Draaiboek 2018 ORGANISATIE DANCE2DEMO'S VOOR DE VERENIGING SAMENGESTELD DOOR DE LANDELIJKE TECHNISCHE COMMISSIE DANS WERKGROEP DANCE2

Transcriptie

1 2018 ORGANISATIE DANCE2DEMO'S VOOR DE VERENIGING SAMENGESTELD DOOR DE LANDELIJKE TECHNISCHE COMMISSIE DANS WERKGROEP DANCE2

2 Inhoudsopgave Voorwoord... 1 Dance2Demo wat is dat eigenlijk... 1 Wie doen er mee aan een Dance2Demo?... 2 De naam Dance2Demo... 2 Logo... 2 Dance2Show..2 Procedure Dance2Demo s KNGU... 3 WIE DOET WAT?... 5 Taken van de organiserende vereniging... 5 De coördinator doet het volgende:... 9 De Werkgroep Dance2 / Bondsbureau zorgt voor: DANCE2DEMO van A tot Z Affiches Begroting / Declaratie Belichting en stroomvoorziening Specificaties krachtstroom aansluiting Consumptie een maaltijdmunten Coördinator Decor en coulissen Deelname organiserende vereniging EHBO Entreebewijzen Gebruiksvergunning Geluid Kaartverkoop Kleedkamers Kosten voor de organiserende vereniging Medewerkers Opening en sluiting Opruimen Prijsinformatie Programmaboekjes Publiciteit Sponsorstand Tegemoetkoming Uitnodigingen Veiligheid Veiligheidsschoenen Zaalindeling Zaalwacht Zitplaatsen Checklist: vooraf Checklist: op de dag zelf Checklist: na afloop Checklist: na de Dance2Demo Plattegrond werkvloer Bijlagen draaiboek Informatie brief leiding 2. Persbericht 3. Evaluatieformulier 4. Prijsinformatie 5. Uitleg scannen toegangsbewijzen

3 Voorwoord Dit draaiboek is bestemd voor verenigingen die een Dance2Demo gaan organiseren, en voor diegenen die hierin voor een volgend seizoen geïnteresseerd zijn. Doel van het draaiboek is u duidelijk te maken wat het fenomeen Dance2Demo inhoudt, wat er bij het organiseren van een dergelijk evenement zoal komt kijken en hoe de werkverdeling is. Het is daarom erg belangrijk dat u dit draaiboek zorgvuldig doorneemt voordat u aan de slag gaat. Mocht u vragen hebben, dan kunt u natuurlijk altijd contact opnemen met de coördinator (zie pagina 9) of met de Werkgroep Dance2 (dance2@dans.kngu.nl) En wilt u als organiserende vereniging meer weten over de taken van de coördinator, dan kunt u bij het bondsbureau de handleiding voor de coördinator aanvragen, het Stappenplan. Dance2Demo wat is dat eigenlijk Dance2 is de nieuwe naam voor Demogyjada (een woord samengesteld uit een aantal lettergrepen van de woorden demonstratie jazzgymnastiek en jazzdans). Deze naam heeft 35 jaar dienst gedaan, maar was verouderd (jazzgymnastiek) De werkgroep vond het tijd voor iets nieuws. De Dance2Demo is speciaal bedoeld om groepen uit de recreatieve sfeer de mogelijkheid te bieden het publiek te laten zien op wat voor wijze zij dans beoefenen, ongeacht vaardigheid, leeftijd of sekse. Een Dance2Demo is beslist geen wedstrijd, er is geen jury en de deelnemende groepen behoeven niet aan speciale criteria te voldoen om aan de Dance2Demo te mogen meedoen. Wel zijn er richtlijnen en tips ter stimulering en ontwikkeling van dans die de werkgroep aan deelnemende verenigingen kenbaar maakt. Dat dans een populaire activiteit binnen de Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie is, blijkt wel uit de nog steeds groeiende belangstelling voor de Dance2Demo s. De basisgedachte achter de Dance2Demo s is drieledig: 1. Stimulering van dans De mogelijkheid dans te kunnen demonstreren op een Dance2Demo voor een groot publiek in het licht van de schijnwerpers werkt stimulerend op deelnemers en leiding. 2. Inspiratie door dans Door op de Dance2Demo's kennis te nemen van de verrichtingen en ideeën van andere groepen worden de deelnemende groepen en tevens de leiding van die groepen geïnspireerd. 3. Publiek en dans Het publiek krijgt op de Dance2Demo s de kans kennis te maken met dans en de wijze waarop deze binnen de KNGU wordt beoefend. 1

4 Wie doen er mee aan een Dance2Demo? In principe kunnen alle bij de KNGU aangesloten verenigingen zich als deelnemer inschrijven, maar ook groepen en verenigingen buiten de KNGU zijn welkom. Als deelnemende vereniging mag men met maximaal 6 nummers meedoen op 1 Dance2Demo. Voor de organiserende vereniging geldt een maximum van 8 nummers. Bij een dubbele Dance2Demo wordt het aantal dansen verdubbeld. Bij een drievoudige Dance2Demo blijft het maximale aantal dansen per vereniging per DAG staan op 16 voor de organiserende vereniging en 12 voor een deelnemende vereniging. De mogelijkheid bestaat natuurlijk wel dat deze op zaterdag over 3 voorstellingen verdeeld kunnen worden. Indien niet alle inschrijvingen geplaatst kunnen worden, krijgen KNGU-leden voorrang. Daarnaast kunnen door de Werkgroep Dance2 gastgroepen worden uitgenodigd, die op de één of andere wijze een positieve bijdrage kunnen leveren aan de stimulering en promotie van dans in het algemeen. Hierbij valt te denken aan dansacademies, theaterscholen, gehandicapten (rolstoeldansers), Academies voor Lichamelijke Opvoeding, groepen uit het buitenland en andere al dan niet professionele groepen die een rol spelen in de ontwikkeling van dans, of die zich op enigerlei wijze hebben onderscheiden. Deze groepen behoeven geen inschrijfgeld te betalen en doen niet mee in de selectie voor de Dance2Show (zie ook pagina 18). De naam Dance2 De naam Dance2 blijft krachtens een uitspraak van het Bondsbestuur van de KNGU in oktober 2013 voorbehouden aan de Commissie Dans, die deze activiteit als eerste in deze vorm en onder deze naam organiseerde. De naam Dance2 mag dan ook niet door derden worden gebruikt voor activiteiten als jazzinstuiven, demonstraties dans en dergelijke. Logo Sinds 2013 heeft de Commissie Dans een speciaal Dance2-logo. Voor PR-doeleinden ten behoeve van de Dance2Demo s mag dit logo worden gebruikt. Ander gebruik van het logo is niet toegestaan. Dance2Show Aan het einde van het Dance2Demo seizoen stelt de Werkgroep Dance2 bij wijze van extraatje een programma samen van de meest opvallende nummers uit alle Dance2Demo s. Deze nummers worden tijdens alle Dance2Demo s geselecteerd uit het aanbod. Deze groepen krijgen op de jaarlijkse Dance2Show nogmaals de gelegenheid hun kunnen te tonen. Dit keer op een groot podium in een echt theater voor een groot publiek. Let wel, de Dance2Show moet beslist niet worden gezien als finale van een competitie, maar als feestelijke afsluiting van een geslaagd seizoen. Datum Zaterdag 23 juni 2018 vindt de Dance2Show plaats in AHOY Rotterdam tijdens het Fantastic Gymnastics. Selectie Het is de bedoeling dat er voor de Dance2Show een gevarieerd en boeiend programma wordt samengesteld uit wat er gedurende het gehele jaar op het gebied van dans is gepresteerd. Dat wil echter niet zeggen dat per definitie de beste groepen worden uitgenodigd, of dat er uit iedere regio of van iedere Dance2Demo per se één of twee dansen moeten worden uitgekozen. 2

