Handreiking Jaarverslag voor Toezichthouders

Transcriptie

1 Handreiking Jaarverslag voor Toezichthouders

2 VTOI-NVTK, 2018 Alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van VTOI-NVTK. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a database or retrieval system, or published, in any form or in any way, electronically, mechanically, by print, photoprint, microfilm or any other means without prior written permission from VTOI-NVTK 2

3 Aanleiding De VTOI-NVTK staat voor goed toezicht vanuit maatschappelijk perspectief in onderwijs en kinderopvang. De leden van de VTOI-NVTK zijn zich bewust van de maatschappelijke functie die zij hebben als toezichthouder. Het jaarverslag is een belangrijk instrument voor de toezichthouder om verantwoording af te leggen binnen de eigen organisatie en belanghouders daarbuiten. Het bevordert de transparantie en kan de toezichthouder helpen om aan te geven op welke manier men uiting geeft aan waardegericht toezien. Het jaarverslag van het interne toezicht maakt onderdeel uit van de jaarstukken (jaarverslag, jaarrekening etc.). De eisen waar deze stukken aan moeten voldoen, worden vastgesteld door de overheid die deze richtlijnen online publiceert. De toezichthouders zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen gedeelte in de jaarstukken waarin ze verantwoording afleggen over het handelen van het interne toezicht. De VTOI- NVTK publiceert ter ondersteuning deze handreiking ter verifiëring. Het is geen afvinklijst of format. Gezien de grote diversiteit in organisaties is dat niet wenselijk. De tekst die in de jaarstukken komt, moet u recht doen aan de eigenheid van de toezichthouders in uw organisatie. Deze handreiking is een hulpmiddel; ze omvat de meest relevante velden waarover de toezichthouder zich naar de mening van de VTOI-NVTK dient te verantwoorden. Hiervoor hebben we ook gekeken naar de governance codes van de sectoren en de interne verenigingsrichtlijnen rond bijvoorbeeld honorering, zelfevaluatie en professionalisering. 3

4 Aandachtspunten jaarverslag U kunt de volgorde aanhouden die het meest van toepassing is op uw eigen organisatie. 1. Toezichtsvisie Vanuit welke visie op toezicht werkt de toezichthouder? Wat is het beoogde maatschappelijke belang en effect van de toezichthouder? Voor en namens wie opereert de toezichthouder? En hoe sluit de visie van de toezichthouder aan bij de missie en visie van de organisatie? 2. Toezichtskader Wat zijn de thema s en kengetallen/parameters waar de toezichthouder op toeziet? Denk aan onderwerpen zoals werkgeverschap, de statutaire goedkeuringsbevoegdheden zoals begroting, kengetallen zoals ontwikkeling aantal kinderen, leerlingen, studenten, aan personeelsontwikkeling, risicomanagement, huisvesting, samenwerking. Hoe zijn deze kaders vastgelegd (statuten, reglementen, kaders) en waar zijn die te raadplegen? 3. Organisatievorm Op welke manier geeft u vorm aan de scheiding van bestuur en toezicht? Fungeert u als one tier of two tier, heeft u een raad van commissarissen of een raad van toezicht? 4. Basisgegevens van de toezichthouders Dit betreft de samenstelling van het intern toezicht (en verwijzing naar profielschets). Deze punten dienen in het jaarverslag te komen: - Naam met eventueel geboortejaar en nevenfuncties van de leden - Honorering (en de inhoudelijke onderbouwing ervan) - Onkostenvergoeding (en inhoudelijke onderbouwing ervan) - Samenstelling van de commissies (remuneratie, audit, huisvesting, onderwijs, etc.) - Datum van aantreden, eerste of tweede termijn, datum van aftreden 5. Werkwijze Hoe voert de toezichthouder haar werkzaamheden uit? Welke middelen zet de toezichthouder in? Zijn er commissies (audit, huisvesting, onderwijs, remuneratie, stakeholders, etc.)? Zo ja, welke en met welke opdracht? Hoe borgt de toezichthouder het aansluiten bij de governance code van de sector (pas toe of leg uit). 4

