2017/2018 JAARVERSLAG. Verbeelden - verbinden - versterken - verantwoorden

Transcriptie

1 2017/ JAARVERSLAG Verbeelden - verbinden - versterken - verantwoorden 10

2 Inhoudsopgave Jaarverslag 2017 Cultuurcentrum Martien van Doorne 1. Algemeen p Inhoudelijke en financiële resultaten p Activiteiten p Samenwerking p Organisatie p. 09

3 1. Algemeen Transitie Het afgelopen jaar heeft voor Cultuurcentrum Martien van Doorne in het teken gestaan van de transitie van een vrijwilligersorganisatie naar een professionele organisatie en gezonde bedrijfsvoering. In het jaarplan, wat in de interim periode is opgesteld, waren de volgende thema s benoemd: - Transparante organisatiestructuur - Horeca - Professionele uitvoeringsorganisatie - Financiën - Planning en programmering - Solide bedrijfsvoering Het was een enerverend jaar, is veel aandacht uitgegaan om geplande activiteiten doorgang te laten vinden, om bestuurlijk en organisatorisch een fundament te leggen en daarmee invulling te geven aan het raadskader. In deze periode was het voortdurend balanceren tussen het zorgen voor continuïteit van de lopende zaken, het opbouwen van de organisatie en het vastleggen van beleid en procedures. We hebben vier kernwaarden geformuleerd, namelijk; verbeelden, verbinden, versterken en verantwoorden. Deze zijn het ijkpunt bij de verdere ontwikkeling van het Cultuurcentrum. Tijdens de previewavond op 16 september heeft Deurne een indruk gekregen van de ontwikkeling die heeft plaatsgevonden. Bij de activiteiten in het najaar is deze ingeslagen weg voortgezet. Ambitie Het cultuurcentrum ontleent haar bestaansrecht aan een aantal kernactiviteiten, namelijk: - Het organiseren van professionele theatervoorstellingen - Verhuren van faciliteiten aan (met name) culturele organisaties en verenigingen - Het organiseren van culturele activiteiten in samenwerking met lokale culturele organisaties, verenigingen en particulieren. - Het organiseren van culturele activiteiten in eigen beheer. - Commerciële verhuur van faciliteiten Door actief, breed en samen cultuur te faciliteren en aan te bieden leveren we een bijdrage aan een mooier en socialer Deurne. In de interim-periode, van half november 2016 tot half maart 2017, is het fundament voor deze overgang naar de professionele bedrijfsvoering gelegd. In de periode van maart 2017 tot september 2017 is, naast het uitvoeren van de geplande evenementen en andere reguliere taken, de professionalisering van de bedrijfsvoering gerealiseerd. De organisatie staat; de taakverdeling is duidelijk, de processen zijn beschreven, de financiële administratie is ingericht, er zijn vaste overlegstructuren. Er zijn interne controles ingebouwd en er wordt regelmatig gerapporteerd volgens een vast format. Dat willen we realiseren door: - Lokale verankering - Laagdrempelig - Betaalbaar houden van culturele activiteiten - Samenwerking met instellingen, verenigingen en bestaande cultuurinitiatieven in Deurne - Spil op het gebied van cultuureducatie 03

4 2. Inhoudelijke en financiële resultaten INFOGRAPHIC % EVENEMENT 31% FIILM 16% CONCERT 16% THEATER 57% FIILM 43% THEATER MENSEN HEBBEN EEN ACTIVITEIT IN HET CULTUURCENTRUM BEZOCHT 80% AMATEUR VERDELING 62 AMATEURVOORSTELLINGEN VERDELING 32 PROFESSIONELE VOORSTELLINGEN 20% PROFESSIONEEL 37% VERGADERINGEN 63% REPETITIES 3252 UREN IN DE HORECA GEWERKT 1066 UREN TECHNIEK (INZET VANAF APRIL 2017) 3 ZELF GEORGANISEERDE ACTIVITEITEN ER ZIJN 4743 KAARTEN VOOR VOORSTELLINGEN VAN PROFESSIONEEL THEATER VERKOCHT 215 PER VOORSTELLING 171 VERHURINGEN VAN FACILITEITEN 95% VAN DE GEPLAATSTE OPTIES HEBBEN GERESULTEERD IN EEN GETEKENDE OFFERTE 132% VAN DE BEGROTING 0,95 fte 3,70 fte FORMATIE FORMATIE PER 01/01/17 PER 31/12/17 24 VRIJWILLIGERS PER 31/12/17 EXPLOITATIE RESULTAAT 2017: (DIT WAS IN ) 04

5 Techniek Programmeur Verkoopbeleid Administratie Interim Horeca Bestuursleden Inkoopbeleid Processen KvK Benoemen Bestuursreglement Evalueren Statuten JaarcyclusWerving Jaarplan Bedrijfscyclus Financiën Begroting Procedures Beleid Professioneel Medewerkers Jaarrekening Oproepkrachten Bedrijfshulpverlening Vrijwilligers Netwerk Bedrijfsveiligheidsinstallaties Structuur Formatieplan Ticketsysteem WOORDENWOLK 05

6 3. Activiteiten Het cultuurcentrum ontleent haar bestaansrecht aan een aantal kernactiviteiten, namelijk: - Het organiseren van professionele theatervoorstellingen - Verhuren van faciliteiten aan (met name) culturele organisaties en verenigingen - Het organiseren van culturele activiteiten in samenwerking met culturele organisaties en verenigingen. - Het organiseren van culturele activiteiten in eigen beheer. Professioneel theater In 2017 is sprake van een half theaterseizoen omdat pas in september is gestart met een professioneel theaterprogramma. De Kick Off-avond in september was de aftrap van het theaterseizoen waarin een preview is gegeven van enkele voorstellingen. Deze avond werd druk bezocht. De kaartverkoop voor de professionele theatervoorstellingen is voor de elf voorstellingen die in 2017 hebben plaatsgevonden, 32% hoger dan begroot. In de periode van mei tot september was er sprake van een vroegboek-korting van 10%, dit heeft gezorgd voor verkoop van 46% van de totale kaartverkoop voor de voorstellingen in Er is gekozen voor een veilig programma zodat het risico op lege zalen zo klein mogelijk is. Voor de programmering wordt gebruik gemaakt van het netwerk en de ervaring van Fred Houben van Witgoed en Van Bontewas, een ervaren theaterprogrammeur. Het theaterprogramma is een resultaat van de samenwerking met De Ruchte. 06

7 Cinema Het aantal gasten voor de filmhuisfilms op maandagen is gemiddeld Voor de meer toegankelijke films op zondagen is het gemiddeld aantal gasten Amateurvoorstellingen De amateurvoorstellingen leveren een belangrijke bijdrage aan de inkomsten van het cultuurcentrum. De animo (aantal bezoekers) voor amateurvoorstellingen is divers. De grotere producties van bijv. KHD en koren trekken veel bezoekers. Ook voor de jaarlijkse voorstellingen van een school of vereniging is het cultuurcentrum een gewaardeerde locatie. Afhankelijk van het aantal bezoeker wordt bij amateurtheater regelmatig gebruik gemaakt van de kleine zaal. Verhuringen In 2017 waren er drie zangverenigingen die gebruik maakten van de zalen van het cultuurcentrum voor hun reguliere repetities. Helaas biedt het gebouw in principe weinig mogelijkheden voor structurele verhuringen. Offertetraject In het eerste halfjaar was er een achterstand in het offertetraject. In de tweede helft van 2017 is deze achterstand ingelopen. Elke klant heeft een offerte ontvangen waarmee wordt gerealiseerd dat de factuur niet tot verrassingen leidt; doordat vooraf de afspraken goed zijn vastgelegd