5 Geselecteerd worden uiteindelijk de leukste, de origineelste, de mooiste, de meest vertederende of de verbazingwekkendste nummers van heel Nederland, die ook op een groot podium voor een groot publiek niet aan zeggingskracht en uitstraling inboeten. Eén van de belangrijkste criteria hierbij is dat het dansnummer voldoende amusementswaarde heeft. En natuurlijk is afwisseling in het programma van de Dance2Show ook een belangrijke factor bij de selectie. Op de Dance2Demo s zijn minimaal twee vertegenwoordigers vanuit de commissie dans aanwezig om een eerste selectie te maken voor de Dance2Show. Bij de voorselectie wordt, zoals gezegd, niet in de eerste plaats gekeken naar het technisch kunnen van de groepen, maar er wordt hoofdzakelijk gelet op originaliteit, creativiteit, presentatie, choreografie, uitstraling, kleding en muziekkeuze. De verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke samenstelling van het programma voor de Dance2Show ligt bij de commissie Dans. Nummers die langer duren dan 5 minuten komen alleen voor selectie in aanmerking, wanneer vóór de Dance2Demo schriftelijk toestemming bij de coördinator is aangevraagd. De commissie Dans behoudt zich echter het recht voor om dansnummers die opvallen door hun technisch kunnen, originaliteit of vernieuwende inbreng uit te nodigen voor de Dance2Show. Ook kunnen door de commissie Dans gastgroepen worden uitgenodigd die zich op dansgebied onderscheiden hebben. Uitnodiging organiserende vereniging De organiserende vereniging ontvangt als blijk van waardering voor het werk dat zij in de Dance2Demo heeft gestoken, twee kaarten voor de Dance2Show. Deelnemers Omdat de groepen voor de Dance2Show door de commissie Dans worden uitgenodigd, zijn er geen inschrijfgelden aan de deelname verbonden. De kosten van deze evenementen worden betaald uit de entreeprijzen, die daarom voor de Dance2Show hoger liggen dan voor de Dance2Demo s. Procedure Dance2Demo s KNGU Een vereniging kan zich kandidaat stellen voor het organiseren van een Dance2Demo. Dit kan vanaf januari in het jaar voorafgaande aan het Dance2Demo seizoen waarvoor men zich wil aanmelden. Tevens wordt hiervoor geworven op de Dance2Demo s en andere activiteiten van de KNGU De vereniging meldt zich bij de Werkgroep Dance2 van de KNGU voor de organisatie van een Dance2Demo, met daarbij een voorstel voor mogelijke data en accommodatie. Dit kan bij voorkeur per naar Margreet Zuidam, dance2@dans.kngu.nl. Tegelijk met de aanmelding geeft de vereniging een contactpersoon voor de vereniging en diens telefoonnummer aan de werkgroep door. Op de zaterdagen wordt er over het algemeen een middag- en avondvoorstelling georganiseerd. Bij veel inschrijvingen kan er worden besloten om op zaterdag een drievoudige programma te organiseren, dus 2 middagvoorstellingen en een avondvoorstelling. Voorstellingen op zondag zijn altijd overdag. Bij problemen graag overleg met de coördinator. Er wordt altijd gekozen voor een weekend Dance2Demo, dit heeft de voorkeur van de KNGU gezien de grote belangstelling aan inschrijvingen en de combinatie van op- en afbouwwerkzaamheden. Tevens wordt de apparatuur van de Democrew in een container geleverd en deze kan in het weekend niet worden verplaatst. Dat houdt in op zaterdag een (drie-)dubbel programma en zondag overdag een dubbel programma. Soms wordt er gekozen voor een combinatie met een wedstrijd. In dat geval wordt de Dance2Demo altijd in de avond georganiseerd. 3

6 De werkgroep bepaalt aan de hand van de aanvragen, de accommodatie en de geografische spreiding over de regio s welke verenigingen voor het organiseren van een Dance2Demo in aanmerking komen. Verenigingen die zich voor de eerste keer aanmelden hebben voorrang boven verenigingen die reeds eerder een Dance2Demo hebben georganiseerd; Aan de hand van data die door de organiserende vereniging zijn voorgesteld, wordt een definitieve datum vastgesteld; De vereniging ontvangt schriftelijk bericht over de uiteindelijke beslissing; Informatie over accommodatie, prijzen en technische mogelijkheden van de sporthal dient zo snel mogelijk m.b.v. het speciaal daartoe bestemde informatieformulier aan de Werkgroep Dance2 te worden doorgegeven; Een overzicht van alle geplande Dance2Demo s wordt in het Gymmagazine en op de website gepubliceerd, zodat alle KNGU-verenigingen weten waar en wanneer de Dance2Demo's zullen plaatsvinden; De Werkgroep Dance2 benoemt per Dance2Demo een coördinator. Een coördinator is iemand die bij de organisatie van een Dance2Demo fungeert als tussenpersoon tussen de vereniging en de Werkgroep Dance2/het bondsbureau. De coördinator, fungeert tevens als inschrijfadres en meestal als (lady-)speaker. De coördinator hoeft niet per se een lid te zijn van de Werkgroep Dance2, maar wordt wel door de werkgroep gevraagd (meestal betreft het dansdocenten of leid(st)ers van de KNGU). Wellicht ten overvloede delen wij u mede dat de coördinator, als ook de Werkgroep Dance2, u bij de organisatie van de Dance2Demo vrijwillig en zonder betaling helpen; Ruim voor de Dance2Demo plaatsvindt, neemt de coördinator contact op met de contactpersoon van de organiserende vereniging om de gezamenlijke organisatie te bespreken; De inschrijvingen voor de Dance2Demo s worden afgehandeld door de coördinator; De coördinator zorgt voor de indeling van het programma, bepaalt de volgorde en stuurt het definitieve programma 4 weken voor het maken van het programmaboekje naar de contactpersoon van het bondsbureau van de KNGU. Vanaf dat moment kunnen er geen wijzigingen in het programma meer gedaan worden Het Bondsbureau laat het programma drukken: De werkgroep zorgt in samenwerking met het Bondsbureau voor de geluidsinstallatie, de lichtinstallatie en het decor en levert op de dag van de Dance2Demo twee geluidstechnici en twee lichttechnici (de Democrew); Op de Dance2Demo zelf zorgen de coördinator (tevens (lady-)speaker) en de organiserende vereniging/regio met ondersteuning van geluids- en lichttechnici voor de uitvoering van het totale programma; Tijdens de voorstelling zijn minimaal twee selectieleden aanwezig met het oog op de selectie voor de Dance2Show. 4

