Stappenplan 2016 ORGANISATIE DANCE2DEMO VOOR DE COÖRDINATOR SAMENGESTELD DOOR DE WERKGROEP DANCE2

Transcriptie

1 Stappenplan 2016 ORGANISATIE DANCE2DEMO VOOR DE COÖRDINATOR SAMENGESTELD DOOR DE WERKGROEP DANCE2

2 Inhoudsopgave Voorwoord... 1 DE VOORBEREIDING... 2 Voorlopige inschrijving... 2 Definitieve inschrijving... 2 Organiserende vereniging e contact... 3 Informatie sporthal... 4 Publiciteit... 4 Maaltijden... 4 EHBO... 5 Bekijken van de sporthal... 5 Plannen van het programma... 5 Weekend Dance2Demo... 7 Schema vloerverkennen... 7 Samenstellen van het definitieve programma... 8 Programmaboekje... 9 Kleedkamerindeling Definitieve lijst Kosten en declaratie Uitnodigingen DE DAG ZELF Hoe laat wordt je verwacht Wat neem je mee Direct na aankomst regelen Vloerverkennen Bespreking leiding Presentje organiserende vereniging Selectieleden Dance2Demo's Opening Dance2Demo Aankondigen Waar moet je op letten tijdens het programma Sluiting Voorselectie Dance2Show Na afloop van het programma EN DAN Evaluatieformulier Definitieve selectie Dance2Show En tot slot Tijdsbalk voor de organisatie van de Dance2Demo Bijlagen Stappenplan Definitief inschrijfformulier Dance2Demo 2. 1 e Infobrief voor de leiding 2a. Brief 2 e keuze 3. Infobrief licht en geluid 4. Lichtplan 5. 2 e Brief aan de leiding 6. Evaluatieformulier coördinator 7. Adressen 8. Tekst (lady)speaker Werkgroep Dance2 Januari 2016

3 Stappenplan Voorwoord Voor je ligt het stappenplan voor het organiseren van Dance2Demo s. Dit stappenplan is speciaal bestemd voor jou als coördinator van een Dance2Demo en bevat een schat aan informatie en tips die je bij de planning, organisatie en uitvoering van pas zal komen. We weten uit ervaring dat het organiseren van een Dance2Demo veel tijd kost en aardig wat problemen met zich mee kan brengen, met name wanneer je het voor het eerst doet. Hoe dichter de dag van de Dance2Demo nadert, des te groter kan de werkdruk worden. Wij hopen dat we je met dit stappenplan een goede steun in de rug bieden en dat je je door al het werk niet uit het veld zult laten slaan. Om te beginnen raden we je aan dit stappenplan op je gemak door te nemen. In het eerste gedeelte lees je wat er zoal komt kijken bij het organiseren van een Dance2Demo, vanaf het moment waarop de leiding de voorlopige inschrijfformulieren aanvraagt tot en met het opruimen en indienen van je declaraties achteraf. Hoe verloopt de inschrijving, hoe stel je een programma samen, waar moet je zoal op letten, aan denken en nog veel meer. Het tweede gedeelte van het stappenplan bestaat uit een tijdsbalk waarop je in één oogopslag kunt zien wanneer het tijd is voor een bepaalde actie. Nog meer informatie vind je in het draaiboek voor de organiserende vereniging. Naast wat algemene informatie over de Dance2Demo zelf, staat hierin beschreven wat de standaardprocedure is voor het organiseren en hoe de taakverdeling is tussen de organiserende vereniging, de coördinator (jij dus) en de werkgroep Dance2 s. Bovendien kun je in het alfabetische gedeelte van het draaiboek snel antwoord vinden op een groot aantal vragen. Mocht je na het lezen van dit stappenplan of tijdens het organiseren van de Dance2Demo vragen hebben dan kun je natuurlijk altijd contact opnemen met één van de leden van de Werkgroep Dance2 of met de afdeling Sportparticipatie van het bondsbureau. Hun adressen en telefoonnummers vind je in bijlage 7. Heel veel succes, sterkte en natuurlijk ook veel plezier! De Werkgroep Dance2 Werkgroep Dance2 1

4 Stappenplan DE VOORBEREIDING In dit gedeelte worden alle punten welke betrekking hebben op de voorbereiding van een Dance2Demo uitvoerig beschreven. Voorlopige inschrijving Om zoveel mogelijk groepen mee te laten doen en zo weinig mogelijk leiding teleur te stellen, wordt er een voorlopige inschrijfdatum voor alle Dance2Demo s gehanteerd. De voorlopige inschrijvingen vinden plaats via loket.kngu.nl Je krijgt een Excel bestand g d met daarop alle gegevens van de leiding die zich voor jouw Dance2Demo( s) hebben ingeschreven. Tevens ontvang je (per post) de formulieren die je moet verzenden naar de leiding die zich bij jou hebben ingeschreven. Zo niet, neem dan contact op met de afdeling Sportparticipatie (zie bijlage 7 voor het adres). Mocht jouw Dance2Demo nog niet vol zitten, dan kan het zijn dat iemand van de werkgroep in de loop van de weken daarna nog contact met je opneemt om mensen te plaatsen die door omstandigheden te laat waren met inschrijven. Ieder jaar ontvangt de werkgroep ná de uiterste inschrijfdatum nog verzoeken om deel te nemen aan de Dance2Demo s. Dit zorgt voor veel werk en maakt het indelen moeilijk. Daarom is er besloten de inschrijfgelden voor aanmeldingen die na sluitingsdatum binnenkomen te verhogen. Deze late aanmeldingen zullen 5 euro bovenop het normale inschrijfgeld betalen. De leiding kan bij te laat inschrijven (altijd in overleg met de werkgroep en indien er nog plaats is) geen voorkeur meer aangeven, maar krijgen vanuit de werkgroep de keuze uit Dance2Demo s waar eventueel nog plaats is. Leiding kan zicht NOOIT inschrijven/aanmelden bij de coördinator!! Dit gebeurt altijd via de afdeling Sportparticipatie en/of Joke van Leeuwen (werkgroep Dance2). Definitieve inschrijving Je stuurt de leiding zoveel definitieve inschrijfformulieren (bijlage 1) toe als zij dansen hebben aangevraagd. We streven ernaar dat alle coördinatoren in de kerstvakantie de formulieren verzenden, zodat alle leiding op 1 januari weet of ze op hun eerste of tweede keuzes geplaatst zijn. Een deelnemende vereniging mag met maximaal 6 nummers meedoen op 1 Dance2Demo. Voor de organiserende vereniging geldt een maximum van 8 nummers. Bij een dubbele Dance2Demo wordt het aantal dansen verdubbeld. Bij een drievoudige Dance2Demo blijft het maximale aantal dansen per vereniging per DAG staan op 16 voor de organiserende vereniging en 12 voor een deelnemende vereniging. De mogelijkheid bestaat natuurlijk wel dat deze op zaterdag over 3 voorstellingen verdeeld kunnen worden. Indien niet alle inschrijvingen geplaatst kunnen worden, krijgen KNGU-leden voorrang. Vergeet niet eerst de uiterste inschrijfdatum en je naam en adres in te vullen (evt. middels stickers). Bovenaan de plaats van de Dance2Demo invullen met de datum is ook altijd makkelijk, dan kan de leiding zich niet vergissen voor welke Dance2Demo ze zich inschrijft. Bij deze formulieren voeg je een exemplaar van de 1 e infobrief (bijlage 2),die je op de laatste pagina van je eigen naam en handtekening hebt voorzien). Wanneer men op een 2 e keuze is geplaatst stuur je ook de brief 2 e keuze (bijlage 2a) De infobrief m.b.t licht en geluid en het lichtplan worden niet meer verstuurd, die kunnen de leidsters downloaden op (wedstrijdzaken -> dans -> dance2demo) of je stuurt hen deze per mail toe. Werkgroep Dance2 2

5 Stappenplan Zodra je de formulieren binnen krijgt, controleer je of ze volledig zijn ingevuld. Is dat niet het geval, neem dan telefonisch of schriftelijk contact op met de leiding, of stuur de inschrijfformulieren terug. Je kunt dit beter direct doen om te voorkomen dat je straks bij het maken van het programma met vragen zit en alsnog veel telefoontjes moet plegen. Bovendien staat onder aan het formulier uitdrukkelijk vermeld dat alleen compleet ingevulde formulieren zullen worden geaccepteerd. Op het formulier moet de leiding invullen of er bijzonderheden zijn (decor, attributen e.d.) indien er wensen zijn m.b.t. licht, geluid, decor e.d. neem dan zo snel mogelijk contact op met de coördinator van de Democrew (adres zie bijlage 7). Uiterlijk 2 maanden voor de Dance2Demo sluit de inschrijftermijn. Alle formulieren moeten dan binnen zijn. Pas op dat moment kun je definitief besluiten wat je gaat doen t.a.v. het programma (zie verder pagina 5). Iedereen weet wat een deadline is, maar de leiding is niet altijd geneigd zich daaraan te houden. Tip: een paar dagen vóór sluiting van de definitieve inschrijfdatum stuur je een mail en daarin wijs je op de deadline voor het inschrijven. Eventueel geef je de leiding nog een paar dagen (geef nieuwe deadline), hebben ze dan nog niet ingeschreven, dan géén deelname. Mocht dit gebeuren of dat leiding zelf aangeeft dat ze toch maar niet meedoen dan graag direct doorgeven aan Joke van Leeuwen. Het wijzigen van informatie door de leiding (bijv. dans/muziek) is na de definitieve inschrijving niet meer mogelijk! Dit zorgt voor extra werk en vertraging, bijvoorbeeld door het moeten versturen en ontvangen van nieuwe inschrijfformulieren, maar heeft soms ook consequenties voor de druk van het programmaboekje. Wat te doen als er na sluiting van de inschrijftermijn nog formulieren binnenkomen? Wat je gaat doen met inschrijfformulieren die te laat binnenkomen, hangt af van de hoeveelheid muziek die je op dat moment hebt. In principe heb je het recht om deze groepen niet meer toe te laten. Maar heb je eigenlijk te weinig muziek, dan kun je de late aanmeldingen nog prima gebruiken. In overleg met de Werkgroep Dance2, kun je beslissen om enkele dansen toch nog toe te laten. Aanmeldingen die later dan twee weken na sluiting van de inschrijftermijn binnenkomen zijn niet meer bruikbaar, want dan moet je inmiddels het schema vloerverkennen en het programma klaar hebben. Organiserende vereniging Als coördinator van een Dance2Demo zal je nauw samenwerken met de mensen van de organiserende vereniging of regio. Zij hebben de organisatie van deze Dance2Demo aangevraagd en voor de accommodatie gezorgd. Namens de Werkgroep Dance2 ben jij het centrale punt in de organisatie die de vereniging of regio met raad en daad bijstaat. Hierbij moet je je ook realiseren dat je spreekt en handelt namens de KNGU. Probeer dus zo veel mogelijk service te verlenen en beleefd te blijven, ook in probleemsituaties. 1 e contact In een zo vroeg mogelijk stadium neem je contact op met de (contactpersoon van de) organiserende vereniging. Vraag of het draaiboek is ontvangen en of je een duidelijke routebeschrijving naar de sporthal kunt krijgen. Tegelijkertijd vraag je de vereniging of het de eerste keer is dat zij een Dance2Demo organiseren. In dat geval zou het handig kunnen zijn als jij met de organiserende vereniging een vergadering belegt, waarin je de hele gang van zaken met ze kunt doorspreken en hun eventuele vragen kunt beantwoorden. Stel de vereniging in elk geval op de hoogte van het feit dat er geen voorverkoop van kaarten mag plaatsvinden. Een dergelijke vergadering zou je kunnen combineren met een bezoekje aan de sporthal (zie ook pagina 5). Werkgroep Dance2 3

6 Informatie sporthal Stappenplan De organiserende vereniging stuurt jou, zodra alle gegevens bekend zijn, het ingevulde informatieformulier waarop je alle gegevens over de sporthal vindt (een voorbeeld van dit formulier vind je als bijlage van het draaiboek). Neem bij opengelaten vragen direct contact op met de vereniging en verzoek hen de ontbrekende gegevens alsnog aan te vullen. Mochten er problemen zijn, dan kun je contact opnemen met één van de leden van de Werkgroep Dance2 of de afdeling Sportparticipatie op het bondsbureau. Publiciteit Vier tot vijf weken voor de Dance2Demo ontvangt de organiserende vereniging van het bondsbureau een aantal affiches voor publiciteitsdoeleinden. De vereniging moet zelf nog wel de aanvangstijd(en) van het programma (de programma s) invullen. Het is verstandig om rond die tijd contact op te nemen met de vereniging om te informeren of ze de affiches hebben ontvangen. Bovendien moet de vereniging van jou de aanvangstijd(en) horen. Verder vragen we jou om de District Technisch Medewerker uit de betreffende regio te informeren over jouw Dance2Demo (dag/tijden e.d.). Dan kan deze informatie in het district gecommuniceerd worden, bijv. via nieuwsbrief of op de website. (Zie bijlage 7 voor de mailadressen.) Maaltijden Een week of drie vóór de Dance2Demo neem je nogmaals contact op met de organiserende vereniging om aan hen door te geven voor hoeveel personen er tijdens de Dance2Demo voor een maaltijd moet worden gezorgd. Tel eerst goed hoeveel personen er bij jouw Dance2Demo meeeten en geef niet zo maar het maximale aantal! De kantine zal dat aantal ook in rekening brengen. In het draaiboek is de organiserende vereniging verzocht om een aparte ruimte te regelen waar de medewerkers rustig kunnen eten. De organiserende vereniging spreekt ook van tevoren met de kantinebeheerder af waaruit de maaltijd zal bestaan. Jij krijgt van een van de crewleden je consumptie- & maaltijdbonnen. Betreft het een lunch, dan zou deze kunnen bestaan uit een kop soep, belegde bruine broodjes, iets warms, fruit; koffie, thee, melk en karnemelk. Valt de maaltijd aan het begin van de avond, dan wordt gedacht aan een warme maaltijd bijvoorbeeld in de vorm van chinees, pizza, pasta of iets dergelijks. Voor de volgende mensen wordt een maaltijd verzorgd: - organisatieteam vereniging/regio *) coördinator Dance2Demo 1 - EHBO-medewerkers. 2 - Democrew lichttechnici Democrew geluidstechnici Selectieleden. 2 17* *) Indien voor meer personen een maaltijd nodig is, dient er overleg plaats te vinden met de Werkgroep Dance2. Prijzen die we berekenen voor maaltijden kun je vinden onder Prijsinformatie (zie bijlage 4 van het draaiboek) Werkgroep Dance2 4

7 EHBO Stappenplan Heeft de vereniging aan de EHBO gedacht? Vaak moet deze vooraf bij de plaatselijke vereniging voor EHBO worden aangevraagd. Controleer of dit is gebeurd en of de EHBO ook aanwezig is bij het opbouwen en het afbreken. Bekijken van de sporthal Het kan zinvol zijn als jij als coördinator van tevoren in de sporthal poolshoogte gaat nemen, bijvoorbeeld om na te gaan of de hal écht lichtdicht is, hoe de voorzieningen zijn, enzovoort. Je kunt dit eventueel combineren met de vergadering met de organiserende vereniging/regio. Is die vergadering niet gepland en woon je ver weg van de sporthal, dan kun je ook iemand anders vragen een kijkje voor je te gaan nemen. Plannen van het programma Direct na sluiting van de inschrijftermijn tel je de tijden van de nummers bij elkaar op. Dit mag natuurlijk ook eerder, want hoe eerder je overzicht hebt over de totale tijdsduur, des te sneller kun je maatregelen nemen als blijkt dat je te weinig nummers hebt. Denk eraan dat ook het wisselen tussen de nummers tijd kost (minimaal 30 seconden). En vergeet niet bij gebruik van een rekenmachine: 1 uur = 60 minuten. Nummers langer dan 5 minuten worden niet geaccepteerd! Ook de coördinator mag hier geen toestemming meer voor geven na een verzoek van de leiding. Leiding kan een voorkeur aangeven voor ochtend-, middag-, of avondprogramma. Dit is een wens, geen eis. De coördinator beslist! Voor een korte Dance2Demo van 20 nummers zonder pauze (zaterdag bij 3 Dance2Demo's) is het fijn om tot 1,5 uur muziek en wisselingen te komen. Voor de andere Demo's geldt dat 3 uur muziek (incl. wisselen) het maximum is! Het mooiste zou zijn als je rond de 2,5 uur uit zou komen. Heb je dus tussen de 1,5 en 3 uur muziek (incl. wisselen), dan staat in principe niets je meer in de weg om een normaal programma te gaan samenstellen. Overleg wel even met de leden van de Werkgroep, het kan zijn dat in jouw sporthal minder capaciteit is en je dus een kleinere voorstelling dient te maken. Voorbeeld: enkele Dance2Demo Zaterdag Zondag Opbouwen uur uur Vloerverkennen uur uur Pauze (diner / lunch) uur uur Voorstelling, inclusief 30 min. pauze uur uur Opruimen uur uur Voorbeeld: dubbele Dance2Demo Zaterdag Opbouwen Vloerverkennen 1 e programma Pauze, kaartverkoop en zaal open (lunch) Eerste voorstelling, inclusief 30 min. pauze Pauze Vloerverkennen 2 e programma Pauze, kaartverkoop en zaal open (diner) Tweede voorstelling, inclusief 30 min. pauze Opruimen uur uur uur uur uur uur uur uur uur Werkgroep Dance2 5

8 Stappenplan Zondag Opbouwen Aanleren sluiting 1 e programma Eerste voorstelling, inclusief 30 min. pauze Pauze (lunch) Aanleren sluiting 2 e programma Tweede voorstelling, inclusief 30 min. pauze Opruimen uur uur (zaal open en kaartverkoop) uur uur uur (zaal open en kaartverkoop) uur uur Voorbeeld: Drievoudige Dance2Demo op zaterdag Zaterdag Opbouwen uur Inleveren muziek, lichtplan uur Pauze, kaartverkoop en zaal open (lunch) uur Eerste voorstelling, zonder pauze uur Pauze (snack crew) uur Inleveren muziek, lichtplan, kaartverkoop en zaal open uur Tweede voorstelling, zonder pauze uur Pauze uur Inleveren muziek, lichtplan uur Pauze, kaartverkoop en zaal open (diner) uur Derde voorstelling, inclusief 30 min. pauze uur Opruimen uur Voorbeeld: weekend Dance2Demo Zaterdag Zondag Opbouwen uur geen opbouw Vloerverkennen 1 e programma uur uur (aanleren sluiting) Pauze (lunch op zaterdag) uur (start kaartverkoop) uur (start kaartverkoop) Eerste voorstelling, incl. 30 min. pauze uur uur Pauze (lunch op zondag) uur uur Vloerverkennen 2 e programma uur uur (aanleren sluiting) Pauze (diner) uur (start kaartverkoop) uur (start kaartverkoop) Tweede voorstelling, incl. 30 min. pauze uur uur Opruimen geen afbouw uur Voorbeeld: Dance2Demo na een wedstrijd (zonder inoefenen!) Zaterdag Opbouwen voor aanvang wedstrijden Zaal open voor deelnemers Dance2Demo uur Aanleren sluiting uur Bespreking leiding uur Start kaartverkoop, zaal open, diner uur Voorstelling uur Opruimen uur Let op: De demodagen zijn (incl. reistijd) voor de Democrew vaak veel te lang. De dagen mogen niet langer dan 12 uur duren (uitgezonderd i.c.m. met een voorronde NK Jazzdans). De coördinator dient de indeling van de dag in overleg met Democrew te maken, dus eerst naar de Democrew sturen ter goedkeuring en dan pas naar leiding. Houd ook zoveel mogelijk de planning aan zoals deze in de voorbeelden worden aangegeven* (de indeling wordt nog te vaak naar eigen inzicht gemaakt en is daarom op elke demo anders). *Om hele lange dagen te voorkomen, zijn we waarschijnlijk genoodzaakt om het vloerverkennen volledig te schrappen (wordt ook bijna niet meer gedaan). Met de Democrew wordt er gekeken naar nieuwe tijdsschema s. Werkgroep Dance2 6

9 Weekend Dance2Demo Stappenplan Een weekend Dance2Demo organiseren kan natuurlijk alleen als de organiserende vereniging zich hiervoor heeft aangemeld in verband met aanvragen van de sporthal. Dit houdt in dat er op zaterdag een dubbele Dance2Demo gedraaid zal worden en op de zondag nog een dubbele er achteraan. Voordeel is dat in de tijdsplanning het opruimen van de zaterdag en het opbouwen van de zondag kan worden geschrapt. Dit weekend vraagt echter wel meer inzet van vrijwilligers. Een mogelijkheid is om de zondag door een andere vereniging en coördinator te laten organiseren en het dus als aparte Dance2Demo te behandelen. Als één coördinator dit op zich neemt, zal er organisatorisch wel wat verwacht worden. Alle papieren moeten dan goed gescheiden van elkaar gehouden worden. Schema vloerverkennen (*indien van toepassing) Weet je de definitieve tijdsduur, dan kun je beginnen met het maken van het schema voor het vloerverkennen. Vaak is er geen tijd (meer) voor omdat de Dance2Demo's te vol zitten. Een zaterdagavond Dance2Demo na een wedstrijd heeft geen tijd voor vloerverkennen, een dubbele zondag demo en een zaterdag met 3 Dance2Demo's ook niet. Wil je toch vloerverkennen met weinig tijd, geef jong kindergroepen dan voorrang. Bij twijfel raadpleeg je een van de werkgroepleden. Begin ongeveer 2,5 uur (afhankelijk van het aantal deelnemers) voor aanvang van het eigenlijke programma met vloerverkennen en zorg dat je daarmee ongeveer één uur voor aanvang klaar bent. Twee minuten vloerverkennen per nummer is lang genoeg, het gaat om de plaatsbepaling!! Neem zelf een stopwatch mee! Houd bij het opstellen van het schema vloerverkennen rekening met de wensen van de leiding i.v.m. vervoer. Afhankelijk van de afstand van woonplaats tot de sporthal en de daarvoor benodigde reistijd deel je de groepen in: dichtbij wonende groepen eerst, groepen die van ver moeten komen later. Houd minimaal een ½ uur pauze tussen het vloerverkennen en het begin van het programma. Neem de tijd om rustig te kunnen eten. Als het schema helemaal naar wens is, maak je de definitieve versie op het formulier dat je achter in dit stappenplan vindt. Wat moet er in deze brief komen te staan: (Alle coördinatoren gebruiken hiervoor bijlage 5!) - naam coördinator (jouw naam dus); - naam organiserende vereniging; - naam, adres en telefoonnummer van de sporthal; - datum en dag van de Dance2Demo; - tijdsindeling van de hele dag, zoals: - opbouwen geluid, licht en decor; - vloerverkennen; - aanvang kaartverkoop; - begin programma, pauze en einde programma; - het daadwerkelijke schema voor vloerverkennen (zonder muziek) inclusief sluiting; - tijdstip voor bespreking met de leiding; - mededeling dat bij kindergroepen tot 6 jaar per 10 kinderen 1 persoon als hulpleiding is toegestaan en dat er bij kindergroepen tot 12 jaar per 15 kinderen 1 persoon als hulpleiding is mee mag.. - vermeldt hoeveel deelnemers er meedoen (indien mogelijk opgedeeld in kinderen en volwassenen); - tip aan de leiding dat chauffeurs (bus of personenauto s) niet gratis naar binnen mogen (eventueel kunnen kosten van entreebewijzen met vereniging worden geregeld); - vermelding wie aanwezig is van de sponsors. - mededeling dat de groepen worden geacht te blijven tot en met de sluiting! Indien hier geen gehoor aan wordt gegeven kan dit consequenties hebben voor een uitnodiging voor de Dance2Show. Wanneer er een reden is om niet tot het eind te blijven dient hier vooraf contact over te zijn met de coördinator. Werkgroep Dance2 7

10 Stappenplan Stuur met het schema voor vloerverkennen de routebeschrijving die je van de organiserende vereniging/regio hebt gekregen. Schema en routebeschrijving stuur je ca. vijf weken voor de Dance2Demo op naar: - Els van de Mast, Sportparticipatie Bondsbureau; - Doreen Weyers, Werkgroep Dance2 - Joke van Leeuwen, Werkgroep Dance2; - de Democrew: dance2@democrew.nl - Selectieleden *) - Sponsor *) - organiserende vereniging/regio; - leiding deelnemende verenigingen. *) Stuur de papieren alleen naar de selectieleden en de sponsor die op jouw Dance2Demo aanwezig zijn. De meeste adressen staan in bijlage 7 van dit stappenplan. De werkgroep geeft geen adresen/of telefoongegevens van selectieleden vrij i.v.m. privacy, wil je deze graag hebben, vraag deze dan persoonlijk op via een aan de selectieleden. Verstuur zoveel mogelijk (tijdig) via mail! Samenstellen van het definitieve programma Het samenstellen van een programma is een hele klus. Je moet min of meer op de gok afgaan en je wilt toch een programma maken dat leuk en afwisselend genoeg is om het publiek te blijven boeien. Hier volgt een aantal tips die je bij dit karwei van dienst kunnen zijn: Tel het aantal dames-, tiener- en kindergroepen en verdeel ze vóór en na de pauze. Heeft een leid(st)er veel nummers, dan verspreid je die over het programma. Wissel grote en kleine groepen zo veel mogelijk af, en zorg voor variatie wat betreft langzame en snelle-, show- en jazznummers. Let op de kleding; bijv. niet drie groepen in het zwart achter elkaar. Houd rekening met de wensen van de leid(st)er wat betreft plaatsing in het programma (i.v.m. vervoer). Doen deelnemers aan andere nummers mee, zet deze nummers dan uit elkaar. Houd rekening met groepen die tussen meerdere nummers moeten verkleden of groepen die veel grimeerwerk hebben. Reken ongeveer 5 minuten voor een opening met een openingswoord van de voorzitter van de organiserende vereniging. Zet een leuk, flitsend (eventueel massaal) nummer als eerste nummer na de opening neer. Probeer voor en na de pauze met een goed nummer te eindigen c.q. te beginnen. De organiserende vereniging mag bij een dubbele Dance2Demo in beide programma s meedoen. Sluit de Dance2Demo met alle deelnemers af. Het kan heel handig zijn om kleine briefjes te maken van alle nummers met daarop een aantal belangrijke gegevens, zoals Vereniging XXX/dames/20/slow/witte rokken/muziek. Met deze briefjes kun je dan net zo lang schuiven tot je tevreden bent over de samenstelling van je programma. Werkgroep Dance2 8

