Draaiboek Rayon Rotterdam Zuid Draaiboek voor het organiseren van wedstrijden voor Rayon Rotterdam Zuid

Transcriptie

1 Draaiboek Rayon Rotterdam Zuid Draaiboek voor het organiseren van wedstrijden voor Rayon Rotterdam Zuid

2 Algemene informatie Aanspreekpunten rayoncommissie Penningmeester Monique Wacker Voorzitter Iris Vrijenhoek Juryzaken D1 en hoger + website Femke van der Beek femke.gymnastics@gmail.com Juryzaken D2 en lager Lisa van Rietschoten lisavanr99@gmail.com Algemene wedstrijdzaken Sylvana Stierman sylvana1988@gmail.com Website Rayon Rotterdam Zuid Op de website van het rayon is informatie te vinden met betrekking tot wedstrijden. Dit draaiboek en bijbehorende bijlagen, maar ook oefenstof en wedstrijduitslagen. De website is te vinden via Rekeningnummer Rayon Rotterdam Zuid NL95 RABO Gegevens Sporthal Sporthal de Sportmotor Jan Ligthartstraat Rotterdam T: +31(0) M:+31 (0) E: d.veldhoen@rotterdam.nl

3 Wedstrijddata Wedstrijd Organiserende vereniging Datum wedstrijd Versturen uitnodiging Uiterste inschrijfdatum Versturen Chrono 1 e Rayonwedstrijd E&S TurnSport Rhoon e Tuco wedstrijd GV Barendrecht Groepsspringen VIB e Minituco + herentuco Turnlust & WIK e Rayonwedstrijd GV Lombardijen Individueel springen Animo Hoogvliet e Tuco wedstrijd Thor e minituco + herentuco Turnlust & WIK

4 Organisatorische taken vereniging voorafgaand aan de wedstrijd Taak Wanneer Toelichting Uitnodigen verenigingen 10 weken voor de wedstrijd Er kan gebruik gemaakt worden van de voorbeelduitnodiging die als bijlage op de website staat. In de uitnodiging moet in ieder geval het volgende staan: - Datum wedstrijd - Plaats wedstrijd - Categorieën welke deel kunnen nemen - Uiterste inschrijfdatum (4 weken na versturen uitnodiging) Juryleden doorgeven 6 weken vooraf Na het ontvangen van de inschrijvingen de aangemelde juryleden doormailen naar juryzaken. Zij gaat dan verder met het indelen en benaderen van de juryleden. Maken en versturen chronologisch overzicht 4 weken voor de wedstrijd Na het ontvangen van de inschrijvingen, maakt de organiserende vereniging een chronologisch overzicht en een tijdschema. Deze wordt ter controle verstuurd naar de coördinator wedstrijdzaken van de rayoncommissie. Na akkoord kan deze, uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd, naar de verenigingen worden verstuurd. Uiterlijk twee weken voor de wedstrijd het definitieve chrono versturen. Ook aan juryzaken. Laat bij het chronologisch overzicht ook weten wanneer er wordt opgebouwd. Invullen telstaat Probeer bij het maken van het chronologisch overzicht korte rondes te maken met kleine groepjes. Maximaal 6 kinderen per groepje. Houd met het maken van de indeling ook rekening met juryleden. Zorg dat de hoge niveaus gedurende hele dag in dezelfde baan zitten, zodat juryleden niet elke ronde van baan hoeven te wisselen. Vul aan de hand van het chronologisch overzicht de telstaten in. We maken voor het turnen dames gebruik van de telstaat van de KNGU. Deze staat op de website. Mocht de organiserende vereniging er niet uitkomen, kan er navraag gedaan worden bij Femke van der Beek. Een handleiding is te vinden als bijlage op de rayonsite. Voor andere disciplines dient de vereniging zelf en telstaat te maken.

5 Begroting maken 4 weken voor de wedstrijd Gebruik het bestand die als bijlage op de website staat. Maak een begroting van de geschatte inkomsten en uitgaven. Vul ook het aantal deelnemers per vereniging in op het juiste tabblad. Mail de begroting samen met alle inschrijvingen, uiterlijk vier weken voor de wedstrijd, naar de penningmeester van de Rayoncommissie. We hebben als rayon van de KNGU de opdracht gekregen om geen verlies te maken. Om dit te realiseren moet er in de begroting minimaal 50 euro buffer per wedstrijd worden ingebouwd. De inkomsten moeten dus altijd 50 euro hoger zijn dan de uitgaven. EHBO Regelen 4 weken voor de wedstrijd Om de kosten te drukken, is het de bedoeling dat de organiserende vereniging eerst kijkt of ze zelf EHBO kunnen regelen. Wellicht zijn er train(st)ers, of ouders die in het bezit zijn van een EHBO diploma en tijdens de wedstrijden aanwezig willen zijn als EHBO er. Wanneer dit niet het geval is, moet dit uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd worden aangegeven bij de coördinator wedstrijdzaken. De rayoncommissie zal dan EHBO inhuren. Prijzen bestellen Wanneer aantal deelnemers bekend is. De prijzen kunnen besteld worden bij een winkel/webshop naar keuze. Let wel op de kosten. Een medaille mag maximaal 1,25 euro per stuk kosten voor turnwedstrijden en 1,00 euro voor springwedstrijden. Het aantal medailles per categorie is afhankelijk van het aantal deelnemers: 1 medaille: 1-3 deelnemers 2 medailles: 4-6 deelnemers 3 medailles: 7-9 deelnemers 4 medailles: deelnemers etc. Wanneer er op de wedstrijd afmeldingen zijn, dient de medaille verdeling te worden aangepast! Bij de minituco krijgen alle deelnemers een medaille. Attenties juryleden kopen Medailles die aan het einde van de wedstrijd over zijn gaan mee met het jurybureau. De juryleden ontvangen als dank voor hun inzet een VVV-bon. De waarde van de bon hangt af van het brevet wat zij bezitten: TD1: 10 euro voor een halve dag, 20 euro voor een hele dag TD2: 12,50 euro voor een halve dag, 25 euro voor een hele dag TD3: 15 euro voor een halve dag, 30 euro voor een hele dag

6 Naast de cadeaubonnen mag er best een persoonlijke attentie aan de juryleden gegeven worden. Echter is dit voor eigen rekening van de organiserende vereniging. Catering juryleden 3 weken voor de wedstrijd Geef uiterlijk drie weken voor de wedstrijd het aantal deelnemers door aan de beheerder van de sporthal. Dit in verband met de inkoop. De catering voor de juryleden moet volledig door de vereniging zelf geregeld worden. Denk aan de volgende zaken: - Koffie/thee - Frisdrank - Lunch - Versnaperingen voor op de jurytafels en eventueel andere versnaperingen voor tussendoor. Mocht het personeel van de sporthal toch iets moeten regelen voor de juryleden, geef dit dan ook uiterlijk drie weken voor de wedstrijd door aan de beheerder.

7 Organisatorische taken Rayoncommissie Taak Wanneer Toelichting Huren accommodatie Voor het nieuwe seizoen Vaststellen wedstrijddata Voor het nieuwe seizoen De wedstrijddata worden vastgesteld naar aanleiding van beschikbaarheid zaal en wedstrijdkalender van de KNGU. Er wordt geprobeerd zoveel mogelijk rekening te houden met andere wedstrijden. Inhuren EHBO 3 weken voor de wedstrijd Indien de organiserende vereniging geen eigen EHBO ers kan leveren, huurt de rayoncommissie op aanvraag EHBO in. Juryzaken 3 weken voor de wedstrijd Herinnering 1 week voor de wedstrijd Aangemelde juryleden informeren. Drie weken voor de wedstrijden een mail versturen met daarin de indeling juryleden, het chronologisch overzicht, het adres van de sporthal en het declaratieformulier voor de kilometervergoeding. Op de dag van de wedstrijd is de rayoncommissie verantwoordelijk voor het ontvangst van de juryleden en de juryvergadering. Versturen facturen wedstrijdgelden 2 weken voor de wedstrijd De penningmeester maakt facturen aan de hand van de inschrijvingen en verstuurt deze naar de verenigingen. Uitbetalen declaraties 2 weken na de wedstrijd De penningmeester betaalt uiterlijk twee weken na de wedstrijd de ingediende declaraties uit. Coördinatie wedstrijd De coördinatie van de wedstrijd ligt in principe volledig in handen van de organiserende vereniging. Wanneer de organiserende vereniging ergens niet uitkomt, kan er contact worden opgenomen met de coördinator wedstrijdzaken van de Rayoncommissie. Beheer materialen Alle materialen die worden aangeschaft, zijn bezit van het rayon. De rayoncommissie draagt zorg voor het beheer hier van. Wanneer er spullen zijn aangeschaft en daar blijft iets van over, dient dit afgeleverd worden aan de rayoncommissie.