7 WIE DOET WAT? Draaiboek Dit gedeelte bevat een overzicht van de diverse taken die door de organiserende vereniging, door de coördinator en door het bondsbureau voor en tijdens de Dance2Demo worden uitgevoerd. Taken van de organiserende vereniging Datum vaststellen Allereerst informeert u welke sporthal op welke data vrij is; U informeert bij de Werkgroep Dance2 op welke data nog geen Dance2Demo georganiseerd wordt (dance2@dans.kngu.nl). Bij het vaststellen van de definitieve datum dient rekening te worden gehouden met schoolvakanties en feestdagen (voorjaarsvakantie, Pasen, Koninginnedag, enz.). Op deze dagen is het organiseren van een Dance2Demo af te raden, in verband met een mogelijk geringe opkomst; Informeert u voor alle zekerheid welke districts- of bondsactiviteiten er zijn (u kunt hiervoor het bondsbureau van de KNGU bellen( Karin Laagland, of laagland@kngu.nl). Sporthal huren In het algemeen worden sporthallen gehuurd van de gemeente. Een kopie van de huurovereenkomst kun je sturen naar de penningmeester van de LTC Dans (dance2@dans.kngu.nl). Sommige gemeenten vereisen ook het aanvragen van een vergunning voor een evenement. Hierbij wordt ook verwezen naar de brandweer verordening. Graag het verzoek om dit onder bijzonder evenement te laten vallen. Voor het aanvragen van zo n vergunning moeten leges worden betaald. Verzoek om een gereduceerd tarief. Deze kosten kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester van de LTC Dans (dance2@dans.kngu.nl)); Bij het kiezen van een geschikte sporthal dient u rekening te houden met een aantal belangrijke zaken: - Is de sporthal lichtdicht? i.v.m. gebruik van een professionele lichtinstallatie is het van het grootste belang dat de sporthal lichtdicht is, of lichtdicht gemaakt kan worden (niet alleen buitenramen, maar ook ramen van kantine, overloop e.d.). Wilt u een hal zelf lichtdicht (laten) maken, dan komen de kosten hiervoor voor rekening van de organiserende vereniging; - Is de sporthal makkelijk toegankelijk voor transport van apparatuur? Bijvoorbeeld: wanneer de hal zich niet op de begane grond bevindt, is er dan een grote lift (min. 3 meter lang en 1,5 meter breed) beschikbaar; - Wat is de bruto zaalhuur? De zaalhuur is aan een maximum gebonden, tenzij anders aangevraagd bij de Werkgroep Dance2 en door de werkgroep schriftelijk goedgekeurd; - Wat is de toeschouwerscapaciteit? Er dienen minimaal 500 plaatsen te zijn. De kosten voor extra tribunes of stoelen zijn voor rekening van de vereniging; - Wat is de toegestane capaciteit volgens de gebruiksvergunning van de brandweer? Sporthallen geven vaak hun eigen capaciteit aan deelnemers op, maar er moet ook naar de gebruiksvergunning gekeken worden. De brandweer moet aangeven hoeveel mensen (deelnemers en publiek) er in de zaal MOGEN, en heeft de mogelijkheid een Dance2Demo af te lasten als er teveel mensen in de sporthal zijn. De vereniging moet controleren bij de brandweer voor hoeveel mensen er een gebruiksvergunning is af gegeven. 5

8 - Is er een krachtstroomaansluiting aanwezig? Zo niet, dan moet er een tijdelijke aansluiting worden aangelegd: meer hierover op pagina 12 en Is het mogelijk om een container bij de hal te plaatsen? De Democrew maakt voor de Dance2Demo s gebruik van het laten vervoeren van de apparatuur door een extern bedrijf middels een container. Deze container wordt de dag voorafgaand aan de Dance2Demo bij de sporthal geplaatst en de dag na afloop van de Dance2Demo weer opgehaald. In een aantal gevallen moet hier een speciale vergunning voor worden aangevraagd waarvan de kosten kunnen worden gedeclareerd bij de Werkgroep Dance2. Er zijn een aantal zaken om rekening mee te houden: 1. De container wordt geplaatst op vrijdag en opgehaald op maandag (duur van de vergunning) 2. Voor de vergunning moeten soms leges worden betaald. Deze kunnen worden gedeclareerd bij de KNGU. 3. Een vergunning moet over het algemeen minimaal 3 weken van tevoren worden aangevraagd. Dit kun je checken bij de gemeente of de sporthal 4. De afmeting van de container is 6 x 2,5 x 2,5 meter 5. De container is niet verrijdbaar en wordt afgesloten met veiligheidssloten 6. De container moet zo dicht mogelijk bij de toegang tot de hal worden geplaatst, op de plek waar de spullen naar binnen worden gebracht - Moet er vermakelijkheidsbelasting en/of entreeheffing worden afgedragen, en zo ja hoeveel? Dit zal door de Werkgroep Dance2 worden voldaan. - Hoeveel uren moet de hal worden gehuurd? (in overleg met de coördinator) Voor de planning van de huurperiode gelden de volgende richtlijnen: per Dance2Demo rekent u 2 dagdelen, ofwel van uur (middagprogramma) ofwel van uur (avondprogramma). Programma s op zondag vinden altijd in de ochtend en/of middag plaats. Mocht een te groot aantal inschrijvingen later resulteren in een dubbele Dance2Demo, dan moeten hiervoor in totaal 3 dagdelen worden gehuurd. Het verdient daarom aanbeveling om alvast een optie op het derde dagdeel te nemen. - De huurovereenkomst dient schriftelijk te worden bevestigd. Hieronder ziet u enkele voorbeelden van tijdsindelingen voor een Dance2Demo. De definitieve dagindeling ontvangt u van uw coördinator. Voorbeeld: enkele Dance2Demo Zaterdag Zondag Opbouwen uur uur Inleveren muziek, lichtplan ed uur uur Pauze (diner / lunch) uur uur Voorstelling, inclusief 30 min. pauze uur uur Opruimen uur uur Voorbeeld: dubbele Dance2Demo Zaterdag Opbouwen uur Inleveren muziek, lichtplan ed uur Pauze (lunch) uur Eerste voorstelling, inclusief 30 min. pauze uur Pauze uur Inleveren muziek, lichtplan ed uur Pauze (diner) uur Tweede voorstelling, inclusief 30 min. pauze uur Opruimen uur 6