11 Stappenplan Na het maken van het programma van een dubbele of drievoudige Dance2Demo moet je even checken of de verdeling middag/avond van het deelnemersaantal ook eerlijk is. Er moet zó geschoven worden dat je maximaal 500 deelnemers totaal en ongeveer 100 deelnemers per kleedkamer hebt. De voorkeurskeuze voor middag/avond (inschrijfformulier) is van de leiding alleen een keuze geen wet. Jij als coördinator bepaalt of hieraan voldaan kan worden of niet. Eventuele chantage ( nou, dan doe ik niet mee o.i.d.) wordt niet getolereerd. DE coördinator MOET voorkómen dat er teveel kindergroepen in 1 demo zitten. Voorkeur voor ochtend/middag/avond mag aangegeven worden, maar is geen wet. De coordinator neemt niet klakkeloos de voorkeur over maar bepaalt of er ook groepen naar de avond gaan (en dan wellicht in de pauze naar huis mogen). Dit om overvolle tribunes te voorkomen. Als je (te)veel kindergroepen en dus veel deelnemers (en mogelijk te veel publiek hebt: kindergroepen nemen meer publiek mee) dan moet je de verdeling naar 3 Dance2Demo's doen of schuiven met de kindergroepen zodat de verdeling weer klopt. Of de leiding instrueren (leidingbrief aanpassen) bij mogelijk teveel publiek: maximaal 2 personen per deelnemer meenemen, en vol=vol (eigen risico voor publiek). Dit alleen hanteren wanneer je teveel publiek verwacht (het is geen standaard regel!) Raadpleeg iemand van de werkgroep als je twijfelt. Programmaboekje Als je het programma hebt samengesteld, moet je het in het daartoe bestemde Word-bestand invoeren. Er is een document beschikbaar waarin heel gemakkelijk de gegevens van het programma kunnen worden ingevoerd. Dit document is te downloaden van de website van de KNGU ( Let erop dat je de naam van de presentator vermeld (vergeet niet (lady) weg te halen als een heer de aankondiging verzorgt). Voor in het boekje komt een algemeen welkomstwoord, dat voor iedere Dance2Demo hetzelfde is en door de Werkgroep Dance2 wordt verzorgd. Eventueel kan het welkomstwoord vervangen worden door een voorwoord van de organiserende vereniging, deze moet jij dan in het bestand plaatsen (denk eraan dat er in het programmaboekje weinig plaats is, dus meld aan de vereniging dat het een kort voorwoord moet zijn). Het Word bestand met het programma dien je te mailen naar het secretariaat van de KNGU: Els van de Mast, vandemast@kngu.nl LET OP: De gegevens voor het programmaboekje moeten echt 4 weken voor de Dance2Demo bij het secretariaat binnen zijn, anders kunnen de programma s niet op tijd worden gedrukt. Zeker niet als er meerder Dance2Demo s op een dag of in een weekend zijn. DUS: Vanaf 4 weken voor de Dance2Demo is het NIET MEER MOGELIJK om van nummer/dans/muziek te wisselen. Dus zeker niet (wat nogal eens voorkomt) op de dag zelf! Jij als coördinator bent niet meer bevoegd om wijzigingen aan te brengen in het programma nadat je het naar de KNGU hebt g d. Dit omdat alle formulieren die op de dag zelf gebruikt gaan worden (selectie-, geluids- en belichtingsformulieren) dan al gemaakt zijn. Mocht hierdoor bij leiding problemen ontstaan dan kun je contact opnemen met de Werkgroep Dance2 (zie adressenlijst in bijlage 7). Vergeet niet voor jezelf een kopie te maken! Je hoeft geen kopie naar de leiding te sturen. Werkgroep Dance2 9

12 Kleedkamerindeling Stappenplan Volgende stap is het maken van de kleedkamerindeling. Voordat je dat kunt doen moet je natuurlijk eerst weten hoeveel ruimte je beschikbaar hebt. Deel het totale aantal deelnemers door het aantal kleedkamers. 100 Deelnemers per kleedkamer is weliswaar veel, maar niet ongebruikelijk voor zo n dag. Bekijk of er nog andere ruimten als kleedkamer te gebruiken zijn? Misschien is er een bergruimte aanwezig waar je een grote kindergroep in kunt plaatsen. De volgende tips helpen je bij het indelen: Laat de verschillende groepen van één vereniging of leidster zo veel mogelijk bij elkaar. Pak het schema vloerverkennen erbij en begin met in iedere kleedkamer één groep te zetten. Laat niet 1 kleedkamer tot het laatst toe leeg, want de deelnemers gaan er toch zelf in en dan klopt jouw indeling niet meer, met alle gevolgen van dien. Moet je toch 1 kleedkamer langer leeg laten, omdat bijvoorbeeld die ene grote groep pas laat arriveert, laat dan iemand op de dag zelf de boel in de gaten houden en ervoor zorgen dat de kleedkamer niet door anderen wordt ingenomen. Houd bij de indeling ook rekening met de volgorde van de groepen in het programma. Zo voorkom je dat bijvoorbeeld drie groepen in één kleedkamer zich allemaal tegelijk moeten verkleden. Schrijf de namen van de verenigingen met een dikke stift op de kleedkamerposters en plak deze op de dag zelf op de desbetreffende kleedkamerdeuren. Hang ook in elke kleedkamer een programmaboekje. Heb je veel deelnemers, laat dan de leiding voor de kinderen vuilniszakken met naamkaartjes meenemen. Ze kunnen dan hun spullen buiten de kleedkamer zetten, zodat die weer voor andere groepen vrij komt. De kleedkamerposters vind je in het pakket dat je krijgt opgestuurd. Maak de posters van tevoren in alle rust thuis en vergeet ze niet op de dag zelf mee te nemen. Definitieve lijst Nadat je alles hebt vastgelegd en je weet wat het definitieve programma is, wordt je verzocht het Excel bestand dat je hebt ontvangen van Joke van Leeuwen, met alle aanvragen aan te passen aan het definitieve programma. De lijst met de definitieve dansen moet je dan retour mailen naar Joke van Leeuwen (zie adres in bijlage 7), zodat zij weet hoeveel van de daadwerkelijk aangevraagde dansen ook in het definitieve programma zijn gekomen. Kosten en declaratie De kosten die je maakt, worden achteraf vergoed. Houd daarom goed bij wat je uitgeeft en vraag van alles bonnen! Om te proberen de uitgaven in de pas te laten lopen met de inkomsten, verzoeken we je dringend zo zuinig mogelijk te werken, maak dus zo veel mogelijk gebruik van . De Werkgroep Dance2 beschikt voor de Dance2Demo s namelijk over een beperkt budget. De volgende kosten kunnen worden gedeclareerd: Portokosten (bonnen) - opsturen inschrijfformulieren en infobrief; - opsturen schema vloerverkennen en routebeschrijving via mail! Werkgroep Dance2 10

13 Telefoonkosten - laat je i.v.m. bezuiniging zo veel mogelijk terugbellen; - reken zelf de kosten uit; dus niet het aantal minuten opgeven! Stappenplan Kopieerkosten (bon) - Voorkom zoveel mogelijk kopieerkosten. Heb je toch kosten gemaakt, dan kun je deze declareren mits je de bon bijvoegd. - Reiskosten - voor 1 keer vergaderen met de organiserende vereniging (gecombineerd met bekijken van de sporthal); - de Dance2Demo zelf. Zak drop/snoepjes op de dag zelf. Hieronder vind je een aantal tips voor het bezuinigen: Maak zoveel mogelijk gebruik van Doe niet meer porto op een enveloppe dan vereist is. Maak je kopieën zo goedkoop mogelijk. Dubbelzijdig kopiëren scheelt niet in kopieerkosten, maar wel in gewicht en dus in portokosten! Is kijken naar een sporthal echt noodzakelijk? Of kun je het met een telefoontje af? Eventueel kun je een bezoek aan de sporthal laten samenvallen met de vergadering met de organiserende vereniging. Of misschien ken je iemand die dichterbij woont en namens jou kan gaan kijken. De wijze van declareren is sinds 2013 gewijzigd. Het declaratieformulier vind je op (meer -> bondsinformatie -> declaraties). Het ingevulde declaratieformulier stuur je na afloop van de Dance2Demo, samen met kwitanties/bonnen, naar de afdeling Declaraties van de KNGU, declaraties@kngu.nl Uitnodigingen Je hebt als coördinator recht op een aantal genodigdenkaarten voor mensen die jij graag wilt uitnodigen. Denk bijvoorbeeld eens aan je partner, vriend of vriendin die steeds de telefoon heeft aangenomen thuis! Ook je ouders, broer of zus zijn van harte welkom. De kaarten kun je aanvragen bij het Bondsbureau, Sportparticipatie (voor het adres zie bijlage 7). Met het oog op de eindafrekening van de kassa is het handiger om de speciale genodigdenkaarten te gebruiken dan om toegangskaarten te reserveren en aan de kassa klaar te laten leggen. DE DAG ZELF In dit gedeelte worden alle punten welke betrekking hebben op de dag van de Dance2Demo uitvoerig beschreven. Hoe laat word je verwacht Je bent gelijk met de Democrew in de sporthal aanwezig. De Democrew van de KNGU meldt zich bij aankomst bij jou, waarna jij ze voorstelt en doorverwijst naar de sporthalbeheerder en de mensen van de organiserende vereniging. Mocht de Democrew om wat voor reden dan ook vertraagd zijn, dan zullen zij zo snel mogelijk telefonisch contact met je opnemen. Jij als coördinator bent dus het eerste aanspreekpunt voor de Democrew! Werkgroep Dance2 11

14 Wat neem je mee Stappenplan - Alle inschrijfformulieren in de volgorde van het programma; - Schema vloerverkennen; - Tekst (lady)speaker met aantekeningen voor de aankondiging; - Lijst met de groepen en de leiding in volgorde van het voorstellen; - Kleedkamerindeling op posters; - Extra blanco papier, stift, plakband, schaar, pennen; - Gym- of dansschoenen; - Dik vest of dikke trui (het is meestal koud); - Lekkere snoepjes, want de dag duurt lang; - Een hoop geduld en een vriendelijke lach. Direct na aankomst regelen - Maak kennis met de andere medewerkers en vergeet de kantinebeheerder niet (koffie!). - Leg goed contact met de sporthalbeheerder, want dat is alleen maar gemakkelijk. - Laat de kleedkamerindelingen en een programmaboekje op de deuren van de kleedkamers plakken - Je zit naast de licht- en geluidstechnici. Tafel en stoelen hebben zij al; jij hoeft alleen voor je eigen tafel en stoel te zorgen (sporthal). - Zorg ervoor dat de consumptie- en maaltijdbonnen worden uitgedeeld. - Vraag iemand van de vereniging de zaalwacht jou en de KNGU mensen regelmatig te voorzien van koffie en fris, want jullie kunnen niet weg van de tafel (als je tenminste zelf het vloerverkennen doet en de (lady-)speaker bent). - Is de EHBO aanwezig? Waar zitten zij? - Zijn de nooduitgangen vrij? - Hebben jij en de organiserende vereniging/regio uitnodigingen verstuurd, dan moeten - deze genodigdenplaatsen vrijgehouden worden op de tribune. Zorg voor goede plaatsen; de mensen moeten over de regietafel heen kunnen kijken. - Vraag aan de Democrew jouw badge en eventuele posters die moeten worden opgehangen. - Kijk of er voldoende ruimte voor de sponsor is en of de plaats waar zij staan geschikt is. Zij hebben zeker twee tafels nodig. Vloerverkennen - Roep regelmatig om dat de leiding zich bij de geluidstafel meldt met de muziek. Vink ze af op het schema vloerverkennen en geef de leiding een programmaboekje mee. - Houd je strikt aan het schema vloerverkennen; het loopt sneller uit dan je denkt. Mocht je te laat begonnen zijn, loop dan in door alle groepen een halve minuut minder tijd te geven. - Geef aan de leiding door dat ze de belichtingsplannen doornemen met de technici. De zaal gaat normaliter 1 uur voor aanvang van het programma open voor het publiek, direct met de kaartverkoop. Tijdens het vloerverkennen is de zaal voor publiek gesloten. Op dubbele zondag Dance2Demo s en de drievoudige zaterdag Dance2Demo s is de indeling anders ( zie schema s op pagina 6). Werkgroep Dance2 12

15 Bespreking leiding Stappenplan De leidingbespreking is verplicht!! Na het vloerverkennen roep je de leiding bij elkaar en vertel je ze de volgende punten: 1. Eventuele wijzigingen in het programma; 2. Hoe de opening werkt; 3. Zelf het programma in de gaten houden; 4. Bij aankondiging van je dans gelijk gaan klaarstaan; 5. Houd deelnemers stil en laat ze klaarstaan achter de coulissen, niet erin (storend); 6. Sieraden af en kauwgom uit; 7. Deelnemers mogen kijken maar dienen wel op de matten te zitten en niet ervoor; 8. Zeer storend gedrag van deelnemers aan de kant (boe-geroep, dansjes oefenen) kan leiden tot uitsluiting van de Landelijk Dance2Demo. 9. Groepen die niet zelfstandig (dus met aanwijzingen of voordoen van de leiding) hun dans kunnen uitoefenen worden niet geselecteerd voor de Dance2Show. 10. Welke vereniging wil er volgend jaar een Dance2Demo organiseren, of welke leiding wil helpen met coordineren en selecteren: we zoeken altijd nog meer hulp. Wat te doen als de Democrew niet op tijd aanwezig is? Geen paniek. Als zij nog geen contact met jou hebben opgenomen, bel dan met de coördinator van de Democrew (telefoonnummer: zie bijlage 7). Weet je je niet goed raad, dan kun je proberen te bellen met de Werkgroep Dance2 (telefoonnummers in bijlage 7). Let op: Privé (geheime) nummers worden vaak niet aangenomen! Wordt er niet opgenomen, laat dat een voic bericht achter en spreek naam en telefoonnummer in. Presentje organiserende vereniging De organiserende vereniging krijgt een klein presentje voor het regelen van de vrijwilligers die nodig zijn om de hele dag vlekkeloos te kunnen laten verlopen. Dit presentje (een tiental) wordt door de Democrew meegenomen, het is de bedoeling dat jij als coördinator ervoor zorgt dat het terecht komt bij de vrijwilligers van die dag. Vraag ernaar bij de Democrew. Het makkelijkste is als jij de contactpersoon van de vereniging alle 10 de presentjes geeft, zodat hij/zij ze naar eigen inzicht kan uitdelen. Selectieleden Dance2Demo s Tijdens de Dance2Demo zijn er twee (soms drie) selectieleden aanwezig om het programma te bekijken in verband met de selectie voor de Dance2Show. Wie dat zijn, wordt je van tevoren meegedeeld. Het is een goede gewoonte dat jij als coördinator de selectieleden en de contactpersoon van de organiserende vereniging aan elkaar voorstelt. Let op: geef alle (volgens het programma) genummerde inschrijfformulieren aan het einde van de Dance2Demo aan één van de selectieleden mee. Deze kunnen samen met de selectieformulieren in de daarvoor bestemde enveloppe. Werkgroep Dance2 13

16 Opening Dance2Demo Stappenplan De Dance2Demo wordt geopend met een Dance2Demo-tune (heeft de Democrew): het teken voor deelnemers en publiek dat de Dance2Demo van start gaat. Hierna zal de (lady)speaker de Dance2Demo openen. In de meeste gevallen zul je dit zelf zijn maar het is ook mogelijk dat je iemand anders bereid hebt gevonden deze taak van je over te nemen. In dat geval neem je de tips voor het aankondigen die hieronder worden vermeld met de betrokken persoon door. De (lady)speaker heet alle genodigden en het publiek welkom en geeft desgewenst het woord aan de spreker van de organiserende vereniging of regio. Voordat je met het eigenlijke programma begint, wijs je het publiek nog even op de nooduitgangen en de aanwezigheid en plaats van de EHBO en het uitzetten van mobiele telefoons. Weet je wie er van de organiserende vereniging/regio opent en sluit? Noteer de namen en de functies van de desbetreffende personen zodat je ze kunt aankondigen. Spreek van tevoren af wie wat zegt en wie, wie voorstelt, zodat niet twee keer hetzelfde wordt gezegd. Aankondigen In bijlage 8 vind je de tekst voor de lady(speaker) die je kunt gebruiken bij aan- en afkondigen. Kondig de nummers kort en bondig aan! Je dient hiervoor de aangeleverde aankondigingen te gebruiken! Mochten ze echt te lang zijn, dan mag je dit naar eigen inzicht inkorten. Bij twijfel kun je ook contact opnemen met de desbetreffende leiding. Vertel eventueel iets meer van de groep als er leuke of interessante dingen op het inschrijfformulier bij bijzonderheden worden vermeld. Heb je een lang programma, dan kun je dit niet te uitgebreid doen Tussen de nummers door kun je eventueel iets vertellen over andere activiteiten zoals: - Dance2Show; - Voorrondes NK jazzdans (data en plaatsen); - studiedagen en dansstages; - de kledingstand in de hal (GK of Django Sportswear). Het is vrij donker in de sporthal, maar bij de regietafel is er voor jou een eigen lampje, zodat je je aantekeningen voor het aankondigen in ieder geval kunt lezen. Let op: als je tekst wilt markeren, doe dat dan niet met geel. Deze kleur valt slecht op in het schemer. Voor de pauze vertel je duidelijk hoe lang de pauze duurt en hoe laat het programma weer begint. Bovendien druk je de mensen op het hart dat men geen etenswaren, drankjes of glaswerk mee de zaal in neemt. Waar moet je op letten tijdens het programma Praat niet met je buurman/vrouw als de microfoon open staat, want de hele hal geniet dan met je mee. Let erop dat de deelnemers naast de vloer niet al te rumoerig worden of dat er niet teveel voor het publiek langs wordt gelopen. Verzoek zo nodig om meer stilte. Tijdens de Dance2Demo worden de tijden van de verschillende nummers geklokt. Zoals je weet zijn nummers langer dan 5 minuten niet toegestaan. Is een nummer toch langer dan 5 minuten dan zal de geluidstechnicus dat aan je doorgeven. Na 5 minuten zal hij of zij de muziek na overleg wegdraaien. Werkgroep Dance2 14

17 Stappenplan Na afloop van de Dance2Demo geef jij aan de leiding van de groepen met nummers langer dan 5 minuten door dat zij van deelneming aan de Dance2Show zijn uitgesloten, geef dit ook door aan de selectieleden die op jouw Dance2Demo aanwezig zijn. Sluiting Vóór het laatste nummer wordt er meestal een slotwoord gesproken, worden de medewerkers bedankt en wenst men iedereen wel thuis. Roep ook om dat de leiding hun CD s komen afhalen. Dat vergeten ze nog wel eens! Spreek weer duidelijk af wie dit doet: jij of iemand van de organiserende vereniging. De coördinator hoeft de medewerkers niets aan te bieden. Als de vereniging ze een aardigheidje wil geven mag dat natuurlijk, maar dan wel op hun kosten. Soms gaan publiek en deelnemende groepen halverwege het programma weg. Dit is zeker niet leuk voor de groepen die als laatste optreden (voor deelnemers ook niet toegestaan). Een massale sluiting waaraan alle deelnemende groepen meedoen, is een probaat middel om dit te voorkomen. De choreografie van de sluitingsdans wordt gemaakt door de Werkgroep Dance2 en zal middels een met link naar een YouTubefilmpje aan alle coördinatoren gestuurd worden zodat zij dit alvast kunnen oefenen in de les. De coördinator mailt dit naar alle leiding. Maak aan de organiserende vereniging tijdig bekend dat zij geen sluitingsdans hoeven te maken, maar wel dat het hun taak is deze dans op de dag zelf met alle deelnemers door te nemen (wanneer daar tijd voor is!) Tijdens de sluitingsdans is er een korte pauze waarin de coördinator alle deelnemende verenigingen een laatste keer noemt (deelnemers gaan even staan en juichen). Het zonder overleg en gegronde redenen vroegtijdig verlaten van het programma kan consequenties hebben voor de selectieprocedure voor de Dance2Show. Bij een Dance2Demo die te veel nummers heeft, wordt de sluitingsdans niet gedaan. Scheelt tijd met aanleren. Dan vraag je iedereen swingend op de vloer (op muziek van de democrew) en laat je iedereen zitten. Vervolgens roep je alle verenigingen om (die mogen dan even staan en juichen). Na de sluiting/afkondigingen gaan direct de zaallichten aan. Voorselectie Dance2Show Het is de bedoeling dat er voor de Dance2Show een gevarieerd en boeiend programma wordt samengesteld uit wat er gedurende het hele jaar op het gebied van jazzdans is gepresteerd. Dat wil echter niet zeggen dat per definitie de beste groepen worden uitgenodigd, of dat er uit iedere regio of van iedere Dance2Demo één of twee dansen worden uitgekozen. Geselecteerd worden uiteindelijk de leukste, de origineelste, de mooiste, de meest vertederende of de verbazingwekkendste nummers van heel Nederland, die ook op een podium niet aan zeggingskracht en uitstraling inboeten. Want dat is een van de belangrijkste voorwaarden: het dansnummer moet voldoende amusementswaarde hebben. Als je bij wijze van spreken tijdens een nummer gaat zitten bedenken wat je vanavond weer eens zult gaan eten, dan is de amusementswaarde van dit nummer blijkbaar niet groot genoeg. En natuurlijk is afwisseling in het programma van de Dance2Show ook een belangrijke factor bij de selectie. De procedure is als volgt: Op elke Dance2Demo zijn twee selectieleden om te selecteren. Zij vullen altijd een selectieformulier in. Alle selectieleden komen in juni bij elkaar voor een selectievergadering, waarin aan de hand van de selectieformulieren wordt besloten welke groepen worden uitgenodigd voor de Dance2Show. Werkgroep Dance2 15

18 Na afloop van het programma Stappenplan Geef CD s terug aan de leiding, terwijl de technici opruimen. Niet afgehaalde muziek gaat naar het Bondsbureau en wordt daar ca. een week bewaard. Ruim je eigen tafel op. Het ergste vuil moet uit de kleedkamers en van de tribunes (organiserende vereniging/regio). Gevonden voorwerpen verzamelen. Haal papieren van de kleedkamerdeuren af. Een crewlid rekent in de pauze de entreegelden af. Jij bent verantwoordelijk voor het afrekenen met de kantine. Neem hiervoor altijd een selectielid mee. Dit doe je altijd aan het eind van de dag, niet per programma! - Samen met de kantinebeheerder tel je alle bonnen (consumptie, lunch en/of warme maaltijd). De bonnen neem je in en gooi je weg (zodat er geen kans/risico is dat dezelfde bonnen bij de volgende dag weer meegerekend kunnen worden!) - Je noteert het aantal consumptie en lunch/warme maaltijdbonnen op de rekeningbon (te vinden in de kassa van de Dance2Demo s) en schrijft de afgesproken prijs per bon erachter. Ook noteer je het totaalbedrag. - De bon schrijf je uit in tweevoud, één voor de kantinebeheerder en één voor in de kassa van de Dance2Demo s. Beide bonnen moeten worden voorzien van handtekening van de kantinebeheerder en van de coördinator en/of het selectielid. - Je rekent met de kantinebeheerder de lunch- en de consumptiebonnen af en betaalt dit uit het entreegeld of maakt een rekening op die dan naar de KNGU gestuurd moet worden en door hen betaald zal worden. Vraag de kantinebeheerder naar de voorkeur en geef desgewenst het mailadres waar de rekening naar toe kan rekeningen@kngu.nl - Altijd een bon van het afrekenen in de kassa leggen zodat men weet wat er uit is gehaald en waarvoor! - Ben je niet zeker wat je moet doen, neem dan voordien contact op met de Werkgroep Dance2 (voor het adres zie bijlage 7) Geef alle inschrijfformulieren mee aan één van de selectieleden. Napraten in de kantine met alle medewerkers (bedanken). En dan lekker naar huis en nagenieten van deze vermoeiende maar gezellige (en vast en zeker zeer geslaagde) dag! EN DAN Nog een paar zaken die geregeld moeten worden. Evaluatieformulier Zodra je weer een beetje bent bijgekomen van alle vermoeienissen, kun je in alle rust je bevindingen over de Dance2Demo op een rijtje zetten. Wat zou je anders doen of anders willen zien, zijn er verbeteringen mogelijk in het stappenplan of draaiboek, en ga zo maar door. Jouw ervaringen en je commentaar zijn namelijk nodig om eventuele hiaten en knelpunten in de organisatie voor het komend seizoen te kunnen verbeteren, of zelfs voorkomen. Je commentaar en opmerkingen kun je kwijt op het evaluatieformulier (bijlage 6). Dit evaluatieformulier stuur je binnen twee weken na de Dance2Demo op naar de Werkgroep Dance2 (adres zie formulier). Werkgroep Dance2 16

19 Definitieve selectie Dance2Show Stappenplan In juni vergadert de Werkgroep Dance2 met alle selectieleden over de selectie voor de Dance2Show. De gegevens van alle Dance2Demo s worden nu naast elkaar gelegd en in het algemeen komen daar dan rond de 80 nummers uit. Zoals je zult begrijpen zijn dat er teveel voor één programma. Om te beginnen wordt er geïnventariseerd hoeveel kinder-, tiener-, dames-, heren-, selectiegroepen, enz. er zijn. Vervolgens staat de werkgroep voor de moeilijke taak per categorie de meest opvallende nummers te kiezen. Het oordeel van de selectieleden die de betreffende Dance2Demo s hebben bezocht speelt hierbij een grote rol. Het is dus heel goed mogelijk dat een nummer dat er op jouw Dance2Demo uitsprong, toch niet in aanmerking komt voor de Dance2Show, omdat er in dezelfde groep op andere Dance2Demo s nummers zijn gedemonstreerd die meer opvielen of, om het anders te zeggen, een hogere amusementswaarde hadden. Om voldoende vergelijkingsmateriaal te hebben en tot een zo eerlijk mogelijk oordeel te kunnen komen, proberen de selectieleden ieder zo veel mogelijk Dance2Demo s te bezoeken. Nogmaals: een belangrijke overweging bij de uiteindelijke keuze is ook dat een nummer op een podium tot zijn recht moet blijven komen en niets aan uitstraling inboet en dat het in het totale programma tot zijn recht komt. De Werkgroep Dance2 behoudt zich echter het recht voor om dansnummers die opvallen door hen technisch kunnen, originaliteit of vernieuwende inbreng uit te nodigen voor de Dance2Show. De definitieve programma s voor de Dance2Show worden in het juni- of juli-nummer van GYMsport (magazine) en/of op de website van de KNGU bekend gemaakt. De leiding is dan al schriftelijk op de hoogte gesteld. En tot slot.. Voorlopig gooi je nog niets weg. Bewaar ALLE boekjes, aantekeningen e.d. in ieder geval tot het eind van het jaar. Het is heel goed mogelijk dat de Commissie Dans voor informatie nog een keer een beroep op je doet. Graag voor de zomervakantie het stappenplan voor de coördinator doornemen en opmerkingen, eventuele wijzigingen e.d. doorgeven aan Doreen Weyers en Margreet Zuidam (zie bijlage 7 voor de adressen). Mocht je persberichten of krantenartikelen over je Dance2Demo tegenkomen, dan kun je die kopiëren en opsturen naar het Bondsbureau van de KNGU (adres: zie bijlage 7). En vanzelfsprekend zien we je graag op de Dance2Show, waarvoor je twee gratis toegangskaarten zult ontvangen als blijk van onze dank. Wij wensen je heel veel sterkte, plezier en succes met de organisatie! De Werkgroep Dance2. Werkgroep Dance2 17