8 Taken organiserende vereniging tijdens de wedstrijd Wat Coördineren op- en afbouwen Leiding overleg Bezetting Prijsuitreiking Inleveren spullen bij aanwezig persoon juryzaken Toelichting De vereniging dient toe te zien dat alle deelnemende verenigingen zowel bij het op- als afbouwen aanwezig zijn. Van iedere vereniging dienen er minimaal drie personen aanwezig te zijn, waarvan minimaal één train(st)er. Wanneer dit niet het geval is, dient dit (achteraf) teruggekoppeld te worden aan de coördinator wedstrijzaken van de rayoncommissie. De desbetreffende vereniging kan hier dan op worden gewezen. LET OP: ook verenigingen die niet in de eerste of laatste ronde zijn ingedeeld, dienen gewoon te helpen! Tip: Maak vooraf een taakverdeling waar in iedere vereniging verantwoordelijk is voor een toestel. Houdt voorafgaand aan de wedstrijd een leidingoverleg. Bespreek hier in ieder geval de volgende zaken: - Inturnen: (1&2 inturnen, 1 wedstrijd, 3 inturnen etc.) - Waar zitten de deelnemers die niet aan de beurt zijn - Opmarcheren - Presenteren aan de jury - Welke deelnemer begint wanneer (eerste toestel nummer 1, tweede toestel nummer 2 etc. of steeds nummer 1) - Bij wie train(st)ers terecht kunnen met vragen Er moeten mensen aanwezig zijn voor de volgende taken: - Muziek - Spreken - Invoeren cijfers - Schrijven diploma s - Catering Zorg dat voor het einde van een ronde de prijzen gesorteerd klaar liggen. Iemand van de organiserende vereniging deelt de prijzen uit. Tip: maak vooraf een lijst met categorieën en hoeveel medailles per categorie. Hier kunnen dan de namen op worden ingevuld en dit kan de spreker dan makkelijk gebruiken voor het oplezen van de namen. Na afloop van de wedstrijd worden de volgende zaken meegegeven: - USB stick met ingevulde telstaten

9 - Map met ingevulde jurybriefjes en lijsten prijsuitreiking per ronde - Overgebleven prijzen - Eventueel andere overgebleven materialen LET OP: De uitslagen worden nagekeken door iemand van de rayoncommissie. Pas hier na mogen de uitslagen naar de deelnemende verenigingen worden verzonden.

10 Materialen Te regelen door de rayoncommissie Telsysteem turnen dames Deze is beschikbaar via de website Geluidsinstallatie Er wordt gebruik gemaakt van de geluidsinstallatie van de Sportmotor Jurybriefjes Diploma s Wedstrijdnummers D-score mappen Alleen bij rayonwedstrijden Protestbriefjes Alleen bij rayonwedstrijden Bordjes baanaanduiding Bordjes toestelaanduiding voor opmars Tafels en stoelen Aanwezig in de sporthal USB Stick met vloermuziek Te regelen door organiserende vereniging Laptop(s) voor teltafel Muziek voor opmars/afmars en wisselen en muziek voor tussendoor. Toestellen Zet dit op cd of usb De toestellen die niet aanwezig zijn, moeten door de organiserende vereniging geregeld worden. Dit kan natuurlijk gevraagd worden aan andere verenigingen, maar de verantwoordelijkheid ligt bij de organiserende vereniging.