5 6. Professionalisering (professionaliseringskader) U kunt hier aangeven op welke manier de toezichthouders zich professionaliseren. - Visie op professionalisering - Vertaling visie in scholingsplan - Realisatie van het scholingsplan o Overzicht van de gevolgde opleidingen (VTOI-NVTK academie en elders) o Overzicht van de bezochte congressen, themabijeenkomsten en intervisie - Verslag (op hoofdlijnen) van de zelfevaluatie: wanneer, met of zonder externe begeleider, conclusies en afspraken 7. Verslag over het kalenderjaar Wat waren op hoofdlijnen de werkzaamheden van de toezichthouders in het voorbije kalenderjaar? Wat is er bereikt? Hoe geeft u als toezichthouder vorm aan waardengericht toezien? U zou kunnen opnemen in uw verslag: a. Aantal vergaderingen, behandelde thema s en besluitvorming toezichthouder Denk dan bijvoorbeeld aan de jaarlijks terugkerende besluitvormende zaken rond strategie en begroting, maar ook bijzonderheden zoals nieuwe locaties, een andere didactische aanpak, nieuw opleidingsaanbod, fusies, belangrijke verschuivingen in personeel. b. Verslag van de vergaderingen van de commissies, in elk geval: Remuneratiecommissie - Behandelde thema s - Functionerings- en beoordelingsgesprekken bestuur: wanneer, door wie, met of zonder feedback uit de organisatie en indien van toepassing afspraken t.a.v. bezoldiging bestuurder en/of professionalisering bestuurder - Evaluatiegesprekken met toezichthouders: wanneer, door wie, met of zonder feedback toezichthouder en bestuurder, en indien van toepassing herbenoeming - Indien van toepassing: werving en selectie bestuurders en/of toezichthouders en met/zonder betrokkenheid medezeggenschap - Indien van toepassing: gevolgde procedures bij afscheid, schorsing, ontslag bestuurder en/of toezichthouder en opvang bestuur bij belet van bestuurder Auditcommissie - Behandelde thema s - Verslag gesprekken accountant (selectie, managementletter, jaarrekening) 5

6 c. Onafhankelijke informatievoorziening - Schriftelijke bronnen die zijn geraadpleegd en besproken naast de reguliere vergaderstukken - Gesprekken met externe adviseurs en/of accountant - Overleg met interne belanghebbenden o Medezeggenschap: hoofdlijnen halfjaarlijks gesprek o Andere interne ontmoetingen: locatie- en schoolbezoeken, medewerkersbijeenkomsten, gesprek met ouders, directeuren, schoolleiders, pedagogische medewerkers/docenten, studenten/leerlingen - Overleg met externe belanghebbenden o Toeleverende en afnemende scholen o Bedrijfsleven voor wie wordt opgeleid o Externe toezichthouders (GGD BOR, onderwijsinspectie) o Zorginstanties en maatschappelijke instellingen met wie wordt samengewerkt o Contacten met de gemeente (bijvoorbeeld rond huisvesting of jeugdgezondheidszorg) 6

7 Praktijkvoorbeelden Leren van elkaar is ook goed mogelijk bij het jaarverslag. Er zijn genoeg praktijkvoorbeelden bij andere scholen en kinderopvangorganisaties te vinden. Kijkt u vooral eens bij de winnaars van en een genomineerde voor de Dyade Bestuursbokaal Beste Jaarverslag van het afgelopen jaar. Contact/ aanvullende informatie: Over de VTOI-NVTK: De VTOI-NVTK is de vereniging voor toezichthouders uit de kinderopvang en álle onderwijssectoren. De VTOI-NVTK staat voor goed toezicht op continuïteit en kwaliteit van onderwijs en kinderopvang vanuit een maatschappelijk perspectief Bureau VTOI-NVTK Els Kooij en Jacomine Kuijt (beleidsadvies) bureau@vtoi-nvtk.nl Telefoon: