Onkosten vergoedingen en voorschotten in UBplus

Transcriptie

1 en voorschotten in UBplus Versie: 1.2 Versiedatum:

2 Introductie Deze handleiding beschrijft hoe de onkosten vergoedingen en voorschotten kunnen worden toegepast in UBplus en over welke typen onkosten vergoedingen UBplus de beschikking heeft. Met de onkosten vergoedingen in UBplus kunnen niet alleen onkosten vergoedingen worden verloond, maar ze kunnen ook bijvoorbeeld worden gebruikt voor een bruto of netto inhouding en een toeslag over het loon. Onkosten vergoedingen worden in UBplus ook gebruikt voor een aantal specifieke toepassingen, zoals de transitievergoeding, de uitruilregeling en de eindheffing. Deze toepassingen zijn geen onderdeel van deze handleiding, hiervoor verwijzen we naar onze specifieke handleidingen. Ook beschikt UBplus over automatisch berekende vergoedingen waarbij een bedrag automatisch per periode toegekend of automatisch berekend wordt over een percentage van een ander looncomponent. Vergoedingen kunnen ook tegen een bepaald tarief gefactureerd worden aan de inlener. Bij automatisch berekende vergoedingen moet echter eerst de loonbatch worden uitgevoerd om deze vergoedingen te kunnen factureren. Het tweede onderdeel van deze handleiding beschrijft het gebruik van voorschotten in UBplus. Voorschotten kunnen op dezelfde wijze als onkosten vergoedingen worden ingevoerd in UBplus. Het voorschot wordt als netto onkostenvergoeding uitbetaald en op een later moment als netto onkostenvergoeding weer ingehouden. Echter, het voorschot in UBplus kent een aantal specifieke berekeningsregels en opties die in deze handleiding worden toegelicht. 2

3 Inhoud Introductie Onkosten vergoedingen aanmaken in de systeemfuncties Onkosten vergoeding toepassen op de werknemer of op de uitzending Automatisch berekende vergoedingen instellen in de administratie basisgegevens Onbelaste vergoedingen Onbelast eenmalig (OE) Onbelast opgeven bij invoer uren (OI) Onbelaste vergoeding berekend over een periode Onbelaste vergoeding berekend als percentage over het loon Belaste vergoedingen Belaste vergoedingen bruteren in de loonberekening Vergoedingen op de loonstrook comprimeren Sjabloon vergoedingen toevoegen aan alle of een selectie van de uitzendingen Voorschotten Voorschotten uitbetalen Voorschotten inhouden Voorschot intrekken Stand voorschot corrigeren

4 1. Onkosten vergoedingen aanmaken in de systeemfuncties In de default settings (hoe het programma opgeleverd wordt) beschikt UBplus al over een aantal standaard onkostenvergoedingen. Echter, deze lijst is bij lange na niet volledig voor alle mogelijke onkostenvergoedingen, inhoudingen of toeslagen die van toepassing zijn op grond van bijvoorbeeld een CAO. Via Bestand -> Systeemfuncties -> Onkostenvergoedingen kunnen nieuwe onkostenvergoedingen worden aangemaakt. Hiermee wordt de soort vergoeding aangemaakt, het type vergoeding wordt bij het toepassen van de vergoeding bij de werknemer of uitzending bepaald. In het eerste tabblad moet een nieuwe code en de omschrijving van de vergoeding worden ingevoerd. Vervolgens kan worden gekozen of de vergoeding belast en onbelast, alleen belast of alleen onbelast moet worden verloond. De andere opties in het rijtje (behalve degene die betrekking hebben op de eindheffing) zijn niet meer van toepassing. Bij de koppeling kan worden gekozen voor koppeling 00 geen koppeling noodzakelijk/ van toepassing. Onder het tabje Gebruik kunnen voor zowel de belaste als onbelaste vergoedingen verschillende zaken worden ingesteld. Als een vergoeding bijvoorbeeld gelijk gesteld kan 4

5 worden aan het reguliere bruto loon, dan zal onder het tabje gebruik moeten worden aangevinkt dat de loonbelasting tabel moet worden toegepast en dat vakantiegeld, reserveringen en pensioen moeten worden opgebouwd over de vergoeding. Onder het tabje Werkkostenregeling kan worden aangegeven of de onkostenvergoeding behoort tot het basisloon van de WKR, een intermediaire verstrekking is, een benoemde vrijstelling is of niet tot het basisloon van het WKR behoort om een andere reden. NB. De opties voor wat betreft WAS kunnen alleen voor specifieke inhoudingen worden gebruikt, raadpleeg hiervoor onze WAS-handleiding. 2. Onkosten vergoeding toepassen op de werknemer of op de uitzending Zodra de vergoeding soort is aangemaakt, kan deze worden toegepast bij de werknemer of bij een uitzending van de werknemer. In het geval dat een vergoeding alleen van toepassing is op basis van een bepaalde inlenersbelong, dan heeft het de voorkeur om de vergoeding toe te passen op de uitzending. De werkwijze is hetzelfde, bij de werknemer onder administratie 5

6 en bij de uitzending onder bestand kan een nieuwe vergoeding/voorschot worden aangemaakt. In het daaropvolgende MDI-scherm kan de vergoeding soort worden geselecteerd. Het vergoeding type zal in de volgende hoofdstukken besproken worden. Naast de omschrijving, bedrag en periode, kan ook worden aangegeven of de vergoeding gefactureerd moet worden aan de klant en zo ja, tegen welk tarief dat dient te gebeuren. 3. Automatisch berekende vergoedingen instellen in de administratie basisgegevens Via Bestand -> Systeem functies -> Administratie basisgegevens -> Loon -> Instellingen kunnen de automatische berekende vergoedingen worden ingesteld in een bepaalde administratie. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen automatisch berekende vergoedingen met percentage gebruiken en automatisch berekende vergoedingen per uur/dag/week gebruiken. 6

7 Daarnaast bestaat nog een aantal opties om de automatisch berekende vergoedingen op een bepaalde wijze toe te passen in de administratie. Zo kunnen de automatisch berekende vergoedingen per uur/dag/week berekend worden over alle uren i.p.v. alleen gewerkte uren. Gewerkte uren zijn de uursoorten in UBplus die gerekend worden tot de gewerkte uren, bijvoorbeeld uurcode 0 normale uren en uurcode 2 overuren zijn gewerkte uren. Zie voor meer informatie de handleiding Uursoorten in UBplus. Met deze optie worden de vergoedingen over alle uren berekend. Een suboptie is om deze vergoeding dan weer niet te berekenen over uurcode 9 Onbetaald verlof. Ook is het mogelijk om de automatisch berekende vergoedingen te berekenen per week in plaats van per loonperiode. Dit kan gebruikt worden bij een vier weken verloning, waarbij de vergoeding per week berekend moet worden en niet over de gehele vier weken periode. Als laatste bestaat de optie om de uren waarbij het uurloon = 0 of perc 0% meetellen voor de berekening van vergoedingen. Dat heeft als resultaat dat er ook een vergoeding berekend wordt over de uren, terwijl deze niet verloond worden. 7

8 4. Onbelaste vergoedingen 4.1 Onbelast eenmalig (OE) Het vergoeding type onbelast eenmalig (OE) is eenvoudig toe te passen. Hierbij is het noodzakelijk om een omschrijving, bedrag en datum toe te voegen. Voor de Op datum is het van het belang dat de datum binnen de loonperiode valt waarin deze verloond moet worden. Daarnaast is het ook mogelijk de vergoeding te factureren. 4.2 Onbelast opgeven bij invoer uren (OI) Met het vergoeding type onbelast opgeven bij invoer uren (OI) kan een vergoeding worden opgegeven bij een werknemer of uitzending waarbij pas op een later moment het aantal eenheden bekend is. Denk hierbij aan een kilometervergoeding, waarbij het aantal kilometers (eenheden) variabel is en vaak door de werknemer zelf wordt opgegeven. Hierbij moet een startdatum en eventueel een einddatuim worden opgegeven. Het aantal eenheden kan worden opgegeven bij Uren -> Invoer -> Vergoedingen, oftewel op het moment dat de uren worden opgegeven. 4.3 Onbelaste vergoeding berekend over een periode UBplus beschikt over verschillende automatisch berekende vergoedingen over een periode. Hierbij moet rekening gehouden worden met het feit dat UBplus op basis van het uursoort bepaalt of uren tot de gewerkte uren gerekend kunnen worden. Net als bij de Onbelast opgeven bij invoer uren (OI), moet een startdatum en eventueel een einddatum worden opgegeven. Kies hiervoor de startdatum van de loonperiode. OUN Onbelast per uur - gewerkte uren (geen over- en reisuren) OUO Onbelast per uur - over- en reisuren OUV Onbelast per uur - alleen overuren 8

9 OUA Onbelast per uur - alle gewerkte uren OU8 Onbelast per uur - alle gewerkte uren, max 8 per dg OUC Onbelast per uur - max. het aantal CAO uren per wk OUW Onbelast per uur - alle uren za + zo, max 8 per dag OD2 Onbelast per dag - dag 6+7 OD4 Onbelast per dag - max 4 dg per wk OD5 Onbelast per dag - max 5 dg per wk OD7 Onbelast per dag - max 7 dg per wk ODW Onbelast per dag - weekend za + zo ODA Onbelast per dag - weekend alleen za ODO Onbelast per dag - weekend alleen zo OW Onbelast per week - bij alle gewerkte uren OWA Onbelast per week - bij alle uren OWL Onbelast per week - elke loonperiode O4 Onbelast per 4-weken - elke 4-weken verloning OM Onbelast per maand - elke maandverloning 4.4 Onbelaste vergoeding berekend als percentage over het loon Met het vergoeding type OP(x) kan een onbelast percentage over het loon worden ingesteld. OPU Onbelast perc. loon - alle uren OPN Onbelast perc. loon - gewerkte uren (geen over- en reisuren) OPM Onbelast perc. loon - gewerkte uren <= 100% (geen over- en reisuren) OPK Onbelast perc. loon - alle gewerkte uren OPC Onbelast perc. loon - max. aantal CAO uren per wk OPO Onbelast perc. loon - over- en reisuren OPV Onbelast perc. loon - overuren OPZ Onbelast perc. loon - ziekte uren OPA Onbelast perc. loon - maandloon OPL Onbelast perc. loon - loon voor loonheffing OPH Onbelast perc. loon - ingehouden loonheffing OPF Onbelast perc. loon - loon voor loonheffing -/- ingehouden loonhef. OPG Onbelast perc. loon - uitbetaalde vergoedingen OPR Onbelast perc. loon - uitbetaalde reserv. vakantiedagen + vak.uren Met het kiezen van een vergoeding type OP verandert de eenheid omschrijving in % en aantal eenheden in Nvt. Bij bedrag per eenheid kan het percentage worden ingevoerd. 9

10 5. Belaste vergoedingen Voor vrijwel elke onbelaste vergoeding bestaat in UBplus een equivalent als een belaste vergoeding. De werkwijze van belast eenmalig (BE) en belast opgegeven bij invoer uren (BI) en automatische berekende belaste vergoedingen is hetzelfde als bij onbelaste vergoedingen. UBplus beschikt over de volgende belaste vergoeding typen: BUN Belast per uur - gewerkte uren (geen over- en reisuren) BUO Belast per uur - over- en reisuren BUV Belast per uur - alleen overuren BUA Belast per uur - alle gewerkte uren BU8 Belast per uur - alle gewerkte uren, max 8 per dg BUC Belast per uur - max. het aantal CAO uren per wk BUW Belast per uur - alle uren za + zo, max 8 per dag BD2 Belast per dag - dag 6+7 BD4 Belast per dag - max 4 dg per wk BD5 Belast per dag - max 5 dg per wk BD7 Belast per dag - max 7 dg per wk BDW Belast per dag - weekend za + zo BDA Belast per dag - weekend alleen za BDO Belast per dag - weekend alleen zo BW Belast per week - bij alle gewerkte uren BWA Belast per week - bij alle uren BWL Belast per week - elke loonperiode B4 Belast per 4-weken - elke 4-weken verloning BM Belast per maand - elke maandverloning --- BPU Belast perc. loon - alle uren 10

