Evenementenbeleid. Gemeente Valkenburg aan de Geul

Transcriptie

1 Evenementenbeleid Gemeente Valkenburg aan de Geul

2 Voorwoord Bij het opstellen van een evenementenbeleid komen veel visies, meningen en vakgebieden samen. Hierdoor is het niet eenvoudig om één lijn te kiezen die tegemoet komt aan alle wensen en eisen van de verschillende actoren. Om evenementen in Valkenburg aan de Geul te kunnen regisseren legt de Raad de ambitie en de kaders van het evenementenbeleid vast. Het College van B&W werkt deze ambitie en vastgestelde kaders waar nodig verder uit in uitvoeringsdocumenten. Deze documenten focussen op het proces rondom de organisatie van evenementen en zijn noodzakelijk voor het reguleren, controleren en ondersteunen van evenementen door de gemeente. Dit beleid is gebaseerd op een aantal vastgestelde gegevens. Op 9 mei 2005 heeft de Raad een zevental criteria voor de beoordeling van evenementen vastgelegd. In het voorjaar van 2009 heeft het College van B&W haar visie met betrekking tot de profilering van Valkenburg aan de Geul door middel van evenementen uitgesproken. Ook is de laatste jaren een aantal Raadsvoorstellen over de organisatiestructuur rondom evenementen de revue gepasseerd. De door de Raad vastgestelde kaders, de visie van het College en deze Raadsvoorstellen zijn bij het opstellen van dit beleid als uitgangspunt en leidraad gekozen. Voor een goed evenementenbeleid is een lange adem nodig. Aan de ene kant hangt het evenementenbeleid nauw samen met city marketing en de ambities op het gebied van evenementen. Aan de andere kant kost het realiseren van deze keuzes gewoonweg veel tijd. In het najaar van 2009 wordt dit beleid ter vaststelling aan de Gemeenteraad van Valkenburg aan de Geul voorgelegd. De rest van het jaar 2009 wordt benut om het beleid, waar nodig, verder uit te werken in uitvoeringsdocumenten. In 2010 wordt het evenementenbeleid in de nieuwe vorm gestart. In de praktijk bestaat echter een grote verscheidenheid aan evenementen die meegaan in nieuwe trends en ontwikkelingen. Daarom wordt een jaar na de start, in 2011, een evaluatie van het evenementenbeleid uitgevoerd met de betrokken actoren. Waar nodig zal dit, na goedkeuring, leiden tot eventuele aanpassingen.

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding Het evenementenbeleid tot nu toe Probleemstelling Doelstelling 6 2. Identiteit van Valkenburg aan de Geul Categorieën evenementen De identiteit van Valkenburg aan de Geul 8 3. Ontwikkelingen rondom evenementen Trends in vrijetijdsbesteding Cijfers rondom evenementen Economische spin-off van evenementen in Valkenburg aan de Geul Evenementenkalender Huidige situatie De evenementenkalender als instrument Organisatiestructuur Huidige situatie De organisatiestructuur Vergunningverlening Definitie van een evenement Kaders waarbinnen evenementen plaatsvinden Op tijd een vergunning aanvragen De meldingsplicht Wat kost het organiseren van een evenement? Toezicht & handhaving Milieu Huidige situatie geluid Experimenten voor het nieuwe beleid Situatietekening Afval Verkeer & vervoer Huidige situatie Verkeersmaatregelen bij evenementen Dynamische evenementen Cauberg als officiële finishlocatie Voorkeur evenementenlocaties en parkeren Facilitaire zaken Huidige situatie Gebruik van de openbare ruimte Facilitaire zaken Openbare orde en veiligheid Risico management 28

4 11. Communicatie Omgevingsmanagement Communicatie van het evenement Logo gemeente Valkenburg aan de Geul Financiële ondersteuning Huidige situatie Kaders financiële ondersteuning Criteria voor meerjarensubsidie Garantiebijdrage Logo gemeente Valkenburg aan de Geul Organieke inbedding Toezicht & handhaving Toezicht Klachten Handhaving Evenementenlocaties Voorkeurlocaties Standaard evenementenplan 36

5 1. Inleiding De gemeente Valkenburg aan de Geul is internationaal bekend als wielerstad. Maar ook andere evenementen, zoals Valkenburg Kerststad, hebben een grote toeristische aantrekkingskracht. Jaarlijks worden deze evenementen bezocht door vele duizenden toeristen uit binnen- en buitenland. Evenementen zijn van grote betekenis voor de gemeente Valkenburg aan de Geul. Evenementen dragen bij aan de leefbaarheid van Valkenburg aan de Geul als toeristenstad. Ze hebben invloed op de profilering van Valkenburg aan de Geul door aandacht in de media. En evenementen genereren een economische spin-off: ze leveren economische activiteit en werkgelegenheid op, ze voegen koopkracht toe en beïnvloeden de economische attractiviteit. Echter, evenementen gaan ook gepaard met problemen. De visie op het evenementenaanbod en de bijbehorende kaders is niet duidelijk. De structuur met betrekking tot evenementen is niet transparant. Dit geldt zowel voor de eigen organisatie als voor externe evenementenorganisaties. Kortom, er bestaat binnen de gemeente Valkenburg aan de Geul behoefte aan het ontwikkelen van een gedragen visie op het evenementenaanbod en het vaststellen van de bijbehorende kaders. Beide zijn uitgewerkt in dit evenementenbeleid, dat gedragen moet worden door een efficiënte en effectieve ambtelijke structuur. 1.1 Het evenementenbeleid tot nu toe In voorgaande jaren hebben verschillende structuren met betrekking tot evenementen de revue gepasseerd. Om dit evenementenbeleid in het goede licht te zien, wordt het voorgaande beleid kort en chronologisch toegelicht. De NV Ontwikkelingsmaatschappij schetst de volgende analyse met betrekking tot het evenementenbeleid in : Valkenburg aan de Geul heeft te weinig structureel grote publiekstrekkende evenementen met bovenregionale of nationale uitstraling. Er is geen doorlopend zomer- en winterprogramma. Ook zijn evenementen niet het resultaat van doelbewuste acquisitie. Er wordt niet gekeken wat er in de regio gebeurt op het gebied van evenementen. De op continuïteit gerichte structuur, menskracht en financiële middelen ontbreken. Vooraankondigingen vinden te laat plaats. In april, oktober en november/december vinden de belangrijkste sleutelevenementen plaats. Tot slot worden evenementen tot en met 2005 niet centraal bijgehouden in een database. In de Raadsnota van 9 mei 2005 zijn de volgende criteria voor evenementen door de Gemeenteraad van Valkenburg aan de Geul vastgelegd: Evenementen hebben de pretentie tot het uitgroeien tot grootschalige evenementen met minimaal een regionale uitstraling; Evenementen dienen te passen bij de gewenste identiteit en het gewenste imago van de gemeente; Evenementen dienen een breed publiek te trekken; Evenementen dienen economische spin-off te genereren, dat wil zeggen directe bestedingen of herhalingsbezoeken; Evenementen dienen voldoende media aandacht te genereren op internationaal, nationaal of regionaal niveau; Er moet sprake zijn van een goede spreiding in tijd en/of benutting van publieke locaties; Evenementen dienen kwalitatief goed te zijn en iets toe te voegen aan andere evenementen. Ook besluit de Gemeenteraad in 2005 om de organisatie van evenementen in handen van de Stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul te leggen. Het stichtingsbestuur wordt gevormd door actoren uit het bedrijfsleven en brancheorganisaties. De keuze van de gemeenteraad om de 1 NV Ontwikkelingsmaatschappij Valkenburg aan de Geul (2004), Notitie evenementenbeleid. Vermaak je in Valkenburg. Valkenburg aan de Geul. 5

6 organisatie van evenementen op afstand te zetten, leidt automatisch tot de keuze dat de gemeente zelf geen deel uitmaakt van het stichtingsbestuur. In 2006 organiseert de Stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul haar eerste evenementen. Externe organisatoren die een evenement willen organiseren worden doorgestuurd naar de Stichting. Uit de evaluatie blijkt dat er in 2006 onvoldoende evenementen met doorgroeipotentie zijn georganiseerd. Daarnaast werkt het doorverwijzen van organisatoren naar de Stichting verwarrend. In 2007 en 2008 heeft de Stichting, in overleg met de gemeente Valkenburg aan de Geul, haar focus gericht op het organiseren van grotere jaarlijks terugkerende evenementen, namelijk de Week van de Smaak, het internationale straattekenfestival Colours of Valkenburg en het wekelijks entertainment in het centrum. Organisatoren van andere evenementen kunnen weer terecht bij de gemeente en worden niet meer doorverwezen naar de Stichting. Tevens wordt binnen de gemeente een interdisciplinair evenemententeam opgericht, waarbinnen afstemming met betrekking tot vergunningverlening plaatsvindt. In de praktijk blijkt het voor externe organisatoren van evenementen nog steeds verwarrend te werken dat er geen centraal aanspreekpunt is voor evenementen: zowel de gemeente als de Stichting spelen een rol bij de organisatie van evenementen. Op 11 mei 2009 heeft de Raad besloten dat tot de goedkeuring van dit evenementenbeleid de Stichting diverse lopende evenementen organiseert. Dit om te voorkomen dat de continuïteit van de te organiseren evenementen stagneert. Met geld uit het evenementenfonds organiseert de Stichting in 2009 het wekelijks entertainment in het centrum, Colours of Valkenburg, de Week van de Smaak en in 2010 het Festival aan de Geul. Verder heeft de Raad besloten dat de gemeente tijdelijk deel gaat uit maken van het Stichtingsbestuur. 1.2 Probleemstelling Ter voorbereiding van dit evenementenbeleid is een oriënterende interne gespreksronde gevoerd met alle betrokken medewerkers op de verschillende beleidsterreinen. Daarnaast is een discussie met het College van B&W gevoerd. Ook heeft een oriënterende externe gespreksronde plaatsgevonden met de politie, brandweer en Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR). Daarnaast zijn de gemeente Landgraaf en Heerlen bereid gevonden om van gedachten te wisselen over het evenementenbeleid. Evenementen versterken de identiteit van Valkenburg aan de Geul naar de buitenwereld toe. Wanneer niet bewust wordt geregisseerd op evenementen, kan de gemeente zich ook niet duidelijk profileren door middel van evenementen. Daarnaast blijkt uit het voortraject dat de organisatie van evenementen zowel intern als extern niet eenduidig en transparant is. Aan de ene kant betekent dit dat vastgestelde regels niet altijd strikt worden gehandhaafd door evenementenorganisaties en de gemeente. Aan de andere kant zijn er niet voor alle situaties regels vastgesteld. Kortom, er is een kloof tussen de huidige praktijk en de gewenste situatie waarbij regels en voorwaarden sturend zijn. 1.3 Doelstelling De hierboven beschreven problemen leiden tot een viertal doelstellingen in dit evenementenbeleid, namelijk: 1. Het evenementenbeleid verschaft inzicht in de visie en ambitie van de gemeente Valkenburg aan de Geul, teneinde de identiteit van de gemeente te bepalen. 2. Het evenementenbeleid verschaft inzicht in (economische) ontwikkelingen rondom evenementen, teneinde de economische spin-off van evenementen te verduidelijken. 3. Het evenementenbeleid verschaft inzicht in de interne en externe structuur van de organisatie van evenementen, teneinde de organisatiestructuur transparant te maken voor evenementenorganisatoren, medewerkers, hulpverleningsdiensten en omwonenden. 6

7 4. Het evenementenbeleid verschaft inzicht in de kaders van de uitvoeringsdocumenten, teneinde evenementen te kunnen sturen en de legitimiteit van het beleid te vergroten. In de uitwerking van de vier doelstellingen worden de criteria die in de Raadsnota van 9 mei 2005 zijn vastgesteld verder uitgewerkt, zodat deze in de praktijk kunnen worden toegepast. 7

