2 De organisatie wil een intranet

Transcriptie

1 2 De organisatie wil een intranet De organisatie wil een intranet, en dan? Dan komt er vrij veel op je af aan vragen en techniek. En dan moet je eerst op zoek naar de hoofdvragen: waarom wil onze organisatie een intranet? Hoe gaan we het aanpakken? En hoe gaan we het introduceren? Deze hoofdvragen vereisen, om niet te verzuipen, eerst antwoorden op hoofdlijnen. Kennismanagement? Organisaties die een intranet opzetten, willen het medium in de eerste plaats gebruiken om de interne communicatie te verbeteren, zodat informatie-uitwisseling tussen organisatie en medewerkers sneller, soepeler, actueler en vollediger verloopt. De tweede belangrijke overweging is meestal kennismanagement. Veel bedrijven zien intranet als een belangrijk instrument om hun informatiebeheer te verbeteren. Kennisdeling was een belangrijk issue in de laatste jaren van de twintigste eeuw. Terugkijkend kunnen we echter stellen dat het veel minder vanzelfsprekend is, dan men toen dacht. Aan zijn kennis ontleent een medewerker namelijk status. Zoals de oude Romeinen al zeiden: Kennis is macht. Als je weet hoe iets werkt, kun je dat gebruiken om invloed te verwerven. Het is dus niet altijd in het eigen belang van de medewerker om kennis te delen met collega s. Kennisdeling werkt daarom alleen als de medewerker er zelf beter van wordt. Er moet een beloning tegenover staan. Waarom kennismanagement? Met kennismanagement wil men bereiken dat: nuttige kennis op de juiste plaats op het juiste moment tegen minimale kosten beschikbaar is 14

2 I De theorie Bijvoorbeeld dat hij meer feedback krijgt van zijn collega s. Of dat er binnen de organisatie voortaan meer bekendheid over (en meer waardering voor) zijn werkzaamheden is. Scoren is natuurlijk een belangrijke motivatie. Maar het grootste selling point voor kennisdeling is misschien wel dat projecten beter lopen. Zaken komen sneller af en mensen werken minder langs elkaar heen. Als kennismanagement een belangrijke reden is om over te gaan op intranet, zal de communicatiemedewerker deze punten sterk moeten benadrukken. Natuurlijk verwachten organisaties met intranet ook andere voordelen te behalen, bijvoorbeeld efficiëntere administratieve bedrijfsprocessen. Topvijf overwegingen om een intranet te ontwikkelen 1) kennismanagement 2) informatievoorziening 3) betere administratieve bedrijfsprocessen 4) papierreductie 5) grotere interactie organisatie/medewerkers Hoe gaan we intranet invoeren? De invoering van intranet vereist een projectmatige aanpak. De organisatie benoemt een projectleider, bij voorkeur een communicatiemanager met kennis van ICT, die een projectteam samenstelt. De communicatiemedewerker maakt ontegenzeggelijk deel uit van dit team. Onder aansturing van de projectleider formuleert het projectteam een visie op de inhoud en structuur van intranet. In deze visie worden de doelstellingen verwoord en wordt een beeld geschetst van het intranet in de (verre) toekomst. Aansluitend stelt het projectteam twee plannen op: een projectplan en een stappenplan. Het projectplan geeft aan hoe het projectteam denkt over zes belangrijke thema s: content, infrastructuur, functionaliteit, communicatie, interface en beheer. De teamleden geven aan hoe ze deze aspecten concreet gaan invullen. De gedetailleerde uitwerking, compleet met deadlines en verantwoordelijke teamleden, wordt vervolgens weergegeven in een stappenplan. 15