9 Zondag Opbouwen Inleveren muziek, lichtplan Eerste voorstelling, zonder pauze Pauze (lunch) Inleveren muziek, lichtplan Tweede voorstelling, zonder pauze Opruimen uur uur uur uur uur uur uur Voorbeeld: 3 Dance2Demo's op zaterdag Zaterdag Opbouwen korte sluiting, leidingbespreking Inleveren muziek, lichtplan, kaartverkoop Eerste voorstelling, zonder pauze Pauze (lunch crew) korte sluiting, leidingbespreking Inleveren muziek, lichtplan, kaartverkoop Tweede voorstelling, zonder pauze Pauze (diner crew) korte sluiting, leidingbespreking Inleveren muziek, lichtplan, kaartverkoop Derde voorstelling, inclusief 30 min. pauze Opruimen uur uur uur uur uur uur uur uur uur uur uur uur uur Voorbeeld: weekend Dance2Demo Zaterdag Zondag Opbouwen uur geen opbouw Pauze (lunch op zaterdag) uur Kaartverkoop, zaal open, muziek inleveren uur uur Eerste voorstelling, inclusief 30 min. pauze uur uur Pauze (lunch op zondag) uur uur Kaartverkoop, zaal open, muziek inleveren uur uur en diner op zaterdag Tweede voorstelling inclusief 30 min. pauze uur uur Opruimen geen afbouw uur Voorbeeld: Dance2Demo na een wedstrijd Zaterdag Opbouwen voor aanvang wedstrijd Zaal open voor deelnemers Dance2Demo uur Bespreking leiding uur Kaartverkoop, zaal open, muziek inleveren Voorstelling, inclusief 30 min. pauze uur Opruimen uur Bij de organisatie van een Dance2Demo na een wedstrijd dient er minimaal een uur wisseltijd te worden ingepland. 7

10 Contactpersoon benoemen Namens de vereniging benoemt u een contactpersoon. Deze persoon is verantwoordelijk voor: het contact met de coördinator van de desbetreffende Dance2Demo; het verzenden van het informatieformulier en de routebeschrijving; het distribueren van promotiemateriaal. De contactpersoon zal dit materiaal te zijner tijd toegezonden krijgen; het distribueren van genodigdenkaarten. Het benodigde aantal genodigdenkaarten kan bij het bondsbureau worden aangevraagd. Informatieformulier opsturen. Zodra alle gegevens over de sporthal bekend zijn maar minimaal 6 weken voor de Dance2Demo, dient het volledig ingevulde informatieformulier (zie bijlage achter in dit draaiboek) aan de volgende personen te worden toegezonden: 1 exemplaar naar het bondsbureau KNGU, o.v.v. Dance2Demo; 1 exemplaar naar de coördinator van uw Dance2Demo; Deze stuurt een kopie door naar de Werkgroep Dance2 en de Democrew Het zo vroeg mogelijk inzenden van dit formulier is van het grootste belang om tijdig eventuele onduidelijkheden te kunnen oplossen. De adressen vindt u achter op het informatieformulier. Routebeschrijving opsturen Vervolgens stuurt u een duidelijke routebeschrijving per (naar de sporthal) met alle invalswegen aan de coördinator. Uitnodigingen De vereniging heeft de mogelijkheid om een aantal gasten uit te nodigen. Meer informatie hierover vindt u op pagina 20. Publiciteit De vereniging verzorgt de informatie naar de pers en de distributie van affiches. Zie voor meer informatie pagina 19. De vereniging heeft ook de mogelijkheid om een voorwoord te laten plaatsen in het programmaboekje. Zie ook pagina 19. Medewerkers zoeken voor de dag zelf Op de dag van de Dance2Demo is de hulp van een aantal mensen van de vereniging/regio onmisbaar. Meer informatie over het aantal en de taken van de medewerkers vindt u op pagina 17 en op pagina 21. Daarnaast vraagt u bij de plaatselijke EHBO-vereniging om een tweetal EHBO-ers voor de gehele huurperiode van de sporthal. Zie hiervoor pagina 15. Bedrijfsleider/beheerder sporthal/restaurant informeren Van tevoren dient met de bedrijfsleider en de kantinebeheerder van de sporthal te worden gesproken over: - de opzet van de dag; 8

11 - de tijdsindeling, en met name de pauzes i.v.m. de bezetting van de kantine; - het tijdstip van opening van de kantine (direct bij het opbouwen!); - het aantal te verwachten deelnemers: kinderen (i.v.m. snoep) en volwassenen; - het aantal te verwachten toeschouwers; - de toeschouwerscapaciteit van de zaal; - de consumptie- en maaltijdmunten en de waarde hiervan (zie pagina 13); - de samenstelling van de maaltijd voor de medewerkers (zie pagina 13); - het dragen van veiligheidsschoenen door de Democrew (zie pagina 20); - de totale organisatie wie doet wat, hoe, waar, enz.; - de aanwezigheid van voldoende toiletpapier; - het opruimen van de kleedkamers; - de aanwezigheid van grote afvalbakken. De ervaring heeft geleerd dat kleine bakjes in de kleedkamers beslist onvoldoende zijn; - de temperatuur in de zaal. Deze moet niet lager dan 18 C zijn. Een paar dagen voor de Dance2Demo zelf controleert u of alles duidelijk is en of er problemen zijn. Afrekenen Na afloop van de Dance2Demo rekent de vereniging/regio af met de EHBO (zie pagina 15). De nota kan, samen met de andere te declareren kosten, worden ingediend bij declaraties@kngu.nl. Zie hiervoor pagina 11. De coördinator doet het volgende: Voor de coördinator van de Dance2Demo is een uitgebreid stappenplan vervaardigd waarin alle taken en activiteiten tot in detail worden beschreven. Mocht u het stappenplan willen inzien, dan kunt u deze opvragen bij het bondsbureau. Inschrijving De definitieve inschrijfformulieren worden door de coördinator verstuurd naar deelnemende verenigingen. Bij het inschrijfformulier ontvangt de leid(st)er tevens een brief met informatie over de procedures en een instructieblad voor het opnemen van muziek. Op het inschrijfformulier moeten bijzonderheden over de groep en de dans worden ingevuld. De formulieren moeten uiterlijk 2 maanden voordat de Dance2Demo plaatsvindt aan de coördinator zijn geretourneerd. De organiserende vereniging dient zich tevens in te schrijven via de normale procedure. Programma maken Na de sluiting van de inschrijftermijn stelt de coördinator het programma samen. Hierbij wordt rekening gehouden met o.a. afwisseling tussen groepen van verschillende leeftijden, afwisseling in kleding en in niveau. Afhankelijk van het aantal inschrijvingen beslist de coördinator of er een enkele of een dubbele Dance2Demo zal worden georganiseerd. Zodra het programma voor de Dance2Demo is vastgesteld, wordt het opgestuurd naar het bondsbureau, waar het drukwerk wordt verzorgd. Het is handig te vermelden wanneer de muziek ingeleverd kan worden en de lichtplannen worden besproken incl. een eindtijd. Deze kan over het algemeen gelijk lopen met de start 9