8 4. Samenwerking Het cultuurcentrum hecht veel waarde aan samenwerking met lokale verenigingen en culturele organisaties. Het afgelopen jaar is er met diverse organisatie afspraken gemaakt over samenwerking op het gebied van: - Organiseren van activiteiten voor bepaalde doelgroepen zoals jeugd en senioren (KBO en LEEF) - Gezamenlijk organiseren van evenementen (KHD, Bibliotheek, CS De Peelstrekels, DMG en De Wieger) - Het uitwisselen van kennis (Palet van de Peel en De Ruchte) - Inzet van elkaars personeel (De Ruchte) Cinema het Witte Doek verzorgt het filmprogramma en met ORO wordt samengewerkt in het kader van lunchcafé Gastvrij en Zo. Ook heeft het cultuurcentrum dit jaar de deuren open gezet tijdens de Open Atelier Dagen. middelen hebben. Ook is er gesproken over hoe er in de toekomst samengewerkt kan worden. Een van de ideeën die tijdens deze avond werd geopperd was het faciliteren van een podium op het Martinetplein waarbij alle culturele verenigingen eens per jaar een uur op mogen treden genoemd. Ook is voorgesteld om rondleidingen te geven en verenigingen eenmalig gratis te laten optreden om zo te kunnen ervaren hoe het is om in een theaterzaal op te treden. Netwerk Vanuit het cultuurcentrum sluiten we aan bij initiatieven als Palet van de Peel, de werkgroep evenementen vanuit centrummanagement en de werkgroep economisch actieplan van de gemeente. We hebben regelmatig contact met de stakeholders in het cultuur- en horecanetwerk in Deurne. Hierin nemen wij onze rol als faciliterende organisatie voor cultuur in Deurne, waarbij we actief de samenwerking opzoeken. Verenigingen Met lokale verenigingen zijn we regelmatig in gesprek met over mogelijkheden om bijzondere evenementen en jubileumuitvoeringen bij ons te organiseren. In 2017 heeft een HBO-studente voor ons een onderzoek uitgevoerd naar de betrokkenheid van culturele verenigingen en hun motieven en behoeften bij locatiekeuze voor activiteiten. Tijdens een bijeenkomst in oktober 2017 is aan lokale verenigingen een terugkoppeling gegeven van dit onderzoek. Enkele aandachtspunten die hierbij naar voren kwamen waren: de behoefte aan een vast aanspreekpunt, de behoefte aan een open en transparante communicatie en het meedenken met verenigingen die weinig financiële 08

9 5. Organisatie Bestuur Het bestuur van het Cultuurcentrum bestond per 1 januari 2017 uit de volgende personen: - Fokko Keun, interim voorzitter - Piet van Kalken, interim penningmeester - Karin Akkers, interim secretaris Per 1 april is het interim-bestuur afgetreden en is Piet van Kalken aangesteld als voorzitter. Door het aantrekken van een aantal nieuwe, ervaren bestuurders is het bestuur verder aangevuld tot een voltallig bestuur wat per 31 december 2017 bestond het uit de volgende personen: 09

10 Naam Functie Datum aftreden 1e her-benoeming Hoofdfunctie en nevenfuncties P. van Kalken voorzitter Hoofdfunctie: Raad van Bestuur van het Landelijk Referentie Centrum voor Bevolkingsonderzoek (bezoldigd) A. Smolders secretaris Gepensioneerd Nevenfuncties: Secretaris bestuur Vriendenkring Deurne-Batouri (onbezoldigd) Voorzitter jury Project Speciaal LECSO (onbezoldigd; onkostenvergoeding) Voorzitter Raad van Advies OMO-Scholengroep Helmond (onbezoldigd) Lid Raad van Toezicht Stichting Zuiderbos Vught (bezoldiging conform richtlijnen VTOI) M. Jenneskens penningmeester Hoofdfunctie: Manager Accountacy bij Abab Accountants BV (bezoldigd) Nevenfunctie: Lid stuurgroep financiën de driesprong (onbezoldigd) H. Reijnen lid Hoofdfunctie: Directeur HRMTool BV (bezoldigd) Nevenfuncties: Bestuurslid stichting Wasteworld Oisterwijk (onbezoldigd) Partner midpoint House of Leisure, Oisterwijk (onbezoldigd) Partner IBI2 academy Venlo (onbezoldigd) Vrijwilliger hockeyclub Deurne, veldonderhoud (onbezoldigd) 10

11 Het bestuur maakt gebruik van de kennis en expertise van Theo Goossens in de rol van adviseur van het bestuur. De bestuursleden en adviseur ontvangen geen bezoldiging. Voor alle bestuursleden en de adviseur beschikken we over een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Het afgelopen jaar is er een nieuw bestuurs- en managementreglement opgesteld. Verder heeft er een zelfevaluatie van het bestuur plaatsgevonden waarbij is gesproken over de professionele scheiding tussen bestuur en management. Een transparante organisatie vraagt om onderling vertrouwen en kritisch reflecteren op het eigen functioneren van het bestuur en iedereen in de organisatie. Een vertegenwoordiging van het bestuur heeft maandelijks overleg met de wethouder en beleidsmedewerker van de Gemeente. Daarnaast heeft de algemeen manager een tweewekelijks overleg met de beleidsmedewerker van de gemeente. Kernwaarden Er zijn een viertal kernwaarden geformuleerd waaraan wij ons als organisatie willen conformeren. We zijn hierop aanspreekbaar en we spreken elkaar hierop aan. 11

12 Governance Code Cultuur De Governance Code Cultuur (hierna te noemen GCC) biedt een normatief kader voor goed bestuur en toezicht voor culturele organisaties. Daarmee laten de verantwoordelijke bestuurders en toezichthouders aan de buitenwereld zien hoe zij toepassing geven aan de gangbare standaarden voor goed bestuur in de cultuursector. De code komt niet in de plaats van de eigen verantwoordelijkheid en kritische reflectie binnen organisaties. De code beoogt juist de kritische reflectie binnen en tussen bestuur en toezicht te stimuleren. Daarom kent de code negen algemene principes. Deze principes vinden hun vertaling in praktijkaanbevelingen die men op verschillende manieren kan uitwerken: zo hoort het, zo doen goed geleide organisaties dit of dit zijn goede praktijkvoorbeelden. Er zijn grote verschillen in de cultuursector. Goed bestuur kenmerkt zich door maatwerk en verantwoordelijkheid nemen. De concrete uitwerking van de GCC moet passen bij de aard en de omvang van de organisatie. Daarom zijn de bestuurders en toezichthouders aan zet: pas toe of leg uit. Het bestuur van het cultuurcentrum kent de GCC en past deze toe. De toepassing van de principes van deze code sluit aan bij de doelstelling, aard en omvang van de organisatie. In het jaarverslag maken wij melding van toepassing van de code en van eventuele wijzigingen op het gebied van de governance, inclusief het besturingsmodel. De basis hiervoor is een stabiele nieuwe organisatie, met het nieuwe bestuur en de uitvoeringsorganisatie gebaseerd op heldere werkafspraken. In 2017 zijn de regelementen voor bestuur van de stichting en BV en management BV getoetst aan deze Governance Code. Dat heeft geleid tot een aantal wijzigingen en aanscherpingen in deze documenten. Er is een scheiding aangebracht tussen de bestuurlijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden en die van de algemeen manager

13 Het bestuur van het cultuurcentrum kent de GCC en past deze toe. De toepassing van de principes van deze code sluit aan bij de doelstelling, aard en omvang van de organisatie. In het jaarverslag maken wij melding van toepassing van de code en van eventuele wijzigingen op het gebied van de governance, inclusief het besturingsmodel. De basis hiervoor is een stabiele nieuwe organisatie, met het nieuwe bestuur en de uitvoeringsorganisatie gebaseerd op heldere werkafspraken. In 2017 zijn de regelementen voor bestuur van de stichting en BV en management BV getoetst aan deze Governance Code. Dat heeft geleid tot een aantal wijzigingen en aanscherpingen in deze documenten. Er is een scheiding aangebracht tussen de bestuurlijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden en die van de algemeen manager. Professionalisering organisatie en bedrijfsvoering Bij de inrichting van de nieuwe organisatie is gekozen voor een opzet waarbij de professionele organisatie in de lead is en de vrijwilligersorganisatie hieraan ondersteunend is. Op deze manier wordt de kwetsbaarheid verkleind en de continuïteit gewaarborgd. Er is sprake van een transparante organisatie, dit komt terug in: - Bijgestelde reglementen zijn de basis voor het samenspel tussen bestuur en management - Een duidelijke organisatiestructuur - Bevoegdheden zijn duidelijk beschreven en bekend bij de mede werkers Beschreven procedures, de nieuwe werkwijzen zijn hierin vastgelegd. Dit is de leidraad voor de manier waarop de taken worden uitgevoerd - Een transparante sfeer met betrekking tot de achtergrond van besluitvorming van het management en ruimte voor medewerkers om zich hierover uit te spreken - Gedifferentieerde tarieven. Voor culturele verenigingen en cultuur binnen Deurne worden andere tarieven gerekend dan voor commerciële activiteiten. - Gedetailleerde managementrapportage per kwartaal met informatie over kaartverkoop, bezoekersaantallen en personele ontwikkelingen en een uitgebreide maandelijkse toelichting over de ontwikkelingen in de organisatie. 13