3 Zes thema s die in elke projectfase terugkeren Content Welke inhoud (content) krijgt intranet en hoe wordt deze getoond aan de gebruiker? Het gaat hier om besluiten over wat er op het intranet komt te staan en om afspraken over wie de content aanlevert. De communicatiemedewerker stuurt aan en coördineert. Infrastructuur Als een intranet live gaat, moet vanzelfsprekend de vereiste infrastructuur aanwezig zijn. In veel organisaties is deze technische infrastructuur op basis van webtechnologie al aanwezig. Functionaliteit Wat gaat de site doen. Welke functies krijgt hij? Het projectplan geeft een volledig overzicht van de functies en hun toepassingen. Communicatie De communicatiemedewerker moet het benodigde draagvlak creëren voor het intranet. In het projectplan geeft hij aan welke communicatiemiddelen daartoe worden ingezet. De communicatiemedewerker informeert de medewerkers over de doelstellingen van intranet en de gebruiksmogelijkheden. In een latere fase, direct na de introductie, organiseert hij (eventueel) trainingen in het gebruik ervan. Interface Een interface is eigenlijk dat wat de gebruiker ziet op het scherm. Een goede, gebruiksvriendelijke interface bepaalt in hoge mate of de medewerkers intranet zullen accepteren. De communicatiemedewerker moet inspraak hebben in dit aspect van intranet. Beheer Het projectplan geeft aan welke vorm de operationele beheerorganisatie krijgt. De beheerorganisatie houdt het intranet upto-date en waarborgt de identiteit en uitstraling van het medium. De communicatiemedewerker is verantwoordelijk voor alle zaken die het inhoudelijk beheer betreffen. 16

4 I De theorie Wat bevat een stappenplan? In een werkbaar stappenplan zijn de volgende elementen te onderscheiden: duidelijke begin- einddatum van het project lijst van geplande activiteiten doorlooptijd per activiteit afsprakenkalender lijst met functionaliteiten en de daarbij horende invoeringsdata trainingsdata heel belangrijk: tijdstip waarop intranet wordt geëvalueerd Introductie De communicatiemedewerker geeft naast al het andere in het projectteam ook actief sturing aan de introductie van intranet. Hij wijst de gebruikers op de komst van het nieuwe medium en zet daartoe verschillende middelen in. Een digitaal medium vraagt daarbij om digitale aandachttrekkers, bijvoorbeeld een screensaver, een muismat of een teaser-campagne via . Ook een coffee corner -presentatie kan effectief zijn. In veel bedrijven is de koffie-automaat een favoriete ontmoetingsplaats. De communicatiemedewerker plaatst op deze locatie een beeldscherm en kondigt met een (ludieke?) video de komst van intranet aan. Dit alles sluit conventionelere middelen natuurlijk niet uit, zoals een themaweek in het bedrijfsrestaurant, een postercampagne of bedrukte mokken. Naast een publiciteitscampagne ontwikkelt de communicatiemedewerker cursusmateriaal en schrijft een gebruikershandleiding. Direct na de invoering laat hij bijvoorbeeld in het personeelsblad een lijst met veelgestelde vragen (en de antwoorden daarop) opnemen. Als laatste stap in deze intensieve introductie is het aan te raden om na de invoering van intranet een vooraf geselecteerde doelgroep in het gebruik te volgen. Deze medewerkers worden dan bijvoorbeeld geobserveerd bij het uitvoeren van zoekopdrachten, zodat helder is hoe ze navigeren op intranet. 17

5 Zij zijn een soort pilot gebruikers die later bijvoorbeeld hun collega s terzijde kunnen staan. Andere aspecten die in deze testperiode aan de orde kunnen komen, zijn het taalgebruik en de vormgeving. Voor de communicatiemedewerker is het immers belangrijk zo snel mogelijk eventuele tekortkomingen boven tafel te krijgen. Als deze dan ook snel verholpen worden, bevordert dit een vlotte acceptatie van intranet. Toptien vragen van medewerkers 1) Hoe krijg ik aansluiting op intranet? 2) Hoe werkt intranet? 3) Kan ik nu al op intranet? 4) Wat kan ik ermee? 5) Kan ik een cursus volgen? 6) Kan ik iets toevoegen op intranet? 7) Wie is mijn contactpersoon? 8) Wat wordt er van mij verwacht? 9) Hoe zit het met de privacy? 10) Wat kan ik er niet mee? 18