11 BPN Belast perc. loon - gewerkte uren (geen over- en reisuren) BPM Belast perc. loon - gewerkte uren <= 100% (geen over- en reisuren) BPK Belast perc. loon - alle gewerkte uren BPC Belast perc. loon - max. aantal CAO uren per wk BPO Belast perc. loon - over- en reisuren BPV Belast perc. loon - overuren BPZ Belast perc. loon - ziekte uren BPA Belast perc. loon - maandloon BPR Belast perc. loon - uitbetaalde reserv. vakantiedagen + vak.uren --- BE Belast eenmalig BI Belast opgegeven bij invoer uren 5.1 Belaste vergoedingen bruteren in de loonberekening In UBplus kan een belaste vergoeding gebruteerd worden in de loonberekening. Daarmee kunt u als gebruiker bepalen welk netto bedrag moet worden uitgekeerd aan de werknemer, in de loonberekening zal UBplus het bedrag bruteren (cq verhogen). Onder het tabje Bruteer dient u het nettobedrag per eenheid in te voeren, oftewel de gewenste uitkomst van gebruteerde vergoeding. UBplus berekent de vergoeding tot twee decimalen achter de komma. Omdat de brutering van de vergoeding pas berekend kan worden als deze wordt berekend in de loonberekening, is het niet mogelijk om het vergoeding type belast opgegeven bij invoer uren (BI) te bruteren. Ook is het niet mogelijk om te bruteren indien een loonbeslag met een beslagvrije voet bij de werknemer is toegepast. 11

12 6. Vergoedingen op de loonstrook comprimeren In sommige gevallen en als gevolg van zeer omvangrijke CAO-regelingen, kan het voorkomen dat er op een loonberekeningen meerdere vergoedingen moeten worden afgebeeld. Het kan voorkomen dat het aantal vergoedingen te groot is om afgebeeld te worden op de layout van de loonstrook of onoverzichtelijk wordt voor de werknemer. Via Bestand -> Systeemfuncties -> Administratie Basisgegevens -> Loon -> Instellingen is het mogelijk om in te stellen dat bij 7 of meer van dezelfde vergoeding typen deze vergoedingen worden gecomprimeerd (samengevoegd) en als één bedrag worden afgebeeld op de loonstrook. 7. Sjabloon vergoedingen toevoegen aan alle of een selectie van de uitzendingen In plaats van een vergoeding per werknemer en/of uitzending toe te voegen, is het ook mogelijk een vergoeding als sjabloon toe te voegen en toe te passen op meerdere uitzendingen tegelijk. Hiermee kan een vergoeding worden toegevoegd waar alle werknemers recht op hebben. Ook voor de sitatutie waarbij een groep werknemers recht heeft op dezelfde inlenersbeloning op basis van een CAO van de klant, kan een vergoeding toegevoegd worden. Deze functie is in het hoofdmenu te vinden via Bestand -> Sjablonen -> Vergoedingen. Via dit menu kan op dezelfde wijze een vergoeding worden aangemaakt als bij de werknemer of de uitzending. 12

13 Vervolgens kan gespecificeerd worden aan welke uitzendingen de vergoeding moet worden toegevoegd. Dat kan op basis van een groep (werknemergroep) onder het tabje Groep of op basis van de klant, CAO (gekoppeld aan de uitzending) of Regio, onder het tabje Overig. Bovendien kan er een selectie gemaakt worden op leeftijd, aangezien een CAO-regeling alleen van toepassing kan zijn vanaf een bepaalde leeftijd of op een bepaalde leeftijdsgroep. Tot slot kan er een selectie gemaakt worden op uitzendingen met of zonder verloning. Wordt er geen selectie gemaakt, dan kan de vergoeding worden toegevoegd aan alle uitzendingen in de administratie. Als het sjabloon is aangemaakt en is opgeslagen, moet het nog worden toegevoegd aan de uitzendingen. Hiervoor moet de optie Sjabloon vergoeding toevoegen aan de uitzending geselecteerd worden. 13

14 8. Voorschotten Als de verrekening tussen het verstrekkken van het voorschot en het uitbetalen van het salaris de duur heeft van één loontijvak, is er sprake van een voorschot en niet van een lening aan de werknemer. In UBplus wordt om die reden (tenzij de gebruiker door een handmatige handeling hiervan afwijkt) het voorschot altijd verrekend met de eerstvolgende loonberekening. Als een voorschot wordt uitbetaald in bepaalde loonperiode, zal die direct worden verrekend met het salaris van diezelfde loonperiode die op een later moment wordt uitbetaald. Als er echter een andere loonperiode of een correctie van loonperiode uit het verleden op een eerder moment dan de loonperiode waarin het voorschot is verloond wordt uitbetaald, dan zal het voorschot desalniettemin met de eerstvolgende loonberekening verrekend worden. 8.1 Voorschotten uitbetalen In UBplus kunnen op twee manieren voorschotten worden ingevoerd. Ten eerste als zijnde een vergoeding of via een snellere optie, namelijk Voorschot uitbetalen. Via het hoofdmenu Loon -> Voorschot Uitbetalen kan op een hele eenvoudige manier een voorschot worden aangemaakt. Let op dat het vinkje Betaling buiten UBplus om of bankbetaling is reeds uitgevoerd in de default settings al is aangevinkt. Sinds 1 oktober is het, met enkele uitzonderingen daargelaten, verboden om een voorschot cash aan de werknemer uit te betalen. Heeft er echter nog geen girale transactie van het voorschot plaats gevonden, dan kan deze optie worden uitgevinkt en kan er op basis van het voorschot een SEPA-bestand worden aangemaakt. 14