12 van de maaltijd. Betaling regelen De coördinator ontvangt een lijst met de ingeschreven groepen en deelnemers voor de betreffende Dance2Demo. Het incasseren van de machtigingen wordt automatisch door het bondsbureau verzorgd naar aanleiding van de inschrijvingen via internet. Draaiboek Definitief bericht sturen aan de deelnemende groepen Aan alle deelnemende groepen wordt opgestuurd, bij voorkeur per - adres en telefoonnummer van de coördinator; - naam van de organiserende vereniging/regio; - adres en telefoonnummer van de sporthal; - een routebeschrijving; - een tijdschema van de gehele dag. Kleedkamerindeling maken De coördinator zorgt ervoor dat de deelnemende groepen zo goed mogelijk over de beschikbare kleedkamerruimtes worden verdeeld. De Werkgroep Dance2 / Bondsbureau zorgt voor: Programmaboekjes (zie pagina 19) Geluid/licht (zie pagina 16) Decor & coulissen (zie pagina 14) Affiches (zie pagina 11 ) Uitnodigingsbrieven (zie pagina 20) Inschrijfgelden Al bij de voorlopige inschrijving in november geeft een vereniging een machtiging af voor het aantal ingeschreven nummers. Mocht een inschrijving onverhoopt niet geplaatst kunnen worden, dan wordt de rekening vanuit het bondsbureau aangepast. Bij annulering vindt in principe geen restitutie van het deelnemersgeld plaats. Controle op de betaling en eventuele herinnering worden door het bondsbureau verzorgd. Consumptie- en maaltijdmunten De KNGU zorgt voor consumptie- en maaltijdmunten. De democrew zorgt ervoor dat deze munten ter plekke zijn. U hoeft dus zelf geen bonnen o.i.d. te regelen. Zie ook pagina

13 DANCE2DEMO van A tot Z In dit gedeelte worden alle punten welke betrekking hebben op de organisatie van een Dance2Demo uitvoerig beschreven. Affiches Van het bondsbureau ontvangt u als organiserende vereniging 4 à 5 weken van tevoren een aantal affiches, waarop u zelf de gegevens van de Dance2Demo invult. De informatie hiervoor krijgt u van de coördinator. Het is de bedoeling dat deze affiches worden opgehangen op plaatsen waar veel publiek komt, bijvoorbeeld de bibliotheek, sporthal, supermarkt, enz.). Op het affiche staan een aantal lege ruimtes vermeld waar u zelf de volgende gegevens op kunt vermelden: datum, plaats, locatie, aanvangstijden, entreeprijzen en de inlichtingen over de organisatie. Deze gegevens kunnen ook voor het persbericht worden gebruikt. Begroting / Declaratie Door de Werkgroep Dance2 wordt voor de Dance2Demo s ieder jaar een begroting ingediend bij het bondsbestuur. In deze begroting zijn opgenomen: - organisatiekosten contactpersoon van de organiserende vereniging/regio *); - organisatiekosten coördinator (inschrijfadres) + reiskosten; - kosten huur sporthal; - kosten geluidstechnici + reiskosten; - kosten lichttechnici + reiskosten; - consumpties en maaltijden (alleen van de dag zelf); - programmaboekjes en affiches; - kosten EHBO, exclusief verbandmiddelen; - vermakelijkheidsbelasting en of entreeheffing gemeente; - vergunningskosten plaatsing container - afschrijving licht- en geluidsinstallatie/decor/coulissen; - algemene drukkosten zoals draaiboeken, entreekaarten en formulieren; - algemene organisatiekosten van de Werkgroep Dance2; - reiskosten bezoeken werkgroepleden i.v.m. selectie. *) LET OP: Onder organisatiekosten contactpersoon worden verstaan: telefoonkosten voor overleg en postzegels voor de uitnodigingen. Kosten van het organiseren zelf, zoals zaalhuur van vergaderruimte, consumpties, reiskosten van bestuursleden, enz. vallen NIET onder de organisatiekosten van de contactpersoon en worden dus ook niet door de Werkgroep Dance2 vergoed. Bovengenoemde te declareren kosten zijn voor rekening van de Werkgroep Dance2. De inschrijfgelden en de recette komen dus ook ten goede aan de Werkgroep Dance2. Na afloop van de Dance2Demo kunnen rekeningen met bijbehorende facturen die op bovengenoemde posten betrekking hebben, worden opgestuurd naar declaraties@kngu.nl Overige kosten, zoals kosten voor het lichtdicht maken van de sporthal, het huren van extra tribunes of stoelen, het huren van een generator t.b.v. de krachtstroom, een eventueel inlegvel in het programmaboekje, alsmede alle kosten die de Werkgroep Dance2 niet heeft begroot, zijn voor rekening van de organiserende vereniging/regio. Bij vragen kunt u bellen met de coördinator van de Werkgroep Dance2 of met het bondsbureau van de KNGU. Zie ook pagina 17, Kosten voor de organiserende vereniging. 11

14 Belichting en stroomvoorziening Tijdens de Dance2Demo wordt gebruikgemaakt van theaterbelichting, die door de technici van de KNGU wordt meegenomen en bediend. Dit betekent dat gedurende de gehele voorstelling de TL-verlichting van de sporthal UIT is. De consequentie van het gebruik van deze theaterbelichting is onder meer, dat de sporthal lichtdicht MOET zijn. Eventuele wensen ten aanzien van de belichting tijdens de uitvoering van de nummers kunnen door de leid(st)ers vooraf aan de lichttechnici kenbaar worden gemaakt door middel van een apart formulier wat vooraf aan de leiding wordt toegestuurd. De belichtingsapparatuur heeft een totale capaciteit van 40 KW ( Watt). Deze theaterbelichting kan niet op de normale stroomvoorziening worden aangesloten. Er wordt gebruikgemaakt van zogenaamde krachtstroom. Het is de taak van de organiserende vereniging om na te gaan (lees: daadwerkelijk te gaan kijken) of er in de sporthal een krachtstroomaansluiting aanwezig is, en zo ja, of deze voldoet aan de eisen die op de volgende pagina gespecificeerd zijn. Mocht de beheerder u niet kunnen vertellen of de sporthal over een krachtstroomaansluiting beschikt, dan neemt u direct telefonisch contact op met de coördinator van de Democrew. (democrew@dans.kngu.nl) Is er geen krachtstroomaansluiting aanwezig, dan zult u als organiserende vereniging een tijdelijke krachtstroomaansluiting moeten laten aanleggen of een aggregaat moeten huren. Hiervoor gaat u als volgt te werk: 1. U neemt allereerst contact op met de coördinator van de Democrew, samen met hem wordt de keuze gemaakt tussen het aan laten leggen van een tijdelijke aansluiting of het huren van een aggregaat. 2. U stelt de sporthalbeheerder vroegtijdig op de hoogte van uw voornemen. 3. U benadert een elektrotechnisch installatiebureau en plaatst na overleg met de Democrew een order volgens de specificaties die op de volgende pagina staan vermeld. 4. Eventuele gemaakte afspraken over de aansluiting noteert u op de achterzijde van het informatieformulier. 5. Indien er een aggregaat moet worden gehuurd dan moet deze aan de volgende specificaties voldoen: - Gestabiliseerd - Vermogen minimaal KVA - 63 amp ceeform aansluiting (5 polig) Vergeet u vooral niet de sporthalbeheerder over deze zaak in te lichten! De kosten voor het gebruik van de standaard in de hal aanwezige krachtstroom aansluiting zijn voor rekening van de Werkgroep Dance2. Alle overige kosten zoals huur aggregaat, aanleggen tijdelijke aansluiting e.d. zijn voor rekening van de organiserende vereniging, tenzij u vooraf andere afspraken heeft gemaakt met de Werkgroep Dance2. Gezien de hoge kosten die dit met zich meebrengt, is het aan te raden een zaal te huren waar de benodigde voorzieningen aanwezig zijn. 12

