieprocedure worden opgestart om een vervanger te vinden. Wat betreft de taakverdeling binnen de rekenkamercommissie is een verandering ten opzichte van 2016 dat de voorzitter en leden samen met de secretaris/ onderzoeker de onderzoeken uitvoeren.. Met betrekking tot de uitvoering van haar werkzaamheden heeft de rekenkamercommissie het voornemen om in 2017 actief in te zetten op kwaliteitszorg. Uitgangspunt hierbij is dat de nadruk primair op het product zal liggen (kwalitatief goede onderzoeksrapporten). We gebruiken hierbij de uitgangspunten voor kwaliteitszorg van de NVRR en sluiten waar mogelijk aan bij initiatieven van de rekenkamers boven t IJ (zie paragraaf 2.3). 3.2 Voorgenomen onderzoek De rekenkamercommissie is voornemens om in 2017 twee onderzoeken uit te voeren. Paragraaf 1.4 beschrijft het keuzeproces om te komen tot een lijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen. Het resultaat hiervan is de zogeheten shortlist. Voor 2017 staan de volgende onderzoeksonderwerpen op deze shortlist (opgesomd in willekeurige volgorde): reserve kapitaalgoederen (in de gemeente Stede Broec); gesubsidieerde stichtingen (in de gemeente Stede Broec); omgevingswet (in de drie SED-gemeenten); jeugdzorg (in de drie SED-gemeenten); integratie statushouders (in de drie SED-gemeenten); Werksaam (gezamenlijk rekenkameronderzoek in Westfries verband); Centraal Afvalverwijderingsbedrijf West-Friesland - CAW (gezamenlijk rekenkameronderzoek in Westfries verband). In de shortlist zijn twee onderzoeksonderwerpen opgenomen die exclusief betrekking hebben op de gemeente Stede Broec. Omdat de rekenkamercommissie in recente jaren al onderzoeken heeft uitgevoerd voor de individuele gemeenten Enkhuizen en Drechterland, zijn er in de shortlist geen onderwerpen opgenomen die alleen relevant zijn voor deze twee gemeenten. De groslijst die de basis vormde voor deze shortlist is als bijlage opgenomen in dit jaarverslag/ jaarplan. Verder zullen de presidia worden geraadpleegd over mogelijke aanvullingen op deze shortlist en staat de rekenkamercommissie open voor suggesties gedurende het jaar. Eind januari is er een verzoek ingediend door Het Enkhuizer Alternatief voor het doen van een onderzoek naar het financieel beleid en uitvoering van de begraafplaats in deze gemeente. Dit potentiële onderzoek is opgenomen in de groslijst (zie bijlage), maar niet op de shortlist terechtgekomen. Pagina 9

10 4. Financiën De rekening over 2016 en de begroting voor 2017 zien er als volgt uit: Begroting 2016 Rekening 2016 Verschil Begroting 2017 Vergoeding voorzitter en externe leden Vergoeding onderzoekswerkzaamheden Vergoeding secretariswerkzaamheden Communicatie- en congreskosten Vergaderkosten , Werving nieuwe leden Totaal Alle bovengenoemde bedragen zijn exclusief BTW. Hierbij gaat de rekenkamercommissie ervan uit dat de BTW via het compensatiefonds kan worden verrekend. Het budget voor 2017 is onveranderd ten opzichte van De vergoeding van de voorzitter bedraagt 450 per maand. De externe leden ontvangen een vergoeding van 250 per maand. Daarnaast is er een budget voor reiskosten. Onder de onderzoekswerkzaamheden van 2016 vielen de werkzaamheden van de secretaris/onderzoeker. De secretaris/onderzoeker besteedt ruim een dag per maand aan secretariswerkzaamheden voor de rekenkamercommissie. Dit behelst onder meer het voorbereiden van de vergaderingen, de verslaglegging, het onderhouden van de contacten met de griffiers, het bijwerken van de website en het opstellen van de nieuwsbrieven. Voor de begroting 2017 zullen de onderzoekswerkzaamheden uitgevoerd worden door de secretaris/onderzoeker in samenwerking met de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie Op grond van de samenwerkingsovereenkomst inzake de gezamenlijke rekenkamercommissie SED betaalt elk van de drie gemeenten naar rato van het aantal inwoners. In januari 2017 heeft de griffie van Stede Broec, op basis van het totaalbedrag van , de afrekening richting Enkhuizen en Drechterland opgesteld. Pagina 10

11 Bijlage 1: Groslijst onderzoeksonderwerpen 2017 Op de groslijst staan onderwerpen die door de rekenkamercommissie of anderen zijn aangedragen: Achtergronden van de tariefsontwikkeling van de gemeentelijke begraafplaats te Enkhuizen Burgerparticipatie Decentralisaties in het sociale domein (meerdere onderwerpen denkbaar: persoonsgegevens en privacy, doeltreffendheid van de transformatie, participatiewet in relatie tot Werksaam et cetera) Digitale dienstverlening Een evaluatie van de ambtelijke fusie Een gemeenschappelijk rekenkameronderzoek in Westfries-verband (denk aan verbonden partijen zoals Werksaam, De Som, GGD, CAW bestuurlijke samenwerking, sociaal domein, et cetera) Effecten van bezuinigingen Gesubsidieerde stichtingen (in de gemeente Stede Broec) Integratie statushouders Jeugdzorg Omgevingswet Reserve kapitaalgoederen (in de gemeente Stede Broec) Subsidiebeleid Toezicht op de Drank- en Horecawet Gemeenschappelijke regelingen Pagina 11