15 Met een druk op het hamertje wordt er direct (zonder dat er een loonbatch hoeft te worden aangemaakt) een loonberekening aangemaakt en geplaatst in het archief van de werknemer. De andere methode is om een voorschot als vergoeding (Administratie -> Vergoeding/ voorschot) in te voeren bij de werknemer. Hiervoor staat een specifieke vergoeding soort in UBplus, namelijk code 801. Als vergoeding type moet gekozen worden voor Onbelast eenmalig (OE). Het is van belang om alleen vergoeding soort 801 te gebruiken voor het voorschot, omdat aan deze code verschillende rekeningsregels in UBplus vast hangen. Het voordeel van het op deze wijze toepassen van een voorschot bij de werknemer is dat het mogelijk wordt om bij de uitbetaling van het salaris van een loonperiode een voorschot te geven op het salaris van een volgende loonperiode. 8.2 Voorschotten inhouden Via de snelle optie Voorschot uitbetalen is het niet nodig om een voorschot inhouding aan te maken. Via deze optie is bij het aanmaken van de loonberekening al een voorschot inhouding aangemaakt. Ook als er via vergoeding/ voorschot een vergoeding type 801 is ingevoerd, wordt het voorschot automatisch verrekend. 15

16 Als het voorschot verrekend wordt op een loonberekening, maakt UBplus automatisch een voorschot inhouding aan met code 802. Het is ook mogelijk om als gebruiker zelf te bepalen hoe het voorschot verrekend wordt, bijvoorbeeld in delen over verschillende loonperiodes. Hiervoor moet dan een vergoeding/ voorschot bij de werknemer worden aangemaakt met vergoeding soort voorschot inhouding (code 802) en vergoeding type onbelast eenmalig (OE). Voer vervolgens bij bedrag per eenheid een negatief (-) bedrag in. Deze voorschot-inhouding prevaleert boven de automatisch verrekening die UBplus doet bij het aanmaken van de loonberekening. Bijvoorbeeld als 100 euro is ingevoerd als voorschot in week 1, wordt 100 euro automatisch ingehouden op eerstvolgende loonberekening. Als er door de gebruiker 4 voorschotten/ inhoudingen van -25 euro worden aangemaakt, gaat UBplus op de vier volgende loonberekeningen 25 euro inhouden. 8.3 Voorschot intrekken Als een voorschot per abuis is aangemaakt en moet worden verwijderd of moet worden aangepast, is het noodzakelijk om de loonberekening te wissen via de gebruikelijke manier (Loon -> Wissen). Hiermee is het voorschot nog niet helemaal verwijderd. Ook als er een voorschot is aangemaakt via Loon -> Voorschot uitbetalen, wordt er door UBplus een vergoeding / voorschot aangemaakt bij de werknemer onder het mapje Administratie. Hier zal het voorschot ook verwijderd moeten worden. 16

17 8.4 Stand voorschot corrigeren Bij de werknemer onder het mapje Administratie bestaat een submapje genaamd Stand voorschot correctie. Hier wordt bijgehouden welke bedrag als voorschot in zijn totaliteit is uitbetaald, wat al verrekend is in een loonberekening en wat nog te verrekenen valt. In dit menu is het ook mogelijk om een toevoeging aan een uitbetaald voorschot te doen. Als er hier een negatief bedrag wordt ingevoerd (-), dan zal het bedrag dat nog te verrekenen valt worden afgeboekt. Belangrijk om kennis van te nemen is dat de toevoegingen in dit menu niet worden meegenomen in de export van de loonjournaalposten. Als bijvoorbeeld een voorschot wordt afgeboekt via dit menu en niet meer verrekend hoeft te worden in een loonberekening, dan zal dat niet in de loonjournaalpost zichtbaar zijn. De afschrijving zal daarom handmatig in het financiële pakket verwerkt moeten worden. 17