15 Specificaties krachtstroom aansluiting In de sporthal moet aanwezig zijn: 1 aansluiting 125 AMP ceeform 3-polig + nul + aarde of 1 aansluiting 63 AMP ceeform 3-polig + nul + aarde of 2 afzonderlijk afgezekerde aansluitingen 32 AMP ceeform 3-polig + nul + aarde De stekkers die de Democrew gebruikt, zien er als volgt uit: De aanwezigheid van de juiste krachtstroomvoorzieningen is van essentieel belang voor een goede belichting van de voorstelling. Hebt u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met de coördinator van de Democrew (democrew@dans.kngu.nl). Consumptie een maaltijdmunten Alle medewerkers ontvangen 3 consumptiemunten en 1 maaltijdmunt per Dance2Demo. Er wordt uitgegaan van 16 personen, inclusief medewerkers van de vereniging en de EHBO. Met de kantinebeheerder spreekt u van tevoren af dat tegen inlevering van deze munten een consumptie kan worden verkregen. Hiervoor dient een prijs per munt te worden vastgesteld. Als afspreken van een eenheidsprijs niet mogelijk is, moet op elke munt worden genoteerd wat er voor die munt is uitgegeven. Voor de munten zelf hoeft u niet te zorgen. Deze worden door de democrew meegebracht. Bij een dubbele Dance2Demo zal natuurlijk het dubbele aantal munten worden uitgegeven. Na het tellen en/of afrekenen van de munten bij de catering moeten deze munten weer terug in de kist naar het bondsbureau. Voor de maaltijdmunten kunnen de medewerkers van de vereniging, EHBO, coördinator, technici en afvaardiging van de Werkgroep Dance2 een maaltijd krijgen. Bedenkt u wanneer u met de kantinebeheerder overlegt over de samenstelling van de maaltijd dat de medewerkers de hele dag in touw zijn en best een goede, smakelijke en gezonde maaltijd kunnen gebruiken. Betreft het een lunch, dan zou deze kunnen bestaan uit een kop soep, belegde bruine broodjes, iets warms, fruit; koffie, thee, melk en karnemelk. Valt de maaltijd aan het begin van de avond, dan wordt gedacht aan een warme maaltijd bijvoorbeeld in de vorm van pasta, pizza, stamppot of iets dergelijks. Bedenk dat deze medewerkers regelmatig in de sporthal eten en dat chinees een laatste alternatief is. Bij een dubbele of drievoudige Dance2Demo is s avonds een warme maaltijd verreist. 13

16 Voor de volgende mensen wordt een maaltijd verzorgd: - medewerkers vereniging (zie pag. 17) 7 - coördinator Dance2Demo..1 - EHBO-medewerkers Democrew lichttechnici Democrew geluidstechnici 2 - Afgevaardigden werkgroep Dance Het definitieve aantal mee-eters moet tijdig aan de kantinebeheerder worden doorgegeven, zodat niet te veel eten wordt besteld. Het aantal technici wordt door de coördinator aan u doorgegeven. Zorgt u er ook voor dat de medewerkers in alle rust de maaltijd kunnen gebruiken door bijvoorbeeld een andere ruimte buiten de kantine te laten reserveren voor een bepaalde tijd. De kantinerekening kan worden ingediend bij de commissie Dans, dance2@dans.kngu.nl Coördinator De inschrijving, het maken van het programma en het leiden van de voorstelling wordt u uit handen genomen door de coördinator, die deze taken speciaal voor de Dance2Demo op verzoek van de Werkgroep Dance2 uitvoert. De coördinator kan worden vergezeld door een assistent, die voor het volgende Dance2Demo seizoen wordt ingewerkt. Als dit het geval is, heeft de coördinator dit tevoren aan u gemeld in verband met het aantal te bestellen lunches. De coördinator werkt op vrijwillige basis. Decor en coulissen Speciaal voor de Dance2Demo s, is een demontabele achterwand ontworpen. Deze achterwand vormt een goede begrenzing van de achterzijde van de dansvloer en zorgt ervoor dat een intiemere, theaterachtige sfeer wordt gecreëerd. De afmetingen van de wand zijn: - breedte 20 meter, het doek bestaat uit één stuk; - hoogte 4,3 meter; - diepte 1,8 meter. De wand is wit van kleur en wordt op een afstand van minimaal 2,5 meter van de achterwand van de sporthal neergezet. Zo kunnen deelnemers achter de wand om lopen en zo nodig kunnen er achter het doek lichtspots worden opgesteld. Rechts en links van de werkvloer worden zwarte coulissen geplaatst (2 aan iedere kant). De gebruikte doeken zijn gemaakt van speciaal theatertextiel. Dit houdt in dat ze brandwerend zijn, een kopie van het certificaat (t.b.v. de brandweer) is op aanvraag te verkrijgen. Neem hiervoor contact op met de coördinator van de Democrew. 14

17 Deelname organiserende vereniging Draaiboek Als blijk van waardering voor het vele werk dat u als organiserende vereniging op zich heeft genomen, kan de organiserende vereniging met één dansnummer per Dance2Demo meedoen zonder daarvoor inschrijfgeld te betalen. Bij een dubbele Dance2Demo betekent dat, mits aan beide programma s wordt meegedaan met andere nummers, twee dansen zonder te betalen. Tevens ontvangt u op de dag zelf van de coördinator een kleine attentie namens de KNGU t.b.v. alle vrijwilligers van de vereniging. Ook krijgt u als organiserende vereniging een uitnodiging voor twee gratis kaarten voor de Dance2Show. EHBO U als organiserende vereniging zorgt ervoor dat er een EHBO-post wordt geregeld en ingericht voor de gehele periode dat de sporthal wordt gebruikt. Ook bij het opbouwen en opruimen kan een beroep gedaan worden op de EHBO. Indien deze EHBO-post een bijdrage vraagt voor hun vereniging, kan door de KNGU een daarvoor redelijk bedrag worden vergoed (excl. verbandmiddelen). Dit bedrag dient van tevoren d.m.v. het informatieformulier aan de Werkgroep Dance2 te worden doorgegeven (dance2@kngu.nl). De nota nadien dient te worden opgestuurd naar de penningmeester van de commissie Dans (Dance2@dans.kngu.nl). Wanneer er verbandmiddelen in rekening worden gebracht, moet bij de nota een lijst worden gevoegd van wat er aan wie is verstrekt, onder vermelding van naam en adres van de desbetreffende perso(o)n(en). Entreebewijzen Bestellen tickets Het event is altijd te vinden via Eventbrite.nl onder de naam en/of locaties. Alle KNGU-events bij elkaar vind je hier: Bij een Dance2demo zelf kunnen toegangsbewijzen uitsluitend met pin betaald worden. Er zijn 3 soorten entreebewijzen: - Voor 1 voorstelling à 5,00 - Een dag passe-partouts voor Dance2Demo à 8,00* - genodigdenbrief; *Dit geldt alleen voor de Dance2Demo s. Voor een jazzdans wedstrijd op dezelfde dag wordt het toegangstarief voor de Jazzdans gerekend. Gelieve voor de door u uitgenodigde gasten uitsluitend gebruik te maken van de speciale genodigdenbrief. U wordt dringend verzocht voor dit doel geen normale toegangsbewijzen bij de kassa te reserveren aangezien dit de financiële administratie van de kaartverkoop in de war stuurt. Zie voor prijzen bijlage 4. 15

18 Gebruiksvergunning De laatste jaren worden we steeds meer door de brandweer gecontroleerd op de veiligheid van de Dance2Demo s. Dit is natuurlijk prima maar we moeten er wel voor zorgen dat we die veiligheid vooraf kunnen waarborgen. Eén van de zaken die we moeten weten is het maximum aantal personen (deelnemers en publiek) dat in de sporthal mag. De brandweer geeft voor iedere ruimte waar zich grote groepen personen kunnen bevinden een gebruiksvergunning af. In deze vergunning staat het maximaal aantal personen welke zich in de ruimte MOGEN bevinden. Sporthallen geven vaak hun eigen capaciteit aan deelnemers op, maar er moet ook naar de gebruiksvergunning gekeken worden. De vereniging moet controleren bij de brandweer voor hoeveel personen er een gebruiksvergunning is afgegeven. Tenslotte heeft de brandweer de mogelijkheid om op de dag zelf te controleren of het maximum aantal personen niet wordt overschreden en heeft de mogelijkheid een Dance2Demo af te lasten als er teveel personen in de sporthal zijn. Indien er problemen zijn t.a.v. de gebruikersvergunning is de coördinator de contactpersoon en de persoon die bevoegd is besluiten te nemen inzake wijzigingen of plaatsen van publiek en/of deelnemers. Geluid De KNGU beschikt voor de Dance2Demo s over professionele geluidsapparatuur. De CD s of minidisks (MD s) worden bij binnenkomst van de groepen door de leiding ingeleverd bij de geluidstechnici die zorgdragen voor de juiste volgorde tijdens inoefenen en programma. De bediening van de licht- en geluidsapparatuur tijdens de Dance2Demo wordt verzorgd door een vierkoppige Democrew. Deze vier technici worden door de Werkgroep Dance2 betaald. Zij zijn te herkennen aan het Democrew T-shirt. Ook bij de Democrew kan een extra (5 e ) persoon en eventueel een 6 e persoon aanwezig zijn met het oog op inwerken voor het komende seizoen. Dit moet door de Democrew van tevoren aan de coördinator worden meegedeeld. Kaartverkoop Dit jaar wordt een start gemaakt met de online ticket verkoop. De ticketverkoop start 2 weken voor aanvang van de betreffende Dance2Demo. De medewerkers die de controle van tickets op zich nemen kunnen zelf een app op hun telefoon downloaden waar de handleiding voor het scannen in staat. Deze kunnen ze zelf installeren op de telefoon. Met de app kunnen de digitale tickets van de bezoekers gescand worden. De uitleg over het installeren van de app en het scannen wordt per Dance2Demo op papier meegegeven met de spullen vanuit het bondsbureau en per mail verstuurd naar de coördinator/organiserende vereniging. Bezoekers krijgen ook nog de gelegenheid om ter plekke een kaartje te kopen. De betaling gebeurt met een pinautomaat. De pinautomaat en de handleiding komt mee met de democrew. De medewerker die met de pinautomaat werkt, wordt 2 uur voor aanvang van de Dance2Demo of de wedstrijd verwacht. Soms werkt een pinautomaat niet omdat er weinig ontvangst is of om andere redenen. In dat geval bestaat de mogelijkheid om op de foutmelding van het pinautomaat een handtekening voor akkoord incasseren te laten zetten van de betreffende koper en een foto van zijn/haar bankpasje te maken. Dit opsturen naar Michel Kleverwal, mkleverwal@kngu.nl Het bedrag wordt dan achteraf geïnd bij deze persoon. Bezoekers die met pin of kassa betaald hebben ontvangen een stempel. 16

19 Bij een combinatie van Jazzdanswedstrijden en Dance2Demo sluit je de pinautomaat af na de betreffende Dance2Demo s of Jazzdans wedstrijd(en) op die dag. De uitdraai die na het afsluiten van de pinautomaat verschijnt, s.v.p. in de box leggen die met de Democrew meegaat. Er is nog wel een kassa beschikbaar. We verzoeken je hier alleen in uiterste noodgevallen gebruik van te maken. Mocht je hier gebruik van moeten maken vul dan de aantallen verkochte kaarten op een speciaal daartoe bestemd afrekening formulier. De vereniging tekent voor de afdracht van de kasinhoud. Totaal zijn er dus 3 medewerkers van de vereniging nodig. 2 Medewerkers die de tickets scannen en 1 medewerker die de pinautomaat/kassa bedient. De tickets worden gescand bij de ingang van de sporthal. Ruim 1 uur voor aanvang van het programma gaan de deuren open voor publiek. Voor entreeprijzen zie bijlage 4 De dag passe-partouts zijn geldig voor de Dance2Demo op één dag. Passe-partouts kunnen niet over meerdere Dance2Demoweekenden gebruikt worden. De toeschouwers ontvangen gratis een programma. Hoewel het in eerste instantie een goede strategische zet lijkt, is het verstandig om het verkooppunt niet in een smalle gang of doorgang te plaatsen. U moet bedenken dat dit vlak voor de voorstelling voor geweldige opstopping en dus vertraging kan zorgen. Het is praktisch de digitale kaarten te scannen bij de ingang van de accommodatie en de zaal vooraf gesloten te houden t.b.v. publiek. Voor het kopen van kaarten met de pinautomaat/kassa kan een aparte plek ingericht worden. Dit betekent dat ouders die meereizen met hun kinderen in de kantine wachten tot de zaal geopend wordt. Het is goed dit in de brief aan de leiding ook aan te geven om problemen bij de zaal te voorkomen. Een half uur na de pauze behoeven er geen kaarten meer te worden verkocht. Kleedkamers De kleedkamerindeling wordt door de coördinator gemaakt op basis van het aantal kleedkamers, het aantal groepen en het aantal deelnemers per groep. Indien mogelijk, zullen verschillende groepen van één vereniging bij elkaar in een kleedkamer worden ondergebracht. Posters met de kleedkamerindeling worden door de coördinator meegebracht en moeten op de kleedkamerdeuren worden geplakt. Er zijn tevens blanco posters beschikbaar die kunnen worden gebruikt om de route naar de kleedkamers aan te geven. Zorgt u vooral voor voldoende (grote) vuilnisbakken in de kleedkamers en in de gangen en voor zéér veel toiletpapier. Ook regelmatige controle helpt problemen op dit gebied te voorkomen. Kosten voor de organiserende vereniging De kosten die niet in de begroting voor de Dance2Demo s zijn opgenomen (zie pagina 11), bijvoorbeeld kosten voor PR, vergaderkosten, kosten voor de huur van tribunes of stoelen, materiaal voor het lichtdicht maken van de sporthal, eventuele drukkosten voor een inlegvel in het programmaboekje, reiskosten bestuur, fooien of andere organisatiekosten, zijn voor rekening van de organiserende vereniging en zullen dus moeten worden opgevoerd op uw eigen begroting. Een presentje voor de coördinator die al dit werk op vrijwillige basis doet, zal zeker op prijs worden gesteld. De kosten hiervoor zijn echter niet bij de werkgroep te declareren. Alle genoemde kosten kunnen worden geminimaliseerd door het inschakelen van veel vrijwilligers en/of het zoeken van plaatselijke sponsors. Medewerkers 17