14 Financiën Het afgelopen jaar is er veel tijd en energie gestoken in het opzetten van een goede financiële administratie. In processen is vastgelegd hoe het vier-ogenprincipe wordt toegepast. Door optimaal gebruik te maken van ondersteunende systemen als een zalenplanner (voor planning evenementen en inzet personeel), een kassasysteem en een ticketsysteem kan in beeld worden gebracht waar de organisatie staat. Techniek In 2017 hebben we een ervaren theatertechnicus aangenomen, die in gesprekken met klanten vooraf duidelijk aangeeft wat de te verwachten kosten zijn voor het evenement wat ze willen organiseren. Dit doen wij vanuit onze ambitie om een transparante organisatie te zijn. Personeel In 2017 is de professionele organisatie ingevuld met betaalde krachten. Een aantal functies is in eerste instantie op detacherings- of uitzendbasis ingevuld, per 31 december was enkel de rol van medewerker boekhouding op basis van externe inhuur vormgegeven. De overige functies zijn ingevuld met mensen met een (jaar)contract. Doordat de organisatie in een opbouwfase zat konden niet alle vakantie uren opgenomen worden gedurende het lopende jaar. Voor alle betaalde medewerkers is een VOG-verklaring aanwezig. Tevens is er een vertrouwenspersoon benoemd. 14

15 PR en Communicatie Het afgelopen jaar is er veel aandacht besteed aan de promotie van het (professionele) theaterprogramma. Er is een brochure uitgegeven, een flyer met het halfjaar programma, er zijn betaalde en onbetaalde facebookadvertenties geplaatst. Daarnaast is Instagram geïntroduceerd als online medium en ook de website heeft bijgedragen aan de promotie. In het Weekblad voor Deurne is regelmatig een advertentie geplaatst. Horeca In de horeca hebben een aantal personele wisselingen hun weerslag gehad op de motivatie en beleving van medewerkers en de kwaliteit van de dienstverlening. De professionalisering van de horeca is in een stroomversnelling gekomen met de komst van een nieuwe horeca- en evenementenmanager in september. Er is meer rust ontstaan binnen het team, wat zichtbaar is voor de gasten. In het najaar zijn er grote stappen gemaakt met de invoering van een nieuw kassasysteem en een meer praktische inrichting van de bar. Ook het aantrekken van nieuwe mensen en het opleiden en aansturen van de medewerkers hebben bijgedragen bij aan een positieve ontwikkeling van de organisatie. Huisvesting Het afgelopen jaar is een start gemaakt met het achterstallig onderhoud in het cultuurcentrum. De bovenetage is geschilderd, de conferentieruimte is opgeknapt, de boxoffice is geschilderd en heeft nu een open uitstraling. De stoelen in de Rabo Cultuurzaal zijn voorzien van nieuwe nummers, kapotte lampen zijn vervangen en er is bewegwijzering aangebracht. Veiligheid Met een Risico Inventarisatie en Evaluatie is in beeld gebracht waar de prioriteit gelegd moet worden met betrekking tot veiligheid. Dat heeft geleid tot een aantal aanpassingen en maatregelen. Dit jaar zijn we een aantal keren geconfronteerd met inbraak en diefstal. In overleg met de gemeente zijn maatregelen genomen om dit in de toekomst te voorkomen. De dagbesteding vanuit ORO heeft het afgelopen jaar op maandag, donderdag en vrijdag het Lunchcafé Gastvrij Enzo verzorgd. Steeds meer mensen weten het te vinden, de ambitie is om verder te groeien qua aantal dagen waarop het lunchcafé open is en het aantal gasten. 15