8 2. Identiteit van Valkenburg aan de Geul Valkenburg aan de Geul wil inwoners, bedrijven en bezoekers aantrekken die zorgen voor economische activiteit en werkgelegenheid. Om deze groepen aan te trekken moet Valkenburg aan de Geul zich zo goed mogelijk en op een onderscheidende manier profileren door middel van citymarketing. Een van de belangrijkste instrumenten binnen citymarketing is de organisatie van evenementen. Niet alle evenementen zijn geschikt als marketinginstrument, omdat verschillende evenementen verschillende doelen en inhoud hebben. Evenementen moeten dus aansluiten bij de identiteit van Valkenburg aan de Geul. Evenementen hebben een verscheidenheid aan doelen en een verschillende inhoud. Dit betekent dat niet alle evenementen geschikt zijn als marketinginstrument voor Valkenburg aan de Geul. Kleine lokale evenementen zijn belangrijk voor de lokale bevolking, maar hebben geen duidelijke profilering naar de buitenwereld. Grotere evenementen die aansluiten bij de identiteit van Valkenburg aan de Geul kunnen de gemeente wel profileren naar de buitenwereld. 2.1 Categorieën evenementen Het is van belang om een onderscheid te maken tussen kleine en grote evenementen. Op basis van de evenementen-aanbodspiramide 2 kan er een onderscheid worden gemaakt in drie type evenementen: 1. Het eerste type bestaat uit evenementen die georganiseerd worden op lokaal niveau en een soortgelijke uitstraling hebben. Deze zijn bestemd zijn voor de inwoners van de gemeente Valkenburg aan de Geul. Voorbeelden hiervan zijn buurtfeesten en straatbarbecues. 2. Het tweede type bestaat uit (boven)regionale evenementen die aantrekkelijk zijn voor het Heuvelland. Zij trekken Zuid-Limburgse of Limburgse bezoekers die langer dan één dag in Valkenburg aan de Geul verblijven of vaker terugkomen. Voorbeelden hiervan zijn Kunst in Valkenburg en de Heuvelland4daagse. 3. Het derde type bestaat uit evenementen die georganiseerd worden op (inter)nationaal niveau. Deze evenementen zijn beeldbepalend en imagoversterkend voor de profilering van Valkenburg aan de Geul in (inter)nationaal opzicht. Deze hoogwaardige evenementen zijn een specifieke reden voor internationale en Nederlandse bezoekers om naar Valkenburg aan de Geul te komen. Voorbeelden hiervan zijn de Tour de France, de Vuelta, de Amstel Gold Race en de Kerstmarkten. Het uitgangspunt van de gemeente Valkenburg aan de Geul is om een goede balans te creëren tussen de verschillende categorieën evenementen. De brede basis wordt gevormd door type 1 evenementen met een lokale aantrekkingskracht. Van alle Limburgers bezoekt 80% (ten opzichte van 72% van de gemiddelde Nederlander) graag lokale evenementen, waarbij beurzen, kermissen, jaarmarkten, corso s en kerstmarkten een belangrijke positie innemen 3. De gemeente regisseert daarnaast dat er een beperkt aantal type 2 en 3 evenementen met een grote aantrekkingskracht op (boven)regionaal of (inter)nationaal niveau plaatsvinden. Deze evenementen zijn identiteitsversterkende en van een hoogstaande kwaliteit. Alleen met deze evenementen kan de gemeente Valkenburg aan de Geul zich sterk profileren, waarbij het heel belangrijk is dat zij de identiteit van Valkenburg aan de Geul versterken. 2.2 De identiteit van Valkenburg aan de Geul De identiteit van Valkenburg aan de Geul komt voort uit de natuurlijke en cultuurhistorische omgeving waarin de gemeente ligt. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat bezoekers de natuurlijke omgeving het best gewaardeerde kenmerk van Zuid-Limburg noemen 4. Valkenburg aan de Geul ligt in 2 LAgroup. Leisure & Arts consulting (juni 2004). Iedere gemeente een eigen evenementenbeleid. MM Nieuws. 3 Kenniscentrum Toerisme & Recreatie (juni 2008). Toeristische trendrapportage 2007/08. Provincie Limburg: p Kenniscentrum Toerisme & Recreatie (juni 2008). Toeristische trendrapportage 2007/08. Provincie Limburg. p. 59. Stichting samenwerkende VVVs Limburg (2006). Imago-onderzoek Limburg. Eindrapportage. 8

9 een natuurlijk gebied, het Geuldal, met uitdagende heuvels en een bijzondere flora en fauna. In de loop van de geschiedenis hebben de inwoners in dit natuurgebied een cultuurhistorisch erfgoed opgebouwd. Deze combinatie biedt bijzondere mogelijkheden voor evenementen met een duidelijke thematisering: Wielerstad Een combinatie van natuur, heuvels en een uitgebreid netwerk aan fiets- en wandelroutes biedt bezoekers uitstekende mogelijkheden om te fietsen en te wandelen. Maar de natuurlijke en heuvelachtige omgeving van Valkenburg aan de Geul is niet alleen een goede uitvalsbasis voor breedtesport op het gebied van fietsen en wandelen. In het voorjaar en in de zomermaanden vormen de natuur en de heuvels, in het bijzonder de Cauberg, een uitdaging voor velen tijdens grote wielerrondes. De bekendheid van Valkenburg als wielerstad is in 1992 en in 2006 internationaal bestempeld door de finish van een etappe van de Tour de France op de Cauberg. In de zomer van 2009 passeert de etappe Venlo-Luik van de Vuelta de Cauberg. Jaarlijks wordt de Amstel Gold Race en Boogies Extreme georganiseerd. Daarnaast heeft het WK wielrennen vier keer (1938, 1948, 1979 en 1998) in Valkenburg aan de Geul plaatsgevonden. Maar ook kleinere wielerrondes en tourtochten passeren of finishen op de Cauberg. Toekomstige evenementen moeten bezoekers aantrekken die in Valkenburg aan de Geul op verscheidene manieren de uitdaging van fietsen, wielrennen en wandelen aan gaan. Kerststad De inwoners van Valkenburg aan de Geul maken al eeuwen gebruik van de natuurlijke omgeving waardoor zij omringd worden. Voor het bouwen van huizen en hotels hebben ze gebruik gemaakt van de mergel die zich onder de grond bevindt. De ontginning van mergel heeft geresulteerd in mergelgrotten, welke in de wintermaanden een uniek decor vormen voor kerstmarkten. De ondergrondse kerstmarkten in de Fluweelengrot en de Gemeentegrot trekken jaarlijks dan ook honderdduizenden bezoekers Boven de grond zijn huizen en hotels gebouwd met de mergel uit de grotten. Het gebruik van mergel zorgt voor een bijzondere uitstraling in Valkenburg aan de Geul. De gemeente investeert jaarlijks dan ook veel in het omtoveren van het centrum in een kerststad. Daarnaast ontstaat er tussen de ondergrondse en bovengrondse kerststichtingen een steeds intensievere samenwerking om meer bezoekers te trekken. Ook wordt de samenwerking met de regio gezocht. Toekomstige evenementen moeten bezoekers aantrekken naar Valkenburg aan de Geul door een unieke beleving van kerstmis in de mergrotten en het bovengrondse decor. Kunst en cultuur(historische) stad De natuurlijke omgeving en de historie van Valkenburg aan de Geul hebben geleid tot een groot cultuurhistorisch erfgoed. Valkenburg aan de Geul is rijk aan prachtige monumentale (mergel)gebouwen, mergelgrotten, Romeinse catacomben en een vuursteenmijn. Ook is er een door Pierre Cuypers ontworpen openluchttheater. Het vestingverleden van Valkenburg aan de Geul is terug te vinden in de kasteelruïne, de enige hoogteburcht van Nederland. Daarnaast werkt de gemeente hard om historische gebouwen, zoals de Middeleeuwse Berkelpoort, de stadswallen en de Geulkades, nog beter tot hun recht te laten komen. Kunstevenementen die plaatsvinden in een cultuur(historische) omgeving vergroten de aantrekkelijkheid en beleving voor bezoekers. Zo is er in de zomermaanden een hoogwaardig cultureel programma in het openluchttheater. De collecties in het streekmuseum vertellen over de cultuur en de omgeving van Valkenburg aan de Geul. In de kloostergang van Château St. Gerlach en de schatkamer van de St. Gerlachuskerk is er jaarlijks, ten tijde van de TEFAF in Maastricht, een exclusieve kunstexpositie met werken van gerenommeerde kunstgalerieën en kunstenaars uit de omgeving. 9

10 Toekomstige evenementen moeten de identiteit van Valkenburg aan de Geul op het gebied van kunst in combinatie met cultuur(historie) versterken. Als bescheiden, maar waardige kunst en cultuur(historische) stad wil de gemeente aansluiten bij de ambitie van Maastricht Culturele Hoofdstad Wellness stad Het natuurlijke landschap waarin Valkenburg aan de Geul ligt biedt uitstekende mogelijkheden voor wellness. In de breedste zin van het woord is wellness een gezond en aangenaam leven: kuren, natuur, lekker eten, herstellen en genieten. In Valkenburg aan de Geul ligt het kuur en wellnesscentrum Thermae 2000, waar men kan ontspannen in thermaal bronwater dat rechtstreeks wordt opgepompt uit de natuur. Daarnaast is in Valkenburg aan de Geul de Valkenhorst kliniek, Centre Beauté, Sauna Vilt, Kneip S.P.A. en het Centre Cosmétique van Château St. Gerlach. De gemeente zet al langer in op de profilering van Valkenburg als wellness stad. Hiervoor heeft zij van de directie van Thermae 2000 de Wellness Award 2009 in ontvangst mogen nemen, welke wordt uitgereikt voor de inzet van een betere profilering van de wellness branche. Toekomstige evenementen moeten de identiteit van Valkenburg aan de Geul op het gebied van wellness versterken. Natuur en kuurmogelijkheden zijn er volop. Evenementen dragen bij aan de beleving van wellness door in te zetten op gastronomie, ecologisch en biologisch eten en drinken, etcetera. Één top-evenementen per thema Binnen de bovenstaande thema s ondersteunt de gemeente Valkenburg aan de Geul actief minimaal één evenement per thema. Op dit moment wordt binnen het thema wielerstad de Amstel Gold Race actief ondersteund. Binnen het thema kerststad wordt Stichting Kerststad door de gemeente ondersteund. Binnen het thema kunst & cultuur(historie) is het Kunst in Valkenburg. Citymarketing Een citymarketingplan profileert het merk Valkenburg aan de Geul in de buitenwereld. Dit merk wordt bepaald en versterkt de identiteit van de gemeente. Maar het bepaalt ook de doelgroep waar de gemeente Valkenburg aan de Geul zich op richt. Zoals hierboven is beschreven wordt deze identiteit in de basis bepaald door een combinatie van een natuurlijke omgeving en een unieke cultuurhistorie. Deze combinatie biedt bijzondere mogelijkheden voor evenementen met een bepaalde thematisering, waarbij de identiteit versterkt wordt. Kortom, evenementen zijn een instrument binnen de citymarketing strategie. Bij de vaststelling van dit evenementenbeleid zal aan een extern bureau de opdracht worden gegeven voor het ontwikkelen van een citymarketingplan. 10

11 3. Ontwikkelingen rondom evenementen 3.1 Trends in vrijetijdsbesteding Het is belangrijk te kunnen anticiperen op trends op het gebied van vrijetijdsbesteding. Een goed zicht op de huidige en toekomstige trends is belangrijk om producten te behouden of te ontwikkelen in een toenemende concurrentie. Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen hypes, rages en trends. Bij hypes en rages gaat het om incidenten en producten die opeens ontzettend populair worden, maar van korte duur zijn. Bij trends gaat het om ontwikkelingen die op de lange termijn van invloed zijn 5. Een eerste trend is dat men een levensstijl ambieert waarbij gezondheid centraal staat. Jong blijven van zowel lichaam als geest is hierbij erg belangrijk. Daarnaast willen Nederlanders meer luxe en gemak en zijn zij bereid hiervoor te betalen. Dit betekent meer kwaliteit, zoals groen, duurzaam, ecologisch en biologisch. Deze trend sluit uitstekend aan bij identiteitsversterkende evenementen in Valkenburg aan de Geul op het gebied van wellness. Daarnaast bestaat in Nederland een tweedeling in de samenleving wat betreft de verdeling van vrije tijd. Aan de ene is er een groep 50-plussers die veel vrije tijd heeft. Zij is de snelst groeiende en meest vermogende groep consumenten. Deze groep groeit van 5,2 naar 7,2 miljoen in 2025 en staat garant voor meer dan de helft van het nationaal inkomen. Organisatoren van evenementen verwachten dat steeds meer evenementen zullen plaatsvinden met het accent op deze groep. Voor Valkenburg aan de Geul geldt dat vergrijzing sneller gaat dan in de rest van Nederland 6. De gemeente Valkenburg aan de Geul heeft ten opzichte van de rest van Limburg het hoogste percentage 65- plussers: 20%-24%. Voor de komende tien jaar wordt voor Nederland en Limburg een gemiddelde jaarlijkse stijging van ongeveer 2% verwacht. Hiermee vormen 50-plussers een interessante doelgroep voor evenementenorganisatoren. De andere groep wil haar tijd zo optimaal mogelijk wil indelen. Dit is ook terug te zien in het vrijetijdsgedrag, waarbij zoveel mogelijk in zo min mogelijk tijd gedaan moet worden en waar men op zoek is naar de optimale beleving. Het betekent dat de kwaliteit van evenementen steeds belangrijker wordt 7. Dit sluit nauw aan bij de visie om te kiezen voor een beperkt aantal evenementen met een hoogstaande kwaliteit. Digitalisering is een trend die de laatste jaren zichtbaar is 8. Ook voor de vrijetijdsbesteding worden digitale netwerken steeds belangrijker bij het trekken en informeren van bezoekers. 3.2 Cijfers rondom evenementen Bij vrijetijdsactiviteiten gaat het om activiteiten die men buitenshuis heeft ondernomen en waarbij men minimaal een uur van huis is geweest 9. In totaal zijn in Nederland 3,8 miljard vrijetijdsactiviteiten. Binnen deze activiteiten is 108 miljoen keer een evenement bezocht. In Limburg zijn 280 miljoen vrijetijdsactiviteiten, waarbinnen 7 miljoen keer een evenement is bezocht. Tussen de 20% en 50% van de bezoekers komt speciaal voor een evenement naar een gemeente 10. De gemiddelde besteding van een bezoeker bedraagt (exclusief verblijfskosten) 30,- per dag Kenniscentrum Toerisme & Recreatie (juni 2008). Toeristische trendrapportage 2007/08. Provincie Limburg: p ZKA Consultants & Planners (2009). Investeren in Ruimte: Valkenburg. Businesscases voor aantrekkelijk centrum en hoogwaardige zorg. CONCEPT. 7 Kenniscentrum Toerisme & Recreatie (juni 2008). Toeristische trendrapportage 2007/08. Provincie Limburg: p Kenniscentrum Toerisme & Recreatie (juni 2008). Toeristische trendrapportage 2007/08. Provincie Limburg: p Kenniscentrum Toerisme & Recreatie (juni 2008). Toeristische trendrapportage 2007/08. Provincie Limburg: p Nederlands Research Instituut voor Recreatie en Toerisme (2004). Inspirerende evenementen. Evenementen nader bekeken. Breda. p Nederlands Research Instituut voor Recreatie en Toerisme (2004). Inspirerende evenementen. Evenementen nader bekeken. Breda. p

12 Op het gebied van evenementen gedraagt de Limburger zich anders dan de Nederlander. Van de Nederlanders bezoekt 72% een evenement, terwijl dit percentage voor Limburgers op 80% ligt. Daarnaast is het opmerkelijk dat Limburgers (meer dan de rest van Nederland) laagdrempelige lokale evenementen bezoeken zoals beurzen, kermissen, jaarmarkten, corso s en kerstmarkten. Het is dus van groot belang dat in Valkenburg aan de Geul een goede balans wordt gevonden tussen de verschillende categorieën evenementen. Dit beleid zet hierop in doordat een brede basis van evenementen in Valkenburg aan de Geul wordt gevormd door lokale evenementen. Een groei van de werkgelegenheid vindt naast logiesverstrekkingen (+7%) en sport (+8%) plaats in cultuur, recreatie & amusement (+4%) en in overige sectoren. De groep overige sectoren kent de grootste groei van het aantal banen (+30%). Deze groei komt deels voort uit een fors stijgende werkgelegenheid bij wellness gerelateerde bedrijven zoals fitnesscentra, sauna s, zonnebanken, massagesalons, bronnenbaden, etcetera. Wanneer de gemeente inzet op evenementen die de identiteit van Valkenburg aan de Geul als wellness stad versterken, leidt dit tot een economische spin-off voor de werkgelegenheid. Een andere oorzaak van de stijging bij de overige sectoren ligt bij de organisatie van evenementen (en groepsdagtochten, loterijen en kansspelen, de exploitatie van speelautomaten, schutterijen en de hengelsport). Wanneer de gemeente actief inzet op een profilering als evenementenstad, zal ook dit leiden tot een economische spin-off wat betreft werkgelegenheid. 3.3 Economische spin-off van evenementen in Valkenburg aan de Geul In 2008 is onderzoek gedaan naar de economische spin-off van de Amstel Gold Race 12. Het totaal aantal bezoekers van de Amstel Gold Race is voor dat jaar berekend op Van het totaal aantal bezoekers komt 70,6% van buiten het Corop-gebied (Zuid-Limburg). Van de bezoekers van buiten het Corop-gebied zou 83,5% niet naar Valkenburg aan de Geul zijn gekomen zonder de Amstel Gold Race. In de vorige paragraaf is aangegeven dat de gemiddelde besteding van een bezoeker (exclusief verblijfskosten) 30,- per dag bedraagt. Het onderzoek naar de Amstel Gold Race wijst uit dat de gemiddelde besteding van bezoekers (exclusief verblijfskosten) tijdens de Amstel Gold Race 27,19 is. De gemiddelde besteding per bezoeker aan verblijfskosten is 44,35. In totaal besteedt een bezoeker gemiddeld 71,54. Dit gemiddelde is zowel gebaseerd op bezoekers uit Zuid-Limburg als op bezoekers van buiten Zuid-Limburg. Binnen dit gemiddelde kan een onderscheid worden gemaakt tussen bezoekers woonachtig in het Corop-gebied Zuid-Limburg en bezoekers van daarbuiten. Deze laatste doelgroep brengt extra inkomsten naar Zuid-Limburg. Zuid-Limburgse bezoekers besteden naar eigen zeggen het geld, of in ieder geval het grootste deel, al in Zuid-Limburg, ongeacht de Amstel Gold Race. In de onderstaande tabel is er een duidelijk verschil in de gemiddelde bestedingen van bezoekers die woonachtig zijn in Zuid-Limburg en van bezoekers daarbuiten. Gemiddelde binnen Corop-gebied Gemiddelde buiten Corop-gebied Overnachtingen 28,83 44,67 Reizen 0,59 3,55 Eten en drinken 10,57 27,71 Merchandising 0,18 2,53 Naar aanleiding van de bovenstaande analyse is het uitgangspunt van de gemeente Valkenburg aan de Geul om te streven naar meerdaagse evenementen, waardoor bezoekers langer in Valkenburg aan de Geul verblijven. Naast de Amstel Gold Race zijn wandelevenementen, zoals de Heuvelland4daagse, evenementen die duidelijk inzetten op een meerdaags verblijf van bezoekers in Valkenburg aan de Geul. 12 Nederlandse Hogeschool voor Toerisme en Verkeer (juni 2009). Economisch onderzoek. Vergelijking vier sportevenementen. p

13 Daarnaast is in 2008 een in- en output analyse van de Amstel Gold Race gemaakt 13. Behalve de bestedingen van bezoekers tijdens een evenement doen veel bedrijven, organisaties en gemeenten bestedingen voorafgaande en na afloop om het evenement Amstel Gold Race mogelijk te maken. In totaal heeft de Amstel Gold Race in 2008 gezorgd voor aan bestedingen van een beperkt aantal bedrijfstakken. Deze bestedingen leveren voor meerdere bedrijfstakken in totaal een output op van De bovenstaande cijfers onderbouwen dat de keuze voor een beperkt aantal type 2 en 3 evenementen van een hoogwaardige kwaliteit zorgen voor een grote economische spin-off. Niet alleen omdat veel bezoekers van buiten Zuid-Limburg hun geld hier besteden. Maar ook bestedingen van bedrijven, organisaties en gemeenten zorgen voor extra omzet. 13 Nederlandse Hogeschool voor Toerisme en Verkeer (april 2009). Amstel Gold Race p

14 4. Evenementenkalender 4.1 Huidige situatie Het aantal evenementen per jaar is het in jaar 2006, 2007 en 2008 respectievelijk 162, 126 en 112. Opmerkelijk is dat het totaal aantal evenementen sinds 2006 terugloopt. Er is geen duidelijke conclusie mogelijk over wat de oorzaak van deze terugloop is. Gemiddeld genomen vinden er in het voorjaar en de zomermaanden meer evenementen plaats dan de rest van het jaar. Echter, de belangrijkste evenementen voor de economie van Valkenburg aan de Geul zijn de ondergrondse kerstmarkten en de bovengrondse activiteiten tijdens de kerstperiode. Deze periode is voor horeca ondernemers en overnachtingsbedrijven zeer belangrijk voor de omzet van het jaar. In de huidige situatie staat op de website van de gemeente Valkenburg aan de Geul een evenementenkalender. Deze kalender biedt informatie over de programmering van evenementen richting organisatoren, inwoners en bezoekers. De kalender is op dit moment nog slechts een weergave van aanvraagde evenementen en wordt niet gebruikt om evenementen te spreiden in tijd en/of benutting van de publieke ruimte, zoals is vastgesteld in de Raadsnota van 9 mei De evenementenkalender als instrument Om evenementen te kunnen sturen in tijd moet de functie van de kalender worden uitgebreid. De kalender moet niet alleen een overzicht geven van de aangevraagde evenementen, maar moet evenementen ook kunnen sturen in tijd. Dit is van groot belang voor economische sturing van evenementen naar rustige seizoenen. Evenementen trekken veel bezoekers naar Valkenburg aan de Geul. Wanneer evenementen verspreid over het jaar plaatsvinden, verlengen zij het toeristische seizoen voor ondernemers. Daarnaast is spreiding van evenementen belangrijk voor een goede handhaving van de openbare orde en veiligheid en voor de planning van de facilitaire ondersteuning vanuit de gemeente. Ook is de kalender voor de brandweer, de politie en de GHOR een goed instrument om op de juiste momenten voldoende capaciteit in te plannen ter ondersteuning van het betreffende evenement. Een betere spreiding door het jaar heen kan bovendien de druk voor inwoners van Valkenburg aan de Geul verminderen. Het evenemententeam toetst daarom bij de beoordeling van de vergunningaanvraag voor een evenement of het evenement samenvalt met andere evenementen. Samenvallen is een reden om de vergunning niet te verlenen. Wanneer aanvragen voor evenementenvergunningen gelijktijdig in behandeling zijn, hebben evenementen die aansluiten bij de thema s wielerstad, kerststad, kunst & cultuur(historische) stad en wellness stad voorrang boven andere evenementen. Meer informatie over de wettelijke verankering staat in hoofdstuk 6. 14

15 5. Organisatiestructuur 5.1 Huidige situatie Het doel van een organisatiestructuur is te komen tot een transparant en efficiënt werkproces. De afgelopen jaren zijn de verschillende rollen en taken van de gemeente en externe organisaties in meer en mindere mate in elkaar verweven geweest. Een duidelijke organisatiestructuur rondom evenementen vraagt om een duidelijke scheiding tussen de meer beleidsinhoudelijke taken, de regulerende, controlerende en ondersteunende taken. De helft van de door het Nederlands Research Instituut voor Recreatie en Toerisme (NRIT) onderzochte gemeenten blijkt te beschikken over een speciale evenementen evenementenorganisatie 14. Zo n organisatie heeft de vorm van een extern bureau ter ondersteuning van door derden te organiseren evenementen. Een voorbeeld hiervan is een speciaal samenwerkingsverband met de VVV of een gemeentelijk UIT-bureau. Deze taak is oorspronkelijk bij de Stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul neergelegd. In de loop der jaren is een onduidelijke tweedeling ontstaan tussen de Stichting en de gemeente. Een andere mogelijkheid is een evenementenbureau dat is ondergebracht bij de gemeente Valkenburg aan de Geul 15. Deze optie is door de Commissie Economie, Financiën en Toerisme (EFT) afgewezen om te voorkomen dat de continuïteit van evenementen zou stageneren. In de lijn van de visie van de Commissie EFT is het besluit van 11 mei 2009 hieronder verder uitgewerkt. In dit hoofdstuk wordt zowel de interne als de externe structuur duidelijk en transparant in kaart gebracht om nieuwe verwarring te voorkomen. 5.2 De organisatiestructuur Een transparant en efficiënt werkproces vraagt om een driedeling van de structuur: (A) Externe evenementenorganisaties realiseren daadwerkelijk evenementen in de gemeente Valkenburg aan de Geul; (B) Een regiserende gemeente waarbinnen de afdeling Economische Zaken het centrale aanspreekpunt is voor zowel externe evenementenorganisaties als medewerkers van de gemeente Valkenburg aan de Geul; (C) Een overkoepelend evenementenoverleg met de belangrijkste actoren in de Valkenburgse evenementenwereld. (A) Externe evenementenorganisaties Externe evenementenorganisaties zijn alle organisaties die evenementen organiseren in de gemeente Valkenburg aan de Geul. Deze organisaties zorgen voor de daadwerkelijke profilering van de gemeente. Hierbij is het van groot belang dat organisaties samenwerken om synergie effecten en kwaliteitsslagen te behalen. Kwaliteitsevenementen zorgen voor een duidelijke profilering en een sterke economische spin-off. De organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor de financiering van het naar Valkenburg aan de Geul halen van kwalitatieve en duurzame evenementen. Zoals eerder is besproken wil de gemeente zich duidelijker profileren als wielerstad, kerststad, kunst & cultuur(historische) stad en wellness stad. Om externe organisaties te stimuleren binnen deze thema s evenementen te organiseren regisseert de gemeente evenementen door middel van de evenementenkalender, het uitwerken van standaardplannen voor voorkeurlocaties, etcetera. Stichting Evenementen Valkenburg aan de Geul De Stichting Evenementen Valkenburg aan de Geul is gelieerd aan de gemeente. De Stichting ontvangt vanuit het evenementenfonds een financiële ondersteuning. Deze ondersteuning moet aangewend worden om de continuïteit van evenementen binnen de thema s wielerstad, kerststad, 14 Nederlands Research Instituut voor Recreatie en Toerisme (2004). Inspirerende evenementen. Evenementen nader bekeken. Breda. p LAgroup. Leisure & Arts consulting (juni 2004). Iedere gemeente een eigen evenementenbeleid. MM Nieuws. 15

16 kunst & cultuur(historische) stad en wellness stad te garanderen. De Stichting organiseert in 2009 het wekelijkse entertainment in het centrum, Colours of Valkenburg, de Week van de Smaak en in 2010 het Festival aan de Geul. Om te zorgen voor een goede afstemming tussen de Stichting en de gemeente, maakt de wethouder Evenementen deel uit van het bestuur van de Stichting. De afstemming binnen de gemeente vindt vervolgens plaats in een één wekelijks overleg met de afdeling Economische Zaken, welke de regie functie uitvoert. (B) Centraal aanspreekpunt In eerste instantie was de visie van de gemeente Valkenburg aan de Geul om de coördinatie van evenementen volledig door de gemeente te laten uitvoeren. Een evenementencoördinator zou drie dagen per week voor de gemeente gaan werken en twee dagen per week worden ingezet op het WK wielrennen. Echter, op 11 mei 2009 heeft de Raad besloten om de Stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul de taak van coördinator te laten uitvoeren. Deze opzet is goedgekeurd tot het uitkomen van dit evenementenbeleid. Nu het evenementenbeleid aan de Raad wordt voorgelegd, moeten er een definitieve keuze worden gemaakt over de organisatiestructuur. Vanwege een onduidelijke en ondoorzichtige structuur in het verleden moet de gemeente Valkenburg aan de Geul een duidelijke regiefunctie op zich nemen. De verantwoordelijkheid voor het regisseren van evenementen in de gemeente Valkenburg aan de Geul komt bij de afdeling Economische Zaken te liggen. De reden hiervoor is dat evenementen moeten zorgen voor een economische spin-off: ze leveren economische activiteit en werkgelegenheid op, ze voegen koopkracht toe en beïnvloeden de economische attractiviteit. De regisserende taak van de afdeling Economische Zaken verschilt ten opzichte van de oorspronkelijke allround coördinator. De taken van de coördinator zijn het in onderstaande schema weergegeven. Achter deze taken is aangegeven of de afdeling Economische zaken of de Stichting deze taken in de toekomst gaat uitvoeren. TAAK Strategische planvorming (Wat gaan we doen?) Operationeel planvorming (Hoe gaan we dat doen? Wanneer? Met wie? Met welke middelen?) Synergie effecten behalen met andere evenementen die al georganiseerd worden; De regisseur vormt het centrale aanspreekpunt voor externe evenementenorganisaties. De regisseur kan de organisaties inhoudelijk adviseren en stimuleren om kwaliteitsslagen te maken of om evenementen succesvol uit te bouwen. Het bereiken van een spreiding in tijd in Valkenburg aan de Geul (en de regio) door een goede communicatie en onderlinge afspraken. Kwalitatief goede en duurzame evenementen naar Valkenburg halen of laten opbloeien, welke leiden tot een sterke economische spin-off, imagoversterking, positieve publiciteit, een brede doelgroep, seizoensverlengend werken, etcetera. WIE STUURT AAN? Economische Zaken Stichting Zowel Economische Zaken als de Stichting Economische Zaken Economische Zaken Stichting 16

17 Financiering zoeken voor nieuwe evenementen. Ervoor zorgen dat Valkenburgse evenementen overal op de agenda staan. Daadwerkelijk organiseren van evenementen. Stichting Economische Zaken Stichting De afdeling Economische Zaken gaat de evenementen in Valkenburg aan de Geul regisseren. Deze regisseur is allereerst hét aanspreekpunt voor alle externe evenementenorganisaties. Verder zorgt deze voor de strategische planvorming rondom evenementen in Valkenburg aan de Geul. Hierbij is het uitgangspunt dat de gemeente haar identiteit wil versterken op het gebied van wielrennen, kerstmis, kunst & cultuur(historie) en wellness. De regisseur stimuleert externe evenementenorganisatoren om synergie effecten te behalen, waardoor kwaliteitsslagen kunnen worden gemaakt. Daarnaast zorgt de regisseur ervoor dat Valkenburgse evenementen overal op de agenda komen te staan, waardoor meer bezoekers worden getrokken. Daarnaast leidt dit tot een duidelijke profilering van de gemeente Valkenburg aan de Geul. Binnen de gemeente Valkenburg aan de Geul zorgt de regisseur voor een duidelijke en transparante structuur en communicatie. Heel concreet betekent dit wekelijks overleg met de wethouder evenementen. Ook vormt de regisseur een twee-eenheid met het evenemententeam. Waar de regisseur verantwoordelijk is voor de strategische planvorming rondom evenementen, is het evenemententeam regulerend, controlerend en ondersteunend. De regisseur zorgt dat aanvragen voor vergunningen tijdig in het evenemententeam worden behandeld en dat subsidieaanvragen tijdig met de afdelingen Maatschappelijke Ondersteuning en Economische Zaken worden besproken. Organieke inbedding Om de regisserende taak van de gemeente goed te kunnen oppakken moet de afdeling Economische Zaken met acht uur worden uitgebreid. (C) Overkoepelend overleg Vanuit de regiefunctie van de gemeente wordt één à twee keer per jaar door de wethouder evenementen en de afdeling Economische Zaken een overkoepelend overleg voor de belangrijkste betrokken actoren in de Valkenburgse evenementenwereld georganiseerd. Het doel van dit overleg is tweeledig. Ten eerste wordt de visie op evenementen in Valkenburg aan de Geul in dit overleg besproken. Daarnaast vindt er afstemming tussen evenementen plaats. 17

18 6. Vergunningverlening Een belangrijk instrument voor de gemeente om evenementen te kunnen regisseren is vergunningverlening. Hieronder zijn de belangrijkste artikelen uit de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente Valkenburg aan de Geul met betrekking tot evenementen weergegeven. 6.1 Definitie van een evenement De definitie van een evenement staat in Artikel van de APV. De APV verstaat onder een evenement het geheel van activiteiten, dat plaatsvindt bij een voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: Bioscoopvoorstellingen als bedoeld in de Wet op de filmvertoningen; Markten als bedoeld in artikel 151 van de gemeentewet; Kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; Het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; Betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; Activiteiten als bedoeld in de artikelen (optochten), (feest muziek en wedstrijd e.d.), (dienstverlening), (straatartiest), (speelgelegenheden) van de APV; en onder een evenement wordt mede verstaan een herdenkingsplechtigheid. 6.2 Kaders waarbinnen evenementen plaatsvinden Bevoegdheden in de APV De burgemeester is bevoegd tot het afgeven van een evenementenvergunning. Evenementen worden door het evenemententeam beoordeeld en getoetst op basis van de APV, dit evenementenbeleid en de nog vast te stellen uitvoeringsdocumenten. Het team adviseert de burgemeester in een multidisciplinair advies om de vergunning al dan niet te verlenen. Op basis van artikel van de APV kan een vergunning worden geweigerd in het belang van de openbare orde, het voorkomen of beperken van overlast, verkeersveiligheid of zedelijkheid. Echter, wanneer de Raad de uitgangspunten van dit evenementenbeleid vaststelt, ontstaat er een hiaat. Daarom stellen wij de Raad voor de onderstaande twee punten als aanvullende weigeringsgronden voor evenementen op te nemen: Bij de beoordeling van een aanvraag voor een evenementenvergunning zal worden nagegaan of het evenement niet samenvalt met andere evenementen. Samen vallen is een reden om de evenementenvergunning te weigeren. Wanneer aanvragen voor evenementenvergunningen gelijktijdig in behandeling zijn, hebben evenementen die aansluiten bij de thema s wielerstad, kerststad, kunst & cultuur(historische) en wellness stad voorrang boven andere evenementen. Bij de beoordeling van een aanvraag voor een evenementenvergunning zal worden nagegaan of het evenement voldoet aan de voorwaarden zoals zij vermeld zijn in dit evenementenbeleid, de APV en de nog vast te stellen uitvoeringsdocumenten. De vergunning wordt geweigerd wanneer een evenement niet aan alle voorwaarden voldoet. Overige regelgeving Overige regelgeving die eventueel van toepassing kan zijn, betreft de Wegenverkeerswet, de Luchtvaartwet voor activiteiten in de lucht, de Wet milieubeheer, de Woningwet, de Bouwverordening, de Drank en Horecawet en de Zondagswet. De burgemeester kan hiervoor ontheffing verlenen. Belangen betrokkenen Betrokkenen bij evenementen in de gemeente Valkenburg aan de Geul zijn onder meer bewoners, ondernemers, bezoekers aan evenementen en organisatoren van evenementen. De verschillende 18

19 belangen worden zoveel als mogelijk vertaald in dit evenementenbeleid. Toch is het belangrijk belanghebbenden apart te benoemen. Geen evenement is immers gelijk en staat elke keer weer voor de taak de diverse belangen zo goed mogelijk tot hun recht te doen komen. Hiervoor kan het nodig zijn extra voorwaarden in de vergunning op te nemen. 6.3 Op tijd een vergunning aanvragen Volgens artikel 1.4 van de APV moet de aanvraag voor een vergunning voor een lokaal evenement minimaal acht weken van te voren worden aangevraagd. Wanneer een aanvraag onvolledig is kan deze niet in behandeling worden genomen. De organisator heeft vervolgens tot twee weken na binnenkomst van de aanvraag de tijd om de aanvullende informatie aan te leveren. Wanneer zes weken voor een evenement de aanvraag nog steeds niet alle informatie bevat, kan op basis van artikel 1.5 van de APV worden besloten om de aanvraag niet te behandelen. De reden hiervoor is dat eventuele belanghebbenden wettelijk de mogelijkheid moeten hebben tegen de aanvraag een zienswijze in te dienen. Bovendien vereist een aanvraag afstemming met de invulling van dienstroosters van de politie, de brandweer, de GHOR, etcetera, welke tot acht weken voor een evenement in beperkte mate kunnen worden gewijzigd. De termijn van acht weken is een minimum termijn voor lokale evenementen. Voor (boven)regionale en (inter)nationale evenementen geldt een minimum termijn van zes maanden. Ook hier geldt dat wanneer een aanvraag onvolledig is deze niet in behandeling kan worden genomen. De organisator heeft wederom twee weken na binnenkomst van de aanvraag de tijd om de aanvullende informatie aan te leveren. Wanneer de aanvraag dan nog niet alle informatie bevat wordt besloten de aanvraag niet te behandelen. De reden hiervoor is dat de dienstroosters van de politie zes maanden van te voren worden gemaakt. Recente gebeurtenissen, in bijvoorbeeld de gemeente Rotterdam, tonen aan dat het van groot belang is om voldoende inzet van politie te kunnen garanderen. Daarnaast zijn (boven)regionale en (inter)nationale evenementen in Valkenburg aan de Geul meestal jaarlijks terugkerend evenementen waarbij, vanwege de omvang, zeker meer dan zes maanden van te voren wordt begonnen met de organisatie. Bovenstaande termijn van zes maanden zorgt voor een hiaat in de huidige regelgeving. Daarom stellen wij de Raad voor om aanvullend op de termijn van acht weken een minimale aanvraagtermijn van zes maanden op te nemen voor (boven)regionale en (inter)nationale evenementen. Wanneer een organisatie besluit om een evenement te gaan organiseren wordt zij verzocht om kort contact op te nemen met de afdeling Economische Zaken voor een vroegtijdige informele afstemming (op de evenementenkalender). 19

20 6.4 De meldingsplicht Er zijn binnen de gemeente Valkenburg aan de Geul sinds 1 januari 2009 twee manieren om een evenementenvergunning aan te vragen. Type 1: lokale evenementen Onveranderde jaarlijks terugkerende lokale evenementen kunnen een vergunning aanvragen door middel van een meldingsformulier. Op dit meldingsformulier verklaart de evenementenorganisatie dat hetzelfde evenement als in de voorgaande jaren wordt georganiseerd, dat geen wezenlijke veranderingen zijn opgetreden en dat in de voorafgaande jaren de benodigde informatie correct is aangeleverd. Alle overige evenementen Voor alle andere evenementen moet via het normale aanvraagformulier een evenementenvergunning worden aangevraagd. De meldingen komen via de afdeling Economische Zaken terecht bij de leider van het evenemententeam, die de aanvragen gezamenlijk beoordeelt met het evenemententeam. 6.5 Wat kost het organiseren van een evenement? Leges dienen ter dekking van de kosten voor de benodigde vergunningen. Uitgangspunt bij legeskosten is dat het kosten neutraal is, er mag dus geen winst worden gemaakt. Nu een verdeling wordt gemaakt in type 1, 2 en 3 evenementen, volgt na vaststelling van dit beleid logischerwijs ook een aanpassing van de legeskosten. Hieruit volgt dat de legeskosten voor type 1 onveranderde jaarlijks terugkerende lokale evenementen lager zullen zijn dan voor nieuwe, veranderde en type 2 en 3 evenementen. Het verschil wordt verklaard doordat de te volgen procedure verschilt tussen een meldingsformulier en een uitgebreide aanvraag die in het evenemententeam behandeld wordt. 6.6 Toezicht & Handhaving De voorwaarden die in de evenementenvergunning staan moeten door de organisator van het evenement worden nageleefd, aldus artikel 1.9 van de APV. Wanneer er aanwijzingen voor het niet naleven van voorwaarden in de vergunning door een evenementenorganisatie zijn, of bij klachten van omwonenden, voert het evenemententeam een evaluatie uit. Wanneer uit de evaluatie blijkt dat de voorwaarden in de vergunning niet zijn nageleefd kan dit twee gevolgen hebben. Op de eerste plaats vinden op basis van deze constatering bij een eventuele nieuwe aanvraag voor hetzelfde evenement of eenzelfde aanvrager striktere controles plaats, zowel voor, tijdens als na het evenement. Wanneer blijkt dat de organisator zich niet aan de gemaakte afspraken houdt, wordt de vergunning ingetrokken. Wanneer een evenement dat via een meldingsplicht een evenementenvergunning heeft aangevraagd de voorwaarden in de vergunning niet naleeft, kan voor een volgend evenement geen gebruik meer gemaakt worden van de meldingsplicht en dient de normale vergunningprocedure gevolgd te worden. 20

21 7. Milieu Het is belangrijk om evenementen te organiseren met respect voor de omgeving en het milieu. Aan de ene kant heeft een goed georganiseerd evenement aandacht voor de omgeving. Aan de andere kant zorgt een evenement voor de erkenning van vrijetijdsbeleving in diezelfde omgeving. De meeste evenementen brengen geluid voort, zoals versterkte muziek, bezoekers, apparaten en machines. Een hoge geluidsbelasting op de omgeving kan dan aanleiding geven tot ergernis en klachten. Het is belangrijk dat er voorwaarden zijn om overlast te voorkomen. Een evenementenorganisatie draagt de verantwoordelijkheid voor het opvolgen van de door de gemeente in de vergunning aangegeven geluidswaarden tijdens het evenement. 7.1 Huidige situatie geluid De VROM-inspectie heeft in 1996 in de nota Evenementen met een Luidruchtig Karakter een handreiking geboden voor een normstelling, de uitvoering en de handhaving van het geluidsbeleid van evenementen. Op basis van de begrippen spraak- en slaapverstoring (in woningen) volgt dat een redelijke grenswaarde voor een maximaal toelaatbaar gemiddelde geluidsniveau op de gevel van woningen bestaat uit 70 à 75 db(a) gedurende de dag en in de avond, dat wil zeggen van uur tot uur. s Nachts geldt een maximaal toelaatbaar gemiddelde geluidsniveau op de gevel van woningen van 65 à 70 db(a). Echter, het niveau voor s nachts geldt alleen als er een vrije dag volgt op de dag van het evenement. Wanneer er geen vrije dag volgt, geldt een geluidsbelasting 45 à 50 db(a). Bij de bepaling van deze geluidbelasting wordt uitgegaan van gevels met een geluidswering van 20 à 25 db(a). Deze waarden gelden ook in de huidige situatie in de gemeente Valkenburg aan de Geul. Wat betekent 70 db(a) voor de omgeving? De onderstaande tabel geeft voor verschillende geluidsniveaus ter vergelijking een geluidsbron van het zelfde niveau 16. Geluidsniveau Geluidsbron Gebied 0 db(a) Absolute stilte Gehoordrempel 10 db(a) Geritsel van bladeren Veilig gebied 20 db(a) Omroepstudie, zacht gefluister 30 db(a) Bibliotheekzaal 40 db(a) Zachte radiomuziek 50 db(a) Rustige conversatie 60 db(a) Gewone conversatie 70 db(a) Personenauto of mensenmassa 80 db(a) Zeer druk verkeer 85 db(a) Bromfiets of motor Schadelijk gebied 90 db(a) Zeer zware vrachtwagen 100 db(a) Laaghangende helikopter Gevaarlijk gebied 110 db(a) Cirkelzaag of popgroep 120 db(a) Pneumatische boor 130 db(a) Startend vliegtuig op 50 meter 140 db(a) Straalmotor op 25 meter Pijngrens Indicatieve metingen hebben uitgewezen dat grotere evenementen waarbij live muziek of mechanische muziek ten gehore wordt gebracht niet altijd voldoen aan de norm van 70 à 75 db(a) op de gevel van woningen. 16 Stadsdeel Centrum. Buitenevenementen in de binnenstad. Evenementen in de openbare ruimte in stadsdeel centrum. Gemeente Amsterdam, 9 juni

22 7.2 Experimenten voor het nieuwe beleid Bij de vaststelling van dit evenementenbeleid zijn er voor geluidsnormen twee verschillende procedures. Type 1: lokale evenementen Wanneer bij lokale evenementen muziek ten gehore wordt gebracht, dan wordt in de vergunning voor het betreffende evenement vast gehouden aan een maximaal toelaatbaar gemiddelde geluidsniveau in de oorspronkelijke situatie: Overdag van uur 70 à 75 db(a) op de gevel van woningen; s Avonds van 19: uur 70 à 75 db(a) op de gevel van woningen; s Nachts van uur 65 à 70 db(a) wanneer een vrije dag volgt, wanneer geen vrije dag volgt geldt 45 à 50 db(a) op de gevel van woningen. Lokale evenementen kunnen in de basis volstaan met een lager bronniveau, dan (boven)regionale of (inter)nationale evenementen. Daarnaast zullen lokale evenementen voornamelijk overdag plaatsvinden, waardoor geen onderscheid wordt gemaakt tussen geluidswaarden overdag, s avonds en s nachts. Voor lokale evenementen geldt dat zij na 00:00 uur geen geluid meer mogen produceren. Type 2: (boven)regionale evenementen Type 3: (inter)nationale evenementen (Boven)regionale en (inter)nationale evenementen trekken in beginsel meer bezoekers dan lokale evenementen. Indicatieve metingen hebben uitgewezen dat grotere evenementen waarbij live muziek of mechanische muziek ten gehore wordt gebracht meestal niet voldoen aan de norm van 70 à 75 db(a) op de gevel. Alleen de bezoekers van het evenement en een zachte achtergrondmuziek produceren gezamenlijk al 70 à 75 db(a) op de gevel. Voor type 2 en type 3 evenementen worden er experimenten gehouden om de geluidsbelasting voor de voorkeur terreinen voor evenementen in overleg met omwonenden, externe evenementenorganisaties en geluidsdeskundigen vast te leggen. Hierbij is het uitgangspunt om te komen tot een aanvaardbaar niveau per terrein. Deze uitgangspunten worden vastgelegd in een uitvoeringsbesluit dat door het College van B&W wordt vastgesteld. Op terreinen, anders dan de voorkeurterreinen, wordt maatwerk toegepast. Zie hoofdstuk 14 voor een uitwerking van de voorkeurterreinen. 7.3 Situatie tekening Bij de evenementenaanvraag moet de evenementenorganisator (indien muziek ten gehore wordt gebracht) een situatietekening van schaal 1:1000 met betrekking tot de situering van de geluidbronnen (boxen) meesturen. Wanneer een evenement plaatsvindt op een van de voorkeur locaties hoeft alleen een tekening meegestuurd te worden wanneer wordt afgeweken van het standaard evenementenplan op deze locatie. Een goedgekeurd geluidsplan is een voorwaarde voor het verlenen van de evenementenvergunning. 7.4 Afval Bij evenementen komen veel mensen bij elkaar. En waar veel mensen zijn is veel afval te verwachten, zowel van het publiek als van cateraars. Ook hier komt de tweezijdige relatie tussen evenement en haar omgeving naar voren. Wanneer een evenement gebruik maakt van de openbare ruimte, moet zij op haar beurt ook zorgen voor een zo beperkt mogelijke overlast. Bij de aanvraag van een evenementenvergunning moet een afvalplan worden aangeleverd: o De huidige afvalsituatie wordt in kaart gebracht. Voor de voorkeur locaties is de afvalsituatie in het standaard plan in kaart gebracht. Vindt een evenement op een andere locatie plaats, dan moet de afvalsituatie alsnog in kaart worden gebracht door de organisatie van het evenement; 22

23 o o o o o Een evenementenorganisatie die een dynamisch evenement, zoals een wielerwedstrijd, organiseert, moet voorwaarden opstellen voor het opruimen van afval langs de route van het evenement; De organisator van het evenement moet aan afvalpreventie doen, tenzij de organisator kan aantonen dat dit niet mogelijk is; De organisator van het evenement moet afval scheiden; De organisator communiceert het inzamelen en eventueel scheiden van afval met de bezoekers op het evenement. Dit betekent dat bezoekers van een evenement voldoende in de gelegenheid worden gesteld om afval in een afvalbak te kunnen deponeren. Een ander voorbeeld is dat door middel van een statiegeldregeling hardplastic glazen worden teruggebracht door het publiek; Wanneer nodig worden er afspraken gemaakt over het gebruik van toiletvoorzieningen. Voor het overige afval geldt dat dit de ochtend volgend op het evenement voor 10:00 uur is opgeruimd door de organisatie van het evenement. Wanneer het vervolgens nodig blijkt te zijn dat de gemeente Valkenburg aan de Geul de reiniging verzorgt, worden de kosten hiervoor bij de evenementenorganisator in rekening gebracht. Een goedgekeurd afvalplan is een voorwaarde voor het verlenen van de evenementenvergunning. 23

24 8. Verkeer & Vervoer Evenementen en verkeer en vervoer gaan hand in hand. Bezoekers komen op heel veel verschillende manieren naar een evenement toe, bijvoorbeeld met de eigen auto, het openbaar vervoer, de fiets of de taxi. In de voorbereiding van een evenement moet nagegaan worden of speciale aandacht nodig is voor verkeer en vervoer. Hierbij is het belangrijk om het verwachte aantal bezoekers en de vervoerswijzen van deze bezoekers juist in te schatten. Ook de spreiding van de bezoekersstromen is van groot belang. Komen en gaan de bezoekers op ongeveer hetzelfde tijdstip, zoals bij de Toerversie van de Amstel Gold Race? Of verspreiden de bezoekersstromen zich over de gehele duur van het evenement, zoals bij de Bokkemert? Dit alles hangt samen met de opzet van het evenement. Daarnaast spelen de verschillende weersomstandigheden een belangrijke rol. 8.1 Huidige situatie Er is op dit moment geen eenduidig beleid met betrekking tot verkeer- en vervoeraspecten rondom evenementen. De voorbereiding en de uitvoering van de verkeersmaatregelen komt voor rekening van de externe evenementenorganisaties. In de praktijk wordt deze taak soms door de gemeente overgenomen. Het voorbereidingstraject van verkeersmaatregelen wordt dan grotendeels gedaan door de verkeerskundige van de afdeling Gemeentewerken. Uitvoerende werkzaamheden worden uitgevoerd door de buitendienst van de afdeling Gemeentewerken. Het bijbehorende gemeentelijk materiaal, zoals bebording, afzethekken, gereedschap, wordt vaak kosteloos ter beschikking gesteld door de gemeente. 8.2 Verkeersmaatregelen bij evenementen Evenementen zijn op verschillende manieren van invloed op de openbare (verkeers)ruimte en de afwikkeling van het verkeer. Hierbij gaat om het om: het geheel of gedeeltelijk afsluiten van de openbare weg; verkeersmaatregelen om het evenement bereikbaar te houden (ook tijdens de opbouw- en afbreekfase); het bepalen en aanduiden van alternatieve routes voor overig verkeer bij drukte op de aanen afvoerroutes; eventuele verkeersmaatregelen voor parkeren (dat wil zeggen de parkeervoorzieningen en de aan- en afvoerroutes). Als de openbare weg volledig wordt afgesloten, zijn de verkeersmaatregelen dwingender en ingrijpender dan wanneer alleen aanduidingen nodig zijn voor alternatieve routes. Daarnaast zijn de verkeersmaatregelen op wegen met belangrijke verkeersfuncties, hoge snelheden en een hoog verkeersaanbod, zoals stroomwegen en gebiedsontsluitingswegen, doorgaans uitgebreider dan op wegen met overwegend een verblijfsfunctie, een lage snelheid en weinig verkeer, zoals bij erftoegangswegen. 8.3 Dynamische evenementen Voorwaarden voor verkeersmaatregelen die worden opgenomen in een uitvoeringsdocument gelden voornamelijk voor evenementen die plaatsvinden op één vaste plaats. Echter, in de gemeente Valkenburg aan de Geul komt het regelmatig voor dat evenementen dynamisch van aard zijn. Dat wil zeggen dat ze niet gebonden zijn aan één vaste plaats, zoals wielerwedstrijden. Wanneer sprake is van een doorkomst van een wielerwedstrijd, dan kan volstaan worden met een dynamische afsluiting door verkeersregelaars, motards, etcetera. Zo n wegafsluiting mag maximaal vijftien aaneengesloten minuten duren. Wanneer een wegafsluiting door tribunes, dranghekken, etcetera, langer duurt dan vijftien aaneengesloten minuten, gelden de verkeersmaatregelen zoals ze worden opgenomen in het uitvoeringsdocument. 24

25 8.4 Cauberg als officiële finish locatie De Cauberg in de gemeente Valkenburg aan de Geul is een populaire finish locatie voor wielerwedstrijden. Echter, op en langs de Cauberg zijn verschillende bedrijven (waaronder Landal Greenparks, Thermae 2000 en Holland Casino) en een aantal woningen gevestigd. Bij veelvuldig gebruik van de Cauberg als finishlocatie, met bijbehorende wegafzettingen en verkeersmaatregelen, ontstaat door beperkte bereikbaarheid een spanningsveld tussen de wielerevenementen en de permanente functies langs deze weg. Het uitgangspunt bij de vaststelling van dit evenementenbeleid is dat vier keer per jaar een vergunning wordt verleend voor wielerevenementen die finishen op de Cauberg. Bij meerdere vergunningaanvragen in hetzelfde jaar hebben wielerevenementen met een (inter)nationale uitstraling voorrang boven wielerevenementen met een (boven)regionale uitstraling. Wielerrondes met een (boven)regionale uitstraling hebben vervolgens voorrang boven wielerrondes met een lokale uistraling. In bijzondere gevallen kan er bij meer dan vier vergunningaanvragen voor type 2 en 3 wielerevenementen een uitzondering worden gemaakt en toch vergunning worden verleend voor een finish op de Cauberg. Wanneer er meerdere wielerwedstrijden zijn, kan de Geulhemmerberg als reserve finish locatie gebruikt worden 8.5 Voorkeur evenementenlocaties en parkeren In hoofdstuk 14 worden een aantal (voorkeur) evenementenlocaties benoemd. Per voorkeurlocatie wordt een standaard evenementenplan opgezet, met bijbehorende verkeersmaatregelen. Deze locaties genieten de voorkeur voor het houden van evenementen in de kern Valkenburg aan de Geul. Door externe evenementenorganisaties handvaten te bieden voor de benodigde plannen, worden zij gestimuleerd de voorkeurslocaties in het centrum te benutten voor het houden van evenementen en wordt een soepele uitvoering daarvan bevorderd. Om bovenstaande te bevorderen schaft de gemeente Valkenburg aan de Geul voor de voorkeurslocaties vaste omleidingsroutes aan. Zij stelt deze kosteloos ter beschikking voor evenementenorganisaties. Wanneer evenementen afwijken van de standaard verkeersmaatregelen, dienen organisaties zelf voor de benodigde plannen, omleidingsroutes en borden te zorgen. De omleidingsroutes moeten door de organisatie zelf worden geplaatst. Daarnaast wordt door de gemeente Valkenburg aan de Geul een contract gesloten met een organisatie om, wanneer een evenementenorganisatie niet zelf de omleidingsroutes kan of wil plaatsen, zij dit tegen betaling kunnen laten doen door de contractpartner van de gemeente. Bij evenementen met een (boven)regionale en (inter)nationale uitstraling is het vaak noodzakelijk om tijdelijk aanvullende parkeergelegenheid te realiseren voor de bezoekers van een evenement. Tot nu toe wordt hiervoor veelal gebruik gemaakt van weilanden. Echter, formeel dient het bestemmingsplan het gebruik van een weiland als evenementenparkeerterrein toe te staan. Is daar geen sprake van, dan mag er niet zomaar geparkeerd worden. In de huidige situatie worden weilanden die nodig zijn als parkeerplaats van eigenaren in de omgeving gehuurd. Hierbij is een mogelijk scenario dat eigenaren in de toekomst niet altijd hun weilanden wil verhuren aan de gemeente. Om dit te voorkomen neemt de gemeente bij de aanstaande bestemmingsplanwijziging een aantal vaste parkeerweilanden op in de bepaling die geschikt zijn als evenementenparkeerterrein. Hiermee wordt het gebruik van weilanden als tijdelijke parkeergelegenheid gerealiseerd. Door middel van parkeerinkomsten door bezoekers kan de inrichting van weilanden en rijlopers, door middel van doorgroeitegels of grasbetontegels, gefinancierd worden. Bijkomend voordeel van de parkeerweilanden is dat deze liggend aan de rand van de kern Valkenburg aan de Geul ook gebruikt kunnen worden op reguliere toeristische piekdagen waarop de bestaande parkeerplaatsen in Valkenburg geheel bezet zijn. 25

26 Bij de vaststelling van dit evenementenbeleid wordt in de vorm van een uitvoeringsdocument de mogelijkheid onderzocht of er kostenneutraal strategische weilanden kunnen worden verworven om als extra parkeerplaats te dienen. Een goedgekeurd verkeersplan is een voorwaarde voor het verlenen van een evenementenvergunning. 26

27 9. Facilitaire zaken 9.1 Huidige situatie De buitendienst van de afdeling Gemeentewerken levert faciliteiten en ondersteuning aan evenementen door middel van het plaatsen en opruimen van (verkeers)borden, afzethekken, afvalbakken, het afzetten van parkeerplaatsen, het ophangen en opruimen van zogenaamde banners aan de Cauberg, vlaggen, banieren, kerstverlichting en kerstbomen. Daarnaast zorgt de buitendienst voor het opruimen van achtergebleven afval. 9.2 Gebruik van de openbare ruimte De relatie tussen een evenement en haar omgeving komt wederom naar voren. Aan de ene kant heeft een goed georganiseerd evenement aandacht voor de omgeving. Aan de andere kant zorgt een evenement voor de erkenning van vrijetijdsbeleving in diezelfde omgeving. Wanneer evenementenorganisaties gebruik maken van de openbare ruimte, dan lenen zij deze van de Valkenburgers. In de praktijk worden gemaakte afspraken tussen een evenementenorganisator en de gemeente niet altijd (tijdig) nageleefd, bijvoorbeeld het opruimen van afval. In de huidige situatie wordt de buitendienst van de afdeling Gemeentewerken ingezet om het afval op te ruimen. Eerdere ervaringen tonen aan dat vastgelegde afspraken met een evenementenorganisator goed worden nageleefd. Bij de vaststelling van dit evenementenbeleid is het uitgangspunt dat voor ieder evenement een contract wordt opgesteld waaruit de verplichtingen van de evenementenorganisator en de gemeente Valkenburg aan de Geul blijken. Het opstellen van een contract is, naast de vergunningvoorwaarden in artikel 1.9 in de APV, een extra juridische vaststelling van de gemaakte afspraken. Wanneer evenementenorganisatoren de gemaakte afspraken niet nakomen, zal de gemeente de hierdoor gemaakte kosten doorberekenen aan de evenementenorganisatie. 9.3 Facilitaire zaken In de huidige situatie ondersteunt de gemeente Valkenburg aan de Geul evenementen bij het plaatsen en opruimen van (verkeers)borden, afzethekken, afvalbakken, het afzetten van parkeerplaatsen, het ophangen en opruimen van de zogenaamde banners aan de brug over de Cauberg, vlaggen banieren, kerstverlichting en kerstbomen. Evenementen kosten de gemeente Valkenburg aan de Geul geld om de stad leefbaar en levendig te houden. Evenementen stimuleren de economische motor van Valkenburg aan de Geul. Het uitgangspunt bij het vaststellen van dit evenementenbeleid is dat lokale evenementen gebruik kunnen maken van materialen van de gemeente, maar dat zij deze zelf ophalen bij het lager, plaatsen en weer terugbrengen. Bij minimaal één top-evenement per thema, dus (boven)regionale of (inter)nationale evenementen met een hoogwaardige kwaliteit, ondersteunt de gemeente niet alleen door het beschikbaar stellen van de benodigde materialen, maar tevens door het plaatsen en ophalen van de benodigde materialen. Voorbeelden hiervan zijn de Amstel Gold Race, Kerststad Valkenburg en Kunst in Valkenburg. 27

28 10. Openbare orde en veiligheid 10.1 Risico management Een instrument om de kwaliteit van een evenement te vergroten is extra aandacht voor (publieks)veiligheid bij (boven)regionale en (inter)nationale evenementen. Organisatoren van deze evenementen leveren bij een vergunningaanvraag een veiligheidsplan aan. Dit plan wordt binnen het evenemententeam door de politie, de medewerker Openbare Orde & Veiligheid en de brandweer getoetst. In een veiligheidsplan moeten minimaal de volgende onderwerpen zijn uitgewerkt: het bezoekersaantal; het aantal bezoekers per vierkante meter evenemententerrein; doelgroep of het publieksprofiel; maatregelen ter preventie van drank & drugsgebruik; in- en uitstroom mogelijkheden voor het publiek; bereikbaarheid voor nood- en hulpdiensten; de inzet van beveiliging door de organisatie en de gewenste politie inzet; de inzet van personeel ten behoeve van eerste hulp bij ongevallen en rampen (EHBO); mogelijkheid voor verkeershinder; de inhoud of de programmering van het evenement (in verband met potentiële spanningen tussen bezoekers met tegengestelde belangen); het gelijktijdig plaatsvinden van meerdere evenementen; het karakter van de locatie; obstakels in de openbare ruimte (slecht wegdek, fietsenrekken, paaltjes) logistieke aspecten in relatie tot veiligheid (in relatie tot verkeer wordt gekeken wat de invloed is op bestaande openbare verkeersstructuren in relatie tot de bereikbaarheid voor hulpverleningsdiensten); De aanwezigheid van eventuele risicopanden (gebouwen waar een veiligheidsrisico bestaat). Een goedgekeurd veiligheidsplan is een voorwaarde voor het verlenen van een evenementenvergunning aan (boven)regionale en (inter)nationale evenementen. 28

29 11. Communicatie Een goed communicatieplan is een voorwaarde voor een goede kwaliteit van een evenement. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een communicatieplan voor de omgeving (ook wel omgevingsmanagement genoemd) en de communicatie van het evenement zelf. Goede promotie van een evenement versterkt immers het imago van Valkenburg aan de Geul Omgevingsmanagement Een belangrijke factor voor de kwaliteit van een evenement is wederom de relatie tussen de omgeving en het evenement. Omgevingsmanagement gaat over kansen voor een evenement om met trots gedragen te worden door de inwoners. Het gaat over bedreigingen voor een evenement vanwege overlast en aanpassingen in de omgeving als gevolg van het evenement. Bij omgevingsmanagement met betrekking tot geluid wordt een onderscheid gemaakt tussen lokale evenementen aan de ene kant en (boven)regionale en (inter)nationale evenementen aan de andere kant. De geluidsnormen voor lokale evenementen zijn dusdanig dat er geen spraak- en slaapverstoring optreedt in woningen. Hierdoor is het niet noodzakelijk om omwonenden hierover te informeren. Dit neemt natuurlijk niet weg dat een evenementenorganisator uit eigen beweging omwonenden kan informeren over het evenement via een huis-aan-huis blad. Voor (boven)regionale en (inter)nationale evenementen wordt een dermate geluidbelasting veroorzaakt dat hier wel spraak- en slaapverstoring optreedt. Organisatoren van deze evenementen zijn daarom verplicht om omwonenden minimaal een week van te voren te informeren over het evenement via een huis-aan-huis brief. Wanneer verkeersmaatregelen worden uitgevoerd moeten omwonenden altijd door de evenementenorganisator hierover worden geïnformeerd via een huis-aan-huis brief. Omwonenden worden tijdig geïnformeerd door de gemeente en hebben de mogelijk om hun belangen mee te laten wegen in de beslissing over vergunningverlening door de burgemeester. Op de gemeentelijke website staat een evenementenkalender. Daarnaast worden vergunningaanvragen en verleningen op de stadhuispagina in Heuvelland Aktueel en op de gemeentelijke website gepubliceerd. Wanneer omwonenden overlast ervaren tijdens een evenement, kan de bel- en herstellijn worden gebeld, welke 24 uur per dag bereikbaar is op Hier kunnen meldingen over overlast worden doorgegeven. Iedere klacht wordt genoteerd. Wanneer er een vastgesteld aantal klachten van verschillende omwonenden binnenkomt, laat de gemeente Valkenburg aan de Geul constateren of de klachten terecht zijn. Wanneer blijkt dat de klachten terecht zijn vindt toezicht en handhaving plaats (zie hoofdstuk 13) Communicatie van het evenement De afdeling Communicatie van de gemeente Valkenburg aan de Geul heeft een aantal producten in huis die kosteloos worden aangeboden aan organisatoren van evenementen die een evenementenvergunning hebben, teneinde het evenement onder de aandacht te brengen. Lichtkrant Aan de toegangswegen naar Valkenburg aan de Geul staan lichtkranten. Om gebruik te kunnen maken van de lichtkranten moet een aanvraag hiervoor via het aanvraagformulier voor de evenementenvergunning aangevraagd worden bij de afdeling Communicatie. De regisseur zorgt ervoor dat deze aanvragen bij de afdeling Communicatie terecht komen en communiceert dit tijdens de behandeling in het evenemententeam. Op de lichtkranten kan een tekst worden geplaatst bestaande uit drie regels met elk tien tekens, inclusief spaties en leestekens. Een tekst bevat normaal gesproken de naam van het evenement, de datum en het tijdstip waarop het evenement wordt gehouden en de locatie van het evenement. Deze 29

30 tekst moet uiterlijk twee weken vóór aanvang van het evenement worden aangeleverd bij de afdeling Communicatie. Een publicatie staat variërend van minimaal één dag tot maximaal zeven dagen op de lichtkrant. De afdeling Communicatie bepaalt de planning, de duur en de prioritering van publicaties op de lichtkrant. Publicaties van evenementen die niet via het aanvraagformulier voor de evenementenvergunning zijn aangevraagd of waarvan de tekst niet op tijd is aangeleverd, worden niet op de lichtkrant geplaatst. Stadhuispagina in Heuvelland Aktueel Elke week publiceert de gemeente Valkenburg aan de Geul in Heuvelland Aktueel de Stadhuispagina. Vanwege beperkte ruimte worden alleen artikelen over evenementen waarin de gemeente financieel participeert op de Stadhuispagina geplaatst. De tekst voor publicatie op de Stadhuispagina in Heuvelland Aktueel wordt aangevraagd via het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning. De tekst voor publicatie wordt door de evenementenorganisatie zelf opgesteld en wordt uiterlijk om 12:00 uur op de donderdag vóór publicatie aangeleverd bij de afdeling Communicatie van de gemeente Valkenburg aan de Geul. Bijvoorbeeld: een tekst voor de Stadhuispagina van woensdag 17 juni wordt uiterlijk donderdag 11 juni vóór 12:00 uur aangeleverd. Evenementen die niet financieel ondersteund worden door de gemeente Valkenburg aan de Geul kunnen hun publicaties aanleveren bij de redactie van Heuvelland Aktueel: Dit is een onafhankelijke redactie en dus niet verbonden aan de gemeente Valkenburg aan de Geul. Gemeentelijke website Bij de aanvraag van een evenementenvergunning wordt een evenement direct opgenomen in de evenementenkalender op de website. Dit wordt door de regisseur doorgegeven aan de afdeling Communicatie, zodat het evenement in de evenementenkalender kan worden opgenomen. Op de website van de gemeente wordt kort informatie gegeven over de evenementen die zijn opgenomen in de evenementenkalender. Waar mogelijk wordt ook de hyperlink naar de website van het evenement zelf geplaatst op de gemeentelijke website. Ten slotte wordt op de website van de gemeente Valkenburg aan de Geul een praktische samenvatting voor organisatoren van evenementen geplaatst. De onderstaande twee producten kunnen door de gemeente Valkenburg aan de Geul niet kosteloos worden aangeboden aan organisatoren van evenementen met een evenementenvergunning. Echter, een uitzondering hierop is dat de onderstaande producten bij minimaal één top-evenement per thema, dus (boven)regionale of (inter)nationale evenementen met een hoogwaardige kwaliteit, wel kosteloos ondersteund worden door de gemeente Valkenburg aan de Geul. Banner op de Cauberg Een (boven)regionaal of (inter)nationaal evenement kan een banner aan de brug over de Cauberg door de gemeente laten ophangen. De aanvraag hiervoor geschied via het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning. Bij de vergunningverlening wordt aangegeven of een evenement toestemming krijgt voor het ophangen van een banner. Om de banner op te kunnen hangen aan de brug over de Cauberg moet het product twee weken voor aanvang van het evenement kant en klaar te worden aangeleverd bij de buitendienst van de afdeling Gemeentewerken. Vlaggen en vaandels Voor (boven)regionale en (inter)nationale evenementen bestaat de mogelijkheid om vlaggen en vaandels door de gemeente te laten plaatsen op centrale plaatsen in Valkenburg aan de Geul. De aanvraag hiervoor dient te geschieden via het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning. Om de vlaggen en vaandels op te hangen in Valkenburg aan de Geul moet het product twee weken 30

31 voor aanvang van het evenement kant en klaar te worden afgeleverd bij de buitendienst van de afdeling Gemeentewerken Logo gemeente Valkenburg aan de Geul De gemeente werkt ook met evenementenorganisaties samen om tot een kwalitatief hoogwaardig evenement te komen. Aan de ene kant ondersteund zij organisatoren zoveel als ze kan. Aan de andere kant wil de gemeente zich sterk profileren in de media door middel van een beperkt aantal maar kwalitatief hoogwaardige (boven)regionale en (inter)nationale evenementen. Om deze profilering extra kracht bij te zetten, worden organisatoren van (boven)regionale en (inter)nationale evenementen verplicht om het logo van de gemeente Valkenburg aan de Geul te gebruiken op basis van artikel 4:38 van de Algemene Wet Bestuursrecht. Dit logo kan bijvoorbeeld op het overzicht van sponsoren worden toegevoegd. Of onder het motto van Mede mogelijk gemaakt door:. 31

32 12. Financiële ondersteuning De financiële belangen en risico s van (boven)regionale en (inter)nationale evenementen worden steeds groter, waardoor er steeds vaker een beroep wordt gedaan op het bedrijfsleven en de overheid. Door de economische recessie neemt bij bedrijven de omvang van de sponsormarkt voor evenementen af. Tegelijkertijd kijkt de overheid kritisch naar de financiële ondersteuning die zij aan organisatoren van evenementen verstrekt. Daarbij wordt een steeds groter wordende professionaliteit verwacht Huidige situatie In de gemeente Valkenburg aan de Geul bestaan drie pijlers voor financiële ondersteuning van evenementen. Allereerst ondersteunt de gemeente evenementen financieel vanuit het evenementenfonds. Dit fonds wordt gevoed uit een verhoging van de precario en het casinofonds van Holland Casino. Het evenementenfonds bedraagt ,- per jaar. Het geld uit het evenementenfonds wordt in 2009 en 2010 benut voor structureel terugkerende evenementen die in Valkenburg aan de Geul georganiseerd worden door Stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul, namelijk: Straattheater (in de weekenden); Colours of Valkenburg ; Week van de Smaak; Één evenement dat eens in de twee of drie jaar terugkeert (bijvoorbeeld Festival aan de Geul). Daarnaast stelt de gemeente jaarlijks evenementen vast die gevoed worden vanuit de gemeente begroting. Zo wordt vanuit de reguliere middelen op de gemeentebegroting de Amstel Gold Race jaarlijks ondersteund met ,-. Stichting Kerststad Valkenburg wordt elk jaar met ,- ondersteund. Ten derde worden door de gemeente Valkenburg aan de Geul incidentele subsidies verstrekt. Zo geeft de afdeling Maatschappelijke ondersteuning in uit aan incidentele subsidies voor lokale evenementen. Voor de afdeling Economische zake is dit , De gemeente Valkenburg aan de Geul kent tot nu toe geen grondslagen voor de berekening van subsidies voor evenementen. Om de legitimiteit van subsidieverlening voor evenementenorganisaties te vergtoren volgen hieronder de kaders voor financiële ondersteuning voor evenementen Kaders financiële ondersteuning Bij de vaststelling van dit evenementenbeleid wordt de financiële ondersteuning ten eerste benut voor jaarlijks terugkerende top-evenementen met een (boven)regionale of (inter)nationale evenementen die passen binnen de thema s wielerstad, kerststad, kunst & cultuur(historische) stad en wellness stad. Zo wordt binnen het thema wielerstad nu al de Amstel Gold Race jaarlijks financieel ondersteund en binnen het thema kerststad Stichting is dat Kerststad Valkenburg. Alle andere evenementen worden incidenteel ondersteund. Het uitgangspunt hierbij is dat evenementen worden ondersteund door middel van meerjarensubsidies. Evenementen die voldoen aan bepaalde criteria (zie de volgende paragraaf) kunnen een meerjarensubsidie voor drie jaar krijgen. In de rust die zo ontstaat kan een evenementenorganisatie werken aan een verdere uitbouw van het evenement. Daarnaast wordt aan sponsoren duidelijk aangegeven dat de gemeente kiest voor een bepaald evenement voor langere tijd. Op deze manier nemen de kansen voor externe evenementenorganisaties op de sponsormarkt toe. Ook kunnen organisatoren door het maken van 17 Deze bedragen hebben alleen betrekking op evenementen waaraan een evenementenvergunning is verleend. 32

33 afspraken met leveranciers kosten besparen. Tot slot stimuleert de gemeente door het invoeren van een meerjarensubsidie de (gezamenlijke) marketing van evenementen en het verblijfstoerisme Criteria voor meerjarensubsidie Naar mate een evenement een grotere profilering van de gemeente Valkenburg aan de Geul bewerkstelligd binnen de gestelde thema s, zal er in meer (of mindere) mate financiële ondersteuning plaatsvinden. Een gemeentelijke bijdrage aan evenementen wordt onder andere afhankelijk gesteld van de mate waarin aan de volgende algemene toetsingscriteria (gebaseerd op de Raadsnota van 9 mei 2005) wordt voldaan: Het uitgangspunt is dat evenementen moeten passen binnen de vastgestelde thema s, namelijk wielerstad, kerststad en kunst, cultuur & wellness stad; Evenementen moeten kwaliteit hebben en iets toe voegen aan bestaande evenementen; Evenementen moeten uitgroeien tot grootschalige evenementen met minimaal een (boven)regionale uistraling; Evenementen moeten een groot publieksbereik hebben; Evenementen moeten een economische spin-off genereren; Evenementen moeten voldoende media aandacht genereren; Evenementen moeten een spreiding in tijd en/of benutting van evenementenlocaties nastreven. Toetsing meerjarensubsidie Bij de vaststelling van dit evenementenbeleid zal er een toetsmodel voor subsidies worden uitgewerkt in een uitvoeringsdocument dat aan het College van B&W ter goedkeuring zal worden voorgelegd. Jaarlijks wordt in het overleg tussen de regisseur en de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning en Economische Zaken op basis van het te ontwikkelen model getoetst of aan de uitgangspunten van dit beleid en aan de criteria voor meerjarensubsidies wordt voldaan. Zij rapporteren hierover aan het College van B&W, welke naar aanleiding hiervan kan bepalen de meerjarensubsidie al dan niet voort te zetten. Het uitgangspunt is een duidelijke scheiding tussen evenementen die financieel ondersteund worden op sociale gronden en evenementen die financieel ondersteund worden op economische gronden, door respectievelijk de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning en Economische Zaken Garantiebijdrage Voor het opvangen van tekorten op de begroting kan een evenementenorganisatie een garantiebijdrage aan de gemeente vragen. Blijkt er na afloop van een evenement geen tekort te zijn, dan wordt geen bijdrage uitbetaald. Toetsing garantiebijdrage Een gemeentelijke garantiebijdrage aan evenementen wordt bepaald aan de hand van de toetsingscriteria, welke worden uitgewerkt in het toetsmodel, zoals deze ook gelden voor meerjarensubsidies. Aanvragen voor een garantiebijdrage worden door het College van B&W afgehandeld binnen de financiële kaders van de gemeentelijke begroting Logo gemeente Valkenburg aan de Geul Uit het bovenstaande blijkt dat evenementen financieel ondersteund worden door de gemeente Valkenburg aan de Geul. Daar staat tegenover dat evenementenorganisaties de profilering van de gemeente extra kracht bij kunnen zetten. Evenementen die financieel ondersteund worden door de gemeente zijn verplicht het logo van de gemeente te plaatsen op het overzicht van sponsoren of onder het motto van Mede mogelijk gemaakt door:. 33

34 12.6 Organieke inbedding De regisseur toetst samen met de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning en Economische Zaken de aanvragen voor financiële ondersteuning aan de genoemde criteria en het te ontwikkelen toetsmodel. Na overleg met de portefeuillehouder, adviseren zij het College van B&W over het verlenen van de aangevraagde subsidies. Financiële ondersteuning aan evenementen wordt in de huidige situatie ook al uitgevoerd door de betreffende medewerkers en hoeft daarom geen extra tijd in beslag te nemen. Het verschil tussen de oude en nieuwe situatie is dat het bij de vaststelling van dit evenementenbeleid in een gecoördineerd overleg gebeurd tussen de betrokken afdelingen en de regisseur. 34

35 13. Toezicht & handhaving Een van de doelstellingen van het evenementenbeleid is een kwaliteitsimpuls bij evenementen te realiseren. Een belangrijk aspect hierbij is toezicht en handhaving Toezicht Een evenementenorganisatie draagt zelf de verantwoordelijkheid voor het naleven van de voorwaarden in de evenementenvergunning. De gemeente Valkenburg aan de Geul gaat er in principe vanuit dat een evenementenorganisatie deze voorwaarden ook naleeft. Wanneer de burgemeester een evenementenvergunning verleent, zal er samen met de evenementenorganisatie een contract worden opgesteld met betrekking tot het naleven van de voorwaarden in de vergunning. De leden van het evenemententeam bepalen gezamenlijk op welke voorwaarden uit de evenementenvergunning controles zullen plaatsen, en waar, wanneer en wie deze zal uitvoeren. Voor lokale evenementen kan hiervoor een standaard worden ontwikkeld. Voor (boven)regionale en (internationale) evenementen zal handhaving op maat moeten plaatsvinden Klachten Wanneer omwonenden overlast ervaren tijdens een evenement, kan de bel- en herstellijn worden gebeld, welke 24 uur per dag bereikbaar is op Hier kunnen meldingen met betrekking tot overlast worden doorgegeven. Iedere klacht wordt genoteerd. Wanneer er een vastgesteld aantal klachten van verschillende omwonenden binnenkomt, laat de gemeente Valkenburg aan de Geul nagaan of de klachten terecht zijn. Wanneer blijkt dat de klachten terecht zijn, dan wordt met de organisator van het evenement gesproken en waar mogelijk direct gehandhaafd. Daar waar dit niet mogelijk is wordt de politie ingeschakeld Handhaving Wanneer er aanwijzingen zijn voor het niet naleven van de voorwaarden in de vergunning door een evenementenorganisatie of wanneer er klachten van omwonenden zijn voert het evenemententeam, op initiatief van de teamleider, een evaluatie uit. Wanneer uit deze evaluatie blijkt dat de voorwaarden in de vergunning niet zijn nageleefd heeft dit gevolgen. Op de eerste plaats vinden op basis van deze constatering bij een nieuwe aanvraag voor hetzelfde evenement of door dezelfde aanvrager striktere controles plaats, zowel voor, tijdens als na het evenement. Wanneer blijkt dat de organisator zich niet aan de gemaakte afspraken houdt, wordt de vergunning ingetrokken. Wanneer een evenement dat via een meldingsplicht een evenementenvergunning heeft aangevraagd de voorwaarden in de vergunning niet naleeft, kan voor een volgend evenement geen gebruik meer worden gemaakt van de meldingsplicht en dient de normale vergunningprocedure gevolgd te worden. 35

36 14. Evenementenlocaties 14.1 Voorkeurlocaties Veel evenementen in Valkenburg aan de Geul vinden plaats in het centrum. Deze locaties hebben ieder hun eigen uitstraling. Door locaties te benoemen die de voorkeur genieten voor het houden van evenementen, wordt niet alleen de kwaliteit van evenementen gestimuleerd, maar ook een betere spreiding over het centrum, waardoor de belasting ook gespreid wordt. De voorkeurlocaties zijn: Kuurpark Walramplein Grotestraat centrum Theodoor Dorrenplein Berkelplein Geulpark Cauberg als finishlocatie 18 Er worden ook (voorkeur) locaties genoemd die wel geschikt zijn om evenementen te organiseren, maar waar dat tot nu toe (bijna) niet gebeurd is. Het spreiden van evenementen over verschillende locaties in de kern Valkenburg aan de Geul draagt bij aan het criterium van de Raad om de benutting van publieke ruimtes te spreiden. Om daadwerkelijk te kunnen sturen op een spreiding van evenementen door het centrum, stellen wij de Raad voor om de bovenstaande voorkeurlocaties te benoemen. Verder worden evenementenorganisatoren door het evenemententeam gewezen op de mogelijkheid om pleinen in de kernen van Valkenburg aan de Geul te benutten voor een betere spreiding van evenementen over de gehele gemeente. Evenementen vinden plaats op locaties in de openbare ruimte. Binnenlocaties, zoals de Polfermolen en het Openluchttheater, betreft eigendom van derden. Deze locaties zijn geschikt voor evenementen vanuit een reguliere exploitatie Standaard evenementenplan Zoals reeds is aangegeven wordt per voorkeur locatie een standaard evenementenplan met bij behorende maatregelen opgezet. Deze plannen kunnen kosteloos gebruikt worden door evenementenorganisaties, of bieden tenminste handvaten voor de benodigde plannen. De gemeente bevordert hiermee de kwaliteit door middel van een soepele uitvoering van evenementen. Voor alle voorkeurlocaties wordt in een uitvoeringsdocument het volgende vastgesteld: * 1 Waar de locatie zich bevindt in de gemeente Valkenburg aan de Geul * 2 Wat het karakter is van de locatie: woonbuurt, plein, uitgaansgebied, plantsoen, park, natuur, kantoren, hotels, horeca, winkels, ruim en open, besloten intiem, monumentaal, verkeer. * 3 De technische infrastructuur, namelijk afmetingen van het terrein, de aard van het terrein, de mogelijkheden tot stroom, water, riolering en verankeren. * 4 Het maximum aantal evenementen per jaar op de locatie. Wanneer meer evenementen per jaar worden aangevraagd, dan maakt het College van B&W een keuze op basis van de criteria zoals deze zijn vastgesteld door de Raad op 9 mei * 5 De maximale duur van het evenement. De eindtijden zijn afhankelijk van de locatie, de aard van het evenement en de dag van de week. 18 Zoals in hoofdstuk 8.4 reeds is toegelicht, wordt de Cauberg als finishlocatie voor wielerrondes benoemd. 36

37 * 6 De maximale omvang van het evenement uitgedrukt in het bezoekersaantal op het drukste moment, dus wanneer de meest personen aanwezig zijn. Deze omvang is van belang voor de veiligheid en bereikbaarheid. * 7 De maximale geluidsbelasting. Deze is gebaseerd op de kaders zoals deze door de medewerker Geluid van de afdeling Bouwen en Wonen zijn aangegeven. * 8 De verkeersmaatregelen. Dit is gebaseerd op de kaders zoals deze door de medewerker verkeer van de afdeling Gemeentewerken zijn aangegeven. * 9 De veiligheidscriteria. Deze gebaseerd op de kaders zoals deze door de brandweer, politie en de medewerker Openbare Orde en Veiligheid zijn aangegeven. 37

38 Locatie Kuurpark Locatie * 1 Karakter * 2 Technische infrastructuur * 3 Maximum aantal evenementen per jaar * 4 Maximale duur * 5 Maximale omvang per evenement * 6 Maximale geluidsbelasting * 7 Benodigde verkeersmaatregelen * 8 Veiligheidscriteria * 9 38

39 Locatie Walramplein Locatie * 1 Karakter * 2 Technische infrastructuur * 3 Maximum aantal evenementen per jaar * 4 Maximale duur * 5 Maximale omvang per evenement * 6 Maximale geluidsbelasting * 7 Benodigde verkeersmaatregelen * 8 Veiligheidscriteria * 9 39

40 Locatie Grotestraat Centrum Locatie * 1 Karakter * 2 Technische infrastructuur * 3 Maximum aantal evenementen per jaar * 4 Maximale duur * 5 Maximale omvang per evenement * 6 Maximale geluidsbelasting * 7 Benodigde verkeersmaatregelen * 8 Veiligheidscriteria * 9 40

41 Locatie Theodoor Dorrenplein Locatie * 1 Karakter * 2 Technische infrastructuur * 3 Maximum aantal evenementen per jaar * 4 Maximale duur * 5 Maximale omvang per evenement * 6 Maximale geluidsbelasting * 7 Benodigde verkeersmaatregelen * 8 Veiligheidscriteria * 9 41

42 Locatie Berkelplein Locatie * 1 Karakter * 2 Technische infrastructuur * 3 Maximum aantal evenementen per jaar * 4 Maximale duur * 5 Maximale omvang per evenement * 6 Maximale geluidsbelasting * 7 Benodigde verkeersmaatregelen * 8 Veiligheidscriteria * 9 42

43 Locatie Geulpark Locatie * 1 Karakter * 2 Technische infrastructuur * 3 Maximum aantal evenementen per jaar * 4 Maximale duur * 5 Maximale omvang per evenement * 6 Maximale geluidsbelasting * 7 Benodigde verkeersmaatregelen * 8 Veiligheidscriteria * 9 43

44 Finish locatie Cauberg Locatie * 1 Karakter * 2 Technische infrastructuur * 3 Maximum aantal evenementen per jaar * 4 Maximale duur * 5 Maximale omvang per evenement * 6 Maximale geluidsbelasting * 7 Benodigde verkeersmaatregelen * 8 Veiligheidscriteria * 9 44