20 Om een Dance2Demo goed te kunnen organiseren zijn van de zijde van de organiserende vereniging nodig: - 2 medewerkers die de digitale kaarten scannen; - 1 medewerker die de pinautomaat/kassa bedient. - 1 zaalwacht (dient tijdens het programma de crew te voorzien van consumpties); - 3 technische medewerkers (sporthal lichtdicht maken, toezicht houden tijdens programma). Tijdens de opbouwfase bieden deze medewerkers de helpende hand bij het klaarzetten van materialen en verlenen assistentie waar nodig. Deze zeven medewerkers krijgen munten voor consumpties, een maaltijd en een presentje namens de KNGU. Opening en sluiting De Dance2Demo wordt geopend door de (lady-)speaker, die alle genodigden en het publiek welkom heet, waarna zij/hij desgewenst het woord geeft aan een spreker van de organiserende vereniging. Het is raadzaam om in dat geval van tevoren af te spreken wie van de vereniging deze taak op zich neemt en wat er gezegd gaat worden. Voor de sluitingsdans komen alle deelnemers nog even op de vloer om hun laatste welverdiende applaus in ontvangst te nemen. De choreografie van dit optreden wordt gemaakt door de Werkgroep Dance2 of door de organiserende vereniging zelf, en zal middels een met link naar een you tube filmpje aan de leiding gestuurd worden zodat zij dit alvast kunnen oefenen in de les. Aan de organiserende vereniging de taak de dans met alle deelnemers door te nemen voorafgaand aan het programma. Overleg met de coördinator of er tijd is voor (het aanleren van) de sluitingsdans. De coördinator heeft over het verloop van de sluiting vooraf contact met de Werkgroep Dance2. Vóór deze gezamenlijke sluiting worden eerst alle mensen bedankt die aan de Dance2Demo hebben meegeholpen en er wordt afscheid genomen van het publiek. Ook hier is het wenselijk om van tevoren af te spreken wie het slotwoord spreekt. Opruimen Na afloop van de Dance2Demo helpen alle medewerkers met: - opruimen van de kleedkamers en schoonmaken; - verwijderen van kleedkamerposters en bewegwijzering; - opruimen van matten en banken aan de zijkant van de zaal; - ophalen van papieren en grof vuil van de tribunes; - aanvegen van de zaal. De democrew is zeer bedreven in het opruimen van de apparatuur en het decor. Omdat ze hiervoor hun vaste routine hebben, doen ze dit liever zelf. Spullen die overblijven (kleding, cd s, make-up etc.) gaat in principe mee retour naar het bondsbureau waar het een week bewaard blijft. Hierna wordt het weggegooid. Prijsinformatie Deelnemerstarieven: zie bijlage 4 De organiserende vereniging kan met één dansnummer per Dance2Demo meedoen zonder daarvoor inschrijfgeld te betalen. 18

21 Gastgroepen: Groepen die door de Werkgroep Dance2 worden uitgenodigd, hoeven geen inschrijfgeld te betalen (zie pagina 2). Afmelding Bij annulering vindt geen restitutie van het deelnemersgeld plaats. Entreeprijzen: zie bijlage 4 De bruto huurprijs voor de sporthal is gebonden aan een vastgesteld maximum. Alleen indien van tevoren met de Werkgroep Dance2 een andere prijs is afgesproken, is deze te declareren. Hiervan moet de organiserende vereniging dan wel vooraf een schriftelijke bevestiging hebben ontvangen. Programma s Op het bondsbureau van de KNGU worden aan de hand van de programmagegevens van de coördinator programma s voor de Dance2Demo gedrukt. In het programma vindt u onder andere: - waar en wanneer de Dance2Demo plaatsvindt; - naam en functies van de organisatoren; - het programma (met per dans de naam van de vereniging, leiding/choreograaf, leeftijd en muziek); - eventueel nog andere informatie die op jazzdans betrekking heeft, zoals studiedagen, dansstages enz; - eventueel een voorwoord van de organiserende vereniging of regio. De coördinator zal dit bij u navragen. De programma s zijn gratis en worden op de Dance2Demo zelf uitgereikt aan toeschouwers en leiding. De Democrew zorgt ervoor dat deze op de dag zelf ter plaatse zijn. De organiserende vereniging kan eventueel eigen verenigings- of regio-informatie kwijt op een los inlegvel, dat bij het programma kan worden uitgedeeld. De kosten hiervoor zijn voor rekening van de vereniging of regio. Publiciteit Naast de KNGU, die voor publiciteit voor de Dance2Demo zorgt door in het bondsorgaan, het Gymmagazine en via de website regelmatig overzichten van de Dance2Demo s plaatsen, kan ook de organiserende vereniging zelf het nodige aan publiciteit doen. U kunt als organiserende vereniging de pers voor deze Dance2Demo uitnodigen en de benodigde informatie ruim tevoren aan het regioblad doorgeven. Daarnaast kan de vereniging een persbericht laten uitgaan naar: - de plaatselijke dagbladen; - advertentiebladen; - wijknieuws; - regionale bladen. Een voorbeeld van een persbericht vindt u in bijlage 2. Na afloop van de Dance2Demo kan desgewenst een verslag worden opgestuurd naar de pers en/of naar het bondsbureau. U kunt eventueel ook foto s meesturen. Het is mogelijk een eigen fotograaf aanwezig te laten zijn voor het maken van foto s of filmopnames. Het is niet mogelijk in het programma een advertentie op te nemen voor een commerciële fotograaf die zijn foto s via internet aanbiedt. 19